Verslo susitikimų ir konferencijų vedimas.

Yra keletas renginių tipų tam tikra grupėžmonių tam tikroje vietoje, kur jie yra aptariami skirtingomis temomis arba sprendimai priimami dėl konkrečių problemų. Pavyzdžiui, ketvirtinis akcininkų susirinkimas arba visuotinis įmonės susirinkimas. Šie įvykiai skirstomi į keletą tipų:

ü Susitikimas

ü Verslo susitikimas:

Ø Verslo pokalbis

Ø Derybos

Susitikimas atliekama pagal tam tikras taisykles ( susirinkimo surengimo tvarka), kas nurodyta organizacijos įstatuose. Posėdis ir jame priimti sprendimai fiksuojami specialiame dokumente, vad posėdžio protokolą.

Susitikimas skiriasi nuo susirinkimo tuo, kad į susitikimą paprastai kviečiamas siauras žmonių ratas. Pavyzdžiui, žmonės, kurie atstovauja skirtingiems vienos organizacijos padaliniams arba skirtingų įmonių ir firmų atstovai.

Susitikimai dažnai rengiami dažniau nei susirinkimai. Jie sušaukti tvirtai tam tikras momentas paprastai kartą per savaitę. Susitikimai vyksta tam, kad apmąstytų neatidėliotinus ir dienos klausimus. Tokie susitikimai taip pat gali būti nenumatyti, jei juos pateisina skubus poreikis. Posėdžiai dažniausiai protokoluojami nebūna, bet pagal rezultatus tikrai priimamas nutarimas.

Verslo susitikimai yra skirstomi į dalykiniai pokalbiai Ir derybos.

Verslo pokalbisvyksta laisvo pokalbio forma ir vyksta aptariant įvairias neatidėliotinas užduotis, tačiau galiausiai visada priimamas nuosprendis.

Derybosnumatyti esminių klausimų ir uždavinių sprendimą bendra veiklaįmonės, organizacijos ar įmonės, tokios kaip: sąveikos rato apibrėžimas, įtakos sferų ribojimas ir pan. Derybos baigiasi galutinės sutarties pasirašymu arba žodiniu pareiškimu.

Kiekvienas verslininkas, verslininkas, prekybininkas pagal savo veiklos pobūdį dažnai turi būti dalyviu ar organizuoti įvairius susitikimus, konferencijas ir verslo susitikimai. Yra nustatyta šių renginių vykdymo tvarka, kurios privalu laikytis, nes tai tiesiogiai veikia verslo sėkmę ir plėtrą.

Kokios sąlygos turi būti įvykdytos, kad šie renginiai būtų paruošti ir vykti efektyviai?

1. Svarbu aiškiai apibrėžti temą ir susidėlioti dienotvarkę.

Darbotvarkėje turėtų būti 2-3 svarbius klausimus ir 3-4 smulkesnius. Kodėl toks santykis? Jei yra keletas pagrindinių klausimų, galite skirti daugiau laiko jų svarstymui ir nuodugniau. Jei jų bus daug, tai dėl riboto laiko pagrindiniai klausimai bus svarstomi paviršutiniškai ir praleista daug niuansų.

2. Sudarykite sąrašą konkrečių asmenų, kviečiamų į susitikimą, susitikimą, derybas.

Išimtis yra gamybinis susirinkimas. Jis vyksta reguliariai ir nesikeičiant dalyvaujančiųjų sąrašui.

3. Nustatykite įvykio datą ir konkretų laiką.

Dėl derybų datos ir laiko turi susitarti visos šalys.

4. Privalomas visų numatomų asmenų informavimas apie įvykio datą ir laiką.

Norint surengti susitikimą, tai turi būti padaryta bent prieš savaitę. Apie artėjantį gamybinį susirinkimą įspėjami tik tie žmonės, kurie nėra nuolatiniai dalyviai.

5. Nustatykite laiką, per kurį vyks renginys, ir informuokite apie tai visus dalyvius.

Patirtis rodo, kad įspėjimas apie renginio pabaigos laiką drausmina visus susirinkusius ir sutrumpina renginio laiką 10–15%.

6. Būtina parengti pagrindinę kalbą. Tai gali būti ataskaita arba trumpoji žinutė. Priskirkite diskusijai reikalingus dalyvius.

Pristatymas turi būti atliekamas griežtai pagal temą ir atskleisti nagrinėjamą problemą. Argumentai ir išvados turi būti pagrįsti ir paremti faktais. Tuščios kalbos ir neapibrėžtumas tik sukels klausytojų nedėmesingumą ir abejingumą.

7. Nuspręskite dėl patalpų ir paruoškite jas renginiui.

Kambarys arba salė turi būti patogūs ir tokio dydžio, kad tilptų visi laukiantys. Iš anksto pagalvokite apie vietų skaičių – kėdžių turėtų užtekti visiems. Geriau turėti avarinį rezervą. Norint vesti derybas, patartina prieš kiekvieną dalyvį padėti kortelę su pilnais inicialais. Ant jo nurodykite organizacijos ar įmonės, kurios vardu šis asmuo dirba, pavadinimą. Ant stalų padėkite popierių / sąsiuvinį ir po kelis rašiklius kiekvienam dalyviui. Gėrimai laukiami ( mineralinis vanduo su dujomis ir be jų) ir akinius. Mandagumo taisyklės apima arbatos ir kavos patiekimą derybų metu.

