Yığıncaq müxtəlif mövzuları müzakirə etmək və ya müəyyən problemləri həll etmək üçün müəyyən bir yerdə bir qrup (kollektiv) vətəndaşların birgə iştirakıdır.
Kolleksiyanın başqa bir konsepsiyası var - bu, hər şeyin toplusudur əmək kollektivi müəssisə və ya təşkilatlar, hər hansı aktual məsələləri həll etmək və idarəetmə qərarlarını kütlələrə məlumat çatdırmaq.
İşgüzar qarşılıqlı əlaqənin ən çətin variantlarından biri görüşlərdir - xüsusən də onlar təşkilatda münaqişə və ya böhran vəziyyətində keçirilirsə. Bir sıra təşkilatlar üçün iclaslar ən yüksək idarəetmə orqanıdır. Ona görə də onların əməyi nəticəsində yaradılan sənədlər həmişə təşkilatın strateji planlarına təsir edir və kollektivdəki psixoloji ab-havaya təsir göstərir.
İclasların hazırlanmasında əsas təlimatlar bütövlükdə təşkilatın özünün və kollegial idarəetmə orqanı kimi iclasın fəaliyyətini tənzimləyən normativ və inzibati sənədlərdir. Bu sənədlərə aşağıdakılar daxildir: birlik memorandumu, nizamnamə, qanunvericilik aktları rol oynayır model müddəaları bu cür qurumlar. Bu cür sənədlərdə tez-tez kollegial müzakirəyə çıxarıla bilən, iclasın gündəliyinə daxil edilən məsələlərin spektrinin göstəriciləri olur. Bundan əlavə, təşkilati və inzibati sənədlərdə tez-tez görüşə hazırlıq prosedurunun təsviri, işgüzar qarşılıqlı əlaqənin müəyyən texnologiyalarının aktuallıq dərəcəsini müəyyən edən bu işin qaydaları var.
Təcrübə göstərir ki, münaqişə vəziyyətlərində böyük əhəmiyyət kəsb edir iclasın gündəliyinin dəqiq necə tərtib edildiyini öyrənir. Ehtimal konstruktiv həll gündəliyə yalnız münaqişənin mahiyyətinə, yaranmış ziddiyyətlərin predmetinə birbaşa təsir edən məsələlər daxil edilərsə, münaqişə artır. Əgər görüş zamanı münaqişənin özündən əlavə bəzi əlavə məsələlərin həllinə cəhd edilirsə, o zaman belə bir gündəm münaqişənin uçqun kimi inkişafı üçün ilkin şərt yaradır. Bu, çoxlu sayda insanın eyni vaxtda birbaşa qarşılıqlı əlaqəyə cəlb edilməsi ilə bağlıdır. Verilənlərlə birləşən onların fərqli maraqları münaqişə vəziyyəti rəqabətə münasibət münaqişə zonasının daha da genişlənməsinə, yaranmış ziddiyyətlərin böyüməsinə və mürəkkəbləşməsinə səbəb ola bilər.
Bir çox işgüzar görüşlər və konfranslar müzakirələr şəklində keçirilir. Kütləvi müzakirədə sədr istisna olmaqla, bütün iştirakçılar bərabər mövqedədirlər. Xüsusi hazırlanmış natiqlər təyin edilmir, eyni zamanda hamı təkcə dinləyici kimi iştirak etmir. Xüsusi məsələ müəyyən qaydada, adətən ciddi qaydalara uyğun olaraq və məmurun sədrliyi ilə müzakirə olunur.
Görüşün təşkili və ondan bir neçə gün əvvəl mənalı ünsiyyətə hazır olması üçün onlara müzakirə olunan problemin mahiyyəti haqqında arayış verilə bilər. Onu tərtib etmək üçün təşkilatdakı işlərin vəziyyətinin hərtərəfli təhlilini aparmağa yönəlmiş ekspertlər qrupunun yaradılması məqsədəuyğundur.
Bir qayda olaraq, iclasın materialları (gündəlik, tezislər və ya məruzələrin mətnləri, qərar layihələri və s.) iclasın başlanmasına ən geci üç-dörd gün qalmış onun gələcək iştirakçılarına verilir. Bu onlara imkan verir ki, artıq işlənib hazırlanmış sənədlərə dəyişiklik etsinlər, sonra isə iclas zamanı öz təkliflərini operativ şəkildə təqdim etsinlər.
Psixoloji baxımdan, artıq görüş zamanı sənədlərlə işləmək münaqişə tərəfləri arasında şəxsi antipatiyaların kəskinləşməsi ehtimalını azaltmağa imkan verir. Rəqiblə birbaşa qarşılıqlı əlaqədən yan keçərək sənədə müraciət etmək, sənədin vasitəçi əlaqə kimi təqdim edilməsi affektiv reaksiyaların baş vermə ehtimalını azaldır, münaqişənin partlayış ssenarisi üzrə davam etməsi.
Görüş zamanı münaqişənin həlli oyun ssenarisiümumi tənzimləmənin qəbul edilməsi mümkün olduqda, çox vaxt daha idarəolunan olur. Əsasnamə layihəsi üzərində işi asanlaşdırmaq üçün ilkin iş parçası kimi iclasların keçirilməsi üçün aşağıdakı ümumi sxemdən istifadə edə bilərsiniz:
- Ümumi müddəti 3 ilə 5 dəqiqə olan giriş nitqi ümumi qaydalar iclasın işi, onun keçirilmə rejimi, təxmini bitmə vaxtı;
- 25 dəqiqədən 30 dəqiqəyə qədər davam edən əsas məruzə (əgər görüşdə münaqişə tərəflərinin diametral şəkildə əks mövqeləri təqdim olunursa, o zaman hər kəsə öz fikirlərini bildirmək üçün bərabər vaxt verilməlidir, lakin arzu edilir ki, ümumilikdə 30 dəqiqədən çox olmasın, əks halda təbii yorğunluq nəticəsində tamaşaçı sadəcə diqqətsiz olur);
- · məruzəçilərə suallar və onların cavabları (hər sual və cavab - 2 dəqiqədən çox olmayaraq);
- · həmməruzəçilərin çıxışları, əlavə mesajlar (2-ci bənddə qeyd olunan səbəblərə görə əlavə mesajları olan bütün natiqlər üçün 10-15 dəqiqədən çox olmayaraq);
- həmməruzəçilərə suallar (hər sual və ona cavab üçün 1 dəqiqədən çox olmayan);
- · iclas iştirakçılarının çıxışları (5-7 dəqiqə);
- · natiqlərin cavabları (hər biri 5 dəqiqədən çox olmayan);
- · həmməruzəçilərin cavabları (hər biri 3 dəqiqədən çox olmayan);
- görüş zamanı istinadlar (diqqəti əsas mövzudan yayındırmamaq və zəiflik hissi yaratmamaq üçün üç-beşdən çox olmamalıdır. əvvəlcədən məşq görüşə; bir sertifikat üçün 3 dəqiqədən çox olmamalıdır);
- İclasın qərar layihəsinin oxunması (5 dəqiqədən çox olmayaraq);
- Qərar layihəsinə dair təkliflər (hər biri üçün 1-3 dəqiqədən çox olmayan);
- İclasın nəticələrinin yekunlaşdırılması (10 dəqiqədən çox olmayan).
İştirakçıların sayı 50-75 olarsa, hər saatda 10 dəqiqəlik fasilələrin olması optimal hesab olunur. At daha çoxİştirakçılar üçün 1,5-2 saatlıq işdən sonra fasilə vermək və onu 15-20 dəqiqə davam etdirmək məsləhətdir.
İclasın məzmun və vaxta görə strukturlaşdırılmasının verilmiş sxemi təxminidir. Amma görüş zamanı nələrin baş verəcəyi nə qədər qeyri-müəyyən olsa da, təşkilatçılar ilk növbədə öz reqlament layihələrini düşünməli və hazırlamalıdırlar. Əgər görüş zamanı münaqişə kontekstində tamamilə hazırlanmamış tənzimləmənin müzakirəsi başlayarsa, bu iş məsələsinin özü konflikt parametrlərini aktivləşdirmək üçün əlavə səbəbə, faydasız “razborka”ya çevrilə bilər.
