Sonra necə və hansı vasitələrlə yarada və göndərə biləcəyinizlə bağlı suallar, prinsipcə, yaranmamalıdır. Ancaq hər kəs bu işə dərhal başlamağa hazır deyil rəsmi məktublar, xüsusən məktubun müəllifi ona cavab alacağını gözlədikdə. Mən sizə işgüzar yazışmaların bir az sirrini açıqlayacağam, məktubun xarakteri və üslubu nə qədər sərt olsa, alıcıdan cavab almaq şansı bir o qədər çox olar. Bu dərslikdə mən sizə istifadəçilərə öz üslublarını inkişaf etdirməyə və gələcəkdə ən savadlı mesajlar yazmağa kömək edəcək bir neçə nümunə e-poçt göndərəcəyəm.

Əvvəlcə, yaratdığımız hərfin hansı xarakter olacağına qərar verməlisiniz. Bütün gedən e-poçtları üç əsas növə bölürəm:

• Biznes təklifi
• iş tələbi
• dost münasibət

Müvafiq olaraq, hər üç növ üçün həm sadə mətn faylları şəklində, həm də müəyyən e-poçt proqramları üçün hazırlanmış şablonlar şəklində şablon blankları var. Onların hər birinə ardıcıllıqla keçək.

Biznes təklifi

Salam (Axşamınız xeyir), [müraciət edən şəxsin adı]!

Ünsiyyət qurarkən hər hansı bir məktubda adı qeyd etmək məsləhətdir, çünki şəxsi müraciət insanı mehriban əhval-ruhiyyədə saxlayır. Ancaq adı öyrənmək mümkün olmadıqda, şablon bir təbrik kifayət edəcəkdir.

İcazə verin sizə yeni bir xidmət təqdim edim ( Yeni Məhsul) şirkətimizdən [şirkətin adı].

İcazə verin, [fəaliyyət sahəsinin adı] sahəsində əməkdaşlıq təklif edim.

Sonra, qiymət və ya bəzi keyfiyyət xüsusiyyətləri baxımından təklifinizin üstünlüklərini qısaca təsvir edin. Əsas odur ki, həddini aşmayın. Meqabayt mətn və hətta parlaq mənasız şəkillərlə tamamlanan yalnız insanları qorxudur. Əgər məktubu alan şəxs sizin təklifinizlə ilk sətirlərdən maraqlanırsa, əlavə məlumat üçün mütləq sizinlə əlaqə saxlayacaqdır.

Əgər ciddi maraqlanırsınızsa lazımlı insanlar ilk əlaqə zamanı sizinlə əlaqə saxladı, ona görə də yalnız e-poçtla deyil, əlçatanlıq haqqında düşünməyin mənası var. kimi xidmətlərdə hesab yaratmaq artıq olmaz ICQ vəSkype. Bəzən bir insanın sizinlə adi bir telefonla əlaqə saxlaması daha asandır, əgər belələrinin nömrəsi, əlbəttə ki, ehtiyatla sizin imzanızda qalacaqsa.

Niyə imzada öz e-poçt ünvanınızı dublikat etmək lazımdır, soruşursunuz ki, poçt serveri tərəfindən avtomatik olaraq yönləndirilirmi? İşgüzar yazışmalarda həddindən artıq məlumatların heç vaxt lazımsız olmadığı qaydası var. Məktubunuzun potensial olaraq təkliflə maraqlanmayan və ya sadəcə düzgün cavab verməyə səriştəli olmayan bir şəxs tərəfindən alındığı bir vəziyyəti təsəvvür edək. O, qəbul edilən mesajı başqa istifadəçiyə yönləndirir, lakin nədənsə avtomatik əlavə edilən məlumatlardan həqiqi göndərici haqqında məlumat itirilir, bu da sizinlə əlaqə saxlamağı çətinləşdirir. Bununla belə, məktubun müəllifini və onun lazımi əlaqələrini müəyyən etmək üçün imzaya baxmaq həmişə kifayət edəcəkdir.

iş tələbi

Salam günortanız xeyir)!

Yaxud, əgər alıcının adı məlumdursa, o zaman (Hörmətli, [Ad, Ata adı])!

Zəhmət olmasa məhsul (xidmət) haqqında [məhsulun/xidmətin adı] təsviri ilə məlumat verin tam xüsusiyyətləri və rəqabət keyfiyyətləri.

əsasında federal qanun Rusiya Federasiyası [sənədin nömrəsi və tarixi], məlumat verin [əldə etmək üçün lazım olan məlumatları təsvir edin].

Hüquqlarınızın pozulması halında İnternetdə müəyyən bir xidmətin rəhbərliyi ilə də əlaqə saxlaya bilərsiniz.

İstifadəçi müqaviləsinin [istifadəçi müqaviləsindəki paraqraf nömrəsi] bəndinin pozulması ilə əlaqədar olaraq, yəni: “[sitat gətirin tam mətn adlı nöqtə]”, təqsirkar [məsul (söhbət xidmət işçilərindən gedirsə)] şəxsə [saytın (saytın adı)] yoxlanılmasını və müvafiq sanksiyaların tətbiq edilməsini xahiş edirəm. Zəhmət olmasa yoxlamanın nəticələri və sanksiya barədə [mənim öz e-poçt ünvanıma] məlumat verin.

dost münasibət

Salamlar (Gününüz xeyir) (Salam), [şəxsin adı]!

İlk dəfə mehriban bir şəkildə əlaqə saxladığınız zaman, mətn mesajınızın tamlığı yaxşı bir göstərici olacaqdır. Düzgün yazılmış, həcmli mətn düzgün insanla əlaqə qurmağa olan yüksək marağınızı göstərəcək və cavab istəyinə səbəb olacaqdır. Söhbətə bir neçə ilkin sualla başlamağı unutmayın.

E-poçt nümunəsi

İnsanlar arasında ünsiyyət təbii və həyati bir prosesdir. Bir vaxtlar epistolyar janr yeganə idi əlçatan yol bir-birindən uzaq olan insanlar arasında ünsiyyət.

Poçt şöbəsi o vaxtdan mövcuddur qədim romaəvvəl olmasa. İnsanlar yazışırdılar. Ədəbiyyatda hətta məktublarla yazılmış romanlar, hekayələr belə məlumdur.

Texnologiyanın müasir inkişafı yeni, daha yaxşı ünsiyyət yolları təklif edir.

Bu halda, poçt yazışmaları saxlanılır. Köhnədir amma etibarlı yolözünəməxsus keyfiyyətlərə malik olan ünsiyyət. Poçt yazışmalarının müasir formatı e-poçt, əks halda E-poçt ilə təmsil olunur.

Elektron poçt, adi poçtdan fərqli olaraq, alıcılarla demək olar ki, dərhal ünsiyyət qurmağa imkan verir. “Göndər” (məktub) düyməsini basdım və bir neçə saniyədən sonra alıcı bu məktubu öz poçtunda, Gələnlər qutusu qovluğunda görür.

İstifadəçilər arasında mövcud və geniş yayılmış elektron poçt xasdır müəyyən qaydalar yazışmaların aparılması. Bu cür qaydalar qəbul edilmiş mədəni və məzmun çərçivəsində yazışmaları təşkil etməyə və aparmağa imkan verir biznes qaydaları. “Elektron poçt” yazışmaları üçün sistemləşdirilmiş qaydalar toplusu danışılmamış “Elektron poçt etiketi” adlanırdı.

Elektron yazışma etiketinə dizayn xüsusiyyətləri, məktubların yazılması, habelə ünvanlıların ünsiyyət prinsipləri daxildir. Qaydaların siyahısı ilə başlayaq:

Qayda 5. Qəbul edənin poçt ünvanını ən son daxil edin.

Qayda 7. Məktubun mətni müəyyən tələblərə cavab verməlidir.

İndi on qaydanın hər biri haqqında daha çox.

Qayda 1. E-poçtda bütün sahələri doldurun.

Aydınlıq üçün Yandex poçtunda yeni məktubun necə göründüyünü göstərən (Şəkil 1) istifadə edirik ("Yaz" düyməsini basdıqdan sonra):

düyü. 1 Əsas e-poçt etiketi

Demək olar ki, bütün poçt xidmətlərində (Yandex poçt, Mile ru, Google, Rambler və s.) e-poçt aşağıdakı məlumatları ehtiva edir:

1. Poçt ünvanı (e-poçt) və göndərənin adı (bəlkə də soyadı) - Şəkil 1-də. 1.
2. Məktubu alanın poçt ünvanı (elektron poçtu) - Şəkildə 2 nömrə. 1.
3. Məktubun mövzusu (sərlövhə, başlıq) - Şəkildəki 3 nömrə. 1.
4. Məktubun məzmunu (Şəkil 1-də 4-cü rəqəm), o cümlədən:
   • salamlar,
   • əsas mətn,
   • nəticə,
   • imza.
5. Məktuba əlavə (əlavə edilmiş fayllar və ya əlavələr) - Şəkildə 5 nömrəli. 1.

Sonuncu (Şəkil 1-də 5 nömrə) - məktuba əlavələr istisna olmaqla, sadalanan maddələrin hamısının doldurulması tələb olunur. Məktubun mətnini izah edən hər hansı bir faylı məktuba əlavə etmək lazım deyilsə, bu elementi unuda bilərsiniz.

Qayda 2. Poçt ünvanı və göndərənin adı başa düşülən olmalıdır.

Yazışmalar iki tərəfin olmasını nəzərdə tutur, buna görə də şəxsi məlumatlara diqqət yetirməlisiniz. Şəxsi məlumatlar başa düşülən və mümkün qədər tam olmalıdır ki, ünvanda anlaşılmazlıq, diqqətlilik və sirr yaratmasın.

Soyadı və adı olan poçt ünvanı ən etibarlıdır, məsələn, [email protected].

