Susitikimas – tai bendras piliečių grupės (kolektyvo) buvimas tam tikroje vietoje aptarti įvairias temas ar tam tikrų problemų sprendimus.

Yra ir kita susitikimo samprata – tai visko rinkinys darbo kolektyvasįmonei ar organizacijai, išspręsti bet kokias neatidėliotinas problemas ir pranešti apie valdymo sprendimus masėms.

Viena iš sunkiausių verslo sąveikos rūšių yra susitikimai – ypač jei jie vyksta esant konfliktinei ar krizei organizacijoje. Daugeliui organizacijų susirinkimai yra aukščiausias valdymo organas. Todėl jų darbo rezultate sukurti dokumentai visada įtakoja strateginius organizacijos planus ir įtakoja psichologinį klimatą kolektyve.

Pagrindinės gairės rengiant susirinkimus yra norminiai ir administraciniai dokumentai, reglamentuojantys pačios organizacijos, kaip visumos, ir susirinkimo, kaip kolegialaus valdymo organo, veiklą. Tokie dokumentai apima: steigimo memorandumą, Asociacijos straipsniai, teisės aktų vaidindamas vaidmenį pavyzdines nuostatas tokio pobūdžio įstaigų. Tokiuose dokumentuose dažnai pateikiami nurodymai dėl klausimų, kurie gali būti pateikti kolegialiam aptarimui ir įtraukti į posėdžio darbotvarkę. Be to, organizaciniuose ir administraciniuose dokumentuose dažnai pateikiamas pasirengimo susirinkimui tvarkos aprašas, šio darbo reglamentai, nustatantys tam tikrų verslo sąveikos technologijų tinkamumo laipsnį.

Praktika rodo, kad konfliktinėse situacijose didelę reikšmę priklauso nuo to, kaip tiksliai parašyta posėdžio darbotvarkė. Tikimybė konstruktyvus leidimas konfliktas padidėja, jei į darbotvarkę įtraukti tik klausimai, tiesiogiai liečiantys konflikto esmę, kilusių prieštaravimų temą. Jeigu, be paties konflikto, susirinkimo metu bandoma išspręsti kai kuriuos papildomus klausimus, tai tokia darbotvarkė sukuria prielaidą konfliktui vystytis kaip lavinai. Taip yra dėl to, kad vienu metu tiesioginėje sąveikoje dalyvauja daug žmonių. Jų skirtingi interesai, kartu su duotais konfliktinė situacija požiūris į konkurenciją gali išprovokuoti tolesnį konflikto zonos plėtimąsi, kilusių prieštaravimų augimą ir komplikaciją.

Daugelis verslo susitikimų ir konferencijų vyksta diskusijų forma. Masinėje diskusijoje visi dalyviai, išskyrus pirmininką, yra vienodoje padėtyje. Specialiai paruošti pranešėjai neskiriami, bet tuo pačiu visi dalyvauja ne tik kaip klausytojai. Specialus klausimas aptariamas konkrečiu būdu, dažniausiai pagal griežtas taisykles ir jam pirmininkauja pareigūnas.

Norint suformuoti susitikimą ir pasiruošti prasmingam bendravimui, likus kelioms dienoms iki jo, jiems gali būti suteikta informacija apie aptariamos problemos esmę. Jai sudaryti patartina sudaryti ekspertų grupę, kurios tikslas būtų atlikti išsamią organizacijos padėties analizę.

Paprastai susirinkimo medžiaga (darbotvarkė, tezės ar pranešimų tekstai, sprendimų projektai ir kt.) būsimiems susirinkimo dalyviams pateikiama ne vėliau kaip likus trims keturioms dienoms iki jo pradžios. Tai leidžia jiems keisti jau parengtus dokumentus ir greitai pateikti savo pasiūlymus susitikimo metu.

Psichologiškai darbas su dokumentais jau per patį susitikimą leidžia sumažinti asmeninių antipatijų tarp konfliktuojančių pusių paūmėjimo tikimybę. Kreipimasis į dokumentą be tiesioginės sąveikos su oponentu, dokumento įvedimas kaip tarpinė grandis sumažina tikimybę, kad kils emocinės reakcijos ir konfliktas peraugs į sprogimo scenarijų.

Konflikto sprendimas susitikimo metu žaidimo scenarijus dažnai tampa lengviau valdomas, jei įmanoma priimti bendruosius reglamentus. Norėdami palengvinti darbą su taisyklių projektu, galite naudoti šią bendrą susirinkimų rengimo schemą kaip pradžios tašką:

• · įžanginė kalba, kurios bendra trukmė nuo 3 iki 5 minučių, kuri informuoja Bendrosios taisyklės susirinkimo darbas, jo rengimo būdas, apytikslis pabaigos laikas;
• · pagrindinis pranešimas, trunkantis nuo 25 iki 30 minučių (jei posėdyje pateikiamos diametraliai priešingos konfliktuojančių pusių pozicijos, tuomet visiems turėtų būti skiriama vienodai laiko išreikšti savo nuomonę, tačiau pageidautina, kad iš viso jis neviršytų 30 min. kitaip dėl natūralaus nuovargio susirinkusieji tiesiog tampa nedėmesingi);
• · klausimai pranešėjams ir jų atsakymai (kiekvienas klausimas ir atsakymas – ne daugiau kaip 2 min.);
• · bendrakalbėtojų pasisakymai, papildomi pranešimai (ne daugiau kaip 10-15 min. visiems pranešėjams su papildomais pranešimais dėl 2 dalyje nurodytų priežasčių);
• · klausimai bendrakalbiams (kiekvienam klausimui ir atsakymui ne daugiau kaip 1 min.);
• · susirinkimo dalyvių pasisakymai (5-7 min.);
• · atsakymai iš pranešėjų (kiekvienam ne daugiau kaip 5 min.);
• · bendrakalbėtojų atsakymai (kiekvienam ne daugiau kaip 3 min.);
• · nuorodos susitikimo metu (turi būti ne daugiau kaip nuo trijų iki penkių, kad nebūtų atitrauktas dėmesys nuo pagrindinės temos ir nekiltų silpnumo jausmas preliminarus pasiruošimasį susitikimą; Vienam pažymėjimui reikėtų skirti ne daugiau kaip 3 minutes);
• · susirinkimo sprendimo projekto skaitymas (ne daugiau kaip 5 min.);
• · pasiūlymai projektiniam sprendimui (kiekvienam ne daugiau kaip 1-3 min.);
• · susirinkimo apibendrinimas (ne daugiau 10 min.).

Jei dalyvauja 50-75 dalyviai, optimaliausia kas valandą daryti 10 minučių pertraukas. At daugiau Dalyviams patartina padaryti pertrauką po 1,5-2 valandų darbo ir padaryti ją 15-20 minučių.

Aukščiau pateikta susitikimo struktūrizavimo pagal turinį ir laiką schema yra apytikslė. Tačiau kad ir kaip neaišku atrodytų, kas vyks susitikimo metu, organizatoriai pirmiausia turi apgalvoti ir parengti savo nuostatų projektus. Jei konflikto sąlygomis susitikimo metu prasideda visiškai neparengtų reglamentų aptarimas, tai pats darbo klausimas gali tapti dar viena priežastimi aštrėjančioms konfliktinėms nuostatoms ir nenaudingam „susipriešinimui“.

