3.10.1. „Verslo“ sąvokų apibrėžimas
susirinkimas, susirinkimas.
Verslo susitikimas, susitikimas yra forma
kolektyvinis verslo svarstymas
gamybos situacijos,
ekonomikos, mokslo ir technikos,
politiniais ir kitais klausimais
3.10.2. Skirtumas tarp konferencijų ir susitikimų.
Skirtumo pavadinimas.
Pagal dalyvių skaičių.
Vadovauti jo darbui.
aptariami klausimai
Susitikimas
Išrenkamas prezidiumas
Aptariami klausimai
susijusio koordinavimo
visa komanda
susitikimas
Diriguoja vadovas
Individualios problemos
specialios formos
komandinis darbas, išskyrus
susirinkimai ir susirinkimai.
Konferencijos
Seminarai
Simpoziumai
Mitingai
xxx
Pagrindinis tikslas
susirinkimai, susirinkimai.
Pagalba rengiant ir įgyvendinant
valdymo sprendimai.
Susitikimų privalumai
asamblėjos.
Kolektyvinio intelekto panaudojimas pagal principą
"Viena galva yra gerai, bet kelios yra geriau"
Išsamesnis problemų vaizdas
pritraukti įvairaus profilio specialistus
veikla,
Greitesnis sprendimų priėmimas
tiesiogiai atsižvelgti į juos rengiant
atlikėjai
Galimybė susitikti vadovybei
asmeninis ir verslo savybes pavaldiniai
o jų intelektas
Tai savotiška gamybos priemonė
mokymas ir dorinis ugdymas
Veiksminga veiklos kontrolės forma
lyderis
Garų nuleidimo mechanizmas – darbuotojai gali
reiškia savo nuomonę, nepatenkinti,
kritikuoti valdymą ir pan.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Trūkumai diriguojant
susirinkimai, konferencijos.
Laikas sugaištas dėl išsiblaškymo
darbuotojai negali atlikti savo tiesioginių
tarnybinės pareigos;
Dėl nepakankamo parengiamojo darbo už
perdraudimo ar taip tiesiog reguliariai jie turi
varnelės efektas;
Dažnai kolektyvinių organų darbo rezultatai nėra
įvykdytas;
- "pamiršti"
priimtas val
Sprendimų įgyvendinimo kontrolės stoka ir
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Pagrindiniai tipai
susitikimai.
Susikrimtęs
Mokomoji
Eksploatacinis (siuntimas)
Susitikimo struktūra.
Ataskaita (informacija)
Klausimai pranešėjui
Priimant sprendimą
„Problemos“ užduotys
susitikimai“.
Per diskusiją raskite optimaliausią
valdymas, gamyba,
socialiniai ir kt. Problemos
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
"Verslo komunikacijos"
ypatingas susitikimas.
Užsienio praktikoje naudojamas specialus tipas
susitikimai: „verslo komunikacija“. Jo savybės:
Nuolatinė dalyvių sudėtis, ryžtinga
vadovo įsakymu
Sisteminiai mokesčiai nustatytomis dienomis ir
Vieno pirmininko nėra, jie vadovauja susirinkimui
visi dalyviai paeiliui
Išrinktas teisėjas
verslo diskusija
taisyklių laikymąsi
verslo diskusijos
Sukurta
reguliaraus „mechanizmo“.
informacija apie sprendimų įgyvendinimo eigą
verslo diskusija
Tai savotiškas nuolatinis patarimas
vadovaujant tam tikram lyderiui
verslo sritis
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Mokymų užduotys
susitikimai.
Daro prielaidą, kad užsakymai perduodami iš viršaus į apačią
pagal valdymo schemą jų greičiausioms
spektaklis
Sprendimų įgyvendinimo būdų ir priemonių aptarimas
Susipažinimas su valdymo dokumentais
Gali būti pakeistas vykdymu
sprendimus raštu
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Veiklos
(kontrolės) susirinkimas.
(vadinamieji planavimo susitikimai, penkios minutės,
Priima informaciją iš apačios į viršų
(susirinkime praneša darbuotojai
vadovas apie reikalų padėtį vietoje)
Lyderis savo ruožtu bando remdamasis
gavo informaciją, kad išspręstų kilusią situaciją
Problemos
Dažniausia susitikimų forma Rusijoje,
bet dažniausiai jie trunka ilgai ir dažnai
virsti pavaldinių „tarpu“, į
Ginčai tarp skyrių ir tarnybų ir kt.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
pagerinti efektyvumą
susitikimai.
Organizacinis:
Aiškiai apibrėžti darbotvarkę, klausimus ir
Pasirinkite būtent tuos dalyvius, iš kurių
priklauso nuo problemos sprendimo
Informuokite dalyvius iš anksto
susitikimo tema ir būtina
medžiagos, susijusios su problema
Apgalvoti optimalus laikas ir paros laikas
susitikimas
Nustatykite optimalų kambario dydį
pageidaujama temperatūra, vėdinimas,
audiovizualinėmis priemonėmis
Patvirtinti nuostatus
Psichologiniai:
Pirmiausia apsvarstykite paprastesnius
mažiau laiko reikalaujantys klausimai ir
psichinė energija
Pasistenkite atsikratyti ataskaitų „plepėjimo“.
apie sėkmes, trūkumų nustatymą, bravūrą
pasirengimo pareiškimai ir kt.
Tai turėtų tapti taisykle, kad be konstruktyvios
sakiniai nieko imti žodžiais
Susitikimo dalyvių dalykinė dvasia priklauso nuo
jo pradžia, nuo lyderio elgesio pradžioje
(pavaldinių atskyrimas pradžioje yra garantija, kad
diskusija neveiks)
Sumaniai panaudoti viešą kritiką:
„Neblogai atliktas darbas kritikuojamas, o ne
žmogus"
Ryškus įdomus faktas sutelkia auditoriją
Sumažina spektaklio poveikį
nesantis žvilgsnis, nieko neišreiškiantis
Žiūrovų dėmesį pritraukia gestai
kalbėdamas
Etinis:
– „spektaklis ant popieriaus lapo“ sumažina įspūdį
nuo kalbos ir sumažina jos poveikį
publika
Kalbėtojui, kuris nėra tikras dėl savo argumentų, ne
įsitikinus to, kas pasakyta, yra sunku
įtikink kitus, kad esi teisus
Nekalbėkite žiūrėdami per galvą ar į akis
Klausytojai erzina ne taip
ištarti žodžiai ne vietoje
kirčiavimas, tų pačių žodžių ir frazių kartojimas
Spektaklio įspūdis gali būti
Neigiama įtaka išvaizda ir elgesys
Spektaklio metu neturėtumėte smuikuoti
drabužius, palieskite veidą, pasukite mygtuką,
siūbuoti kairėn ir dešinėn, suktis rankose
daiktai ir kt.
3.10.7. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Diskusijų etikos normos
susitikimo ar susitikimo metu.
Bet kokioje diskusijoje, pagarbiai
požiūris į kažkieno nuomonę, net jei taip iš pradžių
išvaizda absurdiška
Turime stengtis suprasti kitų nuomonę ir už
Visų pirma, jūs turite būti kantrūs,
sutelkti dėmesį ir jo išklausyti
Reikia laikytis vienos temos
sporos. Neleiskite išreikšti situacijos
liaudies posakis: „vienas apie Tomą, kitas – apie
Venkite diskusijos paversti
konfliktas. Bet kokiame ginče reikia ieškoti taškų
nuomonių ir sprendimų konvergenciją ir stengtis rasti
bendrieji sprendimai. Diskusija turėtų paskatinti
bendradarbiavimas, o ne konfrontacija. Tai jokiu būdu
atvejis nereiškia savo nuomonės atsisakymo, kai
savo teisumu, bet suabejoti
jūsų nuomonė naudinga. Prisiminkite išmintingą posakį
Sokratas: „Žinau tik tiek, kad nieko nežinau“
Net aštriausia diskusija su nesuderinama
požiūrio taškuose neturėtų būti keiksmažodžių,
tokie nenuoseklūs teiginiai nėra tiesa, tai
nesąmones, šnekėti nesąmones ir pan. Jie netrumpėja
kelias į tiesą. ironija, sarkazmas
būti. Bet jie turi būti naudojami
meistriškai, neįžeidžiant ir nežeminant oponentų
Pagrindinis ginklas diskusijoje gali būti
tik faktai, jų sąžiningas aiškinimas
Pripažink, kad klysti. kilniai
elkitės su savo priešininkais, jei jie kentėjo
pralaimėjimas diskusijoje. Suteikite jiems galimybę sutaupyti
jos reputacija, pažymima teigiamų pusių juos
pozicijų. Nesidžiauk dėl jų pralaimėjimo.
Pareigos
pirmininkaujant
diskusijos.
diskusijos (susitikimo) vadovas turėtų būti
kompetentingas spręsti problemas
Turėti diskusijų įgūdžių
Žinoma, būti gero būdo žmogumi
Jis turi ne tik duoti žodį
norintys kalbėti ir laikytis taisyklių,
bet ir konstruktyviai nukreipti diskusiją.
