Iš esmės klausimų, kaip ir kokiomis priemonėmis galima sukurti ir siųsti, kilti neturėtų. Tačiau ne visi yra pasirengę nedelsiant pradėti šią užduotį oficialius laiškus, ypač kai laiško autorius tikisi sulaukti atsakymo. Išduosiu nedidelę dalykinio susirašinėjimo paslaptį: kuo griežtesnis laiško pobūdis ir stilius, tuo didesnė gavėjo atsakymo tikimybė. Šioje pamokoje pateiksiu kelis el. laiškų pavyzdžius, kurie turėtų padėti vartotojams apsispręsti dėl savo stiliaus ir vėliau kompetentingiausiu būdu sudaryti pranešimus.

Pirmiausia turime nuspręsti, kokio pobūdžio bus mūsų kuriama raidė. Visus siunčiamus el. laiškus skirstau į tris pagrindinius tipus:

• Verslo pasiūlymas
• Verslo paklausimas
• Draugiškas adresas

Atitinkamai, visiems trims tipams turiu šablonus tiek paprastų tekstinių failų, tiek konkrečioms el. pašto programoms pritaikytų šablonų pavidalu. Pereikime prie kiekvieno iš jų eilės tvarka.

Verslo pasiūlymas

Sveiki (laba diena), [asmens, į kurį kreipiamasi, vardas]!

Bendraujant patartina pavardę nurodyti bet kurioje raidėje, nes asmeninis adresas nuteikia žmogui draugiškai. Tačiau jei vis tiek nepavyksta sužinoti vardo, užteks sveikinimo šablono.

Leiskite man pristatyti jūsų dėmesį nauja paslauga ( Naujas produktas) iš mūsų įmonės [įmonės pavadinimas].

Leiskite pasiūlyti bendradarbiavimą [veiklos srities pavadinimas] srityje.

Toliau trumpai apibūdinkite savo pasiūlymo pranašumus kainos ar kai kurių kokybės savybių atžvilgiu. Svarbiausia nepersistengti. Megabaitai teksto ir net papildyti ryškiais, bereikšmiais paveikslėliais tik atbaido žmones. Jei laiško gavėjas susidomės Jūsų pasiūlymu iš pirmų eilučių, jis būtinai susisieks su Jumis dėl papildomos informacijos.

Jei rimtai domitės reikalingi žmonės susisiekė su jumis pirmą kartą susisiekus su mumis, prasminga galvoti apie prieinamumą ne tik el. Būtų gera idėja susikurti paskyras tokiose paslaugose kaip ICQ irSkype. Kartais žmogui daug lengviau su jumis susisiekti paprastu telefonu, jei, žinoma, apgalvotai palikote numerį savo paraše.

Kodėl paraše reikia dubliuoti savo el. pašto adresą, klausiate, ar jį automatiškai persiunčia pašto serveris. Čia galioja taisyklė, kad perteklinė informacija verslo korespondencijoje niekada nėra nereikalinga. Įsivaizduokime situaciją, kai jūsų laišką gauna asmuo, kuris potencialiai nesidomi pasiūlymu arba tiesiog nėra kompetentingas teisingai į jį atsakyti. Jis persiunčia gautą žinutę kitam vartotojui, tačiau iš automatiškai pridėtų duomenų kažkodėl prarandama informacija apie tikrąjį siuntėją, todėl sunku su jumis susisiekti. Tačiau visada pakaks pažvelgti į parašą, kad būtų nustatytas laiško autorius ir jo reikalingi kontaktai.

Verslo paklausimas

Sveiki (laba diena)!

Arba, jei adresato vardas yra žinomas, tada (Gerb., [vardas, patronimas])!

Pateikite informaciją apie prekę (paslaugą) [prekės/paslaugos pavadinimas] su aprašymu visos specifikacijos ir konkurencines savybes.

Pagrįstas Federalinis įstatymas RF [dokumento numeris ir data], pateikite informaciją [apibūdinkite duomenis, reikalingus gauti].

Taip pat galite susisiekti su konkrečios paslaugos vadovu internete, jei jūsų teisės pažeidžiamos.

Dėl vartotojo sutarties punkto [naudojimo sutarties punkto numeris] pažeidimo, būtent: „[citata pilnas tekstas pavadintas taškas]“, prašau atlikti patikrinimą ir imtis atitinkamų sankcijų prieš kaltą [atsakingą (jei kalbame apie aptarnaujančius darbuotojus)] asmenį [vietą (vietos pavadinimas)]. Praneškite apie patikrinimo rezultatus ir taikytas sankcijas [jūsų el. pašto adresas].

Draugiškas adresas

Sveikinimai (Laba diena) (Sveiki, [asmens vardas]!

Kai pirmą kartą susisieksite su mumis draugiškai, geras rodiklis bus jūsų tekstinės žinutės išsamumas. Teisingai parašytas, didelės apimties tekstas parodys jūsų didelį susidomėjimą susisiekti su tinkamu asmeniu ir sužadins norą atsakyti. Nepamirškite pradėti pokalbio keliais pradiniais klausimais.

El. pašto pavyzdys

Bendravimas tarp žmonių yra natūralus ir gyvybiškai svarbus procesas. Kadaise epistolinis žanras buvo vienintelis prieinamu būdu bendravimas tarp žmonių, esančių per atstumą vienas nuo kito.

Pašto paslauga egzistuoja nuo šių dienų senovės Roma, jei ne anksčiau. Žmonės susirašinėjo. Literatūroje žinomi net romanai ir istorijos laiškuose.

Šiuolaikinė technologijų pažanga siūlo naujus ir geresnius bendravimo būdus.

Tuo pačiu išsaugoma korespondencija paštu. Tai sena, bet patikimu būdu bendravimas, kuris turi savo unikalių savybių. Šiuolaikinis pašto korespondencijos formatas yra elektroninis paštas, kitaip El.

El. paštas, skirtingai nei įprastas paštas, leidžia gavėjams susisiekti beveik akimirksniu. Paspaudžiau mygtuką „Siųsti“ (laišką), ir po kelių sekundžių gavėjas pamato šį laišką savo pašte, aplanke „Inbox“.

Tapęs prieinamas ir plačiai paplitęs tarp vartotojų, el tam tikras taisykles susirašinėjimo vedimas. Tokios taisyklės leidžia organizuoti ir vesti korespondenciją priimtos kultūros ir verslo standartus. Susistemintų „el. pašto“ susirašinėjimo taisyklių rinkinys vadinamas neišsakytu „El. pašto etiketu“.

Elektroninio susirašinėjimo etiketas apima dizaino ypatumus, laiškų kompoziciją, taip pat gavėjų bendravimo principus. Pirmiausia paskelbkime visą taisyklių sąrašą:

5 taisyklė. Paskutinį kartą įveskite gavėjo pašto adresą.

Taisyklė 7. Laiško tekstas turi atitikti tam tikrus reikalavimus.

O dabar daugiau apie kiekvieną iš dešimties taisyklių.

1 taisyklė. El. laiške užpildykite visus laukus.

Aiškumo dėlei naudojame (1 pav.), kuri parodo, kaip atrodo nauja raidė „Yandex“ pašte (paspaudus mygtuką „Rašyti“):

Ryžiai. 1 El. pašto etiketo pagrindai

Beveik visose el. pašto paslaugose („Yandex mail“, „Mail ru“, „Google“, „Rambler“ ir kt.) el. laiške pateikiama ši informacija:

1. Pašto adresas (el. paštas) ir siuntėjo vardas (galbūt ir pavardė) – skaičius 1 pav. 1.
2. Laiško gavėjo pašto adresas (el. paštas) yra 2 pav. 1.
3. Laiško tema (pavadinimas, pavadinimas) yra skaičius 3 pav. 1.
4. Laiško turinys (skaičius 4 1 pav.), į kurį įeina:
   • sveikinimai,
   • pagrindinis tekstas,
   • išvada,
   • parašas.
5. Priedas prie laiško (prisegti failai arba prisegti failai) – skaičius 5 pav. 1.

Būtina užpildyti visus išvardintus punktus, išskyrus paskutinį (1 pav. numeris 5) – laiško priedus. Jei prie laiško nereikia pridėti jokių failų, paaiškinančių laiško tekstą, galite pamiršti apie tai.

2 taisyklė: Pašto adresas ir siuntėjo vardas turi būti aiškūs.

Susirašinėjimuose dalyvauja dvi šalys, todėl reikėtų atkreipti dėmesį į asmens duomenis. Asmens duomenys turi būti suprantami ir kuo išsamesni, kad adresatas nesukeltų nesusipratimų, atsargumo ir paslapties.

Patikimiausias pašto adresas yra tas, kuriame yra jūsų vardas ir pavardė, pavyzdžiui, [apsaugotas el. paštas].

Jei siuntėjas turi tinklaraštį, bus naudinga nurodyti adresą su svetainės domenu, pavyzdžiui, info@svetainė. Faktas yra tas, kad eidami į svetainę (svetainę), nurodytą po @ ženklu, galite daug sužinoti apie svetainės autorių iš joje pateiktos medžiagos.