Padidėjęs emocinis susijaudinimas, būdingas bet kokiai viešai kalbai, o juo labiau kalbėjimui susitikime, susijusiame su konfliktine situacija, reikalauja, kad kiekvienas kalbėtojas rimtai išnagrinėtų tiek savo pranešimo struktūrą, tiek turinį. Bet kurioje kalboje turi būti pateikti konstruktyvūs pasiūlymai, kaip išspręsti posėdyje aptartą problemą. Konflikto situacijoje susirinkime ypač pavojingos emocinės pastabos, kurios įžeidžia susirinkusius. Todėl nuo viešojo kalbėjimo emociniai priepuoliai turėtų būti atmesti.

Jei pristatymas yra ataskaitos pobūdžio, jame turi būti:

• · trumpas pranešimo tikslo apibrėžimas;
• · pagrindinių faktų konstatavimas;
• · glaustas, aiškus siūlomų problemos sprendimo būdų išdėstymas;
• · trumpa prasminga išvada.

Kalbėtojai, suplanuoti pagal reglamentą, turėtų iš anksto paruošti savo kalbos tekstą. Kalbos medžiaga gali būti duomenys, gauti analizuojant reikalus organizacijoje. Be to, ataskaita turėtų būti suderinta su darbotvarke ir esamais organizacijos ataskaitų teikimo duomenimis. Ataskaita neturėtų būti perkrauta skaitmenine medžiaga: tik pagrindiniai rodikliai, padedanti susirinkusiems įvertinti esamą situaciją ir suprasti siūlomų sprendimų prasmę.

Ruošiant pranešėją pristatymui, galima rekomenduoti pranešimo tekstą perskaityti balsu tokiu ritmu ir būdu, kokiu jis ketina tai daryti susirinkime. Tai, pirma, leidžia nustatyti ir koreguoti pasirodymo laiką. Antra, tai padeda greičiau naršyti tekste. Tokia orientacija labai praverčia emociškai įkrautoje susitikimo atmosferoje, kai kalbėtojas gali būti pertrauktas, jis pats gali pasiklysti arba vėl prireiktų grįžti prie kokio nors kalbos fragmento. Kadangi posėdis yra brangus kolegialus strateginio valdymo organas, laikas, kurį pranešėjas skiria parengiamiesiems savo kalbos darbams, yra visiškai pagrįstas.

Spręsdami konfliktinius klausimus, visuotinių susirinkimų organizatoriai turėtų daug dėmesio skirti protokolo, kuris yra svarbus organizacinis ir administracinis dokumentas, rengimui. Šiame protokole turėtų būti užfiksuota iškeltų klausimų svarstymo eiga, sprendimų priėmimo tvarka ir patys susirinkimo sprendimai.

IN šiuolaikinėmis sąlygomis Protokolas dažnai surašomas ne posėdžio metu, o pagal vaizdo ar garso įrašus. Kalbant apie apdorojimo ir dokumentacijos greitį ir lengvumą, pirmenybė teikiama skaitmeniniam susitikimo įrašymui. Bet net ir naudojant skaitmenines technologijas, norint nepraleisti reikšmingų susitikimo momentų, vis tiek rekomenduojama prie garso ar vaizdo įrašo, kas vyksta, surašant ranka rašyto protokolo juodraštį, kuriame nurodomas laikas. pagrindiniai įvykiai. Toks protokolas padeda ateityje iššifruoti, kas įrašyta juostoje, ir kokybiškai tai atspindėti pagrindinio protokolo turinyje.

Protokolui kaip oficialiam dokumentui didelę reikšmę turi jo vykdymo taisyklių laikymasis. Protokolas datuojamas susirinkimo dieną, o ne jo pasirašymo momentu. Jei posėdis vyko kelias dienas, protokole nurodoma pradžios ir pabaigos diena, kurios nurodomos brūkšneliu. Be to, protokole nurodomas jo eilės numeris, atitinkantis susirinkimo eilės numerį. Taip pat nurodytas pavadinimas atsiskaitymas, kuriame vyko susirinkimas.

Sudarant protokolą reikia atsižvelgti į tai, kad pagal aptartų klausimų išsamumą tokie dokumentai skirstomi į išsamius ir trumpus. Trumpame protokole yra pranešėjo vardas, pavardė, pranešimo tema ir pranešėjų vardai. Suvestiniame protokole kalbų turinys neatsispindi. Jeigu susirinkimas skirtas konfliktui spręsti, tai tokie protokolai gali būti surašomi tik tuo atveju, jei yra pranešimų ir kalbų turinio fiksavimo priemonės (stenogramos, patvirtinti pranešimų ir kalbų tekstai, kokybiški garso ar vaizdo įrašai). Tokiu atveju protokole daromas įrašas, kad prie jo pridedami atitinkami detalūs pasisakymų įrašai. Jeigu tai neįmanoma, tuomet turi būti parengtas detalus protokolas, pilnai atspindintis diskusijos eigą, siūlomus ir priimtus sprendimus.

Per susitikimą beveik neįmanoma sudaryti galutinės visos protokolo versijos. Todėl surašomas protokolo projektas. Sprendžiant tokio pobūdžio opius klausimus, protokolą gali surašyti ne vienas, o keli posėdžio dalyviai, kurie vėliau per penkias dienas surašo ir surašo galutinį protokolo variantą.

Visiškai parengtą protokolą pasirašo posėdžio pirmininkas ir sekretorius. Galutiniai sprendimai susirinkimai jo dalyviams perduodami savarankiškų dokumentų – nutarimų ir sprendimų forma, kurie sudaromi remiantis protokole esančia medžiaga.

Šių procedūrų laikymasis, nors ir negarantuoja visiško iškilusių prieštaravimų sprendimo, vis tiek sudaro prielaidas konstruktyviam ir efektyvus darbas susitikimai. Dėl didelio dalyvių skaičiaus ir nestandartinės situacijos susitikimų metu mažėja žmonių gebėjimas susivaldyti, prastėja prognozavimo efektyvumas. Aprašytos procedūros naudojamos kaip popierinės orientacijos diagramos nestandartinė situacija. Išvaduodami žmonių sąmonę nuo tokių schemų, susitikimo organizatoriai palengvina jo dalyvius intensyvus darbas apie problemos esmę, o ne apie patį susirinkimą.

Apskritai pasirengimo susitikimui darbas turėtų būti skirtas maksimaliai palengvinti jo dalyvių koncentraciją ties sprendžiamų prieštaravimų esme. Tam turi būti organizuojamas visų galimų procedūrinių klausimų sprendimas, taip pat visų pasirengimo kontrolė reikalinga informacija, iš esmės problema iškelta diskusijai.

Tiek rengiantis susirinkimui, tiek jį vykdant būtina atsižvelgti į individualios savybės susirinkimo dalyviai. Organizatoriai privalo užtikrinti, kad dalyviai suprastų, jog visos organizacijos efektyvumas labai priklauso nuo jų valios ir ketinimų.

Viena iš šventų sekretorės pareigų – vadovų inicijuojamų susirinkimų, konferencijų ir sesijų ruošimas. skirtingi lygiai. Dažniausiai tokius įvykius protokoluoja ir sekretorius. Šiame straipsnyje mes jums pasakysime, kaip šiuos procesus padaryti efektyvesnius.

