üçün həyata keçirilən bir neçə fəaliyyət növü var müəyyən qrup insanlar, müzakirə etdikləri müəyyən bir yerdə müxtəlif mövzular yaxud konkret məsələlər üzrə qərarlar qəbul edilir. Məsələn, səhmdarların rüblük yığıncağı və ya ümumi korporativ yığıncaq. Bu fəaliyyətlər bir neçə növə bölünür:
ü Görüş
ü görüş
ü İşgüzar görüş:
Ø İşgüzar söhbət
Ø Danışıqlar
Görüş müəyyən qaydalara uyğun həyata keçirilir görüş proseduru), bu təşkilatın nizamnaməsində göstərilmişdir. İclasın keçirilməsi və orada qəbul edilən qərarlar adlı xüsusi sənəddə qeyd olunur iclas protokolu.
görüş görüşdən onunla fərqlənir ki, adətən görüşə dar bir dairə dəvət olunur. Məsələn, eyni təşkilatın müxtəlif şöbələrini təmsil edən insanlar və ya müxtəlif şirkət və firmaların nümayəndələri.
Görüşlər çox vaxt görüşlərdən daha müntəzəm olur. Onlar möhkəm toplaşırlar müəyyən bir an adətən həftədə bir dəfə. Toplantılar aktual problemlər və məsələlər üzərində düşünmək üçün mövcuddur. Təcili ehtiyacla əsaslandırıldıqda belə görüşlər planlaşdırılmamış xarakter daşıya bilər. İclaslarda adətən protokollar aparılmır, lakin nəticələrə əsasən qərar mütləq verilir.
İşgüzar görüşlər bölünür işgüzar söhbətlər Və danışıqlar.
işgüzar söhbətsərbəst söhbət şəklində baş verir və müxtəlif aktual ani tapşırıqların müzakirəsi üçün keçirilir, lakin sonda mütləq hökm çıxarılır.
Danışıqlarüçün daha əsaslı məsələlərin və vəzifələrin həllini təmin edir birgə fəaliyyətlərşirkətlər, təşkilatlar və ya müəssisələr, məsələn: qarşılıqlı əlaqə dairəsinin müəyyən edilməsi, təsir dairələrinin məhdudlaşdırılması və s. Danışıqlar yekun razılaşmanın və ya şifahi bəyanatın imzalanması ilə başa çatır.
Hər bir sahibkar, iş adamı, tacir öz fəaliyyətinin xarakterinə görə tez-tez iştirakçı kimi çıxış etməli və ya müxtəlif görüşlər, konfranslar təşkil etməlidir. işgüzar görüşlər. Bu fəaliyyətlərin həyata keçirilməsi üçün müəyyən edilmiş prosedur var, onlara əməl edilməlidir, çünki bu, biznesin uğuruna və inkişafına birbaşa təsir göstərir.
Bu tədbirlərin keyfiyyətli hazırlanması və keçirilməsi üçün hansı şərtlər yerinə yetirilməlidir?
1. Mövzunu aydın şəkildə müəyyən etmək və gündəliyin konturlarını tərtib etmək vacibdir.
Gündəliyə 2-3 məsələ daxil edilməlidir mühüm məsələlər və 3-4 kiçik. Niyə belə nisbət? Əgər əsas məsələlər azdırsa, onda siz onları nəzərdən keçirmək üçün daha çox vaxt ayıra və daha dərindən işləyə bilərsiniz. Əgər onların sayı çox olarsa, zamanın məhdudluğunu nəzərə alaraq, əsas məsələlərə səthi baxılacaq və bir çox nüanslar qaçırılacaq.
2. Görüşə, görüşə, danışıqlara dəvət olunan konkret şəxslərin siyahısını tərtib edin.
İstisnadır istehsalat görüşü. O, müntəzəm olaraq və iştirak edənlərin dəyişməz siyahısı ilə keçirilir.
3. Tədbir üçün tarix və konkret vaxt təyin edin.
Danışıqların tarixi və vaxtı bütün tərəflərlə razılaşdırılmalıdır.
4. Tədbirin tarixi və vaxtı haqqında bütün potensial şəxslərə məcburi bildiriş.
Görüşü həyata keçirmək üçün bu, ən azı bir həftə əvvəl edilməlidir. Yalnız daimi iştirakçısı olmayan şəxslər qarşıdan gələn istehsalat görüşü ilə bağlı xəbərdarlıq edilir.
5. Bu tədbirin baş tutacağı vaxt çərçivəsini müəyyənləşdirin və bu barədə bütün iştirakçılara məlumat verin.
Təcrübə göstərir ki, tədbirin bitmə vaxtı ilə bağlı xəbərdarlıq bütün iştirak edənləri intizam edir və tədbirin vaxtını 10-15% azaldır.
6. Əsas nitqi hazırlamaq lazımdır. Bu hesabat və ya qısa mesaj ola bilər. Müzakirə üçün tələb olunan iştirakçıları təyin edin.
Çıxış ciddi şəkildə mövzu ətrafında aparılmalı və baxılan problemi ortaya qoymalıdır. Arqumentlər və nəticələr əsaslandırılmalı və faktlarla təsdiqlənməlidir. Boş söhbətlər və qeyri-müəyyənlik dinləyicilərin yalnız diqqətsizliyinə və laqeydliyinə səbəb olacaq.
7. Bina haqqında qərar verin və onu tədbirə hazırlayın.
Otaq və ya zal rahat və elə ölçüdə olmalıdır ki, bütün nəzərdə tutulan iştirakçıları qəbul edə bilsin. Oturacaqların sayını əvvəlcədən nəzərdən keçirin - hər kəs üçün kifayət qədər stul olmalıdır. Fövqəladə hallar üçün ehtiyat ehtiyatınız olduğundan əmin olun. Danışıqlar üçün hər bir iştirakçının qarşısında tam baş hərfləri olan bir kart qoymaq faydalıdır. Orada bu şəxsin adından iştirak etdiyi təşkilatın və ya şirkətin adını göstərin. Hər bir iştirakçı üçün masaların üzərinə bir kağız parçası/notebook və bir neçə qələm qoyun. İçkilər qəbul edilir mineral su qazlı və qazsız) və eynək. Nəzakət qaydaları danışıqlar zamanı çay və kofenin verilməsini nəzərdə tutur.
