Ar kada nors pagavote save galvojant, kad ką nors darbuotojui kartojate ne pirmą kartą? Arba pastebite, kad atlikdami pažįstamą užduotį darbuotojai daro tas pačias erzinančias klaidas? Jei taip, tada laikas patikėti darbuotojams sudaryti kontrolinius sąrašus.

Patikrinkite sąrašą(Check list – checklist) – sąrašas, kuriame yra būtinų bet kokio darbo patikrų skaičius. Pažymėdamas sąraše esančius elementus darbuotojas gali sužinoti apie šio darbo būseną/teisingumą.

Kontrolinių sąrašų svarbos negalima pervertinti. Kad ir koks patyręs būtų darbuotojas, skubantis, jis gali lengvai pamiršti svarbią detalę. Paimkime, pavyzdžiui, įprastą situaciją – pasiruošimą dalyvauti parodoje. Tai labai brangi veikla. Viena praleista detalė – laiku neatspausdintos skrajutės – gali kainuoti pusę biudžeto.

Galima naudoti kontrolinius sąrašus įvairiose srityse: yra kontroliniai sąrašai padavėjams, pilotams, rinkodaros specialistams, interneto dizaineriams.

Žemiau pateikiamos kontrolinių sąrašų sudarymo taisyklės, kurios padės jūsų darbuotojams sukurti naudingą ir kokybišką įrankį.

Kontrolinių sąrašų sudarymo taisyklės

1. Vienas taškas – viena operacija

Kontrolinio sąrašo elementai yra minimalūs pilnos operacijos. Ką tai reiškia?

Vizitinių kortelių gamybos užsakymas ir vizitinių kortelių pristatymas į biurą yra 2 skirtingos operacijos.

Todėl kontroliniame sąraše jie rodomi kaip atskiri elementai.

*užsakytos vizitinės kortelės
* vizitinės kortelės pristatomos į biurą

2. Taškai rašomi teigiama forma

Kontrolinio sąrašo tikslas – patikrinti pasirengimą, todėl geriau prekes rašyti teigiama forma – „užsakyta, pristatyta“. Palyginkite formuluotes „užsisakyti vizitines korteles“ ir „vizitines korteles užsakyta“. Antrasis variantas reikalauja didesnės atsakomybės.

3. Optimalus taškų skaičius – iki 20

Kontroliniai sąrašai neturi būti ilgi. Optimalus taškų skaičius yra iki 20. Jei reikia, geriau suskirstyti užduotį į kelis etapus ir kiekvienam etapui sudaryti atskirą kontrolinį sąrašą.

Kontrolinio sąrašo pavyzdys:

Efektyvus kontrolinių sąrašų įgyvendinimas

1. Testavimas

Sudarę kontrolinį sąrašą, mintyse pereikite visus punktus kartu su darbuotoju. Pridėkite tai, ko trūko. Sudėkite prekes teisinga tvarka. Atlikite pakeitimus.

2. Dizainas

Kontrolinis sąrašas turi atrodyti estetiškai – tada bus maloniau su juo dirbti.

3. Lengva prieiga

Bendrinkite dokumentus su darbuotojais, kad juos būtų galima lengvai atsispausdinti tinkamu laiku. Atsispausdinkite gautą sąrašą lentelės pavidalu (jei kontrolinis sąrašas pildomas kiekvieną dieną).

Kontrolinių sąrašų naudojimo pranašumai

* Informacijos struktūrizavimas darbuotojo galvoje. Rašydamas būtinus veiksmus, darbuotojas aiškiai nubrėžia norimą užduočių seką.
* Naujų darbuotojų mokymo tempo didinimas. Nereikia kartoti operacijų sekos šimtąjį kartą. Pakanka surengti trumpą instruktažą ir pateikti kontrolinį sąrašą savarankiškas darbas.
* Aukštas rezultatas, mažiau klaidų. Kaip minėta straipsnio pradžioje, kontroliniai sąrašai padeda išvengti pradūrimų ir neatsargumo klaidų.
* Darbuotojų pakeičiamumas.

Naudingų internetinio verslo kontrolinių sąrašų pavyzdžiai

Šiame straipsnyje apžvelgsime kontrolinio sąrašo pavyzdį. Taip vadinamas patogus ir suprantamas būdas valdyti bet kokią sudėtingą ar kelių etapų operaciją. Kontrolinių sąrašų taikymo sritis yra tokia plati, kad informacija apie juos bus naudinga tuo pačiu metu. kūrybingi žmonės, mokiniai ir studentai, verslininkai, įmonių vadovai ir įvairių sričių specialistai.

Kas yra "kontrolinis sąrašas"

Net jei „kontrolinio sąrašo“ sąvoka jums atrodo nepažįstama, beveik neabejotinai esate su ja susitikę ne kartą. Dažniausiai tai yra nuoseklių veiksmų (arba žingsnių), kuriuos reikia atlikti norint pasiekti tikslą, sąrašas. Jis taip pat gali būti naudojamas norint patikrinti, ar visi elementai arba operacijos, skirtos problemai išspręsti, baigtos.

Paprasčiau tariant, tai yra veiksmų, kuriuos reikia atlikti vienas po kito, kad būtų pasiektas galutinis rezultatas, sąrašas.

Tokių lapų naudojimo sritis yra tokia plati, kad galime labai tiksliai pasakyti: kiekvienas žmogus kada nors yra sudaręs sau „darbų sąrašą“.

Tačiau šiame straipsnyje apžvelgsime, kaip kontroliniai sąrašai padeda verslumui ir pavienių asmenų bei ištisų įmonių darbo organizavimui.