Norėdami pradėti kalbėti apie protokolą, pirmiausia pakalbėkite apie pasirengimą susitikimui. Prieš tokį renginį svarbu apgalvoti darbotvarkę, nustatyti dalyvių sudėtį, susipažinti su visų pranešėjų pranešimais ir kita medžiaga. Visa tai pareikalaus papildomų pastangų, tačiau dėl to protokolo priežiūra bus daug lengviau.

KAIP TAUPYTI LAIKO?

Autorius įvairūs tyrimai Susitikimams gali būti skirta nuo 10 iki 50% organizacijos vadovo ir kitų darbuotojų darbo laiko. Norėdami sumažinti laiko sąnaudas, susitikimų iniciatoriai, organizatoriai ir dalyviai turi atsiminti šias taisykles:

Susitikime aptarkite tik tuos klausimus, kurių nepavyks išspręsti darbe.

Apriboti susirinkimų dalyvių skaičių. Jis yra tiesiogiai proporcingas renginio trukmei. Jei susitikimo su 5 darbuotojais trukmė yra 1 valanda, tai esant 10 ir daugiau dalyvių, jis greičiausiai truks 2 valandas ir daugiau.

Iš anksto paruoškite informacinę medžiagą susitikimui. Skaičiavimai, analitinės ataskaitos, lenteles, grafikus, santraukas, foto ir video medžiagą, pristatymus, gaminių pavyzdžius, ekspertines nuomones turėtų pateikti specializuoti specialistai. Tačiau posėdžio sekretorius yra atsakingas už medžiagų paruošimo patikrinimą. Todėl dieną ar dvi prieš renginį turėtumėte:

a) padedant atsakingiems asmenims, kurie rengs pranešimus, sudaryti visos informacinės medžiagos sąrašą;

b) gauti iš atsakingų asmenų medžiagą, pagamintą elektroniniu formatu(pavyzdžiui, pristatymai, aiškinamuosius raštus ir kt.);

c) gauti iš atsakingų asmenų spausdintas santraukas ir ataskaitų tekstus.

Kiekvienam klausimui paskirkite po vieną atsakingą darbuotoją, net kai užduotį turi atlikti grupė žmonių.

Negaiškite laiko atskleisdami kaltininkus. Prisiminti, kad pagrindinė užduotis kiekvieną posėdį – aptarti darbotvarkę ir priimti sprendimus dėl jos.

DARBOTVARKĖ

Tai klausimų, kuriuos planuojama svarstyti posėdyje, sąrašas. Jas nustato susirinkimo pirmininkas. Tačiau sekretorius taip pat gali dalyvauti šiame procese.

Rengdami savo dienotvarkę vadovaukitės šiomis gairėmis:

• Per plačias susitikimų temas suskirstykite į kelias potemes. Prireikus atsakingi asmenys gali surengti parengiamuosius posėdžius kiekvienai potemei.

Pavyzdžiui, prieš mėnesio pabaigoje numatytą pasitarimą tema „Dėl pagrindinių gamybos cechų suplanuotų rodiklių įgyvendinimo“ parduotuvėse turėtų vykti nedideli susitikimai: „Dėl plano įgyvendinimo iki liejyklos cechas“, „Dėl pirkimo cecho plano įgyvendinimo“, „Dėl plano įgyvendinimo staklių ceche“, „Dėl plano įgyvendinimo surinkimo ceche“. Arba prieš susitikimą tema „Dėl ERP sistemos diegimo įmonėje“ turėtų vykti keli susitikimai: „Dėl ERP sistemos diegimo gamyboje problemų“, „Dėl ERP sistemos ir 1C ryšio užtikrinimo apskaitoje“. “, „Dėl ERP sistemos techninio palaikymo ir duomenų perdavimo“ ir kt.

• Į darbotvarkę įtraukti vienodai svarbius klausimus, kuriuos vienija bendra tema.. Pavyzdžiui, transporto suteikimas, pristatymo į sandėlį tvarka, gatavos produkcijos išsiuntimas ir išvežimas iš įmonės teritorijos.

Į darbotvarkę taip pat gali būti įtraukta daugiau tarpusavyje susijusių problemų. Pavyzdžiui, tai gali būti:

Naujos gamybos linijos pirkimas;

Technologinis gamybos paruošimas;

Projekto ir technologinės dokumentacijos keitimas, susijęs su naujos įrangos įsigijimu;

Gamybinių pastatų modernizavimas ir mašinų jungčių plėtra;

Logistikos pagalba gamybai.

Tuo pačiu metu gamyklos patikros punkto rekonstrukcija ar elektroninių atsiskaitymų už bilietus organizavimas gamyklos valgykloje šiame posėdyje aiškiai neverta diskutuoti.

Aišku, kad sekretorius ne visada gali daryti įtaką darbotvarkės turiniui. Susirinkimą šaukia vadovas, kuris taip pat išdėsto klausimų spektrą. O jeigu vadovas į vieno susirinkimo darbotvarkę įtrauks naujos gamybos linijos liejinių gamybai pirkimą ir pavasarinės švaros surengimą teritorijai sutvarkyti, tai jo įtikinti gali ir nepavykti. Tačiau savo ruožtu galite pasiūlyti švaros organizavimo diskusiją perkelti į kitą susirinkimą, pavyzdžiui, derinti su pastato fasado dažymo klausimu ar su šventėmis organizacijos gimtadienio proga.

• Darbotvarkę sudaryti tik iš tų klausimų, kurie priklauso susirinkimo dalyvių kompetencijai ir atsakomybės sričiai. Pavyzdžiui, bus nenaudinga aptarinėti tiekimo klausimus, kai nėra tiekimo tarnybos vadovo.
• Apribokite temų ir punktų skaičių darbotvarkėje. Jų turėtų būti tiek, kiek galima efektyviai aptarti ir išspręsti per numatytą laikotarpį. Pavyzdžiui, per 1 susitikimo valandą galite aptarti nuo 1 iki 5 klausimų, priklausomai nuo svarstomų temų masto ir pasirengimo susitikimui kokybės.
• Į darbotvarkę įtraukite ataskaitą apie užduotis ir nurodymus, duotus paskutiniame posėdyje, jei susirinkimus vienija bendra tema ir dalyvių sudėtis. Būkite pasirengę, kad net jei darbotvarkėje tokio punkto nėra, pirmininkas gali jį pristatyti turėdamas savo įgaliojimus. Todėl instrukcijų sąrašą geriau atsispausdinti iš anksto – pirmininkas turėtų jį turėti, Atsakingas asmuo ir sekretorė.

SUSITIKIMO DALYVIAI

Bendrieji reikalavimai renginio dalyviams:

Kompetencija ir domėjimasis darbotvarkės klausimais;

Pakankamai aukštas pareigas priimti sprendimus ir duoti nurodymus pavaldiniams pagal susirinkimo rezultatus.

Renginio metu dalyvių sudėtis gali keistis. Jei darbotvarkėje yra temų, kurios liečia visus susitikimo dalyvius, ir klausimų, kurie galioja tik kai kuriems iš jų, pirmiausia turėtumėte jas aptarti bendrus klausimus. Pasibaigus šiai susitikimo daliai, darbuotojai, nedalyvaujantys tolesnėje diskusijoje, gali būti paleisti.

Kaip visiems pranešti

Informuokite visus susirinkimo dalyvius apie renginio datą, laiką, vietą, temą.

Apie susitikimą galite pranešti naudodami skambutis, sms žinutes, paštu(su pranešimu apie pristatymą ir skaitymą), asmens apžiūra.

