Išplėtojo žinomas vokiečių vadybos srities specialistas L. Seiwertas tam tikros taisyklės darbo laiko planavimas:

1. Suplanuokite savo darbo dieną 60%, palikite 20% nenumatytoms užduotims ir 20% kūrybinė veikla(pavyzdžiui, profesinis tobulėjimas).

Kruopščiai dokumentuokite ir kontroliuokite laiko panaudojimą, o tai leidžia susidaryti aiškų supratimą apie jį, nustatant būsimus jo poreikius ir teisingą jo paskirstymą.

3. Atskirkite būsimo laikotarpio uždavinius į ilgalaikius, vidutinės trukmės ir trumpalaikius, nustatydami veiksmų prioritetus jiems spręsti.

4. Visada nuosekliai užbaikite tai, ką pradėjote.

5. Kurkite lanksčius planus.

6. Suplanuoti realią užduočių apimtį, apskaičiuotą pagal komandos galimybes.

7. Laiko planavimui naudokite specialias formas ir korteles.

8. Neįvykdytas užduotis automatiškai perkelkite į kito laikotarpio planus.

9. Planuose atspindėkite ne tik pačius veiksmus, bet ir laukiamus rezultatus.

10. Nusistatykite tikslius terminus ir tam ar kitam atvejui numatykite tiksliai tiek laiko, kiek iš tikrųjų reikia.

11. Įgyvendinti savidrausmės principą, nustatant tikslius visų rūšių darbų atlikimo terminus.

12. Nustatyti prioritetus bylose.

Kaip rodo praktika, pagrindinės darbo laiko praradimo priežastys yra: 1) neaiškumas nustatant tikslus ir nustatant prioritetus; 2) darbo laiko planavimo trūkumas arba silpnas jo organizavimas; 3) žemas lygis pavaldinių drausmė; 4) silpnas vadovavimas, nesugebėjimas dirbti su pavaldiniais, partneriais, lankytojais.

Darbo laiko planavimas yra vienas pagrindinių vadovo uždavinių, kaip ir visos organizacijos veiklos planavimas. Mūsų šalyje vadovai dar neišmoko su tuo susitvarkyti ir šiam procesui skiria 4 kartus mažiau laiko nei kolegos amerikiečiai. Kaip pastebi Vakarų ekonomistai, planuoti būtina nuo aiškaus užduočių išdėstymo. Tam sudaromas atvejų ir galimų kliūčių, kurioms įveikti prireiks atskiro laiko, sąrašas. Šio sąrašo analizė ateityje leis koreguoti planą ir pašalinti neesminius dalykus. Be to, laiko planavimas leidžia vadovybei kritiškai apmąstyti savo idėjas ir rasti veiksmingi būdai savo sprendimus laiku, sukuriant tam tikrą laiko rezervą. Planavimas leidžia vadovui susikoncentruoti ties pagrindiniu dalyku, atsižvelgiant į pagrindinių problemų sprendimo laiką ir laiką.

vasarnamiai. Dėl planavimo gerėja darbo dienos struktūra, atsiranda galimybė planuoti.

Plane numatytas problemų sprendimas racionaliai. Pirmiausia planuojamas darbas su fiksuotu terminu arba daugiausiai darbo jėgos, laiko reikalaujantis darbas. Nepageidautina atidėlioti nemalonius dalykus, geriau juos padaryti prieš kitus. Toliau planuojami rutininiai darbai ir kasdienių pareigų vykdymas. Paskutinieji plane – antriniai ir epizodiniai atvejai, kuriems nereikia daug laiko (einamosios korespondencijos skaitymas, vaikščiojimas po darbovietes). Svarbiausia – planavimo procese nustatomas tikslus bylų užbaigimo terminas.

Tačiau pasitaiko, kad būsimų suplanuotų darbų nepavyksta atlikti nurodytu laiku, o tada juos reikia atidėti vėlesniam laikui.

Kruopštus laiko dokumentavimas ir jo panaudojimo kontrolė yra būtina planavimo sąlyga. Yra keletas laiko naudojimo planų tipų: ilgalaikiai, vidutinės trukmės ir trumpalaikiai.

Ilgalaikių planų pagalba nustatoma ilgiems metams, kartais dešimtmečiams suplanuotų pagrindinių gyvenimo* tikslų įgyvendinimui būtino laiko struktūra.

Tai gali būti darbas, susijęs su švietimu, skatinimu ir pan. Vidutinės trukmės planai – tai metiniai planai, kuriuose laikas skiriamas didelėms specifinėms gamybos užduotims spręsti.

Trumpalaikis – apima laiko paskirstymą problemoms, kurios nusako vidutinės trukmės ir ilgalaikius planus, išspręsti. Tai apima: kas ketvirtį, mėnesį, dešimt dienų, kas savaitę ir kasdien. Pradedant nuo mėnesio planų, laikas skaičiuojamas jau valandomis. Tarp trumpalaikių planų svarbiausias – kasdienis. Tai apima ne daugiau kaip tuziną problemų, tarp kurių trečdalis yra pagrindinės, kurios įgyvendinamos pirmiausia. Šie dalykai, kaip ir patys nemaloniausi, dažniausiai planuojami pirmoje dienos pusėje (ryte). Tai leidžia juos užbaigti iki vakaro. Dienos plane vienarūšės užduotys sugrupuojamos į bloką, o tai žymiai sutaupo laiko ir leidžia nešokinėti nuo vienos užduoties prie kitos.

