TƏSDİQ EDİN:

[Vəzifə]

_______________________________

_______________________________

[Şirkətin adı]

_______________________________

_______________________/[TAM ADI.]/

"______" _______________ 20___

İŞİN TƏSVİRİ

Ofis meneceri

1. Ümumi müddəalar

1.1. Bu iş təsviri səlahiyyətləri, funksional və vəzifələri müəyyən edir və tənzimləyir rəsmi vəzifələr, ofis menecerinin hüquq və vəzifələri [Təşkilatın adı genitativ hal] (bundan sonra Şirkət adlandırılacaq).

1.2. Ofis meneceri Cəmiyyət rəhbərinin əmri ilə mövcud əmək qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş qaydada vəzifəyə təyin edilir və vəzifədən azad edilir.

1.3. Ofis meneceri mütəxəssislər kateqoriyasına aiddir və aşağıdakılara tabedir:

• resepsiyonist;
• katib;
• təmizlikçi xanım.

1.4. Ofis meneceri bilavasitə Şirkətin [İnsan işində bilavasitə rəhbərin vəzifəsinin adı] hesabat verir.

1.5. Orta hesabla bir insan peşə təhsili iş stajına və ya ilk peşə-ixtisas təhsilinə və ixtisas üzrə ən azı 2 il iş stajına dair tələblər təqdim edilmədən.

1.6. Ofis meneceri aşağıdakılara cavabdehdir:

• Cəmiyyətin bölmələri arasında qarşılıqlı fəaliyyəti təmin etmək üçün işin düzgün təşkili;
• idarəetmə aparatının işçilərinin icra və əmək intizamı;
• təşkil edən məlumatları ehtiva edən sənədlərin (məlumatların) təhlükəsizliyi ticarət sirriŞirkət, digər məxfi məlumatlar, o cümlədən Şirkətin işçilərinin şəxsi məlumatları;
• təhlükəsizlik təhlükəsiz şəraitəmək, asayişi qorumaq, qaydalara riayət etmək yanğın təhlükəsizliyi nəzarət otaqlarında.

1.7. Təcrübədə ofis meneceri aşağıdakıları rəhbər tutmalıdır:

• idarəetmənin təşkili üzrə işi və idarəetmə aparatının fəaliyyətini tənzimləyən qanunvericilik, normativ hüquqi aktlar, habelə Cəmiyyətin yerli aktları və təşkilati-inzibati sənədləri;
• daxili iş cədvəli;
• əməyin mühafizəsi və təhlükəsizlik texnikası, istehsalat sanitariyasının və yanğından mühafizənin təmin edilməsi qaydalarını;
• Cəmiyyət rəhbərinin göstərişlərini, əmrlərini, qərarlarını və göstərişlərini;
• bu iş təsviri.

1.8. Ofis meneceri bilməlidir:

• qanunvericilik, qaydalar Cəmiyyətin fəaliyyət profilinə uyğun olaraq;
• şirkətin təşkilati strukturunu, idarəetmə sistemini və fəaliyyət qaydasını, profilini və ixtisasını, habelə məqsədi və inkişaf strategiyasını;
• cəmiyyətin gündəlik fəaliyyətini təmin etmək üçün zəruri olan əsas resurs növlərinə cari və perspektiv ehtiyacları;
• cəmiyyətin tələbatını ödəmək üçün idarəetmə aparatının vəzifələri, onun bu problemləri həll etmək bacarığı;
• cəmiyyətdəki işlərin vəziyyətinin kompleks təhlili üsullarını, böhrana qarşı idarəetmə prinsiplərini;
• müasir idarəetmə nəzəriyyələri;
• qabaqcıl yerli və Xarici təcrübə idarəetmə;
• şirkətin idarəetmə sənədlərinin tərkibi və strukturu;
• idarəetmə (idarəetmə aparatının səmərəli idarə olunması üçün tələb olunan həddə), işgüzar etiket, şirkətin gündəlik fəaliyyətinin əsas məsələləri üzrə işgüzar yazışmaların aparılması qaydaları;
• kompüter texnologiyası, rabitə və rabitə vasitələri;
• əməyin mühafizəsi qaydaları və qaydaları.

1.9. Ofis müdirinin müvəqqəti olmadığı müddətdə onun vəzifələri [müavin vəzifəsinə] həvalə edilir.

2. Vəzifə öhdəlikləri

Ofis meneceri aşağıdakı əmək funksiyalarını yerinə yetirməlidir:

2.1. Cəmiyyətin bölmələri, idarəetmə aparatı arasında qarşılıqlı əlaqənin təmin edilməsi üzrə işlərə rəhbərlik etmək və onun fəaliyyətini inamla idarə etmək.

2.2. Yaradın optimal şərait təsdiq edilmiş iş qaydasına (reqlamentinə), təşkilati qarşılıqlı fəaliyyət sxeminə ciddi riayət etməklə idarəetmə aparatı tərəfindən ona həvalə edilmiş gündəlik tapşırıqların vaxtında və keyfiyyətli yerinə yetirilməsinə görə.

2.3. Cəmiyyətin inkişaf strategiyasının formalaşdırılması, onun əsas istiqamətlərinin, həyata keçirilməsi üzrə əsas tədbirlərin müəyyən edilməsi üzrə işlərdə iştirak etmək.

2.4. Cəmiyyətin fəaliyyətinin planlaşdırılması üçün sənədlərin layihələrinin lazımi qaydada icrasını, Cəmiyyətin rəhbərinə baxılaraq təsdiq edilməsini, sonradan sənədlərin aidiyyəti vəzifəli şəxslərin nəzərinə çatdırılmasını təmin etmək.

2.5. İdarəetmə aparatı ilə müəssisə bölmələri (o cümlədən filiallar və nümayəndəliklər) arasında bölmələrin rəhbərləri ilə şəxsi ünsiyyət vasitəsilə, o cümlədən texniki vasitələr rabitə.