„Kontrolinis sąrašas“ – tai veiksmų, kuriuos reikia atlikti vieną po kito, norint pasiekti galutinį rezultatą, sąrašas.

Kokiose srityse naudojami kontroliniai sąrašai?

Kontrolinių sąrašų naudą gamybai jau įvertino daugelis verslininkų, vadovų ir darbuotojų. Kai reikia dirbti kelių užduočių režimu (ir in šiuolaikinėmis sąlygomis taip nutinka beveik visą laiką), darbų sąrašas padeda kontroliuoti visų operacijų vykdymą. Šiuo atveju nereikia turėti omenyje visų tikslų ir uždavinių.

Dažniausiai pasitaikantys kontroliniai sąrašai skirtingos formos galima rasti:

• aviacija (prieš pakilimą pilotai pagal specialią tvarką patikrina orlaivio parengtį);
• statyba;
• medicina (nuo procedūrų iki sudėtingiausių chirurginių operacijų);
• apskaita ir auditas;
• valdymas, įskaitant pardavimą;
• išsilavinimas.

Taigi kontroliniai sąrašai naudojami tose srityse, kur reikalingas nuolatinis susikaupimas, o viso renginio sėkmė priklauso nuo kiekvieno punkto įgyvendinimo (o aviacijoje ir medicinoje – žmonių gyvybės). Pažiūrėkime atskiros veislės kontroliniai sąrašai.

Kontrolinių sąrašų naudojimas pasirinktose pramonės šakose

Kontroliniai sąrašai, kilę iš aviacijos pramonės, jau seniai pranoko savo naudojimą tik vienoje pramonės šakoje. Nepaisant kai kurių žmonių įsitikinimo, kad svarbiausio dalyko negalima pamiršti, praktika rodo priešingai. AT modernus pasaulis yra daug trukdžių, todėl kartais net iki automatizavimo atvestas veiksmas atliekamas su klaida. Norėdami to išvengti, protinga naudoti kontrolinius sąrašus. Kaip jie naudojami įvairiose srityse?

Maisto aptarnavimo kontroliniai sąrašai

Į įstaigas Maitinimas kontroliniai sąrašai naudojami nuolat, o ne vienu atveju. Pavyzdžiui, restorano atidarymo kontrolinis sąrašas padeda vadovams ir darbuotojams paruošti įstaigą atidarymui užtikrinant priimtus aptarnavimo standartus.

Kiekvienai pamainai dažniausiai ruošiamas atskiras lapas, kuriame nurodomas numeris, data, vadovo pavardė. Tokiu atveju kontrolinis lapas – faktiškai ataskaitinis dokumentas. Jei kažkas vyksta ne pagal planą, vadovas gali tai išstudijuoti ir suprasti, kokias klaidas padarė vadovas.

1. Dienos renginių plano tikrinimas (gimtadieniai, jubiliejai).
2. Grynųjų pinigų patikrinimas kasoje.
3. Valymo organizavimas.
4. Ataskaitų lapų buvimas virtuvėje ir tualete.
5. Visų darbuotojų tikrinimas (vėlavimas, išvaizda ir tt).
6. Darbo pradžia virtuvėje.

Žinoma šis sąrašas yra apytikslis, kiekvienas restoranas kuria savo. Kiekvienai pareigybei atskirai gali būti sukurta tvarka, pavyzdžiui, kontrolinis sąrašas restorano padavėjams, virtuvės darbuotojams ir pan. Tokie dokumentai dažniausiai saugomi trumpai, ne ilgiau kaip mėnesį (iškilus bet kokiai probleminei situacijai).

Maitinimo įmonėse kontroliniai sąrašai naudojami nuolat, o ne vienu egzemplioriumi.

Valymo kontroliniai sąrašai

Profesionalaus valymo srityje taip pat buvo rasti kontroliniai sąrašai. platus pritaikymas. Pavyzdžiui, patalpų valymo kontrolinis sąrašas. Tokio sąrašo pavyzdys gali būti sudarytas keliomis versijomis: kaip veiksmų planą ir kaip ataskaitinį dokumentą. Apsvarstykime abu variantus.

Kaip veiksmų planą, valymo kontrolinius sąrašus dažniausiai naudoja profesionalios valymo įmonės, teikdamos paslaugas organizacijoms ir privatiems klientams. Kadangi šiuo atveju kalbame apie profesionalų valymą, veiksmų sąrašas padeda pasiekti reikiamą kokybės lygį. Gali apimti tokius elementus kaip:

1. Dulkių valymas, šlapias valymas, baldų priežiūra.
2. Langų plovimas.
3. Grindų plovimas.

Šio lapo reikšmė yra padėti darbuotojui naršyti vietoje, įvykdyti visus punktus ir teikti aukščiausios kokybės valymo paslaugas, kad klientas neturėtų priekaištų. Kliento pageidavimu į kontrolinį sąrašą gali būti įtrauktos ir kitos užduotys.

Taip pat kontroliniai sąrašai gali būti naudojami kaip ataskaitinis dokumentas pvz., tualetams valyti. Beveik visi žmonės yra susidūrę su tokiais lapais. Paprastai jie kabo kavinių ir restoranų tualetuose. Tokių kontrolinių sąrašų punktuose yra ne užduočių sąrašas, o valymo laikas. Po valymo darbuotojas prieš kiekvieną daiktą deda savo parašą. Toks dokumentas padeda įstaigos vadovui kontroliuoti ir tikrinti, ar laiku atliktas valymas.