Göndərənin blogu varsa, o zaman saytın domeni ilə ünvanı göstərmək faydalı olacaq, məsələn, info@site. Məsələ burasındadır ki, @ işarəsindən sonra göstərilən sayta (sayta) daxil olmaqla, orada təqdim olunan materiallardan saytın müəllifi haqqında çox şey öyrənə bilərsiniz.

Əgər poçt ünvanı olarsa [email protected], onda belə bir ünvandan məktub alan hər bir şəxs bu məktubu açmağa qərar verməz. Bəs kompüteri bloklayan bir virus və ya belə bir məktubu açdıqdan sonra sonsuz bir axınla gedəcək spam varsa?

Qayda 3. Məktubun mövzusu (sərlövhə, başlıq) həmişə göstərilməlidir.

Məktubun başlığı məktub gələndə onu alanın gördüyü yeganə şeydir. Çox vaxt onun sonrakı taleyi məktubun adından asılıdır:

• alıcı onu açacaq
• və ya baxmadan silin.

Ona görə də məktubun başlıqlarına xüsusi ehtiramla (yəni ehtiramla) yanaşmaq lazımdır.

Başlığından asılı olaraq alınan məktubun taleyi üçün seçimlər:

• məktub bir yığın digər məktublar arasında fərq edilməyəcək,
• yararsız hesab edilir və buna görə də açılmır,
• tərəddüd etmədən dərhal "" və ya "Silinmiş" qovluğuna göndərəcəklər,
• qismən və ya tam oxuyun
• hətta cavab verə bilər.

Məktubun başlığı alıcını məktubu açmaqda maraqlı etmək, daha doğrusu, “qarmaq” etmək, diqqəti cəlb etmək üçün açardır. Kiməsə ilk dəfə məktub yazırsınızsa, bu xüsusilə vacibdir. “Kapitan Vrungelin sərgüzəştləri” kitabından (“gəmini necə çağırırsınızsa, o, belə gedəcək”) sözləri təkrarlayaraq deyə bilərik ki, “məktubu necə çağırırsınızsa, o da çatacaq”.

Beləliklə, məktubun başlığı qısa (50 simvoldan çox olmamaqla), maraqlı və əsaslı (məktubun mahiyyətini ifadə edən) olmalıdır.

Eyni zamanda, yazışmalar zamanı məktubu alan şəxs müəllifə cavab verirsə, məktubun başlığı dəyişməməlidir. Məktub bu və ya digər istiqamətə dəfələrlə göndərildikdə, təkrar yazışmalar zamanı da dəyişməməlidir.

Yazışma zamanı müzakirə mövzusu dəyişirsə, məktubun mövzusunu dəyişdirmək və ya bəlkə də sonrakı yazışmalar üçün yeni bir mövzu ilə yeni bir məktub yaratmaq məna kəsb edir.

Qayda 4. Hər hansı bir məktuba cavab verərkən məktubun mövzusunu dəyişdirməyiniz lazım olub-olmadığını düşünün.

Əksər hallarda məktubun mövzusunu dəyişdirməyə ehtiyac yoxdur, səbəbləri aşağıda izah edəcəyəm. Ancaq bildiyiniz kimi, qaydanın bəzi istisnaları var. Bununla belə, ilk şeylər.

Cavab məktubunu necə yazmaq olar

Bir çox təcrübəsiz istifadəçi məktuba səhv cavab verir, yəni məktubu aldıqdan sonra onu oxuyur və cavab vermək üçün “Yaz” düyməsini sıxır. Bu, kökündən yanlışdır.

Məktuba cavab verərkən, yazışmaların necə başladığını və haradan gəldiyini başa düşmək üçün "Cavab ver" düyməsini sıxmalısınız. Bunun üçün:

• Məktubu açmaq lazımdır. Bu halda, "Cavab vermək" düyməsi açıq məktubun üstündə və ya altında görünəcək (şəkil 2-də 1 nömrə).
• "Cavab ver" düyməsini basın.
• “Re: …” avtomatik olaraq məktubun mövzusunda (başlıqda) görünəcək (Şəkil 2-də 2 nömrə). “Re” hərfləri məhz bu məktubun cavabı olduğuna işarədir.
• Cavabınızı məktubun əvvəlinə elə yazın ki, cavab birinci gəlsin, aşağıda isə əvvəlki məktubun mətni olsun.

düyü. 2 Cavab məktubunu necə yazmaq olar

Bir çox texniki dəstək xidmətləri problem barədə e-poçt göndərərkən “Cavab ver” düyməsini sıxmağınızı xahiş edir. Və eyni zamanda, yazışmalarda əvvəlki hərflərdə heç nəyi dəyişməyin. Daha doğrusu, istənilən texniki dəstək “cavab verərkən sitatı yadda saxlamağı” xahiş edir. Çünki problemi necə həll etməyə başladıqlarını və nəyə gəldiklərini başa düşmək daha asandır.

Bir çox təcrübəsiz istifadəçi əvvəlki məktubu tapa bilmir və ya başqa bir səbəbdən tez-tez CAVAB VERMİR (yəni "Cavab vermək" düyməsini istifadə etmir), lakin yeni məktub yazır ("Yaz" və ya "Yarat" düyməsini basın. düyməsi). Hər dəfə yeni məktub alanda yeni məktubu alan şəxs üçün “dan təmiz şifer» yazışmaları xeyli çətinləşdirən əvvəlki məktubun bütün təfərrüatları.

Və peşəkar texniki dəstək səhv formatlaşdırılmış məktublara ümumiyyətlə cavab verməyə bilər.

Qeyd edək ki, "Re:" ingiliscə "Reply:" və ya "Response:" sözlərinin abbreviaturasıdır və tərcümədə "Mənim cavabım:" deməkdir. E-poçtun mövzusu dəyişibsə, siz bu "Re:"-i silməli və hadisələrin yeni növbəsinin mahiyyətini əks etdirən yeni e-poçt mövzusu yazmalısınız.

Qayda 5. Qəbul edənin poçt ünvanını (Kimə) axırıncıya qədər daxil edin.

“Kimə” sahəsi məktub yazıldıqdan və yoxlandıqdan sonra ən yaxşı şəkildə sonuncu doldurulur. Bu, məktubu göndərən şəxs səhvən "Cavab vermək" düyməsini basaraq onu tamamlamamış ünvana göndərdikdə tez-tez təkrarlanan səhvlərdən qaçınmağa kömək edəcəkdir.

Əgər "Cavab ver" düyməsini klikləsəniz, klikləməzdən əvvəl ilk növbədə məktubu ünvana göndərib-göndərmədiyinizi yoxlayın. Məktub, xüsusən də şəxsi və ya məxfi məlumatları ehtiva edirsə, göndərmək istədiyiniz yerə getmədikdə çox məyus ola bilər.

Qayda 6. Məktubu göndərməzdən əvvəl məktubun mətnini ayrıca faylda saxlayın.

Təəssüf ki, bu qayda yalnız nə vaxt xatırlanır

• E-poçt göndərilməsi gözlənilmədən uğursuz oldu,
• və ya məktub hansısa səbəbdən alınmadığı üçün yenidən göndərilməsi xahiş edildikdə.

Mühüm e-poçtları bir yerdən kopyalamaq əvəzinə əl ilə yazılmış "mətn divarı" ilə göndərərkən, bu, çox yaxşı bir qaydadır. Həyatı çox asanlaşdırır.

Qayda 7. Məktubun mətni aşağıdakı tələblərə cavab verməlidir:

1) Məktubun mətnində salam olmalıdır.

Ən azından "Salam". və ya "Axşamınız xeyir". Əgər adı bilirsinizsə, o zaman "Hörmətli (ci) Ad (bəlkə atasının adı)". İnternetdə ünsiyyət qurarkən "Xeyirli günlər" əvəzinə tez-tez istifadə olunur. Sabahınız xeyir”, “Axşamınız xeyir” və ya “ Axşamınız xeyir". Bu onunla bağlıdır ki, məktubu göndərən şəxs onun məktubunu alan şəxs tərəfindən nə vaxt açılacağını heç vaxt dəqiq bilə bilməz. Göndərən və alıcı Yerin müxtəlif yerlərində, müxtəlif saat qurşaqlarında yerləşə bilər. Həmçinin, göndərən heç vaxt alıcının məktubunu nə vaxt açıb oxuyacağını dəqiq bilmir.

2) Məktubun mətni savadlı olmalı və səhvlər olmamalıdır.

Nədənsə əlavə olunmayıb böyük əhəmiyyət kəsb edir savadlılıq. Səhvlərə ciddi şirkətlərin rəsmi saytlarında rast gəlmək olar, məktubları demirəm ki, burada nəinki başa düşmək bəzən çətin olur. fərdi sözlər, həm də bütöv ifadələr, o qədər savadsız və səhvlərlə tərtib edilə bilər. Yadda saxlamaq lazımdır ki, savadsız yazılar pis mədəniyyətdir və internetdə yer yoxdur.

3) Məktubun mətni məzmunca başa düşülən olmalıdır.

Göndərən hər zaman nə haqqında yazdığını bilir, lakin alıcı bunu yalnız məktubun mətnindən anlaya bilər. Göndərən heç də həmişə öz problemi haqqında alıcıya başa düşülən şəkildə yazmır. Məzmunu başa düşülməyən məktublar qəbul edəndə ancaq qıcıq və qıcıq yarada bilər, çünki o, məktubu oxumağa vaxt sərf edir, lakin göndərənin ona nə demək istədiyini başa düşmür.

4) Məktubun mətni bir mövzunun əhatəsini əhatə etməlidir.

Göndərənin alıcıya deyəcək sözü varsa müxtəlif mövzular, onda hər mövzu üçün bir məktub göndərmək daha yaxşıdır. Bu, alıcının məlumatı qavramasını asanlaşdıracaq və sizə dəqiq və hərtərəfli cavab verməyə imkan verəcək.

5) Məktubun mətni məzmun və xarici qavrayış baxımından strukturlaşdırılmalıdır.