İş razılaşdırılmış vaxtda sərt şəkildə başlamalıdır. Gecikmələr yalnız sonrakı hadisələrdə əlavə gecikmələrlə nəticələnəcək. Danışıqları təşkil edərkən, bütün tərəflər - iştirakçılar işin başlama anını qeyd-şərtsiz müşahidə etmək qərarına gəldilər. Tərəfdaşlar tərəfindən danışıqlarda əsassız gecikməniz laqeydliyin son dərəcəsi kimi qiymətləndiriləcək və gələcək nəticələri proqnozlaşdırmaq çətin olacaq.
Tədbir zamanı ümumi atmosferin mehriban olduğundan əmin olun. Şəxsiyyətlərə keçidlər, qarşıdurmalar, təhqirlər, təxribatlar yolverilməzdir.
Görüş keçirmək üçün sədr seçməlisən. Bu, ümumi açıq və ya qapalı səsvermə yolu ilə həyata keçirilir. Bu mərhələ protokolda qeyd edilməlidir.
Sədrlik edən şəxs qaydalara nəzarət etməyə və hər bir çıxışçının adını və soyadını, vəzifəsini və iştirakçının adından çıxış etdiyi şirkətin adını elan etməyə borcludur.
Seçilmiş natiq müəyyən keyfiyyətlərə malik olan şəxs olmalıdır. Sədr ilk növbədə səriştəli və qərəzsiz şəxs olmalıdır. Özünü aydın və aydın ifadə etməyi bacarmalı, əks fikirlərə dözümlü olmalıdır. Onun kiməsə üstünlük verib öz fikrini təlqin etməyə haqqı yoxdur. İclas zamanı onun öz təklifləri olarsa, sədrlik edənin yalnız bütün çıxış edənlərdən sonra ifadə etmək hüququ var.
İstənilən hadisənin ən vacib anı yekunlaşdırmaq və qərar verməkdir. Çox vaxt bu anda bir növ enerji itkisi və çarəsizlik var. Bunun səbəbi psixoloji aspektdir: iştirakçılar vaxtın daraldığını və hansısa qərara gəlmək lazım olduğunu dərk edə bilmirlər. Seçim etməkdən şübhələnməyə, tərəddüd etməyə, tərəddüd etməyə başlayırlar. Əgər belə bir vəziyyət yaranarsa, ondan ən yaxşı çıxış yolu bir təklif götürüb onu nəzərdən keçirməkdir. Müzakirəni dayandırmalı olduğunuz anı qaçırmamaq çox vacibdir. Bu, tamamilə sədrin təcrübəsindən asılıdır. Müzakirənin hər bir mərhələsinin nəticələrinə yekun vurulan zaman aralıq səsvermə praktikası da var. Amma bu qərar azlıq tərəfindən rədd edilərsə, yekun qərarla tələsməyə də dəyməz. Belə olan halda müzakirənin bütün tərəflərini qane edən qərara gəlmək üçün müzakirəni davam etdirmək lazımdır.
Yığıncaq müxtəlif mövzuları müzakirə etmək və ya müəyyən problemləri həll etmək üçün müəyyən bir yerdə bir qrup (kollektiv) vətəndaşların birgə iştirakıdır.
Kolleksiyanın başqa bir konsepsiyası var - o, hər şeyin kolleksiyasıdır əmək kollektivi müəssisə və ya təşkilatlar, hər hansı aktual məsələləri həll etmək və idarəetmə qərarlarını kütlələrə məlumat çatdırmaq.
İşgüzar qarşılıqlı əlaqənin ən çətin variantlarından biri görüşlərdir - xüsusən də onlar təşkilatda münaqişə və ya böhran vəziyyətində keçirilirsə. Bir sıra təşkilatlar üçün iclaslar ən yüksək idarəetmə orqanıdır. Ona görə də onların əməyi nəticəsində yaradılan sənədlər həmişə təşkilatın strateji planlarına təsir edir və kollektivdəki psixoloji ab-havaya təsir göstərir.
İclasların hazırlanmasında əsas təlimatlar bütövlükdə təşkilatın özünün və kollegial idarəetmə orqanı kimi iclasın fəaliyyətini tənzimləyən normativ və inzibati sənədlərdir. Bu sənədlərə aşağıdakılar daxildir: birlik memorandumu, nizamnamə, qanunvericilik aktları rol oynayır model müddəaları bu cür qurumlar. Bu cür sənədlərdə tez-tez kollegial müzakirəyə çıxarıla bilən, iclasın gündəliyinə daxil edilən məsələlərin spektrinin göstəriciləri olur. Bundan əlavə, təşkilati və inzibati sənədlərdə tez-tez görüşə hazırlıq prosedurunun təsviri, işgüzar qarşılıqlı əlaqənin müəyyən texnologiyalarının aktuallıq dərəcəsini müəyyən edən bu işin qaydaları var.
Təcrübə göstərir ki, münaqişə vəziyyətlərində böyük əhəmiyyət kəsb edir iclasın gündəliyinin dəqiq necə tərtib edildiyini öyrənir. Ehtimal konstruktiv həll gündəliyə yalnız münaqişənin mahiyyətinə, yaranmış ziddiyyətlərin predmetinə birbaşa təsir edən məsələlər daxil edilərsə, münaqişə artır. Əgər görüş zamanı münaqişənin özündən əlavə bəzi əlavə məsələlərin həllinə cəhd edilirsə, o zaman belə bir gündəm münaqişənin uçqun kimi inkişafı üçün ilkin şərt yaradır. Bu, eyni zamanda birbaşa qarşılıqlı əlaqəyə cəlb edilməsi ilə bağlıdır böyük rəqəm insanların. Onların çoxistiqamətli maraqları münaqişə vəziyyətindən irəli gələn rəqabətə münasibətlə birləşərək, münaqişə zonasının daha da genişlənməsinə, yaranmış ziddiyyətlərin böyüməsinə və mürəkkəbləşməsinə səbəb ola bilər.
Bir çox işgüzar görüşlər və konfranslar müzakirələr şəklində keçirilir. Kütləvi müzakirədə sədr istisna olmaqla, bütün iştirakçılar bərabər mövqedədirlər. Xüsusi hazırlanmış natiqlər təyin edilmir, eyni zamanda hamı təkcə dinləyici kimi iştirak etmir. Xüsusi məsələ müəyyən qaydada, adətən ciddi qaydalara uyğun olaraq və məmurun sədrliyi ilə müzakirə olunur.
