İdarəetmə sahəsində tanınmış alman mütəxəssisi L. Seiwert inkişaf etmişdir müəyyən qaydalar iş vaxtının planlaşdırılması:

1. İş gününüzü 60%-ə planlaşdırın, 20%-ni gözlənilməz işlərə, 20%-ni isə yaradıcılıq fəaliyyəti(məsələn, peşəkar inkişaf).

Vaxtdan istifadəni diqqətlə sənədləşdirin və ona nəzarət edin ki, bu da onun haqqında aydın təsəvvürə malik olmağa, ona gələcək ehtiyacları müəyyən etməyə və düzgün paylanmağa imkan verir.

3. Qarşıdakı dövrün vəzifələrini uzun, orta və qısamüddətli olaraq fərqləndirin, onların həlli üçün tədbirlərin prioritetini təyin edin.

4. Başladığınız işi həmişə ardıcıl olaraq bitirin.

5. Çevik planlar qurun.

6. Komandanın imkanlarına uyğun olaraq hesablanmış tapşırıqların real həcmini planlaşdırın.

7. Vaxtı planlaşdırmaq üçün xüsusi forma və kartlardan istifadə edin.

8. Qarşıda duran vəzifələri avtomatik olaraq növbəti dövr üçün planlara köçürün.

9. Planlarda təkcə hərəkətlərin özünü deyil, həm də gözlənilən nəticələri əks etdirin.

10. Dəqiq vaxt məhdudiyyətləri təyin edin və bu və ya digər iş üçün həqiqətən lazım olan qədər vaxt təmin edin.

11. Bütün növ işlərin yerinə yetirilməsi üçün dəqiq müddətləri təyin edərək, özünütərbiyə prinsipini həyata keçirin.

12. İşlərdə prioritetləri müəyyənləşdirin.

Təcrübə göstərir ki, iş vaxtının itirilməsinin əsas səbəbləri: 1) məqsədlərin müəyyən edilməsində və prioritetlərin müəyyən edilməsində aydınlığın olmaması; 2) iş vaxtının planlaşdırılmasının olmaması və ya onun zəif təşkili; 3) aşağı səviyyə tabeliyində olanların intizamı; 4) zəif liderlik, tabeliyində olanlarla, tərəfdaşlarla, ziyarətçilərlə işləmək bacarığının olmaması.

İş vaxtının planlaşdırılması bütövlükdə təşkilatın fəaliyyətini planlaşdırmaqla yanaşı, menecerin əsas vəzifələrindən biridir. Ölkəmizdə menecerlər bununla necə məşğul olmağı hələ öyrənməyib və bu prosesə amerikalı həmkarlarından 4 dəfə az vaxt ayırıblar. Qərb iqtisadçılarının qeyd etdiyi kimi, planlaşdırmağa tapşırıqların dəqiq ifadəsi ilə başlamaq lazımdır. Bunun üçün halların və mümkün maneələrin siyahısı tərtib edilir ki, bu da onları aradan qaldırmaq üçün ayrıca vaxt tələb edir. Gələcəkdə bu siyahının təhlili planı düzəltməyə və vacib olmayan məqamları aradan qaldırmağa imkan verəcəkdir. Bundan əlavə, vaxt planlaması rəhbərliyə öz fikirlərini tənqidi şəkildə düşünməyə və tapmağa imkan verir təsirli yollar qərarlarını vaxtında verərək, müəyyən vaxt ehtiyatı yaradırlar. Planlaşdırma menecerə əsas problemlərin həlli vaxtını və vaxtını nəzərə alaraq əsas şeyə diqqət yetirməyə imkan verir.

dachalar. Planlaşdırma nəticəsində iş gününün strukturu təkmilləşir və qrafiki tərtib etmək imkanı yaranır.

Plan problemlərin rasional ardıcıllıqla həllini nəzərdə tutur. İlk növbədə, müəyyən edilmiş müddətlə iş və ya ən çox əmək tələb edən, vaxt aparan iş planlaşdırılır. Xoşagəlməz şeyləri təxirə salmaq arzuolunmazdır, onları başqalarından əvvəl etmək daha yaxşıdır. Sonra, gündəlik iş və gündəlik vəzifələrin icrası planlaşdırılır. Planda sonuncusu çox vaxt tələb etməyən ikinci dərəcəli və epizodik hallardır (cari yazışmaları oxumaq, iş yerlərini gəzmək). Əsas odur ki, planlaşdırma prosesində işlərin tamamlanması üçün dəqiq müddət müəyyən edilir.

Ancaq belə olur ki, qarşıdan gələn planlaşdırılan işlərin həcmi müəyyən edilmiş vaxtda tamamlana bilmir və sonra onları daha gec bir tarixə təxirə salmaq lazımdır.

Vaxtın diqqətlə sənədləşdirilməsi və onun istifadəsinə nəzarət planlaşdırma üçün ilkin şərtdir. Vaxtdan istifadə planlarının bir neçə növü var: uzunmüddətli, ortamüddətli və qısamüddətli.

Uzunmüddətli planların köməyi ilə uzun illər, bəzən onilliklər üçün nəzərdə tutulmuş əsas həyat* məqsədlərin həyata keçirilməsi üçün zəruri olan vaxtın strukturu müəyyən edilir.

Bu, təhsil, yüksəliş və s. ilə bağlı iş ola bilər. Ortamüddətli planlar illik planlardır ki, bu planlarda böyük konkret istehsal problemlərini həll etmək üçün vaxt ayrılır.

Qısamüddətli - orta və uzunmüddətli planları müəyyən edən problemlərin həlli üçün vaxt bölgüsü daxildir. Bunlara daxildir: rüblük, aylıq, ongünlük, həftəlik və gündəlik. Aylıq planlardan başlayaraq, vaxtın hesablanması artıq saatlarladır. Qısamüddətli planlar arasında ən önəmlisi gündəlik plandır. Buraya ondan çox olmayan problem daxildir ki, bunların da üçdə biri ilk növbədə həyata keçirilən əsas problemlərdir. Bu şeylər, eləcə də ən xoşagəlməz şeylər, adətən günün birinci yarısına (səhər) planlaşdırılır. Bu, onları axşama qədər tamamlamağa imkan verir. Gündəlik planda homojen tapşırıqlar bir blokda qruplaşdırılır ki, bu da vaxta əhəmiyyətli dərəcədə qənaət edir və bir vəzifədən digərinə keçməməyə imkan verir.