Hər hansı ictimai nitq üçün xarakterik olan emosional oyanışın artması və daha çox münaqişəli vəziyyətlə əlaqədar iclasda çıxış üçün hər bir natiqdən öz mesajının həm strukturunu, həm də məzmununu ciddi şəkildə öyrənməyi tələb edir. İstənilən çıxışda mütləq iclasda müzakirə olunan problemin həlli üçün konstruktiv təkliflər olmalıdır. Yığıncaqda münaqişə vəziyyətində, iştirak edənləri incidən emosional ifadələr xüsusilə təhlükəlidir. Buna görə də, dən ictimai danışan emosional hücumlar istisna edilməlidir.
Çıxış məruzə xarakteri daşıyırsa, onda aşağıdakılar olmalıdır:
- mesajın məqsədinin qısa tərifi;
- əsas faktların ifadəsi;
- problemin həlli üçün təklif olunan yolların qısa, aydın ifadəsi;
- · Qısa xülasə.
Reqlamentə uyğun olaraq təyin edilmiş natiqlər öz çıxışlarının mətnini əvvəlcədən hazırlamalıdırlar. Təşkilatda işlərin təhlili nəticəsində əldə edilən məlumatlar təqdimat üçün material ola bilər. Bundan əlavə, hesabat gündəliyi və təşkilatın mövcud hesabat məlumatları ilə tutuşdurulmalıdır. Hesabat rəqəmsal materialla çox yüklənməməlidir: yalnız əsas göstəricilər auditoriyaya mövcud vəziyyəti qiymətləndirməyə və təklif olunan həllərin mənasını anlamağa kömək etmək.
Natiqi çıxışa hazırlayarkən məruzənin mətnini onun iclasda edəcəyi ritm və tərzdə ucadan oxumaq tövsiyə oluna bilər. Bu, ilk növbədə, performansın vaxt çərçivəsini müəyyən etməyə və tənzimləməyə imkan verir. İkincisi, mətndə daha sürətli oriyentasiyaya kömək edir. Bu cür oriyentasiya görüşün emosional yüklü atmosferində çox faydalıdır, natiqin sözünün kəsiləcəyi, özü yoldan çıxa biləcəyi və ya yenidən nitqin hansısa fraqmentinə qayıtması lazım gələrsə. Yığıncaq strateji idarəetmənin bahalı kollegial orqanı olduğundan, spikerin çıxışı üzərində ilkin işə sərf etdiyi vaxt kifayət qədər haqlıdır.
Ümumi yığıncaqların təşkilatçıları tərəfindən münaqişə məsələləri həll edilərkən mühüm təşkilati-inzibati sənəd olan protokolların hazırlanmasına çox diqqət yetirilməlidir. Bu protokolda qaldırılan məsələlərin müzakirəsinin gedişi, qərarların qəbulu qaydası və iclasın öz qərarları qeyd edilməlidir.
IN müasir şərait protokollar çox vaxt iclas zamanı deyil, video və ya səs yazısı əsasında tərtib edilir. Sürət və işlənmə və sənədləşdirmə asanlığı baxımından görüşün rəqəmsal qeydinə üstünlük verilir. Ancaq rəqəmsal texnologiyadan istifadə edildiyi təqdirdə belə, görüşün əhəmiyyətli anlarını qaçırmamaq üçün hələ də vaxtı göstərən əlyazma protokolunun layihəsinin hazırlanması ilə baş verənlərin audio və ya video qeydini müşayiət etmək tövsiyə olunur. əsas hadisələr. Belə bir protokol gələcəkdə lentə yazılanları deşifrə etməyə və onu əsas protokolun məzmununda keyfiyyətcə əks etdirməyə kömək edir.
Protokol üçün olduğu kimi rəsmi sənəd üçün də böyük əhəmiyyət kəsb edən onun icrası qaydalarına riayət edilməsidir. Protokol iclasın keçirildiyi gün deyil, imzalanma anına aiddir. Yığıncaq bir neçə gün ərzində baş tutmuşdursa, protokollar başlanğıc və bitmə günü ilə tarixlənir, onlar defislə göstərilir. Bundan əlavə, protokol iclasın seriya nömrəsinə uyğun gələn onun seriya nömrəsini göstərir. Adı da verilir məhəllə iclası keçirildi.
Protokol tərtib edilərkən nəzərə alınmalıdır ki, müzakirə olunan məsələlərin işıqlandırılmasının tamlığına görə belə sənədlər tam və qısa sənədlərə bölünür. Qısa protokolda məruzəçinin adı, məruzənin mövzusu, məruzəçilərin adları göstərilir. İclas protokolunda çıxışların məzmunu öz əksini tapmayıb. İclas münaqişənin həllinə həsr olunubsa, bu cür protokollar yalnız məruzələrin və çıxışların məzmununu (stenoqramlar, məruzələrin və çıxışların təsdiq edilmiş mətnləri, səsli audio və ya video yazılar) müəyyən etmək üçün vasitələr olduqda tərtib edilə bilər. Bu halda, protokola nitqlərin müvafiq müfəssəl yazılarının əlavə edildiyi qeyd edilir. Əgər bu mümkün deyilsə, o zaman müzakirənin gedişini, təklif olunan və qəbul edilən qərarları tam əks etdirən müfəssəl protokol hazırlanmalıdır.
İclas zamanı tam protokolun yekun variantını tərtib etmək demək olar ki, mümkün deyil. Ona görə də protokol layihəsi tərtib edilir. Bu qəbildən olan həssas məsələlərin həlli zamanı protokolları bir deyil, iclasın bir neçə iştirakçısı tərtib edə bilər, sonra onlar beş gün müddətində protokolun yekun variantını tərtib edib tərtib edirlər.
Tam hazırlanmış protokol iclasın sədri və katibi tərəfindən imzalanır. Yekun qərarlar iclaslar onun iştirakçılarına müstəqil sənədlər - protokolda olan materiallar əsasında yaradılan qərar və qərarlar şəklində çatdırılır.
Bu prosedurlara əməl olunması, yaranmış ziddiyyətlərin tam həllinə zəmanət verməsə də, konstruktiv və konstruktiv fəaliyyət üçün ilkin şərtlər yaradır. səmərəli iş montaj. İştirakçıların çoxluğu səbəbindən görüşlər zamanı qeyri-standart vəziyyət, insanların özünü idarə etmə qabiliyyəti aşağı düşür, proqnozlaşdırmanın səmərəliliyi pisləşir. Təsvir edilən prosedurlar kağız üzərində çəkilmiş oriyentasiya sxemləri rolunu oynayır qeyri-adi vəziyyət. İnsanların şüurunu bu cür sxemlərdən azad edən toplantı təşkilatçıları iştirakçıların işini asanlaşdırır intensiv iş problemin mahiyyəti üzərində deyil, iclasın özünü keçirmək tapşırığı üzərində.
Ümumiyyətlə, iclasa hazırlıq onun iştirakçılarının diqqətini həll olunan ziddiyyətlərin mahiyyətinə maksimum cəmləşdirməyə yönəldilməlidir. Bunun üçün bütün mümkün prosessual məsələlərin həlli təşkil olunmalı, eləcə də hamısının hazırlanmasına nəzarət edilməlidir zəruri məlumatlar müzakirə olunan problemin mahiyyəti haqqında.
Həm iclasa hazırlıq mərhələsində, həm də onun keçirilməsi zamanı bunu nəzərə almaq lazımdır fərdi xüsusiyyətlər görüş iştirakçıları. Təşkilatçılar, iştirakçıların bütövlükdə təşkilatın fəaliyyətinin effektivliyinin bütövlükdə onların iradə və niyyətlərindən asılı olduğunu başa düşmələrini təmin etməyə borcludurlar.
Katibin müqəddəs vəzifələrindən biri də rəhbərlərin təşəbbüsü ilə keçirilən yığıncaqlar, görüşlər və görüşlər hazırlamaqdır. müxtəlif səviyyələrdə. Əksər hallarda katib belə hadisələrin protokollarını da aparır. Bu yazıda bu prosesləri necə daha səmərəli etmək barədə sizə məlumat verəcəyik.
