Yra keletas veiklos rūšių, kurioms skirta tam tikra grupėžmonių tam tikroje vietoje, kur jie diskutuoja skirtingomis temomis arba sprendimai priimami konkrečiais klausimais. Pavyzdžiui, ketvirtinis akcininkų susirinkimas arba visuotinis įmonės susirinkimas. Ši veikla skirstoma į keletą tipų:
ü Susitikimas
ü susitikimas
ü Verslo susitikimas:
Ø Verslo pokalbis
Ø Derybos
Susitikimas atliekami pagal tam tikras taisykles susirinkimo tvarka), kuris nurodytas organizacijos įstatuose. Susirinkimo įvykdymas ir jame priimami sprendimai fiksuojami specialiame dokumente, vadinamame susitikimo minutės.
susitikimas skiriasi nuo susirinkimo tuo, kad į susitikimą dažniausiai kviečiamas siauras žmonių ratas. Pavyzdžiui, žmonės, atstovaujantys skirtingiems tos pačios organizacijos padaliniams arba skirtingų įmonių ir firmų atstovai.
Susitikimai dažnai būna reguliaresni nei susitikimai. Jie susirenka tvirtai tam tikrą akimirką paprastai kartą per savaitę. Susitikimai vyksta, kad apmąstytų aktualias problemas ir problemas. Tokie susitikimai taip pat gali būti neplaninio pobūdžio, jei juos pateisina skubus poreikis. Posėdžių metu paprastai nėra protokoluojami, bet pagal rezultatus tikrai išrašoma rezoliucija.
Verslo susitikimai suskirstytas į dalykiniai pokalbiai ir derybos.
verslo pokalbisvyksta laisvo pokalbio forma ir vyksta aptariant įvairias neatidėliotinas momentines užduotis, tačiau galiausiai būtinai paskelbiamas nuosprendis.
Derybosnumatyti esminių klausimų ir uždavinių sprendimą bendra veiklaįmonės, organizacijos ar įmonės, tokios kaip: sąveikos rato apibrėžimas, įtakos sferų ribojimas ir pan. Derybos baigiasi galutinės sutarties pasirašymu arba žodiniu pareiškimu.
Kiekvienas verslininkas, verslininkas, prekybininkas pagal savo veiklos pobūdį dažnai turi būti dalyviu arba pačiam organizuoti įvairius susitikimus, konferencijas, verslo susitikimus. Yra nustatyta šios veiklos vykdymo tvarka, kurios privalu laikytis, nes tai tiesiogiai veikia verslo sėkmę ir plėtrą.
Kokios sąlygos turi būti įvykdytos, kad šie renginiai būtų paruošti ir pravesti kokybiškai?
1. Svarbu aiškiai apibrėžti temą ir išdėstyti darbotvarkę.
Darbotvarkėje turėtų būti 2-3 svarbūs klausimai ir 3-4 antraeiliai klausimai. Kodėl toks santykis? Jei yra keletas pagrindinių klausimų, galite skirti daugiau laiko jų svarstymui ir nuodugniau. Jei jų bus daug, tai, atsižvelgiant į ribotą laiką, pagrindiniai klausimai bus svarstomi paviršutiniškai ir praleista daug niuansų.
2. Sudarykite sąrašą konkrečių asmenų, kviečiamų į susitikimą, susitikimą, derybas.
Išimtis yra gamybinis susirinkimas. Jis vyksta reguliariai ir nesikeičiant dalyvaujančiųjų sąrašui.
3. Nustatykite įvykio datą ir konkretų laiką.
Derybų data ir laikas turi būti suderinti su visomis šalimis.
4. Privalomas visų būsimų asmenų informavimas apie renginio datą ir laiką.
Norint surengti susitikimą, tai turi būti padaryta bent prieš savaitę. Apie artėjantį gamybinį susirinkimą įspėjami tik tie žmonės, kurie nėra nuolatiniai dalyviai.
5. Nustatykite laiką, per kurį vyks šis renginys, ir informuokite apie tai visus dalyvius.
Kaip rodo patirtis, įspėjimas apie renginio pabaigos laiką drausmina visus susirinkusius ir sutrumpina renginio laiką 10–15%.
6. Būtina parengti pagrindinę kalbą. Tai gali būti ataskaita arba trumpoji žinutė. Paskirti reikiamus diskusijos dalyvius.
Kalba turėtų būti griežtai skirta tema ir atskleisti nagrinėjamą problemą. Argumentai ir išvados turi būti pagrįsti ir paremti faktais. Tuščios kalbos ir neapibrėžtumas klausytojams sukels tik nedėmesingumą ir abejingumą.
7. Nuspręskite dėl patalpų ir paruoškite jas renginiui.
Patalpa ar salė turi būti patogi ir tokio dydžio, kad tilptų visi numatyti lankytojai. Iš anksto apsvarstykite sėdimų vietų skaičių – kėdžių turėtų užtekti visiems. Įsitikinkite, kad turite atsarginę dalį kritiniams atvejams. Deryboms naudinga prieš kiekvieną dalyvį padėti kortelę su pilnais inicialais. Ant jo nurodykite organizacijos ar įmonės, kurios vardu šis asmuo dirba, pavadinimą. Kiekvienam dalyviui ant stalų padėkite po lapelį/sąsiuvinį ir kelis rašiklius. Gėrimai laukiami mineralinis vanduo su dujomis ir be jų) ir akinius. Mandagumo taisyklės numato arbatos ir kavos patiekimą derybų metu.
Darbai turi prasidėti griežtai sutartu laiku. Dėl vėlavimų vėlesni įvykiai bus vėlesni. Organizuodami derybas visos šalys – dalyviai nusprendė besąlygiškai stebėti darbų pradžios momentą. Jūsų nepagrįstas partnerių delsimas derybose bus laikomas didžiausiu aplaidumo laipsniu ir bus sunku numatyti tolesnius rezultatus.
Pasirūpinkite, kad bendra atmosfera renginio metu būtų draugiška. Perėjimai prie asmenybių, susirėmimai, įžeidinėjimai ir provokacijos yra nepriimtini.
Norėdami surengti susitikimą turite pasirinkti pirmininką. Tai daroma per bendrą atvirą arba uždarą balsavimą. Šis etapas turi būti įrašytas į protokolą.
Pirmininkas privalo kontroliuoti taisykles ir paskelbti kiekvieno pranešėjo vardą ir pavardę, pareigas ir įmonės, kurios vardu dalyvis kalba, pavadinimą.
Pasirinktas pranešėjas turi būti tam tikrų savybių žmogus. Visų pirma, pirmininkas turi būti kompetentingas ir nešališkas asmuo. Turi mokėti aiškiai ir aiškiai išreikšti save, būti tolerantiškas priešingoms nuomonėms. Jis neturi teisės niekam teikti pirmenybės ir primesti savo nuomonę. Jeigu susirinkimo metu turi savų pasiūlymų, pirmininkas turi teisę reikšti tik po visų pasisakiusių.
Svarbiausias bet kokio įvykio momentas yra apibendrinimas ir sprendimo priėmimas. Dažniausiai šiuo metu atsiranda tam tikras energijos praradimas ir bejėgiškumas. To priežastis – psichologinis aspektas: dalyviai nesugeba suvokti, kad laikas bėga ir reikia priimti kažkokį sprendimą. Jie pradeda abejoti, dvejoti, dvejoti dėl pasirinkimo. Susidarius tokiai situacijai geriausia išeitis – imtis vieno pasiūlymo ir jį apsvarstyti. Labai svarbu nepraleisti momento, kai turėtumėte nutraukti diskusiją. Tai visiškai priklauso nuo pirmininko patirties. Taip pat yra tarpinio balsavimo praktika, kai sumuojami kiekvieno diskusijos etapo rezultatai. Tačiau taip pat neverta skubėti priimti galutinį sprendimą, jei šį sprendimą atmeta mažuma. Tokiu atveju būtina tęsti diskusiją, kad būtų priimtas visas diskusijos puses tenkinantis sprendimas.