Gündəlik planda və fasilələrdə nəzərə alınır. Onlar bir şəxsin fəaliyyəti və iş gününün əvvəlindən keçən vaxt əsasında müəyyən edilir. Yorğunluq iş gününün əvvəlindən vaxtın artması ilə artır, təbii ki, bu, menecerin və ya mütəxəssisin məhsuldarlığını aşağı salır.

IN müasir dünya gündəlik planlar tərtib edilərkən fərdi bioritmlərin xüsusiyyətləri nəzərə alınır. İş gününü elə planlaşdırmaq lazımdır ki, ən çətin saatlar “pik performans”a düşsün. "Larks" üçün bu "zirvə" səhər saatlarında, "göyərçinlər" iş gününün ortasında, "bayquşlar" isə axşam saatlarında ən aktivdir.

Planlaşdırmanın bütün texnika və üsullarını bilmək iş günü ərzində mürəkkəbliyindən, çətinliyindən, məsuliyyətindən, gərginliyindən asılı olaraq tapşırıqları düzgün bölüşdürməyə və onları optimal şəkildə dəyişməyə imkan verir.

Gündəlik planı düzəltmək üçün ən yaxşı seçim onun yazılı təqdimatıdır. Bu, ona qoyulan şeyləri görməməzliyə vurmağa imkan vermir, yaddaşı, intizamı boşaldır, işi daha diqqətli edir. Planın icrasını yazmaqla təhlil etmək də daha asandır.

Planın hazırlanması (tərtib edilməsi) bir neçə mərhələdə bir gecədən bir gün əvvəl baş verir: tapşırıqlar tərtib edilir (aylıq və ya ongünlük plandan köçürülür, əvvəlki günün planından köçürülür, bu günə qədər həll edilmir), lazımi iş saatları onların həlli üçün müəyyən edilir, zəruri hallarda təcili problemlərin həlli üçün “pəncərələr” buraxılır, hər iş saatından sonra 5-10 dəqiqəlik fasilələr nəzərdə tutulur, prioritet vəzifələr vurğulanır.

Müdirin iş planı səhər saatlarında katibə ilə birlikdə qəfil yeni hallar nəzərə alınmaqla dəqiqləşdirilir. Ümumiyyətlə, gündəlik plan çevik olmalı, eyni zamanda insanların dəvət edilməsi ilə bağlı qaydalara (qonaqlar, görüşlər və s.) aydın şəkildə riayət etməlidir.

Fəsil üzrə qısa nəticələr

İş vaxtıdır ən mühüm amildir ehtiyatlı istifadəsi böyük təsir göstərə bilən istehsal. Amma iş vaxtına belə münasibətin əsasında onun məsrəflərinin strukturunun dərindən öyrənilməsi və istifadə olunmamış ehtiyatların müəyyən edilməsi dayanır.

İş vaxtı məsrəflərinin təhlili iş vaxtının xronometrajı və fotoşəkilinin köməyi ilə həyata keçirilir ki, bu da tez-tez vaxt diaqnostikası adlanır ki, bu da onun əhəmiyyətli itkilərini müəyyən etməyə və ondan istifadənin yaxşılaşdırılması yollarını müəyyən etməyə imkan verir.

İş vaxtından istifadənin yaxşılaşdırılmasında menecerin əsas vəzifələrindən biri olan onun planlaşdırılmasına böyük rol verilir. Məhz iş vaxtının planlaşdırılması menecerə əsas vəzifələrin həlli vaxtını və vaxtını nəzərə alaraq diqqətini əsas şeyə cəmləməyə imkan verir.

İfaçıların və menecerlərin iş vaxtının normalaşdırılması və planlaşdırılması ondan istifadənin səmərəliliyini əhəmiyyətli dərəcədə artırır və ən yaxşı təsir göstərir. son nəticələrşöbələrinin fəaliyyəti.

bir çoxumuzun zərurətdən öyrəndiyi bir şeydir. Problem ondadır ki, əgər bacarıq zərurətdən əldə edilibsə, deməli, onunla birlikdə gəlib pis vərdişlər. Bacarıq özü çox faydalı olsa da, biz ondan tam istifadə edə bilmirik. Vaxt planlaşdırma məlumatlarını oxumağa vaxt ayırın və böyük nəticələr əldə edə bilərsiniz.

Yəqin ki, aşağıdakı nəticələrlə öyünə bilərsiniz:

Vaxt itirmək vərdişindən qurtulmaq və işdən qaçmaq
Daha sürətli və asan qiymətləndirmə onların işi və bacarıqları
Buraxılmış son tarixlərdən daha az narahat olun
Böyük əmək məhsuldarlığı
İstirahət və son dəqiqə turları üçün daha çox vaxt

inkişaf üçün vaxt ayırmağa imkan verəcək bir bacarıqdır. Və hər kəsin kömək edəcəyi bir şey var. Ən yaxşısı, işə münasibətinizin və qavrayışınızın dəyişdiyini başa düşənə qədər müxtəlif yanaşmaları sınamaq olardı.

1. Qeydlər edin: bacardığınız hər şeyi yazın. Özünüzə gündəlik və ya bloknotunuz yoxdursa, alın. Şəxsən mən ağ kağızı olan kiçik düz notebooka üstünlük verirəm, çünki o, sizi standart gün planlayıcısı kimi xətləri və qutuları təmizləməklə məhdudlaşdırmır.

