Elektroninio dokumento teisinė galia ir privalomi jo atributai. Ar elektroninis parašas yra teisiškai privalomas?

Elektroniniai dokumentai pamažu tampa ūkinės veiklos elementu Rusijos įmonės. Jie yra patogūs, leidžia neapkrauti biuro krūva popierių, o įmonės tokius dokumentus gali apsikeisti per kelias sekundes. Tačiau ko reikia, kad elektroninis dokumentas turėtų juridinę galią? O kaip teisme įrodyti elektroninio dokumento teisinę galią?

Į šiuos klausimus atsako advokatas prekybos sistema B2B centras Dmitrijus Kazancevas.

Elektroninė teisinė galia

dokumentas

Dabartiniai Rusijos teisės aktai pripažįsta galimybę tvarkyti operaciją naudojant elektroninį dokumentą, jei tokie dokumentai yra pasirašyti elektroniniu parašu. Atitinkamos taisyklės yra įtvirtintos str. 434 Civilinis kodeksas RF ir 4 str. 2006 m. liepos 27 d. Federalinio įstatymo Nr. 149-FZ „Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos“ (toliau – Įstatymas Nr. 149-FZ) 11 straipsnis.

IN elektronine forma gali būti sudaromos ne tik sutartys, bet ir pirminiai bei konsoliduoti apskaitos dokumentai – su sąlyga, kad jie yra patvirtinti elektroniniu parašu (1996 m. lapkričio 21 d. federalinio įstatymo Nr. 129-FZ „Dėl apskaitos“ 9 straipsnis). Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 169 straipsnis aiškiai leidžia parengti ir išrašyti sąskaitas faktūras elektroniniu formatu abipusiu sandorio šalių susitarimu ir jeigu jos suderinamos techninėmis priemonėmis priėmimui ir su sąlyga, kad elektroninė sąskaita yra pasirašyta kvalifikuotu įmonės vadovo ar jo įgalioto asmens elektroniniu parašu (sąskaitų faktūrų elektronine forma išrašymo ir gavimo tvarka patvirtinta Rusijos finansų ministerijos įsakymu 2011 m. balandžio 25 d. Nr. 50n, o jų formatai - Rusijos federalinės mokesčių tarnybos įsakymu Nr. ММВ-7-6/138@, aut. pastaba).

Taigi, pagrindinis elementas yra bet koks elektroninis dokumentas, nurodantis jo juridinę galią ir patvirtinantis atitinkamos šalies išsiuntimo faktą Elektroninis parašas. Jo buvimas nėra paskutinis faktas ir bylos nagrinėjimo metu, todėl apie teisinis reguliavimas elektroniniam parašui reikia išsamesnės informacijos.

Elektroninė

1 str. 2011 m. balandžio 6 d. Federalinio įstatymo Nr. 63-FZ „Dėl elektroninio parašo“ (toliau – Įstatymas Nr. 63-FZ) 6 straipsnyje nustatyta, kad pagal 2011 m. Pagrindinė taisyklė informacija elektronine forma, pasirašyta kvalifikuotu elektroniniu parašu, pripažįstama elektroniniu dokumentu, lygiaverčiu popieriniam dokumentui, pasirašytam ranka rašytiniu parašu. Panaši taisyklė įtvirtinta ir BPK 3 dalyje. 149-FZ įstatymo 11 str. Šis reikalavimas suformuluotas kaip imperatyvi norma, tačiau teismai turi teisę pripažinti tinkamą informacijos patvirtinimą ir paprastas parašas ką jie dažnai daro praktiškai.

Čia mes prieiname prie klausimo apie elektroninių parašų tipus, įteisintus šiuolaikiniuose Rusijos įstatymuose. Įstatymo Nr. 63-FZ 5 straipsnyje įvardijami šie elektroninio parašo tipai:

1. Paprastas elektroninis parašas.

Jį pritaikius, tam tikro asmens elektroninio parašo suformavimo faktas patvirtinamas naudojant kodus, slaptažodžius ar kitomis priemonėmis.

2. Patobulintas elektroninis parašas.

Ji privalo:

1) būti suformuotas kriptografiškai transformuojant informaciją naudojant elektroninio parašo raktą;

2) leisti identifikuoti elektroninį dokumentą pasirašiusį asmenį;

3) leisti nustatyti elektroninio dokumento pakeitimų atlikimo faktą po jo pasirašymo momento;

4) būti sukurti naudojant elektroninio parašo priemones.