Darbas turi prasidėti griežtai nustatytu laiku. Vėlavimas lems tik vėlesnius įvykius, kurie prasidės dar didesniais vėlavimais. Organizuojant derybas yra įprasta, kad visos dalyvaujančios šalys besąlygiškai gerbia darbo pradžią. Jūsų partneriai nepaaiškinamą vėlavimą deryboms vertins kaip didžiausią aplaidumą, o tolesni rezultatai bus sunkiai nuspėjami.

Pasirūpinkite, kad bendra atmosfera renginio metu būtų draugiška. Asmeniniai išpuoliai, demonstravimas, įžeidinėjimai ir provokacijos yra nepriimtini.

Norėdami surengti susitikimą, turi būti išrinktas pirmininkas. Tai daroma per bendrą atvirą arba uždarą balsavimą. Šis etapas turi būti įrašytas į protokolą.

Pirmininkas privalo kontroliuoti taisykles ir paskelbti kiekvieno pranešėjo vardą ir pavardę, pareigas ir įmonės, kurios vardu dalyvis kalba, pavadinimą.

Pasirinktas pranešėjas turi būti tam tikrų savybių žmogus. Visų pirma, pirmininkas turi būti kompetentingas ir nešališkas asmuo. Turi mokėti aiškiai ir aiškiai išreikšti save, būti tolerantiškais priešingoms nuomonėms. Jis neturi teisės niekam teikti pirmenybės ar primesti savo nuomonės. Jeigu susirinkimo metu turi savų pasiūlymų, pirmininkas turi teisę pasisakyti tik po visų pasisakiusių.

Svarbiausias bet kokio įvykio momentas yra apibendrinimas ir sprendimo priėmimas. Dažniausiai šiuo metu atsiranda tam tikras energijos praradimas ir bejėgiškumas. To priežastis – psichologinis aspektas: dalyviai nesugeba suvokti, kad laikas eina į pabaigą ir reikia priimti kažkokį sprendimą. Jie pradeda abejoti, dvejoti ir nesiryžta rinktis. Susidarius tokiai situacijai, geriausia išeitis – paimti vieną sakinį ir jį apsvarstyti. Labai svarbu nepraleisti momento, kada nutraukti diskusiją. Tai visiškai priklauso nuo pirmininko patirties. Taip pat taikoma tarpinio balsavimo praktika, kai sumuojami kiekvieno diskusijos etapo rezultatai. Tačiau taip pat nereikia skubėti priimti galutinį sprendimą, jei šį sprendimą atmeta mažuma. Tokiu atveju būtina tęsti diskusiją, kad būtų pasiektas visas diskusijos šalis tenkinantis sprendimas.

Susitikimas – tai bendras piliečių grupės (kolektyvo) buvimas tam tikroje vietoje aptarti įvairias temas ar tam tikrų problemų sprendimus.

Yra ir kita susitikimo samprata – tai visko rinkinys darbo kolektyvasįmonei ar organizacijai, išspręsti bet kokias neatidėliotinas problemas ir pranešti apie valdymo sprendimus masėms.

Viena iš sunkiausių verslo sąveikos rūšių yra susitikimai – ypač jei jie vyksta esant konfliktinei ar krizei organizacijoje. Daugeliui organizacijų susirinkimai yra aukščiausias valdymo organas. Todėl jų darbo rezultate sukurti dokumentai visada įtakoja strateginius organizacijos planus ir įtakoja psichologinį klimatą kolektyve.

Pagrindinės gairės rengiant susirinkimus yra norminiai ir administraciniai dokumentai, reglamentuojantys pačios organizacijos, kaip visumos, ir susirinkimo, kaip kolegialaus valdymo organo, veiklą. Tokie dokumentai apima: steigimo memorandumą, Asociacijos straipsniai, teisės aktų vaidindamas vaidmenį pavyzdines nuostatas tokio pobūdžio įstaigų. Tokiuose dokumentuose dažnai pateikiami nurodymai dėl klausimų, kurie gali būti pateikti kolegialiam aptarimui ir įtraukti į posėdžio darbotvarkę. Be to, organizaciniuose ir administraciniuose dokumentuose dažnai pateikiamas pasirengimo susirinkimui tvarkos aprašas, šio darbo reglamentai, nustatantys tam tikrų verslo sąveikos technologijų tinkamumo laipsnį.

Praktika rodo, kad konfliktinėse situacijose didelę reikšmę priklauso nuo to, kaip tiksliai parašyta posėdžio darbotvarkė. Tikimybė konstruktyvus leidimas konfliktas padidėja, jei į darbotvarkę įtraukti tik klausimai, tiesiogiai liečiantys konflikto esmę, kilusių prieštaravimų temą. Jeigu, be paties konflikto, susirinkimo metu bandoma išspręsti kai kuriuos papildomus klausimus, tai tokia darbotvarkė sukuria prielaidą konfliktui vystytis kaip lavinai. Taip yra dėl potraukio tiesioginei sąveikai tuo pačiu metu didelis skaičiusžmonių. Skirtingi jų interesai kartu su konfliktinės situacijos nulemtomis konkurencinėmis nuostatomis gali išprovokuoti tolesnį konflikto zonos plėtimąsi, kilusių prieštaravimų augimą ir komplikaciją.

Daugelis verslo susitikimų ir konferencijų vyksta diskusijų forma. Masinėje diskusijoje visi dalyviai, išskyrus pirmininką, yra vienodoje padėtyje. Specialiai paruošti pranešėjai neskiriami, bet tuo pačiu visi dalyvauja ne tik kaip klausytojai. Specialus klausimas aptariamas konkrečiu būdu, dažniausiai pagal griežtas taisykles ir jam pirmininkauja pareigūnas.