Görüşün təşkili və ondan bir neçə gün əvvəl mənalı ünsiyyətə hazır olması üçün onlara müzakirə olunan problemin mahiyyəti haqqında arayış verilə bilər. Onu tərtib etmək üçün təşkilatdakı işlərin vəziyyətinin hərtərəfli təhlilini aparmağa yönəlmiş ekspertlər qrupunun yaradılması məqsədəuyğundur.
Bir qayda olaraq, iclasın materialları (gündəlik, tezislər və ya məruzələrin mətnləri, qərar layihələri və s.) iclasın başlanmasına ən geci üç-dörd gün qalmış onun gələcək iştirakçılarına verilir. Bu onlara imkan verir ki, artıq işlənib hazırlanmış sənədlərə dəyişiklik etsinlər, sonra isə iclas zamanı öz təkliflərini operativ şəkildə təqdim etsinlər.
Psixoloji baxımdan, artıq görüş zamanı sənədlərlə işləmək münaqişə tərəfləri arasında şəxsi antipatiyaların kəskinləşməsi ehtimalını azaltmağa imkan verir. Rəqiblə birbaşa qarşılıqlı əlaqədən yan keçərək sənədə müraciət etmək, sənədin vasitəçi əlaqə kimi təqdim edilməsi affektiv reaksiyaların baş vermə ehtimalını azaldır, münaqişənin partlayış ssenarisi üzrə davam etməsi.
Görüş zamanı münaqişənin həlli oyun ssenarisiümumi tənzimləmənin qəbul edilməsi mümkün olduqda, çox vaxt daha idarəolunan olur. Əsasnamə layihəsi üzərində işi asanlaşdırmaq üçün ilkin iş parçası kimi iclasların keçirilməsi üçün aşağıdakı ümumi sxemdən istifadə edə bilərsiniz:
- Ümumi müddəti 3 ilə 5 dəqiqə olan giriş nitqi ümumi qaydalar iclasın işi, onun keçirilmə rejimi, təxmini bitmə vaxtı;
- 25 dəqiqədən 30 dəqiqəyə qədər davam edən əsas məruzə (əgər görüşdə münaqişə tərəflərinin diametral şəkildə əks mövqeləri təqdim olunursa, o zaman hər kəsə öz fikirlərini bildirmək üçün bərabər vaxt verilməlidir, lakin ümumilikdə bunun 30 dəqiqədən çox olmaması arzu edilir, əks halda təbii yorğunluq nəticəsində iştirakçılar sadəcə diqqətsiz olurlar);
- · məruzəçilərə suallar və onların cavabları (hər sual və cavab - 2 dəqiqədən çox olmayaraq);
- · həmməruzəçilərin çıxışları, əlavə mesajlar (2-ci bənddə qeyd olunan səbəblərə görə əlavə mesajları olan bütün natiqlər üçün 10-15 dəqiqədən çox olmayaraq);
- həmməruzəçilərə suallar (hər sual və ona cavab üçün 1 dəqiqədən çox olmayan);
- · iclas iştirakçılarının çıxışları (5-7 dəqiqə);
- · natiqlərin cavabları (hər biri 5 dəqiqədən çox olmayan);
- · həmməruzəçilərin cavabları (hər biri 3 dəqiqədən çox olmayan);
- görüş zamanı istinadlar (diqqəti əsas mövzudan yayındırmamaq və zəiflik hissi yaratmamaq üçün üç-beşdən çox olmamalıdır. əvvəlcədən məşq görüşə; bir sertifikat üçün 3 dəqiqədən çox olmamalıdır);
- İclasın qərar layihəsinin oxunması (5 dəqiqədən çox olmayaraq);
- Qərar layihəsinə dair təkliflər (hər biri üçün 1-3 dəqiqədən çox olmayan);
- İclasın nəticələrinin yekunlaşdırılması (10 dəqiqədən çox olmayan).
İştirakçıların sayı 50-75 olarsa, hər saatda 10 dəqiqəlik fasilələrin olması optimal hesab olunur. At daha çoxİştirakçılar üçün 1,5-2 saatlıq işdən sonra fasilə vermək və onu 15-20 dəqiqə davam etdirmək məsləhətdir.
İclasın məzmun və vaxta görə strukturlaşdırılmasının verilmiş sxemi təxminidir. Amma görüş zamanı nələrin baş verəcəyi nə qədər qeyri-müəyyən olsa da, təşkilatçılar ilk növbədə öz reqlament layihələrini düşünməli və hazırlamalıdırlar. Əgər görüş zamanı münaqişə kontekstində tamamilə hazırlanmamış tənzimləmənin müzakirəsi başlayarsa, bu iş məsələsinin özü konflikt parametrlərini aktivləşdirmək üçün əlavə səbəbə, faydasız “razborka”ya çevrilə bilər.
Hər hansı ictimai nitq üçün xarakterik olan emosional oyanışın artması və daha çox münaqişəli vəziyyətlə əlaqədar iclasda çıxış üçün hər bir natiqdən öz mesajının həm strukturunu, həm də məzmununu ciddi şəkildə öyrənməyi tələb edir. İstənilən çıxışda mütləq iclasda müzakirə olunan problemin həlli üçün konstruktiv təkliflər olmalıdır. Yığıncaqda münaqişə vəziyyətində, iştirak edənləri incidən emosional ifadələr xüsusilə təhlükəlidir. Buna görə də, dən ictimai danışan emosional hücumlar istisna edilməlidir.
Çıxış məruzə xarakteri daşıyırsa, onda aşağıdakılar olmalıdır:
- mesajın məqsədinin qısa tərifi;
- əsas faktların ifadəsi;
- problemin həlli üçün təklif olunan yolların qısa, aydın ifadəsi;
- · Qısa xülasə.