2.6. o cümlədən Cəmiyyətin fəaliyyətinin informasiya və sənədləşdirmə təminatının təşkili və lazımi səviyyədə aparılması üçün tədbirlər görmək effektiv idarəetmə işgüzar yazışmalar, idarəetmə sənədlərinin etibarlı saxlanması, sənədlərin və məlumat sorğularının operativ icrası.

2.7. Bir təşkilatın (müəssisənin), o cümlədən böhran dövrlərində idarəetmə texnologiyasının təkmilləşdirilməsi və optimallaşdırılması üzrə işlərə rəhbərlik etmək.

2.8. Cəmiyyətin bölmələrinin fəaliyyətinin vəziyyətinə, onların nəticələrinə şəxsən və tabeliyində olan şəxslər vasitəsilə səmərəli nəzarəti həyata keçirmək və nəzarətin nəticələri barədə Cəmiyyətin rəhbərinə mütəmadi məlumat vermək, nəzarət zamanı aşkar edilmiş nöqsanların aradan qaldırılmasını şöbə rəhbərlərindən tələb etmək; tədbirlər.

2.9. Təşkilat rəhbərinə, şöbə müdirlərinə praktiki təşkilin aktual və aktual məsələləri üzrə məsləhətlər vermək idarəetmə fəaliyyəti.

2.10. təmin etmək rasional istifadə nəzərdə tutulmuş vəzifələrin yerinə yetirilməsi maraqları naminə inzibati aparatın maddi, texniki və digər vasitələri.

2.11. təmin etmək etibarlı müdafiə Cəmiyyətin kommersiya sirrini təşkil edən məlumatları, digər məxfi məlumatları, o cümlədən Cəmiyyətin işçilərinin şəxsi məlumatlarını ehtiva edən məlumatlar (sənədlər).

2.12. Tabeliyində olan işçilərin təliminə nəzarət etmək, onların bacarıqlarını artırmaq üçün şərait yaratmaq, peşəkar artım, şəxsi ləyaqət və bacarıq səviyyəsinə uyğun olaraq biznes karyerasının inkişafı və yüksəldilməsi.

2.13. Tabeliyində olanlar tərəfindən əməyin mühafizəsi və təhlükəsizlik texnikası, istehsalat sanitariyası və yanğından mühafizə qaydalarına riayət edilməsinə nəzarət etmək.

2.14. Verilmiş hüquqlardan tabeliyində olanlara münasibətdə onları həvəsləndirmək üçün istifadə edin (onları məsuliyyətə cəlb edin).

2.15. Qabaqcıl idarəetmə texnologiyalarının tətbiqi və düzgün işləməsi, onların sonrakı təkmilləşdirilməsi və optimallaşdırılması üçün şərait yaratmaq.

2.16. İdarəetmə aparatının fəaliyyətini planlaşdırmaq və hesabat vermək.

2.17. İdarəetmə aparatının fəaliyyətini təmin etmək üçün zəruri olan vahid sənədlər formalarının, habelə idarəetmə məsələləri üzrə daxili təşkilati, normativ və normativ-metodiki sənədlərin işlənib hazırlanmasına rəhbərlik etmək.

2.18. Qabaqcıl yerli və xarici idarəetmə təcrübəsini öyrənmək, ümumiləşdirmək və idarəetmə aparatının fəaliyyətində tətbiq etmək.

2.19. Erqonomik iş şəraitinin təmin edilməsi, idarəetmə aparatının iş yerlərinin rasionallaşdırılması üzrə təkliflərə baxmaq və qərara alınması üçün Cəmiyyətin direktoruna təqdim etmək.

2.20. Hesabat və digər sənədləri vaxtında və tam şəkildə hazırlayıb müvafiq səlahiyyətləri olan vəzifəli şəxslərə təqdim etmək.

Zəruri hallarda ofis rəhbəri təşkilat rəhbərinin qərarı ilə əmək qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş qaydada öz xidməti vəzifələrinin vaxtından artıq yerinə yetirilməsinə cəlb edilə bilər.

3. Hüquqlar

Ofis meneceri hüququna malikdir:

3.1. İstəyin və alın zəruri materiallar və onun fəaliyyəti ilə bağlı məsələlərlə bağlı sənədlər.

3.2. İstehsal fəaliyyətinin operativ məsələlərini öz səlahiyyətləri daxilində həll etmək üçün üçüncü tərəf qurumlarının və təşkilatlarının şöbələri ilə əlaqələr qurmaq.

3.3. Münaqişə vəziyyətini yaradan səbəblərin aradan qaldırılması üçün müvafiq tədbirlərin görülməsi üçün tabeliyində olan işçilərə əmr və göstərişlər vermək.

3.4. Müəssisənin (müəssisə, təşkilat) rəhbərliyinə onun funksional vəzifələri ilə bağlı işin təkmilləşdirilməsi üçün təkliflər vermək.

4. Məsuliyyət və fəaliyyətin qiymətləndirilməsi

4.1. Ofis meneceri inzibati, intizam və maddi (və bəzi hallarda Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyi ilə nəzərdə tutulmuş hallarda, həmçinin cinayət) məsuliyyət daşıyır:

4.1.1. Birbaşa rəhbərin rəsmi göstərişlərinin yerinə yetirilməməsi və ya lazımınca yerinə yetirilməməsi.

4.1.2. Əmək funksiyalarını və verilmiş tapşırıqları yerinə yetirməmək və ya lazımınca yerinə yetirməmək.

4.1.3. Verilmiş vəzifə səlahiyyətlərindən qanunsuz istifadə, habelə onlardan şəxsi məqsədlər üçün istifadə.

4.1.4. Ona həvalə edilmiş işin vəziyyəti barədə qeyri-dəqiq məlumat.

4.1.5. Müəssisənin və onun işçilərinin fəaliyyətinə təhlükə yaradan təhlükəsizlik, yanğın və digər qaydaların müəyyən edilmiş pozuntularının qarşısının alınması üçün tədbirlərin görülməməsi.

