BOSS-Referent sisteminin məqsədi

BOSS-Referent sistemi idarəetmə iş axını və ofis işini avtomatlaşdırmaq üçün nəzərdə tutulmuşdur. Onun istehlakçıları kommersiya şirkətləri, federal dövlət unitar müəssisələri, dövlət orqanlarıdır.

Sistemin tətbiqinin əsas nəticələri bunlardır:

• - Təşkilatın idarəolunma qabiliyyətinin artırılması. İcra intizamının yeni səviyyəsi.
• - Korporativ daxili qarşılıqlı fəaliyyətin qaydalarına dəstək. Qərar vermə sürətinin artırılması.
• - Bilik və məlumat mübadiləsi üçün şəraitin yaradılması. Təşkilatın proseslərini, məhsullarını və xidmətlərini təkmilləşdirmək.

BOSS-Referent sisteminin üstünlükləri

• - İstənilən mürəkkəblikdə olan təşkilatlar üçün vahid məlumat və idarəetmə məkanının yaradılması vasitələri: paylanmış, çoxsəviyyəli, funksional və dizayn.
• - Mürəkkəb sənədlərin təsdiqi marşrutlarına dəstək.
• - Həllin inkişafı. Fərdiləşdirilə və fərdiləşdirilə bilən daxili sənəd iş axınları ilə iş proseslərini sürətlə avtomatlaşdırın.
• - Etibarlı əməliyyat, yüksək performans, idarəetmə və miqyasda asanlıq, Veb girişi.
• - İnformasiya təhlükəsizliyi vasitələrinin mövcudluğu. BOSS-Referent əsasında hüquqi əhəmiyyətli elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin qurulması imkanı.
• - İstifadəçilər tərəfindən inkişaf asanlığı.
• - Rusiyanın aparıcı şirkətləri və təşkilatları tərəfindən sistemin uğurla istifadəsi.

Sistem funksionallığı

BOSS-Referent sistemi prosesin avtomatlaşdırılmasını təmin edir:

• - qərarların qəbulu üçün sənədləşdirmə, o cümlədən sənəd layihəsinin yaradılması, təsdiqi, təsdiqi və arxivə göndərilməsi;
• - icra intizamına, o cümlədən göstərişlərin formalaşdırılması proseslərinə və onların icrasına nəzarətə nəzarət;
• - Daxil olan və gedən məktubların işlənməsi.

Bu funksiyalar çoxsəviyyəli, coğrafi olaraq paylanmış və funksional dizayn strukturuna malik olan təşkilat və şirkətlərdə həyata keçirilə bilər.

Avtomatlaşdırılmış funksiyalar

• - Qərarların qəbulu üçün sənədləşdirmə dəstəyi:
• - Təsdiq edilmiş normativ aktların avtomatlaşdırılması və onların dəyişikliklərinin idarə edilməsi.
• - Əsasnaməyə uyğun olaraq son istifadəçilərin işinin aparılması.
• - "Artıq" istifadə zamanı qaydaların alt sətirləri.
• - Sənədlərin reqlamentə uyğun keçirilməsinə nəzarət: tarixlər, vizalar, sənədlərin versiyaları və düzəlişləri.
• - Mürəkkəb uyğunlaşdırma sxemlərinə dəstək: paralel, serial, şərtlərə görə keçidlərlə.
• - Sənədlərin versiyaları və düzəlişləri ilə işləmək.
• - Daxil olan və gedən sənədlərin işlənməsi:
• - Müxtəlif formalarda daxil olan yazışmaların qeydiyyatı. Sənədlərin "sual üzrə" əlaqələndirilməsi.
• - Qətnamələrin qəbulu. Təşkilat daxilində sənədlərin fərdiləşdirilə bilən marşrutlar vasitəsilə yönləndirilməsi.
• - Kompleks üçün dəstək qeydiyyat nömrələri.
• - Bir neçə ofisin işinin təmin edilməsi.
• - İcra intizamına nəzarət.
• - Yeni və əvvəllər yaradılmış sifarişlərlə bağlı sənədlərə sürətli çıxış.
• - Təlimatların formalaşdırılması, icraçıların siyahısının və göstərişlərin icra müddətlərinin dəqiqləşdirilməsi.
• - Təlimatların yerinə yetirilməsi üzrə vaxt və işlərə nəzarət.
• - Sifarişlərin icrası və sənədlərin işlənməsinin monitorinqi və statistikası.
• - Şirkət və təşkilatların mürəkkəb təşkilati strukturlarına dəstək.
• - Tabeliyində olan şirkətlər, bölmələr və təşkilatların işçiləri haqqında məlumatların aparılması.
• - Qəyyumlar, səlahiyyətlərin verilməsi və birləşmə mexanizmlərinin dəstəklənməsi.
• - İşçilərin sənədlərin yaradılması, təsdiqi, imzalanması, qeydiyyatı və s. hüquqlarının idarə edilməsi.

BOSS-Referent sisteminin funksional strukturu

Əlavə xüsusiyyətlər

Hesabat "sMan hesabat generatoru

Report "Lotus Notes üçün sMan hesabat generatoru (Aplana tərəfindən hazırlanmışdır) hər hansı Lotus Notes proqramlarının istifadəçiləri və xüsusən də BOSS-Referent elektron sənəd idarəetmə sisteminin istifadəçiləri üçün kompleks hesabatların hazırlanmasını təmin edir.

Hesabat "sMan istənilən dizaynın istənilən Lotus Notes verilənlər bazasına qoşula bilər. O, hesabatlar yaradan zaman ixtiyari parametrlərlə işləyir və makroların avtomatik işlənməsini həyata keçirir. Hesabat generatoru nümunə hesabatları onların sonrakı təkrar istifadəsi üçün saxlamağa, eləcə də hesabatları ixrac etməyə imkan verir. MS Excel, MS Word, HTML və Düz Mətn.

Report "sMan proqramının potensial tərəfdaşları və istifadəçiləri üçün Aplana onunla bir ay ərzində test rejimində işləmək imkanı verir.

Skan və mətn tanıma sistemləri

BOSS-Referent sistemi ABBYY FineReader (versiya 4.0 və ya SE 7.0) və CuneiForm (versiya 10 və daha yüksək) skan və mətn tanıma sistemləri ilə inteqrasiya olunub. İnteqrasiyanın mövcudluğu sənədlərin kağızdan tez avtomatik çevrilməsini təşkil etməyə imkan verir elektron forma və sistemə asan giriş.

BOSS-Referent elektron sənəd idarəetməsi və ofis avtomatlaşdırma sistemlərində skan alətlərindən istifadə üçün üç variant təklif edir:

• - Fərdi skanları təşkil etmək üçün masaüstü skanerdən istifadə. Az miqdarda daxil olan sənədləri olan təşkilatlarda istifadə etmək tövsiyə olunur.
• - İş qrupları üçün şəbəkə skanerlərindən istifadə
• - Sürətli axın rejimində sənədlərin elektron formaya sürətli avtomatik çevrilməsini təmin edən axın skan xəttinin istifadəsi. Bu cür skanlama ştrix-kod texnologiyasından istifadə etməklə həyata keçirilir və daxil olan yazışmaların böyük həcmi olan, idarəetmə aparatının coğrafi cəhətdən paylanmış strukturu olan təşkilatlarda, nazirlik və idarələrin mərkəzi aparatlarında istifadə üçün tövsiyə olunur.

Faks Server Əlavə Faks

BOSS-Referent sisteminin ExtraFax faks serveri (Extracomm Technologies Inc.) ilə inteqrasiyası faksları göndərmək və qəbul etmək və e-poçt, daxil olan mesajları yönləndirin, daxili billinq sistemindən istifadə edərək trafik xərclərini hesablayın və bir çox faydalı faks funksiyalarını yerinə yetirin.

İstifadəçilər ExtraFax serverinə standart Lotus Notes müştərisi, istənilən veb-brauzer və ya ExtraFax Print-to-Faks drayverindən istifadə edərək istənilən Windows proqramından “faksa sənədləri çap etmək” vasitəsilə daxil ola bilərlər.

Standart Notes müştərisi və İnternet üzərindən edilə bilən müştəri saytının parametrləri sizə faks başlıqlarını seçməyə, həmçinin planlı və prioritet əsasda mesajlar göndərməyə imkan verir. Windows proqramlarından sənədləri çap edərkən, təyinat yeri seçmək üçün Domino serverindəki ünvan kitablarından istifadə edilə bilər.

Çox rahatdır: faksların və e-poçtların göndərilməsi üçün vahid mexanizm, siçanın sağ düyməsini bir klikləməklə sənədləri Windows mühitindən faksa göndərmək imkanı, həmçinin faksların göndərilməsinin nəticələri haqqında avtomatik olaraq bildirişlər göndərmək imkanı. Daxil olan mesajların yönləndirilməsi, fərdi və kollektiv faks başlıqlarının qurulması və daxili hesablaşma sistemi sizə fakslarla qrup işini təşkil etməyə imkan verir. Proqram fakslarla giriş hüquqlarını fərqləndirmək imkanı verir - fakslarla işləmək (yaratmaq, oxumaq, silmək, yönləndirmək və s.) və şəhərlərarası və ya beynəlxalq xətlər vasitəsilə faks göndərmək üçün.