3. Patobulintas kvalifikuotas elektroninis parašas.

Patobulinti elektroniniai parašai skirstomi į kvalifikuotus ir nekvalifikuotus. Kvalifikuotame sertifikate turi būti nurodytas patobulinto kvalifikuoto elektroninio parašo patvirtinimo raktas.

Elektroninės formos informacija, pasirašyta paprastu elektroniniu parašu arba nekvalifikuotu elektroniniu parašu, pripažįstama elektroniniu dokumentu, lygiaverčiu popieriniam dokumentui, pasirašytam ranka rašytiniu parašu. Jeigu pagal įstatymus ar verslo praktiką dokumentas turi būti patvirtintas antspaudu, tai sustiprintu elektroniniu parašu pasirašytas elektroninis dokumentas pripažįstamas lygiaverčiu popieriniam dokumentui, pasirašytam ranka rašytiniu parašu ir patvirtintas antspaudu. . Ši taisyklė nustatyta 2 ir 3 str. 63-FZ įstatymo 6 str. Kitaip tariant, paprasti ir nekvalifikuoti elektroniniai parašai atitinka autografą, o sustiprintas parašas – dokumento patvirtinimą parašu ir antspaudu. Taigi sustiprintas nekvalifikuotas parašas gali būti atpažįstamas ir kaip parašo analogas, ir kaip parašo su antspaudu analogas.

Elektroninė

dokumentas teisme

Dokumentai išsiųsti per El. paštas, pagal aukščiau pateiktą klasifikaciją, gali būti vadinamas pasirašytu paprastu elektroniniu parašu. Tačiau teismas gali pripažinti tokių dokumentų keitimąsi tinkamu sutarties sudarymu, jeigu bylos aplinkybės rodo sandorio realumą: pavyzdžiui, atliekamas prekių pristatymas, tai patvirtina sąskaitos faktūros, važtaraščiai ir mokėjimo nurodymai. Visų pirma, tokią teisinę poziciją patvirtina Rusijos Federacijos Aukščiausiojo arbitražo teismo 2008 m. spalio 17 d. sprendimas Nr. 13675/08.

Elektroninis dokumentas teismui pateikiamas spausdinta forma su organizacijos, pateikiančios šį dokumentą teismui, vadovo ar įgalioto darbuotojo pažyma. Šiame sertifikate turi būti nurodyta, kad atspausdinta popierinė kopija atitinka elektroninį originalą. Jeigu dokumentas pasirašytas paprastu elektroniniu parašu, tai iš pateikto spaudinio turėtų matytis bent tokio elektroninio dokumento suformavimo data ir laikas bei šalis, kuri atsiuntęs šį dokumentą. Jeigu elektroninis dokumentas pasirašytas sustiprintu parašu, tai spaudinyje turi būti specialus elektroninio parašo ženklas.

Teismas gali pripažinti elektroniniu paštu sudarytą sutartį, jeigu kiekviena iš šalių pateikia vienodus tokios sutarties spaudinius. Tuo pačiu tokios net identiškos popierinės kopijos, nepatvirtintos kitais įrodymais, negali būti sutarties sudarymo patvirtinimo faktas. Bet ką daryti, jei įrodymai nesurinkti, o šalių pateiktose sutarčių kopijose yra skirtingos sąlygos? Būtent tokių situacijų prevencijai teisminio nagrinėjimo metu, net ir sudarant sutartį, būtina ją patvirtinti sustiprintu kvalifikuotu elektroniniu parašu.

Toks parašas leis patvirtinti du esminius dalykus: pirma, kad sutartį pasirašė tinkama šalis (kadangi pažyma yra įregistruota ir išduodama su pasirašančiojo pareigomis), ir, antra, kad dokumentas pasirašytas su patobulinta kvalifikuotas elektroninis parašas po pasirašymo liko nepakitęs.

1 str. 2002 m. sausio 10 d. Federalinio įstatymo Nr. 1-FZ „Dėl elektroninių Elektroninis parašas“, kurie vis dar galioja, yra įdiegti šiuos požymius, kurio vienu metu laikantis elektroninis skaitmeninis parašas laikomas lygiaverčiu ranka rašytam:

1. Parašo rakto sertifikatas galioja patikrinimo metu arba elektroninio dokumento pasirašymo metu.

2. Patvirtintas elektroninio parašo autentiškumas elektroniniame dokumente.

3. Elektroninis parašas naudojamas pagal parašo rakto sertifikate nurodytą informaciją.

Elektroninio parašo autentiškumą ir šiuo parašu pasirašyto elektroninio dokumento nekintamumą gali patvirtinti tokį parašą išdavęs sertifikavimo centras. Jei teisme kyla ginčas dėl elektroninio dokumento turinio, būtina užsakyti ekspertizę sertifikavimo centre. Parašo sertifikato galiojimą jis galės patvirtinti ir elektroninio dokumento pasirašymo metu.