Siųsti savo gerą darbą žinių bazėje yra paprasta. Naudokite žemiau esančią formą
Studentai, magistrantai, jaunieji mokslininkai, kurie naudojasi žinių baze savo studijose ir darbe, bus jums labai dėkingi.
Priglobta adresu http://www.allbest.ru/
NUOturinys
- Įvadas
- 1.1. Sąvokos „susitikimas“ ir „sesija“
- 1.2. Susitikimo organizavimas
- 1.3. Susitikimų tipai ir eiga
- 1.4. Susitikimų ir sesijų efektyvumo didinimas
- Išvada
Įvadas
Tema kontrolinis darbas„Susirinkimai ir susirinkimai, bendrieji ir specialieji ženklai“.
Tarp skirtingi tipai vadovo veikla didžiausias skaičius laiko, o atsiskyrus nuo likusio darbo, įsisavinkite susitikimus.
Kontrolinio darbo tikslas – atsižvelgti į bendruosius ir specialiuosius susirinkimų ir posėdžių ypatumus.
Pagal šį tikslą buvo apibrėžtos šios užduotys:
1. Apsvarstykite susirinkimo ir susirinkimo sąvokas.
2. Apsvarstykite galimybę organizuoti susitikimus ir susitikimus.
3. Apsvarstykite pagrindines galimybes pagerinti susitikimų ir susitikimų efektyvumą.
Objektas yra kolektyvinio sprendimų priėmimo forma.
Tema – susitikimas ir susitikimas.
Be verslo pokalbių ir komercinių derybų, verslo praktikoje yra plačiai paplitę specialios formos dalykinių pokalbių vedimas – susitikimai, kurie yra atviro kolektyvinio tam tikrų klausimų aptarimo būdas.
Vadovo darbo stilių daugiausia lemia „išmintis“ rengti įvairaus pobūdžio susirinkimus ir susirinkimus, kurie užima nemažą darbo laiko dalį ir yra susiję su tiesioginio valdymo funkcijomis.
Atsakingą požiūrį į šią veiklą lemia ne tik jų poveikio tolimesnei įstaigos, organizacijos veiklai efektyvumas ar neefektyvumas, bet ir sugaištas laikas. didelis skaičius susirinkime dalyvaujantys dalyviai.
Kolektyvinė diskusija kaip forma verslo pokalbis turi daug teigiamų aspektų. Pirma, tai padidina mąstymo efektyvumą. Rusų patarlė „protas geras, bet du geriau“ neatsirado nuo nulio, joje yra gilią prasmę. Iš tiesų, žmogaus mąstymo originalumas slypi tame, kad jis ypač efektyvus bendros intelektinės veiklos sąlygomis, nes intelektiniai rezultatai ne sumuojasi, o dauginasi. Žinoma, kad dauguma vaisingų idėjų gimė kolektyvinio apsikeitimo mintimis metu.
Antra, susitikimo metu stiprinama kūrybinė darbuotojų bendruomenė, įtraukiami atskirų darbuotojų interesai viena sistema kolektyvines užduotis, taip pat didinant jos dalyvių verslo įgūdžius. Trečia, bendrame protiniame darbe atsiskleidžia kiekvieno iš jų kūrybinis potencialas. Kuzin F. A. Kultūra Verslo komunikacijos: Praktinis vadovas. -- 6-asis leidimas, pataisytas. ir papildomas - M.: Os-89, 2002.- p. 195
Rašant darbą buvo naudojami mokomoji medžiaga tokie autoriai kaip F. A. Kuzinas, V. M. Čižikovas ir kt.
1. Susirinkimai ir susirinkimai, bendrieji ir specialieji ženklai
1.1 Sąvokos „susitikimas“ ir „sesija“
Susirinkimas yra kolektyvinių sprendimų priėmimo forma kritiniais klausimaisįstaigos ar organizacijos gyvenimą. Posėdžiuose dalyvauja įvairių įstaigos padalinių atstovai, kurie domisi darbotvarkės klausimų sprendimu. Susitikimai gali būti išplėsti (pagal dalyvių skaičių) ir riboti (siauras susirinkimo dalyvių ratas).
Susirinkimas taip pat yra kolektyvinės diskusijos ir klausimų sprendimo forma, tačiau pirmiausia kalbama apie nuolatinių subjektų (įstaigų), sukurtų vienoje institucijoje arba bendromis sąlygomis su kitomis institucijomis ir organizacijomis, darbą.
Pavyzdžiai: kolegijos, direktorių tarybos, plenumai, Valstybės Dūma, Federacijos taryba, Saugumo Taryba ir kt. Šiose institucijose yra gana pastovi narių sudėtis, jie dirba nuolat, tam tikru dažnumu posėdžiauja.
Kitų įstaigų ir organizacijų vadovai ir specialistai, administracijos atstovai, visuomenines organizacijas miestų, kai sprendžiamos problemos, peržengiančios vienos institucijos kompetenciją.
Susirinkimai – siaurai profesionalūs susirinkimai, skirti daugiausiai organizaciniams klausimams spręsti (pavyzdžiui, profesinės sąjungos komiteto posėdis, prezidiumo posėdis ir kt.). Smirnovas E.A. Valdymo sprendimų rengimas: Vadovėlis universitetams. M: VIENYBĖ-DANA, 2002. p. dvidešimt
Susitikimas paprastai reikalingas tokiomis aplinkybėmis:
Bendros pozicijos sudėtingos problemos atžvilgiu formavimas;
Privačių nuomonių aptarimas ir sprendimų rengimas;
Tokio pobūdžio informacijos, kurią reikia paaiškinti ir kuri rūpi daugeliui, perdavimas;
Naujų užduočių formavimas;
Perspektyvių reikšmingų sprendimų kūrimas;
Unikalių, probleminių situacijų sprendimas;
Koordinacija;
Neatidėliotinų problemų sprendimas; esamą darbo pasidalijimą keičiančių problemų sprendimas.
Pasitaiko, kad susirinkimas nėra tikslingas jau iš esmės, todėl tampa jo dalyvių nepasitenkinimo priežastimi:
Individualaus darbo silpnumas;
Darbo pasidalijimo neapibrėžtumas;
Netinkama tarnybinių santykių struktūra;
Autokratinis vadovavimo stilius;
Įsišaknijusios tradicijos;
Silpnas noras bendradarbiauti organizacijoje;
Kai kurių darbuotojų noras išsiskirti;
Problemos sprendimo atidėjimas, kol situacija pareikalaus susitikti;
Instrukcijų paskirstymo neapibrėžtumas;
Vadinamasis reguliuojamas susirinkimas (aukštesnės vadovybės prašymu);
Sekretoriatas suformuoja laišką tiems, kurie yra atsakingi už medžiagos susirinkimui rengimą. Kartu kiekvienam darbotvarkės klausimui nurodomi visi vykdytojai ir paskiriamas atsakingas vykdytojas (pirmas sąraše). Laiškas gaunamas sistemoje Registracijos numeris. Pagrindinis rašto tikslas – perduoti atsakingiems vykdytojams susirinkimo darbotvarkės klausimo turinį ir susirinkimui reikalingos medžiagos paruošimo terminą. Laišką atspausdina ir pasirašo Atsakingas asmuo. Po to sekretoriatas, naudodamasis sistema, parengia laiškus visiems atsakingiems vykdytojams, ant pasirašyto laiško kopijų atspausdindamas atsakingo vykdytojo pareigas ir pavardę. Kiekvienas iš atsakingų vykdytojų susirinkimui rengia medžiagą, tarp kurių privalomas sprendimo projektas konkrečiu susirinkimo klausimu.