Jei vieno iš dalyvių nėra darbe įvairių priežasčių(kasmetinės atostogos, laikinas neįgalumas, komandiruotė ir kt.), būtina išsiaiškinti neatvykimo priežastį ir priminti darbuotojui, kuris pavaduoja neatvykusįjį pagal pavadavimo schemą, kad susirinkime jis turi dalyvauti.

Taip pat gali būti naudinga į savo kompiuterio kalendorių įtraukti iššokantįjį raginimą, pvz., „priminti savo pavaduotojui dalyvauti posėdyje“.

Informaciją apie tai, kam ir kada pranešama apie susitikimą, galima įvesti į lentelę (1 pavyzdys).

1 PAVYZDYS

Susitikimo dalyvių informavimas

Susitikimas įvyks 2017-06-24 11:00 pirkimų direktoriaus kabinete.

Tema: Sutarčių su tiekėjais sudarymas 2017 m. II pusmečiui.

Susitikimo dalyvių sėdimų vietų išdėstymas

Būtinai paruoškite posėdžio dalyvių sėdimų vietų lentelę, jei dalyvaus:

Aukštesnieji pareigūnai (miestas, rajonas, teritorija, respublika, federacija);

Tarptautinių korporacijų ir holdingų savininkai ir kt.;

Partnerių organizacijų atstovai.

Jei įmanoma, sekretoriui paskiriama vieta prie atskiro staliuko šalia pirmininko stalo (2 pavyzdys).

2 pavyzdys

Sėdimų diagrama

Vardinės kortelės

Ant stalų, esančių priešais atitinkamas vietas, būtina sudėti vardų korteles su pareigomis ir (ar) visu vardu. kiekvienas dalyvis. Paprasčiausias variantas – popieriaus lapas, sulankstytas į „namą“ (1 pav.)

Ryžiai. 1. Susitikimo dalyvio vardo kortelė

Ženkliukai

Ypač kritiniais atvejais būtina paruošti ženkliukus (krūties korteles), ant kurių turėtumėte nurodyti:

PILNAS VARDAS. dalyviai;

Jų pozicijos;

Organizacijos, kuriai atstovauja kiekvienas dalyvis, pavadinimas;

Vietovė, kurioje yra nurodyta organizacija.

Ženkle taip pat gali būti:

Organizacijos, kuriai dalyvis atstovauja, logotipas;

Renginio (susitikimų, konferencijų ir kt.) logotipas (emblema).

Galite naudoti ženkliukus su dirželiu arba drabužių segtuku. Jie parduodami raštinės ir biuro reikmenų parduotuvėse.

Galite patys kurti intarpus su tekstu, tada atsispausdinti spausdintuvu, kirpti žirklėmis ir sudėti į ženkliukus (2 pav.).

Ryžiai. 2. Vidaus sukurtas ženklelio įdėklas

Jei pasiruošimui skirta pakankamai lėšų, įdėklų korteles galima užsisakyti spausdinimo paslaugas teikiančioje organizacijoje. O reguliariems vidiniams susirinkimams ženkliukų visai nereikės.

SUSITIKIMO TRUKMĖ

Įjungta Skirtingos rūšys Susitikimai turi skirtingą laiką. Pavyzdžiui, rytinis susitikimas gali užtrukti apie pusvalandį, tačiau tarpregioninis susitikimas konkrečiu klausimu gali užtrukti ir visą dieną.

Susitikimo trukmę reikėtų planuoti iš anksto. Visi dalyviai turi žinoti renginio pradžios ir pabaigos laiką. Tai padės dirbti greitai ir efektyviai, kad nereikėtų vėluoti.

Pertraukos

Jei susitikimo trukmė viršija astronominę valandą (60 min.), tuomet po kiekvienos akademinės valandos (45 min.) būtina daryti pertraukas.

Ypač ilguose renginiuose gali būti numatytos pauzės, kurių metu dalyviams siūlomi užkandžiai (sumuštiniai, vaisiai, saldainiai) ir gėrimai (arbata, kava, sultys, mineralinis vanduo ir tt).

Kai susirinkimo lygis nėra aukštas, o šalia patalpos, kurioje vyksta susirinkimas, yra šaldytuvas, kavos aparatas ir vienkartiniai indai biuro lankytojams susitikimo dalyviai galės išsipilti kavos, arbatos ar vandens.

Ant stalų, prie kurių sėdi susitikimo dalyviai, galima iš anksto padėti butelius vandens ir taures – tuomet jie gali numalšinti troškulį ne tik per pertrauką, bet bet kada. Maisto ant stalų geriau nedėti. Bus nepatogu, jei vienas iš dalyvių numes sumuštinį ant verslo popierių ar išpils kavą.

Geriau padengti stalą su užkandžiais ir gėrimais atskiras kambarys. Paprastai tai atlieka sekretorius, bet tik tuo atveju, jei jis neužima protokolo. Kai posėdžio metu sekretorė negali išeiti iš patalpos, pertrauką turi organizuoti kitas atsakingas už tai atsakingas darbuotojas. Arba, prieš prasidedant susitikimui, sekretorė viską paruošia kavos pertraukėlėms. Paprastai išplėstiniuose susitikimuose be padėjėjų apsieiti neįmanoma.

Laiko tarpas

Renginio trukmė turi būti reglamentuota. Šios taisyklės laikymąsi kontroliuoja susirinkimo pirmininkas.

Planuodami susitikimą būtinai atsižvelkite į laiką, kurio reikia kiekvienam pranešėjui pasisakyti ir kiekvienu aptariamu klausimu.

Dėl kiekvienos kalbos taisyklių pasitarkite su pirmininku.

Jei reikia, suplanuokite pertraukas.

Sudėkite visus skaičiuoklės laikotarpius ir pridėkite prie gautos sumos

Pirmininkas turėtų būti informuotas, kiek laiko gali užtrukti posėdis. Jei jis sutinka su šiuo skaičiumi, visi dalyviai turi supažindinti su nuostatais, o jei ne, reikės atlikti patikslinimus ir dar kartą apie tai pranešti pirmininkui.

Susitarus, darbotvarkė su laiko apribojimais išsiunčiama visiems susirinkimo dalyviams (3 pavyzdys).

3 PAVYZDYS

Dienotvarkė su laiko limitais

SUSITIKIMO MINUTĖS: 5 PAGRINDINIAI ŽINGSNIAI

protokolas dokumentuoti tiek nuolatinių kolegialių organų (komisijų, komitetų, tarybų ir kt.), tiek laikinųjų kolegialių organų – įvairių posėdžių, konferencijų, seminarų ir konferencijų – veiklą.

Išskiriami šie protokolų tipai:

. Trumpas protokolas- dokumentas, kuriame įrašytas visas vardas. ir susirinkimo dalyvių pozicijos, jo tema, pagrindiniai klausimai, santrauka ataskaitos, priimti sprendimai, užduočių sąrašas kiekvienam atsakingam asmeniui. Tokie protokolai paprastai saugomi operatyviniuose susirinkimuose.

. Pilnas protokolas, be visų aukščiau paminėtų dalykų, apima išsamius visų pasisakymų, nuomonių, pataisų ir kitų diskusijos niuansų įrašus. Šis dokumentas leidžia atkurti išsamų susitikimo vaizdą.

Protokolavimo formą pasirenka susirinkimo pirmininkas arba įmonės vadovas.