Būtina atsižvelgti į tai, kad sertifikavimo centras negali patvirtinti ar paneigti kito sertifikavimo centro išduoto elektroninio parašo autentiškumo. Todėl jei elektroninis dokumentas yra patvirtintas keliais skirtingų sertifikavimo centrų išduotais elektroniniais parašais, tuomet kilus ginčui dėl dokumento turinio, ekspertizę reikės užsakyti kiekviename iš šių sertifikavimo centrų.

Popierinis dokumentas yra teisiškai privalomas, jei jis turi reikalingos detalės, asmens parašas ranka ir kai kuriais atvejais antspaudas. O kas suteikia juridinę galią elektroniniam dokumentui?

Kas yra elektroninis dokumentų valdymas?

Elektroninis dokumentų valdymas (arba EDI) – tai keitimasis dokumentais elektronine forma internetu, įmonės vidiniu tinklu ar kitais būdais. EDI žymiai pagreitina apsikeitimą dokumentais ir atsiskaitymus už sandorius tarp sandorio šalių, leidžia sutaupyti raštinės reikmenų ir pašto išlaidų.

2011 metais Rusijos finansų ministerija įteisino keitimąsi sąskaitomis elektronine forma naudojant (ES; anksčiau – EDS). Tai buvo postūmis plisti teisiškai reikšmingam elektroninių dokumentų valdymui. Elektroninį dokumentų valdymą Rusijoje reglamentuoja:

federalinis įstatymas 402-FZ „Dėl apskaitos“ 2011-12-06, Nr.
2011 m. balandžio 6 d. Federalinis įstatymas Nr. 63-FZ „Dėl elektroninio parašo“,
Rusijos finansų ministerijos įsakymas N 174n „Dėl Sąskaitų faktūrų elektronine forma išrašymo ir gavimo telekomunikacijų kanalais, naudojant sustiprintą kvalifikuotą elektroninį parašą, tvarkos patvirtinimo“ 2015-11-10.

Kas daro elektroninį dokumentą teisiškai privalomą?

Kompiuteriu sukurtas dokumentas arba popierinio dokumento skenavimas dar nėra teisiškai įpareigojantis. Dėl skirtingi tipai dokumentai turi skirtingus teisinės galios garantus.

įformintus dokumentus

Šie dokumentai apima sąskaitas faktūras, ataskaitas, darbo sutartis su nuotoliniu darbuotoju, reikalingų dokumentų inventorizacija. Teisinę galią jiems suteikia:

atitikties valstybės patvirtintam formatui,
dokumentų perdavimą pagal taisykles,
kvalifikuotas elektroninis parašas (toliau – QES).

CEP pasirašyti elektroniniai dokumentai pagal nutylėjimą prilygsta pasirašytiems savo ranka ir turi juridinę galią.

neoficialūs dokumentai

Šiai kategorijai priskiriami visi kiti dokumentai: sutartys, įgaliojimai, raštai ir kt. Valstybė nereglamentuoja šių dokumentų formato. Yra du būdai suteikti jiems teisinę galią:

Pasirašyk. Kaip ir formalizuotų dokumentų atveju, CEP pagal nutylėjimą suteikia dokumentui teisinę galią.
Pasirašykite paprastas arba .

Be to, EPF dalyviai turi sudaryti susitarimą dėl abipusio šių elektroninių parašų rūšių teisinės galios pripažinimo (4 straipsnis Nr. 63-FZ „Dėl elektroninių parašų“). Šioje sutartyje būtina numatyti rekvizitus, dokumentų formą ir formatą, parašo rūšį. Jei yra toks susitarimas, elektroniniai dokumentai bus laikomi teisiškai reikšmingais ir bet kuri institucija, įskaitant teismus ir Federalinę mokesčių tarnybą, priims juos kaip pasirašytus ranka.

Kaip pasirašyti dokumentą elektroniniu parašu?