Į sprendimo projektą įtraukta privalomi atributai, kaip:
- kuriam posėdžiui ruošiamas sprendimo projektas;
- kuriam darbotvarkės klausimu ruošiamas sprendimo projektas;
- daikto pavadinimo kartojimas;
- kas rengia sprendimo projektą;
Susirinkimo darbotvarkė patvirtinama, kai darbotvarkė pasirašoma. Po to sekretoriatas išsiunčia kvietimą į posėdį ir posėdžio medžiagos paketą, kuriame yra patvirtinta darbotvarkė, sprendimų projektai ir rekomendacijos.
Prieš pat susirinkimo pradžią dokumentų paketas į jį išdalinamas tiems dalyviams, kurie jo dar negavo. Gavus susirinkimo rezultatus, surašomas protokolas. Į protokolą įrašoma ši informacija:
- data;
- pirmininkas;
- dalyvaujantieji, sugrupuoti pagal pareigas;
- klausimo pavadinimas (darbotvarkės klausimas);
- pranešėjų vardai;
- preambulė (gali būti praleista);
- sprendimai klausimais numeruoto sąrašo forma.
1.3 Susitikimų tipai ir eiga
Verslo susitikimai yra labai įvairūs. Paprastai yra šie tipai:
- diktatoriškas (galva turi teisę balsuoti, likusieji tyliai klauso, dažnai sulaukia boso barimo);
-- autokratinis (vykdomas interaktyviu režimu, kai vadovas užduoda klausimus kiekvienam dalyviui ir gauna į juos atsakymus);
- segregacinis (kai planuojamas vadovo pranešimas ir jo paskirtų pavaldinių pasisakymai);
-- diskutuotini (jiems būdingas laisvas apsikeitimas nuomonėmis, priimamas sprendimas, kuris priimamas dalyvių balsavimu, o po to – vadovo pritarimu);
- nemokami (tai posėdžiai be aiškios darbotvarkės ir be pirmininko. Dažniausiai jie yra neatsiejama posėdžio dalis, kai problemos aptarimas atsidūrė aklavietėje. Tokiu atveju posėdžio pirmininkas skelbia ilgąją pertrauką kurių metu spontaniškai iškyla užkulisiniai susitikimai).
Mūsų šalies administracinės-komandinės sistemos sąlygomis dažniausiai buvo naudojami pirmieji trys dalykinių susitikimų tipai, kurių pagrindinė reikšmė buvo ta, kad jų vadovai tik supažindindavo pakviestuosius su jų sprendimais ar nurodymais iš partijos ir aukštesnių organizacijų. , o dalykinio susitikimo esmė – užtikrinti laisvą diskusiją ir sukurti bendrą sprendimą, pagrįstą plačiu nuomonių, įskaitant ir neatitinkančias administracijos požiūrio, svarstymo.
Dažniausiai dalykiniai susitikimai rengiami dėl šių priežasčių: pirma, jei reikia priimti kolektyvinį sprendimą, grindžiamą vienoda visų teise reikšti ir pagrįsti savo nuomonę; antra, su sąlyga, kad klausimo sprendimas paliečia kelių interesus struktūriniai padaliniai organizacijos ar firmos; trečia, tuo atveju, kai sprendžiant klausimą būtina pasinaudoti nuomonėmis įvairios grupės darbininkų.
Verslo gyvenimo praktika rodo, kad dalykiniai susitikimai yra efektyvesni nei vien administraciniai siauro vadovų rato sprendimai. Tačiau nepakankamai gerai paruošti ir prastai pravesti susirinkimai, šaukiami kiekviena proga, lemia didelė žala, nes jie ryja brangų žmonių laiką, atitraukdami juos nuo pagrindinio darbo. Todėl prieš šaukiant tokius susirinkimus reikėtų pagalvoti apie tokio žingsnio poreikį. Tikėtina, kad pasiūlytas svarstyti klausimas iš karto nereikalauja sprendimo. Be to, vadovas, pavyzdžiui, nori tik apie ką nors informuoti darbuotojus. Tokiu atveju nesunkiai išsiversite be susitikimo.
Bet jei susirinkimo surengimas vis dėlto pripažįstamas tikslingu, pirmiausia reikia jį kruopščiai pasiruošti. Šis pasirengimas ir pati jo įgyvendinimo procedūra turėtų būti sudaryta taip, kad būtų geriausiai išspręsta pagrindinė užduotis, dėl kurios vyksta pats susirinkimas.
Nustatydami susitikimo pradžios laiką, turėtumėte atsižvelgti į darbo ritmą. Kad žmonės dienos metu nebūtų priversti be galo pereiti nuo vieno darbo prie kito, patartina susirinkimus rengti darbo dienos pradžioje ar pabaigoje arba po pietų pertraukos. Atsižvelgiant į bendrą sugaištą laiką – tai yra laiką, kurio reikia ne tik pačiam susirinkimui, bet ir surinkimui, pervedimams, grąžinimui ir įtraukimui į darbą – susitikimo pradžia ir pabaiga turėtų būti suplanuota taip, kad nebūtų „Tuščios“ segmentų laikas: jei jis baigiasi likus 15 minučių iki pietų pertraukos, tai tikrai bus prarastos minutės.
Apie susirinkimo dalyvius būtina iš anksto pranešti ir supažindinti su darbotvarke, su visais tinkamos medžiagos kad jų pasirodymai būtų apgalvoti iš anksto. Kuzin F. A. Verslo bendravimo kultūra: praktinis vadovas. -- 6-asis leidimas, pataisytas. ir papildomas - M.: Os-89, 2002.- p. 197
Kaip rodo patirtis, verslo susitikimai ne visada atneša norimą efektą dėl to, kad daugelis vadovų aiškiai neįsivaizduoja savo organizacijos ir elgesio technologijos. Daugeliu atvejų verslo susitikimai šaukiami per dažnai ir prastai paruošiami; juos įgyvendinant dalyvauja per daug žmonių ir tikrai „pirmieji“ lyderiai; neprotinga susitikimų trukmė mažina jų efektyvumą; galiausiai verslo susitikimuose priimami sprendimai dažnai būna prastai įforminami ir prastai kontroliuojami įgyvendinimo procese, o tai ženkliai sumažina jų efektyvumą, todėl tenka iš naujo susitikti tais pačiais klausimais.
Verslo susitikimas – tai būdas įtraukti kolektyvinį protą kuriant optimalius sprendimus aktualiausioms ir sudėtingiausioms įmonėje iškylančioms problemoms. Šiuo atžvilgiu valdymo procesas yra sumažintas iki trijų pagrindinių etapų:
- informacijos rinkimas ir apdorojimas;
- visų įmonės padalinių ir visų darbuotojų veiklos koordinavimas;
- sprendimų priėmimas.
Be savo tiesioginės paskirties, kiekvienas iš jų yra racionalus organizuotas susirinkimas taip pat išsprendžia svarbią ugdymo problemą. Susitikime darbuotojai mokosi dirbti komandoje, kompleksiškai sprendžiant bendras problemas, siekia kompromisų, įgyja bendravimo kultūros ir kt. Daliai darbuotojų dalyvavimas verslo susitikime yra vienintelė galimybė pamatyti ir išgirsti lyderius aukštesni lygiai valdymas. Be to, verslo susitikime vadovui suteikiama galimybė parodyti savo vadybinį talentą. Kabushkin N.I. Turizmo vadyba: Proc. pašalpa. - Minskas: BSEU, 2000. - p. 437
1.4 Posėdžių ir sesijų efektyvumo didinimas
Su sociokultūrine sfera susijusiose įstaigose ir organizacijose nedažnai pavyksta rasti specialiai sukurtų valdymo organų. Šiose institucijose visuomeninės savivaldos institucijos dažniausiai kuriamos visuomeninių tarybų pavidalu istorijos ir kultūros paminklams išsaugoti ir restauruoti, plėtoti. liaudies menas ir amatai, darbo su vaikais ir paaugliais organizavimas ir kt.