Protokoldan danışmağa başlamaq üçün ilk növbədə görüşlərin hazırlanması üzərində dayanmaq lazımdır. Belə bir tədbirdən əvvəl gündəliyi düşünmək, iştirakçıların tərkibini müəyyən etmək, bütün məruzəçilərin məruzələrini və digər materialları oxumaq vacibdir. Bütün bunlar əlavə səylər tələb edəcək, lakin nəticədə protokolun saxlanması xeyli asanlaşacaq.
VAXTA NECƏ QƏNAƏT ETMƏK?
By müxtəlif tədqiqatlar təşkilat rəhbərinin və digər işçilərin iş vaxtının 10%-dən 50%-ə qədəri iclaslara sərf edilə bilər. Vaxta qənaət etmək üçün görüşün təşəbbüskarları, ev sahibləri və iştirakçıları aşağıdakı qaydaları yadda saxlamalıdırlar:
İclasda yalnız iş qaydasında həlli mümkün olmayan məsələləri müzakirə edin.
Görüş iştirakçılarının sayını məhdudlaşdırın. Bu, hadisənin müddəti ilə düz mütənasibdir. Əgər 5 nəfərlə görüş 1 saat davam edirsə, 10 və daha çox iştirakçı ilə görüş 2 saat və ya daha çox davam edəcək.
Görüş üçün əvvəlcədən məlumat materialları hazırlayın. hesablamalar, analitik istinadlar, cədvəllər, qrafiklər, xülasələr, foto və video materiallar, təqdimatlar, məhsul nümunələri, ekspert rəyləri ixtisaslaşmış mütəxəssislər tərəfindən təqdim edilməlidir. Amma iclasın katibi materialların hazırlığını yoxlamağa borcludur. Buna görə də, tədbirdən bir və ya iki gün əvvəl:
a) təqdimatlar edəcək məsul şəxslərin köməyi ilə bütün məlumat materiallarının siyahısını tərtib etmək;
b) məsul şəxslərdən hazırlanmış materialları qəbul etmək elektron formatda(məsələn, təqdimatlar, izahlı qeydlər və s.);
c) məsul şəxslərdən çap olunmuş referatları və məruzə mətnlərini qəbul etmək.
Hər bir məsələ üçün bir məsul işçi təyin edin, hətta bir qrup insan əmri yerinə yetirməli olsa belə.
Günahkarları ifşa etmək üçün vaxt itirməyin. yadda saxla ki əsas vəzifə hər bir iclasın gündəliyini müzakirə etmək və ona dair qərarlar qəbul etmək.
GÜNDƏM
Bu, iclasda müzakirəsi planlaşdırılan məsələlərin siyahısıdır. Onlar iclasın sədri tərəfindən müəyyən edilir. Bununla belə, katib də bu prosesdə iştirak edə bilər.
Gündəliyi təyin edərkən aşağıdakı təlimatlardan istifadə edin:
- Çox geniş olan görüş mövzularını bir neçə alt mövzuya bölün. Lazım gələrsə, məsul şəxslər hər bir alt mövzu üzrə hazırlıq iclasları keçirə bilərlər.
Məsələn, “Əsas istehsalat sexləri tərəfindən plan göstəricilərinin yerinə yetirilməsi haqqında” mövzusunda ayın sonuna planlaşdırılan müşavirədən əvvəl sexlərdə bir sıra kiçik müşavirələr keçirilməlidir: “Planın icrası haqqında tökmə sexi”, “Blank sexi tərəfindən planın yerinə yetirilməsi haqqında”, “Mexanika sexi tərəfindən planın yerinə yetirilməsi haqqında”, “Yığışdırıcı sex tərəfindən planın yerinə yetirilməsi haqqında”. Və ya "Müəssisədə ERP sisteminin tətbiqi haqqında" mövzusunda görüşdən əvvəl bir neçə görüş keçirilməlidir: "İstehsalda ERP sisteminin tətbiqi problemləri haqqında", "Mühasibat uçotunda ERP sistemi ilə 1C arasında əlaqənin təmin edilməsi haqqında" ”, “ERP sisteminin texniki dəstəyi və məlumatların ötürülməsi haqqında” və s.
- Ümumi mövzu ilə birləşdirilən eyni əhəmiyyətə malik məsələləri gündəliyə salın. Məsələn, nəqliyyat təminatı, anbara çatdırılma qaydası, hazır məhsulun müəssisə ərazisindən göndərilməsi və ixracı.
Bir-biri ilə əlaqəli daha geniş spektrli məsələlər də gündəliyə salına bilər. Məsələn, bunlara aşağıdakılar daxil ola bilər:
Yeni istehsal xəttinin alınması;
İstehsalın texnoloji hazırlanması;
Yeni avadanlıqların alınması ilə əlaqədar layihə və texnoloji sənədlərə dəyişikliklərin edilməsi;
İstehsal binalarının modernləşdirilməsi və maşın bağlamalarının inkişafı;
İstehsalın logistik dəstəyi.
Eyni zamanda, fabrikin girişinin yenidən qurulması və ya fabrik yeməkxanasında keçid üçün elektron ödənişlərin təşkili bu iclasda açıq şəkildə müzakirəyə dəyməz.
Aydındır ki, katib həmişə gündəliyin məzmununa təsir göstərə bilməz. Yığıncağı lider bir araya gətirir və o, həm də məsələlərin spektrini müəyyənləşdirir. Və əgər menecer bir iclasın gündəliyinə tökmə istehsalı üçün yeni istehsal xəttinin alınmasını və ərazinin təmizlənməsi üçün yaz iməciliyinin təşkilini daxil edərsə, onu inandırmaq mümkün olmaya bilər. Amma biz öz tərəfimizdən iməciliyin təşkili ilə bağlı müzakirənin başqa iclasa çıxarılmasını, məsələn, binanın fasadının rənglənməsi və ya təşkilatın ad günü münasibətilə şənliklərin keçirilməsi məsələsi ilə birləşdirilməsini təklif edə bilərik.
- Gündəliyi yalnız iclas iştirakçılarının səlahiyyətlərinə və məsuliyyət sahəsinə aid olan məsələlərdən ibarət təşkil edin. Məsələn, təchizat rəhbəri olmayan yerdə təchizat məsələlərini müzakirə etmək faydasız olardı.
- Mövzuların və gündəm maddələrinin sayını məhdudlaşdırın. Onlar ayrılmış müddət ərzində effektiv şəkildə müzakirə oluna və həll oluna bildiyi qədər çox olmalıdır. Məsələn, iclasın 1 saatı ərzində müzakirə olunan mövzuların miqyasından və iclasın hazırlanmasının keyfiyyətindən asılı olaraq 1-dən 5-ə qədər məsələ müzakirə edə bilərsiniz.
- Son iclasda verilən tapşırıqlar və tapşırıqlar haqqında hesabatı gündəliyə daxil edin, yığıncaqlar ümumi mövzu və iştirakçıların tərkibi ilə birləşdirilərsə. Hazır olun ki, belə bir məsələ gündəmdə olmasa belə, sədr öz səlahiyyəti ilə onu təqdim edə bilər. Buna görə təlimatların siyahısını əvvəlcədən çap etmək daha yaxşıdır - sədrdə olmalıdır, məsul şəxs və katib.
GÖRÜŞ İŞTİRAKÇILARI
Tədbir iştirakçıları üçün ümumi tələblər:
Gündəlikdəki məsələlərə səriştə və maraq;
İclasın nəticələrinə görə qərarlar qəbul etmək və tabeliyində olanlara göstərişlər vermək üçün kifayət qədər yüksək mövqe.
Tədbir zamanı iştirakçıların siyahısı dəyişə bilər. Əgər gündəmdə iclasın bütün iştirakçılarına təsir edən mövzular varsa və onların yalnız bəzilərinə aid olan məsələlər varsa, o zaman ilk növbədə müzakirə etməlisiniz. ümumi məsələlər. İclasın bu hissəsinin sonunda əlavə müzakirəyə cəlb edilməyən işçilər buraxıla bilər.
Hər kəsi necə xəbərdar etmək olar
Bütün iclas iştirakçılarına məlumat verin tarixi, vaxtı, keçirilmə yeri, tədbirin mövzusu haqqında.
istifadə edərək görüş haqqında məlumat verə bilərsiniz telefon zəngi, sms mesajları, e-poçt(çatdırılma və oxunma bildirişi ilə), şəxsi bypass.