Pardavimų kontroliniai sąrašai

Visi darbuotojai, dalyvaujantys aktyviuose pardavimuose, turėtų naudoti kontrolinius sąrašus, kad pagerintų savo veiklą. Visų pirma, norint organizuoti bendravimą su klientu, ypač telefonu, reikalingi kontroliniai sąrašai.

Dauguma šaltų skambučių baigiasi nesėkmingai, nes vadovas su klientu nebendrauja, o perskaito jam baigtą tekstą. Be to, net kiekvienam klausimui ar „prieštaravimui“ vadovai turi šabloną. Tai patogu darbe – nereikia galvoti ir rašyti atsakymo – tačiau praktiškai tai visiškai nenaudinga. Klientams toks požiūris nepatinka.

Kontrolinis sąrašas gali padėti sukurti gyvesnį pokalbį ir taip padidinti pardavimo tikimybę. Pardavimų vadybininko kontrolinis sąrašas turėtų apimti šiuos elementus:

1. Pažintis.
2. Skambučio tikslas.
3. Sakinys.
4. Detalių patikslinimas, dialogas su klientu, atsakymai į prieštaravimus.
5. Išpardavimas (kvietimas ir kt.).
6. Atsiskyrimas.

Ši parinktis yra geresnė nei paruoštas pardavimo algoritmas, kai vadovas monotonišku balsu skaito šablonines frazes. Pradiniame etape gali būti sunkiau dirbti, bet galiausiai tai bus efektyviau, nes tai labiau panašu į individualų požiūrį į klientą.

Taip pat kontroliniais sąrašais galima įvertinti ne atskiro vadovo, o viso pardavimo skyriaus veiklą. Šiuo atveju juose yra tokie klausimai:

1. Ar įmonė sukūrė rinkodaros strategiją?
2. Ar pardavimo planas buvo perduotas darbuotojams?
3. Ar buvo sukurti pardavimo algoritmai ir darbuotojų kontrolinis sąrašas?
4. Ar yra klientų bazė?
5. Kiek skambučių per dieną atlieka darbuotojai?
6. Kiek skambučių vienam darbuotojui tenka vienam pardavimui?
7. Kiek vidutiniškai trunka pokalbis telefonu?
8. Kaip vykdomas pardavimo planas (per dieną, per savaitę, per mėnesį).

Taigi nuolatinis visų punktų stebėjimas ir metodiškas įgyvendinimas pagerins kiekvieno darbuotojo efektyvumą, ypač pardavimų srityje. Svarbu, kad organizacijų vadovai rimtai žiūrėtų į kontrolinį sąrašą ir visiems darbuotojams įskiepytų įprotį naudoti tokį laiko valdymo būdą.

Visi darbuotojai, dalyvaujantys aktyviuose pardavimuose, turėtų naudoti kontrolinius sąrašus, kad pagerintų savo veiklą.

Kaip kontrolinis sąrašas padeda slaptiems pirkėjams

Slapto pirkėjo užduotis – visapusiškai įvertinti atskiro pardavėjo ir visos parduotuvės darbą.Šiuo atveju būtinas išmatuotų parametrų kontrolinis sąrašas. Paprastai tokiuose sąrašuose elementai vertinami penkių balų skalėje arba tiesiog taip / ne. Į slapto pirkėjo kontrolinį sąrašą turėtų būti įtraukti šie elementai:

1. Pirkėjo kontaktai:
   • pardavėjas ateina pirmas, pasirodo;
   • draugiškas, mandagus;
   • tvarkinga išvaizda;
   • domisi, šypsosi.
2. Informacijos nuosavybės teisė:
   • identifikuoja pirkėjo poreikius, užduodamas klausimus, įskaitant atvirus ir patikslinančius;
   • kalba apie klientus dominančius produktus;
   • siūlo analogus, apie kuriuos pirkėjas nežino;
   • užtikrintai valdo medžiagą apie prekes.
3. Įmonės paslaugų pristatymas:
   • kalba apie dabartines akcijas ir nuolaidas;
   • siūlo dalyvauti lojalumo programose (išduoti kortelę, gauti premijas, užsiprenumeruoti naujienlaiškį).
4. Darbas su prieštaravimais:
   • neigiamai nekalba apie pirkėjo nuomonę, nevadina jos klaidinga;
   • atvirai nesiginčija, siūlo alternatyvą;
   • pateikia pagrįstus kontrargumentus.
5. Išpardavimo pabaiga:
   • apibendrina dialogą;
   • informuoja apie papildomos savybės prekės, kurios nebuvo aptartos ankstesniame pokalbyje;
   • pasako pirkimo tvarką (kur yra kabina, kur kasa, kur išdavimo zona ir pan.);
   • ačiū, kad pirkote ir pasirinkote parduotuvę.

Yra ir paprastesnių, ir sudėtingesnių slapto apsipirkimo kontrolinių sąrašų versijų. Tačiau Kuo daugiau detalių atskleidžia slaptas pirkėjas, tuo geriau., todėl geriau parengti pakankamai apimtį ir išsamią anketą apie parduotuvės darbuotojų darbą.

Asmeninio laiko valdymo kontroliniai sąrašai

Kontroliniai sąrašai gali būti naudojami ne tik organizuojant įmonių darbą, bet ir planuojant asmeninį. Pavyzdžiui, jei įmonė nenaudoja kontrolinių sąrašų, tačiau darbuotojas mato, kad tam reikia, tokį kontrolinį sąrašą turi susikurti pats.