Kai kurie vadovai, taikliai ir ne be ironijos, pavyzdžiui, teigia, kad daugelio susitikimų paslėptas tikslas slypi vadovo siekyje pasidalyti atsakomybe už nepopuliaraus, rizikingo, sunkaus ar klaidingo sprendimo priėmimą. Kalbant rimtai, susirinkimai vyksta ne tik todėl, kad vadovas pats negali ar nenori priimti sprendimų.
Susitikimų tikslas – koordinuoti darbuotojų pastangas, suteikti ir gauti reikiamą informaciją, paimti teisingus sprendimus(praleidžiant atvejus, kai susirinkimai vyksta dėl pačių susirinkimų, kai nėra aiškaus tikslo, konkrečios dienotvarkės, bet yra noras bendrauti, noras „susirinkti ir padiskutuoti“).
Susitikimas nebus produktyvus, jei vadovas iš anksto nenustatys dalyvių sudėties. Polinkis į didelius susirinkimus, noras į juos pakviesti kuo daugiau žmonių ne visada duoda norimą rezultatą. susirinkimo susirinkimas
Profesionalai, kurie neturi tiesioginis ryšys prie susirinkimo darbotvarkės klausimų, netenka savo darbo laikas veltui. Be to, pakviestųjų skaičiaus padidėjimas apsunkina susitikimo dalyvių bendravimą, provokuoja nukrypimus nuo išsakytų klausimų aptarimo, mažina galimybę panaudoti visų dalyvių gebėjimus, apsunkina sprendimų priėmimą.
Praktika rodo, kad susirinkimo sėkmę lemia tikslus jo surengimo laiko ir vietos pasirinkimas. Susitikimo dienos laikas turėtų būti nustatomas atsižvelgiant į galimų jo dalyvių pajėgumą. Protingiausia susitikti likus pusvalandžiui iki pietų pertraukos arba iki darbo dienos pabaigos.
Paslėptos susitikimo pabaigos taisyklės privers dalyvius nesiblaškyti šalutiniais klausimais, nesikalbėti, sekti laiką. Kiekvienas vadovas nusprendžia, kiek laiko užtruks susitikimas. Dauguma žmonių mano, kad bet kuriam susitikimui užtenka vienos valandos, tačiau atsižvelgiant į klausimų skaičių ir jų svarbą, laikas gali skirtis.
O patyręs vadovas visada nustatys susirinkimo pabaigos laiką, kalbų trukmę, nustatys kiekvieno klausimo aptarimo taisykles.
Griežto laiko tarpo nebuvimas, kaip taisyklė, nesukelia susitikimo dalyvių dėmesio koncentracijos, o žodžių skaičius didėja proporcingai turimam laikui.
Tinkamu laiku užbaigtas klausimų aptarimas moko žmones greitai rasti tinkamus sprendimus, disciplinas ir tuo pačiu suteikia galimybę planuoti savo laiką, tiksliai žinant, kada susitikimas baigsis.
Šios problemos turėtų būti vertinamos tik kaip išoriniai apribojimai, kurio įveikti nepakanka efektyviems susitikimams.
Gilios problemos yra būdingos pačiam lyderiui, jo žinioms, patirčiai, įgūdžiams, patikrintam vadovavimo stiliui ir aiškiai apibrėžto tikslo buvimui.
Faktas yra tai, kad kai kurių susitikimų materialinės išlaidos yra tris kartus didesnės (parengiamasis darbas, dalyvių atlyginimai, pridėtinės išlaidos, kelionės išlaidos, prarastas laikas kelionei pirmyn ir atgal ir pačiam susitikimui) nei sutaupyta pinigų suma. jų sprendimų rezultatas. Ketindamas surengti susirinkimą vadovas turi pasirūpinti, kad numatomos išlaidos bent neviršytų numatomos naudos.
Veltui praleistas laikas susirinkimuose yra susijęs ne tik su nepagrįsta jų trukme, bet ir daugeliu atžvilgių pirmininko nesugebėjimu juos pradėti laiku.
Kiekvienas darbuotojas įvardins daugybę pavyzdžių, kai susitikimai prasidėdavo 15-20 minučių vėliau nei paskirtas laikas. Visi žino, kad pradėti laiku, bet visada yra priežasčių šiek tiek palaukti. Vadovas laukia, kol visi susirinks, pamalonindami vėluojančius dalyvius.
Tokių žmonių nedaug, bet atrodo, kad jie diktuoja savo sąlygas likusiems. Kitą ir vėlesnius kartus siužetas kartojamas su tais pačiais personažais, palaipsniui pripratinant prie to likusius. Užpildęs laukimo laiką, pirmininkas pradeda pokalbį su vienu iš susirinkusiųjų apie nereikšmingą faktą ar nesenus įvykius, įtraukdamas visus kitus į neproduktyvų pokalbį.
Taigi beprasmišką laiko švaistymą dėl atskirų susirinkimo dalyvių nedrausmingumo turi sustabdyti vadovas, o tam reikia tik pasiryžimo nustoti kalbėti, kai ateina laikas pradėti susirinkimą. Pirmą ir antrą kartą vėluojantys „užsidegs“ ir atsidurs mažumoje, o trečią kartą ateis laiku arba bus nekviesti kaip nereikalingi.
Suburti žmones laiku susiburti ir laiku pradėti susitikimą nėra lengva užduotis, tačiau tai tik dalis problemos. Tikrasis lyderio (pirmininkaujančio) kaip lyderio vaidmuo pasireiškia susirinkimo vedimo procese.
Jo įgūdžiai, žmonių psichologijos išmanymas, vadybos mokslo subtilybės pasireiškia gebėjimu įsiklausyti į susirinkimo dalyvių nuomones ir pageidavimus, optimaliu lankstumu ir gebėjimu keisti susirinkimo stilių ir būdą. , atsižvelgiant į konkrečią situaciją.
Tokių susitikimų pagrindinės jėgos visada yra akivaizdžios, tačiau reikalauja subtilaus ir sumanaus vadovavimo, leidžiančio susitikimo dalyviams prisiimti tuos vaidmenis, kurie palengvins, o ne trukdys priimti sprendimus. Čižikovas V. M., Čižikovas V. V. Įvadas į sociokultūrinį valdymą. - M.: MGUKI, 2003. - p. 282
Išvada
Taigi, remiantis aukščiau pateikta medžiaga, galima padaryti tokias išvadas.
Susitikimas ir susitikimas nėra vienareikšmės sąvokos.
Turėdami bendrą prigimtinį pagrindą – koordinuoti veiksmus, keistis informacija, spręsti problemas ir priimti sprendimus (ar įstatymus), jie labai skiriasi forma, turiniu, sudėtimi ir dalyvių galiomis.
Susirinkimas – kolektyvinių sprendimų svarbiausiais įstaigos ar organizacijos gyvenimo klausimais rengimo forma.
Susirinkimai – siaurai profesionalūs susirinkimai, skirti daugiausiai organizaciniams klausimams spręsti (pavyzdžiui, profesinės sąjungos komiteto posėdis, prezidiumo posėdis ir kt.).
Pasiruošimas susitikimui - gyvenimo ciklas susitikimus galima suskirstyti į šiuos etapus:
Mokymai;
laikymas;
Vykdymo kontrolė.
Kiekvienas iš atsakingų vykdytojų susirinkimui rengia medžiagą, tarp kurių privalomas sprendimo projektas konkrečiu susirinkimo klausimu.
Darbo susitikimai dažniausiai rengiami dėl šių priežasčių: pirma, jei reikia priimti kolektyvinį sprendimą, grindžiamą vienoda visų teise reikšti ir pagrįsti savo nuomonę; antra, su sąlyga, kad klausimo sprendimas paliečia kelių organizacijos ar firmos struktūrinių padalinių interesus vienu metu; trečia, tuo atveju, kai sprendžiant klausimą reikia pasitelkti įvairių darbuotojų grupių nuomones.