İştirakçılardan biri üçün iş yerində deyilsə müxtəlif səbəblər(illik məzuniyyət, müvəqqəti əlillik, ezamiyyət və s.), işdə olmamağın səbəbini öyrənmək və əvəzləmə sxemi üzrə işdən çıxmağı əvəz edən işçiyə onun iclasda mütləq iştirak etməsini xatırlatmaq lazımdır.
Kompüterinizdəki təqvimə “deputata onun planlaşdırma iclasında mütləq iştirak etməli olduğunu xatırlatmaq” kimi bir göstəriş əlavə etmək də faydalı olacaq.
Görüş haqqında kimə və nə vaxt xəbərdarlıq edildiyi barədə məlumat cədvələ daxil edilə bilər (Nümunə 1).
NÜMUNƏ 1
Görüş iştirakçılarının məlumatlandırılması
İclas 24.06.2017-ci il tarixində saat 11:00-da Satınalmalar Direktorunun ofisində keçiriləcək.
Mövzu: 2017-ci ilin ikinci yarısı üçün təchizatçılarla müqavilələrin bağlanması.
Yığıncaq iştirakçıları üçün oturacaqların təşkili
Yığıncaq üçün oturma cədvəlini hazırladığınızdan əmin olun, əgər varsa:
Yüksək vəzifəli şəxslər (şəhərlər, rayonlar, ərazilər, respublikalar, federasiyalar);
Transmilli korporasiyaların və holdinqlərin sahibləri və s.;
Tərəfdaş təşkilatların nümayəndələri.
Mümkünsə, katibə sədrin masasının yanında ayrıca stolda yer verilir (Nümunə 2).
Misal 2
Oturma cədvəli
Ad kartları
Müvafiq yerlərin qarşısındakı masalarda vəzifəsi və (və ya) tam adı ilə ad vəsiqələrini yerləşdirmək lazımdır. hər bir iştirakçı. Ən sadə seçim "evə" qatlanmış bir vərəqdir (şək. 1).
düyü. 1. Yığıncaq iştirakçısının adı kartı
Nişanlar
Xüsusilə kritik hallarda, aşağıdakıları göstərməli olan döş nişanları (döş lövhələri) hazırlamaq lazımdır:
TAM ADI. iştirakçılar;
onların mövqeləri;
Hər bir iştirakçının təmsil etdiyi təşkilatın adı;
Göstərilən təşkilatın yerləşdiyi ərazi.
Nişanda həmçinin aşağıdakılar ola bilər:
İştirakçının təmsil etdiyi təşkilatın loqosu;
Tədbirin loqosu (emblemi) (görüşlər, konfranslar və s.).
Siz simli və ya paltar sancağı olan nişanlardan istifadə edə bilərsiniz. Onlar dəftərxana ləvazimatları və ofis ləvazimatları mağazalarında satılır.
Siz özünüz mətnlə əlavələr hazırlaya, sonra onları printerdə çap edə, qayçı ilə kəsib nişanlara qoya bilərsiniz (şək. 2).
düyü. 2. Nişan əlavəsi özünüz tərəfindən hazırlanmışdır
Hazırlanması üçün kifayət qədər vəsait ayrılıbsa, insert kartları çap xidmətləri göstərən bir təşkilatdan sifariş verilə bilər. Adi daxili görüşlər üçün isə döş nişanları ümumiyyətlə lazım deyil.
İclasın müddəti
Aktiv müxtəlif növlər görüşlərin müxtəlif vaxtları var. Misal üçün, səhər görüşü təxminən yarım saat çəkə bilər və konkret məsələ ilə bağlı regionlararası görüş - bütün gün.
Görüşün müddəti əvvəlcədən planlaşdırılmalıdır. Bütün iştirakçılar tədbirin başlama və bitmə vaxtlarını bilməlidirlər. Bu, gec qalmamaq üçün tez və səmərəli işləməyə kömək edəcək.
qırılır
İclasın müddəti astronomik saatı (60 dəqiqə) keçirsə, onda hər akademik saatda (45 dəqiqə) fasilə vermək lazımdır.
Xüsusilə uzun tədbirlərdə fasilələr verilə bilər, bu müddət ərzində iştirakçılara qəlyanaltılar (sendviçlər, meyvələr, şirniyyatlar) və içkilər (çay, kofe, şirələr, mineral su və s.).
İclasın səviyyəsi aşağı olduqda və iclasın keçirildiyi zalın yanında soyuducu, qəhvə maşını və birdəfəlik qablar ofis ziyarətçiləri üçün görüş iştirakçıları özlərinə qəhvə, çay və ya su tökə biləcəklər.
İclas iştirakçılarının oturduğu masaların üzərinə su və stəkan olan butulkaları əvvəlcədən qoymaq olar - o zaman onlar təkcə fasilə zamanı deyil, istənilən vaxt susuzluqlarını yatıra biləcəklər. Süfrəyə yemək qoymamaq daha yaxşıdır. İştirakçılardan biri biznes sənədlərinə sendviç atsa və ya qəhvə töksə, utanc verici olacaq.
Süfrəyə qəlyanaltılar və içkilər qoymaq daha yaxşıdır ayrı otaq. Bu, adətən, katib tərəfindən edilir, ancaq o, protokol saxlamadıqda. Katib iclas zamanı otağı tərk edə bilmədikdə, fasilə vermək üçün təyin edilmiş başqa işçi heyəti fasilə təşkil etməlidir. Və ya alternativ olaraq, katib görüşdən əvvəl kofe fasiləsi üçün hər şeyi hazırlayır. Genişləndirilmiş iclaslarda köməkçilər adətən əvəzolunmaz olurlar.
Vaxt çərçivəsi
Tədbirin müddəti tənzimlənməlidir. İclasın sədri bu qaydaya əməl olunmasına nəzarət edir.
Yığıncağı planlaşdırarkən, hər bir məruzəçinin danışması və hər bir məsələni müzakirə etməsi üçün tələb olunan vaxtı nəzərə aldığınızdan əmin olun.
Hər çıxışın cədvəli üçün sədrlə yoxlayın.
Lazım gələrsə, fasilələr planlaşdırın.
Kalkulyatorda bütün dövrləri əlavə edin və alınan məbləğə əlavə edin
İclasın nə qədər çəkə biləcəyi sədrə bildirilməlidir. Əgər o, bu rəqəmlə razılaşarsa, reqlament bütün iştirakçıların diqqətinə çatdırılmalıdır, əks halda onlar düzəliş edib sədrə hesabat verməlidirlər.
Razılaşdıqdan sonra vaxt məhdudiyyətləri ilə gündəm bütün iclas iştirakçılarına göndərilir (Nümunə 3).
NÜMUNƏ 3
Vaxt məhdudiyyətləri ilə gündəm
İclasın protokolları: 5 ƏSAS ADDIM
Protokol həm daimi kollegial orqanların (komissiyalar, komitələr, şuralar və s.), həm də müvəqqəti kollegial orqanların - müxtəlif iclaslar, iclaslar, seminarlar və konfransların fəaliyyətini sənədləşdirir.
Aşağıdakı protokol növləri var:
. Qısa Protokol- tam adın qeyd olunduğu sənəd. və iclas iştirakçılarının mövqeləri, mövzusu, əsas məsələləri, xülasə hesabatlar, qəbul edilmiş qərarlar, hər bir məsul şəxs üçün tapşırıqların siyahısı. Belə bir protokol, bir qayda olaraq, əməliyyat iclaslarında saxlanılır.
. Tam Protokol, yuxarıda göstərilənlərin hamısına əlavə olaraq, bütün çıxışların, rəylərin, düzəlişlərin və müzakirənin digər nüanslarının ətraflı qeydlərini ehtiva edir. Bu sənəd görüşün ətraflı şəklini bərpa etməyə imkan verir.
Protokolun aparılması formasını iclasın sədri və ya müəssisənin rəhbəri seçir.
İclas üçün hazırlanan çıxışların mətnləri və digər materiallar ərizə formasında tərtib edilir. Onlara protokolun mətnində istinad edilməlidir.