Tai supaprastins einamojo darbo atlikimą, nustatys efektyviausius tam tikrų operacijų atlikimo algoritmus. Darbas su kontroliniu sąrašu palengvins dalį psichologinės naštos – net sudėtingas projektas, suskaidytas į dalis, tampa labiau įgyvendinamas. Ir tai, kad nėra rizikos ką nors pamiršti, yra maloni premija planuojant.

Darbas su kontroliniu sąrašu palengvins dalį psichologinės naštos – net sudėtingas projektas, suskaidytas į dalis, tampa labiau įgyvendinamas.

Kaip parašyti gerą kontrolinį sąrašą

Kad kontrolinis sąrašas veiktų „kaip turėtų“, turite jį teisingai sudaryti. Štai keletas rekomendacijų:

1. Sąrašas turėtų būti paprastas ir trumpas. Nereikia kurti išsamaus rašinio, reikia pabrėžti pagrindinį dalyką ir užrašyti kuo paprasčiausiais žodžiais. Vienu žvilgsniu į lapą turėtų būti aišku, ką daryti.
2. Elementai turi būti nuoseklūs ir tarpusavyje susiję. Atminkite, kad tai yra tik vieno tikslo pasiekimo algoritmas. Kontroliniame sąraše numatomas laipsniškas požiūris į užduotį. Tai yra, eikite į antrąją pastraipą tik užpildę pirmąją.
3. Atlikite pakeitimus. Į kontrolinį sąrašą įrašykite visus pakeitimus, patobulinimus ir patobulinimus.
4. Jei sudarote asmeninį kontrolinį sąrašą, padarykite jį patogų jums asmeniškai. Naudokite paryškinimus, kursyvą, didžiąsias raides. Tokiu atveju jums nereikia jaudintis dėl to, kaip lapas yra aiškus kitiems žmonėms.
5. Kontrolinis sąrašas turėtų tilpti 1 lape, jei jį įtrauksite popierine forma arba tilptų į kompiuterio ar telefono ekrano dydį nebraukiant, jei pageidaujate elektroninio pasirinkimo. Optimalus – 5-7 balai.

Kur laikyti kontrolinį sąrašą

Atsižvelgiant į kontrolinių sąrašų paskirtį, gali būti kelios jų saugojimo parinktys:

1. Asmeniniai kontroliniai sąrašai saugomi dienynuose, taip pat telefonuose ir kompiuteriuose. Paprasčiausius kontrolinius sąrašus „ko nepamiršti išeinant iš namų“ tikslinga pasidėti prie lauko durų.
2. Darbuotojų darbo ir paslaugų kontroliniai sąrašai turi būti gerai matomi darbo vietoje arba viduje elektroniniu formatu kompiuterio darbalaukyje.
3. Kolektyviniai kontroliniai sąrašai turėtų būti iškabinti vietose, kur jie būtų prieinami visiems juos įgyvendinant dalyvaujantiems darbuotojams.

Išvada

Kontrolinis sąrašas yra puiki galimybė planuoti darbus ir pagerinti jų efektyvumą. Tokie kontroliniai sąrašai buvo naudojami beveik visose veiklos srityse: nuo aviacijos ir medicinos iki viešojo maitinimo ir profesionalaus valymo. Gerai sukurtas algoritmas padės be baimės atlikti net pačias rimčiausias ir kelių etapų užduotis.

Pardavimų vadybininko kontrolinis sąrašas yra pagrindinis įrankis kokybės kontrolė ir jos darbo efektyvumas. Su jo pagalba supervizija gali būti vykdoma – pirma, vadovybės, antra, paties darbuotojo. Mes jums pasakysime, kaip teisingai sudaryti kontrolinį sąrašą mūsų straipsnyje, taip pat pateiksime pavyzdį ir parodysime pavyzdį.

Pardavimų vadybininko kontrolinis sąrašas: kas tai yra ir kodėl to reikia

Kontrolinis sąrašas – tai sąrašas užduočių, kurias pardavimo vadovas (bet kuris kitas vadovas) turi atlikti per tam tikrą laiką, pavyzdžiui, per darbo dieną.

Tai ne tik užduočių sąrašas, tai sąrašas tų užduočių, kurias ne tik reikia atlikti be gedimų, bet ir patikrinti jų įgyvendinimą, atsiskaityti apie įgyvendinimą – sau, vadovybei. Apskritai, išvertus iš anglų kalbos, „lapas“ yra „sąrašas“, o „patikrinimas“ yra „čekis“.

Kontrolinis sąrašas skirtas mažmeninė parduotuvė taip pat yra veiksminga priemonė norint nepamiršti padaryti ką nors svarbaus ir tai turi padaryti pardavimų vadovas.

Verslo veiklos tempas šiandien yra toks persotintas, kad pamiršti ką nors svarbaus iš tikrųjų nėra sunku: galite pamiršti ir praleisti svarbų susitikimą, pamiršti įsigyti reikalingų pirkinių, atsiliepti į komercinį pasiūlymą ir pan.

Kontrolinis sąrašas naudojamas visose veiklos srityse, kuriose klysti yra nepriimtina: medicinoje, statybose ir kitose srityse.

Pasitaiko, kad per darbo dieną vadovas tiesiogine to žodžio prasme neturi nė vienos laisvos minutės ne tik poilsiui, bet ir kai kuriems svarbiems reikalams.

Bet tuo pačiu, jei paanalizuotume pasirodymą darbo dienos pabaigoje, paaiškėja, kad ypatingų rezultatų nėra: lyg daug dirbo, daug ką nuveikė, niekada nesėdėjo, bet galiausiai. nieko nedarė.