Sistem tərkibi

BOSS-Referent əsasında qurulmuş elektron sənəd idarəetmə sistemi şərti olaraq bir neçə təbəqənin birləşməsi kimi təqdim edilə bilər:

• - bütün "avadanlığı" vahid kompleksdə birləşdirən "hardware" (serverlər, müştəri iş stansiyaları, şəbəkələr və s.) və platforma (şəbəkə əməliyyat sistemi Windows/Linux/Sun və nəqliyyat protokolları)
• - IBM Lotus texnologiyası - şəbəkə əməliyyat sistemi üzərində "əlavə" olan texnoloji platformadır
• - nsf formatında verilənlər bazasından ibarət Lotus Domino proqramı olan BOSS-Referent sistemi.

Texnoloji xüsusiyyətlər

1. Coğrafi olaraq paylanmış təşkilatların işinə dəstək

Sistemin arxitekturası sistemi Lotus serverlərinin bir neçə müstəqil strukturlarında yerləşdirməyə və xüsusən də Lotus Domino R6.5X serverlərinin ən mürəkkəb konfiqurasiyası - "iki səviyyəli ulduz" topologiyasında işi təşkil etməyə imkan verir. Eyni ana serverə aid olan və onu "görən" iki radial server birbaşa məlumat paketlərini mübadilə edə bilər.

2. Real paylama üçün dəstək

Sistemin fərqli xüsusiyyəti coğrafi olaraq paylanmış təşkilatlarda iş axınının idarə edilməsi və ofis işləri üçün prosedurların dəstəklənməsidir.

• - Sistem avtomatik olaraq aşağıdakıları göndərir: a) təsdiqləmə prosesinin bütün iştirakçılarına razılaşdırılmış sənəd layihəsinin surətini, b) sənədin hazırlanmasına (qərarın qəbul edilməsinə) cavabdeh şəxsə vizaları və təsdiqdə iştirak edənlərin şərhlərini, əlavə sənədlər.
• - Təsdiqləmə başa çatdıqdan sonra sistem sənədin statusunu yeniləyir və bu barədə təsdiq prosesinin bütün iştirakçılarına məlumat verir.
• - Tanışlıq mərhələsi sənədin (və onun bütün nüsxələrinin) avtomatik olaraq arxiv bazalarına göndərilməsi ilə başa çatır.

İstənilən vaxt sənəd layihəsi üzərində işləyən bütün işçilər onun cari nüsxələrinə malikdirlər, sənədin vəziyyəti haqqında məlumatlara malikdirlər, həmçinin məsələ ilə bağlı məlumatlara - razılaşdırma zamanı formalaşmış şərhlərə, göstərişlərə və s.

3. Məlumatların ötürülməsinin səmərəliliyi və etibarlılığı

Paylanmış strukturda məlumatların ötürülməsi zamanı müxtəlif ərazilərdə (serverlərdə) quraşdırılmış sistem konfiqurasiyalarının qarşılıqlı əlaqəsi üçün prinsipcə yeni mexanizmlərdən istifadə olunur. BOSS-Referent v.3-də replikasiya mexanizmi yalnız istinad və lüğət məlumatlarını sinxronlaşdırmaq üçün istifadə olunur. Tez-tez sənədlər paketlərini formalaşdıran funksional məlumatları ötürmək üçün (söhbət konkret sənəd kartı ilə əlaqəli bir sıra fayllar, təlimatlar, təsdiq vizaları, tanışlıq və s.) XML paketi.

Paylanmış mühitdə sənədlərin təsdiqi və tanışlığı proseslərinin əsasını təşkil edən bu mexanizm aşağıdakıları təmin edir: 1) sənəd paketlərinin sənəd üzərində işin bütün iştirakçılarına zəmanətli və qənaətli şəkildə (yalnız lazımi serverlərə) çatdırılması, 2) sənədlərin azaldılması; məlumat ötürmə kanallarına yük və 3) əhəmiyyətli dərəcədə sadələşdirmə sistem idarəçiliyi: serverə giriş hüquqları və replikasiya parametrləri üçün mürəkkəb parametrləri yerinə yetirməyə ehtiyac yoxdur.

4. Mürəkkəb təşkilati strukturlara dəstək

Sistem mövqelərin birləşdirilməsi, səlahiyyətlərin verilməsi və əvəzetmələrin düşünülmüş mexanizmlərini dəstəkləyir. Mövqelərin birləşdirilməsi mexanizmi, funksional bölmələrə əlavə olaraq dizayn birləşmələrinin olduğu təşkilatlarda EDMS-nin istifadəsinin açarıdır. Hər bir işçi üçün sənədin işlənməsi rollarının siyahısı müəyyən edilir (təsdiqləmə, əlaqələndirmə və s.), istifadəçi isə ola bilər. müxtəlif rollar işlədiyi funksional bölmədə və iştirak etdiyi layihələrdə. Müəyyən bir sənədi işləyərkən istifadəçi sənəddə göstərilən şöbədəki roluna uyğun olaraq sənədləri qəbul edir və emal edir.

5. Sənədlərin versiyaları və düzəlişləri ilə işləmək

Sənəd kartları və ona əlavə edilmiş fayllar müxtəlif verilənlər bazalarında saxlanılır. Bu, sənədlərin təsdiqi, imzalanması və təsdiqi mərhələlərində geniş tətbiq olunan sənədlərin versiyaları və onlara düzəlişləri ilə işləmə mexanizmini tətbiq etməyə imkan verib.

6. Sistemin çevikliyi

Sistem alətləri, o cümlədən iş axını mexanizmi, mövcud sənəd axını nümunələrini tez bir zamanda dəyişdirməyə, həmçinin sənədlərin emalı ilə bağlı yeni biznes prosesləri üçün iş axınını tez bir zamanda həyata keçirməyə imkan verir. Tikinti bloklarının köməyi ilə sistem tez bir zamanda həyata keçirilə bilər, məsələn, promosyonların keçirilməsinin məqsədəuyğunluğu barədə qərar qəbul etmək üçün lazım olan sənədlərin işlənməsi, kreditin (banklarda) verilməsi və s.

7. Davamlılıq

BOSS-Referent iki serverdən - əsas və ehtiyatdan ibarət olan Domino proqram klasterində işi dəstəkləyir. İstifadəçilərin işlədiyi əsas server nasaz olduqda, onlar avtomatik olaraq ehtiyat serverə keçirlər (verilənlər bazaları yenidən açıldıqda). Əsas server bərpa edildikdə, administrator istifadəçiləri geri qaytarır.

8. Performans

Məlumat həcmlərinin dinamik artımı şəraitində sistemin yüksək performansı arxivləşdirmə mexanizmi ilə təmin edilir ki, bu da sənədi yaradıldığı serverdəki arxivə ötürür, eyni zamanda arxiv nüsxəsini avtomatik olaraq digər serverlərdə saxlayır. Yüksək performans həm də “yüngül” sənəd kartoçkalarının və onlara əlavə edilmiş faylların ayrıca saxlanması, həmçinin ən son proqram vasitələrinə çıxış sayəsində əldə edilir.

9. Veb girişi

Lotus-u korporativ standart kimi istifadə etməyən təşkilatlar üçün, a alternativ yol sistemin funksionallığına giriş - brauzer Internet Explorer 5 və daha yüksək versiyadan istifadə etməklə. Bu təşkilatlar sistem administratorlarının iş stansiyalarında quraşdırmaq üçün yalnız Lotus Notes CAL almalıdırlar.

10. İdarəetmə asanlığı

Lotus Domino/Notes platforması sizə eyni zamanda sistemi təkmilləşdirməyə və onu təşkilatın uşaq strukturlarına təkrarlamağa imkan verir. Coğrafi olaraq paylanmış təşkilatın bütün ofislərində bir gecədə sistemi yeniləməyə imkan verən mexanizmlər var. İşçi siyahılarının saxlanmasını asanlaşdırmaq üçün sistem LDAP kataloqları ilə inteqrasiya olunub.

Bilik bazasında yaxşı işinizi göndərin sadədir. Aşağıdakı formadan istifadə edin

Yaxşı iş sayta">

Tədris və işlərində bilik bazasından istifadə edən tələbələr, aspirantlar, gənc alimlər Sizə çox minnətdar olacaqlar.

haqqında yerləşdirilib http://www.allbest.ru/

Peşəkar Təhsil Təşkilatları Birliyi

"RAGONAL MALİYYƏ-İQTİSADİ KOLLECİ"

KURS İŞİ

İntizam: "Elektron sənəd idarəetmə sistemləri"

mövzusunda: "Boss-Referent elektron sənəd idarəetmə sistemi»

1-ci kurs tələbəsi tərəfindən tamamlandı

İxtisas: 230701 Tətbiqi İnformatika (sənaye üzrə)

Mysina Anastasiya Nikolaevna

• Giriş
• 1. EDMS Boss-Referent-in xüsusiyyətləri
• 1.1 Elektron sənəd dövriyyəsi: mahiyyəti və aktuallığı
• 1.2 Boss Referent EDMS-in təsviri
• 1.3 EDMS BOSS-Referent-in üstünlükləri və çatışmazlıqları
• 2. EDMS BOSS-Referent tətbiqi təcrübəsinin təhlili
• 2.1 Rusiya Federasiyasının Federal Vergi Xidmətində BOSS-Referentinin tətbiqi təcrübəsi
• 2.2 Rosnedvizhimost-da BOSS-Referent-dən istifadə təcrübəsi
• Nəticə
• Biblioqrafiya

Giriş

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi hər bir dövlət qurumu üçün aktualdır, xüsusən də “elektron hökumət”in yaradılması üzrə dövlət proqramı fonunda.