Reqlamentə uyğun olaraq təyin edilmiş natiqlər öz çıxışlarının mətnini əvvəlcədən hazırlamalıdırlar. Təqdimat üçün material təşkilatdakı işlərin təhlili nəticəsində əldə edilən məlumatlar ola bilər. Bundan əlavə, hesabat gündəliyi və təşkilatın mövcud hesabat məlumatları ilə tutuşdurulmalıdır. Hesabat rəqəmsal materialla çox yüklənməməlidir: yalnız əsas göstəricilər auditoriyaya mövcud vəziyyəti qiymətləndirməyə və təklif olunan həllərin mənasını anlamağa kömək etmək.
Natiqi çıxışa hazırlayarkən məruzənin mətnini onun iclasda edəcəyi ritm və tərzdə ucadan oxumaq tövsiyə oluna bilər. Bu, ilk növbədə, performansın vaxt çərçivəsini müəyyən etməyə və tənzimləməyə imkan verir. İkincisi, mətndə daha sürətli oriyentasiyaya kömək edir. Bu cür oriyentasiya görüşün emosional yüklü atmosferində çox faydalıdır, natiqin sözünün kəsiləcəyi, özü yoldan çıxa biləcəyi və ya yenidən nitqin hansısa fraqmentinə qayıtması lazım gələrsə. Yığıncaq strateji idarəetmənin bahalı kollegial orqanı olduğundan, spikerin çıxışı üzərində ilkin işə sərf etdiyi vaxt kifayət qədər haqlıdır.
Ümumi yığıncaqların təşkilatçıları tərəfindən münaqişə məsələləri həll edilərkən mühüm təşkilati-inzibati sənəd olan protokolların hazırlanmasına çox diqqət yetirilməlidir. Bu protokolda qaldırılan məsələlərin müzakirəsinin gedişi, qərarların qəbulu qaydası və iclasın öz qərarları qeyd edilməlidir.
IN müasir şərait protokollar çox vaxt iclas zamanı deyil, video və ya səs yazısı əsasında tərtib edilir. Sürət və işlənmə və sənədləşdirmə asanlığı baxımından görüşün rəqəmsal qeydinə üstünlük verilir. Ancaq rəqəmsal texnologiyadan istifadə edildiyi təqdirdə belə, görüşün əhəmiyyətli anlarını qaçırmamaq üçün hələ də vaxtı göstərən əlyazma protokolunun layihəsinin hazırlanması ilə baş verənlərin audio və ya video qeydini müşayiət etmək tövsiyə olunur. əsas hadisələr. Belə bir protokol gələcəkdə lentə yazılanları deşifrə etməyə və onu əsas protokolun məzmununda keyfiyyətcə əks etdirməyə kömək edir.
Protokol üçün olduğu kimi rəsmi sənəd üçün də böyük əhəmiyyət kəsb edən onun icrası qaydalarına riayət edilməsidir. Protokol iclasın keçirildiyi gün deyil, imzalanma anına aiddir. Yığıncaq bir neçə gün ərzində baş tutmuşdursa, protokollar başlanğıc və bitmə günü ilə tarixlənir, onlar defislə göstərilir. Bundan əlavə, protokol iclasın seriya nömrəsinə uyğun gələn onun seriya nömrəsini göstərir. Adı da verilir məhəllə iclası keçirildi.
Protokol tərtib edilərkən nəzərə alınmalıdır ki, müzakirə olunan məsələlərin işıqlandırılmasının tamlığına görə belə sənədlər tam və qısa sənədlərə bölünür. Qısa protokolda məruzəçinin adı, məruzənin mövzusu, məruzəçilərin adları göstərilir. İclas protokolunda çıxışların məzmunu öz əksini tapmayıb. İclas münaqişənin həllinə həsr olunubsa, bu cür protokollar yalnız məruzələrin və çıxışların məzmununu (stenoqramlar, məruzələrin və çıxışların təsdiq edilmiş mətnləri, səsli audio və ya video yazılar) müəyyən etmək üçün vasitələr olduqda tərtib edilə bilər. Bu halda, protokola nitqlərin müvafiq müfəssəl yazılarının əlavə edildiyi qeyd edilir. Əgər bu mümkün deyilsə, o zaman müzakirənin gedişini, təklif olunan və qəbul edilən qərarları tam əks etdirən müfəssəl protokol hazırlanmalıdır.
Yığıncaq zamanı son versiya tam protokol bəstələmək demək olar ki, qeyri-mümkündür. Ona görə də protokol layihəsi tərtib edilir. Bu qəbildən olan həssas məsələlərin həlli zamanı protokolları bir deyil, iclasın bir neçə iştirakçısı tərtib edə bilər, sonra onlar beş gün müddətində protokolun yekun variantını tərtib edib tərtib edirlər.
Tam hazırlanmış protokol iclasın sədri və katibi tərəfindən imzalanır. Yekun qərarlar iclaslar onun iştirakçılarına müstəqil sənədlər - protokolda olan materiallar əsasında yaradılan qərar və qərarlar şəklində çatdırılır.
Bu prosedurlara əməl olunması, yaranmış ziddiyyətlərin tam həllinə zəmanət verməsə də, konstruktiv və konstruktiv fəaliyyət üçün ilkin şərtlər yaradır. səmərəli iş montaj. İştirakçıların sayının çox olması səbəbindən görüşlər zamanı qeyri-standart vəziyyət, insanların özünü idarə etmə qabiliyyəti aşağı düşür, proqnozlaşdırmanın səmərəliliyi pisləşir. Təsvir edilən prosedurlar kağız üzərində çəkilmiş oriyentasiya sxemləri rolunu oynayır qeyri-adi vəziyyət. İnsanların şüurunu bu cür sxemlərdən azad edən toplantı təşkilatçıları iştirakçıların işini asanlaşdırır intensiv iş problemin mahiyyəti üzərində deyil, iclasın özünü keçirmək tapşırığı üzərində.
Ümumiyyətlə, iclasa hazırlıq onun iştirakçılarının diqqətini həll olunan ziddiyyətlərin mahiyyətinə maksimum cəmləşdirməyə yönəldilməlidir. Bunun üçün bütün mümkün prosessual məsələlərin həlli təşkil olunmalı, eləcə də hamısının hazırlanmasına nəzarət edilməlidir zəruri məlumatlar müzakirə olunan problemin mahiyyəti haqqında.
Həm iclasa hazırlıq mərhələsində, həm də onun keçirilməsi zamanı bunu nəzərə almaq lazımdır fərdi xüsusiyyətlər görüş iştirakçıları. Təşkilatçılar, iştirakçıların bütövlükdə təşkilatın fəaliyyətinin effektivliyinin bütövlükdə onların iradə və niyyətlərindən asılı olduğunu başa düşmələrini təmin etməyə borcludurlar.