Šis reiškinys būdingas ne tik pardavimų vadybininkams, bet ir bet kurios kategorijos darbuotojams. Taip nutinka tada, kai vadovas nestruktūrizuoja savo darbo dienos taip, kaip būtų geriausia, per daug laiko skiria nesvarbioms užduotims, mažai arba visai nepalieka laiko toms užduotims, kurioms turėtų būti teikiama pirmenybė.

Ir tuo pačiu vadovui atrodo, kad jis visą dieną nenuilstamai dirbo.

Kontrolinis sąrašas padeda išspręsti šią problemą. efektyvus planavimas savo laiko. Į kontrolinį sąrašą įrašęs užduotis, kurias privalo atlikti per dieną, vadovas turės paskirstyti savo laiką taip, kad užtektų atlikti visas užduotis.

Business.Ru parduotuvės automatizavimo programa leis kontroliuoti ne tik savo užduočių atlikimą laiku, bet ir darbuotojus. Internetu nustatykite pavaldiniams užduotis ir visą dieną stebėkite jų įgyvendinimą, prireikus koreguokite.

Pardavimų vadybininko kontrolinis sąrašas. Vaizdo įrašas

Kaip sudaryti ir parašyti kontrolinį sąrašą

Kontrolinis sąrašas yra lentelė, kurią sudaro stulpeliai:

1. Užduotis;
2. Užbaigimo ženklas;
3. Pastabos.

Tai visuotinai priimta, pažįstama ir daugeliui pažįstama kontrolinio sąrašo struktūra. Jis gali skirtis priklausomai nuo pramonės, kurioje dirba konkretus vadovas.

Yra keli paprastos taisyklės, po kurio galėsite parašyti teisingą kontrolinį sąrašą, kuris taps efektyviu savo laiko valdymo įrankiu, taip pat asmeniniu pardavimų vadybininko ir bet kurio kito įmonės specialisto asistentu.

Šios taisyklės yra tokios:

1. Rašykite trumpai. Užduotys turi būti parašytos sutrumpintai. versija, formoje taškai, be dekodavimo ir nereikalingų paaiškinimų;

2. Parašykite, ko jums reikia. Į kontrolinį sąrašą būtina užsirašyti tik tas užduotis, kurios turi tam tikrą reikšmę ir kurias vadovas gali pamiršti. Akivaizdu, kad į kontrolinį sąrašą nereikia rašyti tokio dalyko kaip „Įjungti kompiuterį“;

3. Rašykite teigiamai. Pavyzdžiui, užduotys gali atrodyti taip:

• Parengti nesutarimų protokolą pagal sutartį su tiekėju N;
• Pasirašyti sutartį su tiekėju N1;
• Siųsti komercinį pasiūlymą pirkėjui N2.

Kai kurie vadybos ir mažmeninės prekybos ekspertai teigia, kad užduotis galima rašyti ne teigiamąja forma, o net būtuoju laiku.

Esą tokia užduočių įrašymo į kontrolinį sąrašą forma didina asmeninę vadovų atsakomybę ir atitinkamai padidina šio konkretaus vadovo (kiekvieno iš jų) darbo efektyvumą.

Tokiu atveju tos pačios užduotys atrodys taip (pavyzdys):

• Parengė nesutarimų protokolą pagal sutartį su tiekėju N;
• Pasirašė sutartį su tiekėju N1;
• Išsiuntė komercinį pasiūlymą pirkėjui N2.

4. Suteikite pirmenybę. Svarbiausios užduotys kontroliniame sąraše gali būti paryškintos arba parašytos didžiosiomis raidėmis („caps lock“).

Vadovas, susiklosčius nenumatytoms aplinkybėms, savo tvarkaraštyje gali atlikti pakeitimus taip, kad jie neturės įtakos svarbiausių šiai dienai numatytų užduočių įgyvendinimui.

Išryškindami užduotis nepersistenkite: per daug paskirtų užduočių gali tiesiog dezorientuoti vadovą, o tai ilgainiui lems, kad kai kurie svarbiausi dalykai nebus atlikti.

5. Nedarykite savo kontrolinio sąrašo per didelio. Specialistai teigia, kad taškų ir užduočių turi būti ne daugiau kaip 20. Kitaip tariant, reikia užrašyti tik tai, kas tikrai svarbu ir ko negalima pamiršti jokiomis aplinkybėmis;

6. Redaguoti. Verslo veiklos tempas šiuolaikinis žmogus Diena ne tik greita, bet kartais ir nenuspėjama. Per darbo dieną gali iškilti ir iškils nauji darbai, kuriuos šiandien reikia išspręsti ir atlikti: nauji susitikimai, išvykos, skambučiai, susirašinėjimas. Ir tai tikrai pakeis jūsų kontrolinį sąrašą;

7. Komentarų skiltyje būtinai nurodykite, su kokiais sunkumais teko susidurti atliekant tą ar kitą užduotį, kokie buvo niuansai;

8. Analizuokite. Pasibaigus darbo dienai, po jos reikia peržvelgti savo kontrolinį sąrašą ir pasižiūrėti, kas buvo padaryta, kaip buvo padaryta, dar kartą perskaityti pastabas, kurias palikote kontrolinėje darbo dienos metu.

Ši analizė padės jums nustatyti savo galimų problemų planuoti laiką, nustatyti prioritetus ir išspręsti šias problemas. Darbas su kontroliniu sąrašu, nuolatinė jo analizė, kiekvienos dienos analizė padės padidinti pardavimų vadybininko efektyvumą.