Suvaržykite dalyvių emocijas
padorumo ribas peržengiančių teiginių atveju
atimti iš jų žodžius
Pradėkite diskusiją
galite pasakyti:
prašau jūsų dėmesio.
Gal pradėkime?
Pradedam dirbti?
Leisk man atidaryti (pradėti)...
Džiaugiuosi galėdamas atidaryti
(pradeda)...
Formos pavyzdžiai kalbos etiketas in
susirinkimo metu.
Padiskutuokim...
Pirmas dalykas, kurį turime aptarti...
Ar yra komentarų (papildymų, klausimų)? ..
Prašau, drauge (pone)... Jūsų klausimas...
Leiskite man atsakyti į šį klausimą...
Nemanau, kad į šį klausimą galima atsakyti
greitas atsakymas...
Manau, kad šį klausimą galima užduoti vėliau
individualiai...
Tęskime diskusiją...
Kitas pasisakė
draugas (meistras) ...
Draugas (ponas) kalba...
Kalbėkite į mikrofoną (šiek tiek
garsiau iš savo sėdynės).
Leiskite man pereiti prie toliau pateiktų klausimų
darbotvarkės punktas.
Norėčiau, kad pranešėjai pasisakytų trumpai
(laikytis taisyklių).
Deja. Jūsų laikas baigėsi...
Prašau nenukrypti nuo temos...
Grįžkime prie temos (problema, klausimas)...
Šis klausimas bus aptartas kitame
susitikimas...
Atsiprašau, bet mūsų laikas baigėsi ir mes
priverstas sustoti
Diskusija...
Diskusija bus atnaujinta...
Mūsų susitikimo pabaigoje norėčiau padaryti
komentuoti...
Tikiuosi, kad mums visiems buvo naudinga dalyvauti
ši diskusija.
Leiskite užbaigti susitikimą (sesiją).
Posėdis (sesija) skelbiamas uždaru.
Etinės formos
klausimų formulavimas.
Leiskite man užduoti klausimą...
Turiu klausimą...
Norėčiau užduoti klausimą...
Aš domiuosi...
Ar gali paaiškinti...
Atsakyti į klausimus gali
frazės arba frazių pradžia:
Tai labai įdomus (sudėtingas, prieštaringas)
Dėkoju (dėkingas) už šį klausimą.
Tai leidžia jums paaiškinti (paaiškinti,
detalė) mano (mūsų) mintis
Aš atsakyčiau (atsakyčiau) į jūsų klausimą
tokiu būdu...
Nelabai supratau tavo klausimo...
Pakartok, prašau. Jūsų klausimas...
Pradėsiu nuo atsakymo į paskutinį
Jei neprieštarauji, norėčiau
galvok...
Negaliu atsakyti
jūsų klausimas yra todėl
Bijau, kad negaliu į tai atsakyti
klausimą iš karto, bet tada mes su jumis aptarsime
šią problemą po diskusijos (susitikimo).
Kiek aš žinau…
Gero šaltiniai arba
blogas susitikimas
yra trijose srityse:
1. dalyvių asmeninėse savybėse.
2. dalyvių tarpusavio sąveikoje
3. organizuojant patį susirinkimo procesą.
Receptai, kaip neutralizuoti žmones blokuojančius vaidmenis.
1. „Agresorius“.
Kritikuoja visus iš eilės, menkina dalyvių statusą, su tuo nesutinka
pasiūlytas.
Prie bet kurio jo teiginio ir paneigimo užduokite klausimą „Ką jūs siūlote?“.
2. Priminkite jam, kad perdėta kritika slopina konstruktyvias idėjas.
2. „Blokatorius“.
Atkakliai su niekuo nesutinka, pateikia pavyzdžių iš Asmeninė patirtis, grįžta į
jau išspręstus klausimus.
1. Priminkite apie diskusijos tikslą ir temą. Užduokite jam tokius klausimus: „Kas tu esi
Kalbate apie mūsų tikslą ar apie šią diskusiją?“ 2. Švelniai priminkite
"blokatorius", kad jis eina į šoną.
3. „Išėjo į pensiją“.
Nenori dalyvauti, blaškosi, kalba asmeninėmis temomis.
Pakvieskite jį kalbėti ir pateikti savo pasiūlymus: „Apie ką jūs manote
apie...?“ arba „Kokių pasiūlymų turite?“.
4. „Ieškomas pripažinimo“.
Jis giriasi, daug kalba, tvirtina savo statusą.
Užduokite klausimus, kurie parodytų, kad jo teiginiai yra teiginiai apie jį patį, ir
ne apie atvejį: „Ką jūs mums pasakėte, ar tai gali būti panaudota sprendžiant aptartą
klausimas?"
5. „Peršokimas iš temos į temą“.
Nuolat keičia pokalbio temą.
Nustokite klausti tokių klausimų: "Ar baigėme svarstyti problemą?" arba:
"Tai, ką jūs sakote, tinka mūsų susitikimui?".
6. „Dominuojantis“.
Bando perimti valdžią ir manipuliuoti esančiais.
Ramiai ir užtikrintai sustabdykite jo pareiškimus skaitikliu:
„Jūsų spėjimas – tik viena iš galimų alternatyvų. Paklausykime
ir kitus pasiūlymus.
7. „Gėblis“.
Publika praleidžia laiką linksmindamasi, pasakodama linksmas istorijas,
neatsargus, ciniškas.
Paklauskite, ar jo teiginiai atitinka susitikimo temą.
8. „Velnio advokatas“.
Jis specialiai užduoda tyčia aštrius klausimus, vedančius į aklavietę, į susitikimo nesėkmę.
1. Įvertinkite jo klausimų aštrumą: „Jūsų naujas klausimas nepaaštrina analizuojamo
problema, bet atitolina mus nuo jos“.
2. Sutelkti dėmesį į nepagrįstą jo polemiką ar provokaciją
pareiškimai dėl esamos padėties.
3. Perduokite jam klausimą, kad jis atsakytų: „O ką jūs apie tai manote
klausimą?“ arba „Norėtume išgirsti jūsų atsakymą į jūsų klausimą“.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Aštuonios situacijos, keliančios grėsmę sėkmingam susitikimui, ir psichologiškai kompetentingos
lyderio elgesys.
Daugelis žmonių linkę naudoti nesąžiningus ar
neetiškos priemonės ir metodai.
Jūsų, kaip vadovo, užduotis:
a) nustatyti šiuos metodus ir priemones,
b) neutralizuoti žalingą jų poveikį.
1 situacija.
Akivaizdi apgaulė, iškraipymas, nesąžiningi patikinimai.
Psichologiškai kompetentingas požiūris:
1. Nereikėtų grubiai kaltinti apgaule, o jei nuspręsite demaskuoti, darykite tai subtiliai.
2. Reikalaukite pagrindimo ir faktų, kad patvirtintų jo patikinimą: „Jūs neparduosite
patvirtinti".
3. Garsiai manykite, kad jūsų priešininko veiksmus padiktuoja neaiškūs, bet
tikriausiai jam naudingiau.
4. Pakvieskite jį nustatyti savo taktiką ir ją įvertinti.
5. Pasiūlykite paeiliui žaismingai apsikeisti panašia taktika. „Pirmiausia tu man pasakyk
pažadėk ir neparduosi, tada aš“.
2 situacija.
Kažkas sugedo.
1. Nepasiduokite spaudimui.
2. Nekreipkite dėmesio į jo taktiką, tarsi nesureikšmintumėte jos. Tada jam
bus lengviau atsitraukti.
3. Neįžeidžiama forma apibūdinkite jo, apskritai, vaikišką poziciją.
4. Palyginkite jo naudą ir nuostolius žaidimo tęsimo, all-in ir jei
kompromisas.
3 situacija.
Kažkas „užstringa“ aiškinantis priežastis ar nustatant nusikaltėlius.
Pasakykite, kad svarbu suprasti priežastis, bet dar svarbiau rasti išeitis iš situacijos,
todėl negaiškime laiko mažiau svarbiems dalykams.
4 situacija.
Iniciatyva užgrobta monopolija.
Pasiūlykite įvertinti, kas geriau: vienas __________ protas ar keli. – Klausykimės kitų.
5 situacija.
Žemas kritiškumas ir atitiktis priimant viską, ką siūlote.
1. Paklauskite: „Ar šiuose pasiūlymuose yra kokių nors trūkumų?
2. Įveskite konkrečiai „juodojo priešininko“ vaidmenį.
3. Paklauskite: "Kokios galimos neigiamos pasekmės?" arba:
– Ar galima šiuos pasiūlymus paneigti?
6 situacija.
Vienas iš susitikimo dalyvių naudoja „psichologinio karo“ metodus.
(išpuoliai, grasinimai ir kaltinimai).