Posėdžiui parengtų kalbų tekstai ir kita medžiaga rengiami priedų forma. Jie turi būti nurodyti protokolo tekste.

Sekretorius atsako už tai, kaip tiksliai ir išsamiai fiksuojama posėdžio eiga. Šios atsakomybės negalima nuvertinti, nes protokolas yra vienintelis dokumentas, kuriame atsispindi visos kalbos, diskusijos, pastabos ir priimti sprendimai, kurie turi būti įvykdyti. Susitikimo metu dalyviai gali kažko negirdėti arba turėti laiko užsirašyti. Tai bus lengva atkurti remiantis protokolu.

1 žingsnis: darbo vietos paruošimas

Kad būtų lengviau rašyti minutes, prieš prasidedant susitikimui:

. Pasirinkite vietą salėje kur vyks renginys. Jis turi būti matomas visiems dalyviams asmeniškai, pirmininko, pranešėjų kalbos ir „reprodukcijos iš salės“ turi būti aiškiai girdimos (žr. sėdimų vietų lentelę 2 pavyzdyje).

. Padėkite ant savo stalo susirinkimo dalyvių sąrašą, nurodydami jų vardus. ir padėtis, taip pat sėdimų vietų diagrama. Prieš prasidedant susitikimui, būtų naudinga atidžiai išstudijuoti, kas kur sėdi, ir tada, jei reikia, pažvelgti į diagramą.

. Apsirūpinkite biuro reikmenimis. Pasiimkite su savimi 2-3 rašiklius, 2 pieštukus, 2 trintukus.

. Patikrinkite, ar veikia biuro įranga ir kiti įrenginiai: laikrodis, diktofonas, vaizdo kamera (jei yra). Nepamirškite maitinimo laido ir atsarginių baterijų arba įkraunamų baterijų.

Prieš susitikimą atnaujinkite atmintį apie pagrindinius visų pranešimų dalykus.

2 veiksmas: užfiksuokite susitikimo eigą

Be susirinkimui parengtos medžiagos (pranešimų, kalbų, literatūros šaltinių, sprendimų projektų, darbotvarkės, dalyvių sąrašų ir kt.), protokolas surašomas remiantis garso įrašais, vaizdo įrašais, stenogramomis ar grubiais ranka raštais užrašais. kurie saugomi susirinkimo metu.

Kaip išlaikyti šiurkščius užrašus?

1. Paruoškite lapus protokolo projektui– jų skaičius priklauso nuo darbotvarkės dydžio. Pirmame lape surašykite susirinkimo datą, temą, protokolo numerį, dalyvių sąrašą, darbotvarkę (4 pavyzdys).

4 PAVYZDYS

Posėdžio protokolo projektas. Lapas Nr.1

Diskusijai iškeltus klausimus rašykite atskirai tušti lapai, paliekant pakankamai vietos įrašams:

Lapas Nr.2: „Dėl spalvotųjų ir juodųjų metalų tiekimo sutarčių sudarymo darbų statuso“. Prokhorovo P.D. pranešimas;

Lapas Nr.3

Lapas Nr.4: „Dėl transporto paramos tiekimui“. Medvedevo V.Yu pranešimas;

Lapas Nr.5: ... (pildoma susirinkimo metu);

Lapas Nr.6: „Dėl atsiskaitymų pagal sudarytas ir įvykdytas žaliavų ir prekių pirkimo sutartis statuso“. Fominos K.D. pranešimas;

Lapas Nr.7: ... (pildoma susirinkimo metu);

Lapas Nr.8: „Dėl sutarčių su Amethyst LLC dėl plieno ir lydinių tiekimo ESPZ OJSC sudarymo“. Telegin I.I. pasiūlymai;

Lapas Nr.9: ... (pildoma posėdžio metu).

2. Patikrinkite, ar visi susirinkimo dalyviai dalyvauja. Nebuvusius protokolo projekte perbraukite pieštuku – galbūt jie vėluoja. Išsiaiškinkite neatvykimo ir vėlavimo priežastis po susitikimo.

Vėluojančiųjų atvykimo laiką įrašyti tiesiai į protokolo tekstą skliausteliuose:

Tokiu atveju bus tiksliai žinoma, kas iš susirinkusiųjų ir ko tiksliai praleido susitikimo metu.

3. Užpildykite laukelį „KLAUSYTA“.. Pirmajame juodraščio lape ir lapuose su atitinkamais ataskaitų pavadinimais nuosekliai įrašykite savo vardą ir pavardę. ir pranešėjų pozicijos, pasisakymų temos ir jų santrauka. Jums tereikia įrašyti pagrindinę informaciją: datos, skaičiai, faktai. Vėliau palyginkite užrašus su pateiktais kalbų (tezės) tekstais. Jei pastebėjote neatitikimų, praneškite susirinkimo pirmininkui.

4. Įveskite elementą „ATLIKTAS“(jei būtina). Šis punktas pildomas, kai pranešėjų eigą sustabdo kitų dalyvių pastabos, klausimai ir prieštaravimai. IN pilnas protokolas Kiekviena tokia pastaba turi būti nedelsiant įrašyta, ypač jei prie jos pridedama frazė: „Įrašykite ją į protokolą“. Pavyzdžiui:

Faktas yra tas, kad bet koks pareiškimas gali pakeisti susitikimo eigą, todėl vėliau gali tekti pabrėžti momentą, kada ir kodėl taip atsitiko.

Trumpame protokole

Verslassusitikimas - organizuotos, kryptingos suinteresuotų šalių grupės sąveikos, keičiantis nuomonėmis, forma siekiant tobulėti ir priimti sprendimą.

1. Pagal priklausantis visuomeninio gyvenimo sferai skiriami: administraciniai, moksliniai ar moksliniai-techniniai, politiniai, profesinių sąjungų ir jungtiniai susirinkimai.

2. Pagal dalyvių pritraukimo mastas: tarptautinis, respublikinis, sektorinis, regioninis, regioninis, miestas, rajonas, vidinis.

3. Pagal vieta: vietinis ir lankomas.

4. Pagal dažnis: vienkartinis, nuolatinis, periodinis.

5. Pagal dalyvių skaičius: siauroje kompozicijoje (iki 5 žmonių), išplėstoje (iki 20 žmonių), reprezentacinėje (daugiau nei 20 žmonių).

6. Pagal pagrindinė užduotis: pamokantis, operatyvus (planuojantis susirinkimus), probleminis.

8. Pagal dalyvių atstumas: akis į akį ir domofonu (naudojant automatines telefono stotis, kurios užmezga ryšį tarp vadovo ir susitikimo dalyvių, kurie yra jų darbo vietose).

Vadybos teorija siūlo tokią susirinkimų ir konferencijų klasifikaciją pagal jų paskirtį:

■ informacinis interviu. Kiekvienas dalyvis trumpai praneša apie reikalų būklę viršininkui, todėl vengiama teikti ataskaitas raštu ir kiekvienas gali susidaryti vaizdą apie įstaigos būklę;

■ susirinkimas sprendimui priimti. Skirtingiems padaliniams atstovaujančių dalyvių nuomonės derinamos

padalinti organizaciją priimti sprendimus dėl konkrečios problemos; ■ kūrybinis susitikimas. Naudojant naujas idėjas, plėtojant perspektyvias veiklos sritis. Bet koks susitikimas ar susitikimas yra efektyvus tik tada, kai jis vyksta laikantis etiškai orientuotų žmonių elgesio verslo komunikacijos procese standartų. M. Brahimas pažymi, kad diskusijoje būtina gerbti kitų nuomonę, net jei iš pirmo žvilgsnio tai atrodo absurdiška.