Pardavimų vadybininko kontrolinio sąrašo pavyzdys

Kontrolinis sąrašas pardavimų vadybininko pavyzdžiui darbo dienai ( darbo savaitė) gali atrodyti taip (pavyzdys):

Prekės numeris	Užduotis	Užbaigimo ženklas	Pastabos
	Patikrink elektroninį paštą
	Patikrinkite kvitus Pinigai iš pirkėjų, klientų
	Paruošti mokėjimo dokumentus atsiskaitymui su tiekėjais
	Paruoškite sutarties variantą su klientu N
	Sutartis su klientu N suderinti su vadovybe
	Susitarus su vadovybe, atsiųsti tvirtinti su klientu N
	Parengti komercinį pasiūlymą įmonėms N1, N2 ir N3
	Siųsti komercinius pasiūlymus įmonėms N1, N2 ir N3
	Skambinkite įmonėms N1, N2 ir N3, informuokite apie siuntimą komerciniai pasiūlymai ir susitarti dėl šių komercinių pasiūlymų kontaktinio laiko.
	Raskite kontaktus N4 ir N5 firmų vadovams, skambinkite ir susitarkite dėl susitikimo iki šios savaitės pabaigos.
	Peržiūrėkite šios dienos pristatymo užklausas
	Sąskaitų faktūrų išrašymas, TTN
	Pateikite pirminius dokumentus
	Įeinančių dokumentų įrišimas į aplanką
	Iš kasos paimkite ataskaitą
	Paruoškite ir pateikite praėjusios savaitės pardavimo ataskaitą
	Susitikite ir susitarkite su įmonės N6 direktoriumi
	Susitikite su N7 komercijos direktoriumi
	Veskite derybas verslo pietų metu su N8 pardavimų skyriaus vadovu
	Rengti ir pateikti gautinų sumų ataskaitas

Naudodami „Biznes.Ru“ parduotuvės darbo automatizavimo programą galite lengvai nustatyti savo pavaldinių planus ir stebėti jų įgyvendinimo procentą. Motyvavimo sistema taps skaidri ir pardavėjas galės suprasti, kiek ir už ką uždirbo.

Priklausomai nuo to, ką parduoda jūsų parduotuvė, pardavimo vadybininko kontrolinio sąrašo šablonas gali skirtis. Mažiausiai užduotys bus skirtingos, o užduotys kiekvienai dienai, kiekvienai savaitei bus skirtingos.

Neieškokite kontrolinio sąrašo ar jo pavyzdžio, paruošto, tinkančio būtent jūsų parduotuvei, išstudijavę aukščiau pateiktą pavyzdį, su savo pardavimų vadybininkais paruoškite jums tinkamas kontrolinių sąrašų formas, kurios padės padidinti jūsų verslo efektyvumą.

Ar kada nors ką nors pamiršai?

Pavyzdžiui, maudymosi kelnaitės baseine ar studentas?

Apsuki mašiną, barai save paskutiniais žodžiais... Esu tikras, kad kiekvienas turėjo tokių akimirkų.

Šiandien kalbėsime apie patikimomis priemonėmis„nepamiršti“ – kontroliniai sąrašai.

Kas yra kontrolinis sąrašas?

Tai yra kai kurių veiksmų, kuriuos reikia atlikti, rinkinys. Arba pasiimti daiktus. Plius pastabos, diagramos, užuominos.

Kontrolinio sąrašo tikslas – išvengti klaidų. Venkite force majeure ir vargo. Išmeskite iš galvos visą rutiną ir padėkite ją ant popieriaus.

Profesionalūs kontroliniai sąrašai

Kontroliniai sąrašai atkeliavo pas mus iš aviacijos. Ten klaidos kaina – šimtai žmonių gyvybių.

Bet kuris pilotas mintinai žino, ką jam reikia daryti prieš kilimą. Nepaisant to, pilotai viską vykdo pagal specialius kontrolinius sąrašus. Šiuo atveju vienas tikrina, o antrasis tikrina, kaip ir pirmasis.

Kontroliniai sąrašai naudojami statybose, medicinoje ir kitose srityse, kur klaidos yra nepriimtinos.

Aviacijos kontrolinis sąrašas, viskas anglų kalba – tai aviacijos kalba:

Kontrolinis sąrašas prieš operaciją:

Kontroliniai sąrašai mano gyvenime

Neseniai juos atradau. Dabar aš nežinau, kaip visą tą laiką išsiverčiau be jų.

Dalykai, kuriuos imu į futbolo treniruotes:

Štai mano kasmėnesinės transporto priemonės patikros kontrolinis sąrašas:

Komandiruotės atveju:

Kadangi kiekviena komandiruotė turi savo ypatybes, šis kontrolinis sąrašas yra tik šablonas, prie kurio ką nors pridedu arba pašalinu.

Tai yra mano tinklaraščio įrašo rašymo kontrolinis sąrašas:

Čia yra viskas: kaip rinkti idėjas, redaguoti tekstą, kurti ir reklamuoti.

Atminkite, kad čia yra daug pagalbinės informacijos. Čia, pavyzdžiui, nurodoma, kokio dydžio nuotraukos turėtų būti tuo ar kitu atveju:

Čia yra mano kontrolinis sąrašas Rezervinė kopija ir valyti kompiuterį:

Aš tai darau kartą per dvi savaites.

Tai yra nuolatiniai kontroliniai sąrašai. Kartais susidarau kontrolinį sąrašą vienkartiniam įvykiui. Pavyzdžiui, jei planuoju atostogas.

Kaip sudaryti kontrolinį sąrašą?