Norint suformuoti susitikimą ir pasiruošti prasmingam bendravimui, likus kelioms dienoms iki jo, jiems gali būti suteikta informacija apie aptariamos problemos esmę. Jai sudaryti patartina sudaryti ekspertų grupę, kurios tikslas būtų atlikti išsamią organizacijos padėties analizę.

Paprastai susirinkimo medžiaga (darbotvarkė, tezės ar pranešimų tekstai, sprendimų projektai ir kt.) būsimiems susirinkimo dalyviams pateikiama ne vėliau kaip likus trims keturioms dienoms iki jo pradžios. Tai leidžia jiems keisti jau parengtus dokumentus ir greitai pateikti savo pasiūlymus susitikimo metu.

Psichologiškai darbas su dokumentais jau per patį susitikimą leidžia sumažinti asmeninių antipatijų tarp konfliktuojančių pusių paūmėjimo tikimybę. Kreipimasis į dokumentą be tiesioginės sąveikos su oponentu, dokumento įvedimas kaip tarpinė grandis sumažina tikimybę, kad kils emocinės reakcijos ir konfliktas peraugs į sprogimo scenarijų.

Konflikto sprendimas susitikimo metu žaidimo scenarijus dažnai tampa lengviau valdomas, jei įmanoma priimti bendruosius reglamentus. Norėdami palengvinti darbą su taisyklių projektu, galite naudoti šią bendrą susirinkimų rengimo schemą kaip pradžios tašką:

· įžanginė kalba, kurios bendra trukmė nuo 3 iki 5 minučių, kuri informuoja Bendrosios taisyklės susirinkimo darbas, jo rengimo būdas, apytikslis pabaigos laikas;
· pagrindinis pranešimas, trunkantis nuo 25 iki 30 minučių (jei posėdyje pateikiamos diametraliai priešingos konfliktuojančių pusių pozicijos, tuomet visiems turėtų būti skiriama vienodai laiko išreikšti savo nuomonę, tačiau pageidautina, kad iš viso jis neviršytų 30 min. kitaip dėl natūralaus nuovargio susirinkusieji tiesiog tampa nedėmesingi);
· klausimai pranešėjams ir jų atsakymai (kiekvienas klausimas ir atsakymas – ne daugiau kaip 2 min.);
· bendrakalbėtojų pasisakymai, papildomi pranešimai (ne daugiau kaip 10-15 min. visiems pranešėjams su papildomais pranešimais dėl 2 dalyje nurodytų priežasčių);
· klausimai bendrakalbiams (kiekvienam klausimui ir atsakymui ne daugiau kaip 1 min.);
· susirinkimo dalyvių pasisakymai (5-7 min.);
· atsakymai iš pranešėjų (kiekvienam ne daugiau kaip 5 min.);
· bendrakalbėtojų atsakymai (kiekvienam ne daugiau kaip 3 min.);
· nuorodos susitikimo metu (turi būti ne daugiau kaip nuo trijų iki penkių, kad nebūtų atitrauktas dėmesys nuo pagrindinės temos ir nekiltų silpnumo jausmas preliminarus pasiruošimasį susitikimą; Vienam pažymėjimui reikėtų skirti ne daugiau kaip 3 minutes);
· susirinkimo sprendimo projekto skaitymas (ne daugiau kaip 5 min.);
· pasiūlymai projektiniam sprendimui (kiekvienam ne daugiau kaip 1-3 min.);
· susirinkimo apibendrinimas (ne daugiau 10 min.).

Jei dalyvauja 50-75 dalyviai, optimaliausia kas valandą daryti 10 minučių pertraukas. At daugiau Dalyviams patartina padaryti pertrauką po 1,5-2 valandų darbo ir padaryti ją 15-20 minučių.

Aukščiau pateikta susitikimo struktūrizavimo pagal turinį ir laiką schema yra apytikslė. Tačiau kad ir kaip neaišku atrodytų, kas vyks susitikimo metu, organizatoriai pirmiausia turi apgalvoti ir parengti savo nuostatų projektus. Jei konflikto sąlygomis susitikimo metu prasideda visiškai neparengtų reglamentų aptarimas, tai pats darbo klausimas gali tapti dar viena priežastimi aštrėjančioms konfliktinėms nuostatoms ir nenaudingam „susipriešinimui“.

Padidėjęs emocinis susijaudinimas, būdingas bet kokiai viešai kalbai, o juo labiau kalbėjimui susitikime, susijusiame su konfliktine situacija, reikalauja, kad kiekvienas kalbėtojas rimtai išnagrinėtų tiek savo pranešimo struktūrą, tiek turinį. Bet kurioje kalboje turi būti pateikti konstruktyvūs pasiūlymai, kaip išspręsti posėdyje aptartą problemą. Konflikto situacijoje susirinkime ypač pavojingos emocinės pastabos, kurios įžeidžia susirinkusius. Todėl nuo viešojo kalbėjimo emociniai priepuoliai turėtų būti atmesti.

Jei pristatymas yra ataskaitos pobūdžio, jame turi būti:

· trumpas pranešimo tikslo apibrėžimas;
· pagrindinių faktų konstatavimas;
· glaustas, aiškus siūlomų problemos sprendimo būdų išdėstymas;
· trumpa prasminga išvada.

Kalbėtojai, suplanuoti pagal reglamentą, turėtų iš anksto paruošti savo kalbos tekstą. Kalbos medžiaga gali būti duomenys, gauti analizuojant reikalus organizacijoje. Be to, ataskaita turėtų būti suderinta su darbotvarke ir esamais organizacijos ataskaitų teikimo duomenimis. Ataskaita neturėtų būti perkrauta skaitmenine medžiaga: tik pagrindiniai rodikliai, padedanti susirinkusiems įvertinti esamą situaciją ir suprasti siūlomų sprendimų prasmę.