Katib iclasın gedişatının nə qədər düzgün və tam qeyd olunmasına cavabdehdir. Protokol icra edilməli olan bütün çıxışları, müzakirələri, şərhləri və qərarları özündə əks etdirən yeganə sənəd olduğundan bu məsuliyyəti qiymətləndirmək olmaz. İclas zamanı onun iştirakçıları nəyisə eşitməyə bilər, onu yazmağa vaxt tapmaya bilər. Bunu protokola istinad etməklə bərpa etmək asan olacaq.
Addım 1: iş yerini hazırlayın
Görüş başlamazdan əvvəl dəqiqələri götürməyi asanlaşdırmaq üçün:
. Salonda oturacağınız yeri seçin tədbirin harada baş tutacağı. O, üzdə bütün iştirakçılara görünməli, sədrin, məruzəçilərin çıxışları və “tamaşaçıların iradları” aydın eşidilməlidir (Nümunə 2-də oturma cədvəlinə baxın).
. Tam adları olan görüş iştirakçılarının siyahısını masanıza qoyun. və vəzifələr, habelə oturma cədvəli. İclas başlamazdan əvvəl kimin harada oturduğunu diqqətlə öyrənmək və lazım olduqda diaqrama baxmaq faydalı olardı.
. Dəftərxana ləvazimatlarını yığın. Özünüzlə 2-3 qələm, 2 qələm, 2 pozan götürün.
. Ofis avadanlıqlarının və digər cihazların işlək olub olmadığını yoxlayın: saat, səs yazıcı, video kamera (əgər varsa). Elektrik kabelini və ehtiyat batareyaları və ya akkumulyatorları unutma.
Görüşdən əvvəl bütün hesabatların əsas məqamlarını nəzərdən keçirin.
Addım 2: görüşün gedişatını düzəldin
İclas üçün hazırlanmış materiallardan (məruzələrin mətnləri, çıxışlar, arayışlar, qərar layihələri, gündəliyi, iştirakçıların siyahıları və s.) əlavə olaraq protokol səs yazısı, videoçəkiliş, stenoqram və ya əlyazma qeydlərinin layihəsi əsasında tərtib edilir. görüş zamanı saxlanılır.
Qaralama qeydləri necə saxlamaq olar?
1. Protokol layihəsi üçün vərəqləri hazırlayın- onların sayı gündəliyin əhatə dairəsindən asılıdır. Birinci vərəqdə iclasın tarixi, onun mövzusu, protokolun nömrəsi, iştirakçıların siyahısı, gündəliyi yazın (Nümunə 4).
NÜMUNƏ 4
İclas protokolunun layihəsi. Vərəq nömrəsi 1
Müzakirə üçün təqdim olunan suallar, ayrıca yazın təmiz vərəqlər, girişlər üçün kifayət qədər yer buraxaraq:
Vərəq nömrəsi 2: “Əlvan və qara metalın tədarükü üzrə müqavilələrin bağlanması üzrə işlərin vəziyyəti haqqında”. Proxorovun məruzəsi P.D.;
Vərəq nömrəsi 3
Vərəq nömrəsi 4: "Təchizatların nəqliyyat təminatı haqqında." Medvedyev V.Yu.-nun məruzəsi;
Vərəq nömrəsi 5: ... (görüş zamanı tamamlanacaq);
Vərəq nömrəsi 6: “Xammal və materialların alınması üzrə bağlanmış və icra edilmiş müqavilələr üzrə hesablaşmaların vəziyyəti haqqında”. Fomina K.D.-nin reportajı;
Vərəq nömrəsi 7: ... (görüş zamanı tamamlanacaq);
Vərəq nömrəsi 8: "Ametist MMC ilə OAO ESPZ-yə polad və ərintilərin tədarükünə dair müqavilələrin bağlanması haqqında". Teleginin təklifləri I.I.;
Vərəq nömrəsi 9: … (görüş zamanı tamamlanacaq).
2. Bütün görüş iştirakçılarının iştirak edib-etmədiyini yoxlayın. Protokol layihəsində olmayanların üstündən qələmlə kəsin - onlar gecikə bilər. İclasdan sonra iştirak etməmə və gecikmə səbəblərini öyrənin.
Gecikmiş şəxslərin gəliş vaxtı birbaşa protokolun mətnində mötərizədə qeyd edilsin:
Belə olan halda iclasda iştirak edənlərdən hansının və konkret olaraq nəyin qaçırıldığı dəqiq bilinəcək.
3. "EŞİLDİ" bəndini doldurun. Layihənin birinci vərəqində və hesabatların müvafiq başlıqları olan vərəqlərdə ardıcıl olaraq tam adı qeyd edin. və məruzəçilərin mövqeləri, çıxışların mövzuları və onların xülasəsi. Yalnız əsas məlumatları düzəltmək lazımdır: tarixlər, rəqəmlər, faktlar. Sonra qeydləri təqdim olunmuş nitq mətnləri (referat) ilə yoxlayın. Əgər uyğunsuzluq aşkar etsəniz, onları iclasın sədrinə bildirin.
4. "DANIŞLI" maddəsini daxil edin(zəruridirsə). Bu bənd natiqlərin nitqinin gedişi digər iştirakçıların şərhləri, sualları və etirazları ilə kəsildikdə doldurulur. IN tam protokol hər bir belə qeyd dərhal qeyd edilməlidir, xüsusən də: "Xahiş edirəm, onu protokola daxil edin" ifadəsi ilə müşayiət olunarsa. Misal üçün:
Fakt budur ki, istənilən bəyanat görüşün gedişatını dəyişə bilər və sonradan bunun nə vaxt və nə ilə bağlı baş verdiyini vurğulamaq lazım gələ bilər.
Qısa protokolda
Biznesgörüş - qərarın işlənib hazırlanması və qəbul edilməsi üçün fikir mübadiləsi yolu ilə bir qrup maraqlı şəxslərin mütəşəkkil, məqsədyönlü qarşılıqlı əlaqə forması.
1. tərəfindən ictimai həyat sferasına aid edilir ayırmaq: inzibati, elmi və ya elmi-texniki, siyasi, həmkarlar ittifaqı və birgə iclaslar.
2. tərəfindən iştirakçıların cəlb edilməsi miqyası: beynəlxalq, respublika, sahə, rayon, rayon, şəhər, rayon, daxili.
3. tərəfindən Məkan: yerli və gedən.
4. tərəfindən tutma tezliyi: birdəfəlik, daimi, dövri.
5. tərəfindən iştirakçıların sayı: dar tərkibdə (5 nəfərə qədər), genişləndirilmiş tərkibdə (20 nəfərə qədər), nümayəndəli (20 nəfərdən çox).
6. tərəfindən əsas vəzifə: təlimatlandırıcı, operativ (planlaşdırma), problemli.
8. By iştirakçıların məsafəsi:üz-üzə və domofon (rəhbərlə iş yerlərində yerləşən yığıncaq iştirakçıları arasında əlaqə yaradan avtomatik telefon stansiyalarından istifadə etməklə).
İdarəetmə nəzəriyyəsi məqsədlərinə görə yığıncaqların və yığıncaqların aşağıdakı təsnifatını təklif edir:
■ informativ müsahibə. Hər bir iştirakçı yazılı hesabatların təqdim edilməsindən yayınan və hər kəsə müəssisədəki işlərin vəziyyəti haqqında fikir əldə etmək imkanı verən rəhbərə işin vəziyyəti haqqında qısa məlumat verir;
■ qərar qəbul etmək üçün yığıncaq. Müxtəlif şöbələri təmsil edən iştirakçıların rəylərinin əlaqələndirilməsi,
təşkilatın bölməsi, konkret problem üzrə qərar qəbul etmək; ■ yaradıcılıq görüşü. Yeni ideyalardan istifadə, perspektivli fəaliyyət sahələrinin inkişafı. İstənilən görüş və görüş yalnız işgüzar ünsiyyət prosesində insan davranışının etik yönümlü standartlarına uyğun keçirildikdə səmərəli olur. M. Braim qeyd edir ki, müzakirədə ilk baxışdan absurd görünsə də, başqalarının fikrinə hörmət etmək lazımdır.