1. Sumažinti. Tai ne esė. Tai tik taškų rinkinys. Formuluotės aiškumas! Paprastas žodynas! Užduotis – net paviršutinišku žvilgsniu pagauti esmę.
2. Ištrinkite nereikalingus.Įtraukite tik tai, ką galite pamiršti. Pavyzdžiui, straipsnių rašymo kontroliniame sąraše nėra elemento „Įjungti nešiojamąjį kompiuterį“. Aš tai padarysiu neprisimindamas.
3. Pabrėžkite tai, kas svarbu. Capslock arba paryškintas. Svarbiausia - nepersistenkite. Viename lape pakanka vieno ar dviejų pasirinkimų.
4. Redaguoti nuolat. Kontrolinis sąrašas turi būti aktualus. Ar matėte mano redagavimus pieštuku? Čia. Kai daug taisymų, vėl atsispausdinu kontrolinį sąrašą.

Kur laikyti?

Popieriuje, išmaniajame telefone, Evernote... kur tik norite.

Jūs netgi galite įdėti kontrolinį sąrašą tiesiai ant elemento. Pavyzdžiui, aš naudojau nešiojamojo kompiuterio lipdukus. Bet neprilipo.)

Iš viso

Kontroliniai sąrašai yra paprasti ir patogūs. Taip sutaupysite daug laiko. Ir nervai.

Kodėl to nemoko mokykloje? Užuot kvailai moralizavęs, kaip: „Gal pamiršai galvą?“.

Jei nesate vienas iš nedaugelio genijų, turinčių fenomenalią atmintį, tada yra didelė rizika, kad pamiršite atlikti svarbius dalykus. Iš tiesų, žmogus negali pasikliauti savo atmintimi. Pačiame svarbus punktas staiga pastebite, kad pamiršote atlikti skubią užduotį. Bet jei kai kuriuos dalykus savo gyvenime sutvarkysite ir susisteminsite, paaiškės, kad turite daugiau laiko ir darote tikrai svarbius dalykus.

Kontrolinis sąrašas visoms progoms

Nenuostabu, kad jie sako, kad viskas, kas išradinga, yra paprasta. Taip yra: kartais, norint padėti sau atlikti kokį nors darbą, užtenka parašyti cheat lapą ir karts nuo karto jį pažiūrėti, kad įsitikintumėte, jog viskas vyksta pagal planą. Labai patogu naudoti kontrolinį sąrašą – tai kontrolinis sąrašas, kuriame yra daug elementų tam tikras darbas. Pereinant juos reikia pasižymėti, kas jau atlikta, ir išsiaiškinti, ar darbas atliktas teisingai/teisingai. Tokie sąrašai gali būti naudojami bet kurioje gyvenimo srityje. Jų svarbą sunku pervertinti, nes jų naudojimo produktyvumas išauga kelis kartus.

Net dalykai, kurių paprastai neįmanoma pamiršti, yra pamirštami. Bet paskubėkite, ko tik nebūna! Ypač apmaudu, kai reikia grįžti, ką nors perdaryti ar atsiprašyti už tokias nemalonias akimirkas. Laimei, šį negatyvą galima sumažinti, jei prieš dieną sudarysite kontrolinį sąrašą. Tai padės apsaugoti jūsų nervų sistema nuo nereikalingo streso.

Kokia tokių įrašų prasmė

Yra daug žmonių, kurie nenaudoja jokių sąrašų. Jie tiki, kad svarbiausia niekada nepamirštama. Jie tiesiog nenori gaišti laiko dirbdami su išankstiniais įrašais. Tiesą sakant, kontrolinio sąrašo sudarymas trunka tik 15 minučių.

Užuominos sudarymo esmė yra išvengti klaidų savo darbe. Sąrašas gali būti dalykų, kuriuos reikia padaryti, arba dalykų, kuriuos reikia pasiimti su savimi, sąrašas. Juose gali būti užuominų, pastabų sau arba diagramų. Ne visada verta laikyti įprastus dalykus savo galvoje, jei galite juos išdėstyti popieriuje.

Naudojimo sritys

Jokia idėja nekyla netikėtai. Taigi kodėl jums reikia kontrolinio sąrašo? Kas pirmasis jį panaudojo ir kodėl? Iš pradžių aviacijoje buvo naudojami kontroliniai sąrašai – ten klysti nepriimtina, jie gali kainuoti šimtus gyvybių. Niekas neatšaukė žmogiškojo faktoriaus, o žmonės linkę klysti, todėl pilotai pradėjo naudoti profesionalius kontrolinius sąrašus. Nors pilotas jau tiksliai žino, ką daryti prieš kilimą, vis tiek patikrina. O antrasis pilotas pasirūpina, kad patikrintų pagal kontrolinį sąrašą.

Sąrašai, instrukcijos, kontroliniai sąrašai yra sinonimai. Sąrašai plačiai naudojami medicinoje (ypač prieš operaciją), statybose ir kitose srityse.

Kontrolinių sąrašų naudojimas kasdieniame gyvenime

Kiekvienas, kuris atrado galimybę viską sutvarkyti popieriuje, stebisi, kaip anksčiau be to galėjo apsieiti. Kokioje srityje gali būti naudinga sudaryti kontrolinius sąrašus? Taip, bet kur. Juk jie gali sutvarkyti dalykus, kuriuos reikia pasiimti, pavyzdžiui, į treniruotes. Galite sudaryti kontrolinį sąrašą komandiruotės atveju, užrašyti, kaip formatuoti dokumentus, kaip išvalyti kompiuterį ir pan. Šie veiksmai gali būti kartojami periodiškai ir jiems gali būti naudojami tie patys algoritmai. Tačiau taip pat galite sudaryti vienkartinius sąrašus, jei įvykis yra vienas, pavyzdžiui, kelionė atostogauti.