4.1.6. Tətbiq olunmur əmək intizamı.

4.2. Ofis menecerinin işinin qiymətləndirilməsi aparılır:

4.2.1. Birbaşa rəhbər - müntəzəm olaraq, işçinin öz əmək funksiyalarını gündəlik yerinə yetirməsi zamanı.

4.2.2. Sertifikatlaşdırma Komissiyası müəssisələr - vaxtaşırı, lakin ən azı iki ildə bir dəfə, qiymətləndirmə dövrü üçün işin sənədləşdirilmiş nəticələrinə əsasən.

4.3. Ofis menecerinin işinin qiymətləndirilməsinin əsas meyarı onun bu təlimatda nəzərdə tutulmuş tapşırıqları yerinə yetirməsinin keyfiyyəti, tamlığı və vaxtında olmasıdır.

5. İş şəraiti

5.1. Ofis menecerinin iş qrafiki Cəmiyyət tərəfindən müəyyən edilmiş daxili əmək qaydalarına uyğun olaraq müəyyən edilir.

6. İmzalamaq hüququ

6.1. Fəaliyyətini təmin etmək üçün ofis menecerinə bu vəzifə təlimatı ilə onun səlahiyyətlərinə aid edilmiş məsələlər üzrə təşkilati və inzibati sənədləri imzalamaq hüququ verilir.

Təlimatla tanış oldum ___________ / ____________ / "__" _______ 20__

Hər bir müəssisə, təşkilat və ya şirkət öz işçi heyətinə sənədləşmə, ofis işləri və müxtəlif təşkilati məsələlərin həlli sahəsində idarəetmə fəaliyyəti ilə məşğul olmağı bacaran mütəxəssis tələb edir. Müəssisənin bu tələblərinə cavab verən mütəxəssis katib funksiyalarına malik ofis meneceridir.

Bir qayda olaraq, eyni zamanda onun bilavasitə rəhbəri və rəhbərinə çevrilən müəssisənin baş direktoru ofis menecerini təyin etmək və vəzifədən azad etmək səlahiyyətinə malikdir.

Namizədlər üçün tələblər

Müəssisənin katib funksiyalarına malik ofis meneceri vəzifəsinə namizədə qarşı qoyduğu tələblər aşağıdakılardır:

Ofis menecerinin vəzifələri

Vəzifənin adına əsasən hansının olduğu aydın olur funksional məsuliyyətlər ofis meneceri yerinə yetirir: ofisin həyatına cavabdeh olmalı və inzibati və təsərrüfat məsələlərinin meneceri olmalıdır.

Beləliklə, ofis müdiri təsərrüfat bölməsinin işçilərinə tabedir: təsərrüfat rəhbəri, sürücülər, təmizlik işçisi. O da itaət edir Daşıyıcı xidməti müəssisələr.

Müvəqqəti əmək qabiliyyətinin itirilməsi və ya məzuniyyət vaxtı ilə əlaqədar işçilərin müvəqqəti olmaması kimi müxtəlif istehsal vəziyyətlərinə görə müəssisədə olmayan işçinin funksiyaları eyni və ya ona bitişik şöbədən olan işçiyə verilir. Belə ki, ofis meneceri kadrlar şöbəsinin olmayan rəhbərini əvəz etməlidir kadr uçotunun aparılmasına cavabdehdir. Əksinə, müvəqqəti olmayan ofis menecerinin funksiyaları kadrlar şöbəsinin müdiri tərəfindən həyata keçirilir. Yəni ofis meneceri və kadrlar şöbəsinin müdiri vəzifələri, bir qayda olaraq, bir-birini əvəz edir.

Ofis meneceri öz işi zamanı onun fəaliyyətini tənzimləyən müəssisə üçün müxtəlif normativ aktlardan, qanunlardan, metodlardan, əmrlərdən, nizamnamələrdən, əmrlərdən, o cümlədən daxili qaydalardan istifadə etməyi və tətbiq etməyi bacarmalıdır. O, həmçinin öz vəzifə təlimatının qaydalarına əməl etməli və müəssisənin Nizamnaməsini bilməlidir.

Yuxarıdakı mənbələrdən əldə edilən biliklərə əsaslanaraq, ofis meneceri öz funksional vəzifələrinin icrasına məsuliyyətlə yanaşmalıdır. Onlar səlahiyyətli orqanların tələblərinə uyğun olaraq aydın, vaxtında və düzgün şəkildə həyata keçirilməlidir. Bundan əlavə, daxili iş saatlarını, müəssisənin strukturunu və işçi heyətini bilmək, haqqında məlumatlara sahib olmaq lazımdır funksional vəzifələr müəssisənin şöbələri, idarəetmə bölməsi işçilərinin vəzifə öhdəlikləri. Fövqəladə vəziyyətdə və ya fövqəladə hallar, ofis meneceri, hər bir işçi kimi, öz hərəkətlərinin alqoritmini bilməli və təlimatlara uyğun olaraq yerinə yetirməlidir.

İşin təsviri katib funksiyaları ilə menecerin kabineti ilk növbədə müəssisənin idarə edilməsi və inzibatçılığı üçün sənəd dövriyyəsinin təmin edilməsini əhatə edir. Ancaq bir ofis menecerinin funksiyalarının bununla məhdudlaşmadığını xatırlamaq lazımdır.