Jei pašto adresas yra tokios formos [apsaugotas el. paštas], tada ne kiekvienas tokio adresato laiško gavėjas nuspręs atverti šį laišką. Ką daryti, jei yra virusas, kuris blokuoja kompiuterį, arba šiukšlės, kurios, atidarius tokį laišką, plūs begaliniu srautu?

Taisyklė 3. Visada turi būti nurodyta laiško tema (pavadinimas, pavadinimas).

Laiško antraštė yra vienintelis dalykas, kurį mato laiško gavėjas, kai jis jį pasiekia. Labai dažnai laiško pavadinimas lemia jo tolesnį likimą:

• gavėjas jį atidarys
• arba ištrinkite nežiūrėdami.

Todėl su laiškų antraštėmis reikia elgtis ypač pagarbiai (tai yra, su pagarba).

Gauto laiško likimo variantai, atsižvelgiant į jo pavadinimą:

• laiškas nebus pastebėtas tarp krūvos kitų laiškų,
• jie laikys tai nenaudinga ir todėl net neatidarys,
• nedvejodami, jie nedelsdami išsiųs jį į aplanką „ ” arba „Ištrinti elementai“,
• skaityti iš dalies arba visiškai,
• gal net atsakys.

Laiško pavadinimas yra raktas į tai, kad gavėjas susidomėtų atverti laišką, tiksliau, „užkabintų“, patrauktų dėmesį. Tai ypač svarbu, jei laišką kam nors rašote pirmą kartą. Perfrazuojant žodžius iš knygos „Kapitono Vrungelio nuotykiai“ („kaip pavadinsi laivą, taip jis plauks“), galime pasakyti, kad „kaip pavadinsi raidę, taip ji pasieks“ gavėją.

Taigi laiško pavadinimas turi būti trumpas (ne daugiau kaip 50 simbolių), įdomus ir tikslus (išreikšti laiško esmę).

Be to, susirašinėjimo metu, jei laiško gavėjas atsako autoriui, laiško antraštė neturėtų keistis. Ji taip pat neturėtų keistis kartotinio susirašinėjimo metu, kai laiškas daug kartų siunčiamas viena ar kita kryptimi.

Jei susirašinėjimo metu pasikeičia diskusijos tema, prasminga pakeisti laiško temą arba, galbūt, sukurti naują laišką su nauja tema tolimesniam susirašinėjimui.

Taisyklė 4. Atsakydami į bet kurį laišką, pagalvokite, ar nereikia keisti laiško temos.

Daugeliu atvejų laiško temos keisti NĖRA būtinybės, toliau paaiškinsiu priežastis. Tačiau, kaip žinote, yra keletas taisyklių išimčių. Tačiau pirmieji dalykai.

Kaip parašyti atsakymą į laišką

Daugelis pradedančiųjų vartotojų į laiškus atsako neteisingai, būtent, gavę laišką, perskaito jį ir spusteli mygtuką „Rašyti“, kad atsakytų. Tai iš esmės neteisinga.

Atsakydami į laišką turėtumėte paspausti mygtuką „Atsakyti“, kad suprastumėte, kur pradėjote susirašinėjimą ir kur atėjote. Už tai:

• Jums reikia atidaryti laišką. Tokiu atveju virš arba po atvira raide atsiras mygtukas „Atsakyti“ (skaičius 1 2 pav.).
• Spustelėkite „Atsakyti“.
• „Re: …“ automatiškai atsiras raidės temoje (antraštėje) (skaičius 2 2 pav.). Raidės „Re“ yra ženklas, kad tai atsakymas į laišką.
• Savo atsakymą parašykite laiško pradžioje, kad atsakymas būtų pirmas, o žemiau – ankstesnio laiško tekstas.

Ryžiai. 2 Kaip parašyti atsakymo laišką

Daugelyje techninės pagalbos tarnybų prašoma spustelėti mygtuką „Atsakyti“, kai pranešate apie problemą el. paštu. Ir tuo pačiu nieko nekeiskite susirašinėjime ankstesniuose laiškuose. Tiksliau, bet kokia techninė pagalba prašo „atsakant išsaugoti citatą“. Nes lengviau suprasti, kur pradėjome spręsti problemą ir prie ko priėjome.

Daugelis pradedančiųjų vartotojų negali rasti ankstesnio laiško arba dėl kokių nors kitų priežasčių dažnai NEATSAKO (ty nenaudoja mygtuko „Atsakyti“, o rašo naują laišką (spustelėkite „Rašyti“ arba „Sukurti“). mygtuką). Kaskart gavus naują laišką, naujo laiško gavėjui gali būti sunku prisiminti „su švarus šiferis» visos ankstesnio laiško detalės, o tai labai apsunkina susirašinėjimą.

O į netinkamai suformatuotus laiškus gali visiškai neatsakyti profesionali techninė pagalba.

Atminkite, kad „Re:“ yra anglų kalbos „Reply:“ arba „Response:“ santrumpa, kuri verčiama kaip „Mano atsakymas į:“. Jei pasikeitė laiško tema, turėtumėte ištrinti šį „Re:“ ir parašyti naują temos eilutę, atspindinčią naujos įvykių eigos esmę.

5 taisyklė. Paskutinį kartą įveskite gavėjo pašto adresą (Kam).

Laukelį „Kam“ geriausia užpildyti paskutinis, parašius ir patikrinus laišką. Tai leis išvengti dažnai pasikartojančių klaidų, kai laiško siuntėjas gavėjui išsiunčia nebaigtą, netyčia paspaudęs mygtuką „Atsakyti“.

O jei paspausite mygtuką „Atsakyti“, tai prieš spustelėdami pirmiausia patikrinkite, ar laišką siunčiate tinkamam adresatui. Gali būti labai nemalonu, kai laiškas, ypač jei jame yra asmeninės ar konfidencialios informacijos, nukeliauja kitur, nei ketinote jį išsiųsti.

Taisyklė 6. Prieš išsiųsdami laišką, išsaugokite laiško tekstą atskirame faile.

Deja, ši taisyklė prisimenama tik tada, kai

• Siunčiant laišką įvyko netikėta nesėkmė,
• arba kai prašoma laišką išsiųsti dar kartą, nes jis dėl kažkokių priežasčių nebuvo gautas.

Siunčiant svarbius el. laiškus su „teksto siena“, įvesta ranka, o ne iš kur nors nukopijuota, tai yra labai gera taisyklė. Tai labai palengvina gyvenimą.

7 taisyklė. Laiško tekstas turi atitikti šiuos reikalavimus:

1) Laiško tekste turi būti pasisveikinimas.

Bent jau „Sveiki“. arba „Laba diena“. Jei žinote vardą, tada „Brangus vardas (galbūt patronimas). Bendraujant internete dažnai naudojamas pasisveikinimas „Laba diena“, o ne „ Labas rytas“, „Laba diena“ arba „ Labas vakaras“ Taip yra dėl to, kad laiško siuntėjas niekada negali tiksliai žinoti, kada jo el. laišką atidarys gavėjas. Siuntėjas ir gavėjas gali būti skirtingose ​​Žemės vietose, skirtingose ​​laiko juostose. Ir siuntėjas niekada tiksliai nežino, kada gavėjas atsivers ir perskaitys jo laišką.

2) Laiško tekstas turi būti teisingas ir be klaidų.

Kažkodėl neduodama didelės svarbos raštingumas Klaidų galima rasti oficialiose rimtų įmonių svetainėse, jau nekalbant apie laiškus, kuriuos kartais sunku suprasti ne tik atskirus žodžius, bet ir ištisas frazes, jos gali būti suformuluotos taip neraštingai ir su klaidomis. Svarbu atsiminti, kad prastas rašymas yra bloga kultūra ir neturi vietos internete.

3) Laiško tekstas turi būti aiškaus turinio.

Siuntėjas visada žino, apie ką rašo, tačiau gavėjas tai gali suprasti tik iš laiško teksto. Siuntėjas ne visada rašo apie savo problemą taip, kad tai būtų suprantama gavėjui. Neaiškaus turinio laiškai gali sukelti tik susierzinimą ir nusivylimą gavėje, nes jis praleido laiko skaitydamas laišką, bet nesuprato, ką siuntėjas norėjo jam pasakyti.

4) Laiško tekstas turi apimti vienos temos apimtį.

Jei siuntėjas turi ką pasakyti gavėjui skirtingomis temomis, tada geriau siųsti po vieną laišką kiekviena tema. Tai leis gavėjui lengviau suvokti informaciją ir pateikti jums tikslų ir išsamų atsakymą.

5) Laiško tekstas turi būti struktūrizuotas turinio ir išorinio suvokimo požiūriu.