Atsižvelgiama į dienos planą ir pertraukas. Jie nustatomi pagal asmens darbo rezultatus ir laiką, praėjusį nuo darbo dienos pradžios. Nuovargis didėja ilgėjant laiko tarpui nuo darbo dienos pradžios, natūralu, kad tai mažina vadovo ar specialisto produktyvumą.

IN modernus pasaulis kuriant dienos planus atsižvelgiama į individualių bioritmų ypatumus. Darbo dieną reikia susiplanuoti taip, kad sunkiausios valandos kristų „našumo piko“ metu. Šis „leivukų“ „pikas“ yra rytas, „balandžiai“ aktyviausi vidury darbo dienos, o „pelėdos“ – vakare.

Visų planavimo technikų ir metodų išmanymas leidžia teisingai paskirstyti užduotis atsižvelgiant į jų sudėtingumą, sunkumą, atsakomybę, įtampą per darbo dieną ir optimaliai jas kaitalioti.

Geriausias pasirinkimas norint nustatyti dienos planą yra jo rašytinis pristatymas. Tai neleidžia ignoruoti į jį įdėtų dalykų, iškrauna atmintį, disciplinuoja, daro darbą labiau susikaupusį. Taip pat lengviau analizuoti plano įgyvendinimą raštu.

Plano rengimas (surašymas) vyksta išvakarėse keliais etapais: suformuluojamos užduotys (perkeliamos iš mėnesio ar dešimties dienų plano, perkeliamos iš praėjusios dienos plano, iki šiol neišspręstos), reikiamos darbo valandos. jų sprendimui nustatomi „langai“, esant poreikiui spręsti neatidėliotinas problemas, po kiekvienos darbo valandos numatomos 5-10 minučių pertraukėlės, išryškinamos prioritetinės užduotys.

Vadovo darbo planas tikslinamas ryte kartu su sekretore, atsižvelgiant į staiga atsiradusias naujas aplinkybes. Apskritai dienos planas turėtų būti lankstus, tuo pačiu aiškiai atitikti taisykles, susijusias su žmonių (lankytojų, susitikimų ir pan.) kvietimu.

Trumpos išvados apie skyrių

Darbo laikas yra svarbiausias veiksnys gamyba, kurios kruopštus naudojimas gali turėti didžiulį poveikį. Tačiau tokio požiūrio į darbo laiką esmė yra gilus jo sąnaudų struktūros tyrimas ir nepanaudotų rezervų nustatymas.

Darbo laiko sąnaudų analizė atliekama naudojant laiko skaičiavimą ir darbo laiko fotografavimą, dažnai vadinamą laiko diagnostika, kuri leidžia nustatyti reikšmingus jo nuostolius ir nustatyti būdus, kaip pagerinti jo panaudojimą.

Didelis vaidmuo gerinant darbo laiko panaudojimą skiriamas jo planavimui, kuris yra viena pagrindinių vadovo užduočių. Būtent darbo laiko planavimas leidžia vadovui susikoncentruoti ties pagrindiniu dalyku, atsižvelgiant į pagrindinių užduočių sprendimo laiką ir laiką.

Atlikėjų ir vadovų darbo laiko normavimas ir planavimas žymiai padidina jo panaudojimo efektyvumą ir geriausiai veikia galutinius rezultatus skyrių veikla.

yra kažkas, ko daugelis iš mūsų išmoksta iš būtinybės. Problema ta, kad jei įgūdis buvo įgytas iš būtinybės, tada su juo ateina ir blogi įpročiai. Ir nors pats įgūdis labai naudingas, negalime jo iki galo panaudoti. Skirkite laiko perskaityti laiko planavimo informaciją ir pasieksite puikių rezultatų.

Galbūt galite pasigirti šiais rezultatais:

• Atsikratykite įpročio gaišti laiką ir vengti darbo
• Greičiau ir lengvas įvertinimas savo darbą ir sugebėjimus
• Mažiau nerimauti dėl praleistų terminų
• Didelis darbo našumas
• Daugiau laiko atsipalaidavimui ir paskutinės minutės kelionėms

yra įgūdis, kuris leis jums skirti laiko tobulėjimui. Ir kiekvienas turi kuo padėti. Geriausia būtų išbandyti įvairius metodus, kol suprasite, kad pasikeitė jūsų suvokimas ir požiūris į darbą.

1. Užsirašykite: parašyk viską, ką gali. Įsigykite dienoraštį arba bloknotą, jei jo dar neturite. Asmeniškai man labiau patinka mažas paprastas sąsiuvinis su baltu popieriumi, nes jis neriboja jūsų aiškių linijų ir langelių, kaip įprasta dienos planavimo priemonė.

Įprastas darbų sąrašas praverstų bet kuriam iš mūsų, bet man labiausiai patinka „Trys trijų metodų sąrašai“. Jūsų tikslas – stengtis nekurti per ilgų sąrašų, kurie iš pirmo žvilgsnio būtų painūs.