Strukturlaşdırılmış mətni oxumaq asandır. Və məktubun müəllifinin nəzərdə tutduğu kimi qəbul edilir. Düşüncə sıçrayışları olan, faktlardan çox emosiyaların üstünlük təşkil etdiyi, anlaşılmaz bağlarla və s. məktubu göndərən tərəfindən nəzərdə tutulduğu kimi, məktubu alan şəxs tərəfindən tamamilə fərqli şəkildə qəbul edilə bilər. Nəticədə e-poçt vasitəsilə əlaqə işləməyəcək. Bu, ümumiyyətlə baş tutmayacaq və ya telefon, Skype və digər ünsiyyət vasitələrinə ehtiyacınız olacaq.

6) Məktubun mətni optimal ölçüdə olmalıdır.

5-7 sözdən ibarət olduqca qısa hərflər, əlbəttə ki, oxumaq üçün xoşdur, lakin bu sözlərə əsas fikri çatdırmaq üçün çox istedadlı yazıçını başa düşmək lazımdır. Təcrübəsiz məktub yazarının ünvana göndərilən məlumatı və ya məlumatı mümkün qədər dəqiq çatdırmaq üçün daha çox yazması daha yaxşıdır.

Eyni zamanda, təkrarlarla, əlavə izahatlarla, mövzudan kənar lazımsız məlumatlarla və s.-lə dolu lazımsız uzun məktub alıcı tərəfindən “mətn divarı” kimi qəbul edilir, onu yorur və yorğunluğa səbəb olur. əks reaksiya. Hər şeyin ölçüyə ehtiyacı var;

7) Məktubun mətninin şrifti bütün poçt xidmətlərində göstəriləcək ümumi tipdə olmalıdır.

Ekzotik şriftlərin pərəstişkarları, məsələn, tünd qələm ilə əlyazma mətninə bənzəyənlər, alıcının məktubun mətni əvəzinə oxunmayan abrakadabra ilə nəticələnə biləcəyini xatırlamalıdırlar. Ekzotik pərəstişkarları istifadə etdikləri ekzotik şriftin mətnlə birlikdə məktubda göndərilməsinə əmin olmalıdırlar.

8) Məktubun mətnində şrift ölçüsü vahid olmalıdır.

Kiçik çapda hər hansı kiçik qeydlər yaza bilərsiniz, qalan hər şey eyni ölçülü şriftlə edilməlidir. Bəzi poçt xidmətləri ümumiyyətlə vahid universal şriftdən istifadə edir. Bunu həmişə yadda saxlamaq lazımdır, çünki göndərənin mətni müxtəlif ölçülü şriftlərlə bəzəməkdən bütün zövqləri sonda alıcıya monoton mətn kimi görünəcək. Bəs niyə bu qədər səy göstərməlisən?

9) Məktubun mətnində böyük və kiçik hərflərdən sui-istifadə etməməlisiniz.

Bütün hərflərin kiçik olduğu, hətta cümlənin əvvəlində və ya əksinə, bütün hərflərin BÖYÜK olduğu hərfləri oxumaq çətindir. Yadda saxlayın ki, İNTERNETDƏ BÖYÜK HƏRFLƏRLƏ YAZILAN VƏ BÖYÜK HƏRFLƏRDƏN İBARƏT OLAN MƏKTUB QIYYAT KİMİ QƏBUL EDİLİR və yalnız qışqırıq mənasını verir, başqa heç nə demək deyil.

10) Məktubun tonunda heç bir halda aqressivlik, əsəbilik xüsusiyyətləri olmamalıdır.

Məktubun mətnində söyüş və təhqir olmamalıdır. Balanslı və ağlabatan vəziyyətdə olarkən məktub yazmaq daha yaxşıdır. Yüngül oynaqlıq və uyğun yumor, əgər alıcı belə bir ünsiyyət tonunu dəstəkləyirsə və onu qiymətləndirə bilirsə, xoşdur.

11) Sonda həmişə həmsöhbətə mümkün istəkləri olan bir imza (ad, soyad, ləqəb, iş məktubları üçün vəzifə) qoymalısınız.

Arzulara daxildir: Hörmətlə, Minnətdarlıqla və s.

Qayda 8: E-poçtlara cavab verilməlidir.

Məktuba cavab vermək həmişə adətdir, ona görə də göndərənlərə qarşılıqlı diqqət və hörmət göstərmək üçün vaxt və fürsət tapmaq lazımdır.

Elektron poçt durğunluğa dözmür. Elektron poçtla işləmək, alıcının intizamından və təşkilatçılığından çox asılıdır. Bu, müntəzəm olaraq poçt qutunuza nəzarət etmək, daxil olan yazışmalarla tanış olmaq, onu öyrənmək, cavabları sistemləşdirmək və tərtib etməkdən ibarətdir.

Biri mühüm məqamlar vaxtında göndərilən cavabdır ki, bu da özlüyündə alıcıdan danışır müsbət tərəfi və onun məsuliyyət və maraq dərəcəsini xarakterizə edir.

E-poçt poçtalyonlar, avtomobillər, təyyarələr, qatarlar olan adi kağız poçt deyil. E-poçtlar saniyələr ərzində çatdırılır və göndərənlər tez cavab gözləyirlər. Elektron ünsiyyətdə tamamilə fərqli templər qəbul edilir, bunun "burada və indi" olduğunu söyləyə bilərik. Vaxtın gecikməsi müzakirə olunan mövzunun aktuallığını itirməsinə səbəb ola bilər.

Qayda 9: Məxfi məlumatı e-poçtla göndərməyin.

E-poçt, təəssüf ki, sındırıla bilər, tutula bilər. Daha sonra e-poçtlara yazılan parollar, bank kartı nömrələri, pin kodlar və s. onlardan şəxsi maraqları üçün istifadə edə bilən üçüncü şəxslər üçün əlçatan ola bilər. Ona görə də bu cür məlumatlara e-poçtla etibar etmək olmaz.

Qayda 10. Şəxsi məktublardan məlumatları göndərənlərin razılığı olmadan dərc etməyin.

Başqasının məxfi məlumatlarına hörmət etməklə siz həm özünüzə, həm də məxfilik hüququnuza hörmət edirsiniz.

Qarşılıqlı vizual və eşitmə əlaqəsi olmadan e-poçt vasitəsilə ünsiyyət etiket qaydalarına riayət etməyi tələb edir ki, bu da öz növbəsində insanlar arasında səriştəli və mədəni dialoqun qurulmasına kömək edir.

Məktubların birində Antuan Sent-Ekzüperi qeyd edirdi:

"Yazdıqlarımda məni axtarın."

Bu, çox münasib ifadədir, o cümlədən e-poçt vasitəsilə ünsiyyət zamanı yuxarıda qeyd olunan etiket prinsipləri ilə bağlı.

Yəqin ki, hər kəs “Xırda şeylərdən narahat olmayın” ifadəsini eşitmişdir və bu, həyatın bir çox sahələrinə aiddir. Ancaq e-poçtlara gəldikdə, hər kiçik şey sayılır.

E-poçt yazısı və poçt etiketi qaydaları bir şəxs potensial müştəriyə, biznes tərəfdaşına, həmkarına, menecerinə və ya tanışına mesaj göndərdikdə nəyin uyğun, nəyin uyğun olmadığını müəyyənləşdirir. Onlar səhvlərdən və anlaşılmazlıqlardan qaçmağa kömək edir.

Nə üçün poçt etiketinə ehtiyacınız var?

Tədqiqatlar göstərir ki, səhvlər bir insanın digər insanlar tərəfindən qavranılmasına ciddi təsir göstərir. Bir təcrübədə qrammatik səhvləri olan e-poçtu oxuyan iştirakçılar müəllifin eyni e-poçtu səhvsiz oxuyanlardan daha az vicdanlı, ağıllı və etibarlı olduğunu düşünürdülər.

Başqa bir təcrübədə insanlar maliyyə üçün müraciət etdilər və daha az aldılar sərfəli şərtlər onların sorğularında orfoqrafik səhvlər olduqda.

Bu təəccüblü deyil. İnsan səhvlər və yazı xətaları ilə dolu məktubu oxuyanda iki şeydən birini düşünür:

• Göndərən orfoqrafiya və qrammatikanın əsas qaydalarını bilmir.
• Göndərən bu mesajı göndərməzdən əvvəl yoxlamaq üçün ona kifayət qədər əhəmiyyət vermir.

Bunların heç biri münasibət üçün yaxşı əsas olmayacaq. Bu səhvlərin qarşısını almaq üçün hər bir peşəkarın (xüsusilə müştərilərlə ünsiyyət quranların) bilməli və əməl etməli olduğu poçt etiketi tövsiyələri köməyə gəlir.

Durğu işarələri

Durğu işarələri düzgün istifadə olunduqda hiss olunmur, səhv istifadə edildikdə aydın olur. Qəbul edənlərin qarşısında özünüzün təəssüratını korlamamalısınız - bu qaydalar yadda saxlanmalı və ciddi şəkildə yerinə yetirilməlidir.

1. Son durğu işarələri

Hər bir sətir arxada duran durğu işarəsi ilə bitməlidir, yəni. nöqtə, sual işarəsi və ya nida işarəsi. Bu işarəni atlasanız, fikir bitməmiş kimi görünəcək.

Səhv: Mən maliyyə şöbəsi ilə danışdım və onlar müqaviləni təsdiqlədilər.

Sağ: Mən maliyyə şöbəsi ilə danışdım və onlar müqaviləni təsdiqlədilər.

Sual və nida işarələrindən az istifadə edilməlidir. Bir məktubda çox sual işarəsi varsa, bu, alıcının sorğu-sualıdır kimi görünə bilər.

Sizin statusunuz necədir? Hələ komandanızla danışmısınız? Potensial dəyişiklikləri müzakirə etmək üçün sabah günorta saatlarında zəng edə bilərsinizmi?