Nustatydami susitikimo pradžios laiką, turėtumėte atsižvelgti į darbo ritmą. Apie susirinkimo dalyvius būtina iš anksto pranešti ir supažindinti su darbotvarke, visa reikalinga medžiaga, kad jų pasisakymai būtų apgalvoti iš anksto.
Susitikimų tikslas – koordinuoti darbuotojų pastangas, suteikti ir gauti reikiamą informaciją, priimti reikalingus sprendimus.
Susitikimas nebus produktyvus, jei vadovas iš anksto nenustatys dalyvių sudėties.
Praktika rodo, kad susirinkimo sėkmę lemia tikslus jo surengimo laiko ir vietos pasirinkimas. Susitikimo dienos laikas turėtų būti nustatomas atsižvelgiant į galimų jo dalyvių pajėgumą.
Susitikimo vieta neturėtų būti toli nuo pagrindinės jo dalyvių kompozicijos vietos arba patalpoje, kurioje neįmanoma surengti parodos, eksponuoti iliustruotą medžiagą ir pan.
Naudotų šaltinių sąrašas
1. Zadorkinas V. I. Vadovo darbo organizavimas. Elektroninis vadovėlis.
2. Kabushkin N.I. Turizmo vadyba: Proc. pašalpa. - Minskas: BSEU, 2000. - 644 p.
3. Kuzin F. A. Verslo komunikacijos kultūra: praktinis vadovas. -- 6-asis leidimas, pataisytas. ir papildomas - M.: Os-89, 2002.- 320 p.
4. Smirnovas E.A. Valdymo sprendimų rengimas: Vadovėlis universitetams. M: UNITI-DANA, 2002. 271 p.
5. Čižikovas V. M., Čižikovas V. V. Sociokultūrinio valdymo įvadas. - M.: MGUKI, 2003. - 382 p.
Priglobta Allbest.ru
Panašūs dokumentai
Verslo susitikimų vedimo problema, kaip raktas į organizacijos efektyvumą ir žmonių skatinimą siekti bendrų tikslų. Verslo komunikacija susitikimų ir susitikimų procese. Pasiruošimas susitikimui, jo eiga ir analizė pasibaigus.
santrauka, pridėta 2013-12-18
Nepasitenkinimo darbu problemos sprendimas brigados, skyriaus komandoje. Darbuotojų motyvavimas ir nuopelnų pripažinimas. Kokybės kontrolė, kurią atlieka vadovas savo darbuotojų atliekamo darbo. Susitikimų rūšys ir tikslai. Susitikimo organizavimo ir vedimo ypatumai.
testas, pridėtas 2015-10-03
Verslo susitikimo samprata, susirinkimų klasifikacija pagal tikslus ir vedimo būdus. Pasiruošimo dalykiniam susitikimui taisyklės. Diskusijos organizavimas ir vedimas. Psichologiniai diskusijų dalyvių tipai. Posėdžio protokolo surašymo taisyklės.
santrauka, pridėta 2009-12-19
Susitikimų klasifikacija ir tipai, darbotvarkės nustatymas, sudėtis ir dalyviai. Dokumentų susirinkimui rengimas (pranešimai, informacinė medžiaga, vaizdinės priemonės). Susirinkimo dokumentų registravimas: stenograma, fonograma, protokolas.
Kursinis darbas, pridėtas 2009-09-04
Susitikimai kaip esminis įrankis organizacinių sistemų valdymas. Pagrindiniai susitikimo, kaip oficialaus bendravimo būdo, tikslai. Konferencijų, susirinkimų, susirinkimų, seminarų ir kt. rengimo ypatumai. Pasirengimo ir vedimo tvarka.
santrauka, pridėta 2010-09-30
Mažų grupių sprendimų privalumai: kokybė, susitarimas, vykdymas ir statusas. Verslo susitikimų klasifikacija. Susitikimo vedėjo pareigos: temos ir darbotvarkės nustatymas; renginio ir dalyvių paskyrimas; kambario paruošimas.
Kursinis darbas, pridėtas 2014-02-23
Konferencijos ir susitikimo samprata. Oficialūs ir neformalūs susitikimai. Pagrindiniai jo įgyvendinimo ir užbaigimo punktai. Klausimai, kurie jam nekeliami. Veiksmingos diskusijos organizavimas. Ginčo su pašnekovais vedimo ir argumentų išdėstymo principai.
pristatymas, pridėtas 2015-06-03
Pasiruošimas verslo susitikimui. Diplomatiniai ar autoritariniai jos elgesio stiliai. Diskusijų organizavimas ir verslo diskusijų dalyvių psichologiniai tipai. Sprendimo priėmimo etapai. Verslo susitikimo užbaigimas ir jo protokolo rengimas.
santrauka, pridėta 2010-06-06
Verslo susitikimo samprata ir jo organizavimo principai, klasifikacija ir rūšys, funkcinės savybės, elgesio tvarka ir specifika. Verslo susitikimo organizavimo įmonėje OOO „Antipozh“ proceso analizė, vadovo elgesio jame stiliai.
kursinis darbas, pridėtas 2013-11-20
Verslo susitikimo koncepcija. Pasirengimo tarnybiniam susirinkimui ypatumai. Susitikimo rengimo procesas. Stilius verslo santykiai. Strateginių ir veiklos klausimų aptarimas. Korporatyvinių santykių klausimų sprendimas susirinkimuose.
§ vienas. Susitikimas kaip grupės dalykinės komunikacijos organizavimo rūšis
Verslo susitikimas (susitikimas)- žodinė komunikacinė žmonių grupės sąveika (kolektyvas). Šis bendravimo būdas apjungia įvairius žanrus: oratorinį monologą (vedėjo įžanginės ir baigiamosios kalbos, dalyvių pasisakymai, pranešimas), pokalbis (keitimasis informacija, idėjų skatinimas ir aptarimas protų šturmo metu), diskusija.
Susitikimo efektyvumas labai priklauso nuo organizatoriaus talento – nuo jo kalbėjimo įgūdžių ir vadybinių gebėjimų. Dažnai susirinkimui vadovauja pats vadovas.
Išskiriamos šios pagrindinės verslo susitikimų užduotys:
1) Išsiaiškinkite, išanalizuokite reikalų būklę (kaip vykdomas planas, kas vyksta komandoje ...); keistis informacija aptariamu klausimu, koordinuoti pastangas ir daryti organizacines išvadas. Šios užduotys atitinka informacijos rinkinio tipą.
2) Informuoti komandą apie problemų sprendimo paieškas, apie naują patirtį ir jos įgyvendinimo galimybes, įtikinti darbuotojus vykdomos ekonominės politikos teisingumu. Šioms problemoms spręsti numatomas aiškinamasis susirinkimas arba susirinkimas – instruktažas.
3) Rasti kolektyvinį problemos sprendimą, gaminti, rinkti idėjas. Tai susitikimo tipas – probleminis, arba „smegenų šturmas“.
4) Pasirinkite ir priimkite konstruktyvius sprendimus. Tai yra susirinkimo – sprendimų priėmėjo – užduotis.
5) Suteikti dalyviams reikiamų žinių, tobulinti jų įgūdžius. Šis tipas vadinamas konferencija arba mokymo susitikimu.
Jei vadovas suinteresuotas nuolatiniu ryšiu su kolektyvu, jis organizuoja reguliarius susitikimus. Pagal susitikimo dažnumą jis gali būti ir vienkartinis bei periodinis.