Galimybė sukurti elektroninio dokumento parašą įdiegta daugelyje programų:

Specializuotose elektroninių dokumentų valdymo ir ataskaitų teikimo sistemose (pavyzdžiui, Kontur.Diadok, Kontur.Extern).
Įvairiose informacinėse sistemose (pavyzdžiui, Valstybės paslaugų portale, elektroninėse prekybos platformose).
Apskaitos sistemose (pavyzdžiui, SAP, Oracle, MS Dynamics ir kt.).
IN kompiuterines programas darbui su elektroniniais dokumentais (pavyzdžiui, Microsoft Word, PDF).
Specialiose programose, skirtose kurti ir

Elektroniniai dokumentai pamažu tampa Rusijos įmonių ekonominės veiklos elementu. Jie yra patogūs, leidžia neapkrauti biuro krūva popierių, o įmonės tokius dokumentus gali apsikeisti per kelias sekundes. Tačiau ko reikia, kad elektroninis dokumentas turėtų juridinę galią? O kaip teisme įrodyti elektroninio dokumento teisinę galią?

Elektroninio dokumento teisinė galia

Dabartiniai Rusijos teisės aktai pripažįsta galimybę tvarkyti operaciją naudojant elektroninį dokumentą, jei tokie dokumentai yra pasirašyti elektroniniu parašu. Atitinkamos taisyklės yra įtvirtintos str. Rusijos Federacijos civilinio kodekso 434 str. ir 4 str. 2006 m. liepos 27 d. Federalinio įstatymo Nr. 149-FZ „Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos“ (toliau – Įstatymas Nr. 149-FZ) 11 straipsnis.

Elektronine forma gali būti sudaromos ne tik sutartys, bet ir pirminiai bei konsoliduoti apskaitos dokumentai - su sąlyga, kad jie yra patvirtinti elektroniniu parašu (1996 m. lapkričio 21 d. federalinio įstatymo Nr. 129-FZ „Dėl apskaitos“ 9 straipsnis). ). Rusijos Federacijos mokesčių kodekso 169 straipsnis aiškiai leidžia sudaryti ir išrašyti sąskaitas elektronine forma abipusiu sandorio šalių susitarimu, jei jos turi suderinamas technines priemones jai gauti ir jei elektroninę sąskaitą pasirašo kvalifikuotas asmuo. įmonės vadovo ar jo įgalioto asmens elektroninis parašas1.

Taigi pagrindinis bet kurio elektroninio dokumento elementas, nurodantis jo teisinę galią ir patvirtinantis atitinkamos šalies išsiuntimo faktą, yra elektroninis parašas. Jo buvimas nėra paskutinis faktas bylos nagrinėjimo metu, todėl būtina plačiau pasakyti apie elektroninio parašo teisinį reglamentavimą.

Elektroninis parašas

1 str. 2011 m. balandžio 6 d. Federalinio įstatymo Nr. 63-FZ „Dėl elektroninio parašo“ (toliau – Įstatymas Nr. 63-FZ) 6 straipsnis nustato, kad paprastai pripažįstama elektronine forma, pasirašyta kvalifikuotu elektroniniu parašu. kaip elektroninis dokumentas, lygiavertis popieriniam dokumentui, pasirašytam ranka rašytu parašu. Panaši taisyklė įtvirtinta ir BPK 3 dalyje. 149-FZ įstatymo 11 str. Šis reikalavimas suformuluotas kaip imperatyvi norma, tačiau teismai turi teisę paprastą parašą pripažinti tinkamu informacijos patvirtinimu, ką jie praktikoje dažnai ir daro.

Čia mes prieiname prie klausimo apie elektroninių parašų tipus, įteisintus šiuolaikiniuose Rusijos įstatymuose. Įstatymo Nr. 63-FZ 5 straipsnyje įvardijami šie elektroninio parašo tipai:

1. Paprastas elektroninis parašas.

Jį pritaikius, tam tikro asmens elektroninio parašo suformavimo faktas patvirtinamas naudojant kodus, slaptažodžius ar kitomis priemonėmis.

2. Patobulintas elektroninis parašas.

Ji privalo:

1) būti suformuotas kriptografiškai transformuojant informaciją naudojant elektroninio parašo raktą;

2) leisti identifikuoti elektroninį dokumentą pasirašiusį asmenį;

3) leisti nustatyti elektroninio dokumento pakeitimų atlikimo faktą po jo pasirašymo momento;

4) būti sukurti naudojant elektroninio parašo priemones.

3. Patobulintas kvalifikuotas elektroninis parašas.

Patobulinti elektroniniai parašai skirstomi į kvalifikuotus ir nekvalifikuotus. Kvalifikuotame sertifikate turi būti nurodytas patobulinto kvalifikuoto elektroninio parašo patvirtinimo raktas.