Və həddindən artıq aşsanız nida işarələri, özünüzü hiperaktiv və həddindən artıq həyəcanlı kimi göstərə bilərsiniz.

Dünənki məhsuldar söhbətə görə bir daha təşəkkür edirik! Yaxşı xəbər: Maliyyə şöbəsi ilə danışdım və onlar müqaviləni təsdiqlədilər! Əməkdaşlığımızı gözləyə bilmərik!

2. Nöqtəli vergül (;)

İki ayrı, lakin əlaqəli cümlələri birləşdirmək üçün nöqtəli vergüldən istifadə edilə bilər. Bu vergüllə eyni deyil.

Səhv: Sabah mənə zəng edə bilər, sonra cavab verə bilər.

Sağ: Sabah mənə zəng edə bilər; sonra mənə cavab verə bilər.

3. Vergül (,)

Ən çox yayılmış səhvlərdən biri lazım olmayan yerə vergül qoymaqdır. Ən vacib qaydalar:

Öncə vergül qoyulur əlaqələndirici birləşmə(və, lakin, lakin, və ya, lakin) iki bərabər sadə cümləni birləşdirdikdə.

Keçən il oxşar bir müştəri ilə işlədim və onlar açıq dərəcəsi artdı ayda 20%.

Siyahıdakı elementləri ayırmaq üçün vergüldən istifadə olunur.

Mən e-poçt uzunluğuna, oxunaqlılığına və məzmununa diqqət yetirdim.

4. Salamlamanın durğu işarələri

Bir neçə var müxtəlif yollarla salamı vurğulayın (e-məktubun ilk sətri, burada alıcının adı ilə müraciət olunur).

Əgər rəsmi məktubdursa, onda nöqtəni qoymaq daha yaxşıdır.

Hörmətli Frost xanım.

Nisbətən gündəlik məktubdursa, vergüldən istifadə etmək daha yaxşıdır.

Hörmətli Aya,

Və dostluq məktubudursa, nida işarəsindən istifadə edə bilərsiniz.

Qrammatika

Həyatlarını qrammatikanı öyrənməyə həsr etməyən insanlar (bu, əslində satışdan qat-qat az gəlirlidir) bu və ya digər şəkildə səhvlər edəcəklər. Amma heç kim bu sirli qaydanı bilməsə, bunu fərq etməyəcək. Sadəcə ən çox diqqət çəkən əsas səhvlərdən qaçınmaq lazımdır və hər şey qaydasında olacaq.

Məsələn, aşağıdakılar arasındakı fərqi bilməlisiniz:

• Nəyə/nəyə
• ağlında / ağlında
• Haqqında / hesabında
• həm də, eyni zamanda, eyni
• -tsya / -tsya
• Ümumilikdə / ümumiyyətlə (və unutmayın ki, “ümumi” və “ümumi” sözləri yoxdur)

Redaktor olaraq siz real vaxt rejimində bütün qrammatika və orfoqrafik səhvləri tapan, həmçinin ümumi tendensiyalar haqqında həftəlik hesabat göndərən Grammarly kimi vasitələrdən istifadə edə bilərsiniz.

E-poçtlarda emoji

Olduqca sərt cümləni yumşaltmaq üçün ona gülümsəyən üz əlavə etmək və ya zarafatı gülən emoji ilə bitirmək başa düşüləndir.

Bununla belə, alıcının özü emojini istifadə etmədiyi halda bundan qaçınmaq lazımdır. Tədqiqatlar göstərir ki, iş e-poçtlarında emojilərdən istifadə reputasiya üçün pisdir: onlar göndərənin daha az bacarıqlı görünməsinə səbəb olur (və onlar daha dost görünməyə kömək etmir).

E-poçt başlıqları

Mövzu xətti mənalı və nisbətən qısa olmalıdır. İdeal olaraq, alıcıya e-poçtu açmaq istədiklərini bildirməlidir.

Səhv:"Salam"

Məktubda nə deyilir? Tamamilə anlaşılmaz.

Sağ: “Xülasə 02.12-dən etibarən yastıqların bir partiyasını sifariş etmək üçün zəng edin”

Bu başlıq məktubun məzmunu ilə bağlı heç bir şübhə yaratmır.

salamlar

Yuxarıda salamlaşarkən istifadə olunan durğu işarələri qeyd olunur. Siz həmçinin ünvan sahibi və onunla münasibətdən asılı olaraq rəsmi və ya qeyri-rəsmi ola bilən salamlaşma formasını seçməlisiniz.

Təsadüfi, təsadüfi salamlaşma ən yaxşısıdır, çünki o, mehriban, sakit ton yaradır və özünə inam verir.

Gündəlik salamlama nümunələri:

• Salam
• Sabahınız xeyir [günorta, axşam]
• [Ad]

Bu, bir insanla ilk əlaqədirsə və ya daha yüksək bir mövqe tutursa, daha rəsmi bir seçim seçməlisiniz.

Rəsmi salamlama nümunələri:

• Hörmətli [ad]
• Hörmətli cənab/xanım [soyad]

Və hətta zarafat kimi istifadə edilməməli olan təbrik nümunələri:

• Hey!: Çox qeyri-rəsmi və səbirsiz
• [Ad]!: Çox yersizdir
• Günün yaxşı vaxtı: insanlar belə danışmırlar
• Bütün maraqlananlara: Çox şəxsiyyətsiz
• Hörmətli cənab və ya xanım: Çox köhnədir
• Salam dost: Çox qorxulu
• Cənablar: Çox köhnə moda
• Hamısı: Çox sərin

sona çatır

Sağ sonluq məktubun tonunu və məzmununu tamamlayır. Bu, alıcının oxuduğu son sətir olduğundan, onların son təəssüratına təsir edir.

Məktub yüngül tonda yazılıbsa, onu qeyri-rəsmi, isti imza ilə bitirə bilərsiniz.

Misal üçün:

• Çox sağ ol
• Bir daha təşəkkür edirəm
• Hər vaxtınız xeyir
• Xeyirli olsun [həftənin günü]
• Xoş həftəsonu
• Sonra görüşərik
• Görüşənədək [sabah, çərşənbə günü qayıdanda]
• Əməkdaşlığımızı gözləyirik
• Növbəti söhbətimizi səbirsizliklə gözləyirik
• Fikrinizi eşitməyə şad olaram

Əgər məktubun tonu daha təmkinlidirsə, imza uyğun olmalıdır.

Misal üçün:

• Çox sağ ol
• Vaxt ayırdığınız üçün təşəkkür edirik
• Gününüz xoş keçsin [həftə sonu]

Və burada istifadə edilməməli olan son sətirlər:

• Hörmətlə: Çox köhnə moda
• Hörmətlə: Çox dostcasına
• Ürəyimin altından: Çox intim
• Ürək: Çox qeyri-təbii
• - [Göndərənin adı]: Çox kobud

Alıcı adı

Düzgün yazıldığını üç dəfə yoxlamaq lazımdır. Siz bu şəxsin profilini aça bilərsiniz sosial şəbəkələrdə və müqayisə edin.

E-poçtlarını bu şəkildə imzalayana qədər şəxsin adını ixtisar etməyin. "Misha" imza atsa, qısaldılmış ad istifadə edilə bilər; əgər "Michael", onda ona uyğun olaraq müraciət etməlisiniz.

Böyük HƏRFLƏR

SMS, sosial şəbəkələr və ya söhbətlər göndərərkən bir çox insan böyük hərflərdən istifadə etmir. Lakin biznes e-poçtu yazarkən bu vacibdir. Başqa sözlə, cümlədə və xüsusi adlarda ilk sözü böyük hərflə yazın.

Məsələn: HubSpot-da itlər qəbul olunur.

Məktubun tonu

E-poçtda düzgün tonu təyin etmək və saxlamaq olduqca çətindir. Tədqiqatlar göstərir ki, insanlar alıcılarının tonunun istehzalı və ya ciddi olub-olmadığını nə qədər düzgün mühakimə etdiklərini əhəmiyyətli dərəcədə çox qiymətləndirirlər.

Zamanın 80%-i alıcıların bunu düzgün başa düşəcəyini düşünsələr də, reallıq 56%-ə yaxın idi.

Bu, e-poçtların yarısının səhv şərh ediləcəyi anlamına gəlirmi? Yox. Ancaq bu, sözlərinizi diqqətlə seçmək və alıcının onları necə qəbul edəcəyi barədə düşünmək deməkdir.

Birincisi, mənfi məna daşıyan ifadələrdən və sözlərdən qaçınmaq lazımdır. Onlar bir insanı olduğundan daha gərgin, əsəbi və ya həyəcanlı göstərə bilər.

Misal üçün: Səhvlər, problemlər, uğursuzluqlar, gecikmələr, böhranlar, bəlalar, uğursuzluqlar.

İkincisi, sarkazmdan istifadə etməyin. Qəbul edənin zarafatı başa düşməməsi və göndərənin təəssüratının korlanması ehtimalı yüksəkdir.

Misal üçün:"Mən komandamdan sabah bunu nəzərdən keçirməyi xahiş edərdim, amma bilirsiniz ki, cümə günü alınan işi heç kim etmir."

Üçüncüsü, təxmini dəyəri olan sifətləri və zərfləri istisna etmək lazımdır. Məqsəd sakit və peşəkar görünmək olsa da, məktubu həddindən artıq emosional edir.

Nümunələr:Çox, həqiqətən, son dərəcə, çox, ciddi, dərindən

Dördüncüsü, həmsöhbətin üslubunu təqlid edə bilərsiniz. Ondan nümunə götürmək müəllifin təsadüfən onu incitməməsini təmin edəcəkdir. Qısa və birbaşa mesajlar yazırsa, eyni şəkildə cavab vermək lazımdır. Əgər o, şəxsiləşərək münasibət qurmağa çalışırsa (məsələn, "Bermudda olduğunuzu gördüm; ümid edirəm ki, yaxşı vaxt keçirdiniz"), eyni şeyi edin.