§2. Susitikimo rengimo ir vedimo etapai
Susitikimas – tai grupinis bendravimas, kuris yra valdomas, organizuojamas. Jo sėkmė 90% priklauso nuo pasiruošimo, komunikacinio etapo struktūrinių elementų apmąstymo ir vėlesnio įvertinimo bei įsivertinimo.
|
Ikikomunikacinė stadija |
Bendravimo etapas |
pokomunikacinis |
|
1. Susitikimo poreikio išsiaiškinimas. |
1. Pirmininko įžanginės pastabos. |
Surinkimo analizė. |
|
2.Formulirovkos tema ir tikslas. |
2. Problemos aptarimas (pranešimai, pokalbis ar diskusija). | |
|
3. Darbotvarkės rengimas, sprendimų projektai. |
3. Sprendimų priėmimas (neprivaloma). | |
|
4. Dalyvių identifikavimas ir paruošimas. |
4. Paskutinis pirmininko monologas. | |
|
5. Susirinkimo laiko ir vietos paskyrimas. |
Pasiruošimas susitikimui prasideda nuo jo poreikio nustatymo. Šį sudėtingą darbą patartina naudoti, jei nėra alternatyvų, pavyzdžiui, pokalbis, aukštesnės vadovybės sprendimas, susiejimas su kitais susitikimais. Nusprendus organizuoti kolektyvinės diskusijos procesą, išsiaiškinama jo tema ir tikslas. Išryškinant ir sugrupuojant problemas, sudaroma darbotvarkė. Pasirinkdami klausimų svarstymo seką, vadovaukitės psichologiniais pagrindais. „Sunkiausius“ klausimus, kuriems reikia ilgo aptarimo ir detalizavimo, geriausia išdėstyti antrajame susitikimo trečdalyje, kai fizinis ir protinis pajėgumas grupė pasiekia savo viršūnę. Pirmiausia galima spręsti esamas ar neatidėliotinas, daug laiko nereikalaujančias problemas, o pabaigoje palikti pačius „paprasčiausius“ ar įdomiausius dalykus.
Bendrai kalbant, reikia parengti, galbūt tam sušaukus komisiją, sprendimo projektą. Ją dažnai sudaro „anketa“, į kurią kiekvieną dalyką dalyviai pateiks konkrečius atsakymus susitikimo metu.
Kitas žingsnis – nustatyti kiekybinę ir kokybinę auditorijos sudėtį ir paruošti dalyvius.
Nebūtina į kiekvieną susirinkimą kviesti visų skyrių vedėjų. Dažniausiai dalyvauja tie pareigūnai, kurie yra kompetentingiausi aptariama problema. Būtina nustatyti, ar komunikantai atstovauja įvairioms nuomonių grupėms, ar sudaro darnią grupę, turinčią vienodas pažiūras. Pagal dalyvių skaičių susirinkimai gali būti siauri (iki 5 žmonių), išplėstiniai (iki 20 žmonių) ir reprezentaciniai (virš 20 žmonių). Mažos grupės yra darnios, labai produktyvios, tačiau jose sunku užmegzti pokalbį, kyla rizika priimti nepatikimus sprendimus. Didieji, kaip taisyklė, priima gerai apgalvotus sprendimus, remdamiesi daugeliu požiūrių, tačiau juose sunku pasiekti bendrą sutarimą, reikalinga sustiprinta kontrolė, gresia grupių atsiradimas, spaudimas “. diversantai“. Idealus vidinio verslo susitikimo dalyvių skaičius yra nuo 6 iki 9. Visi darbuotojai turi būti iš anksto supažindinti su tema, tikslu, darbotvarke ir reikalinga medžiaga bei dokumentais.
Ergonominių tyrimų duomenimis, tinkamiausias laikas surengti susirinkimą yra vėlyvas rytas (trečiadienį arba ketvirtadienį 11 val.). Konkreti savaitės diena yra skirta reguliariems susitikimams.
Renginio vieta, kaip taisyklė, yra organizacijos vadovo kabinetas. Tačiau susirinkimus geriau šaukti specialiai įrengtoje patalpoje. Jame turi būti gera akustika, garso izoliacija, ventiliacija, normali oro temperatūra (+ 19 °C), patogūs darbui baldai. Optimaliausias dalyvių išsidėstymas yra ištiestos rankos atstumu vienas nuo kito prie trapecijos formos stalo.
Tinkama bendros psichinės veiklos trukmė didelis skaičiusžmonių – 40 – 45 min. Jei bylos aplinkybės reikalauja daugiau laiko, po 40 minučių skelbiama dešimties minučių pertrauka. Taisyklės nustatomos pačioje susirinkimo pradžioje. Paprastai vedėjo įžanginės ir baigiamosios kalbos, taip pat visos kalbos yra suplanuotos 10 minučių. Įžanginėje kalboje būtina aiškiai ir itin konkrečiai, trumpai apibūdinti aptartas problemas ir dar kartą atkreipti susirinkusiųjų dėmesį į galutinį susitikimo tikslą. Norint sukurti paskatą diskusijoms, galima pabrėžti praktinę klausimų reikšmę ir iškelti auditorijai keletą konkrečių užduočių. Vienas iš svarbiausių reikalavimų susirinkimo pirmininkui – nuo pat pradžių neprimesti savo pozicijos kitiems dalyviams. Pareigos suteikia ypatingą svorį vadovo žodžiams, o tie darbuotojai, kurie laikosi priešingų pažiūrų, gali tiesiog nedrįsti jų reikšti, kad neprieštarautų valdžiai. Turime stengtis užimti neutralią poziciją, išsakyti savo nuomonę iš 3 asmens arba suformuluoti ją kaip klausimą. Rimčiausią susitikimą dera pradėti netikėtai įdomia pastaba ir net pokštu. Labai efektyvu, jei posėdyje bus panaudota frazė, mintis, kuri pradeda susitikimą. Kreipdamasis vadovas dalyvius vadina vardu – tėvavardžiu, jei įmanoma, pabrėžia jų patirtį ir kompetenciją atitinkamu klausimu. Pirmininkas turėtų būti itin atidus ne tik kalbos esmei, bet ir tam, kaip kiekvienas iš jų įsilieja į bendrą struktūrą, kaip veikia siekiant užsibrėžto tikslo; ar veda į šoną. Organizatorius laikosi taisyklių, kiekvienos problemos svarstymo metu ir po jos trumpai apibendrina pasirodymus. Tai leidžia užtikrinti, kad visi esantys aiškiai suprastų, ką klausime kad diskusijoje buvo padaryta tam tikra pažanga. Jei kalbėtojas peržengia klausimo ribas, sustabdykite jį diplomatiškai. Pasiūlymų kritinis įvertinimas pateikiamas arba iš karto po kalbos, arba, jei naudojamas smegenų šturmo metodas, išsakius visas idėjas.
Kitas galimas susirinkimo etapas – sprendimų priėmimas. Perskaitomas iš anksto parengtas sprendimo projektas, o susirinkimo dalyviai patys koreguoja, priima jį pagal balsavimo rezultatus. Priėmus sprendimą, nustatomi jį vykdantys ir kontroliuojantys asmenys.
Susitikimo pabaigoje vadovas gali paraginti visus įgyvendinti tuos planus, programas, siekti tų tikslų, kurių galiausiai priėjo; trumpai apibendrinkite diskusiją; pagirti sėkmingiausias idėjas, verslo pasirodymus; ačiū visiems už produktyvų darbą.
Anglų susitikimų tyrinėtojas Elanas Barkeris pagrįstai mano, kad nuolatinė vykstančių kolektyvinių diskusijų analizė veda į pelną. Vertinimas turi būti objektyvus, suformuluotas visos grupės atskirame posėdyje, ne posėdyje. Galite paprašyti dalyvių užpildyti klausimyną naudodami vadinamąją slenkančią atsakymų skalę: (ne) 1 2 3 4 5 6 (Taip):
Ar buvo būtinas susitikimas?
Ar aiškus jo tikslas?
Ar atitiko tikslą?
Ar sutinkate, kad trukmė ir laikas buvo patogūs?
Ar likote patenkinti vieta?
Ar laiku gavote darbotvarkę ir dokumentus?
Ar visi darbotvarkės klausimai buvo išdėstyti?
Ar susirinkusieji buvo kompetentingi?
Ar pirmininkas tinkamai kontroliavo?
Ar esate patenkintas sprendimų priėmimo procesu?