1. Atskleiskite savo taktiką, nes jis gali nesuprasti, kad „kariauja“ ir yra agresyvus.
2. Nubrėžkite galimas pasekmes, perspėkite, bet negrasinkite.
3. Neduokite jo elgesio vertinimų, o tik apibūdinkite jo taktiką, apmąstykite kaip
4. Perteikite savo jausmus iš savęs asmeniškai: „Po jūsų priepuolių aš pakilau
spaudimą ir jaučiuosi labai blogai“.
5. Pasiūlykite paeiliui panaudoti jo taktiką: „Pirmiausia tu ataki, paskui aš“.
6. Stenkitės kalbėti ramiu tonu ir būkite savimi pasitikinčios pozos.
7. Leisk „agresoriui“ išsikalbėti.
8. Neutralizuokite jo elgesį teigiamomis emocijomis: „Tu dar gražesnė, kai pyksti“.
(moteriai)“ arba: „Esate protingas ir subalansuotas žmogus, ir tikriausiai yra rimtų
priežasčių, kodėl tu eini į mūšį“.
9. Nukreipkite jo dėmesį į patarimus ar pagalbą jums: „Tai, ką jūs sakote, yra labai
svarbu. Tikriausiai matote, kas nuo mūsų paslėpta. Ir bus aiškiau, jei tu
ramiai paaiškink, kas tau nepatinka“.
10. Pripažinkite savo klaidas, jei tokių buvo.
7 situacija.
Susitikimas virsta pokalbiu kitomis temomis, prasidėjo kai kurie juokeliai ir
pasakojimų, nesusijusių su problema.
Visi teiginiai, kurie veda į šalį ir nesusiję su scena ar tema,
sustokite su klausimu: „Tai, ką jūs sakote, yra susiję su mūsų pokalbiu (tema) arba
priimtos strategijos etape?“ arba „Kadangi tai nusipelno ypatingos diskusijos
("Nusipelnė"!), o aš vertinu tavo ir savo laiką, tada pirma baigkime
Kalbėti apie..."
8 situacija.
Tai, kas posėdyje kalbama _________, bandoma paneigti.
1. Nepriimkite atsikirtimų be įrodymų. Reikalaukite aiškių kontrargumentų.
2. Nėra prasmės ginčytis ir neigti, geriau pripažinti jo argumentus, bet duoti kitą
posūkis, nuspalvindamas neigiamą jo teiginio, tezės pusę (technika „Taip, bet...“).
3. Taikykite „Sokratiško dialogo“ techniką: užduokite jums rūpimus klausimus
tikintis atsakymo „taip“.
4. Nesijaudinkite, nereaguokite į mažas injekcijas ir nesiteisinkite.
Padėkite palengvinti situaciją
išvengti konfrontacijos
šias išraiškos formas
nesutarimai:
Galiu sutikti su tavo nuomone, bet tik su
rezervacija...
Sutinku su daugeliu dalykų, bet manau
būtina...
Norėčiau paremti, bet...
Turiu šiokių tokių abejonių...
Nesu tikras, ar toks požiūris yra pagrįstas...
Būčiau labai atsargus...
Tai patraukli idėja...
Atsiprašau, bet turiu nesutikti...
Negaliu pasidalinti nuomone... šiuo klausimu
klausimas...
Nenoriu skambėti kritiškai
suderintas, bet mano požiūris apskritai
neigiamas...
Turiu kelis komentarus...
Norėčiau atkreipti jūsų dėmesį į...
Mano nuomone, turėtume tai aptarti
klausk atidžiau...
bendražygio (šeimininko) kalboje ... buvo
buvo iškeltos aktualios problemos (paveiktos,
svarstomos problemos), įdomu
pasiūlymus. Atsižvelgiant į tai, kas buvo pasakyta, I
Prisimink tai…
Kaip įrašoma susirinkimų ir posėdžių medžiaga?
Susitikimų ir posėdžių eiga, kaip taisyklė, yra įrašoma
Protokolą sudaro:
Įvadinė dalis
Protokolo numeris
Susitikimo data, vieta
Kolegijos tipas
vardas
kolegialus organas
Pirmininko pavardė
sekretorius ir nariai
kolegialus organas
Dienotvarkė
Kalbėtojų vardai ir
iš biuro
Pagrindinė dalis:
Garsiakalbiai
Nuspręsta
Patvirtintas veiksmas
Jos atlikėjai
Terminai
Trumparaštis arba tekstai
kalbos
Protokolą pasirašo posėdžio pirmininkas ir sekretorius
hm
3.10.10. 27 vadovo „judesiai“ valdyti susirinkimą.
Prieš susitikimą
Susitikimo metu
12. Pradėkite laiku.
20. Įvertinkite.
Po susitikimo
Klausimai žinių savityrai.
3.10.1. Sąvokos „verslo susitikimas, susitikimas“ apibrėžime trūksta žodžių:
forma, svarstymas, situacijos
Verslo susitikimas, susitikimas yra kolektyvinio verslo situacijų svarstymo forma
pramonės, ekonomikos, mokslo ir technikos, politikos ir kt
problemų.
3.10.2. .Toliau pateiktoje lentelėje palyginamos agregatų ir
susitikimai
Skirtumo pavadinimas.
Pagal dalyvių skaičių.
Vadovauti jo darbui.
aptariami klausimai
Susitikimas
Išrenkamas prezidiumas
Aptariami klausimai
susijusio koordinavimo
visa komanda
susitikimas
Diriguoja vadovas
Individualios problemos
Užpildykite lentelę.
Klausimus pakeiskite žodžiais „susitikimas“ ir „susitikimas“.
3.10.3. Žemiau pateikiami susitikimų ir susibūrimų pranašumai
Susitikimų nauda.
Kolektyvinio intelekto naudojimas principu „viena galva yra gerai, bet
keli geriau,
Įvairiapusiškesnis problemų svarstymas pritraukiant specialistus
įvairūs veiklos profiliai,
Veiksmingesnis sprendimo parengimas tiesiogiai atsižvelgiant į juos
pačių atlikėjų paruošimas,
Galimybę vadovybei susipažinti su asmeninėmis ir dalykinėmis savybėmis
pavaldiniai
o jų intelektas
o gebėjimas analizuoti verslo situacijas
o gebėjimas rasti optimalius sprendimus
Tai savotiška pramoninio mokymo ir moralės priemonė
išsilavinimas
Veiksminga vadovo veiklos kontrolės forma
„Garo nuleidimo“ mechanizmas – darbuotojai gali išsakyti savo nuomonę,
nepatenkinti, kritikuoti vadovybę ir pan.
Ar manote, kad jie visiškai atspindi kolegialių organų orumą?
3.10.4. Be toliau išvardytų trijų tipų susitikimų:
Susikrimtęs
Mokomoji
Eksploatacinis (siuntimas)
ar yra kitų tipų?
3.10.5. Kokie yra „verslo diskusijų“, kaip ypatingo susitikimų tipo, ypatumai?
Nuolatinė dalyvių sudėtis, nustatoma vadovo įsakymu;
Sisteminiai mokesčiai nustatytomis dienomis ir valandomis;
Vieno pirmininko nėra, susirinkimui vadovauja visi dalyviai paeiliui;
Išrinktas ... verslas ... už reglamentų laikymąsi verslo diskusijose;
Kuriamas reguliarios informacijos apie sprendimų įgyvendinimo eigą „mechanizmas“.
verslo diskusijoje;
Tai tam tikra nuolatinė taryba, kuriai vadovauja vadovas
veiklos kryptis;
Diskusijos metu jie gauna informaciją „iš apačios“ ir „horizontaliai“;
Susitikime greitai išsprendžiamos problemos;
Aptarti sprendimų įgyvendinimo būdus ir priemones.
Pašalinkite tris melagingus teiginius.
Organizacinis;
legalus;
Psichologinis;
etiškas;
Liaudies (tradicijos);
Estetinis.
Palikite tris tekste paminėtus tipus.
3.10.7 Toliau pateiktuose etikos standartuose, skirtuose diskusijoms susirinkimų ir posėdžių metu
praleido atskirus žodžius: pagarbus, suprasti, ginčytis, transformuoti, sutrumpinti,
negerai
Išskleiskite juos.