Beşincisi, şübhəniz varsa, zəng etmək daha yaxşıdır. Potensial olaraq gərgin söhbət etdiyiniz zaman, zəng etmək və ya Skype-a müraciət etmək və ya şəxslə şəxsən görüşmək yaxşı bir fikirdir.

Şriftlər və formatlaşdırma

Qəbul edənin gözlərini incitmək istəyirsiniz? dəbli şriftlər, parlaq rənglər və kömək etmək üçün orijinal format.

Bəli, bu məktubu daha yaddaqalan edəcək, eyni zamanda ünsiyyət normalarından tamamilə xəbərsizliyini göstərəcəkdir.

Siz həmişə standart şriftdən istifadə etməlisiniz. Qaradan başqa rəng yoxdur. Yalnız standart ölçüşrift. Bir hərfdə birdən çox sözü (və ya söz silsiləsi) qalın və ya kursiv yazmayın.

Mətni kopyalayıb yapışdırarkən formatlaşdırmanı təmizləməlisiniz. (Mac-da Command + \, PC-də Ctrl + Shift + N.) Bunu etməsəniz, keçid e-poçtun qalan hissəsindən fərqli görünəcək.

Hiperlinklər

Tam URL-in e-poçta yapışdırılması dəyərli yer tutur və səliqəsiz görünür. Bunun əvəzinə siz hiperlink yarada və ya qısaldılmış URL yapışdıra bilərsiniz.

Səhv: Buna baxın: https://website/

Sağ: Bir nəzər sal .

Proqramlar

Məktubun bir yerində əlavənin olduğunu qeyd etməlisiniz ki, alıcı onu qaçırmasın.

Sadə “X üçün [sənəd, cədvəl] əlavə etmişəm” kifayət edəcək.

Kimsə poçt zəncirinə əlavə edildikdə və ya onları görə bilməyəndə faylları yenidən əlavə etməyinizə əmin olmalısınız.

Məktub imzası

Pis imza həqiqətən də nüfuzunuza xələl gətirə bilər. Dünyanın ən bəlağətli və inandırıcı məktubunu yazsan belə, pis imza ilə həvəskar görünəcək.

Xatırlamağa dəyər: nə qədər kiçik olsa, bir o qədər yaxşıdır, imza nisbətən kiçik, sadə və məhdud olmalıdır. Sevimli ruhlandırıcı sitat, portret və ya üçün yer yoxdur tam siyahı kontaktlar. İdeal olaraq, imzada ad, başlıq, telefon nömrəsi və/və ya şirkətin veb-saytı olmalıdır.

Məktub sahələri

Kimə: Bu sahə sadədir: əlaqə saxlanılacaq şəxsin e-poçt ünvanı.

Kopyalayın: Başqasını bağlamaq istəyirsinizsə, onun ünvanını bura əlavə etməlisiniz. Əsasən "Hey, bunu oxu, amma cavab vermək məcburiyyətində deyilsən" deməkdir.

Bu seçim e-poçtda müvafiq məlumat olduqda və ya başqa şəxsi faktiki alıcı ilə əlaqələndirmək istədiyiniz zaman lazımdır.

Bcc (BCC): Bu funksiya həmçinin kontaktı e-poçt ünvanına köçürür, lakin alıcıdan başqa heç kim onun e-poçtu qəbul etdiyini görməyəcək. Başqa sözlə, əgər siz Michael Scott-a məktub göndərsəniz və onu Cim Halpertə Bcc göndərsəniz, Michael Cimin də məktubu aldığını bilməyəcək.

Niyə BCC istifadə olunur?

E-poçt ünvanlarını gizlətmək üçün. Bu funksiya kimisə tərk etmək üçün istifadə edilə bilər e-poçt başqalarından sirr. Məsələn, bir qrup şəxsə qarşıdan gələn hadisə ilə bağlı e-poçt göndərirsinizsə, digər insanların e-poçt ünvanlarını icazəsiz verməmək üçün bütün e-poçtlar üçün BCC seçə bilərsiniz.

üçün ümumi məlumat: BCC mövzuya daxil olmayan şəxsə mesajı görməyə imkan verir.

Yaxşı ton: BCC insanları nəzakətlə mövzudan çıxarmağa imkan verir. Məsələn, müdir həmin şəxsi kiməsə təqdim edərsə, bunun müqabilində müdirə Bcc göndərmək yaxşı davranış olardı. Bu, insanın gələnlər qutusunu irəli-geri gələn e-poçt seli ilə doldurmadan cavab verdiyini göstərir.

"Cavab ver" vs "Hamısına cavab ver"

Cavab: Bu seçim e-poçt göndərən şəxsə birbaşa cavab verməyə imkan verir sonuncu dəfə. Birinci mesaja birbaşa cavab versəniz, cavab e-poçtun orijinal göndərənə gedəcək. Amma zəncirdən başqasının məktubuna cavab versəniz, sonda cavab ancaq həmin şəxsə çatacaq.

Hamısına cavab verin: Bu seçimi seçdiyiniz zaman cavab ünvanları "Kimə" və ya "Cc" sahələrində olan hər kəsə göndərilir. Bu, hər kəsi maraqlandıran məlumatların ötürülməsi üçün faydalıdır.

Şübhə varsa, "Cavab" seçmək daha yaxşıdır. Narahat bir insan olmayın.

Məktubların yönləndirilməsi

Poçt etiketinə riayət etmək üçün göndərərkən bir neçə qaydaya əməl etməlisiniz:

Bəzi e-poçtların yönləndirilməsi nəzərdə tutulmur. Əgər kontakt şəxsi və ya həssas məlumat verirsə, siz bu cür e-poçtları çox diqqətlə yönləndirməlisiniz.

Uzun poçt mövzusunu yönləndirərkən, məktublarda müzakirə olunanları ümumiləşdirmək yaxşı təcrübədir ki, alıcı ondan nə istədiyini dəqiq bilsin. Sadəcə olaraq "aşağıya baxın" deyən qeydi olan 50 e-poçt mövzusu əldə etməkdən daha pis bir şey yoxdur.

Yönləndirilmiş e-poçtun yeni poçt zəncirinə başlaması üçün (cari başlığın bir hissəsi olmaq əvəzinə) sadəcə mövzu sətrində öz şərhinizi daxil etməlisiniz.

Yeni müzakirə mövzusunun mövzu xətti: Buna bir nəzər salın! Fw: Çərşənbə axşamı qeydləri

Cavab vaxtı

Hər kəsin çoxlu gələn qutuları və məşğul cədvəlləri var, ona görə də e-poçta dərhal cavab vermək həmişə mümkün olmur. Düzgün cavab müddəti şəxsdən asılıdır:

Komandanın birbaşa üzvləri: 12 saat ərzində cavab verin. Komanda tez və səmərəli işləməlidir; üstəlik, məktubların əksəriyyəti əməliyyat məsələləri ilə bağlı idi.

Ümumi həmkarlar: Bütün digər işçilər üçün cavab müddəti 24 saatdır. Bu müddət ərzində cavab verə bilmirsiniz? Onlara məktubun oxunduğunu və X vaxtı cavabın hazır olacağını söyləmək lazımdır.

Xarici əlaqələr: E-poçt təcili və ya mümkün qədər tez cavablandırılmalı kimi qeyd olunmayıbsa, doğru vaxt cavab bu məktubun alındığı həftənin sonu olacaq - məsələn, çərşənbə axşamı günü alınıbsa, bu həftənin cümə gününə qədər cavab vermək lazımdır. Yüksək dəyərli kontaktlar üçün cavab müddəti 24 saatdır.

İşdə olmayanda cavab verir

Bir işçi mövcud deyilsə uzun müddət, avtomatlaşdırılmış "OOO" (Off-of-Office) cavabı sizə ofisə qayıtma tarixindən əvvəl mesaja cavab verə bilməyəcəyini bildirəcək.

OOO cavabları üçün yaxşı və pis seçimlər:

• Yaxşı: İşçinin nə qədər müddətə işləməyəcəyini bildirin.
• Pis: Bir gün üçün OOO cavabı yaradın.
• Yaxşı: Təcili məsələlər üçün başqa bir şəxslə əlaqə saxlamağı təklif edin.
• Pis: Bu həmkarına OOO cavabına daxil edildiyi barədə məlumat verməmək.
• Yaxşı: E-poçt başlığına "OOO" daxil edin ki, insanlar avtomatlaşdırılmış cavabı asanlıqla müəyyən edə bilsinlər.
• Pis: İşçinin məzuniyyətə getdiyi yer kimi lazım olduğundan daha çox təfərrüat daxil edin.

Əgər işçi uzun müddətə məzuniyyət alırsa, həqiqətən təcili və diqqət tələb edən hallarda ünsiyyət üçün kanal buraxmaq faydalı ola bilər.

Telefondan göndərilir

"Telefonumda yazıram" və ya "Telefonumda yazılıb - hər hansı bir yazı səhvi üçün üzr istəyirəm" sözləri daxil etməyin. Bir çox insanlar bunu tənbəl olmaq üçün bəhanə kimi istifadə edirlər ki, göndərmək düyməsini basmazdan əvvəl e-poçtu yenidən oxumaq məcburiyyətində qalmasınlar.

E-poçt məktublarını necə düzgün yazmaq olar - E-poçt etiketi

5 (100%) - 1 reytinq

Aşağıdakı sadə qaydalar düzgün e-poçt yazmağınıza kömək edəcək. Bunların hamısı nəticədir Şəxsi təcrübə gündəlik onlarla e-poçt ilə məşğul olur.

Ediləcək ilk şey ayrılmaqdır iş sahəsişəxsi, yəni iki poçt qutusu yaratmaq (iş və şəxsi yazışmalar üçün). Əks halda, təcrübədə dəfələrlə sübut olunduğu kimi, gec-tez ünvanlananları çaşdırıb paylaşacaqsınız. Şəxsi məlumat onunla heç bir əlaqəsi olmayan biri ilə.

