AŠ PATVIRTINU:

[Darbo pavadinimas]

_______________________________

_______________________________

[Įmonės pavadinimas]

_______________________________

_______________________/[PILNAS VARDAS.]/

"_____" _______________ 20_______

DARBO APRAŠYMAS

Biuro vadovas

1. Bendrosios nuostatos

1.1. Šis pareigybės aprašymas apibrėžia ir reglamentuoja įgaliojimus, funkcines ir darbo pareigas, biuro vadovo teisės ir pareigos [Organizacijos pavadinimas in genityvinis atvejis] (toliau – Bendrovė).

1.2. Biuro vadovas skiriamas ir atleidžiamas galiojančių darbo teisės aktų nustatyta tvarka Bendrovės vadovo įsakymu.

1.3. Biuro vadovas priklauso specialistų kategorijai ir yra pavaldus:

• priėmimo sekretorė;
• tarnautojas;
• valytoja

1.4. Biuro vadovas yra tiesiogiai pavaldus [Bendrovės tiesioginio vadovo pareigų pavadinimas].

1.5. Į biuro vadovo pareigas skiriamas asmuo, turintis vidurinį išsilavinimą profesinis išsilavinimas nepateikus reikalavimų darbo stažui ar pirminiam profesiniam išsilavinimui ir ne mažesnei kaip 2 metų darbo stažai pagal specialybę.

1.6. Biuro vadovas yra atsakingas už:

• tinkamas darbo organizavimas, užtikrinantis Bendrovės padalinių sąveiką;
• vadovaujančio personalo veikla ir darbo drausmė;
• dokumentų (informacijos), kuriuose yra informacija, sauga prekybos paslaptis Bendrovė, kita konfidenciali informacija, įskaitant Bendrovės darbuotojų asmens duomenis;
• saugumo saugias sąlygas darbas, tvarkos palaikymas, taisyklių laikymasis priešgaisrinė sauga valdymo aparato patalpose.

1.7. Praktinėje veikloje biuro vadovas turi vadovautis:

• teisės aktai, nuostatai, taip pat Bendrovės lokaliniai aktai ir organizaciniai bei administraciniai dokumentai, reglamentuojantys darbą organizuojant valdymą ir vadovaujančio personalo veiklą;
• vidaus taisykles darbo reglamentus;
• darbo apsaugos ir saugos taisyklės, užtikrinančios pramoninę sanitariją ir priešgaisrinę apsaugą;
• Bendrovės vadovo nurodymai, įsakymai, sprendimai ir nurodymai;
• šį darbo aprašymą.

1.8. Biuro vadovas turėtų žinoti:

• teisės aktai, reglamentas pagal Bendrovės veiklos profilį;
• įmonės organizacinė struktūra, valdymo sistema ir jos funkcionavimo tvarka, profilis ir specializacija, taip pat tikslas ir plėtros strategija;
• esami ir būsimi visuomenės poreikiai pagrindinių išteklių, būtinų kasdienei veiklai užtikrinti, poreikiams;
• valdymo aparato uždaviniai tenkinti visuomenės poreikius, jo galimybės šias problemas spręsti;
• visapusiškos visuomenės padėties analizės metodai, krizių valdymo principai;
• šiuolaikinės vadybos teorijos;
• pažangios vidaus ir Užsienio patirtis valdymas;
• įmonės valdymo dokumentų sudėtis ir struktūra;
• valdymas (tiek, kiek reikia efektyviam valdymo aparato valdymui), dalykinis etiketas, dalykinės susirašinėjimo pagrindiniais įmonės kasdienės veiklos klausimais taisyklės;
• kompiuterinių technologijų, ryšių ir ryšių priemonės;
• darbo apsaugos taisykles ir nuostatas.

1.9. Įstaigos vadovo laikino nebuvimo laikotarpiu jo pareigas eina [pavaduotojo pareigos].

2. Darbo pareigos

Biuro vadovas privalo atlikti šias darbo funkcijas:

2.1. Vadovauti darbui užtikrinti Bendrovės padalinių ir vadovaujančio personalo sąveiką bei užtikrintai vadovauti jos veiklai.

2.2. Sukurti optimalias sąlygas už tai, kad valdymo aparatas laiku ir kokybiškai atliktų jam pavestas kasdienes užduotis, griežtai laikantis patvirtintos darbo tvarkos (nuostatų) ir organizacinės sąveikos schemos.

2.3. Dalyvauti formuojant Bendrovės plėtros strategiją, nustatant pagrindines jos kryptis ir pagrindines įgyvendinimo priemones.

2.4. Užtikrinti tinkamą Bendrovės veiklos planavimo dokumentų projektų įforminimą, pateikimą Bendrovės vadovui svarstyti ir tvirtinti bei vėlesnį dokumentų suteikimą atitinkamiems pareigūnams.

2.5. Užtikrinti sąveiką tarp vadovaujančio personalo ir įmonės padalinių (įskaitant filialus ir atstovybes) asmeniškai bendraudami su padalinių vadovais, įskaitant techninėmis priemonėmis komunikacijos.