Bet kokioje diskusijoje būtina gerbti kitų nuomonę
jei iš pirmo žvilgsnio tai atrodo absurdiška;
Reikia stengtis suprasti kažkieno nuomonę, o tam pirmiausia reikia
būkite kantrūs, sutelkite dėmesį, kad jį išklausytumėte;
Būtina laikytis vieno ginčo dalyko. Neleiskite situacijai
išreikštas liaudies posakiu: „vienas apie Tomą, kitas – apie Jeremą“;
Venkite diskusijos paversti konfliktu. Bet kokiame ginče reikia ieškoti
nuomonių ir sprendimų konvergencijos taškais ir stengtis rasti bendrų sprendimų. Diskusija
turėtų paskatinti bendradarbiavimą, o ne konfrontaciją. Tai jokiu būdu
savo nuomonės atmetimas pasitikint savo teisumu, bet pavaldus
naudinga paklausti jūsų nuomonės. Prisiminkime išmintingą Sokrato posakį: „Žinau tik tai
kad aš nieko nežinau“;
Net karščiausios diskusijos su nesuderinamais požiūriais neturėtų
šnekėti nesąmones ir pan. Jie netrumpina kelio į tiesą. ironija, sarkazmas
būti. Tačiau juos reikia naudoti labai sumaniai, neįžeidžiant ir nežeminant
oponentai;
Pagrindinis ginklas diskusijoje gali būti tik faktai, jų sąžiningumas
interpretacija
Pripažink, kad klysti. Būkite malonus savo priešininkams, jei jie
buvo nugalėti debatuose. Suteikite jiems galimybę išsaugoti savo reputaciją
pabrėžiant teigiamus savo pozicijos aspektus. Nesidžiaukite jais
nugalėti.
3.10.8. Kiek žmonių tipų yra įvardijami skiltyje, kurie blokuoja sėkmingą judėjimą
diskusijos?
vadovas susirinkime pateikiamas tekste?
3.10.10. Žemiau pateikiami 27 susitikimo vadovo „judesiai“.
Suskirstykite juos į tris kategorijas:
prieš susitikimą
susirinkimo metu
po susitikimo
prieš susitikimą
1. Ar išvis reikalingas susirinkimas?
2. Kokia yra susitikimo alternatyva?
3. Ar turiu jame dalyvauti asmeniškai?
4. O gal sumažinti savo dalyvavimą iki minimumo?
5. Sumažinti dalyvių skaičių iki minimumo?
6. Ar laikas yra patogus, ar reikėtų jį perkelti?
7. Ar kambarys uždarytas nepažįstamiems žmonėms?
8. Ar yra vaizdinė informacija?
9. Kokie yra atskirų darbotvarkės punktų tikslai?
10. Ar yra skirtas laikas atskiroms diskusijų temoms?
susirinkimo metu
12. Pradėkite laiku.
13. Praneškite apie minutės kainą.
14. Susitarti dėl darbo taisyklių.
15. Paskirti asmenį, atsakingą už nuostatus ir protokolą.
16. Pašalinkite nereikalingas pauzes ir „žudikių“ frazes.
17. Diskusijoje nepraleiskite kritinių taškų.
18. Kontroliuokite judėjimą užsibrėžtų tikslų link.
19. Pakartokite sprendimus ir veiksmus, kurių reikia imtis.
20. Įvertinkite.
21. Baigti tiksliai nustatytu laiku,
22. Baigiamasis žodis teigiamai.
po susitikimo
23. Dar kartą patikrinkite susitikimo eigą ir rezultatus.
24. Surašyti rezultatų protokolą.
25. Nukopijuokite ir išplatinkite suvestinį protokolą.
26. Stebėti sprendimų įgyvendinimą.
27. Neįgyvendinami klausimai bus pateikti kitam posėdžiui.
Viktorina: ar gerai vedi derybas dėl verslo?
Dauguma vadovų kaip vieną iš pagrindinių priežasčių įvardija susitikimus
laiko trūkumas, terminų nesilaikymas ir, galiausiai, tiesiog nuovargis, palinkimas link
darbo dienos pabaiga. Tuo tarpu, jei sumaniai organizuosite ir vedate susirinkimą, vadinasi
gali labai padėti vadovo darbe. Deja, beveik niekur
būsimieji lyderiai nėra mokomi net susirinkimų vedimo meno pagrindų.
Mes siūlome jums testą, kuris padės išanalizuoti jūsų elgesio liniją
susitikimai.
Suteikite sau taškus nuo 1 iki 5 ir užrašykite juos prie kiekvieno klausimo (tai būtina
padaryti tai teisingai ir objektyviai). Nebijokite pateikti kraštutinių įvertinimų.
Įvertinimai reiškia: 1 – ne, nebūna; 2 - ne, kaip taisyklė, tai neįvyksta; 3-
neapibrėžtas įvertinimas; 4 - taip, kaip taisyklė, taip atsitinka; 5 – taip, visada taip nutinka.
1. Duodu nurodymus pavaldiniams net jei yra pavojus, kad
jei jie nebus įvykdyti, jie mane kritikuos.
2. Visada turiu daug idėjų ir planų.
3. Klausausi kitų komentarų.
4. Daugiausiai moku pateikti logiškų ir teisingų argumentų, kai
diskusijos.
5. Sukuriu darbuotojus, kad jie spręstų jų problemas
savarankiškai.
6. Jei esu kritikuojamas, tai aš ginuosi, kad ir kaip būtų.
7. Kai kiti žmonės pateikia savo priežastis, aš visada išklausau.
8. Kad galėčiau surengti kokį nors renginį, turiu statyti
planai iš anksto.
9. Dažniausiai pripažįstu savo klaidas.
10. Siūlau alternatyvas kitų pasiūlymams.
11. Aš saugau tuos, kurie turi sunkumų.
12. Savo mintis išreiškiu maksimaliai įtaigiai.
13. Mano entuziazmas užkrečiamas.
14. Atsižvelgiu į kitų žmonių požiūrį ir stengiuosi
tai atspindi sprendimo projekte.
15. Paprastai aš reikalauju savo požiūrio ir hipotezių.
16. Klausausi supratingai ir kalbu agresyviai.
papildomi argumentai.
17. Aiškiai išsakau savo mintis.
18. Visada prisipažįstu, kad kažko nežinau.
19. Aš energingai ginu savo nuomonę.
20. Stengiuosi plėtoti kitų žmonių idėjas taip, lyg jos būtų mano.
21. Visada galvoju, ką galėčiau atsakyti į tą ar kitą klausimą
kiti ir ieško argumentų.
22. Padedu žmonėms patarimu, kaip organizuoti savo darbą.
23. Būdamas pakerėtas savo projektų, ateities darbo planų, aš
Man paprastai nerūpi kitų žmonių planai.
24. Aš klausau tų žmonių, kurie turi požiūrį,
skiriasi nuo mano.
25. Jei kas nors nesutinka su mano projektu, ieškau naujų būdų.
26. Aš naudoju visas priemones, kad priversčiau žmones su manimi sutikti.
27. Aš atvirai kalbu apie savo viltis, baimes ir asmeninius sunkumus.
28. Visada randu galimybę organizuoti paramą savo projektams.
29. Suprantu kitų žmonių jausmus.
30. Stengiuosi daugiau reikšti savo mintis nei klausytis kitų.
31. Prieš gindamasis atidžiai išklausau kritiką.
32. Sistemingai išsakau savo mintis.
33. Suteikiu kitiems galimybę išreikšti savo požiūrį.
34. Atidžiai seku kitų žmonių samprotavimų prieštaravimus.
35. Keičiu savo požiūrį, kad parodyčiau kitiems, kad einu kurso.
jų mintys.
36. Paprastai aš niekam netrukdau.
37. Aš neapsimetinėju, kad esu tikras dėl savo požiūrio, jei nesu tikras.
38. Išleidžiu daug energijos bandydamas įtikinti kitus, kaip jiems reikia.
Daryk teisingą dalyką.
39. Kalbu emociškai, kad įkvėpčiau žmones dirbti.
40. Stengiuosi, kad tie, kurie retai
prašo žodžių.
Apibendrinti.
Sumuokite balus, kuriuos skyrėte pagal teiginius
1, 3, 5, 7, 9, 11, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 27, 29, 31, 33, 35, 36, 37 ir 40 ir užsirašykite sumą
iki A (jis yra nuo 20 iki 100). Norėdami gauti sumą B, pridėkite
atkreipia dėmesį į 2, 4,6,8, 10,12, 13, 15, 17,19,21,23,25,26, 28, 30, 32, 34, 38 ir 39 teiginius.
Ši vertė taip pat turi būti nuo 20 iki 100.
Testo rezultatai parodo, ar jūsų elgesys susitikimuose yra toks
Jei suma A yra bent dešimčia punktų didesnė už sumą B, tada jūs esate geras
diplomatas.
Jei suma B yra bent dešimčia punktų didesnė už sumą A, tai jūs
Jei abi sumos skiriasi mažiau nei dešimčia taškų, jūsų elgesys ne toks
gauna vienareikšmišką įvertinimą komandoje. Jis gali būti teigiamas arba
neigiamas – priklausomai nuo aplinkybių.
Tarkime, jūsų elgesio stilius yra unikaliai nulemtas naudojant šį testą. Tokiose
diplomatinis stilius reiškia, kad turite norą atsižvelgti į kitų nuomonę ir
įsitikinkite, kad jūsų idėjos atitinka kitų darbuotojų idėjas. Kuriame
kompromisai neišvengiami, tačiau susitikimo dalyviai įsitikinę, kad yra jų indėlis į
Nusprendę, kad jums, kaip vadovui, rūpi jų bendradarbiavimas.