İşgüzar görüşlərdə 7-9, maksimum 12 nəfər iştirak edə bilər, çox sayda iştirakçı artıq işin səmərəliliyini azalda bilər. Müzakirə mövzusu əvvəlcədən müəyyən edilməlidir ki, iştirakçılar peşəkar şəkildə hazırlaşsınlar, təkliflərini düşünə bilsinlər, hətta müvafiq hesabatlar hazırlaya bilsinlər. İştirakçıların "dəyirmi masa" şəklində məkan təşkili qarşılıqlı əlaqəni artırmaq üçün vacibdir. İclasın moderatoru ilk növbədə görüşün işgüzar və konstruktiv keçəcəyinə, görüş zamanı qaydalara əməl etməsinə, natiqlərin müzakirə olunan mövzu çərçivəsində “saxlanmasına”, “qeyri-fəalların” cəlb edilməsinə, “söhbətçi”lərə son qoyulacağına ümid etdiyini bildirməlidir. ”, sözlərin verilmə ardıcıllığının müəyyən edilməsi, lazımi sualların verilməsi, parafrazın aparılması və aralıq nəticələrin yekunlaşdırılması, iclasa yekun şərhin verilməsi. Yadda saxlamaq lazımdır ki, işgüzar görüş onu ifadə edənin şəxsi xüsusiyyətlərini deyil, mövzu mövqelərini tənqid etmək imkanını nəzərdə tutur və qaydaya riayət etmək tövsiyə olunur: əvvəlcə mövqelərin üst-üstə düşdüyünü qeyd edin, sonra fərqi müzakirə edin. problemin həllinə müxtəlif mövqelər və yanaşmalar arasında, hər bir alternativin üstünlükləri və çatışmazlıqlarını inandırıcı şəkildə mübahisə etmək. Tənqid atəşinə məruz qaldığınız halda, özünüzə qarşı hücumu problemə hücuma çevirmək faydalıdır: "Şadam ki, eyni məsələ sizi narahat edir və ən yaxşı həll yolunu tapmağa çalışırsınız ... ". Əsas olan mübahisədə qalib gəlmək deyil, problemin həllində irəli getməkdir. Mövqeyinizə yeganə mümkün və yeganə doğru kimi yanaşmaq, fərqli bir fikri başa düşmək və hətta qəbul etmək, fərqli bir fikrə keçmək vacibdir. İştirakçıların passivliyini aradan qaldırmaq üçün aşağıdakılardan istifadə edilə bilər: 1) dairəvi ifadələr və ya 2) beyin həmləsi üsulu. Fikir ziddiyyətləri iki formada ola bilər: rəqabətli və ya kooperativəməkdaşlıq. Rəylərin rəqabətində düşmənçiliyi azaltmaq üçün, onların fikirlərinin üst-üstə düşdüyü məqamları müəyyən etməli, başqasının mövqeyində bəyəndiyi və ya faydalı ola biləcəyi məqamları tapmalı olan, o cümlədən, əks fikirdə olan iştirakçılar da daxil olmaqla, barışdırıcı komissiyalar və ya qruplar yaradıla bilər. problemin optimal həlli.
İşgüzar görüşlər çox vaxt direktiv xarakter daşıyır, o zaman "Valideyn" mövqeyindən olan lider problemin yeganə həlli kimi öz fikrini göstərir və "Uşaq" mövqeyindən olan digər iştirakçılar bu qərarı icra etmək üçün qəbul edirlər. Ən təsirli olanı "Böyüklər - Yetkinlər" mövqeyindən bərabər qarşılıqlı əlaqə xarakteri daşıyan kollegial işgüzar görüşlərdir. Bununla belə, zahirən qarşılıqlı əlaqə "Yetkin - Yetkin" kimi həyata keçirildikdə, lakin əslində "Valideyn - Uşaq", yəni manipulyasiyalar da var. lider sanki hamıdan, hətta səssizlərdən də danışmağı xahiş edir, lakin hamı danışdıqdan sonra lider hər kəsi təfsir edərək, lazımi vurğuları qoyur və nəticədə iştirakçılara bu qərarı icra etməyə məcbur edir. əslində “Uşaq” mövqeyindən.
Praktikada vəzifə və məqsədlərinə uyğun olaraq yığıncaqların ümumi bölgüsü mövcuddur. Buradan problemli, təlimatlandırıcı və operativ görüşlər fərqlənir Şəxsi idarəetmə: Dərslik / S.D. Reznik və başqaları - 2-ci nəşr, yenidən işlənmiş. və əlavə - M.: İNFRA-M, 2004. - 622 s.
Problemli görüşün məqsədi ən yaxşısını tapmaqdır idarəetmə qərarı müzakirə olunan məsələ üzrə. Belə iclasda qərarlar adətən müzakirə nəticəsində formalaşır və səsvermədən sonra qəbul edilir. Belə bir görüş sxem üzrə keçirilir: hesabatlar; natiqlər üçün suallar; müzakirə; qərar qəbulu.
Brifinq iclasının vəzifəsi əmrləri və lazımi məlumatları onların daha sürətli və daha səmərəli icrası üçün idarəetmə sxemi vasitəsilə yuxarıdan aşağıya ötürməkdir. Belə iclasda rəhbər qəbul edilmiş inzibati qərarları iclasın diqqətinə çatdırır.
Əməliyyat görüşləri planlaşdırma görüşləri, yay görüşləri, beş dəqiqəlik görüşlər adlanır. Onlar uzanmırlar. Belə görüşlərin vəzifəsi istehsalatdakı işlərin cari vəziyyəti haqqında məlumat əldə etməkdir. Brifinqdən fərqli olaraq, operativ iclas nəzarət sxemi üzrə məlumatın aşağıdan yuxarıya ötürülməsini təmin edir. Yığıncaq iştirakçılarından aktual məlumatlar alan menecer "darboğazların" mövcudluğunu, geriləmə və uğursuzluqların səbəblərini müəyyən edir, burada lazımi qərarlar qəbul edir, göstərişlər verir, onların icrası üçün son tarixləri müəyyənləşdirir. Əməliyyat müşavirəsində heç bir hesabat verilmir. Əsas məqsəd istehsal problemlərini müəyyən etməkdir ki, onların həllinə kollektivin əsas səyləri yönəldilməlidir.
Bununla belə, hər hansı toplantı və ya toplantının keçirilməsində əsas məqsəd kollektiv məlumat mübadiləsindən sonra birgə qərar qəbul etmək, yəni müəyyən nəticə əldə etməkdir.
Görüşlərin və iclasların təsnifatı
Görüşlər və görüşlər rəsmi və qeyri-rəsmidir. Tədbirin uğurla keçirilməsi üçün ilk növbədə onun mahiyyətini müəyyən etmək lazımdır.
İdarəetmə funksiyalarına görə yığıncaq növlərini təsnif etmək olar:
1. Təşkilatın strategiyası və taktikası məsələlərini, planların həyata keçirilməsi üçün zəruri olan resursları müzakirə edən planlaşdırma iclasları;
2. Məhsuldarlıq və keyfiyyət problemləri, kadr məmnunluğu, aşağı motivasiyanın səbəbləri, onun dəyişdirilməsi imkanları, mənəvi və maddi həvəsləndirmə məsələləri müzakirə olunan əmək motivasiyası üzrə müşavirələr;
3. Təşkilatın strukturlaşdırılması, fəaliyyətin əlaqələndirilməsi məsələlərinin müzakirə predmetinə çevrildiyi daxili təşkilatla bağlı iclaslar struktur bölmələri, səlahiyyətlərin verilməsi və s.;
4. İşçilərin fəaliyyətinə nəzarət etmək üçün keçirilən iclaslar fəaliyyətin nəticələrinin müzakirəsinə, məqsədlərə nail olunmasına, pozulma problemlərinin, aşağı məhsuldarlığın müzakirəsinə həsr olunur;
5. Təşkilatdakı vəziyyət, yeniliklər və onların həyata keçirilməsi imkanları, yaşamaq, rəqabət qabiliyyəti, imic, üslub problemləri ilə bağlı operativ idarəetmə məsələlərinin müzakirə olunduğu təşkilata xas iclaslar.