Biznesgörüş - qərarın işlənib hazırlanması və qəbul edilməsi üçün fikir mübadiləsi yolu ilə bir qrup maraqlı şəxslərin mütəşəkkil, məqsədyönlü qarşılıqlı əlaqə forması.
1. tərəfindən ictimai həyat sferasına aid edilir ayırmaq: inzibati, elmi və ya elmi-texniki, siyasi, həmkarlar ittifaqı və birgə iclaslar.
2. tərəfindən iştirakçıların cəlb edilməsi miqyası: beynəlxalq, respublika, sahə, rayon, rayon, şəhər, rayon, daxili.
3. tərəfindən Məkan: yerli və gedən.
4. tərəfindən tutma tezliyi: birdəfəlik, daimi, dövri.
5. tərəfindən iştirakçıların sayı: dar tərkibdə (5 nəfərə qədər), genişləndirilmiş tərkibdə (20 nəfərə qədər), nümayəndəli (20 nəfərdən çox).
6. tərəfindən əsas vəzifə: təlimatlandırıcı, operativ (planlaşdırma), problemli.
8. By iştirakçıların məsafəsi:üz-üzə və domofon (rəhbərlə iş yerlərində yerləşən yığıncaq iştirakçıları arasında əlaqə yaradan avtomatik telefon stansiyalarından istifadə etməklə).
İdarəetmə nəzəriyyəsi məqsədlərinə görə yığıncaqların və yığıncaqların aşağıdakı təsnifatını təklif edir:
■ informativ müsahibə. Hər bir iştirakçı yazılı hesabatların təqdim edilməsindən yayınan və hər kəsə müəssisədəki işlərin vəziyyəti haqqında fikir əldə etmək imkanı verən rəhbərə işin vəziyyəti haqqında qısa məlumat verir;
■ qərar qəbul etmək üçün yığıncaq. Müxtəlif şöbələri təmsil edən iştirakçıların rəylərinin əlaqələndirilməsi,
təşkilatın bölməsi, konkret problem üzrə qərar qəbul etmək; ■ yaradıcılıq görüşü. Yeni ideyalardan istifadə, perspektivli fəaliyyət sahələrinin inkişafı. İstənilən görüş və görüş yalnız işgüzar ünsiyyət prosesində insan davranışının etik yönümlü standartlarına uyğun keçirildikdə səmərəli olur. M. Braim qeyd edir ki, müzakirədə ilk baxışdan absurd görünsə də, başqalarının fikrinə hörmət etmək lazımdır.
İşgüzar görüşlərdə 7-9, maksimum 12 nəfər iştirak edə bilər, çoxlu sayda iştirakçılar artıq işin səmərəliliyini azalda bilər. Müzakirə mövzusu əvvəlcədən müəyyən edilməlidir ki, iştirakçılar peşəkar şəkildə hazırlaşsınlar, təkliflərini düşünə bilsinlər, hətta müvafiq hesabatlar hazırlaya bilsinlər. İştirakçıların "dəyirmi masa" şəklində məkan təşkili qarşılıqlı əlaqəni artırmaq üçün vacibdir. İclasın moderatoru ilk növbədə görüşün işgüzar və konstruktiv keçəcəyinə ümidini ifadə etməli, iclas zamanı qaydalara əməl etməli, çıxış edənləri müzakirə olunan mövzu çərçivəsində “saxlamalı”, “qeyri-fəalları” cəlb etməli, “danışan”ı dayandırmalı, sözlərin verilmə ardıcıllığını müəyyənləşdirməli, lazımi sualların verilməsi, parafraz və iclasın yekun nəticələrinə dair rəy bildirməlidir. Bunu xatırlamaq lazımdır iş görüşməsi ifadə edənin şəxsi xüsusiyyətlərini deyil, subyekt mövqelərini tənqid etmək imkanını nəzərdə tutur və bu qaydaya riayət etmək tövsiyə olunur: əvvəlcə mövqelərin üst-üstə düşməsini qeyd edin, sonra isə hər bir alternativin üstünlüklərini və çatışmazlıqlarını inandırıcı şəkildə mübahisə edərək problemin həllinə müxtəlif mövqelər və yanaşmalar arasındakı fərqi müzakirə edin. Atəşlə üzləşdiyiniz halda, özünüzə edilən hücumu problemə qarşı hücuma çevirmək faydalıdır: “Mən şadam ki, eyni məsələ sizi narahat edir və ən yaxşı həll yolunu tapmağa çalışırsınız...”. Əsas olan mübahisədə qalib gəlmək deyil, problemin həllində irəli getməkdir. Mövqeyinizə yeganə mümkün və yeganə doğru kimi yanaşmaq, fərqli bir fikri başa düşmək və hətta qəbul etmək, fərqli bir fikrə keçmək vacibdir. İştirakçıların passivliyini aradan qaldırmaq üçün aşağıdakılardan istifadə edilə bilər: 1) dairəvi ifadələr və ya 2) beyin həmləsi üsulu. Fikir ziddiyyətləri iki formada ola bilər: rəqabətli və ya kooperativəməkdaşlıq. Rəylərin rəqabətində düşmənçiliyi azaltmaq üçün, o cümlədən müxalif fikirlərə malik iştirakçılar da daxil olmaqla, onların fikirlərinin üst-üstə düşdüyü məqamları müəyyən etməli, başqasının mövqeyində bəyəndikləri və ya problemin optimal həlli üçün faydalı ola biləcək məqamları tapmalı olan barışdırıcı komissiyalar və ya qruplar yaradıla bilər.
İşgüzar görüşlər çox vaxt direktiv xarakter daşıyır, o zaman "Valideyn" mövqeyindən olan lider problemin yeganə həlli kimi öz fikrini göstərir və "Uşaq" mövqeyindən olan digər iştirakçılar bu qərarı icra etmək üçün qəbul edirlər. Ən təsirli olanı "Böyüklər - Yetkinlər" mövqeyindən bərabər qarşılıqlı əlaqə xarakteri daşıyan kollegial işgüzar görüşlərdir. Bununla belə, zahirən qarşılıqlı əlaqə "Yetkin - Yetkin" kimi həyata keçirildikdə, lakin əslində "Valideyn - Uşaq", yəni manipulyasiyalar da var. lider, deyəsən, hamıdan, hətta səssizlərdən də danışmağı xahiş edir, lakin hamı danışdıqdan sonra lider hər kəsi təfsir edərək, lazımi vurğuları qoyur və nəticədə, iştirakçılara bu qərarı əslində “Uşaq” mövqeyindən icra etməyə məcbur edir.