Kai kurie susitikimo dalyviai siekia „prastumti“ savo projektus, veikti
atkakliai. Susitikimo partneriai retai turi progą pasikalbėti. At
valdyba, teikia daug pasiūlymų, informuoja nauja informacija, formuluoja
siekia jam įgyvendinti reikalingos paramos.
Elgesio pasirinkimas priklauso nuo užsibrėžtų tikslų, taip pat nuo konkretaus
situacija, kurioje ves konkretų susitikimą ar pokalbį. Diplomatija
tinkamas bendraujant toliau nurodytais atvejais:
─ pakankamai laiko aptarti visus argumentus;
Sprendimas bus sėkmingai įgyvendintas tik tada, kai jį priims visi
diskusijos dalyviai;
─ Susitikimo dalyviai supranta problemą ir žino jos sprendimo galimybes;
─ Yra didelių nesutarimų, ir tuos, kurie nesutinka, reikia įtikinti
sprendimo teisingumą.
partnerių pagalba nei kūrybiškai diskutuojant, svarstant šį klausimą, nei
vėlesniu sprendimu. Tai atsitinka, kai tai būtina
greičiau priimti sprendimą.
Įmonėse dirbantys psichologai patvirtina, kad abu elgesio stiliai –
susirinkimo vedimas turėtų būti laikomas nepageidautina išimtimi, ypač jei su juo
jokia diplomatija nepadės.
Kuo aukštesnes vadovo pareigas užima, tuo daugiau laiko jis turi skirti susitikimams, deryboms, dalykiniams susitikimams ir kitoms tarpasmeninio bendravimo formoms. Vadovų laikas dažnai švaistomas.
Susirinkimas yra ryžtingas aiškinamasis žodynas kaip vedinys iš veiksmažodžio pasitarti, tai yra susitarti, pasitarti, ką nors kartu su kažkuo aptarti, kaip „susitikimas, skirtas bet kokiems klausimams, veiksmams, priemonėms aptarti“, kuris dažniausiai vyksta veiklos klausimais. Žodis „susitikimas“ turi sinonimus – penkių minučių susitikimas, skrajute, operatyvinis, planavimo susirinkimas.
Taigi susirinkimas suprantamas kaip toks tipas valdymo veikla kai tam tikras skaičius dalyvių susirenka į iš anksto nustatytą vietą iš anksto nustatytu laiku aptarti ir priimti sprendimus iš anksto nustatytais klausimais.
Vargu ar yra kitokia veikla, kuri tuo pačiu metu sugaištų tiek daug žmonių tiek laiko, kaip rengiant susirinkimus.
Todėl susirinkimui reikia ruoštis ypač kruopščiai, išsamiai išstudijuojant visas organizacines ir technines priemones tiek jo organizavimui, tiek pravedimui. Laiko ir pinigų švaistymo priežastys dažniausiai slypi tiesiog tame, kad daugelis susirinkimų yra prastai paruošti ir organizuoti, prastai vedami ir nepatenkinamai apibendrinami. Prisiminkite V. Majakovskio eilėraštį „Protsesuoti“.
Pažvelkime į pagrindinius principus, kurie leidžia susitikimą ar susitikimą padaryti kuo efektyvesnį.
Pasirengimas susitikimui vyksta trimis etapais:
1. Organizacinių klausimų plėtojimas.
2. Visų svarstytinų klausimų aptarimas.
3. Verslo susitikimo surengimas.
Susitikimo tikslas – „visų pradų pradžia“, nes kuo konkrečiau suformuluojami susitikimo tikslai, tuo daugiau vilčių sulaukti produktyvaus rezultato, ir atvirkščiai, neaiški formuluotė „aptarti reikalo padėtį“ nesiekti nieko konkretaus. Daugelyje susitikimų dalyviai niekaip negali susitarti, nes iš tikrųjų kalbama apie skirtingus dalykus.
Susirinkimo rengimo darbas pradedamas nuo sprendimo dėl jo rengimo reikalingumo, jam pateiktų klausimų ir siūlomų dalyvių, susirinkimo laiko ir vietos.
Susitikimą geriau planuoti darbo dienos pradžioje ar pabaigoje, kad nesuardytumėte darbo dienos, darbo ritmo ir nepriverstumėte žmonių pereiti nuo vienos veiklos rūšies prie kitos. Nebūtina rengti susirinkimų (susirinkimų) savaitgalių ir ypač švenčių išvakarėse, nes renginio dalyviai neturėtų niekur skubėti. Be to, reikia nedelsiant apsvarstyti susitikimo vietą.
Vieta turi būti parinkta prieš surašant kvietimus, kad būtų tiksliai nurodyta susirinkimo vieta. Renkantis kambarį visų pirma atsižvelgiama į dalyvių skaičių. Turi būti numatytas pakankamas atsarginių vietų skaičius: nedideliam susirinkimui papildomai 2-3 kėdės, dideliems susirinkimams ne mažiau 15-20 vietų. Be to, renkantis kambarį, atsižvelkite į techninių priemonių panaudojimo galimybę.
Darbotvarkė yra pirmasis dokumentas, kuris sudaromas ruošiantis posėdžiui.
Sudarant darbotvarkę rekomenduojama pateikti pirmuosius klausimus, į kuriuos pakviesta daugiau. Apsvarstę pakviestieji gali išeiti. Likę klausimai yra išdėstyti sudėtingumo tvarka nuo sudėtingesnių ir daug laiko reikalaujančių iki paprastesnių.
Darbotvarkėje nurodomi svarstytini klausimai, kiekvienu klausimu pranešančių asmenų pavardės, inicialai ir pareigos.
Dalyvių sąrašas yra antrasis rengiamas dokumentas.
Į bet kokio tipo susitikimą turėtų būti kviečiami tik tie, kurių negalima atsisakyti. Tai darbuotojai, kuriuos tiesiogiai paliečia nagrinėjami klausimai, ir sprendimus priimantys asmenys arba darbuotojai, turintys specialių žinių ar patirties sprendžiant panašias problemas. Pageidautina riboti susirinkimo dalyvių skaičių (ne daugiau 15 žmonių), kitaip procesas tampa nevaldomas.
Labai svarbus momentas ruošiantis produktyviam susitikimui yra kvietimas. Jei susirinkime turėtų būti priimtas svarbus sprendimas, vadovas neturėtų kviesti dalyvių per sekretorių telefonu. AT Ši byla kvietimas visiems dalyviams turi būti išsiųstas raštu. Kvietime nurodoma data, darbotvarkė, pranešėjai, gali būti nurodytas kviečiamųjų sąrašas.
Tai leidžia pakviestiems pagalvoti apie probleminės situacijos būklę, suteikia galimybę suformuoti poziciją ir rinkti faktus savo sprendimui pagrįsti, nustato susitikimo trukmę ir pan.
Taigi, turėdami darbotvarkę, dalyvių sąrašą, žinodami susirinkimo vietą ir laiką, jie pradeda informuoti dalyvius. Susirinkimo dalyvius reikia informuoti iš anksto, kad jie galėtų planuoti savo darbo dieną.
Pranešti galima dviem būdais: raštu (išsiunčiant kvietimą) arba žodžiu (telefonu).
Svarbiausia pasirengimo posėdžiui vieta – sprendimo projekto svarstomu klausimu ar baigiamųjų dokumentų projektų parengimas. Šiems sprendimams priimti ir galutiniams dokumentams tvirtinti skirtas susirinkimas. Projektų buvimas leidžia giliau įsigilinti į dokumentus, atlikti pakeitimus ir greitai juos aptarti. Būtina reikalauti iš klausimą rengiančių darbuotojų sprendimų projektų, organizuoti jų vykdymą.
Visi susirinkimui siūlomi dokumentai turi būti paimti ne vėliau kaip prieš 48 valandas, nukopijuoti ir išplatinti likus 24 valandoms iki susirinkimo.
Rengiant susirinkimą reikėtų išsiaiškinti jo pravedimui reikalingas finansines išlaidas: patalpos ir demonstracinės įrangos nuoma, kanceliarinių prekių, gėlių, vandens pirkimas, kavos pertraukėlės organizavimas ir kt. Informacinės medžiagos dauginimas susirinkimo dalyviams taip pat gali būti reikšmingas išlaidų punktas.
Parengiamajame etape nustatoma bendra susirinkimo aptarnavimo darbų apimtis ir, esant poreikiui, siūloma sudaryti darbo grupę susirinkimui parengti. Būtina gerai apgalvoti grupės sudėtį, kuris iš darbuotojų kokį darbą turėtų atlikti, kuriuo metu kiekvienas iš jų dalyvaus aptarnaujant susirinkimą. Organizuojant didelius susirinkimus, kuriuose dalyvauja daug dalyvių, susirinkimo organizavimo klausimas turėtų būti sprendžiamas vadovybės įsakymu.
Parengiamasis etapas taip pat apima pasirūpinimą dalyvių transportu.