Uyğun namizəd axtararkən, şirkət vakant vəzifəyə müraciət edənlər tərəfindən tərtib edilən CV-lər üçün ofis menecerinin vəzifələrini göstərir. Ofis menecerinə yerinə yetirməyə borclu olduğu aşağıdakı vəzifələr verilir:

• işçilərin şəxsi ərizələrini, digər sənədləri imzaya təqdim etmək üçün qəbul edir baş direktora müəssisələr;
• əmrlərə, müqavilələrə, mühasibat sənədlərinə möhür vurmaq;
• əmr və göstərişlərlə işləmək: mətnləri hazırlamaq, çap etmək, imzalamaq, əlaqələndirmək, müəssisə işçilərini onlarla tanış etmək, qeydiyyata almaq, uçot aparmaq, təhlükəsizliyi təmin etmək, istehsalat işlərinin formalaşdırılması ilə məşğul olmaq;
• ilə işləmək müxtəlif növ yazışmalar, daxil olan və gedən (məktublar, fakslar, e-poçt): qəbul etmək, ünvançıya ötürmək (göndərmək), qeydiyyata almaq, uçotu aparmaq (qeydiyyat etmək), kağızda saxlanmasını təmin etmək və elektron formatda;
• Baş direktordan, administrasiyadan, şöbə müdirlərindən məktublar tərtib etmək, təxirəsalınmaz məktublar göndərmək;
• mühüm sənədləri, yazışmaları, bağlamaları almaq üçün ümumi etibarnamələr də daxil olmaqla etibarnamələr tərtib etmək;
• Baş direktorun və şöbə müdirlərinin zəruri tapşırıqlarını, göstərişlərini, əmrlərini yerinə yetirmək;
  
  
• surətçıxarma maşını (MFP) ilə işləmək: sənədləri köçürmək, skan etmək, çap etmək;
• müəssisənin fəaliyyətini tənzimləyən məktubların, sorğuların və digər sənədlərin mətnlərini hazırlamaq, çap etmək;
• informasiyanın daxil edilməsi, onun sistemli saxlanmasını təmin etmək, məlumatların axtarışı;
• istehsalat işlərinin formalaşdırılması, saxlanmasına nəzarət edilməsi, vaxtında arxivə təhvil verilməsi;
• faksları qəbul etmək və telefon zəngləri və onlara cavab verin;
• zərurət yarandıqda, telefon danışıqlarını bu məsələdə nəzərdə tutulduğu və ya səlahiyyətli olduğu işçilərə ötürmək;
• müəssisənin baş direktoru olmadıqda telefon, faks və ya elektron qaydada məlumat almaq və sonradan onun nəzərinə çatdırmaq;
• müəssisənin iclaslarının, iclaslarının hazırlanmasında və keçirilməsində iştirak etmək;
• iclasın məqsədi, nə vaxt və harada keçiriləcəyi barədə iştirakçılara məlumat vermək, iştirakçıların çıxışları zamanı məlumatları qeyd etmək;
• müəssisənin ziyarətçiləri və qonaqlarının görüşünü təşkil etmək: çay, qəhvə, su və s. təklif etmək, xidmət etmək;
• işçilərin ezamiyyətlərini təmin etmək, aviasiya sifariş etmək, Dəmir yolu biletləri, otel otaqlarını bron etmək;
• ofisin normal fəaliyyətini vaxtında təmin etmək: zəruri hallarda təmizlənmiş içməli su sifariş etmək; hər rüb dəftərxana ləvazimatları sifariş etmək; hər altı aydan bir dövri nəşrlərə abunə olun, hesab-fakturaların alınması üçün ev sahiblərinə müraciətlər buraxın;
• müəssisənin işçilərinin təlimatlara və gündəlik iş rejiminə əməl etmələrini təşkil etmək və onlara nəzarət etmək;
• təsərrüfat bölməsinin işini əlaqələndirmək və nəzarət etmək: təsərrüfat müdiri, sürücü, təmizlikçi və kuryer;
• şirkət nəqliyyat vasitələrinin istifadəsi üçün ərizələri qəbul etmək və işçilərin səyahəti üçün müvafiq cədvəl hazırlamaq.
  

  Ofis meneceri, bütün işçilər kimi, üzvdür əmək kollektivi müəssisələr.

  Müəssisə tərəfindən həm iş yerlərində, həm də ofis binalarında nizam-intizamın, təmizliyin, sənədlərin təhlükəsizliyinin və maddi sərvətlərəmək intizamına riayət edilməsi. Bundan əlavə, şirkət işçilərdən tələb edir:

• əmək məhsuldarlığını artırmaq üçün iş vaxtını rasional keçirmək;
• kompüterin, ofis avadanlıqlarının və istehsal avadanlıqlarının imkanlarından səmərəli istifadə etmək;
• işdə istifadə olunan materialları, enerji daşıyıcılarını qənaətlə xərcləmək;
• əməyin mühafizəsi təlimatlarına, yanğın təhlükəsizliyi qaydalarına və istehsalat sanitariyası standartlarına riayət etmək;
• olan kommersiya sirrini yaymamaq xüsusi sənədlər müəssisənin və onun işçilərinin imicinə xələl gətirə bilən müəssisə.

İdarəetmə fəaliyyətində öz səlahiyyətləri daxilində ofis menecerinə iş zamanı istifadə edə biləcəyi hüquqlar verilir:

• rəsmi məlumatlara (məxfi daxil olmaqla) tam giriş əldə etmək;
• tabeliyində olan şəxslərdən və icraçılardan sənədlərin qayda pozuntusu ilə tərtib edildiyi halda onların yekunlaşdırılmasını və ya yenidən qeydiyyata alınmasını tələb etmək;
• idarəetmə fəaliyyəti ilə bağlı qərarlar qəbul edir və sənədləri imzalayır;
• rəhbərlərə öz işini, habelə müəssisənin işini yaxşılaşdırmaq üçün planlar təklif etmək;
• hakimiyyət orqanlarından sanitariya normaları ilə müəyyən edilmiş istehsal şəraitinin yaradılmasını tələb etmək;
• əvvəllər belə bir qərarı Baş direktorla razılaşdıraraq ofis menecerinə hesabat verən işçilər üçün həvəsləndirmə və ya cərimələr təyin etmək.