Struktūruotą tekstą lengva skaityti. Ir tai suvokiama taip, kaip laiško autoriaus ketino. Nestruktūruotas tekstas su minties šuoliais, kuriame vyrauja emocijos, o ne faktai, su nesuprantamomis sąsajomis ir t.t. gali būti suvokiamas laiško gavėjo visiškai kitaip, nei norėjo siuntėjas. Dėl to bendravimas el. paštu neveiks. Tai visai nevyks, arba reikės telefono, Skype ir kitų ryšio priemonių.

6) Laiško tekstas turi būti optimalaus dydžio.

Labai trumpas 5–7 žodžių raides, be abejo, malonu skaityti, tačiau norint, kad šiuose žodžiuose būtų pateikta pagrindinė mintis, jus turi suprasti labai talentingas rašytojas. Nepatyrusiam laiškininkui geriau rašyti daugiau, kad adresatui siunčiama informacija ar informacija būtų perteikta kuo tiksliau.

Tuo pačiu metu pernelyg ilgas laiškas, kuriame gausu pasikartojimų, papildomų paaiškinimų, nereikalingos ne į temą informacijos ir pan., gavėjas suvokiamas kaip „teksto siena“, jį vargina ir sukelia. neigiama reakcija. Viskam reikia saiko;

7) Laiško teksto šriftas turi būti bendro tipo, kuris bus rodomas visose pašto tarnybose.

Egzotiškų šriftų, pavyzdžiui, tų, kurie primena ranka rašytą tekstą plunksnakočiu, gerbėjai turėtų atsiminti, kad gavėjui vietoj laiško teksto gali pasirodyti neįskaitomas šriftas. Egzotikos mėgėjai turėtų užtikrinti, kad jų naudojamas egzotiškas šriftas būtų atsiųstas laiške kartu su tekstu.

8) Šrifto dydis laiško tekste turi būti vienodas.

Bet kokius smulkius užrašus galite rašyti mažu šriftu; visa kita turėtų būti daroma tokiu pat šriftu. Kai kurios el. pašto paslaugos paprastai naudoja vieną universalų šriftą. Tai visada reikia atsiminti, nes visos siuntėjo pastangos papuošti tekstą skirtingų dydžių šriftais galiausiai gavėjui atrodys kaip monotoniškas tekstas. Taigi ar būtina taip stengtis?

9) Laiško tekste neturėtumėte piktnaudžiauti didžiųjų raidžių vartojimu.

Sunku skaityti raides, kuriose visos raidės yra mažos, net sakinio pradžioje arba atvirkščiai, kai visos raidės yra DIDŽIOSIOS. Nepamirškite, kad RAIDĖ, PARAŠYTA SU Caps Lock, SUDĖTI IŠ DIDŽIŲJŲ RAIDŽIŲ, INTERNETE SUVOKIAMA KAIP RIKSMAS ir reiškia tik riksmą ir nieko daugiau.

10) Laiško tonas jokiu būdu neturi būti agresyvus ar irzlus.

Laiško tekste neturi būti keiksmų ar įžeidimų. Geriausia rašyti laišką, kai esate subalansuotos ir protingos būsenos. Lengvas žaismingumas ir tinkamas humoras yra sveikintini, jei gavėjas palaiko panašų bendravimo toną ir sugeba jį įvertinti.

11) Pabaigoje visada turėtumėte palikti pašnekovui parašą (vardą, pavardę, slapyvardį, pareigas dalykiniams laiškams) su galimais pageidavimais.

Linkėjimai apima: Su pagarba, Su dėkingumu ir kt.

8 taisyklė: į el. laiškus turi būti atsakyta.

Visada įprasta atsakyti į laišką, todėl reikia rasti laiko ir progos skirti abipusį dėmesį ir pagarbą siuntėjams.

El. paštas netoleruoja sąstingio. Darbas su el. paštu labai priklauso nuo gavėjo disciplinos ir organizavimo. Tai yra reguliarus pašto dėžutės stebėjimas, susipažinimas su gaunama korespondencija, jos studijavimas, sisteminimas ir atsakymų rašymas.

Vienas iš svarbius punktus yra laiku išsiųstas atsakymas, kuris pats savaime kalba apie gavėją su teigiama pusė ir apibūdina jo atsakomybės bei suinteresuotumo laipsnį.

Elektroninis paštas nėra įprastas popierinis paštas su paštininkais, automobiliais, lėktuvais, traukiniais. El. laiškai pristatomi per kelias sekundes, o siuntėjai tikisi greito atsakymo. Elektroninėje komunikacijoje imamasi visai kitokio tempo, galima sakyti, kad „čia ir dabar“. Pavėluotas laikas gali prarasti aptariamos temos aktualumą.

9 taisyklė: nesiųskite konfidencialios informacijos el. paštu.

Deja, el. paštą galima nulaužti ir perimti. O paskui elektroniniuose laiškuose rašomi slaptažodžiai, banko kortelių numeriai, PIN kodai ir t.t. gali tapti prieinami pašaliniams asmenims, kurie gali juos naudoti asmeninei naudai. Todėl tokia informacija el. paštu pasitikėti nereikėtų.

Taisyklė 10. Neskelbti informacijos iš asmeninių laiškų be jų siuntėjų sutikimo.

Gerbdami kitų žmonių konfidencialią informaciją, gerbiate ir save, ir savo teisę į privatumą.

Bendraujant elektroniniu paštu be abipusio vizualinio ir klausinio kontakto, būtina laikytis etiketo taisyklių, o tai savo ruožtu prisideda prie kompetentingo ir kultūringo dialogo tarp žmonių užmezgimo.

Viename iš savo laiškų Antoine'as Saint-Exupery pažymėjo:

„Ieškokite manęs tame, ką rašau“.

Tai labai tinkama išraiška, taip pat ir kalbant apie minėtus el. pašto etiketo principus.

Tikriausiai visi esame girdėję posakį „Neprakaituokite dėl smulkmenų“, ir jis taikomas daugeliui gyvenimo aspektų. Tačiau kalbant apie el. laiškus, svarbi kiekviena smulkmena.

Elektroninio pašto ir pašto etiketo taisyklės nurodo, kas tinka, o kas ne, kai žmogus siunčia žinutę potencialiam klientui, verslo partneriui, kolegai, vadovui ar pažįstamam. Jie padeda išvengti klaidų ir nesusipratimų.

Kodėl būtinas pašto etiketas?

Tyrimai rodo, kad klaidos turi didelę įtaką tam, kaip kiti suvokia žmogų. Vieno eksperimento metu dalyviai, kurie skaitė el. laišką su gramatinėmis klaidomis, manė, kad rašytojas buvo mažiau sąžiningas, protingas ir patikimas nei tie, kurie skaitė tą patį el. laišką be klaidų.

Pagal kitą patirtį žmonės kreipėsi dėl finansavimo ir gavo mažiau pelningomis sąlygomis kai jų užklausose buvo rašybos klaidų.

Tai nestebina. Kai žmogus skaito laišką, kuriame yra klaidų ir rašybos klaidų, jis galvoja apie vieną iš dviejų dalykų:

• Siuntėjas nežino pagrindinių rašybos ir gramatikos taisyklių.
• Siuntėjas nepakankamai rūpinasi pranešimu, kad jį patikrintų prieš siųsdamas.

Niekas iš to nebus geras santykių pagrindas. Norėdami išvengti šių klaidų, pateikiame keletą el. pašto etiketo patarimų, kuriuos turėtų žinoti ir laikytis kiekvienas specialistas (ypač bendraujantis su klientais).

Skyrybos ženklai

Skyrybos ženklai yra subtilūs, kai naudojami teisingai, ir akivaizdūs, kai naudojami neteisingai. Neturėtumėte gadinti įspūdžio apie save gavėjų akivaizdoje – šių taisyklių reikia atsiminti ir jų griežtai laikytis.

1. Galutinis skyrybos ženklas

Kiekviena eilutė turi baigtis galutiniu skyrybos ženklu, t.y. taškas, klaustukas arba šauktukas. Jei praleisite šį ženklą, atrodys, kad mintis nebaigta.

Neteisingai: Kalbėjausi su finansų skyriumi ir jie susitarimą patvirtino

Teisingai: Kalbėjausi su finansų skyriumi ir jie susitarimą patvirtino.

Klaustukų ir šauktukų reikia naudoti saikingai. Jei vienoje laiške yra per daug klaustukų, gali atrodyti, kad jis tardo gavėją.

Koks tavo statusas? Ar jau kalbėjote su savo komanda? Ar galite paskambinti rytoj vidurdienį, kad galėtume aptarti galimus pokyčius?

O jei eini per toli su šauktukai, galite parodyti save kaip hiperaktyvią ir pernelyg susijaudinusią.

Dar kartą ačiū už produktyvų vakarykštį pokalbį! Geros naujienos: kalbėjausi su finansų skyriumi ir jie patvirtino sandorį! Negaliu laukti mūsų bendradarbiavimo!

2. Kabliataškis (;)

Kabliataškis gali būti naudojamas sujungti du atskirus, bet susijusius sakinius. Tai ne tas pats, kas kablelis.