2. Išnaudokite laiką, kai nedirbate: planuodami naudokite laiką, kurį vaikštote, vairuojate, prausiate duše ar darote ką nors „neproduktyvaus“. Pagalvokite apie savo šiandienos ar rytojaus tikslus. Kokie tikslai bus svarbiausi? Svarbiausia teisingai susidėlioti prioritetus.

3. Apdovanokite save: Kai ką nors baigiate, ypač jei tai buvo kažkas svarbaus, būtinai palikite sau laiko padrąsinimui. Knygos „A Clockwork Orange“ autorius Anthony'is Burgesas naudojo Martini metodą reikalams atlikti. Burgesas užsibrėžė tikslą – 1000 žodžių per dieną. Kai jis darė savo dienpinigių, jis galėtų atsipalaiduoti su martini ir duoti sau laisvą dieną. Kai kuriems iš jūsų martinis gali būti ne geriausias atlygis, tačiau pats metodas nėra blogas.

4. Sutelkite dėmesį į vieną dalyką:Žmogaus smegenys efektyviausiai veikia susikaupusios. Kaip matėme anksčiau, daugelio darbų vykdymas vienu metu trukdo pasiekti gerų rezultatų. Susikoncentruokite į vieną dalyką ir atlikite darbą. Įsitikinkite, kad užduotys nėra painiojamos viena su kita. Kartais kelių užduočių atlikimas vienu metu gali būti efektyvesnis, bet paprastai taip nėra.

5. Venkite atidėlioti darbo bet kokiomis priemonėmis: jei siekiate maksimalaus našumo ir efektyvaus laiko panaudojimo, niekada neturėtumėte atidėlioti darbo. Jei tuo nebus pasirūpinta, darbo našumas gali būti pamirštas.

6. Nustatykite sau terminus: niekas nemėgsta laiko apribojimų. Jie sukelia stresą, dirglumą, nerimą – ir vėl stresą. Garantuotas būdas sušvelninti šį stresą yra nustatyti sau terminą dar anksčiau nei tikrasis. Iškelkite pasiekiamus tikslus, bet būkite reiklūs sau. Meskite sau iššūkį ir tuo pačiu, pagal 3 punktą, apdovanokite save už šio iššūkio priėmimą. Galiausiai tai ne tik sutaupys jūsų laiką ir padidins produktyvumą, bet ir paliks laiko iki realių terminų, kurių nesilaikant gresia baudos už vėlavimą. Beje, nepiktnaudžiaukite baudų trūkumu, susikurkite savo sankcijas už asmeninių terminų pažeidimą.

8. Užsirašykite savo planus į dienoraštį: kasdieniame gyvenime dažnai pamirštame savo ateities planus. Jei laikysite dienoraštį ilgalaikiams planams įrašyti, tai padės sukurti ilgalaikių planų koncepciją ir pagerinti esamų užduočių įgyvendinimą. Kiekvieną kartą, kai pradedi galvoti: „Kodėl aš turiu dirbti šį darbą dabar? Verčiau eisiu namo, pažiūrėsiu „Pasiklydęs“, tiesiog pažiūrėsiu į tavo dienoraštį. Pagalvosite apie būsto paskolos mokėjimus arba kada atėjo laikas sumokėti už vaiko mokslą. Kas mėnesį patikrinkite savo kalendorių, kad įsitikintumėte, jog jūsų planai yra atnaujinami.

9. Naudokite programas toks kaip RescueTime: yra paprasta programa, kuri įrašo ir vaizduoja, kaip jūs leidžiate laiką kompiuteryje. Šios „dviejų minučių“ pertraukėlės (tiesiog perskaityti naujienas, žaisti greitą internetinį žaidimą arba parašyti tetai Betty paštu) užima daug laiko ir sumažina našumą. „RescueTime“ padės aiškiai matyti, kaip tiksliai paskirstote savo laiką, ir netgi atsiųs jums savaitės ataskaitą el. paštu.

10. Darbas su komanda:šis patarimas turi daug bendro su 7 punktu. Nors kai kuriems nedrąsu įsivaizduoti savo pareigų atsisakymą, tai neįkainojamas būdas pagerinti visos komandos produktyvumą. Įsitikinkite, kad komandos tikslai yra aiškūs ir suprantami, o kiekvienas žino, už kokią darbo dalį yra atsakingas. Įsitikinkite, kad visos komunikacijos priemonės yra jums prieinamos. Nesugebėjimas susisiekti laiku neigiamai veikia našumą. Duokite užduotis tiems, kurie gali jas atlikti geriau nei kiti, ir viskas vyks greičiau.

11. Venkite emocinio ir fizinio išsekimo: tai atsitinka, kai jūsų kūnas ir protas nebegali susidoroti su užduotimis, kurias jiems patikėjote. Neverskite savęs daryti neįmanomo. Skirkite laiko tikrai svarbioms užduotims, bet visada skirkite laiko poilsiui. Prisiminkite visus savo paskutinius pasiekimus ir jausitės gerai. Tai padeda ugdyti pasitikėjimą ir kuo daugiau pasitikėjimo, tuo geresni rezultatai.