Verslo susitikimuose gali dalyvauti 7-9, daugiausia 12 žmonių, didelis dalyvių skaičius jau gali sumažinti darbo efektyvumą. Diskusijos tema turėtų būti nustatyta iš anksto, kad dalyviai galėtų profesionaliai pasiruošti, apgalvoti savo pasiūlymus ir net parengti atitinkamus pranešimus. Dalyvių erdvinis išdėstymas „apvalaus stalo“ forma yra svarbus siekiant sustiprinti sąveiką. Susitikimo vadovas pirmiausia turi išreikšti viltį, kad susitikimas bus dalykiško ir konstruktyvaus pobūdžio, susirinkimo metu laikytis taisyklių, kalbėtojus „laikyti“ aptariamos temos rėmuose, įtraukti „neaktyvius“, liautis „kalbančius“ “, nustatant kalbėjimo tvarką, užduodant reikiamus klausimus, perfrazuojant ir apibendrinant tarpinius rezultatus, pateikiant galutinį susirinkimo komentarą. Reikėtų atsiminti, kad verslo susitikimas apima galimybę kritikuoti subjekto pozicijas, o ne asmenines tai išsakiusio asmens savybes, todėl rekomenduojama laikytis taisyklės: pirmiausia atkreipkite dėmesį į pozicijų sutapimą, o tada aptarkite skirtumus tarp jų. skirtingos pozicijos ir požiūriai į problemos sprendimą, įtikinamai argumentuojant kiekvienos alternatyvos privalumus ir trūkumus. Patekus į kritiką, naudinga puolimą prieš save paversti puolimu prieš problemą: „Džiaugiuosi, kad tau rūpi ta pati problema ir bandai rasti geriausią sprendimą...“. Svarbiausia yra ne laimėti ginčą, o judėti į priekį sprendžiant problemą. Svarbu savo poziciją traktuoti ne kaip vienintelę įmanomą ir vienintelę teisingą, o mokėti suprasti ir net priimti kitokią nuomonę, būti pralaidžiam kitokiai nuomonei. Dalyvių pasyvumui pašalinti galima naudoti: 1) teiginius ratu arba 2) smegenų šturmo metodą. Nuomonių konfliktai gali būti dviejų formų: konkurencingas arba bendradarbiauti-kooperatyvas ir kooperatyvas. Siekiant sumažinti priešiškumą nuomonių konkurencijoje, gali būti kuriamos taikinimo komisijos ar grupės, įskaitant priešingų pažiūrų dalyvius, kurie turi nustatyti taškus, į kuriuos jų nuomonės sutampa, rasti kažkieno pozicijoje jiems patinkančius ar galinčius būti naudingus taškus. optimalus problemos sprendimas.

Verslo susitikimai dažnai būna direktyvaus pobūdžio, kai lyderis iš „tėvų“ pozicijos nurodo savo nuomonę kaip vienintelį problemos sprendimą, o likę „vaiko“ pozicijos dalyviai priima šį sprendimą vykdyti. Veiksmingiausi dalykiniai susitikimai yra kolegialaus pobūdžio, lygiavertė sąveika iš pozicijos „Suaugęs - Suaugęs“. Tačiau pasitaiko ir manipuliacijų, kai išoriškai sąveikaujama kaip „Suaugęs – Suaugęs“, o iš tikrųjų „Tėvas – vaikas“, t.y. Lyderis tarsi prašo visų, net ir tyliųjų, pasisakyti, tačiau visiems pasisakius vadovas, perfrazuodamas visus, deda reikiamą akcentą ir dėl to priima jam reikalingą sprendimą, įpareigojant dalyvius tai įgyvendinti. sprendimą praktiškai iš „Vaiko“ pozicijos.

Praktikoje yra plačiai paplitęs susirinkimų skirstymas pagal jų užduotis ir tikslus. Vadinasi, išskiriami probleminiai, pamokantys ir operatyvūs susirinkimai Asmeninis valdymas: Vadovėlis / S.D. Reznikas ir kiti – 2 leid., pataisyta. ir papildomas - M.: INFRA-M, 2004. - 622 p.

Probleminio susitikimo tikslas – rasti geriausią valdymo sprendimas aptariamu klausimu. Sprendimai tokiame posėdyje dažniausiai suformuluojami diskusijų metu ir priimami po balsavimo. Toks susirinkimas vyksta pagal tokią schemą: ataskaitos; klausimai pranešėjams; diskusija; sprendimo kūrimas.

Mokomojo susirinkimo tikslas – perduoti užsakymus ir reikalingą informaciją iš viršaus į apačią pagal valdymo schemą, kad jie būtų greičiau ir efektyviau įgyvendinti. Tokiame susirinkime vadovas atkreipia susirinkusiųjų dėmesį į priimtus administracinius sprendimus.

Operatyviniai susirinkimai – tai vadinamieji planavimo susirinkimai, pasitarimai, penkių minučių pasitarimai. Jie neužsitęsia. Tokių susitikimų tikslas – gauti informaciją iš vadovo apie esamą gamybos situaciją. Priešingai nei pamokančiame operatyviniame susirinkime, informacija perduodama iš apačios į viršų per valdymo schemą. Vadovas, gavęs operatyvinę informaciją iš susirinkimo dalyvių, nustato kliūčių buvimą, vėlavimų ir gedimų priežastis ir čia priima reikiamus sprendimus, duoda nurodymus, nustatydamas jų įgyvendinimo terminus. Operatyviniame susirinkime ataskaitų neteikiama. Pagrindinis tikslas – nustatyti tas gamybos problemas, į kurias turėtų būti nukreiptos pagrindinės komandos pastangos.

Tačiau pagrindinis bet kurio susirinkimo ar susirinkimo tikslas – po kolektyvinio apsikeitimo informacija priimti bendrą sprendimą, t.y., pasiekti tam tikrą rezultatą.

Susitikimų ir konferencijų klasifikacija

Susitikimai ir konferencijos gali būti formalūs arba neformalūs. Norint sėkmingai pravesti renginį, pirmiausia reikia nustatyti jo pobūdį.

Susitikimų tipus galima suskirstyti pagal valdymo funkcijas:

1. Planavimo susirinkimai, kuriuose aptariami organizacijos veiklos strategijos ir taktikos, planams įgyvendinti reikalingų išteklių klausimai;

2. Darbo motyvacijos pasitarimai, kuriuose aptariamos produktyvumo ir kokybės problemos, darbuotojų pasitenkinimas, žemos motyvacijos priežastys, galimybė ją keisti, moralinio ir materialinio skatinimo klausimai;

3. Vidaus organizavimo posėdžiai, kuriuose aptariami organizacijos struktūrizavimo ir veiksmų koordinavimo klausimai. struktūriniai padaliniai, įgaliojimų delegavimas ir kt.;

4. Darbuotojų veiklos stebėjimo susirinkimai skirti aptarti veiklos rezultatus, tikslų siekimą, gedimų problemas, žemą produktyvumą;

5. Organizacijai būdingi susirinkimai, kuriuose aptariami veiklos valdymo klausimai, susiję su situacija organizacijoje, naujovėmis ir jų įgyvendinimo galimybe, išlikimo, konkurencingumo, įvaizdžio, stiliaus problemomis.