Adi görüləcək işlərin siyahısı hər birimiz üçün faydalı olacaq, amma mənim ən çox "Üç metodun üç siyahısı" xoşuma gəlir. Məqsədiniz ilk baxışda çaşqınlıq yaradan çox uzun siyahılar yaratmamağa çalışmaqdır.

2. İşləmədiyiniz vaxtdan istifadə edin: Planlaşdırmaq üçün gəzdiyiniz, maşın sürdüyünüz, duş qəbul etdiyiniz və ya başqa "məhsuldar olmayan" bir şey etdiyiniz vaxtı istifadə edin. Bu gün və ya sabah üçün hədəflərinizi düşünün. Hansı hədəflər ən vacib olacaq? Əsas odur ki, prioritetlərinizi düzgün təyin edin.

3. Özünüzü mükafatlandırın: Bir şeyi bitirdiyiniz zaman, xüsusən də vacib bir şeydirsə, özünüzü təşviq etmək üçün vaxt ayırdığınızdan əmin olun. "Clockwork Orange" kitabının müəllifi Anthony Burges işləri görmək üçün Martini Metodundan istifadə edib. Burges gündə 1000 söz oxumağı qarşısına məqsəd qoyub. O öz işini görəndə gündəlik müavinət, o, martini ilə istirahət edə və özünə bir gün verə bilərdi. Martini bəziləriniz üçün ən yaxşı mükafat olmaya bilər, amma metodun özü pis deyil.

4. Bir şeyə diqqət yetirin:İnsan beyni konsentrasiya zamanı ən səmərəli işləyir. Daha əvvəl gördüyümüz kimi, eyni vaxtda bir çox işi idarə etmək yaxşı performansa mane olur. Bir şeyə diqqət yetirin və işi bitirin. Tapşırıqların bir-biri ilə qarışdırılmadığından əmin olun. Bəzən birdən çox işi eyni anda yerinə yetirmək daha səmərəli ola bilər, lakin ümumiyyətlə belə deyil.

5. İstənilən vasitə ilə işi gecikdirməkdən çəkinin: maksimum məhsuldarlıq və vaxtdan səmərəli istifadə axtarırsınızsa, heç vaxt işi təxirə salmamalısınız. Buna diqqət yetirilməsə, əmək məhsuldarlığı unudula bilər.

6. Özünüzə son tarixlər təyin edin: heç kim vaxt məhdudiyyətini sevmir. Stressə, qıcıqlanmaya, narahatlığa və yenidən stressə səbəb olurlar. Bu stressi azaltmağın zəmanətli yolu, özünüzə real olandan daha erkən bir son tarix təyin etməkdir. Əlçatan məqsədlər qoyun, ancaq özünüzə qarşı tələbkar olun. Özünüzə meydan oxuyun və eyni zamanda, 3-cü bəndə əsasən, bu çağırışı qəbul etdiyiniz üçün özünüzü mükafatlandırın. Nəhayət, bu, nəinki vaxtınıza qənaət edəcək və məhsuldarlığı artıracaq, həm də uğursuzluğu gecikmə üçün cəzalarla dolu olan real son tarixlərdən əvvəl bir müddət buraxacaq. Yeri gəlmişkən, cərimələrin olmamasından sui-istifadə etməyin, şəxsi müddətlərinizi pozmaq üçün öz sanksiyalarınızı hazırlayın.

8. Planlarınızı gündəliyə yazın: gündəlik həyatda biz çox vaxt gələcəklə bağlı planlarımızı gözdən itiririk. Uzunmüddətli planları qeyd etmək üçün gündəlik saxlasanız, bu, uzunmüddətli planlar konsepsiyasını inkişaf etdirməyə və cari vəzifələrin həyata keçirilməsini yaxşılaşdırmağa kömək edəcəkdir. Hər dəfə düşünməyə başlayanda “Mən niyə bu işi indi etməliyəm? Evə getməyim, Lost-u izləmək, gündəliyinə baxmaq daha yaxşıdır. Siz ipoteka ödənişləri və ya uşağınızın təhsili üçün ödəmə vaxtı gələndə düşünəcəksiniz. Planlarınızın aktual olduğundan əmin olmaq üçün hər ay təqviminizi yoxlayın.

9. Proqramlardan istifadə edin kimi RescueTime: kompüterinizdə vaxtınızı necə keçirdiyinizi qeyd edən və qrafikləri göstərən sadə proqramdır. Bu "iki dəqiqəlik" fasilələr (yalnız xəbərləri oxumaq, sürətli onlayn oyun oynamaq və ya Betti xalaya yazmaq üçün e-poçt) çox vaxt tələb edir və məhsuldarlığı azaldır. RescueTime sizə vaxtınızı necə ayırdığınızı aydın şəkildə görməyə kömək edəcək və hətta sizə həftəlik hesabat göndərəcək.

10. Komanda ilə işləmək: bu ipucunun 7-ci bəndlə çox ortaq cəhətləri var. Bəziləri üçün məsuliyyətlərindən imtina etmək qorxulu olsa da, bu, bütün komandanın məhsuldarlığını artırmaq üçün əvəzolunmaz bir yoldur. Komandanın məqsədlərinin aydın və başa düşülən olmasına və hər kəsin işin hansı hissəsinə cavabdeh olduğunu bildiyinə əmin olun. Bütün kommunikasiya vasitələrinin sizin üçün mövcud olduğundan əmin olun. Vaxtında əlaqə qura bilməmək performansa pis təsir edir. Tapşırıqları başqalarından daha yaxşı bacaranlara verin və işlər daha sürətli gedəcək.

11. Emosional və fiziki yorğunluqdan çəkinin: bu, bədəniniz və zehniniz onlara həvalə etdiyiniz işlərin öhdəsindən gələ bilməyəndə baş verir. Özünüzü mümkün olmayanı etməyə məcbur etməyin. Həqiqətən vacib vəzifələr üçün vaxt ayırın, lakin həmişə istirahət üçün vaxt ayırdığınızdan əmin olun. Bütün son nailiyyətlərinizi xatırlayın və özünüzü yaxşı hiss edəcəksiniz. Bu, özünə inam yaratmağa kömək edir və daha çox inam, daha yaxşı performans.