Neteisingai: Ji gali man paskambinti rytoj, tada galės man atsakyti.

Teisingai: Ji gali man paskambinti rytoj; tada ji gali man atsakyti.

3. Kablelis (,)

Viena dažniausių klaidų – kablelių dėjimas ten, kur jų nereikia. Svarbiausios taisyklės:

Prieš dedamas kablelis koordinuojantis junginys(ir, bet, ir, arba, bet) jungiant du vienodus paprastus sakinius.

Pernai dirbau su panašiu klientu ir jų atidarymo rodiklis padidėjo 20% per mėnesį.

Sąrašo elementams atskirti naudojamas kablelis.

Daugiausia dėmesio skyriau el. laiškų ilgiui, skaitomumui ir turiniui.

4. Pasisveikinimo skyryba

Yra keli įvairiais būdais paryškinkite sveikinimą (pirmoji el. laiško eilutė, kurioje gavėjui kreipiamasi vardu).

Jei tai oficialus laiškas, geriau naudoti tašką.

Gerbiama ponia Frost.

Jei tai gana atsitiktinė raidė, geriau naudoti kablelį.

Miela Aya,

O jei tai draugiška raidė, galite naudoti šauktuką.

Gramatika

Žmonės, kurie savo gyvenimo nepaskyrė gramatikos mokymuisi (kuris iš tikrųjų yra daug mažiau pelningas nei pardavimas), vienaip ar kitaip klys. Tačiau niekas to nepastebės, nebent sužinos apie šią paslaptingą taisyklę. Tiesiog reikia vengti pagrindinių klaidų, kurios labiausiai pastebimos, ir viskas bus gerai.

Pavyzdžiui, jūs turite žinoti skirtumą tarp:

• Kam/kas būtų
• Žiūrint/galvoje
• Apie/sąskaitoje
• Taip pat, taip pat/tas pats, tas pats
• -tsya/-tsya
• Apskritai / apskritai (ir atminkite, kad nėra žodžių „bendrai“ ir „bendrai“)

Kaip redaktorius galite naudoti tokius įrankius kaip „Grammarly“, kuris realiuoju laiku randa visas gramatikos ir rašybos klaidas ir kas savaitę siunčia bendrų tendencijų ataskaitą.

Jaustukai el. laiškuose

Galite suprasti norą prie gana atšiauraus sakinio pridėti besišypsantį veidą, kad jį sušvelnintumėte, arba užbaigti pokštą besijuokiančia emocija.

Tačiau to reikėtų vengti, nebent gavėjas pats jau naudojo jaustuką. Tyrimai rodo, kad šypsenėlių naudojimas darbo el. laiškuose kenkia jūsų reputacijai: dėl jų siuntėjas atrodo mažiau kompetentingas (ir nepadeda jums atrodyti draugiškesniam).

Laiškų antraštės

Temos eilutė turi būti prasminga ir palyginti trumpa. Idealiu atveju jis turėtų pranešti gavėjui, ar jis nori atidaryti el. laišką.

Neteisingai:"Sveiki"

Kas rašoma laiške? Visiškai nesuprantama.

Teisingai: “Santrauka skambinti dėl pagalvių partijos užsakymo nuo 02.12d.

Ši antraštė nekelia abejonių dėl laiško turinio.

Sveikinimai

Pasisveikinimuose naudojami skyrybos ženklai yra paminėti aukščiau. Taip pat reikia pasirinkti pasisveikinimo formą, kuri gali būti formali arba neformali, priklausomai nuo gavėjo ir santykių su juo.

Geriausias yra paprastas, kasdienis pasisveikinimas, nes jis suteiks draugišką, ramų toną ir perteiks pasitikėjimą.

Kasdienių sveikinimų pavyzdžiai:

• Sveiki
• Labas rytas [po pietų, vakaro]
• [Vardas]

Jei tai pirmas kontaktas su žmogumi arba jis užima aukštesnes pareigas, reikėtų rinktis oficialesnį variantą.

Oficialių sveikinimų pavyzdžiai:

• Gerbiamas [vardas]
• Gerbiamas pone / ponia [pavardė]

Ir sveikinimų, kurie negali būti naudojami net kaip pokštas, pavyzdžiai:

• Ei!: Per daug neformalus ir nekantrus
• [Vardas]!: Per daug neįmantri
• Laba diena: žmonės taip nekalba
• Visiems suinteresuotiems: per daug beasmenis
• Gerbiamasis pone ar ponia: Per senamadiškas
• Labas draugas: Per daug baisu
• Ponai: Per senamadiška
• Viskas: Per kieta

Pabaiga

Tinkama pabaiga papildo laiško toną ir turinį. Kadangi tai paskutinė gavėjo perskaityta eilutė, tai turi įtakos galutiniam įspūdžiui.

Jei laiškas parašytas šviesiu tonu, jis gali baigtis neformaliu, šiltu parašu.

Pavyzdžiui:

• Ačiū
• Ačiū dar kartą
• Viskas kas geriausia
• Gražios [savaitės dienos]
• Geras savaitgalis
• Pasimatysime vėliau
• Iki pasimatymo [rytoj, trečiadienį, kai grįšite]
• Laukiame mūsų bendradarbiavimo
• Laukiame kito mūsų pokalbio
• Man bus malonu išgirsti jūsų nuomonę

Jei laiško tonas santūresnis, parašas turėtų būti tinkamas.

Pavyzdžiui:

• Ačiū
• Ačiū už sugaištą laiką
• Geros dienos [savaitgalis]

Štai paskutinės eilutės, kurių nereikėtų naudoti:

• Pagarbiai: per senamadiška
• Viskas, kas geriausia: per daug nedraugiška
• Iš visos širdies: per intymus
• Širdingas: per daug nenatūralus
• — [Siuntėjo vardas]: per grubus

Gavėjo vardas

Turite tris kartus patikrinti, ar parašyta teisingai. Galite atidaryti šio asmens profilį socialiniuose tinkluose ir palyginti.

Ir netrumpinkite žmogaus vardo, nebent taip jis pasirašo savo el. Jei jis pasirašo „Miša“, galite naudoti sutrumpintą vardą; jei „Michailas“, tuomet reikia į jį atitinkamai kreiptis.

Didžiosios raidės

Siųsdami SMS, socialiniuose tinkluose ar pokalbiuose daugelis žmonių nenaudoja didžiųjų raidžių. Tačiau rašant verslo laišką tai būtina. Kitaip tariant, pirmąjį sakinio žodį ir tinkamus daiktavardžius turite rašyti didžiosiomis raidėmis.

Pavyzdžiui: „HubSpot“ laukiami šunys.

Raidės tonas

Neįtikėtinai sunku nustatyti ir išlaikyti tinkamą el. laiško toną. Tyrimai rodo, kad žmonės gerokai pervertina, kaip dažnai jų gavėjai teisingai nustato, ar jų tonas buvo sarkastiškas, ar rimtas.

Nors jie tikėjo, kad gavėjai tai padarys teisingai 80% atvejų, tikrasis skaičius buvo artimesnis 56%.

Ar tai reiškia, kad pusė el. laiškų bus neteisingai interpretuojami? Nr. Tačiau tai reiškia, kad reikia atidžiai rinktis žodžius ir pagalvoti, kaip gavėjas galėtų juos suvokti.

Pirma, reikia vengti frazių ir žodžių, turinčių neigiamą reikšmę. Dėl jų žmogus gali atrodyti labiau sunerimęs, susierzinęs ar susijaudinęs, nei yra iš tikrųjų.

Pavyzdžiui: Klaidos, problemos, nesėkmės, vėlavimas, krizės, bėdos, nesėkmės.

Antra, nenaudokite sarkazmo. Didelė tikimybė, kad pokšto gavėjas nesupras, o siuntėjo įspūdis bus sugadintas.

Pavyzdžiui:„Prašyčiau savo komandos pažvelgti į tai rytoj, bet žinote, niekas iš tikrųjų neatlieka to darbo, kurį gauna penktadienį.

Trečia, būtina išskirti vertinamąją reikšmę turinčius būdvardžius ir prieveiksmius. Dėl jų laiškas atrodo pernelyg emocingas, kai tikslas yra atrodyti ramus ir profesionalus.

Pavyzdžiai: Labai, tikrai, nepaprastai, labai, rimtai, giliai

Ketvirta, galite mėgdžioti savo pašnekovo stilių. Sekdami jo pavyzdžiu užtikrinsite, kad autorius netyčia jo neįžeistų. Jei jis rašo trumpas ir tiesiogines žinutes, turite atsakyti tuo pačiu. Jei jis bando sustiprinti ryšį suasmenindamas (pvz., „Mačiau, kad buvai Bermuduose; tikiuosi, kad tu puikiai praleidai laiką“), verta daryti tą patį.

Penkta, jei abejojate, geriau paskambinkite. Bet kuriuo metu, kai kyla potencialiai įtemptas pokalbis, pravartu paskambinti, per Skype arba susitikti su žmogumi asmeniškai.