Rengiant kalbėtoją kalbai, galima rekomenduoti pranešimo tekstą perskaityti balsu tokiu ritmu ir būdu, kokiu jis ketina tai daryti susirinkime. Tai, pirma, leidžia nustatyti ir koreguoti pasirodymo laiką. Antra, tai padeda greičiau naršyti tekste. Tokia orientacija labai praverčia emociškai įkrautoje susitikimo atmosferoje, kai kalbėtojas gali būti pertrauktas, jis pats gali pasiklysti arba vėl prireiktų grįžti prie kokio nors kalbos fragmento. Kadangi posėdis yra brangus kolegialus strateginio valdymo organas, laikas, kurį pranešėjas skiria parengiamiesiems savo kalbos darbams, yra visiškai pagrįstas.

Spręsdami konfliktinius klausimus, visuotinių susirinkimų organizatoriai turėtų daug dėmesio skirti protokolo, kuris yra svarbus organizacinis ir administracinis dokumentas, rengimui. Šiame protokole turėtų būti užfiksuota iškeltų klausimų svarstymo eiga, sprendimų priėmimo tvarka ir patys susirinkimo sprendimai.

IN šiuolaikinėmis sąlygomis Protokolas dažnai surašomas ne posėdžio metu, o pagal vaizdo ar garso įrašus. Kalbant apie apdorojimo ir dokumentacijos greitį ir lengvumą, pirmenybė teikiama skaitmeniniam susitikimo įrašymui. Bet net ir naudojant skaitmenines technologijas, norint nepraleisti reikšmingų susitikimo momentų, vis tiek rekomenduojama prie garso ar vaizdo įrašo, kas vyksta, surašant ranka rašyto protokolo juodraštį, kuriame nurodomas laikas. pagrindiniai įvykiai. Toks protokolas padeda ateityje iššifruoti, kas įrašyta juostoje, ir kokybiškai tai atspindėti pagrindinio protokolo turinyje.

Protokolui kaip oficialiam dokumentui didelę reikšmę turi jo vykdymo taisyklių laikymasis. Protokolas datuojamas susirinkimo dieną, o ne jo pasirašymo momentu. Jei posėdis vyko kelias dienas, protokole nurodoma pradžios ir pabaigos diena, kurios nurodomos brūkšneliu. Be to, protokole nurodomas jo eilės numeris, atitinkantis susirinkimo eilės numerį. Taip pat nurodytas pavadinimas atsiskaitymas, kuriame vyko susirinkimas.

Sudarant protokolą reikia atsižvelgti į tai, kad pagal aptartų klausimų išsamumą tokie dokumentai skirstomi į išsamius ir trumpus. Trumpame protokole yra pranešėjo vardas, pavardė, pranešimo tema ir pranešėjų vardai. Suvestiniame protokole kalbų turinys neatsispindi. Jeigu susirinkimas skirtas konfliktui spręsti, tai tokie protokolai gali būti surašomi tik tuo atveju, jei yra pranešimų ir kalbų turinio fiksavimo priemonės (stenogramos, patvirtinti pranešimų ir kalbų tekstai, kokybiški garso ar vaizdo įrašai). Tokiu atveju protokole daromas įrašas, kad prie jo pridedami atitinkami detalūs pasisakymų įrašai. Jeigu tai neįmanoma, tuomet turi būti parengtas detalus protokolas, pilnai atspindintis diskusijos eigą, siūlomus ir priimtus sprendimus.

Susitikimo metu galutinis variantas pilnas protokolas sudaryti beveik neįmanoma. Todėl surašomas protokolo projektas. Sprendžiant tokio pobūdžio opius klausimus, protokolą gali surašyti ne vienas, o keli posėdžio dalyviai, kurie vėliau per penkias dienas surašo ir surašo galutinį protokolo variantą.

Visiškai parengtą protokolą pasirašo posėdžio pirmininkas ir sekretorius. Galutiniai sprendimai susirinkimai jo dalyviams perduodami savarankiškų dokumentų – nutarimų ir sprendimų forma, kurie sudaromi remiantis protokole esančia medžiaga.

Šių procedūrų laikymasis, nors ir negarantuoja visiško iškilusių prieštaravimų sprendimo, vis tiek sudaro prielaidas konstruktyviam ir efektyvus darbas susitikimai. Dėl didelio dalyvių skaičiaus ir nestandartinės situacijos susitikimų metu mažėja žmonių gebėjimas susivaldyti, prastėja prognozavimo efektyvumas. Aprašytos procedūros naudojamos kaip popierinės orientacijos diagramos nestandartinė situacija. Išvaduodami žmonių sąmonę nuo tokių schemų, susitikimo organizatoriai palengvina jo dalyvius intensyvus darbas apie problemos esmę, o ne apie patį susirinkimą.

Apskritai pasirengimo susitikimui darbas turėtų būti skirtas maksimaliai palengvinti jo dalyvių koncentraciją ties sprendžiamų prieštaravimų esme. Tam turi būti organizuojamas visų galimų procedūrinių klausimų sprendimas, taip pat visų pasirengimo kontrolė reikalinga informacija, iš esmės problema iškelta diskusijai.

Tiek rengiantis susirinkimui, tiek jį vykdant būtina atsižvelgti į individualios savybės susirinkimo dalyviai. Organizatoriai privalo užtikrinti, kad dalyviai suprastų, jog visos organizacijos efektyvumas labai priklauso nuo jų valios ir ketinimų.