Siz gündə ən azı iki dəfə biznes e-poçtunuzu yoxlamalısınız. Təcrübədə çox vaxt bir insanın vacib bir məktub göndərdiyi və cavab olaraq "heç bir şey" göndərdiyi hallar olur uzun müddətə. Buna görə də, əgər varsa boş vaxt Zəhmət olmasa bütün e-poçtlara eyni anda cavab verməyə çalışın. Və insanlar məmnundur və sizdə tıxanma olmayacaq.

Ünvan sahibinin "kopya" sahəsində göstərildiyi məktublar cavab tələb etmir, sadəcə məlumat üçün göndərilir. Ünvan sahibi "Kimə" sahəsindədirsə, məktub cavab tələb edir.

E-poçt yazarkən həmişə mövzu daxil edin. Məktubun əhəmiyyəti və əhəmiyyətinin ilkin qeyri-ixtiyari qiymətləndirilməsi məhz onun üzərində aparılır, xüsusən məktub alıcıya məlum olmayan ünvandan gəlibsə. Mövzunun adı maraqlı, qısa, lakin mənalı olmalıdır. “TƏCİLİ!”, “məktub”, “sual” kimi ifadələrdən çəkinin.

E-poçt mətni: necə yazmaq olar?

Hər hansı bir məktub salamla başlamalıdır. İşgüzar yazışmalar üçün aşağıdakı formalara üstünlük verilir: "Salam, hörmətli cənab Juzhin" və ya məsələn, "Axşamınız xeyir, əziz İnna Petrovna". Mesajı “Hörmətlə, ... (ətraflı məlumatlarınızı göstərin)” sözləri ilə bitirməyə dəyər.

Əgər ünvan sahibi ilə tanış deyilsinizsə, ona hansı məqsədlə müraciət etdiyinizi mütləq qeyd edin. Məsələn, “... mən sizin reklamınızı bir şey haqqında gördüm, sizi nəsə maraqlandırır, sizə təklif edə bilərəm...”.

Həm sizin, həm də başqasının vaxtına qənaət etməyi unutmayın. E-poçt vasitəsilə qısaca ünsiyyət qurun, lakin verilən suallara tam cavab verin. Sitatlardan istifadə edərkən bunu ağıllı şəkildə edin, çox uzun cümlələri qısaldın, yalnız mahiyyəti vurğulayın. Əgər tam sitat gətirirsinizsə, mətninizi məktubun ən əvvəlinə qoyun.

Möhkəm divarda aparıcı mətndən çəkinin. Mənasına görə paraqraflar yaradın və onları boş sətirlə ayırın ki, məlumat daha yaxşı qavransın.

Məktubun mətninə hər hansı xırda detallar daxil etmək, əlavə edilmiş fayllardan və ya keçidlərdən istifadə etmək tövsiyə edilmir zəruri materiallar mətnə ​​şərhlərdə. Əgər məktuba arxivləşdirilmiş rar və ya zip faylları əlavə edirsinizsə, o zaman ünvan sahibini xəbərdar edin ki, bu virus hücumu kimi qəbul olunmasın.

Elektron məktubda imzanın olması adi bir məktubda olduğu kimi zəruridir. Düzdür, bir az daha çox yer tutur, şəxsi məlumatlarınızı (ad və soyad, istəyə görə ata adı) göstərməlisiniz. Bundan əlavə, işlədiyiniz vəzifəni, rəsmi internet saytını və şirkətin adını, telefon nömrəsini, e-poçt ünvanını və əgər varsa, digər əlaqə vasitələrini (xüsusilə, faks) yaza bilərsiniz.

Məsələn, burada bir elektron imza nümunəsi:

Hörmətlə,

Elena Kletkova

[email protected]

http://adres_saita.ru

Son e-poçt yoxlanışı

Məktubu göndərməzdən əvvəl həmişə diqqətlə yoxlayın, bu nə qədər vacibdirsə, durğu işarələri və orfoqrafik səhvləri, mətndəki yazı səhvlərini, qeyri-dəqiqlikləri, habelə bütövlükdə mətnin ardıcıllığını və ardıcıllığını yoxlamaq üçün bir o qədər çox vaxt lazımdır. .

Cümlənin əvvəli və xüsusi adların gəldiyini unutmayın böyük HƏRFLƏR. Nöqtələrdən sonra və sözlər arasında boşluq qoymağınızdan əmin olun. Sözləri böyük hərflərlə vurğulamaq pis forma hesab olunur, bu şəkildə bir şeyə diqqəti cəlb etməməli və ifadəliliyə nail olmaq üçün bir vasitə kimi istifadə etməməlisiniz.

E-poçt yazmağa başlamazdan əvvəl diqqətlə düşünün, bəlkə bu kifayət edər telefon zəngi düzgün təşkilata və bu, nəinki sizin vaxtınıza qənaət edəcək.

E-poçt nədir? Müasir iş dünyasında bu:

• Sənin üzün. Məhz e-poçtun köməyi ilə qarşı tərəfin gözündə müsbət imic yarada və ya ilk təəssüratı korlaya bilərsiniz.
• Sizin iş alətiniz. Xarici dünya ilə çoxlu ünsiyyət e-poçt vasitəsilə baş verir. Buna görə də, bu aləti yaxşı bilsəniz, həyatınızı çox asanlaşdıra bilərsiniz.
• Güclü yayındırma. Xarici dünya e-poçt vasitəsilə sizi almağa, diqqətinizi yayındırmağa və yoldan çıxarmağa çalışır.

Bu mövqelərdən e-poçtla işləməyə baxın. Sadə başlayaq.

Məktub dizaynı

Mən Mozilla Thunderbird poçt müştərisindən istifadə edirəm, ona görə də onun nümunəsindən istifadə edəcəyəm. Gəlin yeni məktub yaradaq və sahələrin siyahısı ilə yuxarıdan aşağıya gedək.

Kimə. Kopyalayın. Gizli surət

Bəlkə kimsə bilmir, amma Mozilla-da "To" "Cc" və ya "Bcc" olaraq dəyişdirilə bilər.

• Kimə: əsas alıcını və ya bir neçə alıcını nöqtəli vergüllə ayırırıq.
• Kopyalayın: məktubu oxumalı, amma ondan reaksiya gözləmədiyimiz birini yazırıq.
• Gizli surət: məktubu oxumalı, lakin məktubu alanların qalan hissəsi üçün naməlum qalmalı olan birini yazırıq. İşgüzar məktubların, məsələn, bildirişlərin kütləvi göndərilməsi üçün istifadə etmək xüsusilə uyğundur.

Səhv kütləvi poçt göndərişində "Cc" və ya "Kimə" sahələri vasitəsilə alıcıları göstərin. İldə bir neçə dəfə “Cc” sahəsində 50-90 alıcının qeyd edildiyi məktublar alıram. Şəxsi həyatın toxunulmazlığının pozulması var. Bənzər bir mövzuda başqa kiminlə işlədiyinizi bütün alıcılarınız bilməli deyil. Bir-birini tanıyan insanlar olsa yaxşıdır. Bəs siyahıda bir-birindən xəbəri olmayan rəqabət aparan şirkətlər varsa? Ən azı, gərəksiz izahatlara hazır olmalısan və ən azı onlardan biri ilə əməkdaşlığa son qoymalısan. Bunu bu şəkildə etməyin.

Məktub mövzusu

Peşəkar poçt xidmətləri tez-tez korporativ bloqlarında mövzu xəttinin (bəzən həssas şəkildə) əhəmiyyəti haqqında yazırlar. Ancaq orada ən çox satış məktublarından danışırıq, burada məktubun mövzusu "e-poçt açılmalıdır" problemini həll edir.

Gündəlik işgüzar yazışmaları müzakirə edirik. Burada mövzu “məktub və onun müəllifini asanlıqla müəyyən edib sonra tapmaq lazımdır” problemini həll edir. Üstəlik, çalışqanlığınız çoxsaylı karma şəklində sizə qayıdacaq cavab məktubları, yalnız əlavələrlə Re: və ya fwd, bunların arasında mövzu ilə bağlı istədiyiniz məktubu axtarmalı olacaqsınız.

İyirmi məktub, orta menecerin bir günlük yazışmalarının həcmidir. Mən ümumiyyətlə sahibkarlardan, biznes sahiblərindən danışmıram, onların məktublarının sayı bəzən gündə 200-dən çox olur. Beləliklə, bir daha: boş mövzu ilə e-poçt göndərməyin.

Beləliklə, məktubun mövzusunu necə düzgün tərtib etmək olar?

Səhv №1 : mövzuda yalnız şirkətin adı. Məsələn, "Göy" və hamısı. Birincisi, siz yəqin ki, bu qarşı tərəflə əlaqə saxlayan şirkətlərdən biri deyilsiniz. İkincisi, belə bir mövzu heç bir məna gətirmir, çünki şirkətinizin adı artıq ünvandan görünür. Üçüncüsü, yazışmalara bu yanaşma ilə öz poçt qutunuzun necə görünəcəyini təxmin edin? Təxminən bu kimi.

Belə mövzularda axtarış aparmaq rahatdırmı?

Səhv №2 : çılğın, satış adı. Bu cür başlıqları necə yazmağı bilirsinizsə, əla olar. Bəs bu bacarıqlardan işgüzar yazışmalarda istifadə etmək məqsədəuyğundurmu? İş məktubunun mövzu xəttinin məqsədini xatırlayın: satmaq deyil, şəxsiyyət və axtarış təmin etmək.

Məktubun mətni

Mətn yazmaq üçün bir çox bələdçi var müxtəlif hallar həyat. Məsələn, Maksim İlyaxov, Aleksandr Amzin və başqa söz ustalarının çoxlu faydalı məlumatları var. Məsləhət görürəm ki, heç olmasa ümumi savadınızı yüksəltmək və ümumi yazılı nitq üslubunu təkmilləşdirmək üçün onların məqalələrini oxuyasınız.