Šriftai ir formatavimas

Ar norite pakenkti gavėjo akims? įmantrūs šriftai, ryskios spalvos ir originalus formatavimas, kad padėtų.

Taip, taip laiškas bus kur kas įsimintinesnis, bet tuo pačiu parodys visišką bendravimo normų nežinojimą.

Visada turėtumėte naudoti standartinį šriftą. Nėra spalvų, išskyrus juodą. Tik standartinis dydisšriftas. Vienoje raidėje neparyškinkite arba kursyvu daugiau nei vieno žodžio (arba žodžių serijos).

Kai kopijuojate ir įklijuojate tekstą, turite išvalyti formatavimą. („Command + \“ „Mac“ kompiuteryje, „Ctrl“ + „Shift“ + N kompiuteryje.) Jei to nepadarysite, ištrauka atrodys kitaip nei likusi raidė.

Hipersaitai

Viso URL įterpimas į el. laišką užima daug vietos ir atrodo netvarkingai. Vietoj to galite sukurti hipersaitą arba įterpti sutrumpintą URL.

Neteisingai: Pažiūrėk čia: https://site/

Teisingai: Pažiūrėk į.

Programos

Reikia kur nors laiške nurodyti, kad yra priedas, kad gavėjas jo nepraleistų.

Pakaks paprasto „pridėjau [dokumentą, skaičiuoklę] X“.

Be to, kai kas nors įtraukiamas į el. pašto grandinę, būtinai iš naujo pridėkite failus arba jie negalės jų matyti.

Laiško parašas

Blogas parašas gali labai pakenkti jūsų reputacijai. Net jei parašysite iškalbingiausią ir įtikinamiausią laišką pasaulyje, su blogu parašu jis atrodys mėgėjiškai.

Verta prisiminti, kad mažesnis yra geresnis; parašas turėtų būti palyginti mažas, paprastas ir ribotas. Čia nėra vietos jūsų mėgstamai įkvepiančiajai citatai, portretui ar visas sąrašas kontaktai. Idealiu atveju paraše turėtų būti įmonės pavadinimas, pareigos, telefono numeris ir (arba) interneto svetainė.

Laiškų laukai

Kam:Ši sritis paprasta: asmens, su kuriuo norite susisiekti, el. pašto adresas.

Kopijuoti: Jei norite prijungti ką nors kitą, čia turite pridėti jo adresą. Iš esmės tai reiškia: „Ei, perskaityk tai, bet tu neprivalai atsakyti“.

Ši parinktis reikalinga, kai el. laiške yra atitinkamos informacijos arba jums reikia susieti kitą asmenį su tikruoju gavėju.

Akloji kopija (BCC):Ši funkcija taip pat nukopijuoja kontaktą į el. pašto adresą, tačiau niekas kitas, išskyrus gavėją, nematys, kad gavo el. laišką. Kitaip tariant, jei išsiųsite laišką Michaelui Scottui ir Bcc Jimui Halpertui, Michaelas nesužinos, kad Jimas taip pat jį gavo.

Kodėl naudoti BCC?

Norėdami paslėpti el. pašto adresus. Šią funkciją galima naudoti norint palikti kam nors paštu paslapčia nuo kitų. Pavyzdžiui, jei siunčiate el. laiškus žmonių grupei apie būsimą įvykį, galite pasirinkti BCC visiems el. laiškams, kad nereikėtų dalytis kitų žmonių el. pašto adresais be leidimo.

Dėl Bendra informacija: BCC leidžia asmeniui, neįtrauktam į giją, matyti pranešimą.

Gera forma: BCC leidžia mandagiai pašalinti žmones iš el. pašto grandinių. Pavyzdžiui, jei viršininkas ką nors supažindina su asmeniu, būtų gera forma grąžinti viršininką BCC. Tai rodo, kad asmuo atsakė neužpildęs gautųjų laiškų srautu pirmyn ir atgal.

„Atsakyti“ prieš „Atsakyti visiems“

Atsakymas:Ši parinktis leidžia tiesiogiai atsakyti asmeniui, kuris jums atsiuntė el. laišką. Paskutinį kartą. Jei atsakysite tiesiai į pirmą pranešimą, atsakymas bus išsiųstas pirminiam el. laiško siuntėjui. Bet jei grandinėje atsakysite į kažkieno kito el. laišką, atsakymą gaus tik tas asmuo.

Atsakyti visiems: Pasirinkus šią parinktį, atsakymas siunčiamas visiems, kurių adresai yra laukuose „Kam“ arba „Cc“. Tai naudinga perduodant informaciją, kuri rūpi visiems.

Jei abejojate, geriau pasirinkti „Atsakyti“. Jūs neturėtumėte būti erzinantis žmogus.

Laiškų persiuntimas

Norėdami išlaikyti pašto etiketą, siųsdami turite laikytis kelių taisyklių:

Kai kurie el. laiškai nėra skirti persiųsti. Jei kontaktas dalijasi asmenine ar neskelbtina informacija, tokius el. laiškus reikia persiųsti labai atsargiai.

Persiunčiant ilgą el. laiško giją, gera praktika yra apibendrinti tai, kas aptariama laiškuose, kad gavėjas tiksliai žinotų, ko iš jo norima. Nėra nieko blogiau, nei gauti 50 el. laiškų grandinę su užrašu, kuriame tiesiog parašyta „pažiūrėkite žemiau“.

Jei norite, kad persiųstas el. laiškas pradėtų naują laiškų grandinę (užuot būti dabartinės gijos dalimi), temos eilutėje tereikia įtraukti savo komentarą.

Nauja temos eilutė: Pažvelkite į tai! Fw: pastabos iš antradienio

Atsakymo laikas

Kiekvienas turi perpildytas pašto dėžutes ir įtemptus grafikus, todėl ne visada įmanoma iš karto atsakyti į el. laišką. Tinkamas reakcijos laikas kiekvienam asmeniui skiriasi:

Tiesioginiai komandos nariai: Atsakykite per 12 valandų. Komanda turi dirbti greitai ir efektyviai; Be to, dauguma laiškų yra susiję su veiklos klausimais.

Bendri kolegos: Visiems kitiems darbuotojams atsakymo laikas yra 24 valandos. Negalite atsakyti per šį laikotarpį? Turite jiems pranešti, kad laiškas perskaitytas ir atsakymas bus paruoštas iki X laiko.

Išoriniai kontaktai: Jei laiškas nėra pažymėtas kaip skubus arba į kurį reikia atsakyti kuo greičiau, tinkamas laikas atsakymas bus savaitės, kurią šis laiškas gautas, pabaigoje – pavyzdžiui, jei jis gautas antradienį, atsakyti turite iki šios savaitės penktadienio. Didelės vertės kontaktams atsakymo laikas yra 24 valandos.

Atsako, kai toli nuo darbo

Jei darbuotojas nepasiekiamas ilgas laikas, automatinis OOO (Out-of-Office) atsakymas jums praneš, kad jis negali atsakyti į pranešimą, kol negrįžta į biurą.

Geri ir blogi LLC atsakymų variantai:

• Gerai: praneškite, kiek laiko darbuotojas bus nepasiekiamas.
• Blogai: sukurkite LLC atsakymą vienai dienai.
• Gerai: skubiais klausimais pasiūlykite kreiptis į kitą darbuotoją.
• Blogai: neinformavo šio kolegos, kad jis buvo įtrauktas į LLC atsakymą.
• Gerai: į el. laiško temos eilutę įtraukite „LLC“, kad žmonės galėtų lengvai atpažinti automatinį atsakymą.
• Blogai: įtraukite daugiau informacijos nei būtina, pvz., kur tiksliai darbuotojas praleidžia atostogas.

Jei darbuotojas atostogauja ilgesniam laikui, gali būti naudinga palikti komunikacijos kanalą situacijose, kurios tikrai yra skubios ir reikalaujančios dėmesio.

Siuntimas iš jūsų telefono

Neturėtumėte pridėti „Rašau iš telefono“ arba „Parašyta mano telefone – atleiskite už rašybos klaidas“. Daugelis žmonių tai naudoja kaip tinginystės pasiteisinimą, kad neperskaitytų laiško dar kartą prieš spustelėdami „Siųsti“.

Kaip taisyklingai rašyti el. laiškus – el. pašto etiketas

5 (100%) – 1 įvertinimas

Šios paprastos taisyklės padės parašyti tinkamą el. Visi jie yra rezultatas Asmeninė patirtis dirbant su dešimtimis laiškų kasdien.

Pats pirmas dalykas, kurį reikia padaryti, yra atskirti darbo erdvė iš asmeninių, ty sukurti dvi pašto dėžutes (darbui ir asmeniniam susirašinėjimui). Priešingu atveju, kaip ne kartą buvo įrodyta praktikoje, anksčiau ar vėliau supainiosite gavėjus ir pasidalinsite Asmeninė informacija su žmogumi, kuriam tai visiškai nenaudinga.