Verslassusitikimas - organizuotos, kryptingos suinteresuotų šalių grupės sąveikos, keičiantis nuomonėmis, forma siekiant tobulėti ir priimti sprendimą.

1. Pagal priklausantis visuomeninio gyvenimo sferai skiriami: administraciniai, moksliniai ar moksliniai-techniniai, politiniai, profesinių sąjungų ir jungtiniai susirinkimai.

2. Pagal dalyvių pritraukimo mastas: tarptautinis, respublikinis, sektorinis, regioninis, regioninis, miestas, rajonas, vidinis.

3. Pagal vieta: vietinis ir lankomasis.

4. Pagal dažnis: vienkartinis, nuolatinis, periodinis.

5. Pagal dalyvių skaičius: siauroje kompozicijoje (iki 5 žmonių), išplėstoje (iki 20 žmonių), reprezentacinėje (daugiau nei 20 žmonių).

6. Pagal pagrindinė užduotis: pamokantis, operatyvus (planuojantis susirinkimus), probleminis.

8. Pagal dalyvių atstumas: akis į akį ir domofonu (naudojant automatines telefono stotis, kurios užmezga ryšį tarp vadovo ir susitikimo dalyvių, kurie yra jų darbo vietose).

Vadybos teorija siūlo tokią susirinkimų ir konferencijų klasifikaciją pagal jų paskirtį:

■ informacinis interviu. Kiekvienas dalyvis trumpai praneša apie reikalų būklę viršininkui, todėl vengiama teikti ataskaitas raštu ir kiekvienas gali susidaryti vaizdą apie įstaigos būklę;

■ susirinkimas sprendimui priimti. Skirtingiems padaliniams atstovaujančių dalyvių nuomonės derinamos

padalinti organizaciją priimti sprendimus dėl konkrečios problemos; ■ kūrybinis susitikimas. Naudojant naujas idėjas, plėtojant perspektyvias veiklos sritis. Bet koks susitikimas ar susitikimas yra efektyvus tik tada, kai jis vyksta laikantis etiškai orientuotų žmonių elgesio verslo komunikacijos procese standartų. M. Brahimas pažymi, kad diskusijoje būtina gerbti kitų nuomonę, net jei iš pirmo žvilgsnio tai atrodo absurdiška.

Darbo susitikimuose gali dalyvauti 7-9, daugiausiai 12 žmonių, didelis skaičius dalyvių jau gali sumažinti darbo efektyvumą. Diskusijos tema turėtų būti nustatyta iš anksto, kad dalyviai galėtų profesionaliai pasiruošti, apgalvoti savo pasiūlymus ir net parengti atitinkamus pranešimus. Dalyvių erdvinis išdėstymas „apvalaus stalo“ forma yra svarbus siekiant sustiprinti sąveiką. Susitikimo vadovas pirmiausia turi išreikšti viltį, kad susitikimas bus dalykiško ir konstruktyvaus pobūdžio, susirinkimo metu laikytis taisyklių, kalbėtojus „laikyti“ aptariamos temos rėmuose, įtraukti „neaktyvius“, liautis „kalbančius“ “, nustatant kalbėjimo tvarką, užduodant reikiamus klausimus, perfrazuojant ir apibendrinant tarpinius rezultatus, pateikiant galutinį susirinkimo komentarą. Reikėtų prisiminti, kad verslo susitikimas siūlo galimybę kritikuoti subjekto pozicijas, o ne asmenines tai išsakiusio asmens savybes ir rekomenduojama laikytis taisyklės: pirmiausia pasižymėti pozicijų sutapimą, o tada aptarti skirtingų pozicijų skirtumus ir problemos sprendimo būdus. , įtikinamai argumentuojant kiekvienos alternatyvos privalumus ir trūkumus. Patekus į kritiką, naudinga puolimą prieš save paversti puolimu prieš problemą: „Džiaugiuosi, kad tau rūpi ta pati problema ir bandai rasti geriausią sprendimą...“. Svarbiausia yra ne laimėti ginčą, o judėti į priekį sprendžiant problemą. Svarbu savo poziciją traktuoti ne kaip vienintelę įmanomą ir vienintelę teisingą, o mokėti suprasti ir net priimti kitokią nuomonę, būti pralaidžiam kitokiai nuomonei. Dalyvių pasyvumui pašalinti galima naudoti: 1) teiginius ratu arba 2) smegenų šturmo metodą. Nuomonių konfliktai gali būti dviejų formų: konkurencingas arba bendradarbiauti-kooperatyvas ir kooperatyvas. Siekiant sumažinti priešiškumą nuomonių konkurencijoje, gali būti kuriamos taikinimo komisijos ar grupės, įskaitant priešingų pažiūrų dalyvius, kurie turi nustatyti taškus, į kuriuos jų nuomonės sutampa, rasti kažkieno pozicijoje jiems patinkančius ar galinčius būti naudingus taškus. optimalus problemos sprendimas.

Verslo susitikimai dažnai būna direktyvaus pobūdžio, kai lyderis iš „tėvų“ pozicijos nurodo savo nuomonę kaip vienintelį problemos sprendimą, o likę „vaiko“ pozicijos dalyviai priima šį sprendimą vykdyti. Veiksmingiausi dalykiniai susitikimai yra kolegialaus pobūdžio, lygiavertė sąveika iš pozicijos „Suaugęs - Suaugęs“. Tačiau pasitaiko ir manipuliacijų, kai išoriškai sąveikaujama kaip „Suaugęs – Suaugęs“, o iš tikrųjų „Tėvas – vaikas“, t.y. Lyderis tarsi prašo visų, net ir tyliųjų, pasisakyti, tačiau visiems pasisakius vadovas, perfrazuodamas visus, deda reikiamą akcentą ir dėl to priima jam reikalingą sprendimą, įpareigojant dalyvius tai įgyvendinti. sprendimą praktiškai iš „Vaiko“ pozicijos.