Elektroninis dokumentas teisme

Elektroniniu paštu siunčiami dokumentai pagal aukščiau pateiktą klasifikaciją gali būti vadinami pasirašyti paprastu elektroniniu parašu. Tačiau teismas gali pripažinti tokių dokumentų keitimąsi tinkamu sutarties sudarymu, jeigu bylos aplinkybės rodo sandorio realumą: pavyzdžiui, atliekamas prekių pristatymas, tai patvirtina sąskaitos faktūros, važtaraščiai ir mokėjimo nurodymai. Visų pirma, tokią teisinę poziciją patvirtina Rusijos Federacijos Aukščiausiojo arbitražo teismo 2008 m. spalio 17 d. sprendimas Nr. 13675/08.

Teismas gali pripažinti elektroniniu paštu sudarytą sutartį, jeigu kiekviena iš šalių pateikia vienodus tokios sutarties spaudinius. Tuo pačiu tokios net identiškos popierinės kopijos, nepatvirtintos kitais įrodymais, negali būti sutarties sudarymo patvirtinimo faktas. Bet ką daryti, jei įrodymai nėra surinkti, o šalių pateiktose sutarčių kopijose yra kitokios sąlygos? Būtent tokių situacijų prevencijai teisminio nagrinėjimo metu, net ir sudarant sutartį, būtina ją patvirtinti sustiprintu kvalifikuotu elektroniniu parašu.

1 str. 2002 m. sausio 10 d. Federalinio įstatymo Nr. 1-FZ „Dėl elektroninio skaitmeninio parašo“ 4 str., kuris vis dar galioja, nustatomi šie požymiai, kurių laikantis elektroninis skaitmeninis parašas laikomas lygiaverčiu ranka rašytam:

1. Parašo rakto sertifikatas galioja patikrinimo metu arba elektroninio dokumento pasirašymo metu.

2. Patvirtintas elektroninio parašo autentiškumas elektroniniame dokumente.

Popierinis dokumentas yra teisiškai galiojantis, jeigu jame yra privalomi rekvizitai, asmens parašas ranka ir kai kuriais atvejais antspaudas. O kas suteikia juridinę galią elektroniniam dokumentui?

Kas yra elektroninis dokumentų valdymas?

2011 m. gruodžio 6 d. Federalinis įstatymas Nr. 402-FZ „Dėl apskaitos“,
2011 m. balandžio 6 d. Federalinis įstatymas Nr. 63-FZ „Dėl elektroninio parašo“,
Rusijos finansų ministerijos įsakymas N 174n „Dėl Sąskaitų faktūrų elektronine forma išrašymo ir gavimo telekomunikacijų kanalais, naudojant sustiprintą kvalifikuotą elektroninį parašą, tvarkos patvirtinimo“ 2015-11-10.

Kas daro elektroninį dokumentą teisiškai privalomą?

Kompiuteriu sukurtas dokumentas arba popierinio dokumento skenavimas dar nėra teisiškai įpareigojantis. Skirtingų tipų dokumentams yra skirtingi teisinės galios garantai.

įformintus dokumentus

Tokie dokumentai yra sąskaitos, ataskaitos, darbo sutartis su nuotoliniu darbuotoju, reikalingų dokumentų sąrašas. Teisinę galią jiems suteikia:

atitikties valstybės patvirtintam formatui,
dokumentų perdavimą pagal taisykles,
kvalifikuotas elektroninis parašas (toliau – QES).

CEP pasirašyti elektroniniai dokumentai pagal nutylėjimą prilygsta pasirašytiems savo ranka ir turi juridinę galią.

neoficialūs dokumentai

Šiai kategorijai priskiriami visi kiti dokumentai: sutartys, įgaliojimai, raštai ir kt. Valstybė nereglamentuoja šių dokumentų formato. Yra du būdai suteikti jiems teisinę galią:

Pasirašyk. Kaip ir formalizuotų dokumentų atveju, CEP pagal nutylėjimą suteikia dokumentui teisinę galią.
Pasirašykite paprastas arba .

Kaip pasirašyti dokumentą elektroniniu parašu?

Galimybė sukurti elektroninio dokumento parašą įdiegta daugelyje programų:

Specializuotose elektroninių dokumentų valdymo ir ataskaitų teikimo sistemose (pavyzdžiui, Kontur.Diadok, Kontur.Extern).
Įvairiose informacinėse sistemose (pavyzdžiui, Valstybės paslaugų portale, elektroninėse prekybos platformose).
Apskaitos sistemose (pavyzdžiui, SAP, Oracle, MS Dynamics ir kt.).
Kompiuterinėse programose, skirtose darbui su elektroniniais dokumentais (pavyzdžiui, Microsoft Word, PDF).
Specialiose programose, skirtose kurti ir

medžiaga dokumentacijai. Jo raida.