2.6. Imtis priemonių organizuoti ir palaikyti tinkamu lygiu informacijos ir dokumentacijos palaikymą Bendrovės veiklai, įskaitant efektyvus valdymas dalykinė korespondencija, saugus valdymo dokumentacijos saugojimas, operatyvus dokumentų ir informacijos užklausų vykdymas.

2.7. Tvarkyti darbą, skirtą tobulinti ir optimizuoti organizacijos (įmonės) valdymo technologiją, taip pat ir krizės metu.

2.8. Asmeniškai ir per pavaldinius vykdyti efektyvią Bendrovės padalinių veiklos būklės, jos rezultatų kontrolę, o apie kontrolės rezultatus reguliariai informuoti Bendrovės vadovą, reikalauti, kad padalinių vadovai pašalintų kontrolės veiklos metu nustatytus trūkumus. .

2.9. Aktualiais ir aktualiais praktinio organizavimo klausimais konsultuotis su organizacijos vadovu, padalinių vadovais valdymo veikla.

2.10. Pateikti racionalus naudojimas materialines, technines ir kitas valdymo aparato priemones, kad galėtų atlikti jam numatytas užduotis.

2.11. Pateikti patikima apsauga informacija (dokumentai), kurioje yra Bendrovės komercinę paslaptį sudaranti informacija, kita konfidenciali informacija, įskaitant Bendrovės darbuotojų asmens duomenis.

2.12. Tvarkyti pavaldinių mokymą, sudaryti sąlygas jiems tobulinti savo įgūdžius, profesinį augimą, verslo karjeros plėtra ir darbo skatinimas pagal asmeninius nuopelnus ir kvalifikacijos lygį.

2.13. Stebėti, kaip pavaldiniai laikosi darbo apsaugos ir saugos taisyklių, pramonės sanitarijos ir priešgaisrinės apsaugos.

2.14. Naudokitės suteiktomis teisėmis pavaldinių atžvilgiu, kad juos paskatintumėte (priimkite atsakomybę).

2.15. Sudaryti sąlygas diegti ir tinkamai veikti pažangias valdymo technologijas, jas vėliau tobulinti ir optimizuoti.

2.16. Tvarkyti vadovaujančio personalo veiklos planavimą ir ataskaitų teikimą.

2.17. Vadovauti vieningų formų dokumentų, reikalingų valdymo aparato veiklai užtikrinti, bei vidaus organizacinių, norminių ir norminių dokumentų valdymo klausimais rengimui.

2.18. Studijuoti, apibendrinti ir taikyti pažangią šalies ir užsienio vadybos patirtį valdymo aparato veikloje.

2.19. Apsvarstyti siūlymus užtikrinti ergonomiškas darbo sąlygas, racionalizuoti vadovaujančių darbuotojų darbo vietas ir teikti Bendrovės direktoriui sprendimams priimti.

2.20. Laiku ir visapusiškai apdoroti ir pateikti ataskaitas bei kitus dokumentus atitinkamas institucijas turintiems pareigūnams.

Prireikus biuro vadovas gali būti įtrauktas į savo tarnybinių pareigų atlikimą viršvalandžius, organizacijos vadovo sprendimu darbo įstatymų nustatyta tvarka.

3. Teisės

Biuro vadovas turi teisę:

3.1. Prašyti ir gauti reikalingos medžiagos ir su jos veiklos klausimais susijusius dokumentus.

3.2. Užmegzti ryšius su trečiųjų šalių institucijų ir organizacijų padaliniais savo kompetencijos ribose spręsti gamybinės veiklos operatyvinius klausimus.

3.3. Duoti įsakymus ir nurodymus pavaldiems darbuotojams imtis atitinkamų veiksmų, siekiant pašalinti priežastis, sukėlusias konfliktinę situaciją.

3.4. Teikti siūlymus įmonės (įstaigos, organizacijos) vadovybei tobulinti su jos funkcinėmis pareigomis susijusį darbą.

4. Atsakomybės ir veiklos vertinimas

4.1. Biuro vadovas prisiima administracinę, drausminę ir materialinę (o kai kuriais atvejais, numatytais Rusijos Federacijos teisės aktais, baudžiamąją) atsakomybę už:

4.1.1. Tiesioginio vadovo oficialių nurodymų nevykdymas arba netinkamas vykdymas.

4.1.2. Darbo funkcijų ir pavestų užduočių nevykdymas arba netinkamas vykdymas.

4.1.3. Neteisėtas suteiktų tarnybinių įgaliojimų naudojimas, taip pat jų naudojimas asmeniniais tikslais.

4.1.4. Netiksli informacija apie jam priskirto darbo būseną.

4.1.5. Nesiėmimas priemonių užkirsti kelią nustatytiems saugos, priešgaisrinės saugos ir kitų taisyklių pažeidimams, keliantiems grėsmę įmonės ir jos darbuotojų veiklai.