Məktub yazma prosesində ardıcıl olaraq bir neçə qərar qəbul etməliyik.

Nəzakət məsələsi . Məktubun əvvəlində "Əziz Rodya, artıq iki aydan çoxdur ki, mən özüm əziyyət çəkdiyim və hətta yatmadığım üçün sizinlə yazılı danışmamışam" ruhunda nəzakətlə və ya hətta zərifliklə bulandıra bilərsiniz. gecə düşünmək.” Çox nəzakətli və çox baha başa gəlir, həm belə bir müqəddiməni tərtib etmək üçün vaxt baxımından, həm də həmsöhbətin onu oxumaq vaxtı baxımından. Yazışma biznesdir, yadınızdadır? Müsabiqə üçün epistolyar janr yazmır və anasından Raskolnikova məktub deyil, işgüzar yazışmalar.

Zamanımıza və alıcıya hörmət edirik!

Özünüzü təqdim etmək və tanışlığınızın vəziyyətini xatırlamaq yalnız sərgidə keçici görüşdən sonra göndərilən ilk məktubda məna kəsb edir. Bu əməkdaşlığın və ya cari yazışmaların davamıdırsa, günün ilk məktubunda yazırıq: "Salam, İvan", ikinci və sonrakılarda: "İvan, ...".

Apellyasiya . Məni həmişə məktubda bir neçə alan olarsa kimə müraciət edəcəyim sualı narahat edirdi. Bu yaxınlarda Anna adlı üç qıza məktub yazdım. Heç tərəddüd etmədən “Salam, Anna” yazdım və buxar vannası qəbul etmədim. Amma bu həmişə belə olmur.

Bəs üç, hətta yeddi alıcı varsa və onların eyni adı yoxdursa? Adları ilə sadalaya bilərsiniz: "Axşamınız xeyir, Rodion, Pulcheria, Avdotya və Pyotr Petroviç." Ancaq uzun və vaxt tələb edir. Yaza bilərsiniz: "Salam, həmkarlar!".

Özüm üçün "Kimə" sahəsində olanın adı ilə müraciət etmək üçün qaydadan istifadə edirəm. Kopyada olanlara isə ümumiyyətlə əlaqə saxlamasın. Bu qayda eyni zamanda məktubun ünvanını və bu məktubun məqsədini (bir!) daha dəqiq müəyyən etməyə imkan verir.

Sitat . Yazışmalar çox vaxt sual-cavablı məktublar silsiləsi - bir sözlə dialoqdur. Yazışmaların tarixçəsini silməmək və cavabınızı sitat gətirilən mətnin yuxarı hissəsinə yazmaq yaxşı təcrübə hesab olunur ki, bir həftə sonra bu yazışmalara qayıtdığınız zaman azalan tarixlərlə dialoqu yuxarıdan aşağıya asanlıqla oxuya biləsiniz.

Nədənsə, Mozilla-da defolt parametr "Kursoru sitat gətirilən mətndən sonra təyin et"dir. Mən onu "Alətlər" → "Hesab Seçimləri" → "Tərtib və Ünvanlaşdırma" menyusunda dəyişdirməyi məsləhət görürəm. Bu belə olmalıdır.

Məktubun məqsədi . İş məktubları iki növdür:

• biz sadəcə olaraq həmsöhbətə məlumat verdikdə (məsələn, ay ərzində görülən işlər haqqında hesabat);
• həmsöhbətdən bir şey istədikdə. Məsələn, o, ödəniş üçün əlavə edilmiş faktura ilə razılaşsın.

Bir qayda olaraq, hesabat xarakterli məktublardan daha çox həvəsləndirici məktublar var. Həmsöhbətdən nəyəsə nail olmaq istəyiriksə, bunu düz mətnlə məktubla söyləmək çox vacibdir. Fəaliyyətə çağırışdan sonra ilk ad və məktubun son cümləsi olmalıdır.

Səhv : "Porfiriy Petroviç, mən yaşlı qadını kimin öldürdüyünü bilirəm."

Sağ : "Porfiriy Petroviç, yaşlı qadını öldürən mən olmuşam, lütfən, həbsimlə bağlı tədbir görəsiniz, əziyyət çəkməkdən yorulmuşam!"

Niyə müxbir sizin yerinizə bu məktubla nə edəcəyini düşünməlidir? Axı o, səhv qərar verə bilər.

Mətndə imza . O olmalıdır. Üstəlik, bütün e-poçt müştəriləri bir imzanın avtomatik dəyişdirilməsini qurmağa imkan verir, məsələn, klassik "Hörmətlə, ...". Mozilla-da bu, "Alətlər" → "Hesab Seçimləri" menyusunda edilir.

İmzada kontaktları yazmaq və ya yazmamaq hər kəsin şəxsi işidir. Ancaq bir şəkildə satışla əlaqəlisinizsə - yazmağınızdan əmin olun. Rabitə nəticələrinə əsasən əməliyyat baş verməsə belə, gələcəkdə imzadan olan kontaktlardan istifadə edərək asanlıqla tapılacaqsınız.

Nəhayət, məktublarınıza cavab verməyi sevməyən (bacarmayan, istəməyən, vaxtı olmayan) həmsöhbətlər üçün məktubun daha bir xüsusiyyəti. Məktubun mətnində standartı göstərin. Məsələn, "Porfiriy Petroviç, cümə günü saat 12:00-a qədər məni həbs etməyə gəlməsən, özümü amnistiyaya məruz qoymuş hesab edirəm." Əlbəttə ki, son tarix real olmalıdır (nümunədən mətni cümə günü saat 11:50-də göndərməyin). Qəbul edən şəxs fiziki olaraq məktubunuzu oxuyub qərar verə bilməlidir. Bu cür “sükut” sizi həmsöhbətin cavab verməməsinə görə məsuliyyətdən azad edir. Həmişə olduğu kimi, bu çipin istifadəsinə ağıllı yanaşmaq lazımdır. Bir şəxs məktublarınıza vaxtında və müntəzəm olaraq cavab verirsə, belə bir ultimatum onu ​​incitməsə, bir az gərginləşdirə bilər və ya məktuba indi cavab verməmək qərarına gələ bilər, ancaq cümə gününü gözləməyə məcbur edə bilər.

Qoşmalar

Məktublar tez-tez əlavələrlə gəlir: CV, kommersiya təklifləri, təxminlər, cədvəllər, sənədlərin skanları - çox rahat bir vasitədir və eyni zamanda məşhur səhvlərin mənbəyidir.

Xəta : Böyük investisiya ölçüsü. Biz tez-tez ölçüsü 20 MB-a qədər olan qoşmaları olan e-poçtlar alırıq. Bir qayda olaraq, bunlar 600 dpi qətnamə ilə TIFF formatında bəzi sənədlərin skanlarıdır. Müxbirin poçt proqramı demək olar ki, bir neçə dəqiqə ərzində bu əlavənin ilkin görünüşünü yükləmək üçün boş cəhdlərlə dayanacaq. Və Allah, alanın bu məktubu smartfonda oxumağa çalışmasını qadağan etsin ...

Şəxsən mən belə məktubları dərhal silirəm. E-poçtunuzun oxunmamış zibil qutusuna düşməsini istəmirsiniz? Əlavənin ölçüsünə nəzarət edin. Onun 3 MB-dan çox olmaması tövsiyə olunur.

aşsa nə olar?

• Skanerinizi fərqli format və qətnamə üçün yenidən konfiqurasiya etməyə cəhd edin. Məsələn, PDF və 300 dpi-də olduqca oxunaqlı skanlar əldə edilir.
• WinRar arxivatoru və ya 7zip kimi proqramları düşünün. Bəzi fayllar mükəmməl sıxılır.
• Əgər qoşma böyükdürsə və siz onu sıxışdıra bilmirsinizsə? Məsələn, demək olar ki, boş bir mühasibat bazası 900 MB ağırlığında. Bulud məlumat anbarları köməyə gələcək: Dropbox, Google Drive və s. Mail.ru kimi bəzi xidmətlər avtomatik olaraq nəhəng qoşmaları bulud saxlama keçidlərinə çevirir. Amma mən buludda saxlanılan məlumatımı özüm idarə etməyi üstün tuturam, ona görə də Mail.ru-dan avtomatlaşdırmanı xoşlamıram.

Və investisiyalar haqqında daha bir açıq-aşkar olmayan tövsiyə - onların ad . Alıcı üçün başa düşülən və məqbul olmalıdır. Bir dəfə şirkətdə hazırlaşırdıq Kommersiya təklifi adına... qoy Fyodor Mixayloviç Dostoyevski olsun. Mən təsdiq üçün CP layihəsi ilə menecerdən məktub aldım və əlavədə "DlyaFedi.docx" adlı bir fayl var idi. Bunu mənə göndərən menecerlə aşağıdakı məzmunda dialoq baş tutdu:

Hörmətli menecer, şəxsən siz bu hörmətli insana yaxınlaşıb onun üzünə Fyodor deməyə hazırsınızmı?

Nə isə yox, hörmətli adam, hamı onu adı, ata adı ilə çağırır.

Qoşmanı niyə “Fedi üçün” adlandırdınız? Elə indi ona göndərsəm, sizcə, bu KP-də bizdən balta alacaq?

Adını dəyişəcəkdim...

Nə üçün vaxt bombası hazırlayın - potensial müştərinin rədd edilməsi - və ya faylın adını dəyişdirərək özünüz üçün əlavə iş yaradın? Niyə dərhal əlavəni düzgün adlandırmırsınız: "Fedor Mixayloviç.docx üçün" və ya daha yaxşı - "KP_Sky_Axes.docx".

Beləliklə, bir "üz" kimi e-poçt ilə daha çox və ya daha az sıralanır. Gəlin e-poçta bir vasitə kimi baxmağa davam edək. səmərəli iş və onun diqqəti yayındıran komponenti haqqında danışın.