Parengiamasis etapas baigiamas patalpų susirinkimui ir jo techninės įrangos paruošimu.
geriausia vieta susitikimui yra specialiai įrengta salė su apvaliu stalu, Sieninis laikrodis, be telefono ir selektoriaus (pageidautina, kad gretimame kambaryje būtų telefonas ir selektorė, kad galėtumėte, neblaškydami kitų, išeiti ir gauti pagalbos arba pasikviesti reikiamą specialistą). Susitikimų kambarys turi būti gerai vėdinamas.
Visai neabejinga, kokia tvarka sėdi susirinkimo dalyviai. Sėdimų tvarką, pradedant nuo 6 dalyvių, reikia nustatyti specialiomis kortelėmis prieš pasirodant susirinkimo dalyviams. Konkuruojančių grupių atstovai neturėtų sėdėti vienas priešais kitą, kitaip kiekvienas stalo kraštas pavirs į griovį, o konfliktai kils savaime. Nemėgstantys žmonės susodinami kuo toliau vienas nuo kito.
Lyderis turėtų sėdėti centre. Pageidautina, kad jis galėtų pažvelgti į akis daugiausiai susirinkimo dalyvių.
Susitikimas turi prasidėti laiku. Nebauskite tų, kurie atvyko laiku, versdami juos laukti vėluojančiųjų. Lyderis, kuris pirmame susitikime laukia vieno dalyvio, lauks visų antrajame.
Pirmininkui turi būti labai aiškus susirinkimo tikslas. Pradėkite susitikimą teigiamai. Spręstina problema turi būti pateikta įdomiai, vaizdingai ir entuziastingai. Susitikimo pradžia turi trukti ne ilgiau kaip dvi minutes.
Susirinkimo dalyviai kalba šaukimo tvarka vardu. Visada turėtų kalbėti tik vienas asmuo. Per daug kalbėti yra taip pat nepadoru, kaip visą laiką tylėti. Ekskursijos į praeitį ir nukrypimai nuo temos, kuriuos leidžia atskiri dalyviai, turėtų būti nepakantūs. Susitikimas turėtų nuosekliai, žingsnis po žingsnio spręsti iškeltos problemos sprendimą.
Jūs negalite komentuoti pavaldinio, kalbančio ant tribūnos, žodžių, pertraukti jo kalbos metu, grubiai nutraukti sakinio viduryje, jei nuomonė aptariamu klausimu nesutampa su vadovo nuomone.
Svarbus momentas dokumentuoja susirinkimą, t.y. fiksuoja darbotvarkės klausimų svarstymo eigą. Posėdžio metu ir po jo būtina surinkti iš anksto nepateiktų kalbų tekstus. Susitikimo eiga gali būti stenograma, fonograma, vaizdo įrašas, protokolas.
Dauguma geriausias variantas operatyviniams susirinkimams yra jų įrašymas. Protokolą turi vesti sekretorius arba specialiai paskirtas asmuo. Kalbų įrašymo kokybė priklauso nuo jo kvalifikacijos, gebėjimo įsiskverbti ir suprasti svarstomų klausimų esmę. Todėl asmens, kuris protokoluoja, paskyrimas yra esminė pasirengimo posėdžiui dalis. Protokolas paprastai saugomas trumpai ir glaustai.
Pagrindinė protokolo teksto dalis sukomponuota darbotvarkės punktus atitinkančiais skyriais. Kiekvienas elementas gali turėti šias dalis:
KLAUSĖ
ATLIKTA
NUSPRĘSTA (NUSPRĘSTA)
Paskutinė kiekvieno darbotvarkės punkto dalies dalis yra sprendimo, priimto svarstomu klausimu, įrašas. Protokole pateikiamas sąrašas asmenų, atsakingų už priimtų sprendimų įgyvendinimą, taip pat asmenų, kurie privalo susipažinti su protokolu.
Susitikime pasiektas rezultatas turi būti suformuluotas trumpai ir tiksliai.
Būtina nedelsiant nustatyti, kokie žingsniai turėtų būti po sprendimo priėmimo, kas turi kokias pareigas, kas atsakingas už sprendimo įgyvendinimą, kas kontroliuoja jo įgyvendinimą.
Susirinkimas – tai privalomas renginys, kuriame dalyvauja visi organizacijos nariai, pavyzdžiui, metinis akcininkų susirinkimas arba visuotinis kooperatyvo narių susirinkimas. Susirinkimo tvarką reglamentuoja atitinkamos organizacijos įstatai, susirinkimo eiga ir priimtus sprendimusįrašytas į specialų dokumentą – susirinkimo protokolą.
Priešingai nei susirinkime, susirinkime paprastai dalyvauja tam tikras fiksuotas asmenų ratas, kurie yra įvairių įmonės firmų ar padalinių atstovai. Susitikimai dažniausiai būna reguliarūs, susitinka griežtai
paskirstytas laikas, dažniausiai kartą per savaitę, ir yra skirti aptarti aktualijas, nors gali būti ir neplanuotų susitikimų dėl gamybos poreikių. Posėdžio protokolas nėra privalomas, tačiau sprendimas paprastai priimamas posėdžio pabaigoje.
Verslo susitikimai skirstomi į dalykinius pokalbius ir derybas. Verslo pokalbiai vyksta laisva forma, skirti aptarti bet kokius iškilusius klausimus ir nebūtinai baigiasi sprendimu. Derybos skirtos rimtiems klausimams išspręsti bendra veiklaįmonių, veiklos sričių atribojimo, kainų politikos kūrimo ir kt. Jie baigiasi priimant galutinius dokumentus arba žodines deklaracijas.
Bet kuriam prekybininkui dėl savo darbo specifikos gana dažnai tenka dalyvauti įvairiuose susirinkimuose, konferencijose ir verslo susitikimai oi, ir pačiam organizuoti šiuos renginius. Būtina laikytis nustatytos jų organizavimo ir vykdymo tvarkos, nes dažnai nuo to priklauso visų komercinių darbų sėkmė.
Ruošdamiesi susitikimui, susitikimui ar deryboms, turite:
1. Pasirinkite ir aiškiai suformuluokite dienotvarkę. Darbotvarkėje gali būti du ar trys pagrindiniai klausimai ir trys ar keturi smulkūs klausimai. Jei pagrindinių klausimų yra nedaug, posėdis vyks lėtai ir užtruks tiek laiko, lyg jų būtų pakankamai. dideliais kiekiais diskusija taps paviršutiniška.
2. Nustatyti dalyvių sudėtį (susitikimui, deryboms). Išimtis yra gamybiniai susitikimai, kurie vyksta reguliariai (dažniausiai kartą per savaitę) su pastovia dalyvių sudėtimi.
3. Pasirinkite įvykio dieną ir laiką. Derybų metu su visais dalyviais iš anksto susitariama diena ir laikas.
4. Pranešti dalyviams apie renginio dieną ir laiką. Rengiant susirinkimą, pageidautina tai padaryti prieš 5-7 dienas. Apie gamybinio susirinkimo dieną ir laiką pranešama tik į jį pakviestiems asmenims, kurie nėra nuolatiniai susirinkimo dalyviai.
5. Nustatykite numatomą renginio trukmę ir įspėkite dalyvius apie tai. Patirtis rodo, kad paskelbus susirinkimo ar susirinkimo pabaigos laiką, jo trukmė sutrumpėja 10-15%.
6. Parengti pagrindinį pranešimą ar pranešimą ir nustatyti privalomus diskusijos dalyvius. Pranešimas turi būti konkretus, atspindėti nagrinėjamo klausimo esmę, išvados turi būti pagrįstos. Pranešimo ar pranešimo daugiaprasmiškumas ir neapibrėžtumas sukelia klausytojų abejingumą.
7. Pasirinkite ir paruoškite kambarį. Reikia pasirūpinti, kad kambarys būtų pakankamai patogus, kad tilptų visi dalyviai. Kėdžių neturėtų trūkti. Organizuojant derybas ant stalų prieš kiekvieną dalyvį patartina pasidėti kortelę, kurioje būtų nurodyta jo atstovaujamos įmonės pavardė, vardas, patronimas ir pavadinimas. Taip pat ant stalų turėtų būti popieriaus, rašymo priemonių, galima pasidėti gaiviųjų gėrimų. geras tonas laikoma, kad derybų metu patiekiama arbata ar kava su nedideliu kiekiu kepinių.
Darbą reikia pradėti tinkamu laiku. Atidėjus susitikimo ar susitikimo pradžią, kitą kartą vykstant susitikimui dalyviai susitinka labai vėlai. Įprasta visų šalių griežtai laikytis derybų pradžios laiko, pavėlavimas į derybas vertinamas kaip ypatinga nepagarba partneriams ir gali sukelti nepageidaujamų pasekmių.
Susitikimo (konferencijos) ar dalykinio susitikimo metu atmosfera turi būti draugiška. Asmeniniai išpuoliai prieš dalyvius, susidorojimas yra nepriimtini.