Kas moka gerai planuoti darbo laikas, visada turi pranašumą prieš kitus. Pabandykite pasinaudoti šiais patarimais Kasdienybė ir pamatysi, kaip geriau dirbsi.

90% žmonių darbo eiga yra chaotiška. Atrodytų, dirbdami pagal grafiką ar planą jie vis tiek nespėja atlikti svarbiausio dalyko ir dėl to lieka nepatenkinti. Kovoje už efektyvią veiklą ir tikslų siekimą gali padėti tik racionalus darbo laiko panaudojimas, o kaip tiksliai, mes pasakysime šiame straipsnyje.

Prioritetų suvokimas ir supratimas

Darbe visų pirma svarbus rezultatas: išspręsta problema ir pasiektas tikslas. Tačiau norint tai pasiekti, svarbu sukurti darbo eigą, skiriant laiką nenugalimos jėgos aplinkybėms, kurią turi kiekvienas. Norėdami tai padaryti, į savo gyvenimą būtina įdiegti racionalų darbo laiko planavimą.

Laiko planavimas

Daugelis darbdavių ir verslo savininkų diegia sistemą, kad jų darbuotojai dirbtų efektyviau. Jo naudojimas turi šiuos privalumus:

• Taupomas darbuotojų laikas ir pastangos.
• Sumažinti darbuotojų stresą ir padidinti atsparumo stresui lygį dėl pasirengimo force majeure aplinkybėms.
• Didėjantis savarankiškumas ir asmeninė atsakomybė.
• Kiekvieno darbuotojo ir organizacijos našumo didinimas.
• Palankią atmosferą kolektyve dėl tinkamai suplanuoto darbo proceso.

Laiko valdymo pagrindas yra. Prieš organizuojant darbo laiką, būtina apsispręsti, kas šiuo metu iš tiesų yra svarbu ir ką reikėtų padaryti pirmiausia. Tačiau nepamirškite apie antrines užduotis ir smulkmenas, kurios turi įtakos rezultatui.

Prieš organizuojant darbo laiką, būtina apsispręsti, kas šiuo metu iš tiesų yra svarbu ir ką reikėtų padaryti pirmiausia.

Ačiū teisingas pasirinkimas prioritetus, žmogus tiek darbe, tiek gyvenime savo tikslą pasieks greičiau ir lengviau, skirdamas laiką, pastangas ir pinigus tam, ko jam iš tikrųjų reikia.

Organizacija, įdiegusi laiko valdymo pagrindus, neturės problemų su darbuotojų efektyvumu, dėl to jis bus minimaliame lygyje, o projektų įgyvendinimas ir strateginių tikslų siekimas bus vykdomas greičiau ir su ribotais finansiniais nuostoliais.

Priemonės ir metodai

Pradėti diegti laiko valdymą, dėl kurio darbuotojas ar visa organizacija racionaliai naudos darbo laiką, išplaukia iš metodų pasirinkimo ir.

Darbo laiko planavimas

Beveik kiekvienas verslininkas yra girdėjęs apie šį įrankį, tačiau ne visi teisingai planuoja savo laiką. Dėl to prarandamas laikas, o darbo rezultatas nedžiugina. Yra paprastų, bet veiksmingų laiko planavimo būdų.

Svarbu suplanuoti savo darbo dieną vakare, susumavus praėjusios dienos rezultatus ir nubrėžti kitos dienos planą, atsižvelgiant į force majeure aplinkybes. Tai galite padaryti bloknote, asmeninio kompiuterio ar išmaniojo telefono lentelėje, naudodami Google arba el. pašto kalendorių. Svarbu, kad savo akimis pamatytumėte, ką turite padaryti, o ko nespėjote. Parinktis „turėti viską omenyje“ netinka – yra per didelė rizika praleisti svarbų susitikimą ar skubų reikalą.

Svarbu suplanuoti savo darbo dieną vakare, susumavus praėjusios dienos rezultatus ir nubrėžti kitos dienos planą, atsižvelgiant į force majeure aplinkybes.

Planavimas yra svarbiausias žmogaus laiko valdymo įrankis. Išties, šio metodo dėka jau pirmosiomis dienomis efektyvumas padidėja mažiausiai 25%, o tai įrodyta tyrimais.

Pašalinkite laiko švaistymą

Kiekvienas žmogus gyvenime ir darbo veiklašie įpročiai yra nuolatinė įtaka iš išorės, o tai atima daug naudingo laiko. Kalbamės telefonu su mergina ar vaikinu, dažnos kavos ar rūkymo pertraukėlės, internetiniai žaidimai ar plepalai su kolegomis. Atrodytų, tai nekaltas smagumas, tačiau turėtumėte žinoti, kad būtent ji atima daug brangaus laiko ir neleidžia laiku įvykdyti plano.

Svarbu atrasti, pavyzdžiui, užsirašyti ant lapelio, per dieną kainuoja nenaudingas laikas ir po vieną jų atsikratyti.