Sistemin tətbiqi işçilər tərəfindən öz vəzifələrini yerinə yetirməsinə nəzarət səviyyəsini artıracaq, icra intizamı yüksələcək və eyni zamanda təşkilat aşağıdakıları əldə edəcəkdir:

- sənədlərin hərəkətinin şəffaflığı;

- İdarənin şöbələrini və podratçıları məlumatla birləşdirən vahid informasiya məkanı;

- məlumatın zəmanətli mövcudluğu və ona ani çıxış;

- sənədlərin fiziki surətinin çıxarılmasına və hərəkətinə ehtiyac olmadığına görə sənədlərin və müddətlərin sürətləndirilmiş mübadiləsi;

- idarə olunan və idarə olunan məlumat axınları və nəticədə bütövlükdə təşkilatın idarəolunma qabiliyyətini artırır.

EDMS üçün effektiv tətbiq modelinin seçilməsi metodologiyasının əsas ideyası tələblərin xüsusiyyətlərini təhlil etmək, inkişaf qrupu üzvlərinin və istifadəçi qrupunun imkanlarını öyrənməkdir, həmçinin layihənin növündən və mümkün risklər.

Elektron sənəd dövriyyəsi sistemi üçün proqram təminatının seçilməsi metodologiyası gələcək sistem üçün tələblərin müəyyən bir proqram təminatının funksionallığı ilə müqayisəsinə, müqayisəli təhlilə, habelə EDMS-nin özünün aparat və texniki təchizata tələblərinin ödənilməsinə əsaslanır. infrastruktur.

Bu işin məqsədi Boss-Referent elektron sənəd dövriyyəsi sistemini öyrənməkdir.

Bu məqsədə çatmaq üçün bir sıra vəzifələri həll etmək lazımdır:

- EDMS Boss-Referentini təsvir edin;

- BOSS-Referent elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin istifadəçilərini nəzərə almaq;

- EDMS BOSS-Referent-in üstünlüklərini və çatışmazlıqlarını müəyyən etmək;

- Rusiya Federasiyasının Federal Vergi Xidmətində BOSS-Referentin tətbiqi təcrübəsini təhlil etmək;

- Rosnedvizhimost-da BOSS-Referentdən istifadə təcrübəsini qiymətləndirin.

Tədqiqatın obyekti Boss-Referent elektron sənəd dövriyyəsi sistemidir.

Tədqiqatın mövzusu sənədləşdirmə dəstəyinin avtomatlaşdırılmasıdır.

1. EDMS Boss-Referent-in xüsusiyyətləri

1.1 Elektron sənəd dövriyyəsi: mahiyyəti və aktuallığı

elektron sənəd dövriyyəsi referenti

Bir sıra tədqiqatlarla dəstəklənən dünya təcrübəsi göstərir ki, EDMS tətbiq etmək qərarına gəldikdə, təşkilatlara adətən üç amil təsir göstərir: onların səmərəliliyini artırmaq, biznes proseslərini optimallaşdırmaq və qanuni tələblərə uyğunluğu təmin etmək istəyi. Rusiya bazarı da bu baxımdan istisna deyil. Yeri gəlmişkən, Rusiya şirkətlərinin elektron sənəd dövriyyəsinə keçidinin aktuallığı əsasən qüvvəyə minmiş, saxlanmasına, toplanmasına ciddi tələblər qoyan “Fərdi məlumatlar haqqında” qanun (No152-FZ) ilə şərtlənir. , müştəri məlumatlarının ötürülməsi və emalı. Saxlanılan məlumatların həcminin artması və onun etibarlı mühafizəsinin təmin edilməsi zərurəti şirkətlərin informasiya sistemlərinin xeyrinə seçimini daha da qabarıq göstərir.

Eyni zamanda, ənənəvi olaraq rus ofis işinə xas olan xüsusiyyətləri unutmayaq. Layihə sənədləri, tanışlıq jurnalları, köçürmə jurnalları, sənədlər və layihələr üçün təlimatlar, təlimatlar üçün tapşırıqlar, icraya nəzarət, dəyişən sənədlərin təsdiqi prosesləri - Rusiya sənəd axınının bütün bu xüsusiyyətləri EDMS-də nəzərə alınmalıdır. Eyni zamanda, sistemin eyni zamanda menecerlərin tələblərinə cavab verməsi, idarəetmənin səmərəliliyinin artmasına, habelə işçilərin ehtiyaclarına töhfə verməsi, əmək məhsuldarlığının və müştəri xidmətinin keyfiyyətinin artırılması üçün lazımi şəraitin yaradılması zəruridir.

Müasir menecer EDMS-dən, əlbəttə ki, əsas şey, yəni müəssisənin səmərəliliyinin artırılmasını gözləyir. Bu gün bütün şirkətlər öz biznes proseslərinin səmərəliliyi və şəffaflığı ilə öyünə bilməz. Müəyyən funksiyaların yerinə yetirilməsinə kimin cavabdeh olduğu aydın olmayan, işçilər çoxsaylı adi əməliyyatlar yerinə yetirirlər, çoxlu sayda kağız sənədlər yaradılır və məlumatların itirilməsi nadir deyil.

EDMS nəinki ofis işini sadələşdirməyə, vaxta və istehlak materiallarına qənaət etməyə imkan verir, həm də şirkətin iş proseslərinin daha aydın təşkilinə kömək edir, çox vaxt onun səmərəliliyini əhəmiyyətli dərəcədə artırır.

EDMS-dən olan işçi, ilk növbədə, rutin komponentin azaldılmasını və sənədlərlə işləməyin rahatlığını, lazımi məlumatları axtarmaq üçün vaxt itirməmək fürsətini gözləyir. Əhəmiyyətli bir amil EDMS-dən istifadənin asanlığı, interfeysinin "dostluğu"dur. Sistem onunla gündəlik işləməli olan adi işçi üçün aydın və başa düşülən olmalıdır.

SED-in faydalarını nəzərdən keçirin. Beləliklə, elektron sənəd idarəetməsinin əsas üstünlüklərinə aşağıdakılar daxildir:

1. İnformasiyaya çıxışı və proseslərə daha aydın nəzarəti yaxşılaşdırmaqla biznesin şəffaflığının və idarə oluna bilənliyinin artırılması. İdarəetmə üçün biznes proseslərinin şəffaflığını artırmaq və saxtakarlıq ehtimalını azaltmaq üçün istənilən elektron sənəd dövriyyəsi sistemində sistemdəki bütün sənədlərin razılaşdırılması və dəyişdirilməsi proseslərini aydın şəkildə göstərən modul mövcuddur.

2. Sənədlərin etibarlı saxlanması və itkisinin qarşısının alınması, o cümlədən fors-major hallar nəticəsində hüquqi və iqtisadi risklərin azaldılması deməkdir.

3. Xərclərin azaldılması. Elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqi sənədlərin, eləcə də kağız sənəd dövriyyəsində istifadə olunan istehlak materiallarının saxlanması xərclərini azaltmağa imkan verir.

4. Rəhbərliyə işlənmiş, razılaşdırılmış və vaxtı keçmiş sənədlərin sayını təhlil etməyə və vəziyyəti düzəltmək üçün tədbirlər görməyə imkan verən çevik hesabat vasitəsilə göstərişlərin icrasına nəzarət.

5. İşçilərin məhsuldarlığının artırılması. Rutin əməliyyatların sayını azaltmaqla, vaxta qənaət etməklə və işin rahatlığını artırmaqla işçilərin məhsuldarlığı da yüksəlir. Bundan əlavə, elektron sənəd dövriyyəsinin düzgün təşkili insan amili deyilən səhvləri aradan qaldırmağa imkan verir.

6. Sürətli axtarış. Lazımi sənədləri tez və asanlıqla tapmaq imkanı EDMS-nin əsas üstünlüklərindən biridir.

7. Sənədlərlə kollektiv iş. İş axınının avtomatlaşdırılması bir neçə istifadəçiyə eyni vaxtda eyni faylla işləməyə, həmçinin bir sənəd bazası vasitəsilə axtarışa imkan verir.

8. Sənədlərə girişin diferensiallaşdırılması. Sistemin hər bir istifadəçisi yalnız giriş icazəsi olan sənədləri görür.

9. Sənədlərin razılaşdırılması və təsdiqi prosesinin sürətləndirilməsi.

Qeyd edək ki, EDMS seçərkən sistemin çevikliyinə, onu konkret biznes tapşırıqları üçün fərdiləşdirmək imkanına, həmçinin potensialına diqqət yetirmək vacibdir. gələcək inkişaf. Sonunculara aşağıdakılar daxil ola bilər: maliyyə sənədlərinin uzlaşdırılması üçün iş proseslərinin qurulması, 1C və digər mühasibat sistemləri ilə inteqrasiya, ştrix kodlaşdırma, ilkin sənədlərin arxivinin yaradılması, elektron rəqəmsal imza sistemi ilə inteqrasiya, axın skan edilməsi və sənədlərin avtomatik yaradılması ilə tanınması. kartlar və s.

Elektron sənəd dövriyyəsinin aktuallığı informasiya axınının artması və informasiya mühitinin dinamikliyi kimi dövrün obyektiv tələbləri ilə müəyyən edilir və ölkə rəhbərliyinin bəyanatları ilə getdikcə daha çox təsdiqlənir. Rusiya Federasiyasının Prezidenti D.A. Medvedev Dövlət Şurasının Rəyasət Heyətinin Petrozavodskda keçirilən iclasında: “2010-cu ildə elektron sənəd dövriyyəsi reallığa çevrilməlidir”. Əlbəttə ki, prezidentin “sərəncamının” hələ tam yerinə yetirildiyini söyləmək mümkün deyil, lakin bir çox Rusiya şirkətləri artıq öz təcrübələrində EDS-nin riskləri azaltmaq və bazarda rəqabət üstünlükləri əldə etmək vasitəsi kimi effektivliyini görmüşlər.