4.1.6. Nesugebėjimas vykdyti darbo drausmė.

4.2. Biuro vadovo darbo vertinimas atliekamas:

4.2.1. Tiesioginis vadovas - reguliariai, darbuotojui kasdien atliekant savo darbo funkcijas.

4.2.2. Sertifikavimo komisijaįmonės – periodiškai, bet ne rečiau kaip kartą per dvejus metus, remiantis dokumentais pagrįstais vertinimo laikotarpio darbo rezultatais.

4.3. Pagrindinis biuro vadovo darbo vertinimo kriterijus yra šiose instrukcijose numatytų užduočių atlikimo kokybė, išsamumas ir savalaikiškumas.

5. Darbo sąlygos

5.1. Biuro vadovo darbo laikas nustatomas pagal Bendrovės nustatytas vidaus darbo taisykles.

6. Parašo teisė

6.1. Biuro vadovui savo veiklai užtikrinti šiuo pareigybės aprašymu suteikiama teisė pasirašyti organizacinius ir administracinius dokumentus jo kompetencijai priskirtais klausimais.

Aš perskaičiau instrukcijas ___________/_______________/ "__" _______ 20__

Kiekvienoje įmonėje, organizacijoje ar įmonėje reikalingas specialistas, gebantis atlikti valdymo veiklą dokumentacijos teikimo, biuro darbų ir įvairių organizacinių klausimų sprendimo srityse. Šiuos įmonės reikalavimus atitinkantis specialistas yra biuro vadovas, atliekantis sekretorės funkcijas.

Įgaliojimus paskirti biuro vadovą ir atleisti jį iš pareigų paprastai turi įmonės generalinis direktorius, kuris tuo pačiu tampa tiesioginiu jo viršininku ir vadovu.

Reikalavimai kandidatams

Kandidatui į biuro vadovo, atliekančio sekretoriaus funkcijas, įmonės keliami šie reikalavimai:

Biuro vadovo pareigos

Pagal pareigų pavadinimą tampa aišku, ką funkcines pareigas atlieka biuro vadovas: jis turi būti atsakingas už įstaigos funkcionavimą ir būti administracinių bei ūkinių reikalų tvarkytoju.

Taigi biuro vadovas yra pavaldus verslo padalinio darbuotojams: namų tvarkymo vadovui, vairuotojams, valytojoms. Taip pat jam pavaldus Kurjerių tarnybaįmonių.

Dėl įvairių gamybinių situacijų, tokių kaip laikinas darbuotojų nebuvimas dėl laikinojo neįgalumo ar atostogų metu, įmonė nesančio darbuotojo funkcijas priskiria darbuotojui iš to paties ar susijusio padalinio. Taigi, biuro vadovas privalo pakeisti nesantį personalo skyriaus vadovą, kuris yra atsakingas už personalo apskaitos tvarkymą. Ir atvirkščiai, laikinai nesančio biuro vadovo funkcijas perima žmogiškųjų išteklių skyriaus vadovas. Tai yra, biuro vadovo ir žmogiškųjų išteklių skyriaus vadovo pareigos paprastai yra keičiamos.

Įstaigos vadovas, dirbdamas savo darbą, turi mokėti naudotis ir taikyti įvairius jo veiklą reglamentuojančius teisės aktus, įstatymus, metodus, įsakymus, nuostatas, instrukcijas, įskaitant ir vidinius įmonės. Jis taip pat turi laikytis savo pareigybės aprašymo taisyklių ir išmanyti įmonės įstatus.

Remdamasis žiniomis iš minėtų šaltinių, biuro vadovas privalo atsakingai žiūrėti į savo funkcinių pareigų atlikimą. Jie turi būti atliekami aiškiai, laiku ir teisingai, laikantis valdžios institucijų reikalavimų. Be to, būtina žinoti vidaus darbo laiką, įmonės ir personalo struktūrą bei turėti informacijos apie funkcines užduotisįmonės padaliniai, administracijos skyriaus darbuotojų darbo pareigos. Esant kritinei situacijai arba avarinės situacijos, biuro vadovas, kaip ir kiekvienas darbuotojas, privalo žinoti savo veiksmų algoritmą ir juos atlikti pagal nurodymus.

Darbo aprašymas Vadovo kabinetas, atliekantis sekretoriaus funkcijas, visų pirma apima dokumentų srauto užtikrinimą įmonės valdymui ir administravimui. Tačiau verta atminti, kad biuro vadovo funkcijos tuo neapsiriboja.