Yaxşı planlaşdırmağı bacaran biri iş vaxtı, həmişə digərlərindən üstünlüyə malikdir. Bu ipuçlarından istifadə etməyə çalışın Gündəlik həyat və nə qədər yaxşı işlədiyinizi görəcəksiniz.

İnsanların 90%-i üçün iş axını xaotikdir. Belə görünür ki, cədvəl və ya plan üzrə işləyərkən hələ də ən vacib işi görməyə vaxtları yoxdur və nəticədə narazı qalırlar. Effektiv fəaliyyət və məqsədlərə çatmaq üçün mübarizədə yalnız iş vaxtının rasional istifadəsi kömək edə bilər və bu məqalədə sizə necə olduğunu dəqiq söyləyəcəyik.

Prioritetlər haqqında məlumatlılıq və anlayış

İşdə, ilk növbədə, nəticə vacibdir: həll olunan problem və əldə edilən məqsəd. Ancaq buna nail olmaq üçün hər kəsin sahib olduğu fors-major hallara vaxt ayıraraq iş axını qurmaq vacibdir. Bunun üçün həyatınıza rasional iş vaxtının planlaşdırılmasını tətbiq etmək lazımdır.

Zamanın idarə olunması

Bir çox işəgötürən və biznes sahibləri işçilərinin daha səmərəli işləməsi üçün bir sistem tətbiq edirlər. Onun istifadəsi aşağıdakı üstünlüklərə malikdir:

İşçinin vaxtına və əməyinə qənaət.
İşçilərin stressinin minimuma endirilməsi və fors-major hallara hazır olması səbəbindən stresə davamlılıq səviyyəsinin artırılması.
Özünü təşkil etmə və şəxsi məsuliyyətin artırılması.
Hər bir işçinin və təşkilatın fəaliyyətinin artırılması.
Düzgün planlaşdırılan iş prosesi sayəsində komandada əlverişli atmosfer.

Vaxtın idarə edilməsinin əsasını təşkil edir. İş vaxtını təşkil etməzdən əvvəl, hazırda nəyin həqiqətən vacib olduğunu və ilk növbədə nə etməli olduğuna qərar vermək lazımdır. Ancaq nəticəyə təsir edən ikinci dərəcəli vəzifələr və kiçik şeylər haqqında unutmayın.

İş vaxtını təşkil etməzdən əvvəl, hazırda nəyin həqiqətən vacib olduğunu və ilk növbədə nə etməli olduğuna qərar vermək lazımdır.

sayəsində düzgün seçim prioritetlər, insan həm işdə, həm də həyatda, həqiqətən ehtiyac duyduğu şeyə vaxt, səy və pul sərf edərək məqsədinə daha sürətli və asan çata biləcək.

Vaxtın idarə edilməsinin əsaslarını tətbiq etmiş bir təşkilatda işçilərin səmərəliliyi ilə bağlı problemlər olmayacaq, bunun nəticəsində minimum səviyyədə olacaq və layihələrin həyata keçirilməsi və strateji məqsədlərə nail olmaq daha sürətli və daha sürətli həyata keçiriləcəkdir. məhdud maliyyə itkiləri ilə.

Alətlər və üsullar

Bir işçinin və ya bütün təşkilatın iş vaxtından rasional istifadə edəcəyi vaxtın idarə edilməsinin həyata keçirilməsinə başlamaq üçün metodların seçimindən irəli gəlir.

İş vaxtının planlaşdırılması

Demək olar ki, hər bir sahibkar bu alət haqqında eşitmişdir, lakin hər kəs öz vaxtını düzgün planlaşdırmır. Nəticədə vaxt itkisi baş verir, işin nəticəsi isə qənaətbəxş deyil. Vaxtı planlaşdırmağın sadə, lakin təsirli yolları var.

Keçən günün nəticələrini yekunlaşdıraraq, axşam saatlarında iş gününüzü planlaşdırmaq və fors-major halları nəzərə alaraq növbəti günün planını çəkmək vacibdir. Bunu Google və ya e-poçt təqvimindən istifadə edərək bloknotda, şəxsi kompüter və ya smartfonun cədvəlində edə bilərsiniz. Nə etməli olduğunuzu və etməyə vaxtınız olmadığını öz gözlərinizlə görməyiniz vacibdir. "Hər şeyi yadda saxla" seçimi uyğun deyil - vacib bir görüşü və ya təcili bir işi qaçırmaq riski çoxdur.

Keçən günün nəticələrini yekunlaşdıraraq, axşam saatlarında iş gününüzü planlaşdırmaq və fors-major halları nəzərə alaraq növbəti günün planını çəkmək vacibdir.

Planlaşdırma insan vaxtının idarə edilməsində №1 vasitədir. Həqiqətən, bu üsul sayəsində səmərəlilik ilk günlərdə ən azı 25% artır, bu da tədqiqatlarla sübut edilmişdir.

Vaxt sərf edənləri aradan qaldırın

Həyatda hər bir insan və əmək fəaliyyəti bu vərdişlər mövcuddur daimi təsirçox faydalı vaxt tələb edən kənardan. Bir qız yoldaşı və ya sevgilisi ilə telefonda danışırıq, tez-tez qəhvə və ya siqaret fasilələri, onlayn oyunlar və ya həmkarlarımızla dedi-qodu edirik. Görünür ki, bu, günahsız əyləncədir, amma bilməlisiniz ki, o, çox qiymətli vaxt aparır və planınızı vaxtında başa çatdırmağa imkan vermir.

Məsələn, bir kağız parçasına gün ərzində yararsız vaxt xərclərini aşkar edib onlardan bir-bir qurtulmaq vacibdir.