Əlbəttə ki, EDMS-nin bütün açıq üstünlükləri ilə, həm Rusiya Federasiyasının qanunvericiliyi nöqteyi-nəzərindən elektron sənəd dövriyyəsinə tamamilə keçmək hələ mümkün deyil, buna görə kağız hələ də əsas forma hesab olunur. sənəd və obyektiv həyat reallıqlarına görə. Bununla belə, biznesin inkişafı üçün lazım olan effektiv idarəetmə alətini əldə etmək imkanı müasir şərait, bu gün Rusiya şirkətləri üçün mövcuddur.

1. 2 EDMS Boss-Referent-in təsviri

İdarəetmə prosesində BOSS-Referent EDMS-dən istifadə korporativ sənədlərin hərəkətinin optimallaşdırılmasına, təşkilat rəhbərliyi tərəfindən qərarların qəbulunun sürətləndirilməsinə və idarəetmənin keyfiyyətinin yüksəldilməsinə, icra intizamının və kadr işinin səmərəliliyi. Boss-Referent elektron sənəd dövriyyəsi sistemi 6 aydan 2 ilə qədər öz bəhrəsini verir.

BOSS-Referent proqramı keyfiyyət idarəetmə sisteminin standartlarına uyğun olaraq sənəd axınını təşkil etməyə kömək edir və idarəetmə tapşırıqlarının həllində etibarlı köməkçidir.

Sistem İstifadəsi:

- kağız iş axınından maksimum dərəcədə imtina etməyə imkan verir;

- müqavilələr, ərizələrlə işi optimallaşdırmağa kömək edir;

- layihənin effektiv idarə edilməsini təşkil edir;

- Rəhbərliyin tapşırıq və göstərişlərinin icrasına nəzarəti təkmilləşdirir.

Dövlət və hökumət strukturlarında “BOSS-Referent” elektron sənəd dövriyyəsi sistemi tətbiq edilərkən “elektron hökumət” növü üzrə kənar istifadəçilərlə məlumat mübadiləsinin qurulması və dövlət xidmətləri portallarının işinin təşkili üçün zəmin yaradılır. Proqram təminatı BOSS-Referent fəaliyyətin şəffaflığını və dövlət tərəfindən göstərilən xidmətlərin keyfiyyətinin yüksəldilməsini təmin edir. Sistem dövlət orqanlarının saxlanması üçün büdcə xərclərini azaltmağa, idarəetmənin məhsuldarlığını və səmərəliliyini artırmağa, icra intizamına daha yaxşı nəzarət etməyə imkan verir. Özəl təşkilatlarda sistemin yaradılması idarəetmə qərarlarının qəbulunun səmərəliliyini, sənədin işlənməsi və lazımi məlumatların axtarışına sərf olunan vaxtı azaltmaqla işçilərin məhsuldarlığını artırır.

EDMS BOSS-Referent bir sıra danılmaz üstünlüklərə malikdir, yəni:

- geniş filial strukturuna malik təşkilatlarda vahid informasiya sahəsinin yaradılması;

- bu məsələlərin həllinə müştəri mütəxəssislərinin cəlb edilməsi ilə təşkilatın tələblərinə uyğunlaşma ilə sürətli həyata keçirilməsi;

- rahat və əlçatan interfeys təşkilatın işçi heyətinə qısa müddət ərzində stress olmadan sistemdəki işi mənimsəməyə imkan verir;

- Lotus və web müştərisi vasitəsilə istifadəçilərin səmərəli işi həyata keçirilir;

- 24/7 rejimində vahid mərkəzdən bütün filiallarda sistemin etibarlı işləməsi, dəstək və idarəetmə;

- paylanmış mühitdə işləyərkən trafikin azaldılması;

- istifadəçilərin sayı, sənəd növləri, saytlar baxımından sistemin böyüməsi üçün geniş imkanlar;

- informasiyanın yüksək səviyyədə qorunması;

- zəngin və uğurlu icra təcrübəsi, tərtibatçıların peşəkarlığı;

- sistemin yüksək keyfiyyəti ilə cəlbedici və sərfəli qiymət.

Şirkətdə elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin yaradılması tələb olunan sayda lisenziyaların alınmasını, sistemin qurulması və tətbiqi üzrə işləri, kadrların hazırlanmasını, sistemin dəstəklənməsini və texniki xidmətini təşkil edir. BOSS-Referent tərəfdaşları son istifadəçilərə lisenziya satırlar. Sistemdəki istifadəçilərin sayına uyğun olaraq BOSS-Referent proqramı üçün lisenziyalar və IBM Lotus Notes/Domino platforması üçün lisenziyalar almaq lazımdır.

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi nəticəsində təşkilat sənəd dövriyyəsində işləri qaydaya salmaq, sənədlərin işlənməsi vaxtını azaltmaq, sənədlərin icrasına nəzarəti təkmilləşdirmək imkanı əldə edir. Şirkət rəhbərliyi tərəfindən qərarların qəbul edilməsinin səmərəliliyi zəruri məlumatların sürətli axtarışı hesabına artır. Rəqabətdə vacib bir cəhət BOSS-Referent EDMS-nin tam şəkildə təmin etdiyi məlumatın təhlükəsizliyidir. Vahid informasiya məkanının yaradılması hakimiyyət orqanları arasında qarşılıqlı əlaqəni təkmilləşdirir, dövlət strukturlarının fəaliyyətini daha şəffaf edir.

BOSS-Referent sənəd idarəetmə sistemi əsasında qurulmuş elektron sənəd idarəetmə sistemi şərti olaraq bir neçə təbəqənin birləşməsi kimi təqdim edilə bilər.

BOSS-Referent sistemi aşağıdakı modullardan ibarətdir:

Server aparatları, müştəri iş stansiyaları, lokal şəbəkələr, modemlər, printerlər, skanerlər, fasiləsiz enerji təchizatı və digər texniki vasitələr.

Şəkil 1 - BOSS-Referent idarəetmə sənədləri sisteminin təbəqələri

Əməliyyat sistemi: şəbəkə əməliyyat sistemi Windows, Linux, digərləri və bütün avadanlıqları vahid kompleksdə birləşdirən nəqliyyat protokolları.

Lotus Notes/Domino şəbəkə əməliyyat sisteminə əlavə olan və sənədlərin saxlanması, verilənlərin təkrarlanması (sinxronlaşdırılması), tam mətn axtarışı, e-poçt və digər mühüm mexanizmlər üçün alətləri özündə cəmləşdirən proqram təminatı platformasıdır.

BOSS-Referent - Lotus Notes/Domino mühitində işləyən və idarəetmənin biznes proseslərini və qismən də funksional iş axınını dəstəkləyən qarşılıqlı əlaqəli proqram modullarıdır.

Təşkilati və tənzimləyici dəstək: reqlamentlər, iş qaydaları, istifadəçilər və sistem administratorları üçün təlimatlar və s.

BOSS-Referent elektron sənəd idarəetmə sistemini və ofis avtomatlaşdırılmasını yaratmaq üçün nəzərdə tutulmuş bir-biri ilə əlaqəli alt sistemlər toplusunu əhatə edir.

Şəkil 2 - "BOSS-Referent" elektron sənəd dövriyyəsinin strukturu

BOSS-Referent elektron sənəd dövriyyəsi sistemi yüksək ixtisaslı mütəxəssislərin onlara tapşırılan vəzifələrə necə yanaşdıqlarının gözəl nümunəsidir. İdarəetmə iş axını və ofis işini avtomatlaşdırmaq üçün BOSS-Referent tərəfindən hazırlanmışdır. 1996-cı ildə yaradılan BOSS-Referent EDMS bu gün ECM (Enterprise Content Management) sinfi həllərin Rusiya bazarında liderlərdən biridir. 2008-ci ildə quraşdırılmış bütün EDMS işlərinin 25%-i, yəni hər 4-cü iş BOSS-Referent sistemində həyata keçirilib (DSS Consulting tərəfindən yayımlanan EDMS bazar sorğusunun məlumatlarına əsasən).

Rusiyada ən böyük EDMS Rusiya Federasiyasının Federal Vergi Xidmətində (FTS) BOSS-Referent platformasında qurulmuşdur - 85 000-dən çox istifadəçi, MTS şirkətində isə sistem 25 000-dən çox işçini birləşdirir.

Yuxarıdakı faktlar, məqalələrlə yanaşı, referent və ya katibin köməkçisi peşəsini və "boss" sözünün yaranma tarixini təsvir etdikdən dərhal sonra İnternetdə "boss referent" sözlərinin birləşməsini axtararkən niyə tamamilə izah edir. peşəkar fəaliyyətlərdə bu eyni patronlarla necə qarşılıqlı əlaqə quracağınıza dair, bu məhsula bağlantılar tapa bilərsiniz.

Əsas ekran vizual olaraq istifadəçiyə mövcud vəziyyət haqqında fikir verir. İşçi dərhal tapşırıqların sayını və mahiyyətini, emal üçün aldığı poçtun və sənədlərin həcmini asanlıqla qiymətləndirə bilər və istəsə, konkret sənədə, məktuba və ya tapşırığa keçə bilər. Yeni vəzifələr tamamlanana qədər işçini tək qoymayacaq.