Prioritetų suteikimas

Tai pagrindinis momentas darbo laiko planavimas. Puiki priemonė jai įgyvendinti yra. Paprasto kvadrato, padalyto į dar 4 langelius, pagalba žmogus per 10-15 minučių galės nustatyti, kas jam iš tiesų svarbu, išskirstydamas užduotis į 4 taškus:

• Skubu ir svarbu.
• Neskubu ir svarbu.
• Skubu ir neaktualu.
• Neskubu ir nesvarbu.

Visos užduotys dienos metu bus prieš akis, prioritetinės. Taip galėsite atlikti neatidėliotinus ir svarbius dalykus nesiblaškydami nuo mažiau prioritetinių užduočių.

Pareto įstatymas 80/20

Tai reiškia, kad 20% jūsų pastangų atneša 80% jūsų rezultatų. Norint sutelkti savo pastangas į 20% tikrai efektyvių ir efektyvių plano punktų, iš visos užduočių masės reikia išfiltruoti neefektyvias ir nereikalingas užduotis.

Motyvacija

Motyvacija labai svarbi bet kuriame darbe. Keldami dienos tikslus, turite suprasti, ko dėl to gausite. Vidinė motyvacija yra stipriausias svertas siekiant savo tikslų.

Yra daugybė darbo laiko planavimo įrankių ir metodų. Šiame straipsnyje aptarėme svarbiausius. Bet kad ir kokie metodai būtų naudojami, būtina, kad darbo dienos pabaigoje būtina įvertinti, nustatyti trūkumus ir aiškiai suformuluoti kitos dienos planą, atsižvelgiant į konkrečios dienos rezultatą.

M.A. Lukašenka, ekonomikos mokslų daktaras, profesorius, Maskvos finansų ir pramonės universiteto „Synergy“ viceprezidentas, bendrovės „Laiko organizavimas“ vadovaujantis ekspertas-konsultantas

Efektyviai planuokite savo laiką

Kartą pasikalbėjau su vienu labai užimtu generalinis direktorius, išgirdau iš jo nuostabią frazę: „Aš nešvaistau minutės veltui. Net pietauju tik su vyriausiąja buhaltere, kad išspręsčiau visus susikaupusius klausimus. Tą akimirką patyriau mišrų užuojautą ir susižavėjimą vyriausiąja buhaltere. Iš tiesų savo kruvinu pietų metu jis negali atsipalaiduoti ir pailsėti.

Gerai žinoma, kad buhalterio darbas yra labai sunkus, atsakingas, įtemptas. Ir dažniausiai jo būna daug. Todėl dauguma buhalterių nusiteikę filosofiškai, kad dažnai tenka vėluoti arba dirbti savaitgaliais, kad spėtum padaryti viską, ko reikia. Tačiau pasaulyje stebuklų nebūna, o laikui bėgant nuolat jaučiasi perkrovos lėtinis nuovargis. O pavargusiam net pats mylimiausias darbas – ne džiaugsmas.

Tačiau yra laiko valdymo įrankių, kurie gali labai palengvinti darbą, padaryti jį labiau nuspėjamu ir valdomu. Su jų pagalba galite spėti atlikti visus suplanuotus darbus ir tuo pačiu laiku grįžti namo. Šis straipsnis skirtas jiems.

Kaip sudaryti darbų sąrašą

Ar kada nors girdėjote posakį: „Aštriausias atmintis yra kvailesnis už nuobodiausią pieštuką“? Jei ne, būtinai paimkite jį į eksploataciją, nes tai atspindi pagrindinį laiko valdymo principą – materializavimo principą. Jame sakoma: „Nieko nelaikykite savo galvoje, viską užsirašyk ir V patogi vieta, iš karto rasti ir V teisinga forma, kad po kurio laiko suprastum save. Atitinkamai, visos planavimo priemonės yra pagrįstos ne bandymu prisiminti reikiamas užduotis, o iš karto jas užrašyti.

Rengimas paprasti sąrašai užduotys – patikimiausios ir efektyvus būdas nieko nepamirškite ir darykite viską, ko reikia. Paimi popieriaus lapą ir užrašai viską, ką reikia padaryti šiandien. Tuo pačiu metu turite teikti pirmenybę visoms užduotims – nuo ​​svarbiausių iki mažiausiai svarbių. Ir juos reikia daryti tvarkingai. Tuomet darbo dienos pabaigoje garantuotai atliksite svarbiausią dalyką ir jau galėsite nuspręsti, ar verta likti darbe dėl likusių darbų.

Išsiaiškinkite, ką reikia padaryti

Sudarant darbų sąrašą, patartina naudoti į rezultatą orientuotą įėjimo formą. Įsivaizduokite, kad kitą savaitę užsirašėte sau: „Ivanovas, sutartis“. Praėjo savaitė, per kurią tau nutiko daug įvairių įvykių. O kai dar kartą pamatai šį įrašą, visam gyvenimui negali prisiminti, ką turėjai omenyje, apie kokią sutartį kalbate ir ką su ja reikia daryti: pasiimti, surašyti, pasirašyti, nutraukti. .. Todėl savo įraše turite būti veiksmažodis, reiškiantis patį veiksmą ir jo rezultatą. Mūsų atveju turite užrašyti: „Pateikti paskolos sutartį Nr. ...“ Ivanovui patvirtinti.