Kompiliavimo taisyklės

Jei galvojate, kaip susikurti kontrolinį sąrašą sau, tai keli naudingų patarimų Jums reikės:

. Svarbu glaustumas. Reikia atsiminti, kad tai nėra esė, todėl kiek įmanoma trumpinkite tekstą. Naudokite aiškią kalbą ir paprasti žodžiai nubrėžti pagrindinius dalykus. Jie turėtų būti sudaryti taip, kad paviršutiniškai pažvelgus būtų galima iš karto suvokti esmę.

. Pabrėžkite svarbius dalykus. Vienam lapui pakanka dviejų pasirinkimų.

. Pašalinkite viską, ko jums nereikia. Išvardinkite tik tai, ko reikia. Į straipsnių rašymo kontrolinį sąrašą neturėtumėte įtraukti elemento „įjungti kompiuterį“, tai jau aišku.

.Redaguoti sąrašą. Ji turi būti atnaujinta. Galite užsirašyti pieštuku prie pat taškų, kai užrašų daug, galite perspausdinti naują kontrolinį sąrašą.

Beje, verta pasakyti, kad tai visai nėra senamadiškas būdas, kontrolinis sąrašas nėra tik sąrašas popieriuje. Tokius įrašus galima saugoti kompiuteryje, išmaniajame telefone, planšetėje, kad jie visada būtų po ranka.

Kaip atrodo kontrolinis sąrašas: pavyzdžiai

Kontrolinis sąrašas dažnai yra lentelė, kurioje yra visi reikalingi duomenys. Gali atrodyti visiškai kitaip, bet esmė ta pati – nieko nepraleiskite.

Žemiau pateikiama parinktis, kurią galite naudoti darbe, kad nieko nepamirštumėte.

	Planavimo susirinkimas (dienos plano tvirtinimas)	Skambučių sąrašas paruoštas	Skambinimas potencialiems klientams	Skambinimas suinteresuotiems klientams	Skambučių žurnalas	Mokėjimo ataskaita	Skambinimas klientams, kuriems buvo išrašyta sąskaita	Planuokite kitą dieną

Galite sudaryti kontrolinį sąrašą įprasto sąrašo pavidalu. Peržiūrėjus punktus dirbant, daug lengviau atsižvelgti į visus niuansus.

Ar galite nustatyti, kur esate svetainėje?

Ar visi puslapiai aiškiai parodo, kurioje svetainėje esate?

Ar puslapiuose yra įžanginio teksto?

Ar tekstas suskirstytas į mažus blokus?

Ar maketas kartojasi visuose puslapiuose?

Ar dialoguose yra logiška veiksmų seka?

Ar grafiniuose elementuose yra tekstinių etikečių?

Grafiniai elementai reaguoja į pelės judėjimą? Ar tai naudinga funkcija?

Ar naršydamas puslapius vartotojas turėtų ką nors prisiminti?

Ar galima apsieiti be rizikingų ir brangiai kainuojančių veiksmų?

Ar klaidų puslapiuose pateikiama naudingos informacijos?

Ar yra pagalba (pagalbos sistema)?

Galite sudaryti kitą kontrolinį sąrašą. Toliau pateiktas pavyzdys tinka kasdienėms problemoms, pvz., drabužiams. Prie kiekvienos prekės reikia įrašyti atitinkamą raidę: P - remontas, K - pirkti, H - nenaudingas. Po atliktų darbų galite išlaisvinti spintą nuo nereikalingų daiktų ir sutvarkyti daiktus lentynose.

Zomšinė arba odinė striukė

Suknelė su apvalkalu

Kelnės iš tvido arba vilnos

Tvido arba vilnos kostiumas

Šilto audinio sijonas

Šilkinė palaidinė

Kašmyro vėžlys

Kardiganas

Neutralus krepšys

Vidutinis ir plonas diržas

aptemptos pėdkelnės

Papuošalai iš sidabro arba aukso

Kontrolinio sąrašo pildymas yra įdomus procesas. Laukdami rudens, galite parašyti sau sąrašą, ką būtinai turite padaryti, kad pasiektumėte visišką laimę.

Kontrolinių sąrašų naudojimo pranašumai

Informacijos amžius leidžia kiekvienam iš mūsų būti praktiškesniu ir išmintingesniu daugeliu aspektų. Tačiau didelis žinių kiekis dažnai lemia greitą koncentracijos praradimą. Pagrindinis dalykas dingsta iš akių, dėmesys yra išsklaidytas. Reikalinga pagrindinė informacija nepastebima ir darbe atsiranda klaidų. Naudodami įprastus kontrolinius sąrašus galite parodyti savo kompetenciją ir pajusti savo įgūdžius. Jų pagalba galite susisteminti savo mintis ir supaprastinti veiksmus, kad nedarytumėte nereikalingų judesių ir negaištumėte laiko.

Net ir gana susikaupę žmonės neturėtų pamiršti kontrolinio sąrašo. Tai leidžia disciplinuoti save ir eiti numatytu keliu, išvengiant klaidų. Įsitikinkite, kad nepamiršite svarbi informacija. Išlaisvinkite savo mintis nuo mažų akimirkų, kad galėtumėte dirbti su rimtais dalykais. Užrašų naudojimas padės sutaupyti laiko, nes nereikia galvoti, ką daryti, viskas jau surašyta popieriuje.

Panašūs straipsniai