Ieškodama tinkamo kandidato, įmonė nurodo biuro vadovo pareigas gyvenimo aprašymams, kuriuos pretendentai rengia laisvoms pareigoms užimti. Biuro vadovui pateikiamos šios užduotys, kurias jis privalo atlikti:

• priimti iš darbuotojų asmeninius pareiškimus ir kitus dokumentus pasirašyti generaliniam direktoriuiįmonės;
• uždėti antspaudus ant užsakymų, sutarčių, apskaitos dokumentų;
• dirbti su įsakymais ir instrukcijomis: rengti, spausdinti tekstus, pasirašyti, tvirtinti, supažindinti su jais įmonės darbuotojus, registruoti, vesti apskaitą, užtikrinti saugumą, tvarkyti gamybos bylas;
• dirbti su įvairių tipų korespondencija, gaunama ir siunčiama (laiškai, faksai, elektroniniu paštu): priimti, perduoti (siųsti) adresatui, registruoti, vesti apskaitą (registruoti), užtikrinti saugojimą popieriuje ir elektroniniu formatu;
• surašo generalinio direktoriaus, administracijos, padalinių vadovų raštus, siunčia didelės skubos laiškus;
• surašyti įgaliojimus, įskaitant bendruosius, gauti svarbius dokumentus, korespondenciją, siuntinius;
• vykdo reikalingas generalinio direktoriaus ir padalinių vadovų užduotis, nurodymus, įsakymus;
  
  
• dirbti su kopijavimo aparatu (MFP): kopijuoti, nuskaityti, spausdinti dokumentus;
• rengia ir spausdina laiškų, prašymų ir kitų įmonės veiklą reglamentuojančių dokumentų tekstus;
• įvesti informaciją, užtikrinti jos sistemingą saugojimą, ieškoti duomenų;
• kurti gamybinius failus, stebėti jų saugojimą ir laiku pateikti archyvui;
• gauti faksogramas ir telefono skambučiai ir atsakyti į juos;
• prireikus perduoti telefono skambučius darbuotojams, kuriems jie skirti arba kompetentingi šiuo klausimu;
• nesant įmonės generalinio direktoriaus, gauti informaciją telefonu, faksu ar elektroniniu būdu ir vėliau į ją atkreipti jo dėmesį;
• dalyvauti rengiant ir vedant įmonės susirinkimus;
• informuoti dalyvius apie susirinkimo tikslą, kada ir kur jis vyks, fiksuoti duomenis dalyvių kalbų metu;
• organizuoti įmonės lankytojų ir svečių susitikimą: pasiūlyti, pavaišinti arbata, kava, vandeniu ir pan.;
• užtikrinti darbuotojų komandiruotes, užsakyti aviaciją, Geležinkelio bilietai, užsisakyti viešbučio kambarius;
• laiku užtikrinti normalų biuro funkcionavimą: prireikus užsisakyti geriamojo išvalyto vandens; užsakyti raštinės reikmenis kas ketvirtį; Kas pusmetį prenumeruoti periodinius leidinius ir teikti prašymus nuomotojams gauti sąskaitas faktūras;
• organizuoja ir kontroliuoja, kad įmonės darbuotojai laikytųsi nurodymų ir darbo grafiko;
• koordinuoti ir kontroliuoti verslo padalinio: namo tvarkytojo, vairuotojo, valytojos, kurjerio darbą;
• priimti prašymus dėl naudojimosi tarnybiniais automobiliais ir sudaryti tinkamą darbuotojų kelionių grafiką.
  

  Biuro vadovas, kaip ir visi darbuotojai, yra narys darbo kolektyvasįmonių.

  Atitinkamus reikalavimus įmonė visada kelia siekdama palaikyti tvarką, švarą tiek darbo vietoje, tiek biuro patalpose, dokumentų saugą ir materialinės vertybės, darbo drausmės laikymasis. Be to, įmonė reikalauja, kad darbuotojai:

• siekiant pagerinti darbo našumą, racionaliai leisti savo darbo laiką;
• efektyviai išnaudoti kompiuterių, biuro įrangos ir gamybos įrangos galimybes;
• taupiai naudoti darbe naudojamas medžiagas ir energijos išteklius;
• laikytis darbo apsaugos instrukcijų, priešgaisrinės saugos taisyklių ir pramoninės sanitarijos standartų;
• neskleisti komercinių paslapčių, esančių specialius dokumentusįmonė, o tai gali pakenkti įmonės ir jos darbuotojų įvaizdžiui.

Vadovavimo veikloje pagal savo kompetenciją biuro vadovui suteikiamos teisės, kuriomis jis gali naudotis atlikdamas savo darbą:

• gauti visišką prieigą prie nuosavybės teise priklausančios informacijos (įskaitant konfidencialią);
• reikalauti, kad pavaldiniai ir vykdytojai patikslintų ar perregistruotų dokumentus, jeigu jie surašyti pažeidus;
• priima sprendimus ir pasirašo su valdymo veikla susijusius dokumentus;
• siūlyti savo vadovams planus, kaip pagerinti Jūsų, taip pat ir įmonės darbą;
• vadovybės reikalavimas sukurti sanitarinių standartų nustatytas gamybos sąlygas;
• nustato paskatinimus ar nuobaudas darbuotojams, atsiskaitantiems biuro vadovui, prieš tai sutaręs dėl tokio sprendimo su generaliniu direktoriumi.

Be to, biuro vadovas yra atsakingas įmonei, kurios tvarka yra fiksuota jo pareigybės aprašyme. Jis bus atsakingas už savo veiksmus, jei...

Ar norite parengti biuro vadovo pareigybės aprašymą? Nežinote, kokias teises ir pareigas įtraukti? Sužinokite, kaip tinkamai parengti šį dokumentą.