Bundan əlavə, ofis meneceri müəssisə qarşısında məsuliyyət daşıyır, sırası onun iş təsvirində müəyyən edilir. O, əməllərinə görə cavabdeh olacaq, əgər.

Ofis meneceri üçün iş təsviri hazırlamaq istəyirsiniz? Oraya hansı hüquq və vəzifələrin daxil olacağına əmin deyilsiniz? Bu sənədin necə düzgün formatlaşdırılacağını öyrənin.

Məqalədən öyrənəcəksiniz:

Vəzifə təsviri işəgötürənə işçilər arasında hüquq və vəzifələri məhdudlaşdırmağa, habelə ayrı-ayrı vəzifələrin əlaqəsini qurmağa imkan verən əsas təşkilati sənəddir. Müəyyən bir vəzifə tutan işçinin funksiyalarını, hüquqlarını, vəzifələrini və məsuliyyətlərini müəyyən edir.

Bu yerli qaydalar imkan verir:

• sürəti artırmaq və tapşırıqların etibarlılığını artırmaq;
• tabeliyində olanların funksional vəzifələrini bölüşdürmək;
• aradan qaldırmaq ;
• işçinin funksional münasibətlərini müəyyən etmək;
• hüquqlarını müəyyən etmək;
• işçilərin məsuliyyətini artırmaq;
• vahid yük təşkil etmək;
• mənəvi və maddi həvəsləndirmələri daha səmərəli etmək;

Ofis meneceri iş təsviri:nümunəni haradan almaq olar

Ofis meneceri üçün iş təsviri hazırlayarkən bu sənədin nümunəsini tapmaq bir sıra çətinliklərə səbəb ola bilər. Fakt budur ki, qanunvericilikdə onun strukturu və məzmunu ilə bağlı vahid tələblər yoxdur. Bundan əlavə, işəgötürən bütün kateqoriyalı işçilər üçün belə aktlar tərtib etməyə borclu deyil.

Ofis menecerinin iş təsvirini hazırlamaq üçün istifadə edə bilərsiniz . Amma bu halda da işəgötürənin şirkətin xüsusiyyətlərini, əməyin və idarəetmənin xüsusiyyətlərini nəzərə alaraq tələbləri dəqiqləşdirmək hüququ var. Konkret şəraitdə müəyyən vəzifəyə xas olan işlərin siyahısının dəqiqləşdirilməsinə və qismən dəyişdirilməsinə də icazə verilir. Əmək qanunvericiliyinin tələbləri nəzərə alınmaqla normativ aktın strukturunu və məzmununu işəgötürən özü müəyyən edir.

Beləliklə, sənədin hazırlanması üçün ilkin məlumatlar hesab edilə bilər:

1. müəssisənin təşkilati strukturu;
2. rəhbərlərin, mütəxəssislərin və işçilərin vəzifələrinin təsnifat kataloqu;
3. struktur bölmələri haqqında əsasnamələri;
4. idarəetmə funksiyalarının təsnifatçısı;
5. idarəetmə işinin standartları;
6. işçilərin ekspert sorğularının nəticələri;

görə Ümumrusiya təsnifatçısı idarəetmə sənədləri, iş təsviri vahid təşkilati və inzibati sənədlər sisteminin sinfinə aiddir. Onun qeydiyyatı prosesində GOST R 6.30-2003 "Vahid Sənədləşdirmə Sistemləri" tələblərini nəzərə almaq lazımdır. Məlum oldu ki, ofis meneceri üçün nümunə iş təsviri ofis işində ümumiyyətlə qəbul edilən bir formadır, məzmunu şirkətin ehtiyaclarından asılı olaraq dəyişə bilər.

İş təsviri ofis meneceri: ümumi müddəalar

Ofis menecerinin katibinin vəzifə təlimatının birinci bölməsi “Ümumi müddəalar” adlanır və işə götürən şirkətin xüsusiyyətləri nəzərə alınmaqla bu vəzifə haqqında məlumatlardan ibarətdir. Göstərir:

	Müddəanın adı
	Ştat cədvəlinə uyğun olaraq vəzifənin dəqiq adı	katib ofis meneceri
		şirkət mütəxəssisləri
	Struktur bölmənin adı	idarəetmə sənədləri xidməti
		baş direktorun əmri ilə
	Subordinasiya	birbaşa baş direktora hesabat verir, ofis menecerinə - təsərrüfat rəhbərinə, kuryerlərə, sürücülərə, təmizlik işçilərinə hesabat verir.
	Əvəzetmə Qaydaları	kadrlar şöbəsinin müdiri və ofis meneceri onlardan biri müvəqqəti olmadıqda bir-birinin funksiyalarını yerinə yetirir
	ali, natamam ali və ya ikinci dərəcəli xüsusi təhsil, analoji vəzifədə ən azı 1 il iş təcrübəsi, ofis işləri, ofis avadanlığı, Microsoft Office proqramları, biznes etikası üzrə biliklər
	Tələb olunan biliklər	şirkətin təşkilati və ştat strukturu, onun daxili prosedur və qaydaları, bölmələrin vəzifələri, inzibati şöbənin işçilərinin funksiyaları, öz hüquq və vəzifələri, fövqəladə və fövqəladə hallarla bağlı prosedurlar

Katib funksiyaları ilə ofis menecerinin iş təsviri: işçilərin vəzifələri

Əsasnamənin ikinci bölməsinə ofis meneceri vəzifəsini tutan işçinin vəzifə öhdəliklərinin siyahısı daxildir. İş növləri, əmək funksiyasını təşkil edən əməliyyatlar və onların yerinə yetirilmə müddəti təsvir olunur. Çünki bu hərəkət ümumiyyətlə deyil məcburi sənəd, işçinin funksiyaları və vəzifələri ilə müəyyən edilə bilər əmək müqaviləsi.