Federalinė švietimo agentūra

Magnitogorskas Valstijos universitetas juos. G.I.Nosova

Psichologijos katedra

Verslo komunikacijos santrauka

Tema: „Verslo susitikimai ir susitikimai“

Baigė: FFK grupės 06-1 mokinys

Grebenščikova V.I.

Patikrintas: Orinina L.V.

Be verslo pokalbių ir komercinių derybų, verslo praktikoje yra plačiai paplitę specialios formos dalykinių pokalbių vedimas – susitikimai, kurie yra atviro kolektyvinio tam tikrų klausimų aptarimo būdas. Tokios diskusijos formos yra labai įvairios. Tai kongresai, konferencijos, simpoziumai, susirinkimai, sesijos, seminarai. Šiuose renginiuose priimami sprendimai dažniausiai yra efektyvesni nei tie, kuriuos priima siauras vadovų ratas.

Verslo susitikimo TIKSLAS – užtikrinti laisvą diskusiją ir priimti bendrą sprendimą remiantis įvairiomis nuomonėmis.

Pasirinkau temą „Susitikimų organizavimas“, nes kolektyvinė diskusija kaip forma verslo pokalbis turi daug teigiamų aspektų:

Pirma, tai padidina mąstymo efektyvumą. Rusų patarlė „protas geras, bet du geriau“ neatsirado iš niekur, joje yra gilią prasmę. Iš tiesų žmogaus mąstymo išskirtinumas yra tas, kad jis ypač efektyvus bendros intelektualinės veiklos sąlygomis, nes intelektiniai rezultatai nesumuojami, o padauginami. Yra žinoma, kad vaisingiausios idėjos gimė kolektyviai keičiantis mintimis.

Antra, susitikimo metu sustiprinama kūrybinė darbuotojų bendruomenė, įtraukiami atskirų darbuotojų interesai vieninga sistema kolektyvines užduotis, o taip pat gerina jos dalyvių verslo kvalifikaciją.

Trečia, bendrame protiniame darbe atsiskleidžia kiekvieno iš jų kūrybinis potencialas.

Nepakankamai gerai paruošti ir prastai pravesti susirinkimai, šaukiami kiekviena proga, priežastis didelė žala, nes jie „suryja“ brangų laiką, atitraukdami žmones nuo pagrindinio darbo.

IN bendras vaizdas Pasiruošimas susirinkimui apima šiuos veiksmus: temos nustatymas, darbotvarkės sudarymas, susirinkimo tikslų ir bendros trukmės nustatymas, pradžios data ir laikas, dalyvių sudėtis, apytikslis darbo grafikas.

Nustatydami susitikimo pradžios laiką, turėtumėte atsižvelgti į darbo ritmą. Kad nebūtų priversti žmonės visą dieną be galo pereiti nuo vieno darbo prie kito, patartina susirinkimus rengti darbo dienos pradžioje ar pabaigoje arba po pietų pertraukos. Atsižvelgiant į bendrą sugaištą laiką (ne tik tiesiogiai susitikimui, bet ir pasiruošimui, kraustymuisi, grįžimui ir grįžimui į darbą), susitikimo pradžia ir pabaiga turėtų būti suplanuota taip, kad neliktų tuščių laiko tarpų. : jei jis baigiasi likus 15 minučių iki pietų pertraukos, tada šios minutės gali būti laikomos prarastomis.

Apie jo rengimą būtina iš anksto pranešti susirinkimo dalyviams, supažindinti su darbotvarke ir visa kita reikalingos medžiagos kad jų pasirodymai būtų apgalvoti iš anksto.

Susitikimą reikia pradėti laiku ir nedelsiant susitarti su jo dalyviais dėl bendradarbiavimo taisyklių, pavyzdžiui, apriboti kalbų laiką ar sprendimų priėmimo tvarką. Po to vienam iš dalyvių turėtų būti pavesta vesti protokolą.

Šie ir kiti klausimai bendra organizacija Verslo susitikimus ir susitikimus svarstysime plačiau.

Verslo susitikimas (susitikimas) – tai žodinė komunikacinė žmonių grupės (komandos) sąveika. Šis bendravimo būdas apjungia įvairius žanrus: oratorinį monologą (pranešėjo įžanginės ir baigiamosios pastabos, dalyvių pasisakymai, pranešimas), pokalbis (keitimasis informacija, idėjų iškėlimas ir aptarimas protų šturmo metu), diskusija.

Susitikimo efektyvumas labai priklauso nuo organizatoriaus talento – nuo jo kalbėjimo įgūdžių ir valdymo gebėjimų, taip pat nuo teisingas pasirinkimas susitikimo tipą ir jo ypatybių žinojimą.

Verslo susitikimai yra:

1. Pagal formą:

1.1. konferencijos

1.2. susitikimai

1.3. susitikimai

1.4. seminarai, simpoziumai

2. Pagal vadovo susirinkimo formą:

2.1. diktatoriškas

2.2. autokratinis

2.3. apibendrintas – pirmiausia pranešimas, diskusija, kur dalyvauja tik tie asmenys

kuriuos paskyrė direktorius.