İclasların keçirilmə tərzinə görə təsnifatı da var:
1. Avtokratik iclaslar, burada yalnız liderin danışmaq və qərar qəbul etmək hüququ var. Bu görüşlərdə iştirak edənlər menecer tərəfindən verilən sualları dinləməli və onlara cavab verməlidirlər. Bu cür görüşlər menecerin tabeliyində olanlara məlumat verməli və ya göstəriş verməli olduğu zaman keçirilir.
2. Pulsuz görüşlərin gündəliyi yoxdur. Onlar sədrsiz keçirilə bilər. Bu cür görüşlər qərarları sabit olmayan fikir mübadiləsinə çevrilir. Belə bir görüş söhbət və ya söhbət şəklində keçirilir.
3. Müzakirə görüşləri - bir qrup insanın kollektiv əməyi nəticəsində yeni ideyalar yaratmaq və təklif olunan həll yollarını təhlil etməklə hər hansı məsələ ilə bağlı qərarların qəbul edilməsi üsulu. müəyyən qaydalar. xarakterik xüsusiyyət bu üsul deyilən fikirlərin tənqid və qiymətləndirilməməsidir.
Rəsmi tədbir dəqiq müəyyən edilmiş statusa malikdir və müəyyən edilmiş qaydalara uyğun keçirilir. Belə bir məclisdə həmişə xüsusi dəvət olunmuş insanlar iştirak edirlər. Tədbirin əsas komponentləri:
1. Gündəlik (müzakirə olunacaq məsələlərin siyahısı);
2. Hesabatlar (məsələlərin mahiyyətini ifadə etməklə);
3. Çıxışlar (gündəlik məsələlərinin müzakirəsi);
4. Düzəlişlər (müzakirəyə çıxarılması təklif olunan dəyişikliklərin müzakirəsi);
5. Debat (müzakirənin aparılması);
7. Protokolun tərtib edilməsi (hadisələrin yazılı surəti);
8. Müxtəlif (gündəlikdə olmayan məsələlərin müzakirəsi).
Qeyri-rəsmi görüşlərdə insanlar özlərini daha rahat hiss edirlər, lakin siz də belə tədbirlərə hazırlaşmalısınız. Qeyri-rəsmi görüşlər üçün sizə lazımdır:
1. Müzakirə üçün mövzuların siyahısı;
2. Tədbirin aparıcısı;
3. Əldə edilmiş razılaşmaların protokolu.
Qeyri-rəsmi tədbirlər daha rahat bir atmosferdə keçirilir, lakin yenə də yalnız yaxşı olduğunu xatırlamaq lazımdır görüş təşkil edib ya da görüş müsbət nəticə verir.
Hər bir görüşün əvvəlcədən planlaşdırılmalı olan gündəliyi olmalıdır. Gündəlik vaxta qənaət etməyə və uzun müddət ikinci dərəcəli məsələlər üzərində dayanmamağa kömək edir.
Yaxşı hazırlanmış gündəm aşağıdakılardan ibarətdir:
* iclasın məqsədi, tarixi, vaxtı və yeri;
* dəvət olunmuş şəxslərin siyahısı;
* müzakirə olunan problemlərin siyahısı;
* Əsas mövzu;
* müxtəlif;
* növbəti görüşün tarixləri.
Rəhbərin mövqeyi nə qədər yüksəkdirsə, o, görüşlərə, danışıqlara, işgüzar görüşlərə və digər şəxslərlərarası ünsiyyət formalarına bir o qədər çox vaxt ayırmalıdır. Menecerlərin vaxtı çox vaxt boşa gedir.
Görüş təyin olunur izahlı lüğət müşavirə etmək, yəni kiminləsə nəyisə birlikdə razılaşdırmaq, məsləhətləşmək, müzakirə etmək felinin törəməsi kimi adətən operativ məsələlərlə bağlı keçirilən “hər hansı bir məsələnin, hərəkətin, tədbirlərin müzakirəsinə həsr olunmuş yığıncaq” kimi. "Görüş" sözünün sinonimləri var - beş dəqiqəlik görüş, flayer, operativ, planlaşdırma görüşü.
Beləliklə, görüş belə bir növ kimi başa düşülür idarəetmə fəaliyyəti müəyyən sayda iştirakçının əvvəlcədən müəyyən edilmiş vaxtda əvvəlcədən müəyyən edilmiş bir yerə toplaşaraq əvvəlcədən müəyyən edilmiş məsələləri müzakirə etmək və qərarlar qəbul etmək.
Yığıncaqlar keçirməklə eyni vaxtda bu qədər insanın vaxtını itirən başqa bir fəaliyyət növü demək olar ki, yoxdur.
Buna görə də, iclas həm təşkili, həm də keçirilməsi üçün bütün təşkilati və texniki tədbirlərin ətraflı öyrənilməsi ilə xüsusilə diqqətlə hazırlanmalıdır. Vaxt və pul itkisinin səbəbləri çox vaxt sadəcə olaraq bir çox iclasların pis hazırlanıb təşkil olunması, pis keçirilməsi və qeyri-qənaətbəxş yekunlaşdırılması ilə bağlıdır. V. Mayakovskinin "Protsessed" poemasını xatırlayın.
Görüşü və ya görüşü mümkün qədər effektiv etməyə imkan verən əsas prinsiplərə nəzər salaq.
Görüşə hazırlıq üç mərhələdə aparılır:
1. Təşkilati məsələlərin işlənib hazırlanması.
2. Nəzərə alınacaq bütün məsələlərin müzakirəsi.
3. İşgüzar görüşün keçirilməsi.
İclasın məqsədi “bütün başlanğıcların başlanğıcıdır”, çünki görüşün məqsədləri nə qədər konkret şəkildə tərtib olunarsa, məhsuldar nəticəyə ümid bir o qədər çox olur və əksinə, “məsələnin vəziyyətini müzakirə et” ifadəsi qeyri-müəyyən olur. konkret bir şey hədəfləməyin. Bir çox görüşlərdə iştirakçılar əslində fərqli şeylərdən danışdıqları üçün heç bir şəkildə razılaşa bilmirlər.
İclasın hazırlanması üzrə iş onun keçirilməsinin zəruriliyi, ona təqdim edilən məsələlər və təklif olunan iştirakçılar, iclasın vaxtı və yeri barədə qərar qəbul etməklə başlanır.
İş gününü, iş ritmini pozmamaq, insanları bir fəaliyyət növündən digərinə keçməyə məcbur etməmək üçün görüşü iş gününün əvvəlində və ya sonunda təyin etmək daha yaxşıdır. Həftə sonları və xüsusilə bayramlar ərəfəsində yığıncaqlar (görüşlər) keçirmək lazım deyil, çünki tədbir iştirakçıları heç yerə tələsməməlidirlər. Bundan əlavə, dərhal görüşün yerini nəzərdən keçirməlisiniz.
İclasın yerini dəqiq göstərmək üçün dəvətnamələr tərtib edilməzdən əvvəl yer seçilməlidir. Otaq seçərkən ilk növbədə iştirakçıların sayı nəzərə alınır. Kifayət qədər sayda ehtiyat oturacaq təmin edilməlidir: kiçik iclas üçün əlavə 2-3 stul, böyük iclaslar üçün ən azı 15-20 yer. Bundan əlavə, bir otaq seçərkən, texniki vasitələrdən istifadə imkanlarını nəzərə alın.
Gündəlik iclasa hazırlıq zamanı tərtib edilən ilk sənəddir.
Gündəliyi tərtib edərkən, daha çox dəvətli olan ilk sualları qoymaq tövsiyə olunur. Onlara baxıldıqdan sonra dəvətlilər ayrıla bilər. Qalan suallar mürəkkəblik sırasına görə daha mürəkkəb və vaxt aparandan daha sadəə doğru düzülür.
Gündəlikdə müzakirə ediləcək məsələlər, hər bir məsələ üzrə məruzə edən şəxslərin adları, baş hərfləri və vəzifəsi göstərilir.
İştirakçıların siyahısı hazırlanacaq ikinci sənəddir.