Ofis menecerinin vəzifələrini 5 qrupa bölmək olar:

idarəedici- ofis işinin planlaşdırılması, kadrların idarə edilməsi, təşkilat mədəniyyətinin qurulmasında iştirak;

İnzibati- ofis işinin təşkili, şöbələr arasında əlaqələrin saxlanılması, ofisin rayonlaşdırılması;

Məişət- ofis avadanlığı və dəftərxana ləvazimatlarının alınması, təchizatçılarla qarşılıqlı əlaqə;

Nəzarət- inventar və auditlər, kadrların sertifikatlaşdırılması;

Hesabat- daxili hesabatlılıq, rəhbərliyə hesabatların hazırlanması;

Katib funksiyaları ilə ofis menecerinin iş təsvirində zənglərə və yazışmalara nəzarət, sənədlərin hazırlanması və çoxaldılması, iclasların hazırlanması ilə bağlı vəzifələri əhatə etməlidir.

Bu bölmə, digərləri ilə yanaşı, komandanın üzvü kimi ofis menecerinin tapşırıqlarını da əhatə edir. Bunlara daxildir:

• əmək vəzifələrini vicdanla yerinə yetirmək;
• əmək intizamına riayət edilməsi;
• iş yerində təmizliyi və nizam-intizamı qorumaq;
• şirkətin maddi ehtiyatlarından səmərəli istifadə;
• izləyir qaydalarəməyin mühafizəsi və yanğın təhlükəsizliyi üzrə;
• kommersiya sirlərinə riayət edilməsi;

Fərqli funksiyaları olan ofis menecerlərinin vəzifə təlimatlarında hər hansı fərqlər varmı

Ofis menecerinin funksiyaları şirkətin xüsusiyyətlərindən, onun xüsusiyyətlərindən asılı olaraq tərkibində fərqlənə bilər. təşkilati strukturu və cari ehtiyaclar. Qanunda 2017-ci ildə bir ofis menecerinin vəzifə təsvirinin vahid forması nəzərdə tutulmadığı üçün işəgötürən müəyyən bir şirkətdə bu vəzifədə olan bir mütəxəssisin vəzifələrini və funksionallığını müstəqil olaraq müəyyən etmək hüququna malikdir.

Rəhbərliyin mülahizəsinə əsasən, təlimat genişləndirilə və ofisin normal fəaliyyəti üçün zəruri olan vəzifələrlə əlavə edilə bilər. Beləliklə, məsələn, katib funksiyaları olan bir ofis menecerinin iş təsvirində təkcə idarəetmə deyil, həm də iqtisadi funksiyalar müəyyən edilə bilər. Vəzifələrə bu mütəxəssisİlk növbədə sənəd idarəetməsidir. Buna görə də o, yazışmalarla, işlərin formalaşdırılması, hazırlanması və işlərinin öhdəsindən gələ bilər . Bəzi şirkətlərdə bu işləri yerinə yetirmək üçün ayrıca məmur ayrılır. Lakin əksər hallarda bu vəzifələr ofis menecerinə tapşırılır.

Kadrlar məmuru funksiyaları ilə ofis menecerinin iş təsviri

Ofis meneceri peşəsi çox vaxt müxtəlif məsuliyyətlərin birləşməsini əhatə edir. Bu vəzifədə olan mütəxəssis katib, təchizat meneceri, inzibatçı, məmur vəzifələrinin öhdəsindən uğurla gəlməlidir. Bütün əlavə öhdəliklər əmək müqaviləsində və işəgötürənin yerli qaydaları ilə müəyyən edilməlidir. Beləliklə, məsələn, bir kadr zabiti funksiyaları olan bir ofis menecerinin iş təsvirində aşağıdakı vəzifələri tapa bilərsiniz:

• Əsas kadr uçotunun aparılması;
• Yeni işçiləri şirkətin nizamnamələri ilə tanış etmək;
• Əmək müqavilələrinin, işə qəbul üçün sifarişlərin, şəxsi kartların qeydiyyatı və imzalanması;
• Əmək kitabçalarının hərəkəti jurnallarının aparılması;
• Qaralama ;
• Vaxt cədvəllərinin aparılması;

Bundan əlavə, işəgötürənlə razılaşdırılaraq, ofis menecerinin olmadığı müddətdə kadrlar üzrə mütəxəssis funksiyalarını yerinə yetirməsi təmin edilə bilər.

Satış ofisi meneceri iş təsviri

Satış şöbəsinin ofis meneceri əksər hallarda birbaşa ticarətlə bağlıdır. İşəgötürənin katib, inzibatçı və satış meneceri funksiyalarını birləşdirə bilən namizədə ehtiyacı olduğu halda, o, namizədlərdən icra sahəsində təcrübə və müştəri xidməti bacarıqlarının olmasını tələb edə bilər.

Beləliklə, satış şöbəsinin ofis menecerinin iş təsvirində aşağıdakı vəzifələri tapa bilərsiniz:

• Müştəri sifarişlərinin qəbulu və emal edilməsi;
• Qiymət siyasətində və ya çeşiddə dəyişikliklər barədə müştəriləri məlumatlandırmaq;
• Yeni müştərilərin axtarışı;
• Hədəf auditoriyasının ehtiyaclarının təhlili;
• Satış hesabatı;
• Seminarlarda iştirak;

Ofis menecerinin hansı hüquqları iş təsvirində göstərilməlidir

Əsasnamənin son bölmələri ofis rəhbərinin hüquq və vəzifələrini müəyyən edir.

"Hüquqlar" bölməsində ofis menecerinin vəzifələrini yerinə yetirməsi üçün zəruri olan hüquqlarının siyahısı var. İşçinin hüquqlarını tənzimləyir: , məlumat almaq, müəyyən hərəkətləri və əmrləri yerinə yetirmək, müxtəlif sənədləri təsdiq etmək və təsdiqləmək.