Dokumentų klasifikacija. Tipai ir metodai.

Reikalavimai dokumentų blankų dizainui. Formų tipai.

Dokumento forma. Organizacinių ir administracinių dokumentų rekvizitų išdavimo tvarka.

Dokumentų „suvienodinimo“ ir „standartizacijos“ sąvokos. Dokumentų unifikavimo ir standartizavimo raida XX amžiaus antroje pusėje.

Dokumentų derinimo ir tvirtinimo tvarka, registravimo galimybės ir tvarka.

Dokumento rengimo algoritmas.

Tarnybinių dokumentų teksto lingvistinės ypatybės. Žodyno norminimas, frazės, sakinių, teksto daryba. Dokumento dizainas.

Organizacinių dokumentų sudėties ir apimties charakteristikos; jų rengimo ir vykdymo reikalavimai.

Administracinių dokumentų sudėties ir apimties ypatumai; jų rengimo ir vykdymo reikalavimai.

Informacinių dokumentų (aiškinamųjų ir memorandumo (išorinių ir vidinių), pažymų, akto) sudėties ir apimties charakteristikos; jų rengimo ir vykdymo reikalavimai.

Reikalavimai verslo laiško rengimui ir įforminimui. Laiškų, telegramų, telefono žinučių įvairovė.

Kolegialios veiklos dokumentavimas. „Scenarijus“ pasirengti ir pravesti susitikimą. Susitikimo rengimo proceso metu sukurti dokumentai. Protokolo rengimo ir vykdymo reikalavimai.

Dow tarnybos uždaviniai ir funkcijos, jos struktūra, teisės ir pareigos, darbo rūšys.

Biuro darbo organizavimo formos (vadybos dokumentinis pagrindimas). Įstaigų dokumentinio aptarnavimo skyrių struktūra ir funkcijos.

DOW tarnybos darbuotojų pareigų reglamentavimas. Pareigybės aprašymo informacijos struktūros ir sudėties reikalavimai.

Kanceliarinio darbo, kaip pagrindinio norminio dokumento, reglamentuojančio biuro darbo organizavimą, instrukcijos: struktūra, surašymo ir įforminimo tvarka.

Pagrindinių dokumentų srautų charakteristikos. Dokumentų tvarkymo taisyklės.

Gaunamų dokumentų apdorojimo technologija.

Vidaus dokumentų išdavimo ir įforminimo etapai.

Siunčiamų dokumentų rengimo ir tvarkymo tvarka.

Dokumentų ir pavedimų vykdymo kontrolės organizavimas.

Einamojo bylų saugojimo organizavimas. Bylų nomenklatūra: rūšys, surašymo tvarka, dizaino ypatumai.

„Dokumentų fondo“ ir „archyvinio fondo“ sąvokos. Pirminiai ir kompleksiniai dokumentų kompleksai, kompleksinių kompleksų rūšys.

„Dokumento vertės“, „vertės tyrimo“ sąvokos. Ekspertizės atsiradimas ir plėtra. Dokumento vertės tyrimo principai, kriterijai.

Dokumentavimo tvarka ir darbo su dokumentais, kuriuose yra konfidencialios informacijos, organizavimas.

Organizacijos projektavimo sąvokų „objektas“ ir „subjektas“ apibrėžimas. Valdymo sistemų organizavimo, planavimo ir projektavimo teoriniai pagrindai

Pagrindiniai organizacijos projektavimo etapai (etapai), kiekvieno etapo ypatumai.

Darbo standartų rūšys ir standartai. Jų pagrindimo ir kūrimo metodai.

Tikslo samprata. Organizacijos tikslų nustatymo procesas. Organizacijos tikslų sistema.

Organizacinės struktūros projektavimas. Vadovaujančio darbo pasidalijimas ir bendradarbiavimas. Struktūrinių padalinių reglamentų ir pareigybių aprašymų rengimo metodika.

Vadovaujančio personalo darbo vietų organizavimas dow sistemoje. Dow sistemos darbuotojų darbo sąlygų diagnostika ir projektavimas.

Personalo valdymo posistemio pagrindinės kryptys ir funkcijos. Personalo įdarbinimo ir atrankos sistemos sukūrimas.

Personalo mokymo ir skatinimo sistema. Darbuotojų apmokėjimo ir motyvavimo sistema.