Prioritetləşdirmə

Bu əsas məqam iş vaxtının planlaşdırılması. Onun həyata keçirilməsi üçün əla vasitədir. Daha 4 kvadrata bölünmüş sadə bir kvadratın köməyi ilə bir insan 10-15 dəqiqədən sonra tapşırıqları 4 nöqtəyə yayaraq onun üçün nəyin vacib olduğunu müəyyən edə biləcək:

Təcili və vacib.
Təcili və vacib deyil.
Təcili və əhəmiyyətsiz.
Təcili və vacib deyil.

Bütün vəzifələr gün ərzində gözünüzün önündə olacaq, prioritetləşdiriləcək. Bu, daha az prioritet vəzifələrdən yayınmadan təcili və vacib işləri başa çatdırmağa imkan verəcəkdir.

Pareto Qanunu 80/20

Bu o deməkdir ki, səylərinizin 20%-i nəticələrinizin 80%-ni gətirir. Səylərinizi planın həqiqətən təsirli və səmərəli nöqtələrinin 20% -nə cəmləmək üçün ümumi tapşırıq kütləsindən səmərəsiz və lazımsız tapşırıqları süzgəcdən keçirmək lazımdır.

Motivasiya

İstənilən işdə motivasiya çox vacibdir. Gün üçün hədəflər qoyarkən, nəticədə nə əldə edəcəyinizi başa düşməlisiniz. Daxili motivasiya məqsədlərinizə çatmaq üçün ən güclü qoldur.

İş vaxtını planlaşdırmaq üçün bir çox alət və üsul var. Bu yazıda ən vacib olanları əhatə etdik. Ancaq hansı üsullardan istifadə olunmasından asılı olmayaraq, iş gününün sonunda müəyyən bir günün nəticəsini nəzərə alaraq hesablama aparmaq, zəif cəhətləri müəyyən etmək və növbəti gün üçün dəqiq bir plan hazırlamaq lazımdır.

M.A. Lukaşenko, iqtisad elmləri doktoru, professor, Moskva Maliyyə-Sənaye Universitetinin “Synergy” vitse-prezidenti, “Organization of Time” şirkətinin aparıcı ekspert məsləhətçisi

Vaxtınızı səmərəli planlaşdırın

Çox məşğul biri ilə bir dəfə danışmaq CEO, ondan gözəl bir ifadə eşitdim: “Bir dəqiqə də boş yerə sərf etmirəm. Mən hətta bütün yığılmış məsələləri həll etmək üçün yalnız baş mühasiblə nahar edirəm. Həmin an mən baş mühasibə qarşı şəfqət və heyranlıq qarışıq hissi yaşadım. Doğrudan da, qanlı nahar vaxtı o, dincələ və dincələ bilmir.

Məlumdur ki, mühasib işi çox çətin, məsuliyyətli, gərgin işdir. Və adətən çox olur. Buna görə də, əksər mühasiblər fəlsəfidirlər ki, ehtiyacınız olan hər şeyi etməyə vaxt tapmaq üçün tez-tez gec qalmalı və ya həftə sonları işləməlisiniz. Ancaq dünyada möcüzələr yoxdur və zaman keçdikcə daimi həddindən artıq yüklənmələr özlərini hiss edirlər xroniki yorğunluq. Yorğun insan üçün isə ən sevimli iş belə sevinc deyil.

Bununla belə, işi xeyli asanlaşdıran, daha proqnozlaşdırıla bilən və idarə oluna bilən vaxt idarəetmə vasitələri var. Onların köməyi ilə bütün planlaşdırılan işləri yerinə yetirə və eyni zamanda evə vaxtında gedə bilərsiniz. Bu məqalə onlara həsr olunub.

Görüləcək işlər siyahısını necə tərtib etmək olar

"Ən iti yaddaş ən darıxdırıcı qələmdən daha axmaqdır" deyimini heç eşitmisinizmi? Əgər belə deyilsə, o zaman onu istifadəyə verməyinizə əmin olun, çünki o, vaxtın idarə edilməsinin əsas prinsipini - maddiləşdirmə prinsipini əks etdirir. Orada deyilir: “Başında heç nə saxlama, hər şeyi yazın və V əlverişli yer, dərhal tapmaq və V düzgün forma, bir müddət sonra özünü anlamaq üçün. Müvafiq olaraq, bütün planlaşdırma vasitələri tələb olunan vəzifələri yadda saxlamağa çalışmamağa, dərhal onları yazmağa əsaslanır.

Qaralama sadə siyahılar tapşırıqlar - ən etibarlı və təsirli yoldur heç nəyi unutma və lazım olan hər şeyi et. Bir vərəq götürürsən və bu gün edilməli olan hər şeyi yazırsan. Eyni zamanda, bütün vəzifələri prioritetləşdirməlisiniz - ən vacibdən ən vacibinə qədər. Və onları ardıcıllıqla etmək lazımdır. Sonra iş gününün sonuna qədər ən vacib işi görməyə zəmanət verilir və artıq qalan işlərin işdə qalmağa dəyər olub-olmadığına qərar verə bilərsiniz.

Nə edilməli olduğunu ifadə edin

Görüləcək işlər siyahısını tərtib edərkən nəticəyə yönəlmiş giriş formasından istifadə etmək məsləhətdir. Təsəvvür edin ki, növbəti həftə üçün özünüz üçün yazdınız: “İvanov, müqavilə”. Bir həftə keçdi, bu müddət ərzində başınıza çoxlu müxtəlif hadisələr gəldi. Və bu girişi yenidən görəndə, ömrün boyu nə düşündüyünü, hansı müqavilədən danışdığını və onunla nə etmək lazım olduğunu xatırlaya bilməzsən: götür, tərtib et, imzala, ləğv et. .. Buna görə də girişinizdə hərəkətin özünü və nəticəsini bildirən fel olmalısınız. Bizim vəziyyətimizdə yazmalısınız: "Kredit müqaviləsi № ..." təsdiq üçün İvanova təqdim edin.