Planuojame ateitį

„Verslo“ sąrašų pagalba galite organizuoti ne tik trumpalaikį, bet ir vidutinės trukmės ir net ilgalaikį planavimą. Norėdami tai padaryti, turite turėti tris skirtingas sąrašas užduotys – dienai, savaitei ir mėnesiui (ketvirčiui, pusmečiui ir kt.). Pastebėti Mes kalbame apie užduotis, kurios nesusietos su konkrečiu laiku. Pavyzdžiui, kelionių ataskaitas galite rinkti bet kurią kitos savaitės dieną, tai nebūtina daryti griežtai pirmadienį 12.00 val.

Pagrindinis šios technikos tikslas yra reguliariai peržiūrėti sąrašus ir perkelti užduotis iš vienos į kitą. Tuo pačiu kiekvieną dieną turėtumėte peržiūrėti savaitės užduočių sąrašą. Tas užduotis, kurias „prinokę“ atlikti kitą dieną, perkeliate į tos dienos užduočių sąrašą. „Neprinokę“ - palikite ten, kur buvo. O ilgalaikių užduočių sąrašą peržiūrite kartą per savaitę, pavyzdžiui, penktadienį. Užduotys, kurias reikia atlikti kitą savaitę, perkeliate į atitinkamą sąrašą. Taigi nepamiršite tų užduočių, kurias reikia atlikti ne iš karto, o vėliau.

Beje, yra ir atvirkščiai. Mat stropus buhalteris dažniausiai stengiasi į kasdienį sąrašą „įsprausti“ daugiau bylų. Tuo pačiu jis suvokia, kad fiziškai negali jų visų įvykdyti, bet tikisi geriausio. Koks rezultatas? Žmogus palieka darbą su nebaigtais reikalais, suformuodamas savyje nevykėlių kompleksą. Tačiau priešingai, turite suplanuoti tiek užduočių, kiek galite lengvai atlikti per dieną, ir grįžti namo su pasisekimo jausmu.

Planavimo techniką geriausia įgyvendinti naudojant MS Outlook. Naudodami užduočių skydelį galite kurti darbų sąrašus juos priskirdami tam tikra kategorija– „Diena“, „Savaitė“ arba „Mėnuo“. Ir šioms kategorijoms sukonfigūruokite užduočių grupavimą (žr. toliau pateiktą iliustraciją). Tada galite lengvai perkelti užduotis iš vieno sąrašo į kitą per sekundę, tik pakeitę jų kategoriją. Tačiau ši technika puikiai įgyvendinama tiek dienoraštyje, tiek planavimo lentose.

Kiekviena užduotis turi savo laiką

Dabar pasakyk, ar tau kada nors buvo taip, kad netyčia sutikai tau reikalingą žmogų, su kuriuo turi porą svarbius klausimus, bet tai susitikimo momentu jie lyg blogis išskrido tau iš galvos? Ir tikrai kolegos dažnai jums skambina žodžiais: „Norėjau tau kai ką pasakyti, bet pamiršau... Gerai, prisiminsiu – perskambinsiu“.

Turime daug užduočių, kurių nereikia atlikti tam tikras laikas, ir kada tam tikromis sąlygomis. Pavyzdžiui, kai pavyksta sugauti direktorių, reikia su juo pasirašyti visus dokumentus, aptarti ataskaitą, pašalinti klausimus apie eksploatavimo nutraukimo įrangą ir pan. Bet kartais neįsivaizduojame, kada galime su juo pasikalbėti. Vadinasi, nesuprantame, kur tokias užduotis užrašyti, nes jų neįmanoma susieti su konkrečiu laiku. Čia reikia kontekstinis planavimo technika. Tai yra tada, kai yra palankių sąlygų tam tikrai užduočiai atlikti.

Vienas iš mūsų kontekstų yra vieta. Pavyzdžiui, kai aš esu mokesčių inspekcija, užsiregistruokite susitaikymui. Kai vyksiu į komandiruotę, tuo pačiu aplankysiu ir mūsų filialą. Tai yra, užduotys yra susietos su tam tikra vieta.

Kitas kontekstas yra Žmonės. Mes visi karts nuo karto turime atvejų, kurie yra susieti su kokiu nors asmeniu. Pavyzdžiui, kai pamatau klientą N, turiu su juo aptarti naują kainoraštį ir sutarties pratęsimą. Yra daugiau kontekstų aplinkybės, išorinis ir vidinis. Išorinių aplinkybių pavyzdžiai: kai viršininkas turės gera nuotaika kai išeina toks ir toks įstatymas. Vidinės aplinkybės yra, pavyzdžiui, staigus įkvėpimo antplūdis arba, atvirkščiai, nenoras dirbti.

Kontekstinis planavimas: įvairios technikos

Čia vėl grįžtame prie savo užduočių sąrašų, tik dabar jas sugrupuojame pagal kontekstus. Pavyzdžiui, dienoraščio skyriuose pradedame nuo tipinių kontekstų. Tarkime, vieną iš skyrių paskambiname „Bankas“ ir išvardijame visus klausimus, kuriuos reikia išspręsti būnant banke. Arba, pavyzdžiui, „Projektas XXX“ – ten buvo sąrašas klausimų, kuriuos reikia išsiaiškinti projektui. Svarbiausia nepamiršti apie užduotį tinkamu laiku.