Turėtumėte tikrinti savo verslo el. paštą bent du kartus per dieną. Praktikoje labai dažnai pasitaiko atvejų, kai žmogus išsiunčia svarbų laišką, o atsakydamas „nieko“, ir ilgam laikui. Todėl, jei turite Laisvalaikis, tada pabandykite atsakyti į visus laiškus iš karto. Ir žmonės yra patenkinti, ir jūs nebūsite priblokšti.

Į laiškus, kurių adresatas nurodytas laukelyje „cc“, atsakyti nereikia, jie siunčiami tiesiog susipažinti. Jei adresatas yra lauke „Kam“, į laišką reikia atsakyti.

Rašydami el. laiškus visada įtraukite temos eilutę. Pirminį nevalingą laiško svarbos ir reikšmingumo įvertinimą atlieka būtent jis, ypač jei laiškas atėjo iš gavėjui nežinomo adreso. Įdomiai, trumpai, bet prasmingai suformuluokite temos pavadinimą. Susilaikykite nuo tokių formuluočių kaip „SKUBI!“, „laiškas“, „klausimas“.

El. pašto tekstas: kaip rašyti?

Bet koks laiškas turėtų prasidėti sveikinimu. Verslo korespondencijai labiausiai tinka ši formuluotė: „Sveiki, gerbiamas pone Žužinai“ arba, pavyzdžiui, „Laba diena, brangioji Inna Petrovna“. Pranešimas turėtų baigtis žodžiais „Su pagarba, ... (nurodykite savo duomenis).“

Jei adresato nepažįstate, būtinai nurodykite, kokiu tikslu su juo kreipiatės. Pavyzdžiui, „...mačiau tavo skelbimą apie šį bei tą, tu domiesi tokiais ir tokiais, galiu tau pasiūlyti...“.

Nepamirškite taupyti laiką – tiek savo, tiek kitų. Bendraukite trumpai, bet atsakykite į klausimus iki galo. Vartodami citatas darykite tai išmintingai, trumpinkite pernelyg ilgus sakinius, išryškindami tik esmę. Jei cituojate visą, padėkite tekstą pačioje laiško pradžioje.

Venkite rašyti kaip ištisinės sienos. Suformuokite prasmingas pastraipas ir atskirkite jas tuščia eilute, kad informacija būtų geriau suvokiama.

Nerekomenduojama į laiško tekstą įterpti smulkių detalių, naudokite pridedamus failus ar nuorodas į reikalingos medžiagos teksto komentaruose. Jei prie laiško pridedate supakuotus rar arba zip failus, įspėkite gavėją, kad tai nebūtų suvokiama kaip viruso ataka.

Elektroniniame laiške parašas yra toks pat būtinas kaip ir įprastame. Tiesa, tai užima šiek tiek daugiau vietos, turite nurodyti savo asmeninius duomenis (vardą ir pavardę, jei norite, patronimą). Be to, galite parašyti pareigas, kurias dirbate, oficialią svetainę ir įmonės pavadinimą, telefono numerį, el. pašto adresą ir kitas ryšio priemones, jei tokių yra (ypač faksu).

Pavyzdžiui, čia yra elektroninio parašo pavyzdys:

Pagarbiai

Elena Kletkova

susisiekite su @pochta.ru

http://adres_saita.ru

Galutinis el. pašto patikrinimas

Visada atidžiai patikrinkite savo laišką prieš siųsdami jį; kuo jis svarbesnis, tuo daugiau laiko praleidžiate tikrindami, ar nėra skyrybos ir rašybos klaidų, teksto klaidų, netikslumų, taip pat viso teksto logikos ir nuoseklumo.

Nepamirškite, kad sakinių pradžia ir tikriniai vardai yra kartu Didžiosios raidės. Būtinai dėkite tarpus po taškų ir tarp žodžių. Žodžių paryškinimas didžiosiomis raidėmis laikomas blogu elgesiu, nereikėtų tokiu būdu atkreipti į ką nors dėmesio ir naudoti tai kaip priemonę išraiškingumui pasiekti.

Prieš pradėdami rašyti el. laišką, gerai pagalvokite, ar jo pakaks skambutisį tinkamą organizaciją, ir tai žymiai sutaupys laiko, ir ne tik jūsų.

Kas yra el. Šiuolaikiniame verslo pasaulyje tai yra:

• Tavo veidas. Būtent elektroninio pašto pagalba galite sukurti teigiamą įvaizdį sandorio šalies akyse arba sugadinti pirmąjį įspūdį.
• Jūsų darbo įrankis. Daug bendravimo su išoriniu pasauliu vyksta elektroniniu paštu. Todėl, jei mokate šį instrumentą, galite daug palengvinti savo gyvenimą.
• Galingas išsiblaškymas. Išorinis pasaulis el. paštu bando jus persekioti, atitraukti ir suklaidinti.

Iš šios perspektyvos pažiūrėkime į darbą su el. paštu. Pradėkime nuo kažko paprasto.

Laiško formatavimas

Naudoju „Mozilla Thunderbird“ el. pašto programą, todėl pateiksiu ją kaip pavyzdį. Sukurkime naują raidę ir eikime iš viršaus į apačią per laukų sąrašą.

Kam. Kopijuoti. Paslėpta kopija

Kai kurie gali nežinoti, bet „Mozilla“ „To“ galima pakeisti į „Cc“ arba „Bcc“.

• Kam: rašome pagrindinį gavėją arba kelis gavėjus, atskirtus kabliataškiu.
• Kopijuoti: rašome tam, kas turėtų perskaityti laišką, bet iš kurio reakcijos nesitikime.
• Paslėpta kopija: rašome tam, kuris turėtų perskaityti laišką, bet likti nežinomas kitiems laiško gavėjams. Ypač tinkamas naudoti masiniam verslo laiškų, pvz., pranešimų, siuntimui.

Neteisingai masiniuose laiškuose nurodykite gavėjus naudodami laukus „Kopijuoti“ arba „Kam“. Keletą kartų per metus gaunu laiškų, kurių laukelyje „Cc“ surašyta 50–90 gavėjų. Yra privatumo pažeidimas. Ne visi jūsų gavėjai turi žinoti, su kuo dar dirbate panašia tema. Gerai, jei tai žmonės, kurie vienas kitą pažįsta. Ką daryti, jei sąraše yra konkuruojančių įmonių, kurios viena apie kitą nežino? Jūs turite būti pasiruošę bent jau nereikalingiems paaiškinimams, o maksimaliai – nutraukti bendradarbiavimą su vienu iš jų. Nedarykite to tokiu būdu.

Laiško tema

Profesionalios pašto tarnybos dažnai rašo (kartais protingai) apie el. pašto temos eilutės svarbą savo įmonių tinklaraščiuose. Tačiau dažniausiai kalbame apie pardavimo laiškus, kur laiško tema išsprendžia problemą „el. laišką reikia atidaryti“.

Aptariame kasdienę dalykinę korespondenciją. Čia tema išsprendžia problemą: „Laiškas ir jo autorius turi būti lengvai atpažįstami ir randami“. Be to, jūsų darbštumas grįš į jus daugybės karmos pavidalu atsakyti į laiškus, tik su priedais Re: arba FWD, tarp kurių teks ieškoti norimos raidės tema.

Dvidešimt laiškų – tai vienos dienos korespondencijos apimtis viduriniosios grandies vadovui. Aš visai nekalbu apie verslininkus ir verslo savininkus; jų raidžių skaičius kartais nukrenta iki 200 ar daugiau per dieną. Todėl dar kartą: nesiųskite laiškų su tuščia tema.

Taigi, kaip teisingai suformuluoti el. laiško temos eilutę?

Klaida #1 : temoje tik įmonės pavadinimas. Pavyzdžiui, „Dangus“ ir viskas. Pirma, tikriausiai nesate vienintelis iš savo įmonės, bendraujantis su šia sandorio šalimi. Antra, tokia tema neįneša jokios prasmės, nes iš adreso jau matosi Jūsų įmonės pavadinimas. Trečia, atspėkite, kaip atrodys jūsų pašto dėžutė su tokiu požiūriu į susirašinėjimą? Kažkas panašaus į tai.

Ar patogu ieškoti tokiomis temomis?

Klaida #2 : prašmatnus, pardavimo antraštė. Puiku, jei mokate rašyti tokias antraštes. Tačiau ar tikslinga šiuos įgūdžius naudoti verslo susirašinėjime? Prisiminkite verslo laiško temos eilutės paskirtį: ne parduoti, o suteikti identifikaciją ir paiešką.

Laiško tekstas

Yra daug vadovų, kaip rašyti tekstus skirtingų atvejų gyvenimą. Pavyzdžiui, Maksimas Iljakovas, Aleksandras Amzinas ir kiti žodžių meistrai turi daug naudingos informacijos. Patariu perskaityti jų straipsnius, bent jau pagerinti bendrą raštingumą ir pagerinti bendrą rašytinės kalbos stilių.

Rašydami laišką turime priimti kelis sprendimus paeiliui.