Surinkimo analizė gali būti atlikta veiksmingiau, jei dalyvauja nepriklausomas ekspertas. Jis gebės nešališkai įvertinti, kas sekasi, o ką reikia keisti.
Pradedantysis vadovas gali savarankiškai analizuoti kolektyvinį bendravimą pagal schemą:
1. Koks yra susitikimo tipas, atsižvelgiant į tikslą?
2. Ar gerai suformuluotos tema ir potemės (dienotvarkė)?
3. Kada numatoma svarstyti sunkiausią klausimą?
4. Ar tinkama vieta, laikas, dalyvių skaičius ir sudėtis?
5. Ką vedėjas sako įžanginėje kalboje?
6. Koks reglamentas priimtas?
7. Kokie yra lyderio organizuojamieji kalbos veiksmai dialogo metu?
8. Ar visi susirinkusieji dalyvauja diskusijoje?
9. Kokie sprendimai buvo priimti?
10.Kaip vedėjas baigė susitikimą?
11. Ar teisingai surašytas protokolas?
Susirinkimas – tai privalomas renginys, kuriame dalyvauja visi organizacijos nariai, pavyzdžiui, metinis akcininkų susirinkimas arba visuotinis kooperatyvo narių susirinkimas. Susirinkimo tvarką reglamentuoja atitinkamos organizacijos įstatai, susirinkimo eiga ir priimtus sprendimusįrašytas į specialų dokumentą – susirinkimo protokolą.
Priešingai nei susirinkime, susirinkime paprastai dalyvauja tam tikras fiksuotas asmenų ratas, kurie yra įvairių įmonės firmų ar padalinių atstovai. Susitikimai dažniausiai būna reguliarūs, susitinka griežtai
paskirstytas laikas, dažniausiai kartą per savaitę, ir yra skirti aptarti aktualijas, nors gali būti ir neplanuotų susitikimų dėl gamybos poreikių. Posėdžio protokolas nėra privalomas, tačiau sprendimas paprastai priimamas posėdžio pabaigoje.
Verslo susitikimai skirstomi į dalykinius pokalbius ir derybas. Verslo pokalbiai vyksta laisva forma, skirti aptarti bet kokius iškilusius klausimus ir nebūtinai baigiasi sprendimu. Derybose siekiama išspręsti rimtus jungtinės įmonių veiklos, veiklos sričių atribojimo, kainų politikos kūrimo ir kt. Jie baigiasi priimant galutinius dokumentus arba žodines deklaracijas.
Bet kuriam prekybininkui dėl savo darbo specifikos gana dažnai tenka dalyvauti įvairiuose susitikimuose, konferencijose, dalykiniuose susitikimuose, taip pat pačiam šiuos renginius organizuoti. Būtina laikytis nustatytos jų organizavimo ir vykdymo tvarkos, nes dažnai nuo to priklauso visų komercinių darbų sėkmė.
Ruošdamiesi susitikimui, susitikimui ar deryboms, turite:
1. Pasirinkite ir aiškiai suformuluokite dienotvarkę. Darbotvarkėje gali būti du ar trys pagrindiniai klausimai ir trys ar keturi smulkūs klausimai. Jei pagrindinių klausimų yra nedaug, posėdis vyks lėtai ir užtruks tiek laiko, lyg jų būtų pakankamai. dideliais kiekiais diskusija taps paviršutiniška.
2. Nustatyti dalyvių sudėtį (susitikimui, deryboms). Išimtis yra gamybiniai susitikimai, kurie vyksta reguliariai (dažniausiai kartą per savaitę) su pastovia dalyvių sudėtimi.
3. Pasirinkite įvykio dieną ir laiką. Derybų metu su visais dalyviais iš anksto susitariama diena ir laikas.
4. Pranešti dalyviams apie renginio dieną ir laiką. Rengiant susirinkimą, pageidautina tai padaryti prieš 5-7 dienas. Apie gamybinio susirinkimo dieną ir laiką pranešama tik į jį pakviestiems asmenims, kurie nėra nuolatiniai susirinkimo dalyviai.
5. Nustatykite numatomą renginio trukmę ir įspėkite dalyvius apie tai. Patirtis rodo, kad paskelbus susirinkimo ar susirinkimo pabaigos laiką, jo trukmė sutrumpėja 10-15%.
6. Parengti pagrindinį pranešimą ar pranešimą ir nustatyti privalomus diskusijos dalyvius. Pranešimas turi būti konkretus, atspindėti nagrinėjamo klausimo esmę, išvados turi būti pagrįstos. Pranešimo ar pranešimo daugiaprasmiškumas ir neapibrėžtumas sukelia klausytojų abejingumą.
7. Pasirinkite ir paruoškite kambarį. Reikia pasirūpinti, kad kambarys būtų pakankamai patogus, kad tilptų visi dalyviai. Kėdžių neturėtų trūkti. Organizuojant derybas ant stalų prieš kiekvieną dalyvį patartina pasidėti kortelę, kurioje būtų nurodyta jo atstovaujamos įmonės pavardė, vardas, patronimas ir pavadinimas. Taip pat ant stalų turėtų būti popieriaus, rašymo priemonių, galima pasidėti gaiviųjų gėrimų. geras tonas laikoma, kad derybų metu patiekiama arbata ar kava su nedideliu kiekiu kepinių.
Darbą reikia pradėti tinkamu laiku. Atidėjus susitikimo ar susitikimo pradžią, kitą kartą vykstant susitikimui dalyviai susitinka labai vėlai. Įprasta visų šalių griežtai laikytis derybų pradžios laiko, pavėlavimas į derybas vertinamas kaip ypatinga nepagarba partneriams ir gali sukelti nepageidaujamų pasekmių.
Susitikimo (konferencijos) ar dalykinio susitikimo metu atmosfera turi būti draugiška. Asmeniniai išpuoliai prieš dalyvius, susidorojimas yra nepriimtini.
Susirinkimui vesti išrenkamas pirmininkas. Pagrindinės pirmininko pareigos yra šios:
laikytis taisyklių;
paskelbia pranešėjo vardą, pavardę ir pareigas, organizacijos, kuriai jis atstovauja, pavadinimą.
Posėdžio pirmininkas turi atitikti tam tikrus reikalavimus, iš kurių pagrindiniai yra: kompetencija, nešališkumas, gebėjimas aiškiai ir aiškiai reikšti bei tolerancija kitų nuomonei. Pirmininkas neturi teisės reikšti pirmenybės vienai ar kitai nuomonei ar susirinkimo dalyviui, taip pat primesti savo nuomonę. Galų gale, jis turėtų pareikšti savo pasiūlymus.
Svarbus etapas bet koks susirinkimas ar susirinkimas yra sprendimo priėmimas. Tokiais momentais susitikimas dažnai tampa bejėgis, tarsi netenka energijos. Taip nutinka todėl, kad dalyviai nesugeba suvokti, kad laikas priimti sprendimą, arba dvejoja, nedrįsta rinktis. Tokiais atvejais geriausia pasirinkti vieną pasiūlymą ir toliau jį svarstyti. Svarbu nepraleisti momento, kai diskusijos turėtų būti uždarytos – čia reikia pirmininko patirties ir įgūdžių. Geras būdas- tarpinis balsavimas. Jame apibendrinamas kitas diskusijos etapas. Tačiau nereikėtų pernelyg skubėti su galutiniu balsavimu, nes galima priimti sprendimą, kurį atmeta mažuma. Tokiu atveju mažumos nariai gali imtis veiksmų, kad įrodytų, jog dauguma klysta, o tai gali lemti diskusijų atnaujinimą ir jau pasiektų rezultatų praradimą.
ypatinga rūšis susirinkimas yra vadinamasis protų šturmas“. Toks susirinkimas rengiamas, kai reikia išspręsti sudėtingą problemą, rasti išeitį iš painiosios situacijos, priimti atsakingą sprendimą.