Bir qayda olaraq, ofis meneceri öz səlahiyyətləri daxilində müstəqil fəaliyyət göstərmək və sənədləri təsdiqləmək, sağlamlıq və ya həyat üçün təhlükə yarandıqda öz vəzifələrini yerinə yetirməmək, iş üçün zəruri olan məlumatları almaq və şərait yaradılmasını tələb etmək hüququna malikdir. sənədlərin və qiymətli əşyaların təhlükəsizliyi üçün təşkilatdakı çatışmazlıqlar barədə rəhbərə məlumat vermək və şirkətin fəaliyyətinin yaxşılaşdırılması yollarını təklif etmək.

"Məsuliyyət" bölməsi ofis menecerinin işəgötürənin yerli normativ hüquqi aktlarının tələblərinə əməl edilməməsinə, öz fəaliyyətinin nəticələrinə və nəticələrinə, vəzifələrinə daxil olan hərəkətlərdən imtina etməyə görə məsuliyyətini tənzimləyir.

Ofis meneceri kimdir, oxşar vəzifələrdən əsas fərqlər

Ofis meneceri vəzifəsi yoxdur Kvalifikasiya kitabçasıƏmək Nazirliyinin 21 avqust 1998-ci il tarixli 37 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş rəhbərlərin, mütəxəssislərin və digər işçilərin vəzifələri. Eyni zamanda, əmək bazarının inkişafı ilə bu mövqe bir çox şirkətlərdə çox tez-tez istifadə olunur və buna görə də bu işçi üçün iş təsvirinin tərtib edilməsi məsələsi kadr işçiləri üçün aktual olmuşdur.

Ofis meneceri ofisin işini təşkil edir, işçilərlə xarici kontragentlər arasında sənəd dövriyyəsini təmin edir, dəftərxana ləvazimatı və s. Təchizat, buna görə də tez-tez katiblə eyni səviyyəyə qoyulur. Bununla belə, bir ofis menecerinin vəzifələrinin dairəsi daha genişdir, çünki bu, sənəd idarəetməsi ilə məhdudlaşmır. Bundan əlavə, ofis meneceri bütün ofis işçilərinin işini təmin edir və katib ən çox işdə yalnız rəhbərə kömək edir.

Çox vaxt şirkətlərdə oxşar məsuliyyətləri olan bir vəzifəyə ofis administratoru da deyilir. Bu, işəgötürənin vəzifənin necə adlandırılacağına özü qərar verməsi ilə əlaqədardır. Eyni zamanda, iş təsvirini düzgün tərtib etmək və orada bütün hüquq və vəzifələri göstərmək vacibdir - onda işçinin iş yerində nə etməli və nə etməməli olduğu barədə sualları olmayacaq. Onu düzgün tərtib etmək üçün əvvəlcə bu vəzifənin əsas xüsusiyyətlərini başa düşməlisiniz.

Kimlər ofis meneceri kimi işə götürülə bilər

Ofis meneceri vəzifəsi İxtisas kataloqunda olmadığı üçün onun üçün ixtisas tələblərini götürmək üçün yer yoxdur. Yəni, bu vəziyyətdə işəgötürən hər şeyi tamamilə həll edir - iş təsvirində müəyyən edilə bilən namizədlər üçün tələbləri qoyan odur.

Bununla əlaqədar olaraq, ofis menecerinin iş təsviri, məsələn, bir vəzifəyə namizədin malik olmalı olduğu tələbi ehtiva edə bilər. Ali təhsil. O da məntiqlidir ki, ofis menecerindən adətən PC biliyi tələb olunur və xarici dil. Bu, xüsusilə xarici tərəfdaşlarla əməkdaşlıq edən şirkətlər üçün vacibdir. İşəgötürən bir işçinin təhsilini almaq istəmirsə, o zaman iş stajına məhdudiyyət qoya bilər.

Ofis menecerini işində nə istiqamətləndirir və nəyi bilməlidir

İş təsvirində işçinin bu vəzifədə tələb olunan bilik səviyyəsini və fəaliyyətində rəhbər tutmalı olduğu norma və standartları müəyyən edən ayrıca bölmə ola bilər. Bir qayda olaraq, ofis menecerindən yerli qaydalar və təlimatlar, ofis işinin əsasları, ilkin kadr uçotu sistemləri, kompüter avadanlıqlarının istismarı qaydaları, işgüzar etiket və davranış qaydaları telefon danışıqları. Ofis meneceri öz fəaliyyətində qanunvericilik normalarına, müəssisənin yerli aktlarına, icra sərəncamlarına və vəzifə təlimatlarına əsaslanmalıdır.

Ofis menecerinin hüquqları hansılardır?

Ofis menecerinə müəyyən hüquqlar verilir. Təşkilatın bütün işçiləri bu hüquqlardan bəzilərinə malikdirlər, lakin yalnız bu vəzifədə istifadə olunan xüsusi hüquqlar da var. İşçinin hansı hüquqlardan istifadə edə biləcəyini bilməsi üçün onlar iş təsvirində göstərilir.

Beləliklə, ofis meneceri digər işçilərdən müəyyən sənədləri, məsələn, səyahət hesabatlarını yekunlaşdırmağı tələb etmək hüququna malikdir. Ofis meneceri müştəriləri qəbul edirsə, o, planlaşdırılmamış ziyarətçilərin (yəni təyinat olmadan) qəbulu barədə qərar vermək hüququna malikdir. Amma eyni zamanda, o, belə bir səfərin əhəmiyyətini düzgün qiymətləndirməyi bacarmalıdır, eləcə də mümkün zərər ziyarətçinin işçi və ya şirkət rəhbərliyi ilə görüşməkdən imtina etməsi nəticəsində yaranan müəyyən məsələlərin həllinin gecikməsindən.