O tokių kontekstinio planavimo metodų yra daug. Pavyzdžiui, ant lipduko užrašote klausimus, kuriuos būtinai turite nušauti susitikime, ir įdedate šį popieriaus lapą į akinių dėklą. Ir jūs žinote, kad pirmas dalykas, kurį darote bet kuriame susitikime, yra išimti ir užsidėti akinius. Atitinkamai, diskusijos klausimai primins apie save.

Galite pasiruošti skirtingų atvejų gyvenimo konteksto aplankai. Pavyzdžiui, žinote, kad po metų jūsų biuras bus atnaujintas keičiant langus. Gaukite aplanką „Remontas“ ir įdėkite į jį visus „buhalterinius“ straipsnius, Finansų ministerijos ir Federalinės mokesčių tarnybos laiškus šia tema ir kt. Patikėkite, kai ateis laikas atsižvelgti į remonto išlaidas, aplankas jums labai padės ir sutaupys daug laiko.

Daugiau apie laiko valdymą programoje MS Outlook galite sužinoti iš šios knygos: G. Archangelskis. „Laiko formulė“. Jis gali lengvai nustatyti jūsų kompiuterį, kad būtų minima automatizuota jūsų asmeninio planavimo sistema.

Planuojant naudojant MS Outlook, užduotims priskirtos kategorijos gali būti naudojamos kaip kontekstai. Pavyzdžiui, galite susikurti kategorijas „Vyriausiasis“, „Bankas“, „Mokesčiai“, „Projektas XXX“ ir t.t. O iškilus tam tikroms užduotims iš karto įtraukti jas į norimą kategoriją. Kai jums paskambins viršininkas, galite atidaryti „jo“ kategoriją, pamatyti visas su ja susijusias užduotis ir greitai jas išspręsti.

Buhaltere, ar esate pasiruošęs pasikeisti aplinkybėms? Visada pasiruošęs!

Verslo praktikoje staigus užduočių pasikeitimas yra įprastas reiškinys ir tai tikrai slegia. Tačiau galime planuoti dalykus taip, kad pokyčiai mūsų planams padarytų mažai žalos arba visai nepakenktų. Tam patogu naudoti standų-lankstų planavimo algoritmą. Tai apima mūsų kasdienių užduočių padalijimą į tris tipus.

Pirmas tipas- Tai sunkios užduotys, kurių vykdymas susietas su konkrečiu laiku. Jų planavimas yra įprastas – tiesiog užrašome juos dienoraščio laiko tinklelyje. Pavyzdžiui, 10 valandą – susirinkimas, 12 valandą – skambinti socialinei apsaugai, 17 valandą – susirinkimas.

Antrasis tipas - lanksčias užduotis, nesusietas su laiku. Pavyzdžiui, norėdami paaiškinti, turite parašyti motyvacinį laišką. Ir visai nesvarbu, kada tai darysite: 11 valandą ryto ar 3 valandą po pietų. Svarbiausia yra šiandien.

Ir, galiausiai trečiasis tipas- Tai biudžetines užduotis reikalaujantis laiko biudžeto. Pavyzdžiui, sudaryti likutį 9 mėnesiams. Aišku, kad tai ne vienos minutės reikalas, prireiks bent poros dienų.

Standaus ir lankstaus požiūrio planuojant dieną principas yra neįtraukti tų užduočių, kurios nėra griežtai susietos su konkrečiu laiku, į laikrodžio tinklelį. Norėdami tai padaryti, savo dienoraščio puslapį padalijame per pusę vertikaliai.

(1) Laikrodžio tinklelyje įrašome tik sunkias užduotis. Čia taip pat talpiname biudžetines užduotis, skirdami joms reikiamą laiko biudžetą.

(2) Dešinėje dienoraščio pusėje rašome visų lanksčių užduočių sąrašą, suskirstydami jas pagal prioritetus.

Taigi prieš akis matome visą dienos vaizdą. Mes žinome, kas yra sunkūs dalykai ir kiek laiko turime padaryti. Suprantame, kokias daug laiko reikalaujančias užduotis reikia atlikti, ir turime joms skirto laiko. Tuo pačiu aiškiai matome Laisvalaikis ir ramiai atlikti lanksčias užduotis. Jei atsiranda naujų užduočių, tereikia iš naujo nustatyti prioritetus ir, jei reikia, pakeisti darbų atlikimo seką. Apskritai planas nesikeičia.

Apibendrindami dienos planavimą išryškiname pagrindines taisykles.

1. Darbo dienos pradžioje užduočių planavimui skiriame 5-10 min. Idealiu atveju jie turėtų būti suplanuoti vakare. Tačiau tai ne visada pavyksta, be to, išvakarėse galime nežinoti apie kai kuriuos neatidėliotinus reikalus. Todėl vakare galite susidėlioti apytikslį dienos planą, o atėję į darbą ramiai pasitikslinti, ar nėra skubių reikalų.

2. Į laiko tinklelį įrašome tik sunkias užduotis.