Taip pat yra susitikimų klasifikacija pagal stilių:

1. Autokratiniai susirinkimai, kuriuose teisę kalbėti ir priimti sprendimus turi tik vadovas. Tokių susitikimų dalyviai turi išklausyti ir atsakyti į vadovo užduodamus klausimus. Tokie susirinkimai rengiami, kai vadovui reikia informuoti ar duoti nurodymus savo pavaldiniams.

2. Nemokami susirinkimai neturi darbotvarkės. Jie gali būti laikomi be pirmininko. Tokie susitikimai apsiriboja pasikeitimu nuomonėmis, dėl kurių sprendimai nėra protokoluojami. Toks susitikimas vyksta pokalbio ar pokalbio forma.

3. Diskusiniai susirinkimai – būdas priimti sprendimus bet kokiu klausimu generuojant naujas idėjas ir analizuojant siūlomus sprendimus, kurie yra kolektyvinio žmonių grupės darbo susitikimo metu. tam tikros taisyklės. Būdingas bruožas šis metodas yra kritikos ir išsakytų idėjų vertinimo trūkumas.

Oficialus renginys turi aiškiai apibrėžtą statusą ir vyksta pagal nustatytas taisykles. Tokiame susitikime visada dalyvauja specialiai pakviesti žmonės. Pagrindiniai renginio komponentai:

1. Darbotvarkė (svarstytinų klausimų sąrašas);

2. Ataskaitos (klausimų esmės išdėstymas);

3. Pasisakymai (darbotvarkės klausimų aptarimas);

4. Pakeitimai (pakeitimų, kuriuos siūloma įtraukti į diskusiją, aptarimas);

5. Debatai (diskusijos vedimas);

7. Protokolo surašymas (rašytinis įvykių protokolas);

8. Įvairūs (nebuvusių darbotvarkėje klausimų aptarimas).

Neoficialiuose susitikimuose žmonės jaučiasi lengviau, bet ir tokiems renginiams reikėtų ruoštis. Norėdami surengti neoficialius susitikimus, jums reikia:

1. Diskusijų temų sąrašas;

2. Renginio vedėjas;

3. Pasiektų susitarimų protokolas.

Neoficialūs renginiai vyksta laisvesnėje atmosferoje, tačiau vis tiek reikia atsiminti, kad tik gera organizuotas susirinkimas arba susitikimas duoda teigiamą rezultatą.

Kiekvienas susirinkimas turi turėti darbotvarkę, kurią reikia apgalvoti iš anksto. Darbotvarkė padeda sutaupyti laiko ir ilgai neužsibūti ties antraeiliais klausimais.

Gerai parengtą darbotvarkę sudaro:

* susirinkimo tikslas, data, laikas ir vieta;

* kviečiamų asmenų sąrašas;

* svarstomų klausimų sąrašas;

* Pagrindinė tema;

* įvairūs;

* kito susitikimo datos.

Kuo aukštesnes vadovo pareigas užima, tuo daugiau laiko jis turi skirti susitikimams, deryboms, dalykiniams susitikimams ir kitoms tarpasmeninio bendravimo formoms. Vadovų laikas dažnai švaistomas.

Susirinkimas yra ryžtingas aiškinamasis žodynas kaip vedinys iš veiksmažodžio pasitarti, t.y. konspiruoti, tartis, kartu ką nors su kuo nors aptarti, kaip „susitikimą, skirtą bet kokiems klausimams, veiksmams, priemonėms aptarti“, kuris dažniausiai vyksta operatyviniais klausimais. Žodis „susitikimas“ turi sinonimus – penkių minučių susitikimas, susirinkimas, operatyvinis susirinkimas, planavimo susirinkimas.

Taigi susirinkimas suprantamas kaip tokio tipo valdymo veikla, kai tam tikras skaičius dalyvių susirenka į iš anksto nustatytą vietą nurodytu laiku aptarti ir priimti sprendimus anksčiau iškeltais klausimais.

Vargu ar yra kita veikla, kuri tuo pačiu metu sugaišta tiek daug žmonių tiek laiko, kiek per susitikimus.

Todėl susirinkimui turėtų būti ruošiamasi ypač kruopščiai, išsamiai išnagrinėjus visas organizacines ir technines priemones tiek organizavimui, tiek jo vedimui. Priežastys, kodėl švaistomas laikas ir pinigai, dažnai yra tiesiog dėl to, kad daugelis susitikimų yra prastai paruošti ir organizuoti, prastai vedami ir prastai apibendrinami. Prisiminkite V. Majakovskio eilėraštį „Sėdintys“.

Pažvelkime į pagrindinius principus, kad susitikimas ar susitikimas būtų kuo produktyvesnis.

Pasirengimas susitikimui vyksta trimis etapais:

1. Organizacinių klausimų kūrimas.

2. Visų klausimų, kurie bus svarstomi, aptarimas.

3. Biuro susirinkimo vedimas.

Susitikimo tikslas yra „visų pradų pradžia“, nes kuo konkrečiau suformuluojami susitikimo tikslai, tuo didesnė viltis pasiekti produktyvų rezultatą, ir atvirkščiai, miglota formuluotė „aptarti klausimo padėtį “ nesiekia nieko konkretaus. Daugelyje susitikimų dalyviai negali susitarti, nes iš tikrųjų kalbama apie skirtingus dalykus.

Darbas rengiant susirinkimą prasideda nuo jo surengimo būtinumo, jam keliamų klausimų ir numatomų dalyvių, susirinkimo laiko ir vietos apsisprendimo.

Geriau planuoti susitikimą darbo dienos pradžioje arba pabaigoje, kad nesuardytumėte darbo dienos, darbo ritmo, nepriverstumėte žmonių pereiti nuo vienos veiklos rūšies prie kitos. Nereikėtų rengti susirinkimų (susirinkimų) savaitgalių ir ypač švenčių išvakarėse, nes renginio dalyviai neturėtų skubėti. Be to, reikia nedelsiant galvoti apie susitikimo vietą.

Patalpa turi būti parinkta prieš sudarant kvietimus, kad joje būtų tiksliai nurodyta susirinkimo vieta. Renkantis kambarį visų pirma atsižvelkite į dalyvių skaičių. Turi būti numatytas pakankamas atsarginių vietų skaičius: nedideliam susirinkimui 2-3 papildomos kėdės, dideliems susirinkimams ne mažiau 15-20 vietų. Be to, renkantis kambarį, atsižvelkite į techninių priemonių panaudojimo galimybę.

Darbotvarkė yra pirmasis dokumentas, kuris sudaromas ruošiantis posėdžiui.

Sudarant darbotvarkę, pirmiausia rekomenduojama iškelti klausimus, į kuriuos pakviesta daugiau žmonių. Juos peržiūrėję pakviesti gali išeiti. Likę klausimai yra suskirstyti pagal sunkumą nuo sudėtingesnių ir daug laiko reikalaujančių iki paprastesnių.

Darbotvarkėje nurodomi svarstytini klausimai, kiekvienu klausimu pranešančių asmenų pavardės, inicialai ir pareigos.

Dalyvių sąrašas yra antras dokumentas, kurį reikia parengti.