Personalo informacijos ir dokumentavimo sistema.

Darbuotojo įdarbinimo dokumentai.

Personalo judėjimo dokumentavimas.

Darbuotojo atleidimo dokumentai.

Darbo knygų tvarkymo ir saugojimo tvarka.

Valdymo informacinės paramos samprata, jos struktūra.

Vieningų dokumentacijos sistemų paskirtis ir struktūra (usd).

Valdymo dokumentų suvienodinimo tikslai ir metodai.

Informacijos valdymas kaip vadybos informacinio palaikymo metodika

Tarptautinių standartų ir reglamentų svarba dirbant su elektroniniais dokumentais ir ASDO

Rusijos teisinė ir reguliavimo sistema darbo su elektroniniais dokumentais ir AS DOU srityje

Elektroninis dokumentų valdymas: galimybės, privalumai, trūkumai.

Elektroninio archyvo formavimas: teisinė bazė, tvarka, perspektyvos.

AS stirnų rinkos Rusijoje analizė: klasifikacijos, pagrindiniai žaidėjai, plėtros tendencijos.

AS DOW diegimo organizacijos priešprojektinė apklausa.

Dokumentacijos palaikymas įgyvendinant AS DOW.

Ekonominis elektroninių dokumentų valdymo efektyvumas ir jo skaičiavimo būdas.

Elektroninio pašto teisinis statusas ir galimybės ac dow.

„Elektroninės valdžios“ sąvoka: teorija, Rusijos praktika, įstatyminė parama įgyvendinimui Rusijoje.

Elektroninių dokumentų valdymo sistemų tipologija.

Elektroninių dokumentų teisinės galios užtikrinimas. Elektroninio dokumento teisinis statusas.

Dokumentinės informacijos saugumo ir patikimumo užtikrinimas.

Automatizuota darbo vieta (ranka): koncepcija, konstravimo principai.

Informacinių technologijų dow samprata ir tipologija.

Teisinės informacijos informacinės sistemos.

Informacinės technologijos dokumentinės informacijos apsaugai.

Taikomos personalo valdymo automatizavimo programos.

Duomenų bazių naudojimas organizuojant darbo eigą.

Dokumentų saugojimo informacinės technologijos.

Elektroninių dokumentų teisinės galios užtikrinimas. Legalus statusas elektroninis dokumentas.

Tam, kad elektroninis dokumentas turėtų juridinę galią, jį kuriant, perduodant, tvarkant ir saugant reikia laikytis tam tikrų taisyklių. Pagal GOST R 51141--98 „Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai“ dokumento teisinė galia yra „oficialaus dokumento nuosavybė, jam perteikta galiojančiais teisės aktais, jį išdavusios institucijos kompetencija ir nustatyta registravimo tvarka“.

Elektroniniams dokumentams šiuo metu yra GOST 6.10.4--84 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Teisinės galios suteikimas staklių laikmenoje esantiems dokumentams ir kompiuterine technika sukurta machinograma. Pagrindinės nuostatos“. Šis standartas nustato rekvizitų, suteikiančių elektroniniam dokumentui teisinę galią, sudėties ir turinio reikalavimus, taip pat nustato jų pakeitimų tvarką.

Elektroninis dokumentas gali ir turi turėti teisinį režimą, prilyginantį jį tradiciniams dokumentams.

Pagal šį GOST elektroniniame dokumente turi būti šie privalomi duomenys:

Registracijos numeris;

Registracijos data;

atsakingo už dokumento parengimo teisingumą arba dokumentą patvirtinusio asmens parašas (kodas);

organizacijos pavadinimas – dokumento kūrėjas;

organizacijos buveinė -- dokumento kūrėjas arba pašto adresas.

Priėmus įstatymą, reglamentuojantį elektroninio skaitmeninio parašo (EDS) naudojimą, atsirado galimybė elektroniniams dokumentams suteikti teisinį statusą.

Elektroninių dokumentų teisinė galia gali būti užtikrinama specialios teisinės procedūros atlikimu - sąveikos dalyvių pripažinto elektroninio parašo parašo suformavimu arba teisėta įstatymo norma ir reglamentuojama teisės aktais. Elektroninių dokumentų teisinė galia užtikrinama nustatant dokumentą kuriančio asmens įgaliojimus (jo teisinį statusą), o šiam asmeniui pasirašant tvarką – įtraukiant elektroninį parašą kaip asmens ranka rašyto parašo analogą į elektroninio dokumento struktūrą. dokumentas.