Şəkil 3 - Proqramın əsas ekranı

Proqramın məqsədlərindən biri də iş yerini təmiz və səliqəli saxlamaqdır. Tipik olaraq, istifadəçi bir neçə onlarla sənədlə işləyir. Göstərilən sənədlərin sayını məhdudlaşdırmaq üçün konteksti kökündən dəyişdirməyən, lakin sənədlərin siyahısının cari görünüşünü dəqiqləşdirən birlikdə işləyən radio düymələrindən istifadə olunur.

Şəkil 4 - Sifariş ekranı

BOSS-Referent elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin istifadəçiləri federal və regional hakimiyyət orqanları, dövlət unitar müəssisələri, kommersiya şirkətləri, o cümlədən böyük filial strukturu olan holdinqlər və kiçik təşkilatlardır.

BOSS-Referent-in köməyi ilə sənəd idarəetməsinin avtomatlaşdırılması işçilərin məhsuldarlığının artmasına, idarəetmə qərarlarının qəbulu üçün məlumatlara çıxışın asanlaşdırılmasına, fəaliyyət intizamının yaxşılaşdırılmasına və nəticədə idarəetmənin keyfiyyətinin ümumi yaxşılaşmasına səbəb olur.

EDMS BOSS-Referent tərəfindən həll edilən idarəetmə vəzifələri:

- müqavilələrlə səmərəli işi təşkil etmək;

- daxili korporativ sənəd dövriyyəsini mümkün qədər sənədsiz etmək;

- federal və ya regional hakimiyyət orqanlarının iş prosesini avtomatlaşdırmaq;

- menecerlərin əmrlərinin icrasına keyfiyyətə nəzarəti təmin etmək;

- proqramlarla işin səmərəliliyini artırmaq;

- keyfiyyət menecmenti sistemi çərçivəsində sənəd idarəetməsini qurmaq.

Təəccüblü deyil ki, "bos referent" sorğuları tez-tez axtarış sistemlərinə həm kommersiya təşkilatlarının, həm də dövlət strukturlarının nümayəndələri tərəfindən daxil edilir.

EDMS BOSS-Referent-in tətbiqi aşağıdakı nəticələri verir:

- dövlət xidmətlərinin keyfiyyətinin yüksəldilməsi;

- icra intizamının təkmilləşdirilməsi, nəzarət qabiliyyətinin artırılması;

- fəaliyyətin şəffaflığının və açıqlığının artırılması;

- dövlət orqanlarının işinin təmin edilməsi xərclərinin azaldılması;

- “elektron hökumət” kimi inteqrasiya olunmuş informasiya sisteminin əsasının yaradılması (idarələrarası sənəd dövriyyəsi, EAR-lar, arxivlər, dövlət xidmətləri portalları).

Sistemin geri ödəmə müddəti altı aydan 2 ilə qədərdir.

1.3 EDMS BOSS-Referent-in üstünlükləri və mənfi cəhətləri

Kommersiya şirkətləri üçün üstünlüklər:

- nəzarət qabiliyyətinin artırılması;

- dəyişikliklərə operativ reaksiya;

- Bazarda şirkətin rəqabət qabiliyyətinin artırılması.

BOSS-Referent EDMS-in üstünlükləri IBM Lotus platformasının geniş imkanları, yüksək texnologiyalı arxitektura və zəngin tətbiq təcrübəsi ilə müəyyən edilir. Rəqiblərlə müqayisədə həllin aşağıdakı üstünlüklərini ayırd etmək olar:

Üstünlüklər:

- sənədlərin işlənməsi proseslərinin sürətli həyata keçirilməsi və sürətli avtomatlaşdırılması;

- interfeysin rahat və intuitiv olması səbəbindən istifadəçilər tərəfindən sistemlə işləməyin əsaslarının asan öyrənilməsi;

- həm Lotus müştərisi, həm də internet vasitəsilə istifadəçilərin sistemlə tam hüquqlu işləməsi imkanı;

- sistemin təşkilatın ehtiyaclarına, o cümlədən müştərinin mütəxəssislərinə uyğunlaşdırılması üçün geniş imkanlar;

- coğrafi olaraq paylanmış struktura malik olan təşkilatlarda həqiqətən vahid informasiya məkanının yaradılması imkanı;

- "sənəd yalnız iş üçün lazım olan yerə çatdırılır" prinsipinin həyata keçirilməsi səbəbindən paylanmış mühitdə işləyərkən trafikin azaldılması;

- həftədə 7 gün 24 saat sistemin etibarlılığının və nasazlıqlara qarşı dözümlülüyünün təmin edilməsi;

- sistemin texniki xidmətinin asanlığı və EDMS-nin bütün filiallarda bir nöqtədən idarə edilməsi imkanı;

- məlumat təhlükəsizliyinin yüksək səviyyədə təmin edilməsi;

- qiymət/keyfiyyət nisbəti baxımından bazarda ən yaxşı təkliflərdən biri;

- sistemin effektivliyi və faydaları bir çox uğurlu tətbiqlərin təcrübəsi ilə təsdiqlənir.

Çatışmazlıqlar arasında oflayn işin olmaması və bir qədər köhnəlmiş interfeys qeyd edilə bilər. İstifadəçilər tərəfindən platformaya qarşı qərəzli münasibət var. Kadrların normal dövriyyəsi şəraitində sənədlərə giriş hüquqlarının son dərəcə əlverişsiz idarə edilməsi, qruplara giriş hüquqlarının olmaması. Proqram təminatının yeni versiyalarının buraxılması ilə bağlı problemlər, zəif zəmanət dəstəyi.

2. EDMS BOSS-Referent tətbiqi təcrübəsinin təhlili

2.1 Rusiya Federasiyasının Federal Vergi Xidmətində BOSS-Referentin tətbiqi təcrübəsi

IT Co. Group və onun tərəfdaşları müxtəlif sənaye, miqyaslı və mülkiyyət formalı müəssisələrdə BOSS-Referent platforması əsasında elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin yaradılması üzrə xeyli sayda layihələr həyata keçirmişlər.

Rusiya Federasiyasının Federal Vergi Xidməti ölkəmizin dövlət orqanlarının strukturunda ən böyük idarədir. Hər il Federal Vergi Xidməti vətəndaşlardan 200 mindən çox sənəd qəbul edir və emal edir. hüquqi şəxslər və hökumət strukturları. Bu baxımdan, biri əsas vəzifələr FTS sənəd idarəetmə sistemi yaratmaqdır.

IT Co. tərəfindən Lotus Domino/Notes platformasında hazırlanmış BOSS-Referent proqram paketi Federal Vergi Xidmətinin departament elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin əsası kimi seçilmişdir. IT Co. və Rusiya Federal Vergi Xidmətinin (GNIVTS) Baş Tədqiqat Hesablama Mərkəzinin EDMS yaratmaq üçün birgə layihəsi üç mərhələdə həyata keçirilir.

Hazırda sistemin istifadəçilərinin sayı 88 mini ötüb, layihə başa çatdıqdan sonra isə sistemdə 120 mindən çox insan çalışacaq. Artıq bu gün Rusiya Federal Vergi Xidmətinin elektron sənəd idarəetmə sistemi ölkəmizdə ən böyükdür.

2008-ci ilin ortalarına olan məlumata görə, Rusiya Federal Vergi Xidmətinin idarə elektron sənəd dövriyyəsi sisteminə 800-dən çox təşkilat daxildir. O cümlədən: Federal Vergi Xidmətinin Mərkəzi Aparatı, Federal Vergi Xidmətinin 80-dən çox Ərazi İdarəsi, Rusiya Federasiyasının Federal Dairələri üzrə Federal Vergi Xidmətinin 7 Müfəttişliyi, İri Vergi Ödəyiciləri üçün 9 Regionlararası Müfəttişlik, 750-dən çox rayon və Federal Vergi Xidmətinin şəhər müfəttişlikləri.

2007-ci ildə sənəd dövriyyəsinin kəmiyyət göstəriciləri heyranedicidir. Mərkəzi ofisdə EDMS-dən istifadə etməklə çatdırılan və qeydiyyata alınan daxil olan və gedən məktubların sayı müvafiq olaraq: 185 000 daxil olan və 235 000 göndəriş sənədi olmuşdur. Məsələn, Tatarıstan Respublikasında Federal Vergi Xidmətinin ərazi idarəsi üçün bu rəqəmlər bərabərdir: 113.000 və 132.000 sənəd.

Şəkil 5 - Federal Vergi Xidmətinin elektron sənəd idarəetmə sistemi

Federal Vergi Xidmətinin elektron sənəd dövriyyəsi sistemi, Rusiya Federal Vergi Xidmətinin IFTS (Federal Vergi Xidmətinin Müfəttişliyi) Mərkəzi Aparatında, Departamentlərində (UFTS) və Regionlararası Müfəttişliklərdə (MHİ) əsas sənəd idarəetmə proseslərini avtomatlaşdırmaq üçün nəzərdə tutulmuşdur. ) Rusiyanın və onların iş prosesində bir-biri ilə səmərəli qarşılıqlı əlaqəsini təmin edir.

Rusiya Federal Vergi Xidmətinin EDMS üç səviyyədən ibarətdir, bunlar arasında məlumat qarşılıqlı əlaqəsi həyata keçirilir:

Səviyyə 1: EDMS CA FTS

2-ci səviyyə: SED UFTS (MRT) ("SED-Region")

Səviyyə 3: SED IFTS.

Lotus Notes/Domino məhsulları ailəsi FTS EDMS-nin əsas komponentləri kimi istifadə olunur.