Į bet kokio tipo susitikimą turėtų būti kviečiami tik tie, kurių negalima išvengti. Tai darbuotojai, kuriuos tiesiogiai liečia nagrinėjami klausimai, ir sprendimų vykdytojai arba darbuotojai, turintys specialių žinių ar patirties sprendžiant panašias problemas. Patartina riboti susirinkimo dalyvių skaičių (ne daugiau 15 žmonių), antraip procesas tampa nevaldomas.

Labai svarbus momentas ruošiant produktyvų susitikimą yra kvietimas. Jei susirinkime tikimasi priimti svarbų sprendimą, vadovas neturėtų kviesti dalyvių per sekretorių telefonu. IN tokiu atveju kvietimas visiems dalyviams turi būti išsiųstas raštu. Kvietime nurodoma data, darbotvarkė, pranešėjai, gali būti nurodytas kviečiamųjų sąrašas.

Tai leidžia pakviestiems apmąstyti probleminės situacijos būklę, suformuoti poziciją ir rinkti faktus savo sprendimui pagrįsti, nustatyti susitikimo trukmę ir pan.

Taigi, turėdami darbotvarkę, dalyvių sąrašą, žinodami susirinkimo vietą ir laiką, pradedame informuoti dalyvius. Susitikimo dalyvius reikia informuoti iš anksto, kad jie galėtų susiplanuoti savo darbo dieną.

Pranešimas gali būti atliekamas dviem būdais: raštu (išsiunčiant kvietimą) arba žodžiu (telefonu).

Svarbiausia pasiruošimo posėdžiui vieta – sprendimo dėl svarstomo klausimo ar baigiamųjų dokumentų projektų parengimas. Būtent šiems sprendimams priimti ir galutiniams dokumentams tvirtinti šaukiamas susirinkimas. Projektų buvimas leidžia giliau įsigilinti į dokumentus, atlikti pakeitimus ir greitai juos aptarti. Reikia reikalauti iš klausimą rengiančių darbuotojų sprendimų projektų ir organizuoti jų vykdymą.

Visi susirinkimui skirti dokumentai turi būti paimti ne vėliau kaip prieš 48 valandas, nukopijuoti ir išplatinti likus 24 valandoms iki susirinkimo.

Rengiant susirinkimą reikėtų pasidomėti jam surengti reikalingomis finansinėmis išlaidomis: patalpos ir demonstravimo įrangos nuoma, kanceliarinių prekių, gėlių, vandens įsigijimas, kavos pertraukėlės organizavimas ir t. išlaidų punktas.

Parengiamajame etape nustatoma bendra posėdžio metu atliekamų darbų apimtis ir, esant poreikiui, siūloma sudaryti darbo grupę posėdžiui parengti. Būtina gerai apgalvoti grupės sudėtį, kokie darbuotojai kokį darbą turėtų atlikti ir kokiu metu kiekvienas iš jų dalyvaus aptarnaujant susirinkimą. Organizuojant didelius susirinkimus, kuriuose dalyvauja daug dalyvių, susirinkimo organizavimo klausimas turėtų būti sprendžiamas vadovybės įsakymu.

Parengiamasis etapas taip pat apima pasirūpinimą dalyvių transportu.

Parengiamasis etapas baigiamas posėdžių salės ir jos techninės įrangos paruošimu.

Pati geriausia vieta susirinkimui surengti yra specialiai įrengta patalpa su apvaliu stalu, Sieninis laikrodis, be telefono ir selektoriaus (patartina telefoną ir selektorių turėti gretimame kambaryje, kad galėtumėte išeiti ir gauti pagalbą ar pasikviesti reikiamą specialistą neblaškydami kitų). Patalpoje, kurioje vyksta susirinkimas, turi būti geras vėdinimas.

Visai nesvarbu, kokia tvarka posėdžio dalyviai sėdi. Sėdimų tvarka, pradedant nuo 6 dalyvių, turi būti nustatyta specialiomis kortelėmis prieš pasirodant susirinkimo dalyviams. Konkuruojančių grupių atstovai neturėtų sėdėti vienas priešais kitą, kitaip kiekvienas stalo kraštas pavirs į griovį, o konfliktai kils savaime. Priešiškumą jaučiantys žmonės sėdi kuo toliau vienas nuo kito.

Lyderis turėtų sėdėti centre. Pageidautina, kad jis turėtų galimybę pažvelgti į akis daugiausiai susirinkimo dalyvių.

Susitikimas turi prasidėti laiku. Nėra prasmės bausti tuos, kurie atvyksta laiku, verčiant juos laukti tų, kurie vėluoja. Vadovas, kuris pirmame susitikime laukia vieno dalyvio, lauks visų per antrąjį.

Posėdžio pirmininkas turi aiškiai pasakyti, koks yra susirinkimo tikslas. Susitikimas turėtų prasidėti teigiamai. Sprendžiama problema turi būti pateikta įdomiai, turiningai ir su įkvėpimu. Susitikimo pradžia turi trukti ne ilgiau kaip dvi minutes.

Susitikimo dalyviai kalba vardu. Visada turėtų kalbėti tik vienas asmuo. Daug kalbėti yra taip pat nepadoru, kaip visą laiką tylėti. Nereikėtų toleruoti atskirų dalyvių nukrypimų į praeitį ir nukrypimų nuo temos. Susitikime turėtų būti nuosekliai, žingsnis po žingsnio prieiti prie problemos sprendimo.

Negalite komentuoti prie tribūnos kalbančio pavaldinio žodžių, pertraukti jo kalbos metu ar grubiai nutraukti sakinio viduryje, jei nuomonė aptariamu klausimu nesutampa su vadovo nuomone.

Svarbus momentas dokumentuoja susirinkimą, t.y. fiksuoja darbotvarkės klausimų svarstymo eigą. Susirinkimo metu ir jam pasibaigus būtina surinkti iš anksto nepateiktų kalbų tekstus. Susitikimo eiga gali būti stenografuojama, įrašoma, filmuojama arba įrašoma.

Dauguma geriausias variantas operatyviniams susirinkimams yra jų įrašymas. Protokolą turi vesti sekretorius arba specialiai paskirtas asmuo. Kalbų įrašymo kokybė priklauso nuo jo kvalifikacijos, gebėjimo įsiskverbti ir suprasti aptariamų klausimų esmę. Todėl protokoluojančio asmens paskyrimas yra svarbi pasirengimo posėdžiui dalis. Protokolas paprastai saugomas trumpai ir glaustai.

Pagrindinė protokolo teksto dalis suskirstyta į skyrius, atitinkančius darbotvarkės klausimus. Kiekvienam elementui gali būti šios dalys:

KLAUSĖ

ATLIKTA

NUSPRĘSTA (NUSPRĘSTA)

Paskutinė kiekvieno darbotvarkės punkto dalies dalis yra sprendimo, priimto svarstomu klausimu, įrašas. Protokole nurodytas už įgyvendinimą atsakingų asmenų sąrašas priimtus sprendimus, taip pat asmenys, kurie privalo susipažinti su protokolu.

Susitikime pasiektas rezultatas turi būti suformuluotas trumpai ir tiksliai.

Būtina nedelsiant nustatyti, kokie veiksmai turėtų būti atliekami po sprendimo priėmimo, kas turi kokias pareigas, kas atsakingas už sprendimo įgyvendinimą ir kas kontroliuoja jo įgyvendinimą.

Panašūs straipsniai