Iš straipsnio sužinosite:

Pareigybės aprašymas yra pagrindinis organizacinis dokumentas, leidžiantis darbdaviui apibrėžti teises ir pareigas tarp darbuotojų, taip pat nustatyti santykius tarp atskirų pareigybių. Jame apibrėžiamos tam tikras pareigas einančio darbuotojo funkcijos, teisės, pareigos ir atsakomybė.

Šis vietinis reglamentas leidžia:

• padidinti užduočių vykdymo greitį ir patikimumą;
• paskirstyti pavaldinių funkcines pareigas;
• pašalinti ;
• nustatyti darbuotojo funkcinius ryšius;
• nurodyti jo teises;
• padidinti darbuotojų atsakomybę;
• organizuoti vienodą pakrovimą;
• padaryti moralines ir materialines paskatas veiksmingesnes;

Biuro vadovo pareigybės aprašymas:kur galiu gauti standartinį pavyzdį?

Rengiant biuro vadovo pareigybės aprašymą, ieškant šio dokumento pavyzdžio gali kilti nemažai sunkumų. Faktas yra tas, kad teisės aktuose nėra vienodų reikalavimų jų struktūrai ir turiniui. Be to, darbdavys neprivalo surašyti tokių aktų visų kategorijų darbuotojams.

Norėdami sudaryti biuro vadovo pareigybės aprašymą, galite naudoti . Bet ir tokiu atveju darbdavys turi teisę patikslinti reikalavimus atsižvelgdamas į įmonės specifiką, darbo ir valdymo ypatumus. Taip pat leidžiama patikslinti ir iš dalies keisti tam tikrai pareigybei būdingų darbų sąrašą konkrečiomis sąlygomis. Darbdavys pats nustato norminio akto struktūrą ir turinį, atsižvelgdamas į darbo teisės aktų reikalavimus.

Taigi, pirminiai dokumento rengimo duomenys gali būti laikomi:

1. įmonės organizacinė struktūra;
2. vadovų, specialistų ir darbuotojų pareigybių klasifikatorių žinynas;
3. struktūrinių padalinių nuostatai;
4. valdymo funkcijų klasifikatorius;
5. valdymo darbo standartai;
6. ekspertinių darbuotojų apklausų rezultatai;

Pagal Visos Rusijos klasifikatorius valdymo dokumentacija, pareigybės aprašymas priklauso vieningos organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistemos klasei. Jį registruojant būtina atsižvelgti į GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentų sistemos“ reikalavimus. Pasirodo, pavyzdinis biuro vadovo pareigybės aprašymas yra biuro darbe visuotinai priimta forma, kurios turinys gali skirtis priklausomai nuo įmonės poreikių.

Biuro vadovo pareigybės aprašymas: Bendrosios nuostatos

Pirmoji biuro vadovo sekretorės pareigybės aprašymo dalis vadinasi „Bendrosios nuostatos“, kurioje pateikiama informacija apie šias pareigas, atsižvelgiant į darbdavio įmonės specifiką. Jame teigiama:

	Pozicijos pavadinimas
	Tikslus pareigybės pavadinimas pagal etatų lentelę	sekretorės vedėja
		įmonės specialistai
	Struktūrinio padalinio pavadinimas	valdymo dokumentacijos paslauga
		generalinio direktoriaus įsakymu
	Subordinacija	pavaldus tiesiogiai generaliniam direktoriui, pavaldus biuro vedėjui - namų šeimininkei, kurjeriams, vairuotojams, valytojoms
	Pakeitimo taisyklės	personalo skyriaus vadovas ir biuro vadovas atlieka vienas kito funkcijas, kai vienam iš jų laikinai nėra
	aukštesnė, nepilna aukštoji arba antrinė Specialusis ugdymas, ne mažesnė nei 1 metų patirtis panašiose pareigose, biuro darbo išmanymas, biuro įranga, Microsoft Office programos, verslo etika
	Reikalingos žinios	įmonės organizacinė ir personalo struktūra, jos vidaus tvarka ir nuostatai, padalinių užduotys, administracijos padalinių darbuotojų funkcijos, teisės ir pareigos, tvarka ekstremalioms situacijoms.

Biuro vadovo, turinčio sekretorės funkcijas, pareigybės aprašymas: darbuotojo pareigos

Antrajame norminio akto skirsnyje pateikiamas darbuotojo, einančio biuro vadovo pareigas, pareigų sąrašas. Aprašomi darbo tipai, operacijos, sudarančios darbo funkciją, ir jų įgyvendinimo laikas. Kadangi šis aktas apskritai nėra privalomas dokumentas, darbuotojo funkcijos ir pareigos gali būti nurodytos darbo sutartis.