Notes/Domino sistemi istifadəçilər və serverlər üçün çoxsəviyyəli iyerarxik sertifikatlar sistemini saxlayır. Layihə istifadə edir bir sistemüç səviyyəli təşkilati struktur və bölmələrin ərazi bölgüsü nəzərə alınmaqla bütün təşkilat üçün sertifikatlar. Bu sxemə uyğun olaraq, Lotus Notes/Domino infrastrukturu tək kök sertifikatlaşdırıcısına - FTS-ə əsaslanır. CA / FTS mərkəzi ofisinin sertifikatına bənzətməklə, hər bir FTS üçün CodeUFTS / FTS tipli 1 səviyyəli sertifikatlaşdırıcı yaradılmışdır - məsələn, R05 / FTS.

Hər bir FTS (MRT) öz Notes domeninə malikdir. Bütün UFNS serverləri öz domenlərində ilk serverlər kimi quraşdırılır. Bölgə yoxlamalarındakı serverlər eyni domenlərdə ikinci serverlər kimi təyin edilir.

Bütün FNS (MRI) serverlərinin öz Lotus Notes (Domino Directory) ünvan kitabçası var.

Federal Vergi Xidmətinin vahid kataloqu aşağıdakılar tərəfindən təmin edilir:

Bütün ünvan kitablarının mərkəzi Hub serverinə təkrarlanması (push);

Directory Catalog verilənlər bazasından və Lotus Notes Dircat standart tapşırığından istifadə etməklə;

Directory Catalog verilənlər bazasının regionlara təkrarlanması (çəkmə).

Bu, müxtəlif FTS, MRI, IFTS arasında ixtiyari poçt mübadiləsi və qarşılıqlı əlaqəni həyata keçirməyə imkan verir.

Federal Vergi Xidmətinin əsas xüsusiyyəti üç səviyyəli ofislər sistemidir. Təkcə şöbə müdirinin deyil, onun müavinlərinin də, şöbə müdirlərinin də öz kabineti var. Bununla əlaqədar olaraq, hədəf auditoriya və şöbələr səviyyəsində çoxofisli struktur fəaliyyət göstərir ki, bu da yalnız müvafiq giriş hüquqlarına malik olan istifadəçilərin müxtəlif qrupların sənədləri ilə işləməsini təmin etməyə imkan verir. Rayon müfəttişliklərinin əməkdaşları hər bir yoxlama üçün xüsusi olaraq yaradılmış “Kanserlik – İFTS” məlumat bazaları ilə işləyirlər. EDMS təqdim olunan və vergi xidməti şöbələrində qeydiyyata alınan sənədlərin həftəlik reyestrlərini avtomatik olaraq formalaşdırır və hədəf auditoriyaya ötürülür. Oxşar reyestrlər rayon müfəttişliklərindən müvafiq şöbəyə gəlir.

Federal Vergi Xidmətinin EDMS-də "Kanserlik" DB-nin sənədlərinin arxivləşdirilməsi imkanı həyata keçirilir. Regional idarələrin, müfəttişliklərin və Mərkəzi Asiya arxivləri muxtardır.

Vergi məmurları üçün xüsusi olaraq sistem hazırlanıb distant təhsil Federal Vergi Xidmətinin EDMS-nin bütün xüsusiyyətlərini nəzərə alan və onun modulu olan.

2 .2 Rosnedvizhimost-da BOSS-Referentdən istifadə təcrübəsi

Federal Daşınmaz Əmlak Kadastr Agentliyi (Rosnedvizhimost). federal orqan dövlət əmlakının idarə edilməsi funksiyalarını yerinə yetirən və daşınmaz əmlakın dövlət kadastrının aparılması, daşınmaz əmlakın dövlət kadastr uçotunu həyata keçirən, kadastr fəaliyyətini həyata keçirən, torpaqların dövlət kadastrının qiymətləndirilməsini, torpaqquruluşu və torpaqların dövlət monitorinqini həyata keçirən icra hakimiyyəti; habelə dövlət torpaq nəzarəti funksiyaları.

Rosnedvizhimost-un EDMS-nin tikintisi iki istiqamətdə həyata keçirildi: şöbənin mərkəzi aparatında sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılması və regional səviyyədə elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin tətbiqi - Federasiya və kadastr subyektləri üçün Rosnedvizhimost İdarələrində. kameralar.

2015-ci ilin ortalarına olan məlumata görə, Rosnedvizhimost-un EDMS-ə Çukotkadan gələn vaxt zonalarında yerləşən şöbənin 220-dən çox təşkilatı (Mərkəzi İdarə, Federasiyanın subyektləri üçün Rosnedvizhimostun Ərazi İdarələri, Federasiyanın subyektləri üçün Federal Kadastr Palataları) daxil edilmişdir. Kalininqradda elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin aktiv istifadəçilərinin sayı 2000-i keçdi.

Demək olar ki, həyata keçirildiyi ilk günlərdən Agentlik dövlətin bütün tapşırıqlarının qeyd-şərtsiz icrasını təmin edən güclü alət əldə edib. Sistem bütün rəhbər işçilərə tapşırıqların icrasına müstəqil nəzarət etmək imkanı verir. Çox mühüm nəticə EDMS-in tətbiqi - sənədlərin, o cümlədən cari yazışmaların saxlanması probleminin aradan qaldırılması.

Sistem xüsusi serverlərdə yerləşdirilib və işləyir. Bu o deməkdir ki, federasiyanın hər bir subyekti özünün server bazasında və abunəçi şəbəkəsində regional elektron sənəd dövriyyəsi sistemini yerləşdirib, lakin bütün bu regional EDMS sistemlərə inteqrasiya olunub. ümumi sistem. Yəni, ərazi idarələrinin əməkdaşlarına EDMS-də müstəqil şəkildə iş aparmağa imkan verən iyerarxik struktur qurulmuşdur.

Sistemə aşağıdakı əsas istehsal proseslərini maksimum dərəcədə avtomatlaşdırmağa imkan verən proqram komponentləri daxildir:

- daxil olan və gedən sənədlərin qeydiyyatı ("Ofis" çoxsəviyyəli kompleks məlumat bazası);

- sənədlərin paylanması;

- vətəndaşların müraciətlərinə baxılması, habelə onlar üzrə qəbul edilmiş qərarların icrasına nəzarət (“Vətəndaşların müraciətləri” məlumat bazası);

- daxil olan sənədlərə ("Təlimat" DB, "Rəhbərin aparatı" DB) uyğun olaraq Agentliyin rəhbərliyi tərəfindən verilmiş tapşırıqların icrasına nəzarət;

- əmrlərin, göstərişlərin, rəhbərliyin göstərişlərinin qeydiyyatı, saxlanması və s. (“Təşkilati və inzibati sənədlər” DB);

- sənədlərin layihələrinin razılaşdırılması və onların razılaşdırılmaq üçün təqdim edilməsi və sonradan qeydiyyata alınması;

- sənədlərlə işləmək “Rəsmi istifadə üçün;

- sənədlərin axtarışı.

Hər bir ərazi idarəsinin sərəncamında administrasiya üçün sənədləşmə dəstəyinin aparılması üzrə müstəqil iş aparmaq üçün oxşar verilənlər bazası var.

Sənədlərin qeydiyyatı və kağızdan elektron formaya keçirilməsi prosesinin optimallaşdırılması istiqamətində işlər aparılıb. Xüsusi proqram və aparat kompleksi qoşulmuşdur ki, bu da böyük həcmdə sənədləri eyni vaxtda skan etməyə imkan verir, sənəd şəkillərini avtomatik olaraq EDMS qeydiyyat kartlarına əlavə edir.

Layihənin icrası zamanı bütün kateqoriyadan olan istifadəçilər, o cümlədən ərazi idarələrində olan istifadəçilər üçün təlimlər təşkil edilmiş və keçirilmişdir. Bu, onların sistemdə işə başlaması və sənədlərlə işləmək üçün yeni şəraitə uyğunlaşması üçün əlavə müsbət amil oldu.

Texniki dəstək mərkəzi olaraq Agentliyin Baş Qərargahının departament EDMS administrasiyası qrupu tərəfindən həyata keçirilir.

Hazırda sistemin aşağıdakı istiqamətlərdə inkişafı maraqlı görünür:

1. İclasların təşkili, qərarların idarə edilməsi və onlar üzrə hesabatların verilməsi proseslərinin avtomatlaşdırılması.

2. Agentliyin struktur bölmələrində layihə sənədlərinin saxlanması və idarə olunması proseslərinin avtomatlaşdırılması.

3. EDMS-nin digər avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemləri ilə qarşılıqlı əlaqəsi və sistem və sənədlərin təqdim etdiyi xidmətlərin nəşrinin idarə edilməsi.

4. Ərazi İdarələrində sənədlərin icrasına və Mərkəzi Aparatda hesabatların qəbuluna tam nəzarətin həyata keçirilməsinin mümkünlüyü. Bu, Agentliyin ərazi şöbələrinə icraya göndərilən sənədlərin cari vəziyyəti barədə məlumatların və onlar üzrə yaradılmış təlimatların əlavə mexanizmlərini təmin edəcək.

5. Mərkəzi ofisdən EDMS-TU-nun avtomatlaşdırılmış monitorinqinin mümkünlüyü (statistik məlumatların toplanması). Tabeliyində olan təşkilatların EDMS-də sənədlərlə işin kəmiyyət göstəriciləri üzrə strukturlaşdırılmış məlumatların mövcudluğu. Statistik hesabatlar yaratmaq bacarığı.

Nəticə

Daxil olan/gidən/daxili yazışmalar, fakslar, müqavilələr, ərizələr, təlimatlar və digər iş sənədləri kimi artan məlumat həcmləri çoxdan biznes proseslərinin ayrılmaz hissəsinə çevrilib və müntəzəm emal və sifariş tələb edir - yaradılması, çeşidlənməsi, təhlili, əlaqələndirilməsi və təsdiq.