Norint surengti tokį susitikimą, visų pirma reikia aiškiai suformuluoti užduotį – tik vieną, sunkiausią ar svarbiausią. Pageidautina, kad diskusijoje dalyvautų ne daugiau 7-12 žmonių. Patartina kėdes išdėstyti ratu, kad nebūtų „galerijos“ ir „prezidiumo“. Būtina griežtai nustatyti diskusijos laiką. Laiko trūkumas sukelia stresą, stimuliuoja smegenų veikla. Optimalus laikas tokiam susitikimui yra apie 30 minučių. Niekas neturėtų kritikuoti siūlomų pasiūlymų. Dauguma žmonių negali dirbti kūrybiškai moralinės rizikos sąlygomis, jei vienas bus nugriautas, kiti tik pagalvos, kaip neatrodyti kvailesniems už visus kitus. Diskusijos pradžioje, kaip taisyklė, iškeliamos banalios, tuščios idėjos. Kritikos draudimas leidžia lengviau iškelti bet kokias idėjas, tarp kurių gali būti labai vertingų. Patartina pasirinkti geriausios idėjos užuot atmetę blogiausią, tai, kas dabar atrodė netinkama, gali praversti vėliau. Nereikia nustatyti idėjų autorystės – geriausios idėjos visada yra kolektyvinės kūrybos produktas.
Kai atrodo, kad išeitis rasta sunki situacija, pageidautina skirstyti į dvi grupes – „palaikytojus“ ir „priešininkus“ ir bandyti surasti kuriamo sprendimo trūkumus. Paskutinis sprendimas turi būti aiškiai apibrėžti ir įrašyti.
Praktikoje yra bendras susirinkimų skirstymas pagal jų užduotis ir tikslus. Iš čia išskiriami probleminiai, pamokantys ir operatyvūs susirinkimai Asmeninis valdymas: Vadovėlis / S.D. Reznikas ir kiti – 2 leid., pataisyta. ir papildomas - M.: INFRA-M, 2004. - 622 p.
Probleminio susitikimo tikslas – rasti geriausią valdymo sprendimas aptariamu klausimu. Sprendimai tokiame susirinkime dažniausiai suformuluojami po diskusijų ir priimami po balsavimo. Toks susirinkimas vyksta pagal schemą: ataskaitos; klausimai pranešėjams; diskusija; sprendimų priėmimas.
Instruktažinio susirinkimo užduotis – valdymo schemoje perkelti užsakymus ir reikiamą informaciją iš viršaus į apačią, kad jie būtų greičiau ir efektyviau įgyvendinti. Tokiame susirinkime vadovas atkreipia susirinkimo dėmesį į priimtus administracinius sprendimus.
Operatyviniai susirinkimai – tai vadinamieji planavimo susirinkimai, vasaros susitikimai, penkių minučių pasitarimai. Jie neužsitęsia. Tokių susitikimų užduotis yra gauti informacijos apie dabartinę gamybos padėtį. Priešingai nei instruktažas, operatyvinis susirinkimas užtikrina informacijos perdavimą iš apačios į viršų pagal kontrolės schemą. Vadovas, gavęs iš susirinkimo dalyvių aktualią informaciją, nustato „kliūčių“ buvimą, atsilikimo ir gedimų priežastis, čia priima reikiamus sprendimus, duoda nurodymus, nustatydamas jų įgyvendinimo terminus. Operatyviniame susirinkime ataskaitų neteikiama. Pagrindinis tikslas – nustatyti tas gamybos problemas, kurių sprendimui turėtų būti nukreiptos pagrindinės komandos pastangos.
Tačiau pagrindinis bet kurio susirinkimo ar susirinkimo tikslas yra priimti bendrą sprendimą po kolektyvinio apsikeitimo informacija, t.y., pasiekti tam tikrą rezultatą.
Susitikimų ir susirinkimų klasifikacija
Susitikimai ir susitikimai yra formalūs ir neformalūs. Norint sėkmingai pravesti renginį, pirmiausia reikia nustatyti jo pobūdį.
Susitikimų tipus galima suskirstyti pagal valdymo funkcijas:
1. Planavimo susirinkimai, kuriuose aptariami organizacijos strategijos ir taktikos klausimai, planams įgyvendinti reikalingi ištekliai;
2. Darbo motyvacijos pasitarimai, kuriuose aptariamos produktyvumo ir kokybės problemos, darbuotojų pasitenkinimas, žemos motyvacijos priežastys, galimybė ją keisti, moralinio ir materialinio skatinimo klausimai;
3. Vidinės organizacijos posėdžiai, kuriuose diskusijų objektu tampa organizacijos struktūrizavimo, struktūrinių padalinių veiksmų koordinavimo, įgaliojimų delegavimo ir kt. klausimai;
4. Darbuotojų veiklos stebėjimo susirinkimai skirti aptarti veiklos rezultatus, siekti tikslų, sutrikimo, žemo produktyvumo problemas;
5. Organizacijai būdingi susirinkimai, kuriuose aptariami veiklos valdymo klausimai, susiję su situacija organizacijoje, naujovėmis ir jų įgyvendinimo galimybe, išlikimo, konkurencingumo, įvaizdžio, stiliaus problemomis.
Taip pat yra susirinkimų klasifikacija pagal rengimo stilių:
1. Autokratiniai susirinkimai, kuriuose teisę kalbėti ir priimti sprendimus turi tik vadovas. Šių susitikimų dalyviai turėtų išklausyti ir atsakyti į vadovo klausimus. Tokie susirinkimai rengiami, kai vadovui reikia informuoti ar duoti nurodymus savo pavaldiniams.
2. Nemokami susirinkimai neturi darbotvarkės. Jie gali vykti ir be pirmininko. Tokie susitikimai apsiriboja pasikeitimu nuomonėmis, dėl kurių sprendimai nėra fiksuoti. Toks susitikimas vyksta pokalbio ar pokalbio forma.
3. Diskusiniai susirinkimai – būdas priimti sprendimus bet kokiu klausimu generuojant naujas idėjas ir analizuojant siūlomus sprendimus, kurie yra kolektyvinio žmonių grupės darbo susitikimo metu. tam tikros taisyklės. būdingas bruožas šis metodas yra kritikos ir išsakytų idėjų vertinimo trūkumas.
Oficialus renginys turi aiškiai apibrėžtą statusą ir vyksta pagal nustatytas taisykles. Tokiame susitikime visada dalyvauja specialiai pakviesti žmonės. Pagrindiniai renginio komponentai:
1. Darbotvarkė (svarstytinų klausimų sąrašas);
2. Ataskaitos (nurodant klausimų esmę);
3. Pasisakymai (darbotvarkės klausimų aptarimas);
4. Pakeitimai (pakeitimų, kuriuos siūloma daryti diskusijoje, aptarimas);
5. Debatai (diskusijos vedimas);
7. Protokolo surašymas (rašytinis įvykių protokolas);
8. Įvairūs (nebuvusių darbotvarkėje klausimų aptarimas).
Neoficialiuose susitikimuose žmonės jaučiasi lengviau, bet ir tokiems renginiams reikėtų pasiruošti. Neoficialiems susitikimams jums reikia:
1. Diskusijų temų sąrašas;
2. Renginio vedėjas;
3. Pasiektų susitarimų protokolas.
Neformalūs renginiai vyksta laisvesnėje atmosferoje, tačiau vis tiek reikia atminti, kad tik gerai organizuotas susitikimas ar susitikimas duoda teigiamą rezultatą.
Kiekvienas susitikimas turi turėti darbotvarkę, kurią reikia suplanuoti iš anksto. Dienotvarkė padeda sutaupyti laiko ir ilgai neužsigulti ties antraeiliais klausimais.
Gerai parengtą darbotvarkę sudaro:
* susirinkimo tikslas, data, laikas ir vieta;
* kviečiamų asmenų sąrašas;
* aptartų problemų sąrašas;
* įvairūs;
* kito susitikimo datos.
Panašūs straipsniai