Biuro vadovo pareigas galima suskirstyti į 5 grupes:

Vadovaujantis- biuro planavimas, personalo valdymas, dalyvavimas kuriant organizacijos kultūrą;

Administracinis- biuro darbo organizavimas, ryšių tarp skyrių palaikymas, biurų zonavimas;

Namų ūkis- biuro įrangos ir biuro reikmenų pirkimas, bendravimas su tiekėjais;

Testai- inventorizacija ir auditai, personalo atestavimas;

Ataskaitų teikimas- vidinės atskaitomybės tvarkymas, ataskaitų rengimas vadovybei;

Biuro vadovo, turinčio sekretoriaus funkcijas, pareigybės aprašyme turėtų būti nurodytos pareigos, susijusios su skambučių ir korespondencijos priežiūra, dokumentacijos rengimu ir atgaminimu, posėdžių rengimu.

Šiame skyriuje, be kita ko, pateikiamos biuro vadovo, kaip komandos nario, užduotys. Jie apima:

• Sąžiningas darbo pareigų vykdymas;
• darbo drausmės laikymasis;
• švaros ir tvarkos palaikymas darbo vietoje;
• efektyvus įmonės materialinių išteklių panaudojimas;
• sekantis reglamentas dėl darbo apsaugos ir priešgaisrinės saugos;
• komercinių paslapčių laikymasis;

Ar skiriasi biuro vadovų, atliekančių skirtingas funkcijas, pareigybių aprašymai?

Biuro vadovo funkcijos gali skirtis savo sudėtimi, priklausomai nuo įmonės specifikos, jos ypatybių organizacinė struktūra ir dabartinius poreikius. Atsižvelgiant į tai, kad įstatymai nenumato vieningos biuro vadovo pareigybės aprašymo formos 2017 m., darbdavys turi teisę savarankiškai nustatyti tam tikras pareigas konkrečioje įmonėje einančio specialisto pareigas ir funkcionalumą.

Vadovybės nuožiūra instrukcijos gali būti išplėstos ir papildytos pareigomis, būtinomis normaliam biuro darbui. Taigi, pavyzdžiui, biuro vadovo, turinčio sekretorės funkcijas, pareigybės aprašyme galima apibrėžti ne tik vadybines, bet ir ūkines funkcijas. Į pareigas šis specialistas Visų pirma, tai susiję su dokumentų srauto užtikrinimu. Vadinasi, jis gali susirašinėti, formuoti bylas, rengti ir . Kai kurios įmonės šioms užduotims atlikti paskiria atskirą tarnautoją. Tačiau dažniausiai šios užduotys pavedamos biuro vadovui

Biuro vadovo, turinčio personalo valdymo funkcijas, pareigybės aprašymas

Biuro vadovo profesija dažnai apima įvairių pareigų derinimą. Šias pareigas einantis specialistas turi sėkmingai susidoroti su sekretoriaus, tiekimo vadovo, administratoriaus, raštininko užduotimis. Visi papildomi įsipareigojimai turi būti įtvirtinti darbo sutartyje ir vietiniuose darbdavio teisės aktuose. Taigi, pavyzdžiui, biuro vadovo, turinčio personalo pareigūno funkcijas, pareigybės aprašyme galite rasti šias pareigas:

• Pirminio personalo dokumentų srauto palaikymas;
• Naujų darbuotojų supažindinimas su įmonės nuostatais;
• Darbo sutarčių, įdarbinimo įsakymų, asmens kortelių registravimas ir pasirašymas;
• Darbo knygų judėjimo žurnalų tvarkymas;
• Kompiliacija ;
• Darbo laiko apskaitos žiniaraščių tvarkymas;

Be to, susitarus su darbdaviu, biuro vadovui gali būti suteikta galimybė jo nesant atlikti žmogiškųjų išteklių specialisto funkcijas.

Pardavimų skyriaus biuro vadovo pareigybės aprašymas

Pardavimų skyriaus biuro vadovas daugeliu atvejų yra tiesiogiai susijęs su prekyba. Jei darbdavys reikalauja kandidato, galinčio derinti sekretoriaus, administratoriaus ir pardavimų vadybininko funkcijas, jis gali reikalauti, kad kandidatai turėtų pardavimo ir klientų aptarnavimo įgūdžių.

Taigi biuro pardavimų vadybininko pareigybės aprašyme galite rasti šias pareigas:

• Klientų užsakymų priėmimas ir apdorojimas;
• Klientų informavimas apie kainų politikos ar asortimento pokyčius;
• Ieškau naujų klientų;
• Tikslinės auditorijos poreikių analizė;
• Pardavimų ataskaitų tvarkymas;
• Dalyvavimas darbo susirinkimuose;

Kokios biuro vadovo teisės įtrauktos į pareigybės aprašymą?

Paskutiniai norminio akto skyriai nustato biuro vadovo teises ir pareigas.

Skyriuje „Teisės“ pateikiamas biuro vadovo teisių, būtinų jam atlikti savo pareigas, sąrašas. Jame reglamentuojamos darbuotojo teisės: į , gauti informaciją, atlikti tam tikrus veiksmus ir pavedimus, tvirtinti ir vizuoti įvairią dokumentaciją.