EDMS sənədlərin işlənməsini asanlaşdırır, saxlanılan məlumatların aktuallığını təmin edir və lazımi məlumatların axtarışına sərf olunan vaxtı əhəmiyyətli dərəcədə azaldır.

Optimal EDMS-nin seçilməsi həll edilməli olan vəzifələri və müəssisə və ya təşkilatın xüsusiyyətlərini nəzərə almalıdır. Hazırda həm iri təşkilatlarda, həm də paylanmış holdinq strukturlarında ofis işinin bütün sahələrini əhatə edən mürəkkəb EDMS, həm də kiçik və orta müəssisələr üçün daha sadə, mürəkkəb olmayan sistemləri tətbiq etmək mümkündür.

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin əsas funksiyaları

- yazışmaların, o cümlədən elektron yazışmaların və işçilərin daxili sənədlərinin qeydiyyatı və saxlanması;

- sənədlərin razılaşdırılması və təsdiqi proseslərinin optimallaşdırılması;

- sənədlərin avtomatik arxivləşdirilməsi üçün fərdiləşdirilə bilən mexanizmlə sənədlərin etibarlı, operativ və uzunmüddətli arxiv saxlanmasının təmin edilməsi;

- formaların və sənəd şablonlarının unifikasiyası və standartlaşdırılması;

- müştərilərin siyahısının aparılması, onlarla qarşılıqlı əlaqə tarixinin izlənilməsi;

- vahid informasiya məkanının yaradılması və işçilərin ofisdə və uzaqdan giriş rejimində tam funksional işləməsi imkanlarının təmin edilməsi;

- Ümumi və şəxsi tədbirlərin planlaşdırılması.

EDMS-in böyük üstünlüyü təkcə sənədləri deyil, həm də işçilərin ünsiyyət proseslərini elektron formaya çevirmək qabiliyyətidir ki, bu da görüşlərin və müzakirələrin təşkilini, müvafiq və strateji məlumatların mübadiləsini sürətləndirməyə və sadələşdirməyə imkan verir. yerindən asılı olmayaraq işçilərin hərəkətlərinin əlaqələndirilməsi (digər idarələr, digər şəhərlər).

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi mərhələləri:

- EDMS-nin sənədlərinin, tələblərinin və funksionallığının aparılması üçün mövcud qaydaların yoxlanılması

- proqram təminatının quraşdırılması ilə istismara verilməsi

- işçi-istifadəçilər üçün sistemlə işləmək üzrə təlim

- sınaq əməliyyatı zamanı dəstək

EDMS-in tətbiqi təşkilatda iş axını prosesini keyfiyyətcə dəyişir və aşağıdakı üstünlükləri təmin edir:

- korporativ məlumat bazasında başdan-başa axtarış hesabına lazımi sənədlərin axtarış müddətinin azaldılması;

- əmək intensivliyinin azaldılması və müxtəlif şöbələr arasında qarşılıqlı əlaqənin səmərəliliyinin artırılması;

- müxtəlif şöbələr arasında qarşılıqlı əlaqənin səmərəliliyinin artırılması;

- sənədləşmə prosesinin idarə edilməsi və nəzarət sisteminin təkmilləşdirilməsi;

- idarəetmə məlumatlarının çatdırılma müddətinin azaldılması: əmrlər, göstərişlər, tapşırıqlar;

- sənədlərin itirilməsi riskinin azaldılması;

- təqdim olunan məlumatların tamlığı və aktuallığı hesabına operativ qərar qəbul etmək imkanı;

- bütün daxil olan və gedən sənədləri skan etməklə şirkətin iş prosesində kağız sənədlərin sayının azaldılması;

- giriş rollarını və işçinin bu məlumatlara hüquqlarını nəzərə alaraq sistemə səlahiyyətli girişin tətbiqi ilə sənədlərin saxlanmasının təhlükəsizliyinin artırılması.

EDMS nümunələrindən biri bu yazıda nəzərdən keçirilən BOSS-Referent sistemidir. Təqdim olunan nümunələrdən göründüyü kimi, bir sıra qurumlar (Federal Vergi Xidməti, Rosnedvizhimost) artıq bunu praktikada həyata keçirmiş və sənəd dövriyyəsinin praktiki optimallaşdırılması ilə bağlı nəticələri qiymətləndirə bilmişlər.

Siyahıədəbiyyat

1. Baykova İ.Yu. Sənəd axını və ofis işi: sənədlərlə işi necə təşkil etmək olar. - M.: Eksmo, 2014. - 483 s.

2. Bərdəyev E.A., Kravçenko V.B. Sənəd idarəetməsi. - M.: Akademiya, 2012. - 291 s.

3. Basakov M.İ. Sual-cavabda ofis işi və yazışmalar: İqtisadiyyat universitetləri və kollec tələbələri üçün dərslik - 5-ci nəşr, Yenidən işlənmiş. Və əlavə. // "Dərsliklər və dərs vəsaiti" seriyası - Rostov n / a: "Feniks" nəşriyyatı, 2013. - 320 s.

4. Bobyleva M.P. Avtomatlaşdırılmış sistemlərdən istifadə kontekstində təşkilatın iş prosesinin təhlili məsələləri.Kağız işləri. - 2012. - No 8. - s. 50-56

5. Bobyleva M.P. İnformasiya idarəçiliyinə gedən yolda (sənəd idarəetməsinin avtomatlaşdırılması kontekstində sənəd idarəetmə xidmətlərinin fəaliyyətinin qiymətləndirilməsi məsələləri) // Deloproizvodstvo. - 2014. - No 2. - İlə. 67-69

6. Bykova T.A., Kuznetsova T.V., Sankina L.V. Rəhbərliyin sənədli dəstəyi (ofis işi): Proc. müavinət. - 2-ci nəşr. M.: İNFRA-M, 2012. - 260 s.

7. Vigera A.M., Dorofeeva O.P., Qubskaya E.K. Katiblik işi. "Təlim kursu" seriyası. Rostov n / a: Phoenix, 2011. - 270 s.

8. Qrinberq, A. S. İdarəetmənin sənədləşmə dəstəyi [Elektron resurs]: “İqtisadiyyat” və “Menecment” ixtisasları üzrə “İnformatika”, “Sənədləşmə və sənədləşmənin idarə edilməsi”, “Avtomatlaşdırma və idarəetmə” ixtisasları üzrə təhsil alan universitet tələbələri üçün dərslik / A. S. Qrinberq və başqaları - M. : UNITI-DANA, 2012. - 391 s.

9. Sənəd işi (Sənəd dövriyyəsinin təşkili və texnologiyası); Universitetlər üçün dərslik / Kuznetsova T.V., Sankina L.V., Bykova T.A. və s.; Redaktorluğu ilə prof. T.A. Kuznetsova. - M.: UNİTİ-DANA, 2013. - 359 s.

10. Təşkilatın fəaliyyətinin sənədləşdirilməsi. Baranovski V.P. Dərslik. - M.: "Tandem" Müəlliflər və Nəşriyyatçılar Birliyi. Ekmos nəşriyyatı, 2005. - 276 s.

11. Rəhbərliyin sənədləşdirilməsi (ofis işi): Proc. qəsəbə / T.A.Bıkova və başqaları - 2-ci nəşr, yenidən işlənmiş. və əlavə - M.: NITs Infra-M, 2013. - 304 s.

12. Kuznetsov S.L. Avtomatlaşdırılmış qeydiyyat və icraya nəzarət sistemləri // Katiblik işi. - 2011. - No 4. - İlə. 48-49

13. Kuznetsov S.L. İdarəetmə üçün sənədləşdirmənin müasir texnologiyaları - M .: MPEI; 2012. - 361 s.

14. Kuznetsov, I. N. Ofis işi [ Elektron resurs] : Tədris və məlumat kitabçası / I. N. Kuznetsov. - 6-cı nəşr, yenidən işlənmiş. və əlavə - M. : Nəşriyyat və Ticarət Korporasiyası "Daşkov və Ko", 2013. - 520 s.

15. Kunyaev, N. N. Məxfi ofis işi və təhlükəsiz elektron sənəd dövriyyəsi [Elektron resurs]: dərslik / N. N. Kunyaev, A. S. Demuşkin, A. G. Fabriçnov; cəmi altında red. N. N. Kunyaeva. - M.: Loqos, 2011. - 452 s.

16. Elektron hökumət. Elektron sənəd idarəetməsi. Terminlər və təriflər: Dərslik / S.Yu. Kabaşov. - M.: NITs INFRA-M, 2013. - 320 s.