Mandagumo reikalas . Laiško pradžioje galite susilieti į malonumą ar net švelnumą dvasia „Brangioji Rodya, praėjo daugiau nei du mėnesiai, kai kalbėjausi su tavimi raštu, nuo ko aš pats kentėjau ir net nemiegojau. naktys, mąstymas“. Labai mandagus ir labai brangiai kainuoja tiek laiko tokiai įžangai parašyti, tiek pašnekovo perskaityti laiką. Susirašinėjimas yra verslas, prisimeni? Ne epistolinio žanro rašinys konkursui ar laiškas Raskolnikovo mamai, o verslo korespondencija.

Mes gerbiame savo ir gavėjo laiką!

Prisistatyti ir prisiminti pažinties aplinkybes prasminga tik pirmame laiške, išsiųstame po trumpalaikio susitikimo parodoje. Jei tai yra bendradarbiavimo ar nuolatinio susirašinėjimo tęsinys, pirmame dienos laiške rašome: „Labas, Ivanai“, antrajame ir vėlesniuose: „Ivanai, ...“.

Kreiptis . Man visada rūpėjo klausimas, į ką kreiptis laiške, jei yra keli gavėjai. Neseniai parašiau laišką, adresuotą trims mergaitėms, vardu Anna. Be jokios abejonės, parašiau „Sveika, Ana“ ir nesijaudinau. Tačiau tokia sėkmė ne visada būna.

Ką daryti, jei yra trys ar net septyni gavėjai ir jie neturi vienodo vardo? Galite juos išvardyti pagal pavadinimą: „Laba diena, Rodionai, Pulcherija, Avdotya ir Piotras Petrovičius“. Bet tai ilgai ir užtrunka. Galite parašyti: „Sveiki, kolegos!

Aš naudoju taisyklę kreiptis į asmenį vardu „Kam“ laukelyje. Ir visai nesikreipkite į kopiją. Ši taisyklė taip pat leidžia tiksliau nustatyti (vieną!) laiško adresatą ir šio laiško paskirtį.

Citata . Dažnai susirašinėjimas yra laiškų grandinė su klausimais ir atsakymais – žodžiu, dialogas. Manoma, kad gera praktika netrinti susirašinėjimo istorijos ir savo atsakymą rašyti cituojamo teksto viršuje, kad po savaitės grįžus prie šios korespondencijos būtų galima lengvai perskaityti dialogą iš viršaus į apačią, mažėjant pagal datą.

Dėl tam tikrų priežasčių numatytasis „Mozilla“ nustatymas yra „Padėkite žymeklį po cituoto teksto“. Rekomenduoju jį pakeisti meniu „Įrankiai“ → „Paskyros parinktys“ → „Kūrimas ir adresavimas“. Taip turi būti.

Laiško tikslas . Yra dviejų tipų verslo laiškai:

• kai tiesiog informuojame pašnekovą (pvz., mėnesio atliktų darbų ataskaita);
• o kai ko nors norime iš pašnekovo. Pavyzdžiui, kad jis patvirtintų pridedamą sąskaitą apmokėjimui.

Paprastai padrąsinančių laiškų yra daug kartų daugiau nei pranešančių laiškų. Jei norime ko nors pasiekti iš pašnekovo, labai svarbu tai pasakyti laiške paprastu tekstu. Kartu su raginimu veikti turi būti nurodytas vardas ir jis turi būti paskutinis laiško sakinys.

Neteisingai : „Porfirijus Petrovičiau, aš žinau, kas mirtinai nulaužė seną moterį“.

Teisingai : „Porfirijus Petrovičiau, aš nulaužiau seną moterį, prašau imtis priemonių mane suimti, aš pavargau nuo kančių!

Kodėl korespondentas turėtų pagalvoti už jus, ką daryti su šiuo laišku? Juk jis gali priimti neteisingą sprendimą.

Parašas tekste . Ji turi būti. Be to, visos el. pašto programos leidžia sukonfigūruoti automatinį parašo pakeitimą, pavyzdžiui, klasikinį „Pagarbiai...“. „Mozilla“ tai atliekama meniu „Įrankiai“ → „Paskyros parinktys“.

Rašyti paraše kontaktus ar ne – kiekvieno asmeninis reikalas. Bet jei esate kaip nors susijęs su pardavimu, būtinai parašykite. Net jei sandoris neįvyks dėl bendravimo, ateityje būsite nesunkiai rastas naudojantis kontaktais iš parašo.

Galiausiai, dar viena laiško korpuso savybė tiems pašnekovams, kurie nemėgsta (negali, nenori, neturi laiko) atsakyti į jūsų laiškus. Nurodykite numatytąjį laiško tekstą. Pavyzdžiui, „Porfiry Petrovičiau, jei neatvyksi manęs suimti iki penktadienio 12:00, aš laikau save amnestuotu“. Žinoma, terminas turi būti realus (teksto iš pavyzdžio nereikėtų siųsti penktadienį 11:50). Gavėjas turi būti fiziškai pajėgus perskaityti jūsų laišką ir veikti pagal jį. Tokia „tyla“ atleidžia jus nuo atsakomybės už pašnekovo nesugebėjimą atsakyti. Kaip visada, šią funkciją reikia naudoti išmintingai. Jeigu žmogus į tavo laiškus atsako laiku ir reguliariai, toks ultimatumas gali, jei ne, jį įžeisti, tai šiek tiek sujaudinti arba lemti sprendimą neatsakyti į laišką dabar, o priversti laukti penktadienio.

Priedai

Laiškai dažnai būna su priedais: gyvenimo aprašymai, komerciniai pasiūlymai, sąmatos, grafikai, dokumentų skenavimas – labai patogus įrankis ir kartu populiarių klaidų šaltinis.

Klaida : didžiulis investicijų dydis. Dažnai gaunu el. laiškus su priedais iki 20 MB. Paprastai tai yra kai kurių dokumentų nuskaitymas TIFF formatu, kurio skiriamoji geba yra 600 dpi. Korespondento el. pašto programa beveik neabejotinai sustings kelioms minutėms beprasmiškam bandymui įkelti priedo peržiūrą. Ir neduok Dieve, kad gavėjas bandytų perskaityti šį laišką išmaniajame telefone...

Aš asmeniškai tokius laiškus iš karto ištrinu. Nenorite, kad jūsų el. laiškas atsidurtų šiukšliadėžėje prieš jį perskaitytas? Patikrinkite investicijos dydį. Rekomenduojama, kad ji būtų ne didesnė kaip 3 MB.

Ką daryti, jei jis viršija?

• Pabandykite iš naujo sukonfigūruoti skaitytuvą į kitą formatą ir skyrą. Pavyzdžiui, PDF ir 300 dpi nuskaito gana gerai.
• Pagalvokite apie tokias programas kaip WinRar arba 7zip archyvatorius. Kai kurie failai puikiai suspaudžiami.
• Ką daryti, jei priedas yra didžiulis ir negalite jo suspausti? Pavyzdžiui, beveik tuščia apskaitos duomenų bazė sveria 900 MB. Į pagalbą ateis informacijos saugykla debesyje: Dropbox, Google Drive ir panašiai. Kai kurios paslaugos, pvz., Mail.ru, automatiškai konvertuoja didžiulius priedus į nuorodas į debesies saugyklą. Bet aš norėčiau pats tvarkyti savo informaciją, saugomą debesyje, todėl nepritariu automatizavimui iš Mail.ru.

Ir dar viena ne visai akivaizdi rekomendacija dėl investicijų – jų vardas . Ji turi būti suprantama ir priimtina gavėjui. Kažkada gaminome maistą kompanijoje Komercinis pasiūlymas vardu... tebūnie Fiodoras Michailovičius Dostojevskis. Gavau patvirtinti vadybininko laišką su CP projektu, o priede buvo failas pavadinimu „ForFedi.docx“. Vadovas, kuris man tai atsiuntė, turėjo dialogą, kuris vyko maždaug taip:

Gerbiamas vadove, ar jūs asmeniškai pasiruošęs prieiti prie šio gerbiamo žmogaus ir pavadinti jį Fedja į akis?

Kažkaip ne, jis gerbiamas žmogus, visi jį vadina vardu ir patronimu.

Kodėl priedą pavadinote „Už Fedi“? Jei aš jam atsiųsiu dabar, ar manote, kad jis pirks iš mūsų kirvius naudodamas šį CP?

Vėliau ketinau pervadinti...

Kam ruošti uždelsto veikimo bombą – potencialaus kliento atsisakymą – ar sukurti sau papildomo darbo pervardijant failą? Kodėl iš karto nepavadinus priedo teisingai: „Fiodorui Michailovičiui.docx“ arba dar geriau - „KP_Sky_Axes.docx“.

Taigi, mes daugiau ar mažiau sutvarkėme el. paštą kaip „veidą“. Pažiūrėkime į el. paštą kaip į įrankį. efektyvus darbas ir pakalbėkime apie jo dėmesį blaškantį komponentą.