Federal Təhsil Agentliyi
Maqnitoqorsk Dövlət Universiteti onlar. G.I.Nosova
Psixologiya şöbəsi
işgüzar ünsiyyət esse
Mövzuda: "İşgüzar görüşlər və görüşlər"
Tamamladı: FFK 06-1 qrupunun tələbəsi
Grebenshchikova V.I.
Yoxlayan: Orinina L.V.
İşgüzar söhbətlər və kommersiya danışıqları ilə yanaşı, iş təcrübəsində də geniş yayılmışdır xüsusi formalar müəyyən məsələlərin açıq kollektiv müzakirəsi üsulu olan işgüzar söhbətlərin - görüşlərin aparılması. Bu cür müzakirələrin formaları çox müxtəlifdir. Bunlar konqreslər, konfranslar, simpoziumlar, görüşlər, sessiyalar, seminarlardır. Bu tədbirlərdə verilən qərarlar, adətən, dar bir idarəçi dairəsi tərəfindən verilən qərarlardan daha təsirli olur.
İşgüzar görüşlərin MƏQSƏDİ sərbəst müzakirəyə imkan yaratmaq və geniş rəylər əsasında ümumi həll yoluna nail olmaqdır.
“Görüşlərin təşkili” mövzusunu seçdim, çünki beyin həmləsi bir forma kimi işgüzar söhbət bir çox müsbət cəhətləri var:
Birincisi, düşüncənin səmərəliliyini artırır. Rus atalar sözü "ağıl yaxşıdır, amma ikisi yaxşıdır" sıfırdan yaranmayıb, özündə dərin məna. Həqiqətən də, insan təfəkkürünün orijinallığı ondadır ki, o, birgə intellektual fəaliyyət şəraitində xüsusilə təsirlidir, çünki intellektual nəticələr birləşmir, əksinə çoxalır. Məlumdur ki, məhsuldar ideyaların əksəriyyəti kollektiv fikir mübadiləsi zamanı yaranıb.
İkincisi, görüş zamanı işçilərin yaradıcı birliyi gücləndirilir, ayrı-ayrı işçilərin maraqları daxil edilir tək sistem kollektiv tapşırıqlar, habelə onun iştirakçılarının işgüzar bacarıqlarının artırılması.
Üçüncüsü, birgə əqli işdə onların hər birinin yaradıcılıq potensialı üzə çıxır.
Kifayət qədər hazırlıqlı olmayan və hər dəfə çağırılan müşavirələr səbəb olur böyük zərər, dəyərli vaxtı “udduqca” insanları əsas işlərindən qoparırlar.
IN ümumi görünüş iclasa hazırlıq aşağıdakı hərəkətləri əhatə edir: mövzuların müəyyən edilməsi, gündəliyin müəyyən edilməsi, iclasın məqsədləri və onun ümumi müddəti, başlama tarixi və vaxtı, iştirakçıların tərkibi, təxmini iş qrafiki.
Yığıncağın başlama vaxtını təyin edərkən işin ritmini nəzərə almalısınız. İnsanları gün ərzində sonsuz olaraq bir iş növündən digərinə keçməyə məcbur etməmək üçün iclasların iş gününün əvvəlində və ya sonunda və ya nahar fasiləsindən sonra keçirilməsi məqsədəuyğundur. Keçirilən ümumi vaxtı nəzərə alaraq (yalnız birbaşa görüş üçün deyil, həm də ödənişlər, keçidlər, geri qayıtmaq və işə daxil olmaq üçün) iclasın başlanğıcı və sonu boş vaxtların olmaması üçün planlaşdırılmalıdır: əgər nahar fasiləsinə 15 dəqiqə qalmış başa çatırsa, bu protokollar itirilmiş hesab edilə bilər.
İclas iştirakçılarını onun keçirilməsi barədə əvvəlcədən xəbərdar etmək və onları gündəliklə, bütün məsələlərlə tanış etmək tələb olunur. düzgün materiallar ki, onların çıxışları əvvəlcədən düşünülsün.
Görüşə vaxtında başlamalı və dərhal iştirakçılarla birlikdə işləmə qaydaları, məsələn, çıxışların vaxtının məhdudlaşdırılması və ya qərarların necə qəbul edilməsi barədə razılığa gəlmək lazımdır. Bundan sonra protokolun aparılması iştirakçılardan birinə həvalə edilməlidir.
Bu və digər suallar ümumi təşkilat işgüzar görüşlər və görüşlər daha yaxından nəzərdən keçirilir.
İşgüzar görüş (görüş) - bir qrup insanın (komandanın) şifahi kommunikativ qarşılıqlı əlaqəsi. Bu ünsiyyət növü müxtəlif janrları birləşdirir: oratorik monoloq (aparıcının giriş və yekun sözü, iştirakçıların çıxışları, məruzə), söhbət (məlumat mübadiləsi, beyin həmləsi zamanı fikirlərin təbliği və müzakirəsi), müzakirə.
İclasın effektivliyi daha çox təşkilatçının istedadından - onun nitq bacarıqlarından və idarəçilik qabiliyyətindən, habelə düzgün seçim görüşün növü və onun xüsusiyyətlərini bilmək.
İşgüzar görüşlər bunlardır:
1. Tədbirin formasına görə:
1.1. konfranslar
1.2. görüşlər
1.3. görüşlər
1.4. seminarlar, simpoziumlar
2. Rəhbər tərəfindən iclasın keçirilməsi formasına görə:
2.1. diktator
2.2. avtokratik
2.3. məcmu - əvvəlcə yalnız həmin şəxslərin iştirak etdiyi hesabat, debat,
rəhbəri tərəfindən təyin edilir.