Hərflərlə işləmək

E-poçt güclü diqqəti yayındırır. Hər hansı bir diqqəti yayındırmaqda olduğu kimi, poçt da qaydaları sərtləşdirmək və iş qrafiklərini həyata keçirməklə həll edilməlidir.

Ən azı BÜTÜN poçt bildirişlərini söndürməlisiniz. Əgər poçt müştərisi standart olaraq konfiqurasiya edilibsə, sizə səs siqnalı ilə bildiriş göndəriləcək və saatın yanındakı işarə yanıb-sönəcək və məktubun önizləməsi göstəriləcək. Bir sözlə, onlar hər şeyi edəcəklər ki, əvvəlcə səni zəhmətli işlərdən qoparsınlar, sonra isə səni oxunmamış məktubların və baxılmamış poçtların uçurumuna atsınlar - mənfi bir və ya iki saat ömrünüzü.

Bəziləri üçün güclü iradə sizə bildirişlərdən yayınmamağa imkan verir, amma adi insanlar taleyi aldatmamaq və onları söndürməmək daha yaxşıdır. Mozillla Thunderbird-də bu, "Alətlər" → "Parametrlər" → "Ümumi" → "Yeni mesajlar görünəndə" menyusu vasitəsilə həyata keçirilir.

Bildirişlər yoxdursa, məktubun gəldiyini necə başa düşmək olar?

Çox sadə. Siz özünüz şüurlu şəkildə poçtu təhlil etmək üçün vaxt ayırırsınız, poçt müştərinizi açın və bütün oxunmamış mesajlara baxın. Bu, gündə iki dəfə, məsələn, nahar vaxtı və axşam saatlarında və ya məcburi fasilələr zamanı, məsələn, tıxaclarda edilə bilər.

İnsanlar tez-tez soruşurlar ki, cavab vaxtları və təcili e-poçtlar haqqında nə demək olar? Cavab verirəm: poçtda təcili məktublarınız yoxdur. Müştəri dəstəyi şöbəsində işləmədiyiniz halda (belə bir şöbənin poçtla işləmək üçün öz qaydaları var).

Təcili məktublar olarsa, göndərən bu barədə sizə digər kanallar - telefon, SMS, Skype vasitəsilə məlumat verəcəkdir. Sonra şüurlu şəkildə poçt müştərisinə daxil olacaq və təcili məktubu emal edəcəksiniz. Bütün vaxt idarəetmə gurusu (məsələn, Gleb Arkhangelsky "Time Drive" ilə) 24 saata qədər e-poçtlara cavab vermək üçün standart elan edir. Normal qaydadır ədəb- həmsöhbətdən elektron poçtla ani cavab gözləməyin. Təcili məktub olarsa, bu barədə daha sürətli rabitə kanalları vasitəsilə xəbərdar edin.

Beləliklə, bildirişləri söndürdük və indi cədvəlimizə uyğun olaraq poçt müştərisini işə salırıq.

Biz poçta girib "e-poçtu təhlil etmək" adlı fəaliyyətlə məşğul olanda nə etməli? Bu işin başlanğıcı və sonu haradadır?

Sıfır inbox sistemi haqqında çox eşitmişəm, amma təəssüf ki, ondan istifadə edən bir nəfərə də rast gəlməmişəm. Təkərimi yenidən kəşf etməli oldum. Lifehacker-da bu mövzuda məqalələr var. Misal üçün, " ". Aşağıda şərhimdə sıfır inbox sistemi haqqında danışacağam. GTD gurusları şərhlərdə qeyd edilərsə, təsvir olunan sistemi əlavə edərsə və ya təkmilləşdirərsə, minnətdar olaram.

E-poçtun tapşırıq planlayıcısı və ya fəaliyyətləriniz üçün arxiv olmadığını başa düşmək və qəbul etmək vacibdir. Buna görə də, Gələnlər qutusu qovluğu həmişə boş olmalıdır. Gələnlər qutusunun təhlili ilə məşğul olmusunuzsa, bu qovluğu boşaltana qədər dayanmayın və diqqətinizi heç nə ilə yayındırmayın.

Gələnlər qutusundakı e-poçtlarla nə etməli? Hər bir hərfi ardıcıl olaraq keçmək və silmək lazımdır. Bəli, sadəcə seçin və klaviaturada Sil düyməsini basın. Özünüzü e-poçtu silməyə məcbur edə bilmirsinizsə, onunla nə edəcəyiniz barədə qərar verməli olacaqsınız.

1. Üç dəqiqəyə cavab verə bilərsən? Buna cavab vermək lazımdırmı? Bəli, edirsiniz və cavab üç dəqiqədən çox olmayacaq, sonra dərhal cavab verin.
2. Cavab vermək lazımdır, lakin cavabı hazırlamaq üç dəqiqədən çox vaxt aparacaq. E-poçtu tapşırığa çevirməyə imkan verən tapşırıq planlaşdırıcısından istifadə edirsinizsə, e-poçtunuzu tapşırığa çevirin və bir müddət onu unudun. Məsələn, mən tamamilə gözəl Doit.im xidmətindən istifadə edirəm. Bu, şəxsi e-poçt ünvanı yaratmağa imkan verir: ona məktub yönləndirirsiniz və o, tapşırığa çevrilir. Ancaq tapşırıq planlaşdırıcınız yoxdursa, məktubu "0_Run" alt qovluğuna köçürün.
3. Məktuba tez cavab verdikdən, onu tapşırığa çevirdikdən və ya sadəcə oxuduqdan sonra bu mesajla daha sonra nə edəcəyinizə qərar verməlisiniz: onu silin və ya uzunmüddətli saxlama üçün qovluqlardan birinə göndərin.

Məndə uzunmüddətli saxlama üçün qovluqlar bunlardır.

• 0_Çalış. Mənim belə bir qovluğum yoxdur, amma planlayıcınız yoxdursa, təkrar edirəm, burada ətraflı araşdırma tələb edən məktublar əlavə edə bilərsiniz. Bu qovluğu da müntəzəm olaraq təmizləmək lazımdır, lakin bunun üçün xüsusi olaraq ayrılmış zamanda düşünülmüş bir yanaşma ilə.
• 1_İstinad Məktubları buradan qoyuram fon məlumatı: müxtəlif veb-xidmətlərdən girişləri olan salamlama məktubları, qarşıdan gələn uçuşlar üçün biletlər və s.
• 2_Layihələr. Burada cari əlaqələri olan tərəfdaşlar və layihələr üzrə yazışmaların arxivi saxlanılır. Təbii ki, hər bir layihə və ya tərəfdaş üçün ayrıca qovluq var. Partnyorun qovluğuna təkcə onun işçilərinin deyil, həm də bu partnyorla bağlı “Sky” işçilərinin məktublarını qoyuram. Çox rahatdır: lazım gələrsə, layihə üzrə bütün yazışmalar bir neçə kliklə əlinizdədir.
• 3_Muzey. Bura o məktubları atıram ki, onları silmək heyf olsun və onlardan fayda gözə dəymir. "2_Projects"dən qapalı layihələri olan qovluqlar da buraya köçür. Bir sözlə, silinməyə ilk namizədlər “Muzey”də saxlanılır.
• 4_Sənədlər. Gələcəkdə mühasibat uçotu üçün faydalı ola biləcək elektron nümunə sənədləri olan məktublar, məsələn, müştərilərdən tutuşdurma aktları, səfərlər üçün biletlər. Qovluğun "2_Projects" və "1_Sprav" qovluqları ilə çoxlu ümumi cəhətləri var, yalnız o, mühasibat məlumatlarını, "2_Projects" qovluğunda isə idarəetmə məlumatlarını saxlayır. "4_Sənəd"də - ölü məlumat, "2_Projects"də isə canlıdır.
• 5_Bilik. Burada yalnız həqiqətən faydalı poçt göndərişləri qoyuram, bir müddət sonra ilham almaq və ya həll yolları axtarmaq üçün qayıtmaq istəyirəm.

Bu sistemin işləməsi üçün vacib olan digər poçt müştəri parametrləri də var. Birincisi, standart olaraq, Thunderbird-də "Mesajları oxunmuş kimi qeyd et" qutusu var. Mən bunu şüurlu şəkildə etməyi üstün tuturam, ona görə də bayraq sönür! Bunu etmək üçün "Alətlər" → "Parametrlər" → "Qabaqcıl" → "Oxuma və göstərmə" menyusuna keçin.

İkincisi, istifadə edirik filtrlər . Əvvəllər mən göndərənin ünvanına əsasən məktubları avtomatik olaraq müvafiq qovluqlara yönləndirən filtrlərdən fəal şəkildə istifadə edirdim. Məsələn, vəkilin məktubları “Vəkil” qovluğuna köçürülüb. Bir neçə səbəbə görə bu yanaşmadan imtina etdim. Birincisi: 99% hallarda vəkildən gələn məktublar layihə və ya tərəfdaşa aiddir, yəni onlar bu tərəfdaşın və ya layihənin qovluğuna köçürülməlidir. İkinci: Mən maarifləndirmə əlavə etmək qərarına gəldim. Müəyyən bir məktubun harada saxlanacağına özünüz qərar verməlisiniz və işlənməmiş mesajları yalnız bir yerdə - gələnlər qutusunda axtarmaq daha rahatdır. İndi mən filtrlərdən yalnız avtomatik müntəzəm məktubları qovluqlara çeşidləmək üçün istifadə edirəm müxtəlif sistemlər, yəni məndən qərar verməyi tələb etməyən məktublar. Mozilla Thunderbird-də filtrlər "Alətlər" → "Mesaj Filtrləri" menyusunda konfiqurasiya edilmişdir.

Beləliklə, at düzgün yanaşma e-poçt yazışmaların həcmindən asılı olaraq gündə 10 dəqiqədən 60 dəqiqəyə qədər çəkməlidir.

Bəli və daha bir şey. Yeni e-poçtlar üçün bildirişləri artıq söndürmüsünüz? ;)

Oxşar məqalələr