2.4. diskusija

2.5. Laisvas

3. Priklausymu visuomeninio gyvenimo sferai:

3.1. vakarėlis

3.2. profsąjunga

3.3. verslas (administracinis)

3.4. mokslinis

3.5. vieningi

4. Pagal mastelį:

4.1. tarptautinis

4.2. Visos Rusijos

4.3. respublikonų

4.4. industrija

4.5. regioninis

4.6. regioninis

4.7. miesto

4.8. rajonas

4.9. vidinis

5. Renginio vietoje:

5.1. vietinis

5.2. lankantis

6. Pagal dažnumą:

6.1. reguliarus

6.2. nuolatinis

6.3. vieną kartą

6.4. periodiškai

7. Pagal dalyvių skaičių:

7.1. siauroje grupėje (iki 5 žmonių)

7.2. išplėstoje kompozicijoje (iki 20 žmonių)

7.3. atstovas (daugiau nei 20 žmonių)

8. Dėl dalyvių stabilumo:

8.1. su fiksuota kompozicija

8.2. su svečių vaidyba

8.3. su konkrečiu susirinkimo sąrašu

8.4. sujungti

9. Dėl klausimų:

9.1 administracinis

9.2 techninis

9,3 personalo

9.4 finansinis

9.5 technologinis

10. Pagal užduotį:

10.1 problemiška

10.2 pamokantis

10.3 veikiantis

11. Pagal paskirtį:

11.1 sprendimų priėmimas

11.2 užduočių išaiškinimas

11.3 santrauka

Viena pagrindinių verslo susitikimo vadovo užduočių – pritraukti kuo daugiau daugiau faktų, siekiant visapusiškiau įvertinti aptariamos problemos sudėtingumą, taip pat įtraukti dalyvaujančius į problemos sprendimo procesą. Žinoma, vedėjas turi turėti savo požiūrį į esamą situaciją, tačiau būtina žinoti ir kitų požiūrį, kad suprastų, ar jie teisūs, ar neteisūs suvokdami problemą. Jei kieno nors kito požiūris yra teisingas, susirinkimo vadovas gali pakeisti savo požiūrį į situaciją. Jei kolegos klysta arba jiems trūksta kažko svarbaus, jis gali pateikti trūkstamus faktus. Tinkami klausimai yra puiki priemonė nukreipti susitikimą tinkama linkme.

Susitikimo efektyvumas labai priklauso nuo organizatoriaus talento – nuo jo kalbėjimo įgūdžių ir valdymo gebėjimų. Dažnai susirinkimą veda pats vadovas.

Išskiriamos šios pagrindinės verslo susitikimų užduotys:

1) Išsiaiškinti ir išanalizuoti reikalų būklę (kaip vykdomas planas, kas vyksta komandoje...); keistis informacija aptariamu klausimu, koordinuoti pastangas ir daryti organizacines išvadas. Šios užduotys atitinka susitikimo informacinį tipą.

2) Informuoti komandą apie problemų sprendimo paieškas, apie naują patirtį ir jos įgyvendinimo galimybes, įtikinti darbuotojus vykdomos ekonominės politikos teisingumu. Šioms problemoms spręsti numatomas aiškinamasis susirinkimas arba instruktažas.

3) Rasti kolektyvinį problemos sprendimą, gaminti, rinkti idėjas. Šio tipo susitikimai yra pagrįsti problemomis arba minčių šturmu.

4) Pasirinkite ir priimkite konstruktyvius sprendimus. Tai yra susirinkimo – sprendimų priėmėjo – užduotis.

5) Suteikti dalyviams reikiamų žinių ir tobulinti jų įgūdžius. Šis tipas vadinamas konferencija arba mokymo susitikimu.

Jei vadovas suinteresuotas nuolatiniu ryšiu su kolektyvu, jis organizuoja reguliarius susitikimus. Priklausomai nuo susitikimų dažnumo, jie taip pat gali būti vienkartiniai arba periodiniai.

Jei vienas iš susitikimo dalyvių jaučia nenugalimą norą ginčytis, vadovas, išlaikydamas ramybę, turėtų leisti grupei paneigti ginčytojo teiginius. Pernelyg plepius ginčytojus reikia taktiškai pertraukti, neišklausant jų kalbos iki galo, paprastai iš tokių kalbų naudos mažai. Jeigu tenka susidurti su negatyvistu (tai yra prieštarauti mėgstančiu žmogumi), reikia atpažinti ir įvertinti jo žinias bei patirtį. Drovūs dalyviai skatinami užduoti paprastus klausimus, kad sustiprintų pasitikėjimą savo jėgomis. Jei ginčo dalyvis nuolat užduoda klausimus, o ne teikia pasiūlymus, jo klausimai turėtų būti adresuojami grupei.

Kad verslo susitikimas būtų vaisingas, pirmininkas turi įvaldyti diskusijų vedimo techniką. Pirmiausia turime stengtis pirmauti grupės diskusija civilizuotas. Tai suponuoja subtilumo buvimą ginčo šalių santykiuose, todėl neleidžia naudoti tokių savo požiūrio argumentavimo priemonių kaip pajuokos, oponentų pertraukimas ir aštrūs išpuoliai prieš juos. Ypatingą dėmesį reikia atkreipti į tai, kad verslo ginčas tarp dalyvių būtų aiškus ir turi laiko ribas, taip pat vengti asmeninių konfliktų. Ginčo terminologija turi būti aiški visiems dalyvaujantiems.

Ruošdamiesi diskusijai turėtumėte pasistengti bent kiek bendras planas kovoti už tiesą, atrinkti svariausius argumentus. Ypač įspūdingi yra tikslūs skaitmeniniai duomenys, kurių negalima paneigti.