Įstaigos vadovas paprastai turi teisę veikti savarankiškai ir tvirtinti dokumentus pagal savo kompetenciją, nevykdyti savo pareigų iškilus pavojui sveikatai ar gyvybei, gauti darbui reikalingą informaciją ir reikalauti sudaryti sąlygas dokumentų ir vertybių saugumą, informuoti vadovą apie organizacijos trūkumus ir siūlyti būdus, kaip pagerinti įmonės veiklą.

Skyrius „Atsakomybė“ reglamentuoja biuro vadovo atsakomybę už vietinių darbdavio norminių aktų reikalavimų nesilaikymą, savo veiklos rezultatus ir pasekmes, taip pat į jo pareigas susijusių veiksmų atmetimą.

Kas yra biuro vadovas, pagrindiniai skirtumai nuo panašių pareigų

Biuro vadovo pareigų nėra Kvalifikacijų katalogas vadovų, specialistų ir kitų darbuotojų pareigybės, patvirtintos Darbo ministerijos 1998-08-21 nutarimu Nr.37. Tuo pačiu metu, tobulėjant darbo rinkai, daugelyje įmonių ši pareigybė tapo labai dažnai naudojama, todėl personalo darbuotojams tapo aktualus šio darbuotojo pareigybės aprašymo surašymo klausimas.

Biuro vadovas organizuoja biuro darbą, užtikrina dokumentų srautą tarp darbuotojų ir išorės rangovų, užsiima kanceliarinių prekių pirkimu ir kt. Prekės, todėl dažnai patenka į tą patį lygį kaip ir sekretorius. Tačiau biuro vadovo darbo pareigų spektras yra platesnis, nes neapsiriboja vien dokumentų srautu. Be to, biuro vadovas užtikrina visų biuro darbuotojų darbą, o sekretorė darbuose dažniausiai padeda tik vadovui.

Dažnai įmonėse pareigos su panašiomis pareigomis dar vadinamos biuro administratoriumi. Taip yra dėl to, kad darbdavys pats nusprendžia, kaip tiksliai pavadinti pareigas. Svarbu teisingai surašyti pareigybės aprašymą ir jame nurodyti visas teises ir pareigas – tuomet darbuotojui nekils klausimų, ką jis turėtų ir ko neturėtų daryti darbo vietoje. Norėdami teisingai jį sudaryti, pirmiausia turite suprasti pagrindines šios pozicijos ypatybes.

Kas gali būti samdomas biuro vadovu?

Kadangi biuro vadovo pareigybės Kvalifikacijų žinyne nėra, kvalifikacinių reikalavimų jai nėra kur imti. Tai yra, šiuo atveju darbdavys viską sprendžia visiškai – būtent jis kelia reikalavimus kandidatams, kurie gali būti įtvirtinti pareigybės aprašyme.

Atsižvelgiant į tai, biuro vadovo pareigybės aprašyme gali būti, pavyzdžiui, reikalavimas, kad kandidatas į šias pareigas turi turėti Aukštasis išsilavinimas. Taip pat logiška, kad iš biuro vadovo dažniausiai reikalaujama turėti kompiuterinių žinių ir užsienio kalba. Tai ypač svarbu įmonėms, kurios bendradarbiauja su užsienio partneriais. Jei darbdavys nenori priimti darbuotojo mokymo, jis gali nustatyti ir darbo stažo trukmės limitą.

Kuo vadovauja biuro vadovas savo darbe ir ką jis turėtų žinoti

Pareigybės aprašyme gali būti atskiras skyrius, kuriame apibrėžiamas reikalingas darbuotojo žinių lygis šioms pareigoms užimti ir normos bei standartai, kurių jis privalo laikytis savo veikloje. Paprastai biuro vadovas turi žinoti vietinius reglamentus ir instrukcijas, biuro darbo pagrindus, pirmines personalo apskaitos sistemas, kompiuterinės įrangos naudojimo taisykles, verslo etiketas ir elgesio taisykles pokalbius telefonu. Biuro vadovas savo veikloje turi remtis teisės normomis, įmonės lokaliniais aktais, vadovybės potvarkiais ir pareigybių aprašymais.

Kokias teises turi biuro vadovas?

Biuro vadovui suteikiamos tam tikros teisės. Kai kurias iš šių teisių turi visi organizacijos darbuotojai, tačiau yra ir specifinių teisių, kurios naudojamos būtent šiai pareigai. Kad darbuotojas žinotų, kokiomis teisėmis gali pasinaudoti, jos nurodomos pareigybės aprašyme.

Taigi biuro vadovas turi teisę reikalauti, kad kiti darbuotojai užbaigtų tam tikrus dokumentus, pavyzdžiui, komandiruočių ataskaitas. Jeigu biuro vadovas priima klientus, tuomet jam suteikiama teisė priimti sprendimus dėl neplanuotų lankytojų (t.y. be susitikimo) priėmimo. Bet kartu jis turi mokėti teisingai įvertinti tokio vizito svarbą, taip pat galima žala nuo vėlavimo spręsti tam tikrus klausimus, atsiradusius dėl lankytojo atsisakymo susitikti su darbuotoju ar įmonės vadovybe.