İstənilən görüşə yalnız imtina edə bilməyənlər dəvət edilməlidir. Bunlar baxılan məsələlərdən birbaşa təsirlənən işçilər və qərar qəbul edənlər və ya oxşar problemlərin həllində xüsusi biliyə və ya təcrübəyə malik olan işçilərdir. İclas iştirakçılarının sayını məhdudlaşdırmaq (15 nəfərdən çox olmamaq) arzu edilir, əks halda proses idarəolunmaz olur.
Məhsuldar görüşün hazırlanmasında çox vacib məqam dəvətdir. Yığıncaqda mühüm qərarın qəbul edilməsi nəzərdə tutulursa, lider telefonla katib vasitəsilə iştirakçıları dəvət etməməlidir. IN bu məsələ dəvət bütün iştirakçılara yazılı şəkildə göndərilməlidir. Dəvətdə tarix, gündəm, məruzəçilər göstərilir və dəvətlilərin siyahısı göstərilə bilər.
Bu, dəvət olunanlara problemli vəziyyətin vəziyyəti haqqında düşünməyə imkan verir, qərarlarını əsaslandırmaq üçün mövqe hazırlamaq və faktlar toplamaq imkanı verir, görüşün müddətini təyin edir və s.
Belə ki, gündəliyi, iştirakçıların siyahısı olan, görüşün yerini və vaxtını bilə-bilə iştirakçılara xəbər verməyə başlayırlar. İclas iştirakçılarına əvvəlcədən məlumat verilməlidir ki, onlar öz iş günlərini planlaşdıra bilsinlər.
Bildiriş iki yolla edilə bilər: yazılı (dəvət göndərməklə) və ya şifahi (telefonla).
İclasın hazırlanmasında ən mühüm yer müzakirə olunan məsələ ilə bağlı qərar layihəsinin və ya yekun sənədlərin layihəsinin hazırlanmasıdır. Məhz bu qərarların qəbulu və yekun sənədlərin təsdiqi üçün iclas keçirilir. Layihələrin mövcudluğu sənədləri daha dərindən araşdırmağa, dəyişikliklər etməyə və onları tez müzakirə etməyə imkan verir. Sualı hazırlayan heyətdən qərar layihələrini tələb etmək və onların icrasını təşkil etmək lazımdır.
İclas üçün təklif olunan bütün sənədlər ən azı 48 saat əvvəl toplanmalı, iclasdan 24 saat əvvəl surətini çıxarmalı və paylanmalıdır.
İclas hazırlayarkən onun keçirilməsi üçün lazım olan maliyyə xərclərini öyrənməlisiniz: otağın və nümayiş avadanlığının icarəsi, dəftərxana ləvazimatları, çiçəklər, su alınması, kofe-breyk təşkili və s. İclas iştirakçıları üçün məlumat materiallarının reproduksiyası da əhəmiyyətli ola bilər. xərc maddəsi.
Hazırlıq mərhələsində iclasa xidmət zamanı görüləcək işlərin ümumi həcmi müəyyən edilir və zəruri hallarda iclasın hazırlanması üçün işçi qrupunun yaradılması təklifi verilir. Qrupun tərkibini, işçilərin hansının hansı işi yerinə yetirməli olduğunu, onların hər birinin iclasa xidmətə hansı saatda cəlb olunacağını diqqətlə nəzərdən keçirmək lazımdır. Çoxlu sayda iştirakçı ilə böyük yığıncaqlar təşkil edərkən, iclasın təşkili məsələsi rəhbərliyin əmri ilə müəyyən edilməlidir.
Hazırlıq mərhələsinə iştirakçıların nəqliyyat dəstəyinin qayğısına qalmaq da daxildir.
Hazırlıq mərhələsi iclas üçün otaqların və onun texniki təchizatının hazırlanması ilə başa çatır.
ən yaxşı yer iclas üçün dəyirmi masa ilə xüsusi təchiz olunmuş otaq, divar Saatı, telefonsuz və selektorsuz (qonşu otaqda telefon və selektorun olması arzu edilir ki, başqalarının fikrini yayındırmadan çölə çıxıb kömək ala və ya lazım olan mütəxəssisi dəvət edə biləsən). Yığıncaq otağı yaxşı havalandırılmalıdır.
İclas iştirakçılarının hansı ardıcıllıqla oturduğu heç də biganə deyil. Oturma qaydası 6 iştirakçıdan başlayaraq iclas iştirakçıları görünməzdən əvvəl xüsusi kartlardan istifadə edilməklə müəyyən edilməlidir. Rəqabət edən qrupların nümayəndələri bir-birinə qarşı oturmamalıdırlar, əks halda masanın hər bir kənarı xəndəyə çevriləcək və münaqişələr öz-özünə yaranacaq. Bəyənməyən insanlar mümkün qədər bir-birindən uzaq otururlar.
Lider mərkəzdə oturmalıdır. İclasda ən çox iştirakçının gözünə baxa bilməsi arzu edilir.
Görüş vaxtında başlamalıdır. Vaxtında gələnləri gec gələnləri gözlətməklə cəzalandırmayın. İlk görüşdə bir iştirakçını gözləyən lider ikinci görüşdə hamını gözləyəcək.
Sədr görüşün məqsədini çox aydın şəkildə bildirməlidir. Görüşə müsbət notla başlayın. Həll olunacaq problem maraqlı, obrazlı, həvəsli şəkildə təqdim edilməlidir. İclasın açılışı iki dəqiqədən çox olmamalıdır.
Yığıncaq iştirakçıları adları ilə çağırış ardıcıllığı ilə çıxış edirlər. Yalnız bir adam həmişə danışmalıdır. Çox danışmaq hər zaman susmaq qədər ədəbsizdir. Keçmişə ekskursiyalar və ayrı-ayrı iştirakçıların icazə verdiyi mövzudan kənara çıxmaq dözülməz olmalıdır. Görüş ardıcıl olaraq, addım-addım, qarşıya qoyulan problemin həllinə yaxınlaşmalıdır.
Siz kürsüdə çıxış edən tabeliyində olan şəxsin sözlərinə münasibət bildirə, çıxışı zamanı onun sözünü kəsə, müzakirə olunan məsələ ilə bağlı rəyi rəhbərin fikri ilə üst-üstə düşmürsə, cümlənin ortasında kobud şəkildə sözünü kəsə bilməzsiniz.
Əhəmiyyətli bir məqam iclası sənədləşdirir, yəni gündəlikdəki məsələlərin müzakirəsi prosesini qeydə alır. İclas zamanı və ondan sonra əvvəlcədən təqdim edilməmiş çıxışların mətnlərini toplamaq lazımdır. İclasın gedişi yazıla bilər, fonoqram, video yazı, protokol yazıla bilər.
Ən çox ən yaxşı variantdırəməliyyat görüşləri üçün onların qeydə alınmasıdır. Protokollar katib və ya xüsusi təyinatlı şəxs tərəfindən aparılmalıdır. Çıxışların yazılmasının keyfiyyəti onun ixtisasından, müzakirə olunan məsələlərin mahiyyətinə nüfuz etmək və anlamaq bacarığından asılıdır. Buna görə də, protokolu aparacaq şəxsin təyin edilməsi iclasın hazırlanmasının vacib hissəsidir. Protokol, bir qayda olaraq, qısa və yığcam şəkildə saxlanılır.
Protokolun mətninin əsas hissəsi gündəlikdəki məsələlərə uyğun olan bölmələrdə qurulur. Hər bir element aşağıdakı hissələrə malik ola bilər:
DİNLƏDİM
İCRA EDİLDİ
QƏRAR VERİLDİ (QƏRAR EDİLDİ)
Gündəliyin hər bir məsələsi üzrə bölmənin yekun hissəsi müzakirə olunan məsələ üzrə qəbul edilmiş qərarın qeydidir. Protokolda icraya cavabdeh olan şəxslərin siyahısı var qəbul edilən qərarlar, habelə protokolla tanış olmalı olan şəxslər.
Yığıncaqda əldə edilən nəticə qısa və qəti şəkildə ifadə edilməlidir.
Dərhal müəyyən etmək lazımdır ki, qərardan sonra hansı addımlar atılmalıdır, kimin hansı vəzifələri var, qərarın icrasına kimin cavabdehdir, onun icrasına kimin nəzarət edir.
Oxşar məqalələr