Gələcək üçün planımız var

"Biznes" siyahılarının köməyi ilə siz yalnız qısamüddətli deyil, həm də orta və hətta uzunmüddətli planlaşdırma təşkil edə bilərsiniz. Bunu etmək üçün, üç olmalıdır fərqli siyahı tapşırıqlar - gün, həftə və ay üçün (rüb, yarım il və s.). Xəbərdarlıq danışırıq müəyyən vaxta bağlı olmayan vəzifələr haqqında. Məsələn, gələn həftənin istənilən günü səyahət hesabatlarını toplaya bilərsiniz, bunu bazar ertəsi saat 12.00-da ciddi şəkildə etmək lazım deyil.

Bu texnikanın əsas məqsədi siyahıları müntəzəm olaraq nəzərdən keçirmək və tapşırıqları birindən digərinə ötürməkdir. Eyni zamanda, hər gün həftə üçün tapşırıqların siyahısına baxmalısınız. Ertəsi gün tamamlanacaq "yetişmiş" tapşırıqları günün tapşırıqları siyahısına köçürürsünüz. "Yetişməmiş" - olduqları yeri tərk edin. Və siz həftədə bir dəfə, məsələn, cümə günü uzunmüddətli vəzifələrin siyahısına baxırsınız. Gələn həftə tamamlanması lazım olan tapşırıqları müvafiq siyahıya köçürürsünüz. Beləliklə, dərhal deyil, daha sonra yerinə yetirilməli olan işləri unutmayacaqsınız.

Yeri gəlmişkən, bunun əksi də doğrudur. Axı, çalışqan mühasib adətən gündəlik siyahıya daha çox işi “sıxmağa” çalışır. Eyni zamanda, fiziki olaraq hamısını yerinə yetirə bilməyəcəyinin fərqindədir, lakin ən yaxşısına ümid edir. Nəticə nədir? İnsan işini yarımçıq işlərlə tərk edir, özündə uduzmuş kompleks yaradır. Ancaq əksinə, bir gündə asanlıqla başa çatdıra biləcəyiniz qədər çox işi planlaşdırmalı və evə müvəffəqiyyət hissi ilə getməlisiniz.

Planlaşdırma texnikası ən yaxşı şəkildə MS Outlook-dan istifadə etməklə həyata keçirilir. Tapşırıqlar panelindən istifadə edərək, siz onları təyin etməklə görüləcək işlər siyahıları yarada bilərsiniz müəyyən kateqoriya- "Gün", "Həftə" və ya "Ay". Və bu kateqoriyalar üçün tapşırıqların qruplaşdırılmasını konfiqurasiya edin (aşağıdakı təsvirə baxın). Onda siz sadəcə onların kateqoriyasını dəyişdirməklə tapşırıqları bir siyahıdan digərinə saniyədə asanlıqla köçürə bilərsiniz. Bununla belə, bu texnika həm gündəlikdə, həm də planlaşdırma lövhələrində mükəmməl şəkildə həyata keçirilir.

Hər işin öz vaxtı var

İndi mənə deyin, sizdə elə bir şey olubmu ki, təsadüfən ehtiyacınız olan, cütlüyünüz olan insanla qarşılaşırsınız. mühüm məsələlər, amma görüş anında başınızdan şər kimi uçdular? Və şübhəsiz ki, həmkarlar sizə tez-tez sözlərlə zəng edirlər: "Sənə bir şey demək istədim, amma unutdum ... Yaxşı, xatırlayacağam - sənə zəng edəcəm."

Bizdə yerinə yetirilməli olmayan çoxlu iş var müəyyən vaxt, və nə zaman müəyyən şərtlər. Məsələn, direktoru tutmağa müvəffəq olduqda, onunla bütün sənədləri imzalamalı, hesabatı müzakirə etməli, avadanlıqların istismardan çıxarılması ilə bağlı sualları aradan qaldırmalı və s. Amma bəzən onunla nə vaxt danışa biləcəyimizi təsəvvür edə bilmirik. Bu o deməkdir ki, biz belə tapşırıqları hara yazacağımızı başa düşmürük, çünki onları konkret vaxta bağlamaq mümkün deyil. Burada lazımdır kontekstual planlaşdırma texnikası. Bu, müəyyən bir işin yerinə yetirilməsi üçün əlverişli şərtlər toplusunun mövcud olduğu zamandır.

Kontekstlərimizdən biri də budur yer. Məsələn, mən daxil olanda vergi ofisi, barışıq üçün qeydiyyatdan keçin. Mən ezamiyyətə gedəndə eyni zamanda filialımıza baş çəkəcəyəm. Yəni vəzifələr müəyyən yerə bağlıdır.

Başqa bir kontekstdir Xalq. Hamımızın zaman-zaman hansısa adamla bağlı halları olur. Məsələn, müştəri N-ni görəndə onunla yeni qiymət cədvəlini və müqavilənin uzadılmasını müzakirə etməliyəm. Daha çox kontekst var hallar, xarici və daxili. Xarici vəziyyətlərin nümunələri: patronun nə vaxt olacağı yaxşı əhval filan qanun çıxanda. Daxili vəziyyətlər, məsələn, ilhamın kəskin artması və ya əksinə, işləmək istəməməsidir.

Kontekstual Planlaşdırma: Müxtəlif Texnikalar

Burada yenidən tapşırıqlar siyahılarımıza qayıdırıq, yalnız indi onları kontekstlərə görə qruplaşdırırıq. Məsələn, biz tipik kontekstlər üzrə gündəlik bölmələrindən başlayırıq. Tutaq ki, bölmələrdən birini “Bank” adlandırırıq və bankda olarkən həll edilməli olan bütün məsələləri sadalayırıq. Və ya, məsələn, "Layihə XXX" - və layihə üçün aydınlaşdırılmalı olan sualların siyahısı var idi. Əsas odur ki, tapşırığı vaxtında unutma.