Darbas su raidėmis

El. paštas yra galingas blaškymas. Kaip ir su bet kokiu blaškymu, elektroniniu paštu reikia kovoti sugriežtinus taisykles ir įvedant darbo grafikus.

Bent jau turite išjungti VISUS pranešimus apie pašto siuntas. Jei el. pašto programa sukonfigūruota pagal numatytuosius nustatymus, jums bus pranešta garso signalu, šalia laikrodžio mirksės piktograma ir bus rodoma laiško peržiūra. Žodžiu, jie padarys viską, kad iš pradžių atitrauktų jus nuo kruopštaus darbo, o paskui panardintų į neskaitytų laiškų ir neperžiūrėtų laiškų bedugnę – atėmus valandą ar dvi iš jūsų gyvenimo.

Kai kurie žmonės turi stiprią valią, kuri leidžia jiems nesiblaškyti pranešimais, bet paprasti žmonės Geriau nevilioti likimo ir jų išjungti. „Mozilla Thunderbird“ tai atliekama meniu „Įrankiai“ → „Nustatymai“ → „Bendra“ → „Kai pasirodo nauji pranešimai“.

Jei pranešimų nėra, kaip suprasti, kad atėjo laiškas?

Labai paprasta. Jūs pats sąmoningai skiriate laiko rūšiuoti savo paštą, atidaryti el. pašto programą ir pamatyti visus neskaitytus pranešimus. Tai galima padaryti du kartus per dieną, pavyzdžiui, per pietus ir vakare, arba priverstinės prastovos metu, pavyzdžiui, eismo spūstyse.

Žmonės dažnai klausia, o kaip su atsakymo laiku ir skubiais laiškais? Atsakau: jūsų pašte nėra skubių laiškų. Nebent dirbate klientų aptarnavimo skyriuje (šis skyrius turi savo darbo su paštu taisykles).

Jei yra skubių laiškų, siuntėjas apie tai praneš kitais kanalais – telefonu, SMS, Skype. Tada jūs sąmoningai eisite į savo el. pašto programą ir apdorosite skubius laiškus. Visi laiko valdymo guru (pavyzdžiui, Glebas Archangelskis su savo „Laiko važiavimu“) deklaruoja standartinį atsakymą į el. laišką per 24 valandas. Tai normali taisyklė geros manieros- nesitikėk iš pašnekovo momentinių atsakymų el. paštu. Jei yra skubus laiškas, praneškite apie jį greitesniais ryšio kanalais.

Taigi, mes išjungėme pranešimus, o dabar įjunkite el. pašto programą pagal savo tvarkaraštį.

Ką daryti, kai einame į paštą ir užsiimame veikla, vadinama „el. pašto rūšiavimu“? Kur šio darbo pradžia ir pabaiga?

Daug girdėjau apie zero inbox sistemą, bet, deja, nesutikau nė vieno ja besinaudojančio žmogaus. Turėjau išradinėti savo dviratį iš naujo. „Lifehacker“ yra straipsnių šia tema. Pavyzdžiui, " ". Žemiau aš kalbėsiu apie nulinę gautųjų sistemą mano interpretacijoje. Būčiau dėkingas, jei GTD guru pakomentuotų ir papildytų ar patobulintų aprašytą sistemą.

Svarbu suprasti ir priimti, kad el. paštas nėra jūsų veiklos užduočių planuoklis ar archyvas. Todėl aplankas Gautieji visada turi būti tuščias. Pradėję rūšiuoti gautuosius, nesustokite ir nieko nesiblaškykite, kol neištuštinsite šio aplanko.

Ką daryti su el. laiškais gautuosiuose? Turite eiti per kiekvieną raidę iš eilės ir ją ištrinti. Taip, tiesiog pažymėkite ir klaviatūroje paspauskite Delete. Jei negalite priversti ištrinti laiško, turėsite nuspręsti, ką su juo daryti.

1. Ar galite atsakyti per tris minutes? Ar man reikia į jį atsakyti? Taip, būtina, o atsakymas užtruks ne ilgiau kaip tris minutes, tada atsakykite iš karto.
2. Privalote atsakyti, tačiau atsakymo paruošimas užtruks ilgiau nei tris minutes. Jei naudojate užduočių planavimo priemonę, leidžiančią paversti el. laišką užduotimi, paverskite el. laišką užduotimi ir kuriam laikui pamirškite. Pavyzdžiui, naudojuosi visiškai nuostabia paslauga Doit.im. Tai leidžia sugeneruoti asmeninį el. pašto adresą: persiunčiate jam laišką ir jis virsta užduotimi. Bet jei neturite užduočių planavimo priemonės, perkelkite raidę į poaplankį „0_Run“.
3. Greitai atsakius į laišką, pavertus jį užduotimi ar tiesiog perskaičius, reikia nuspręsti, ką toliau daryti su šiuo pranešimu: ištrinti arba išsiųsti į vieną iš aplankų ilgalaikiam saugojimui.

Štai mano turimi ilgalaikio saugojimo aplankai.

• 0_Vykdyti. Aš tokio aplanko neturiu, bet jei neturite planuotojo, kartoju, čia galite įdėti laiškus, kuriems reikia išsamaus darbo. Šį aplanką taip pat reikia reguliariai valyti, tačiau apgalvotai, specialiai tam skirtu laiku.
• 1_Nuor.Čia aš dedu laiškus Papildoma informacija: sveikinimo laiškai su prisijungimais iš įvairių interneto paslaugų, bilietai į artėjančius skrydžius ir pan.
• 2_Projektai.Čia saugomas korespondencijos apie partnerius ir projektus, su kuriais palaikomi dabartiniai santykiai, archyvas. Natūralu, kad kiekvienam projektui ar partneriui buvo sukurtas atskiras aplankas. Į partnerio aplanką dedu ne tik jo darbuotojų, bet ir su šiuo partneriu susijusių Neb darbuotojų laiškus. Labai patogu: jei reikia, visa korespondencija apie projektą pasiekiama keliais paspaudimais.
• 3_Muziejus.Čia padėjau tuos laiškus, kuriuos būtų gaila ištrinti, o nauda iš jų nėra akivaizdi. Taip pat čia perkeliami aplankai su uždarytais projektais iš „2_Projects“. Trumpai tariant, „Muziejus“ saugo pirmuosius kandidatus pašalinti.
• 4_Dokumentai. Pateikiame laiškus su elektroniniais dokumentų pavyzdžiais, kurie ateityje gali būti naudingi apskaitai, pavyzdžiui, klientų sutikrinimo ataskaitos, išvyktų kelionių bilietai. Aplankas turi daug panašumų su „2_Projects“ ir „1_Reference“ aplankais, jame saugoma tik apskaitos informacija, o valdymo informacija – aplanke „2_Projects“. „4_Dokumentuose“ yra negyva informacija, o „2_Projektuose“ yra tiesioginė informacija.
• 5_Žinios.Čia dedu tik tikrai naudingus naujienlaiškius, prie kurių norisi sugrįžti po kurio laiko, pasisemti įkvėpimo ar ieškoti sprendimų.

Yra ir kitų el. pašto programos nustatymų, kurie yra svarbūs šios sistemos veikimui. Pirma, pagal numatytuosius nustatymus „Thunderbird“ yra žymimasis laukelis „Žymėti pranešimus kaip skaitytus“. Man labiau patinka tai daryti sąmoningai, todėl nuleiskite vėliavą! Norėdami tai padaryti, eikite į meniu „Įrankiai“ → „Nustatymai“ → „Išplėstinė“ → „Skaitymas ir rodymas“.

Antra, mes naudojame filtrai . Anksčiau aktyviai naudojau filtrus, kurie automatiškai persiųsdavo laiškus į atitinkamus aplankus pagal siuntėjo adresą. Pavyzdžiui, advokato laiškai buvo perkelti į aplanką „Advokatas“. Atsisakiau šio požiūrio dėl kelių priežasčių. Pirma: 99% atvejų advokato laiškai yra susiję su kokiu nors projektu ar partneriu, o tai reiškia, kad jie turi būti perkelti į šio partnerio ar projekto aplanką. Antra: nusprendžiau padidinti sąmoningumą. Jūs patys turite nuspręsti, kur saugoti konkretų laišką, o neapdorotų žinučių patogiau ieškoti tik vienoje vietoje – pašto dėžutėje. Dabar filtrus naudoju tik automatinėms įprastoms raidėms iš įvairios sistemos, tai yra laiškai, kurie nereikalauja manęs priimti sprendimų. „Mozilla Thunderbird“ filtrai sukonfigūruojami meniu „Įrankiai“ → „Pranešimų filtrai“.

Todėl, kai teisingas požiūris El. laiškas turėtų užtrukti nuo 10 iki 60 minučių per dieną, priklausomai nuo susirašinėjimo apimties.

Taip, ir dar vienas dalykas. Ar jau išjungėte pranešimus apie naujų laiškų atėjimą? ;)

Panašūs straipsniai