Susirinkimui vesti išrenkamas pirmininkas. Pagrindinės pirmininko pareigos yra šios:
laikytis taisyklių;
paskelbia pranešėjo vardą, pavardę ir pareigas, organizacijos, kuriai jis atstovauja, pavadinimą.
Posėdžio pirmininkas turi atitikti tam tikrus reikalavimus, iš kurių pagrindiniai yra: kompetencija, nešališkumas, gebėjimas aiškiai ir aiškiai reikšti bei tolerancija kitų nuomonei. Pirmininkas neturi teisės reikšti pirmenybės vienai ar kitai nuomonei ar susirinkimo dalyviui, taip pat primesti savo nuomonę. Galų gale, jis turėtų pareikšti savo pasiūlymus.
Svarbus etapas bet koks susirinkimas ar susirinkimas yra sprendimo priėmimas. Tokiais momentais susitikimas dažnai tampa bejėgis, tarsi netenka energijos. Taip nutinka todėl, kad dalyviai nesugeba suvokti, kad laikas priimti sprendimą, arba dvejoja, nedrįsta rinktis. Tokiais atvejais geriausia pasirinkti vieną pasiūlymą ir toliau jį svarstyti. Svarbu nepraleisti momento, kai diskusijos turėtų būti uždarytos – čia reikia pirmininko patirties ir įgūdžių. Geras būdas- tarpinis balsavimas. Jame apibendrinamas kitas diskusijos etapas. Tačiau nereikėtų pernelyg skubėti su galutiniu balsavimu, nes galima priimti sprendimą, kurį atmeta mažuma. Tokiu atveju mažumos nariai gali imtis veiksmų, kad įrodytų, jog dauguma klysta, o tai gali lemti diskusijų atnaujinimą ir jau pasiektų rezultatų praradimą.
ypatinga rūšis susirinkimas yra vadinamasis protų šturmas“. Toks susirinkimas rengiamas, kai reikia išspręsti sudėtingą problemą, rasti išeitį iš painiosios situacijos, priimti atsakingą sprendimą.
Norint surengti tokį susitikimą, visų pirma reikia aiškiai suformuluoti užduotį – tik vieną, sunkiausią ar svarbiausią. Pageidautina, kad diskusijoje dalyvautų ne daugiau 7-12 žmonių. Patartina kėdes išdėstyti ratu, kad nebūtų „galerijos“ ir „prezidiumo“. Būtina griežtai nustatyti diskusijos laiką. Laiko trūkumas sukelia stresą, stimuliuoja smegenų veikla. Optimalus laikas tokiam susitikimui yra apie 30 minučių. Niekas neturėtų kritikuoti siūlomų pasiūlymų. Dauguma žmonių negali dirbti kūrybiškai moralinės rizikos sąlygomis, jei vienas bus nugriautas, kiti tik pagalvos, kaip neatrodyti kvailesniems už visus kitus. Diskusijos pradžioje, kaip taisyklė, iškeliamos banalios, tuščios idėjos. Kritikos draudimas leidžia lengviau iškelti bet kokias idėjas, tarp kurių gali būti labai vertingų. Patartina pasirinkti geriausios idėjos užuot atmetę blogiausią, tai, kas dabar atrodė netinkama, gali praversti vėliau. Nereikia nustatyti idėjų autorystės – geriausios idėjos visada yra kolektyvinės kūrybos produktas.
Kai atrodo, kad išeitis rasta sunki situacija, pageidautina skirstyti į dvi grupes – „palaikytojus“ ir „priešininkus“ ir bandyti surasti kuriamo sprendimo trūkumus. Paskutinis sprendimas turi būti aiškiai apibrėžti ir įrašyti.
Įmonės produktyvaus darbo organizavimo formos yra susirinkimai ir susirinkimai. Jie turi skirtingų tikslų ir įgyvendinimo būdus.
Apibrėžimas
susitikimas- tinkamo rato žmonių susitikimas, kurio tikslas – svarstyti aktualius klausimus.
Susitikimas- žmonių, kuriuos vienija bendra veikla, susitikimas diskusijai aktualiais klausimais ir problemų.
Palyginimas
Nariai
Kiekviename renginyje yra skirtingi žmonės. Susitikimui būdingas siauresnis formatas, kuriame, kaip taisyklė, dalyvauja mažas ratas suinteresuoti asmenys. Tai gali būti, pavyzdžiui, vadovai struktūriniai padaliniai, vadovaujantys ekspertai ar įvairių firmų atstovai. Kartais susirinkimas būna teisminis, vyksta tam, kad būtų priimtas sprendimas byloje.
Susitikimas yra masinis renginys. Jame gali dalyvauti visas įmonės personalas. Tėvų ar rinkimų susirinkimai taip pat yra pavyzdžiai.
Diskusijos tema
Skirtumas tarp susitikimo ir susitikimo slypi tame, kokios temos iškeliamos renginyje. Taigi rengiamas susitikimas, kuriame aptariami gamybos valdymo klausimai, renkama informacija apie reikalų būklę, nustatomos probleminės sritys. Žmonės prie apskritojo stalo tik pasitaria, o čia labai svarbi kiekvieno nuomonė, kitaip nei susirinkime, kuriame kartais užtenka tiesiog dalyvauti, kad gautų reikiamą informaciją.
Susirinkimuose į darbotvarkę įtraukiami bendresni, laikui bėgant susikaupę viskam svarbūs klausimai darbo kolektyvas. Tokiuose susitikimuose kartais paliečiamos temos, kurios nėra tiesiogiai susijusios su gamyba. Pavyzdžiui, galime kalbėti apie pasiruošimą artėjančiai šventei.
Tikslai
Susitikimų pobūdis yra operatyvus. Tokių susitikimų tikslai – pakoreguoti esamą veiklą, tobulinti darbo procesą. Posėdis baigiamas nutarimu.
Susitikimuose dažnai sumuojami rezultatai, įteikiami apdovanojimai, pranešama apie darbo sąlygas ir artimiausios ateities planus. Susirinkimo eiga ir jame priimti sprendimai fiksuojami specialiu protokolu.
Dažnis
Išanalizuokime skirtumą tarp susitikimo ir susitikimo dėl jų rengimo dažnumo. Taigi iš dviejų rūšių renginių dažniau šaukiami susirinkimai. Jiems nustatyti tam tikras laikas. Tačiau tokie susitikimai gali būti ir neplanuoti, jei tai pateisinama skubiu poreikiu.
§ vienas. Susitikimas kaip grupės dalykinės komunikacijos organizavimo rūšis
Verslo susitikimas (susitikimas)- žodinė komunikacinė žmonių grupės sąveika (kolektyvas). Šis bendravimo būdas apjungia įvairius žanrus: oratorinį monologą (vedėjo įžanginės ir baigiamosios kalbos, dalyvių pasisakymai, pranešimas), pokalbis (keitimasis informacija, idėjų skatinimas ir aptarimas protų šturmo metu), diskusija.
Susitikimo efektyvumas labai priklauso nuo organizatoriaus talento – nuo jo kalbėjimo įgūdžių ir vadybinių gebėjimų. Dažnai susirinkimui vadovauja pats vadovas.
Išskiriamos šios pagrindinės verslo susitikimų užduotys:
1) Išsiaiškinkite, išanalizuokite reikalų būklę (kaip vykdomas planas, kas vyksta komandoje ...); keistis informacija aptariamu klausimu, koordinuoti pastangas ir daryti organizacines išvadas. Šios užduotys atitinka informacijos rinkinio tipą.
2) Informuoti komandą apie problemų sprendimo paieškas, apie naują patirtį ir jos įgyvendinimo galimybes, įtikinti darbuotojus vykdomos ekonominės politikos teisingumu. Šioms problemoms spręsti numatomas aiškinamasis susirinkimas arba susirinkimas – instruktažas.
3) Rasti kolektyvinį problemos sprendimą, gaminti, rinkti idėjas. Tai susitikimo tipas – probleminis, arba „smegenų šturmas“.
4) Pasirinkite ir priimkite konstruktyvius sprendimus. Tai yra susirinkimo – sprendimų priėmėjo – užduotis.
5) Suteikti dalyviams reikiamų žinių, tobulinti jų įgūdžius. Šis tipas vadinamas konferencija arba mokymo susitikimu.
Jei vadovas suinteresuotas nuolatiniu ryšiu su kolektyvu, jis organizuoja reguliarius susitikimus. Pagal susitikimo dažnumą jis gali būti ir vienkartinis bei periodinis.