Ofis menecerinin vəzifə öhdəlikləri

İş təsvirini tərtib edərkən kadr işçiləri ən çox vəzifə öhdəlikləri bölməsinə diqqət yetirirlər. Axı, işəgötürənin işçinin əmək funksiyalarını yerinə yetirməsinin bir hissəsi kimi nə etməyə borclu olduğunu ətraflı təsvir etməsi vacibdir.

Məsələn, ofis menecerinə tez-tez sənədlərin idarə edilməsi (həm daxili, həm də xarici), müştəriləri, tərəfdaşları və digər ziyarətçiləri qəbul etmək tapşırılır - konkret məsələləri həll etmək deyil, onları səlahiyyətli işçilərlə daha da əlaqələndirmək. Kiçik şirkətlərdə ofis meneceri telefon zənglərinin qəbuluna cavabdeh ola bilər, baxmayaraq ki, çoxlu zəng axını olduqda bunun üçün ayrıca işçi işə götürülə bilər.

Ofis meneceri işçilərin ofislə təmin olunmasına nəzarət etməyə borcludursa, bu da iş təsvirində göstərilməlidir ki, sonradan bunu edib-etməməsi ilə bağlı mübahisələr olmasın. Səyahət sənədlərinin verilməsi öhdəliyinin ayrıca müəyyən edilməsi də mümkündür, əgər bu öhdəlik mühasibin səlahiyyətlərinə aid deyilsə.

Ofis meneceri digər öhdəlikləri də əhatə edə bilər. Əsas odur ki, onları iş təsvirinə yazın ki, digər işçilərin vəzifələrinin təkrarlanması olmasın.

Ofis menecerinin iş təsvirinin təxmini strukturu

Yuxarıda göstərilənlərə əsaslanaraq belə bir nəticəyə gələ bilərik ki, bir ofis menecerinin iş təsviri aşağıdakı bölmələrdən ibarət olmalıdır:

1. Ümumi müddəalar
   Bu bölmə adətən təsvir edir:
   • vəzifə adı (ofis meneceri);
   • birbaşa tabeçilik (həmçinin işçinin işə götürülməsi və işdən çıxarılması üçün kimin məsuliyyət daşıdığını göstərir);
   • vəzifə kateqoriyası (mütəxəssis);
   • adətən təhsil səviyyəsini, iş təcrübəsini, habelə vəzifəyə namizədin görmək istədiyi bacarıq və biliklərin təsvirini özündə əks etdirən ixtisas tələbləri;
   • tabeliyində olanların olması;
   • əvəzetmə əmri;
   • işçinin bilməli olduğu və öz fəaliyyətində rəhbər tutmalı olduğu qaydaların, təlimatların və qaydaların siyahısı.
2. Hüquqlar
   Bu bölməyə ofis menecerinə verilən hüquqlar daxildir. Məsələn, o edə bilər:
   • digər işçilərdən məlumat tələb etmək;
   • rəhbərin qərarları ilə tanış olmaq;
   • iş prosesinin yaxşılaşdırılması üçün öz təkliflərini rəhbərə ötürmək;
   • rəhbərdən öz vəzifələrinin icrasında köməklik göstərməsini tələb etmək;
   • planlaşdırılmamış ziyarətçilərin qəbulu məsələlərini müstəqil həll etmək;
   • işçilərdən müəyyən edilmiş formada hesabat təqdim etmələrini tələb edir.
3. Vəzifə öhdəlikləri
   Bu bölmə işçinin yerinə yetirməli olduğu vəzifələrin siyahısını müəyyən edir əmək fəaliyyəti. Tipik olaraq, ofis meneceri aşağıdakılara cavabdehdir:
   • rəsmi səlahiyyətləri çərçivəsində rəhbərin tapşırıqlarının yerinə yetirilməsi;
   • ziyarətçilərin qəbulunun təşkili;
   • ofis işçilərinin iş vaxtının uçotunun aparılması;
   • səyahət sənədlərinin hazırlanması və səyahət hesabatlarının qəbulu;
   • daxil olan yazışmaların qəbulu və işçilər arasında bölüşdürülməsi;
   • ofis işçiləri, habelə podratçılar arasında sənəd dövriyyəsinin təşkili;
   • podratçılarla bağlanmış müqavilələrin uçotu;
   • ofis işçilərinin dəftərxana ləvazimatları və digər istehlak materialları ilə təchizatı.
4. Məsuliyyət
   Bu bölmədə ofis menecerinin tutula biləcəyi məsuliyyət növləri sadalanır (lakin burada konkret sanksiyaları göstərmək adət deyil). Beləliklə, bir ofis meneceri cəlb edilə bilər:
   • intizam məsuliyyətinə - əmək vəzifələrini yerinə yetirməməyə və ya lazımınca yerinə yetirməməyə görə;
   • inzibati və ya cinayət məsuliyyəti - müvafiq qanun pozuntusunun törədilməsinə görə;
   • maddi məsuliyyət - onlara dəymiş ziyana görə (mülki və əmək qanunvericiliyi ilə müəyyən edilmiş hədlər daxilində).

Beləliklə, ofis menecerinin iş təsviri işəgötürənin işçiyə verdiyi bütün hüquq və vəzifələri əks etdirir, çünki işçinin bu vəzifə ilə bağlı nə etməli olduğuna qərar verən işəgötürəndir. Ofis meneceri vəzifəsi ixtisas kataloquna daxil edilməsə də, onun üçün tövsiyə olunan ixtisas tələbləri və ya vahid vəzifə öhdəlikləri yoxdur. Bu o deməkdir ki, təlimatları tərtib edərkən siz İnternetdə yerləşdirilən demək olar ki, hər hansı bir nümunədən, o cümlədən veb saytımızda mövcud olan nümunələrdən istifadə edə bilərsiniz.

Oxşar məqalələr