2.4. mübahisəlidir
2.5. pulsuz
3. İctimai həyat sferasına aid olmaqla:
3.1. partiya
3.2. ticarət Birliyi
3.3. biznes (inzibati)
3.4. elmi
3.5. birləşdi
4. Miqyasına görə:
4.1. beynəlxalq
4.2. ümumrusiya
4.3. respublikaçı
4.4. sənaye
4.5. regional
4.6. regional
4.7. şəhər
4.8. regional
4.9. daxili
5. Yerinə görə:
5.1. yerli
5.2. ziyarət
6. Tezliyə görə:
6.1. müntəzəm
6.2. daimi
6.3. bir dəfə
6.4. dövri nəşr
7. İştirakçıların sayına görə:
7.1. dar komandada (5 nəfərə qədər)
7.2. uzadılmış heyətdə (20 nəfərə qədər)
7.3. nümayəndə (20 nəfərdən çox)
8. İştirakçıların tərkibinin sabitliyinə görə:
8.1. sabit tərkibi ilə
8.2. qonaq heyəti ilə
8.3. xüsusi görüş siyahısı ilə
8.4. birləşdirilmiş
9. Sualların mövzusuna görə:
9.1 inzibati
9.2 texniki
9.3 personal
9.4 maliyyə
9.5 texnoloji
10. Tapşırıqlara görə:
10.1 problemli
10.2 təlimatlandırıcı
10.3 əməliyyat
11. Təyinatla:
11.1 Qərarların qəbulu
11.2 aydınlaşdırıcı tapşırıqlar
11.3 Xülasə
Aparıcı işgüzar görüşün əsas vəzifələrindən biri mümkün qədər çox cəlb etməkdir daha çox faktlar müzakirə olunan problemin mürəkkəbliyini daha dolğun qiymətləndirmək, habelə problemin həlli prosesinə iştirak edənləri cəlb etmək üçün. Əlbəttə ki, liderin mövcud vəziyyətə öz baxışı olmalıdır, lakin problemi başa düşməkdə haqlı olub-olmadığını anlamaq üçün başqalarının da nöqteyi-nəzərini bilmək lazımdır. Başqasının nöqteyi-nəzəri düzgündürsə, yığıncaq rəhbəri vəziyyətə baxışını dəyişə bilər. Əgər həmkarları səhv edirsə və ya əhəmiyyətli bir şeyi əskik edirsə, o, çatışmayan faktları təqdim edə bilər. Düzgün suallar görüşü düzgün istiqamətə yönəltmək üçün əla vasitədir.
İclasın səmərəliliyi daha çox təşkilatçının istedadından - onun nitq bacarığından və idarəçilik qabiliyyətindən asılıdır. Çox vaxt iclasa liderin özü rəhbərlik edir.
İşgüzar görüşlərin aşağıdakı əsas vəzifələri fərqləndirilir:
1) İşlərin vəziyyətini öyrənin, təhlil edin (planlaşdırılanların necə həyata keçirildiyini, komandada nələrin baş verdiyini ...); müzakirə olunan məsələ ilə bağlı məlumat mübadiləsi aparmaq, səyləri əlaqələndirmək və təşkilati nəticələr çıxarmaq. Bu tapşırıqlar məlumat toplama növünə uyğundur.
2) Problemlərin həlli axtarışı, yeni təcrübə və onun həyata keçirilməsi imkanları barədə işçi heyətinə məlumat vermək, aparılan iqtisadi siyasətin düzgünlüyünə işçiləri inandırmaq. Bu problemləri həll etmək üçün izahat yığıncağı və ya görüş - brifinq nəzərdə tutulur.
3) Problemin kollektiv həllini tapın, istehsal edin, fikir toplayın. Bu, bir növ görüşdür - problemli və ya "beyin fırtınası".
4) Konstruktiv qərarlar seçin və qəbul edin. Bu iclasın vəzifəsidir - qərar qəbul edən şəxs.
5) İştirakçılara lazımi biliklər vermək, bacarıqlarını artırmaq. Bu tip konfrans və ya təlim görüşü adlanır.
Rəhbər komanda ilə daimi təmasda olmaqda maraqlıdırsa, müntəzəm görüşlər təşkil edir. Görüşün tezliyinə görə, birdəfəlik və dövri də ola bilər.
Yığıncaqda iştirak edənlərdən hər hansı biri mübahisə üçün qarşısıalınmaz bir həvəs hiss edərsə, lider sakitliyi qoruyaraq qrupa debatçının arqumentlərini təkzib etməyə icazə verməlidir. Lazımsız söz-söhbətçi debatçıların nitqlərini sona qədər dinləmədən nəzakətlə kəsilməlidir, bir qayda olaraq, belə çıxışların faydası azdır. Neqativistlə (yəni ziddiyyət təşkil etməyi sevən bir insanla) qarşılaşmalı olursan, onun bilik və təcrübəsini tanımalı və dəyərləndirməlisən. Utancaq iştirakçılar özlərinə inamlarını gücləndirmək üçün sadə suallar verməyə təşviq olunurlar. Əgər mübahisə edən şəxs təklif vermək əvəzinə daim suallar verirsə, onun sualları qrupa ünvanlanmalıdır.
İşgüzar görüşün məhsuldar olması üçün sədr müzakirələrin aparılması texnikasını mənimsəməlidir. Biz ilk növbədə buna çalışmalıyıq qrup müzakirəsi sivil. Bu, mübahisə edənlərin münasibətlərində incəliyin olmasını nəzərdə tutur və buna görə də öz nöqteyi-nəzərini mübahisələndirmək üçün istehza, rəqiblərin sözünü kəsmək, onlara qarşı kəskin hücumlar kimi vasitələrdən istifadəni istisna edir. İştirakçılar arasında işgüzar mübahisənin müəyyən olmasına və vaxt məhdudiyyətinə malik olmasına, habelə şəxsi toqquşmaların qarşısının alınmasına xüsusi diqqət yetirilməlidir. Mübahisənin terminologiyası iştirak edən hər kəs üçün aydın olmalıdır.
Müzakirəyə hazırlaşarkən, heç olmasa, ən çox ümumi plan həqiqət uğrunda mübarizə aparın, ən ağır arqumentləri götürün. Təkzib edilə bilməyən dəqiq rəqəmlər xüsusilə təsir edicidir.