Biuro vadovo pareigos

Sudarant pareigybės aprašymą personalo darbuotojai didžiausią dėmesį skiria skyriui, skirtam darbo pareigoms. Juk darbdaviui svarbu detaliai aprašyti, ką darbuotojas privalo atlikti vykdydamas savo darbo funkcijas.

Pavyzdžiui, biuro vadovui dažnai pavesta dokumentų tvarkymas (tiek vidinis, tiek išorinis), klientų, partnerių ir kitų lankytojų priėmimas – ne tam, kad išspręstų konkrečius klausimus, o toliau bendrautų su įgaliotais darbuotojais. Mažesnėse įmonėse už atsiliepimą į telefono skambučius gali būti atsakingas biuro vadovas, nors jei skambinama daug, tam gali būti samdomas atskiras darbuotojas.

Jei biuro vadovas yra įpareigotas stebėti darbuotojų aprūpinimą kanceliarinėmis prekėmis, tai turėtų būti nurodyta ir pareigybės aprašyme, kad vėliau nekiltų ginčų, ar jis turėtų tai daryti. Taip pat galite atskirai nurodyti pareigą rengti kelionės dokumentus, jei ši atsakomybė nepriklauso buhalterio kompetencijai.

Biuro vadovas gali turėti ir kitų pareigų. Svarbiausia juos surašyti pareigybės aprašyme, kad nesidubliuotų kitų darbuotojų pareigos.

Biuro vadovo pareigybės aprašymo struktūros pavyzdys

Remdamiesi tuo, kas išdėstyta, galime daryti išvadą, kad biuro vadovo pareigybės aprašyme turėtų būti šie skyriai:

1. Bendrosios nuostatos
   Šiame skyriuje paprastai aprašoma:
   • pareigų pavadinimas (biuro vadovas);
   • tiesioginis pavaldumas (taip pat nurodoma, kas atsakingas už darbuotojo priėmimą ir atleidimą);
   • pareigų kategorija (specialistas);
   • kvalifikacinius reikalavimus, kurie dažniausiai apima išsilavinimo lygį, darbo patirtį, taip pat įgūdžių ir žinių aprašymą, kuriuos norėtume matyti kandidate į šias pareigas;
   • pavaldinių buvimas;
   • pakeitimo tvarka;
   • nuostatų, nurodymų ir taisyklių, kurias darbuotojas privalo žinoti ir kurių jis privalo laikytis savo veikloje, sąrašas.
2. Teisės
   Šioje dalyje pateikiamos biuro vadovui suteiktos teisės. Pavyzdžiui, jis gali:
   • reikalauti informacijos iš kitų darbuotojų;
   • susipažinti su vadovo sprendimais;
   • teikti vadovui savo pasiūlymus dėl darbo proceso tobulinimo;
   • reikalauti, kad vadovas suteiktų pagalbą atliekant tarnybines pareigas;
   • savarankiškai spręsti neplanuotų lankytojų priėmimo klausimus;
   • reikalauti, kad darbuotojai pateiktų nustatytos formos ataskaitas.
3. Darbo pareigos
   Šiame skyriuje pateikiamas pareigų, kurias darbuotojas privalo atlikti, sąrašas darbo veikla. Paprastai biuro vadovas yra atsakingas už:
   • vadovo užduočių vykdymas pagal darbo kompetenciją;
   • lankytojų priėmimo organizavimas;
   • biuro darbuotojų darbo laiko apskaitos vedimas;
   • kelionės dokumentų rengimas ir kelionės ataskaitų gavimas;
   • gaunamos korespondencijos priėmimas ir paskirstymas darbuotojams;
   • dokumentų srauto organizavimas tarp biuro darbuotojų, taip pat su rangovais;
   • sutarčių su sandorio šalimis apskaita;
   • biuro darbuotojų aprūpinimas raštinės reikmenimis ir kitomis vartojimo reikmenimis.
4. Atsakomybė
   Šioje dalyje išvardytos atsakomybės rūšys, kurios gali būti taikomos biuro vadovui (tačiau konkrečių sankcijų čia nėra įprasta nurodyti). Taigi, biuro vadovas gali dalyvauti:
   • drausminėn atsakomybėn - už savo darbo pareigų nevykdymą ar netinkamą vykdymą;
   • administracinė ar baudžiamoji atsakomybė – už atitinkamų teisės pažeidimų padarymą;
   • materialinė atsakomybė – už jiems padarytą žalą (civilinių ir darbo įstatymų nustatytose ribose).

Taigi biuro vadovo pareigybės aprašyme atsispindi visos teisės ir pareigos, kurias darbdavys priskiria darbuotojui, nes šių pareigų atžvilgiu būtent darbdavys sprendžia, ką darbuotojas turi daryti. Nors biuro vadovo pareigybė nėra įtraukta į kvalifikacijų žinyną, jai nėra rekomenduojamų kvalifikacinių reikalavimų ar standartizuotų pareigų. Tai reiškia, kad rengdami instrukcijas galite naudoti beveik bet kurį internete paskelbtą pavyzdį, įskaitant tą, kuris yra mūsų svetainėje.

Panašūs straipsniai