§2. Susitikimo rengimo ir vedimo etapai
Susitikimas – tai grupinis bendravimas, kuris yra valdomas, organizuojamas. Jo sėkmė 90% priklauso nuo pasiruošimo, komunikacinio etapo struktūrinių elementų apmąstymo ir vėlesnio įvertinimo bei įsivertinimo.
|
Ikikomunikacinis etapas |
Bendravimo etapas |
pokomunikacinis |
|
1. Susitikimo poreikio išsiaiškinimas. |
1. Pirmininko įžanginės pastabos. |
Surinkimo analizė. |
|
2.Formulirovkos tema ir tikslas. |
2. Problemos aptarimas (pranešimai, pokalbis ar diskusija). | |
|
3. Darbotvarkės rengimas, sprendimų projektai. |
3. Sprendimų priėmimas (neprivaloma). | |
|
4. Dalyvių identifikavimas ir paruošimas. |
4. Paskutinis pirmininko monologas. | |
|
5. Susirinkimo laiko ir vietos paskyrimas. |
Pasiruošimas susitikimui prasideda nuo jo poreikio nustatymo. Šį sudėtingą darbą patartina naudoti, jei nėra alternatyvų, pavyzdžiui, pokalbis, aukštesnės vadovybės sprendimas, susiejimas su kitais susitikimais. Nusprendus organizuoti kolektyvinės diskusijos procesą, išsiaiškinama jo tema ir tikslas. Išryškinant ir sugrupuojant problemas, sudaroma darbotvarkė. Pasirinkdami klausimų svarstymo seką, vadovaukitės psichologiniais pagrindais. „Sunkiausius“ klausimus, kuriems reikia ilgo aptarimo ir detalizavimo, geriausia išdėstyti antrajame susitikimo trečdalyje, kai fizinis ir protinis veikimas grupė pasiekia savo viršūnę. Pirmiausia galima spręsti esamas ar neatidėliotinas, daug laiko nereikalaujančias problemas, o pabaigoje palikti pačius „paprasčiausius“ ar įdomiausius dalykus.
Bendrai kalbant, reikia parengti, galbūt tam sušaukus komisiją, sprendimo projektą. Ją dažnai sudaro „anketa“, į kurią kiekvieną dalyką dalyviai pateiks konkrečius atsakymus susitikimo metu.
Kitas žingsnis – nustatyti kiekybinę ir kokybinę auditorijos sudėtį ir paruošti dalyvius.
Nebūtina į kiekvieną susirinkimą kviesti visų skyrių vedėjų. Dažniausiai dalyvauja tie pareigūnai, kurie yra kompetentingiausi aptariama problema. Būtina nustatyti, ar komunikantai atstovauja įvairioms nuomonių grupėms, ar sudaro darnią grupę, turinčią vienodas pažiūras. Pagal dalyvių skaičių susirinkimai gali būti siauri (iki 5 žmonių), išplėstiniai (iki 20 žmonių) ir reprezentaciniai (virš 20 žmonių). Mažos grupės yra darnios, labai produktyvios, tačiau jose sunku užmegzti pokalbį, kyla rizika priimti nepatikimus sprendimus. Didieji, kaip taisyklė, priima gerai apgalvotus sprendimus, remdamiesi daugeliu požiūrių, tačiau juose sunku pasiekti bendrą sutarimą, reikalinga sustiprinta kontrolė, gresia grupių atsiradimas, spaudimas “. diversantai“. Idealus vidinio verslo susitikimo dalyvių skaičius yra nuo 6 iki 9. Visi darbuotojai turi būti iš anksto supažindinti su tema, tikslu, darbotvarke ir reikalinga medžiaga bei dokumentais.
Ergonominių tyrimų duomenimis, tinkamiausias laikas surengti susirinkimą yra vėlyvas rytas (trečiadienį arba ketvirtadienį 11 val.). Konkreti savaitės diena yra skirta reguliariems susitikimams.
Renginio vieta, kaip taisyklė, yra organizacijos vadovo kabinetas. Tačiau susirinkimus geriau šaukti specialiai įrengtoje patalpoje. Jame turi būti gera akustika, garso izoliacija, ventiliacija, normali oro temperatūra (+ 19 °C), patogūs darbui baldai. Optimaliausias dalyvių išsidėstymas yra ištiestos rankos atstumu vienas nuo kito prie trapecijos formos stalo.
Tinkama bendros psichinės veiklos trukmė didelis skaičiusžmonių – 40 – 45 min. Jei bylos aplinkybės reikalauja daugiau laiko, po 40 minučių skelbiama dešimties minučių pertrauka. Taisyklės nustatomos pačioje susirinkimo pradžioje. Paprastai vedėjo įžanginės ir baigiamosios kalbos, taip pat visos kalbos yra suplanuotos 10 minučių. Įžanginėje kalboje būtina aiškiai ir itin konkrečiai, trumpai apibūdinti aptartas problemas ir dar kartą atkreipti susirinkusiųjų dėmesį į galutinį susitikimo tikslą. Norint sukurti paskatą diskusijoms, galima pabrėžti praktinę klausimų reikšmę ir iškelti auditorijai keletą konkrečių užduočių. Vienas iš svarbiausių reikalavimų susirinkimo pirmininkui – nuo pat pradžių neprimesti savo pozicijos kitiems dalyviams. Pareigos suteikia ypatingą svorį vadovo žodžiams, o tie darbuotojai, kurie laikosi priešingų pažiūrų, gali tiesiog nedrįsti jų reikšti, kad neprieštarautų valdžiai. Turime stengtis užimti neutralią poziciją, išsakyti savo nuomonę iš 3 asmens arba suformuluoti ją kaip klausimą. Rimčiausią susitikimą dera pradėti netikėtai įdomia pastaba ir net pokštu. Labai efektyvu, jei posėdyje bus panaudota frazė, mintis, kuri pradeda susitikimą. Kreipdamasis vadovas dalyvius vadina vardu – tėvavardžiu, jei įmanoma, pabrėžia jų patirtį ir kompetenciją atitinkamu klausimu. Pirmininkas turėtų būti itin atidus ne tik kalbos esmei, bet ir tam, kaip kiekvienas iš jų įsilieja į bendrą struktūrą, kaip veikia siekiant užsibrėžto tikslo; ar veda į šoną. Organizatorius laikosi taisyklių, kiekvienos problemos svarstymo metu ir po jos trumpai apibendrina pasirodymus. Tai leidžia užtikrinti, kad visi esantys aiškiai suprastų, ką klausime kad diskusijoje buvo padaryta tam tikra pažanga. Jei kalbėtojas peržengia klausimo ribas, sustabdykite jį diplomatiškai. Pasiūlymų kritinis įvertinimas pateikiamas arba iš karto po kalbos, arba, jei naudojamas smegenų šturmo metodas, išsakius visas idėjas.
Kitas galimas susirinkimo etapas – sprendimų priėmimas. Perskaitomas iš anksto parengtas sprendimo projektas, o susirinkimo dalyviai patys koreguoja, priima jį pagal balsavimo rezultatus. Priėmus sprendimą, nustatomi jį vykdantys ir kontroliuojantys asmenys.
Susitikimo pabaigoje vadovas gali paraginti visus įgyvendinti tuos planus, programas, siekti tų tikslų, kurių galiausiai priėjo; trumpai apibendrinkite diskusiją; pagirti sėkmingiausias idėjas, verslo pasirodymus; ačiū visiems už produktyvų darbą.
Anglų susitikimų tyrinėtojas Elanas Barkeris pagrįstai mano, kad nuolatinė vykstančių kolektyvinių diskusijų analizė veda į pelną. Vertinimas turi būti objektyvus, suformuluotas visos grupės atskirame posėdyje, ne posėdyje. Galite paprašyti dalyvių užpildyti klausimyną naudodami vadinamąją slenkančią atsakymų skalę: (ne) 1 2 3 4 5 6 (Taip):
Ar buvo būtinas susitikimas?
Ar aiškus jo tikslas?
Ar atitiko tikslą?
Ar sutinkate, kad trukmė ir laikas buvo patogūs?
Ar likote patenkinti vieta?
Ar laiku gavote darbotvarkę ir dokumentus?
Ar visi darbotvarkės klausimai buvo išdėstyti?
Ar susirinkusieji buvo kompetentingi?
Ar pirmininkas tinkamai kontroliavo?
Ar esate patenkintas sprendimų priėmimo procesu?
Surinkimo analizė gali būti atlikta veiksmingiau, jei dalyvauja nepriklausomas ekspertas. Jis gebės nešališkai įvertinti, kas sekasi, o ką reikia keisti.
Pradedantysis vadovas gali savarankiškai analizuoti kolektyvinį bendravimą pagal schemą:
1. Koks yra susitikimo tipas, atsižvelgiant į tikslą?
2. Ar gerai suformuluotos tema ir potemės (dienotvarkė)?
3. Kada numatoma svarstyti sunkiausią klausimą?
4. Ar tinkama vieta, laikas, dalyvių skaičius ir sudėtis?
5. Ką vedėjas sako įžanginėje kalboje?
6. Koks reglamentas priimtas?
7. Kokie yra lyderio organizuojamieji kalbos veiksmai dialogo metu?
8. Ar visi susirinkusieji dalyvauja diskusijoje?
9. Kokie sprendimai buvo priimti?
10.Kaip vedėjas baigė susitikimą?
11. Ar teisingai surašytas protokolas?
Panašūs straipsniai