Və kontekstli planlaşdırmanın belə üsulları çoxdur. Məsələn, bir yığıncaqda mütləq çəkməyiniz lazım olan sualları yapışqan kağıza yazır və bu kağız parçasını eynək qutusuna qoyursunuz. Və bilirsiniz ki, hər hansı bir görüşdə etdiyiniz ilk iş eynəyinizi çıxarıb taxmaqdır. Müvafiq olaraq, müzakirə üçün suallar özlərini xatırladacaqlar.

üçün hazırlaya bilərsiniz müxtəlif hallar həyat kontekst qovluqları. Məsələn, bilirsiniz ki, bir ildən sonra ofisiniz pəncərələrin dəyişdirilməsi ilə təmir olunacaq. “Təmir” qovluğunu alın və ora bütün “mühasibat uçotu” məqalələrini, bu mövzuda Maliyyə Nazirliyindən və Federal Vergi Xidmətindən məktublar və s. qoyun. İnanın ki, təmir xərclərini nəzərə almaq vaxtı gələndə, qovluq sizə çox kömək edəcək və çox vaxta qənaət edəcək.

MS Outlook-da vaxtın idarə edilməsi haqqında kitabdan daha çox öyrənə bilərsiniz: G. Arxangelski. "Zamanın formulu". O, şəxsi planlaşdırma sisteminizi mini-avtomatlaşdırmaq üçün kompüterinizi asanlıqla qura bilər.

MS Outlook istifadə edərək planlaşdırma zamanı tapşırıqlara təyin edilmiş kateqoriyalar kontekst kimi istifadə edilə bilər. Məsələn, siz "Baş", "Bank", "Vergi", "Layihə XXX" və s. kateqoriyalar yarada bilərsiniz. Müəyyən tapşırıqlar yarandıqda onları dərhal istədiyiniz kateqoriyaya əlavə edin. Rəhbəriniz sizə zəng etdikdə siz “onun” kateqoriyasını aça, ona əlavə edilmiş bütün tapşırıqları görə və onları tez həll edə bilərsiniz.

Mühasib, vəziyyətin dəyişməsinə hazırsınızmı? Həmişə hazır!

Biznes praktikasında vəzifələrin qəfil dəyişməsi adi bir hadisədir və bu, əlbəttə ki, depressiyaya səbəb olur. Bununla belə, biz elə planlaşdıra bilərik ki, dəyişikliklər planlarımıza az və ya heç bir ziyan vurmasın. Bunun üçün sərt-çevik planlaşdırma alqoritmindən istifadə etmək rahatdır. Bu, gündəlik işlərimizi üç növə bölməyi nəzərdə tutur.

Birinci növ- Bu çətin tapşırıqlar, icrası müəyyən vaxta bağlıdır. Onların planlaşdırması adi haldır - biz sadəcə onları gündəliyin vaxt cədvəlinə yazırıq. Məsələn, saat 10-da - görüş, saat 12-də - sosial təminata zəng, saat 17-də - görüş.

İkinci növ - çevik tapşırıqlar, zamana bağlı deyil. Məsələn, aydınlaşdırma üçün örtük məktubu yazmalısınız. Və bunu nə vaxt etməyin fərqi yoxdur: səhər saat 11-də və ya günorta saat 3-də. Əsas bu gündür.

Və nəhayət üçüncü növ- Bu büdcə tapşırıqları vaxt büdcəsi tələb edir. Məsələn, 9 ay ərzində balans tərtib etmək. Aydındır ki, bu bir dəqiqəlik məsələ deyil, ən azı bir neçə günə ehtiyacınız olacaq.

Günün planlaşdırılmasına sərt-çevik yanaşma prinsipi, saat şəbəkəsinə konkret vaxta ciddi şəkildə bağlı olmayan tapşırıqları daxil etməməkdir. Bunun üçün gündəliyimizin səhifəsini şaquli olaraq yarıya bölürük.

(1) Saat şəbəkəsində biz yalnız çətin tapşırıqları qeyd edirik. Biz də burada büdcə tapşırıqlarını yerləşdiririk, onlara lazımi vaxt büdcəsini ayırırıq.

(2) Gündəliyin sağ tərəfində bütün çevik tapşırıqların siyahısını prioritetlə sıralayırıq.

Beləliklə, gözümüzün qarşısında günün bütün mənzərəsi var. Biz çətin işlərin nə olduğunu və nə vaxt etməli olduğumuzu bilirik. Biz hansı vaxt aparan işlərin görülməli olduğunu başa düşürük və onlar üçün vaxtımız var. Eyni zamanda, biz aydın şəkildə görürük boş vaxt və çevik tapşırıqları sakitcə həll edin. Əgər yeni vəzifələr yaranarsa, biz sadəcə olaraq yenidən prioritetləşdirməli və lazım gələrsə, işlərin ardıcıllığını dəyişdirməliyik. Ümumiyyətlə, plan dəyişmir.

Günün planlaşdırılmasını yekunlaşdıraraq, əsas qaydaları vurğulayırıq.

1. İş gününün əvvəlində tapşırıqları planlaşdırmaq üçün 5-10 dəqiqə vaxt ayırırıq. İdeal olaraq, onlar axşama planlaşdırılmalıdır. Ancaq bu heç də həmişə nəticə vermir, əlavə olaraq, ərəfədə bəzi təcili məsələlərdən xəbərimiz olmaya bilər. Ona görə də axşam saatlarında günün təxmini planını müəyyənləşdirə, işə gələndə isə hər hansı təcili işin olub-olmadığını sakitcə aydınlaşdıra bilərsiniz.

2. Biz vaxt şəbəkəsinə yalnız çətin tapşırıqları daxil edirik.

3. Gündəliyin hər sətri məşğul olacaq şəkildə tərtib edilmiş günün planı artıq özlüyündə yorucu və əsəbidir. Buna görə də, planlaşdırılan vaxtın miqdarı ümumi iş vaxtının 70% -dən çox olmamalıdır. Gözlənilməz hallar üçün 30%. Planınızda daha çox "hava", yəni ehtiyatda vaxt keçirməyə çalışın. Nə qədər çox olarsa, planın yerinə yetirilmə ehtimalı bir o qədər yüksəkdir və eyni zamanda yaxşı sağlamlıq və yaxşı əhval-ruhiyyədə qalacaqsınız.