Dokumentinės informacijos saugumo ir patikimumo užtikrinimas.

Optimalias dokumentų saugojimo sąlygas užtikrina:

Patalpų suteikimas archyvui ir patalpų profilaktinės priežiūros vykdymas;

Archyvo patalpos aprūpinimas gaisro gesinimo priemonėmis, apsauga ir priešgaisrinė signalizacija;

Specialios dokumentų saugojimo įrangos (stelažų, seifų, dėžių ir kt.) naudojimas;

Optimalios temperatūros, drėgmės ir šviesos sąlygų archyvo patalpoje sukūrimas, sanitarinių ir higienos priemonių vykdymas.

Archyvo saugyklos turėtų būti pašalintos iš laboratorijų, gamybos, sandėliavimo ir patogumų patalpų, susijusių su saugojimu ar naudojimu maisto produktai ar cheminių medžiagų, ir nesidalyti su jais ventiliacijos kanalais.

Skliautai turi būti saugūs ugniai, apsaugoti nuo potvynių ir turėti avarinį išėjimą. Saugyklose neturėtų būti dujų, vandens, kanalizacijos ir kitų magistralinių vamzdynų. Ne magistralinių vamzdžių laidus leidžiama prijungti, jei jie yra izoliuoti specialiais apsauginiais įtaisais, kurie neleidžia teršalams iš jų patekti į saugyklą.

Archyvo patalpos išorinės durys turi būti apmuštos metaliniu lakštu ir tvirtais varžtais. Ne darbo valandomis jos užplombuojamos arba užplombuojamos. Antspaudas ar ledai kartu su raktais saugomi pas organizacijos budintį pareigūną arba vidaus taisyklių nustatytoje vietoje.

Archyvo patalpose įrengta signalizacija. Ant langų, kurių vieta leidžia patekti iš lauko pusės, sumontuoti šarnyriniai metaliniai strypai su ledais sandariomis spynomis.

Archyvo saugyklų patalpose nutiesta paslėpta elektros instaliacija; leidžiama elektros instaliacija dujotiekiuose. Šviestuvai naudojami pusiau hermetiški. Šviestuvai, elektros skydai ir skirstomieji įrenginiai turi būti uždaryti. Sandėliavimo patalpose įrengti atjungimo jungikliai. Skirstomosios plokštės, saugikliai ir automatiniai jungikliai įrengiami tik už saugyklų ribų.

Priešgaisrinės apsaugos sumetimais visa elektros įranga yra įžeminta.

Archyvo patalpoje įrengtas priešgaisrinis vandentiekis. Aikšteliuose įrengti gaisriniai hidrantai. Kiekvienas gaisrinis hidrantas turi turėti guminę movą, besitęsiančią iki tolimiausio parduotuvės taško.

Sandėliuose ir patalpose darbui su dokumentais turi būti įrengtos priešgaisrinės signalizacijos.

Elektroninių dokumentų saugos užtikrinimo procedūras sąlygiškai galima suskirstyti į tris tipus:

Failų su elektroniniais dokumentais fizinio saugumo užtikrinimas;

Sudaryti sąlygas ilgalaikiam informacijos skaitymui;

Sąlygų sudarymas elektroniniams dokumentams atgaminti vadinamąja žmogaus skaitoma forma.

Norint saugoti elektroninius dokumentus per 5 metus, bet kuri šiuolaikinė laikmena yra gana patikima.

Ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas laikmenos rūšies pasirinkimui, jei elektroniniai dokumentai gali būti naudojami kaip rašytinis įrodymas ar teismo ekspertizės įrodymas. Jei nerealu suteikti dokumentams teisinę galią naudojant elektroninį skaitmeninį parašą (EDS), tuomet juos reikia laiku nukopijuoti į CD-R – optinius diskus su vienu informacijos įrašu.

Ilgalaikiam elektroninių dokumentų saugojimui išorinėse laikmenose geriausias sprendimas būtų naudoti optinius kompaktinius diskus. Jie yra nepretenzingi sandėliavimui ir gana patikimi 10–15 metų.

Saugojimo sąlygų ir režimo specifiką daugiausia lemia elektroninės laikmenos tipas. Pavyzdžiui, ilgalaikiam magnetinių laikmenų saugojimui reikalinga speciali įranga, apsauganti jas nuo magnetinių ir elektromagnetinių poveikių. aplinką, arba pastatykite juos toliau nuo galingų elektromagnetinių laukų šaltinių – elektros variklių, šildytuvų, liftų įrangos ir kt.