3. Dienos planas, sudarytas taip, kad kiekviena dienoraščio eilutė būtų užimta, jau savaime vargina ir nervina. Todėl planuojamas laikas neturėtų viršyti 70% viso darbo laiko. 30% nenumatytoms aplinkybėms. Stenkitės savo plane turėti daugiau „oro“, tai yra laiko rezerve. Kuo jo daugiau, tuo didesnė tikimybė, kad planas bus įvykdytas ir tuo pačiu išliksite geros sveikatos bei geros nuotaikos.

Pareto principas leidžia reitinguoti atliekamas užduotis ir nustatyti jų tvarką. IN bendras vaizdasŠis principas sako, kad aibėje yra komponentų, kurie yra daug svarbesni nei jų santykinis svoris grupėje. Pavyzdžiui, 20% klientų sudaro 80% apyvartos, 20% organizacijos darbuotojų gauna 80% atlyginimo, 20% komponentų lemia 80% gatavo produkto savikainos.

Kalbant apie vadovo laiko planavimą (7.2 pav.), Pareto principą galima suformuluoti taip.

Ryžiai. 7.2.

Galite skirti 80% projektui skirto laiko daugybei „smulkių“ problemų ir gauti tik 20% galutinio rezultato, arba galite pasirinkti ribotą prioritetinių problemų spektrą ir joms skirti tik 20% laiko. 80% galutinio rezultato.

ABC principas

ABC principas yra prioritetų nustatymo mechanizmas, leidžiantis suskirstyti užduotis į kategorijas ir planuoti laiką pagal tų užduočių svarbą.

ABC principas, kaip ir Pareto principas, rodo, kad svarbiausių užduočių yra nedaug, o jų dalis bendrame vadovo užduočių skaičiuje yra maždaug pastovi.

Pagal šį principą visus atvejus galima suskirstyti į tris grupes:

A) svarbiausios užduotys. Jie sudaro apie 15% visų vadovo tvarkomų bylų. Šių užduočių indėlis į tikslą siekia apie 65 proc.

B) Svarbios užduotys. Jie sudaro apie 20 proc. iš viso atvejų, kurių reikšmė taip pat apie 20 proc.

C) Mažiau svarbios ir neesminės užduotys. Jie sudaro apie 65% visų atvejų, o jų reikšmė tik apie 15%.

Norint taikyti ABC principą, reikia sudaryti užduočių sąrašą ir jas sugrupuoti. A kategorijos užduotis turi atlikti pats vadovas; B kategorijos užduotys turėtų būti iš dalies perduotos iš išorės; likusios užduotys (C) privalomai perskirstomos. Galbūt kai kurių iš šių užduočių reikėtų apskritai atsisakyti.

Planavimas 60:40

„Planavimas 60:40“ – iš patirties kilęs principas, rodantis, kad dirbant komandoje biure patartina planuoti tik 60% darbo laiko. 40% negalima planuoti iš anksto, jie gali vykti į nenumatytus susitikimus, lankytojus, pokalbius telefonu ir taip toliau.

Pirmumo principas

Nurodo būsimus reikalus suskirstyti į ilgalaikius, vidutinės trukmės ir trumpalaikius darbus, nustatyti jų prioritetus ir pagal jį veikti.

Laikinųjų taisyklių principas

Nurodoma nustatyti laiko limitus visoms užduotims atlikti. Paprastai užduočiai atlikti reikia daugiau laiko, nei ji turima. Visoms veikloms turėtų būti nustatyti tikslūs terminai ir pakoreguoti, jei jų neįmanoma pasiekti.

Principas "Aš vadovauju darbui, o ne ji man"

Darbo dienos organizavimas turi atitikti principą „Aš vadovauju darbui, o ne ji man. Gana dažnai į darbą ateina nepatyręs vadovas, išklauso balso paštas, skaito paštu, sulaukia kelių telefono skambučių ir ima atlikti darbus, kurie jam atrodo svarbūs tik dėl to, kad tuo metu kažkas priminė tai padaryti.

Iš tikrųjų vadovas turi suformuoti užduočių rinkinį ir nuolat jas surikiuoti pagal svarbą. Vadovas gali gauti daug nurodymų, prašymų, užduočių, nusiskundimų. Jie gali turėti skirtingus emocinis dažymas. Reaguojant į emocinius nusiskundimus galima netekti kontrolės dalykų, kurie šiuo metu „nešaukia“, o ateityje pavirs tikromis problemomis.

Akivaizdu, kad be pavaldinių veiklos stebėjimo neįmanoma pasiekti optimalaus jiems pavestų užduočių atlikimo. Tas pats pasakytina ir apie savikontrolę, kurią daugelis pamiršta. Būtina reguliariai tikrinti savo planus, stebėti darbo rezultatus, analizuoti savo veiklą ir laiką. Planavimo dialektika sako, kad norint nukrauti save, reikia prisidėti prie savęs naštą savikontrolės forma.

Be to, buvo įrodyta, kad skirtingi žmonės našumas skiriasi skirtingi laikotarpiai laikas. Didžiausias skirtingų žmonių našumas patenka ant skirtingas laikas dienų – į tai reikėtų atsižvelgti planuojant savo darbo dieną.

Panašūs straipsniai