Pareto prinsipi yerinə yetiriləcək tapşırıqları sıralamağa və onların sırasını təyin etməyə imkan verir. IN ümumi görünüş bu prinsip deyir ki, dəst daxilində qrupdakı nisbi çəkisindən daha böyük əhəmiyyət kəsb edən komponentlər var. Məsələn, müştərilərin 20%-i dövriyyənin 80%-ni təşkil edir, təşkilatın işçilərinin 20%-i əmək haqqının 80%-ni alır, komponentlərin 20%-i hazır məhsulun maya dəyərinin 80%-ni müəyyən edir.

Menecerin vaxt planlamasına (şək. 7.2) münasibətdə Pareto prinsipini aşağıdakı kimi formalaşdırmaq olar.

düyü. 7.2.

Siz layihə üçün ayrılmış vaxtın 80%-ni çoxsaylı “xırda” problemlərə sərf edib yekun nəticənin yalnız 20%-ni əldə edə bilərsiniz və ya məhdud sayda prioritet problemləri seçib onlara vaxtın yalnız 20%-ni sərf edə bilərsiniz. Yekun nəticənin 80%-i.

ABC prinsipi

ABC prinsipi sizə tapşırıqları kateqoriyalara ayırmağa və həmin tapşırıqların əhəmiyyətinə görə vaxtı planlaşdırmağa imkan verən prioritetləşdirmə mexanizmidir.

ABC prinsipi, Pareto prinsipi kimi, ən vacib vəzifələrin az olduğunu və menecerin tapşırıqlarının ümumi sayında onların payının təxminən sabit olduğunu göstərir.

Bu prinsipə əsasən, bütün halları üç qrupa bölmək olar:

A) ən mühüm vəzifələr. Onlar menecer tərəfindən baxılan işlərin ümumi sayının təxminən 15%-ni təşkil edir. Bu vəzifələrin məqsədə çatmaq üçün töhfəsi təxminən 65% təşkil edir.

B) Mühüm vəzifələr. Onlar təxminən 20% təşkil edir ümumi sayı hallar, onların da əhəmiyyəti təxminən 20% təşkil edir.

C) Az əhəmiyyətli və vacib olmayan vəzifələr. Onlar bütün halların təxminən 65% -ni təşkil edir və onların əhəmiyyəti yalnız təxminən 15% -dir.

ABC prinsipini tətbiq etmək üçün tapşırıqların siyahısını tərtib etmək və onları qruplaşdırmaq lazımdır. A kateqoriyalı tapşırıqları menecer özü yerinə yetirməlidir; B kateqoriyalı tapşırıqlar qismən autsorsinqə verilməlidir; qalan vəzifələr (C) məcburi şəkildə dəyişdirilməlidir. Ola bilsin ki, bu işlərdən bəziləri ümumiyyətlə tərk edilməlidir.

Planlaşdırma 60:40

“Planlaşdırma 60:40” təcrübədən irəli gələn bir prinsipdir ki, ofisdə komanda şəklində işləyərkən iş vaxtının yalnız 60%-ni planlaşdırmağın məqsədəuyğun olduğunu göstərir. 40% əvvəlcədən planlaşdırıla bilməz, gözlənilməz görüşlərə, qonaqlara, telefon danışıqları və s.

Prioritet prinsipi

Qarşıda duran işləri uzun, orta və qısamüddətli vəzifələrə bölməyi, onların prioritetini təyin etməyi və ona uyğun hərəkət etməyi tapşırır.

Müvəqqəti qaydalar prinsipi

Bütün tapşırıqlar üçün vaxt məhdudiyyətləri təyin etməyi nəzərdə tutur. Bir qayda olaraq, tapşırığı yerinə yetirmək üçün mövcud olduğundan daha çox vaxt lazımdır. Bütün fəaliyyətlər üçün dəqiq son tarixlər müəyyən edilməli və onlara nail olmaq mümkün olmadıqda düzəliş edilməlidir.

"O məni idarə etmir, mən işi idarə edirəm" prinsipi

İş gününün təşkili “Mən işi o idarə etmir, mən idarə edirəm” prinsipinə uyğun olmalıdır. Çox vaxt təcrübəsiz menecer işə gəlir, dinləyir səsli poçt, oxuyur e-poçt, bir neçə telefon zəngi alır və onun üçün vacib görünən işi yalnız hazırda kimsə ona xatırlatdığı üçün görməyə başlayır.

Əslində, menecer tapşırıqlar toplusunu formalaşdırmalı və onları daim əhəmiyyətinə görə sıralamalıdır. Menecer çoxlu göstərişlər, tələblər, tapşırıqlar, şikayətlər ala bilər. Onlar fərqli ola bilər emosional rəngləmə. Emosional şikayətlərə cavab vermək hazırda “qışqırmayan”, gələcəkdə real problemlərə çevriləcək məsələlər üzərində nəzarətin itirilməsinə səbəb ola bilər.

Aydındır ki, tabeçiliyində olanların fəaliyyətinə nəzarət etmədən onlara verilən tapşırıqların optimal icrasına nail olmaq mümkün deyil. Eyni şey, bir çox insanın unutduğu özünü idarə etmə baxımından da doğrudur. Planlarınızı mütəmadi olaraq yoxlamaq, işin nəticələrini izləmək, fəaliyyətinizi və vaxtınızı təhlil etmək lazımdır. Planlaşdırma dialektikası deyir ki, yükünüzü boşaltmaq üçün özünüzə nəzarət şəklində özünüzə bir yük əlavə etməlisiniz.

Bundan əlavə, sübut edilmişdir müxtəlif insanlar performans fərqlidir müxtəlif dövrlər vaxt. Fərqli insanlarda pik performans düşür fərqli vaxt günlər - iş gününüzü planlaşdırarkən bu nəzərə alınmalıdır.