Müəssisə idarəçiliyinin mühüm aspekti iclasların və konfransların keçirilməsidir, onların zamanı işgüzar söhbət. İclas və iclasların səmərəli olması üçün onların rəhbərlərinin (sədrlərinin) aşağıdakı tövsiyələrə əməl etmələri məqsədəuyğundur. Görüşdən əvvəl (görüş):
1. Gündəm hazırlayın yəni iclasda (iclasda) həll ediləcək məsələlərin siyahısı. Bu suallara kimi yanaşmaq olar
əvvəllər qəbul edilən qərarlar, və əvvəlki görüşdən (görüşdən) sonra yaranan yeni problemlərə.
2. Görüşdə kimin iştirak edəcəyinə qərar verin və vaxtından əvvəl onlara bildirin. İstehsalat yığıncağında bir qayda olaraq əmək kollektivinin bütün üzvləri iştirak edirlər. İclasa yalnız yaranmış problemləri həll etmək səlahiyyətinə malik olan işçilər dəvət olunur.
3. Uyğun yer və vaxtı seçin. Yerin sizə lazım olan hər şeylə təchiz olunduğundan əmin olun. Bu məsələləri müzakirə etmək üçün lazım olan vaxtı müəyyənləşdirin. Nəzərə alın ki, görüşlərin (görüşlərin) ideal müddəti bir saat yarımdan çox deyil. Yığıncaq daha uzun davam etməlidirsə, fasilələrə icazə verin.
4. Gündəliyi paylayın. Gündəlik iclasa (müşavirəyə) bir neçə gün qalmış işçilərin əlində olmalıdır ki, iclasa (görüşə) hazırlaşa bilsinlər.
5. Əsas məruzəçini və həmməruzəçiləri əvvəlcədən müəyyənləşdirin.
6. Görüşün hər bir iştirakçısı ilə əvvəlcədən danışın, onların mövqeyini öyrənin. Bu, proqnozlaşdırmağa kömək edəcək münaqişə vəziyyətləri və komanda birliyini qoruyarkən onların həllini planlaşdırın.
7. Görüş üçün yer seçimi də vacibdir. Otaq rahat mebel ilə təchiz olunmalıdır, var normal temperatur hava. Yığıncaq iştirakçılarını dəyirmi masaya, onların hər biri hamı ilə üzbəüz olduqda yerləşdirmək daha yaxşıdır. İştirakçıların qarşısında ünsiyyəti yaxşılaşdırmaq üçün bütün iştirakçılara aydın görünən tam adları olan işarələr quraşdırmaq məsləhətdir.
Görüş zamanı (görüş):
1. Gündəliyi müzakirə edin və zərurət yarandıqda, son zamanlar yaranmış yeni halları nəzərə almaq üçün ona düzəlişlər etmək.
2. Qaydalara riayət etmək üçün vaxtı izləyin,çünki gedən müzakirə onu poza bilər.
3. İclas iştirakçılarının rəsmi mövqeyindən asılı olmayaraq fikirlərini ifadə etmə azadlığına nəzarət etmək. Təbiətinə görə təşəbbüs sahibi olmağa vərdiş edənlərin enerjisini nəzakətlə cilovlamaq, daha az fəal iştirakçılara daha tez danışmaq imkanı vermək lazımdır.
4. Müzakirə zamanı səslənən fikirlərə münasibətdə neytral mövqe tutun.
5. Yaranan münaqişələrə diqqət yetirin və lazım olduqda müdaxilə edin. Vəziyyəti aradan qaldırmaq üçün vasitəçi kimi çıxış edin.
6. Qrupun qərar qəbul etməyə hazır olub olmadığını vaxtaşırı yoxlayın. Qrupun razılığa gəldiyi və yeni bir müzakirənin artıq əhəmiyyətli bir şey əlavə edə bilməyəcəyi anı qaçırmamalısınız.
7. Qrup tərəfindən hazırlanmış qərar qaydalarına əməl edin.Əgər fikir ayrılığı varsa, səsvermə keçirilməli və səs çoxluğu ilə qərar qəbul edilməlidir.
8. Yığıncağı (müşavirəni) bitirməzdən əvvəl işi yekunlaşdırın. Qrupdan yenidən görüşməyə ehtiyac olub olmadığını soruşun. İnsanların görüşdən (görüşdən) nəyin olması lazım olduğunu aydın başa düşərək tərk etməsi vacibdir növbəti addımlar. Görüş heç bir qərara gəlmədən başa çatdıqda, məyusluq və məyusluq hissi yarana bilər.
Görüşdən sonra (görüş):
1. Son iclasın (görüşün) gedişatını təhlil edin.İclasın (iclasın) üzərinə düşən vəzifələri yerinə yetirib-yetirmədiyini və ondan sonra qrupun birliyinin möhkəmlənib-möhkəmlənməyəcəyini nəzərə almaq lazımdır.
2. İclasın (iclasın) nəticələrinin xülasəsini hazırlamaq və yaymaq. Nəyin razılaşdırıldığı, hansı məsələlərin həll edildiyi və növbəti addımların atılmasının təfərrüatlarını qeyd etmək komanda üzvlərinə etməli olduqları işləri xatırlatmalıdır.
3. Qeyri-rəsmi söhbətlə pozulmuş münasibətləri bərpa edin.Əgər görüşdə (görüşdə) qızğın mübahisə yaranıbsa, çox güman ki, bəzi qrup üzvləri arasında münasibətlər korlanıb və onlar məclisi əsəbləşib və ya inciyib tərk ediblər. Onlarla danışın və onları sakitləşdirin.
4. Qrup üzvlərinin onlara verilən tapşırıqların öhdəsindən necə gəldiyini müşahidə edin.İşçilər konkret tapşırıqları yerinə yetirərkən hər hansı problemin olub olmadığını yoxlamaq lazımdır.
Yığıncaqların keçirilməsinin tipik çatışmazlıqları bunlardır:
Lazımsız çox sayda görüş;
Görüşün qeyri-müəyyən mövzusu;
Lazımsız söhbətlər səbəbindən məhsuldar olmayan vaxt itkisi;
İştirakçıların əsassız çoxluğu;
İştirakçıların qeyri-kafi sayı;
Ehtiyac olmasına baxmayaraq, protokolun olmaması;
Qərarların kifayət qədər aydın formalaşdırılması.
Oxşar məqalələr