Svarbus įmonės valdymo aspektas yra susirinkimų ir konferencijų, kurių metu verslo pokalbis. Siekiant užtikrinti, kad susirinkimai ir konferencijos vyktų efektyviai, jų vadovams (pirmininkams) patartina laikytis šių rekomendacijų. Prieš susitikimą (susitikimą):

1. Paruoškite darbotvarkę y., klausimų, kurie turi būti sprendžiami susirinkime (susirinkime), sąrašas. Šie klausimai gali būti susiję ir su įgyvendinimu

anksčiau priimtus sprendimus, taip pat į naujas problemas, iškilusias nuo praėjusio susitikimo (susitikimo).

2. Nuspręskite, kas turėtų dalyvauti susitikime, ir įspėti juos iš anksto. Paprastai gamybiniame susirinkime dalyvauja visi darbo grupės nariai. Į posėdį kviečiami tik tie darbuotojai, kurie yra kompetentingi spręsti iškilusias problemas.

3. Pasirinkite tinkamą vietą ir laiką.Įsitikinkite, kad vietoje yra viskas, ko jums reikia. Nustatykite laiką, kurio reikia šiems klausimams aptarti. Atkreipiame dėmesį, kad ideali susitikimų (susitikimų) trukmė yra ne daugiau kaip pusantros valandos. Jei susitikimas turi trukti ilgiau, darykite pertraukas.

4. Išdalinkite darbotvarkę. Darbotvarkė turėtų būti darbuotojų rankose likus kelioms dienoms iki susirinkimo, kad jie galėtų pasiruošti susirinkimui.

5. Iš anksto nustatykite pagrindinį garsiakalbį ir kitus garsiakalbius.

6. Iš anksto pasikalbėkite su kiekvienu susitikimo dalyviu, kad sužinotumėte jų poziciją. Tai padės numatyti konfliktines situacijas ir planuoti jų sprendimą išlaikant komandos sanglaudą.

7. Svarbu pasirinkti kambarį susitikimui. Kambarys turi būti įrengtas patogiais baldais, turėti normali temperatūra oro. Geriausia susitikimo dalyvius pastatyti prie apvalaus stalo, kad kiekvienas iš jų būtų priešais visus kitus. Siekiant pagerinti bendravimą, prieš dalyvius patartina įrengti ženklus su pilnais vardais, aiškiai matomus visiems susirinkusiems.

Susitikimo (susitikimo) metu:

1. Aptarkite darbotvarkę ir prireikus jį pakeisti, atsižvelgiant į neseniai atsiradusias naujas aplinkybes.

2. Sekite laiką, kad būtų laikomasi taisyklių, nes kilusi diskusija gali ją sutrikdyti.

3. Užtikrinti, kad susitikimo dalyviai turėtų saviraiškos laisvę, nepaisant jų pareigų. Būtina taktiškai tramdyti energiją tų, kurie dėl savo prigimties įpratę imtis iniciatyvos, suteikiant galimybę anksčiau pasisakyti mažiau aktyviems dalyviams.

4. Diskusijos metu užimkite neutralią poziciją išsakytų nuomonių atžvilgiu.

5. Stebėkite kylančius konfliktus ir, jei reikia, įsikikite. Būkite tarpininkas, kad sumažintumėte situaciją.

6. Reguliariai tikrinkite, ar grupė yra pasirengusi priimti sprendimą. Negalima praleisti momento, kai grupė susitarė ir nauja diskusija nebegali pridėti nieko reikšmingo.

7. Laikykitės grupės sukurtų sprendimų priėmimo taisyklių. Jei kyla nesutarimų, turi būti balsuojama ir sprendimas turi būti priimtas balsų dauguma.

8. Prieš baigdami susitikimą apibendrinkite darbą. Iš grupės sužinokite, ar reikia susitikti dar kartą. Svarbu, kad žmonės iš susitikimo išeitų aiškiai suprasdami, kokie jie turėtų būti. Tolesni žingsniai. Kai susitikimas baigiasi nepriimant jokių sprendimų, gali kilti nusivylimo ir nusivylimo jausmas.

Po susitikimo:

1. Išanalizuokite paskutinio susitikimo (susitikimo) eigą. Reikia pagalvoti, ar susirinkimas įvykdė savo užduotis ir ar po jo sustiprėjo grupės sanglauda.

2. Parengti ir išplatinti susirinkimo (-ių) santrauką. Užfiksuojant, dėl ko buvo susitarta, kokios problemos buvo išspręstos ir kokių tolesnių veiksmų reikėtų imtis, komandos nariams turėtų priminti, ką jie turi atlikti.

3. Atkurkite nutrūkusius santykius neformaliu pokalbiu. Jei susirinkimo metu kyla karštos diskusijos, tikėtina, kad kai kurie grupės nariai palūžo ir išėjo iš susirinkimo susierzinę ar įsižeidę. Pasikalbėkite su jais ir nuraminkite.

4. Stebėkite, kaip grupės nariai susidoroja su jiems pavestomis užduotimis. Būtina patikrinti, ar darbuotojams atliekant konkrečias užduotis nekilo kokių nors problemų.

Tipiški susitikimų trūkumai yra šie:

Neprotingai didelis susitikimų skaičius;

Neaiški susitikimo tema;

Laiko švaistymas dėl nereikalingų pokalbių;

Neprotingai didelis dalyvių skaičius;

Nepakankamas dalyvių skaičius;

Protokolo trūkumas, nepaisant jo poreikio;

Nepakankamai aiškus sprendimų formulavimas.