17. Strastenko V.V. STC IRM. Nə üçün sizə biznesin avtomatlaşdırılması lazımdır? - Giriş rejimi: http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html

18. Elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin icmalı. - Giriş rejimi: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

19. Elektron sənəd dövriyyəsi - Sənəd idarəetmə sistemləri. - Giriş rejimi: http://www.IT.ru/

20. Avtomatlaşdırılmış müəssisə idarəetmə sistemləri. - Giriş rejimi: http://www.cmdsoft.ru/

21. Elektron resurs: Kompüter Texnologiyaları Mərkəzi: N-System elektron sənəd dövriyyəsi sistemi. - Giriş rejimi: http://www.cland.ru/

Allbest.ru saytında yerləşdirilib

Oxşar Sənədlər

Ofis avtomatlaşdırma proqram sistemləri. Elektron sənəd dövriyyəsi sistemlərinin tətbiqinin səmərəliliyinin qiymətləndirilməsi. ZAO Tehnoliqada ofis işləri xidmətinin təhlili. "BOSS-Referent" EDMS əsasında elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin yaradılması.

kurs işi, 03/04/2015 əlavə edildi


Essence və spivvіdnoshnja "referent", "katibə-referent" və "bir kerіvnik köməkçisi" anlamaq üçün. Digər referent köməkçisinin ixtisasları. Ukraynada referent peşəsi üçün normativ sənədlər. Kordonun arxasındakı referentin fəaliyyətini tənzimləyən sənədlər.

kurs işi, 22/03/2015 əlavə edildi


Təşkilatda və elektron sənəd dövriyyəsində müasir ofis avtomatlaşdırma sistemlərinin təhlili, onların təsnifatının xüsusiyyətləri. Elektron sənəd dövriyyəsinin avtomatlaşdırılması problemləri. Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqinin üstünlükləri.

kurs işi, 01/15/2013 əlavə edildi


Elektron sənəd dövriyyəsinin mahiyyəti və əhəmiyyəti, müəssisənin idarə edilməsi prosesində səmərəliliyin artırılmasına təsiri. Sənədlərin işlənməsi üçün paralel və ya ardıcıl sxemin müəyyən edilməsi. Elektron sənəd dövriyyəsi proqramlarının təsnifatı.

kurs işi, 22/04/2014 əlavə edildi


Elektron sənəd dövriyyəsinin əsas anlayışları və prinsipləri, onun həyata keçirilməsinin üstünlükləri. Portativ sənəd formatı (PDF) portativ, platformadan asılı olmayan, daşınan elektron sənəd formatı kimi. Elektron rəqəmsal imza: məqsəd və tətbiqi.

təqdimat, 31/01/2016 əlavə edildi


Elektron sənəd dövriyyəsinin anlayışları və tərifləri (mətndə federal qanunlar). Kiçik müəssisələrin elektron sənəd dövriyyəsi sisteminə (EDMS) ehtiyacı. EDMS funksiyalarının təsnifatı, ona əsas tələblər. Sənədlərin atributları və təfərrüatları.

təqdimat, 21/03/2015 əlavə edildi


Elektron sənəd dövriyyəsi vasitələrinin tətbiqi problemlərinin təsnifatı: həddindən artıq elm, ətraf mühitə müqavimət və əks mühəndislik, fərdiləşdirmə, aşağı layihə. İşçilərin və idarəetmənin mühafizəkarlığı. Elektron sənədə hüquqi qüvvənin verilməsi.

mücərrəd, 17/05/2011 əlavə edildi


Müəssisədə elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqinin texniki xüsusiyyətləri, xüsusiyyətləri, müddəti və mürəkkəbliyi. EDMS-in tətbiqi ilə bağlı kadrların motivasiyası və yenidən hazırlanmasından irəli gələn psixoloji xarakterli problemlərin təhlili.

kurs işi, 12/04/2014 əlavə edildi


Elektron sənəd dövriyyəsinin mahiyyəti və növləri; onun təşkili prinsipləri. İnzibati və arayış sənədlərinin icrası qaydaları. Arxiv fondunun konsepsiyası və mahiyyəti. Təşkilatda elektron sənəd dövriyyəsinin tənzimlənməsi.

kurs işi, 10/16/2014 əlavə edildi


İnformasiya idarəetmə altsisteminin xüsusiyyətləri. Təşkilatın normativ sənədlərinin konsepsiyası və tipologiyası. “İri panelli mənzil tikintisi zavodu” MMC-də sənəd dövriyyəsinin öyrənilməsi. Elektron sənəd dövriyyəsinin həyata keçirilməsi yolları "Delo".

Bu sistem IT Co. (http://www.it.ru) tərəfindən hazırlanmışdır. Təşkilatın idarə edilməsinə, işçilərin səmərəli işləməsinə və biliklərin toplanmasına dəstək verən sistemlər kateqoriyasına aiddir və eyni zamanda əlavə xidmətlər də inkişaf etdirmişdir.

Əsas tətbiqi işçilərin iş yerlərindəki fəaliyyətini əhatə edən və idarəetmə iş proseslərinə dəstək verən korporativ sistemin yaradılmasıdır. Ofis işlərinə, təşkilati idarəetməyə, sənədlərin koordinasiyasına dəstək verir. Onun fərqli xüsusiyyəti ondan ibarətdir ki, tam hüquqlu sənəd idarəetmə sistemi olmaqla, artıq ofis işlərinin həyata keçirilməsi üçün bütün lazımi funksiyalara malikdir. Əvvəldən Rusiyada mürəkkəb iyerarxik quruluşa malik təşkilatlara xas olan anlayışları, rolları və funksiyaları ehtiva edir. Digər fərqləndirici xüsusiyyət BOSS-Referent sistemi: CRM sistemi, müqaviləyə nəzarət, maddi aktivlərin uçotu, axın taraması və tanınması (FineReader sistemi BOSS-Referentə inteqrasiya olunub), elektron konfrans və bülleten lövhəsi funksiyalarını həyata keçirir.

Sistem LotusNotes platformasında həyata keçirilir. Bunun sayəsində "BOSS-Referent" funksiyalarından əlavə, istifadəçilər LotusNotes mühitinin özünün funksionallığının bütün zənginliyini, o cümlədən e-poçt, məlumatların təkrarlanması, uzaqdan işləmək imkanı və s. "BOSS-Referent" hər mənada ən açıq sistemdir - tam mənbə mətnləri ilə gəlir. O, əlavə olaraq proqram proqramlaşdırma interfeysinin funksiyalarının tam təsviri ilə tərtibatçının alət dəsti ilə müşayiət olunur.

1.1. “Bos-referent” sisteminin məqsədi

BOSS-Referent sistemi idarəetmə iş axını və ofis işini avtomatlaşdırmaq üçün nəzərdə tutulmuşdur. Onun istehlakçıları kommersiya şirkətləri, federal dövlət unitar müəssisələri, dövlət orqanlarıdır.

Sistemin tətbiqinin əsas nəticələri bunlardır:

Təşkilatın idarəetmə qabiliyyətinin artırılması. İcra intizamının yeni səviyyəsi.

Şirkətdaxili qarşılıqlı əlaqə qaydalarına dəstək. Qərar vermə sürətinin artırılması.

Bilik və məlumat mübadiləsi üçün şəraitin yaradılması. Təşkilatın proseslərini, məhsullarını və xidmətlərini təkmilləşdirmək.

BOSS-Referent sisteminin üstünlükləri

İstənilən mürəkkəblikdə olan təşkilatlar üçün vahid məlumat və idarəetmə məkanının yaradılması vasitələri: paylanmış, çoxsəviyyəli, funksional və dizayn.

Mürəkkəb sənədlərin təsdiqi marşrutlarına dəstək.

Həll inkişafı. Fərdiləşdirilə və fərdiləşdirilə bilən daxili sənəd iş axınları ilə iş proseslərini sürətlə avtomatlaşdırın.

Etibarlı əməliyyat, yüksək performans, idarəetmə və miqyasda asanlıq, Veb girişi.

İnformasiya təhlükəsizliyi vasitələrinin mövcudluğu. BOSS-Referent əsasında hüquqi əhəmiyyətli elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin qurulması imkanı.

İstifadəçilər tərəfindən istifadənin asanlığı.

Rusiyanın aparıcı şirkətləri və təşkilatları tərəfindən sistemin uğurla istifadəsi.

Sistem funksionallığı

BOSS-Referent sistemi prosesin avtomatlaşdırılmasını təmin edir:

Sənəd layihəsinin yaradılması, təsdiqi, təsdiqi və arxivə göndərilməsi daxil olmaqla, qərarların qəbulu üçün sənədləşmənin təmin edilməsi;

İcra intizamına, o cümlədən göstərişlərin formalaşdırılması proseslərinə və onların icrasına nəzarətə nəzarət;

Daxil olan və gedən məktubların idarə edilməsi.

Bu funksiyalar çoxsəviyyəli, coğrafi olaraq paylanmış və funksional dizayn strukturuna malik olan təşkilat və şirkətlərdə həyata keçirilə bilər.

Avtomatlaşdırılmış funksiyalar

Qərar qəbulu üçün sənəd dəstəyi:

Təsdiq edilmiş qaydaların avtomatlaşdırılması və onların dəyişikliklərinin idarə edilməsi. Qaydalar- iştirakçının və ya iştirakçılar qrupunun biznes prosesini başa çatdırmaq üçün atmalı olduğu mərhələləri (addımları) sıralayan və təsvir edən, adətən mərhələləri (addımları) tamamlamaq üçün tələb olunan son tarixləri göstərən sənəd.

Əsasnaməyə uyğun olaraq son istifadəçilərin işinin aparılması.

Qaydaların alt sətri, onlar tez istifadə olunur.

Sənədlərin reqlamentə uyğun keçirilməsinə nəzarət: tarixlər, vizalar, sənədlərin versiyaları və düzəlişləri.

Mürəkkəb uyğunluq sxemləri üçün dəstək: paralel, ardıcıl, şərti keçidlərlə.

Sənədlərin versiyaları və düzəlişləri ilə işləmək.

Daxil olan və gedən sənədlərin işlənməsi:

Müxtəlif formalarda daxil olan yazışmaların qeydiyyatı. Sənədlərin "sual üzrə" əlaqələndirilməsi.

Qətnamələrin tətbiqi. Təşkilat daxilində sənədlərin fərdiləşdirilə bilən marşrutlar vasitəsilə yönləndirilməsi. Görüntü imkanı(lat. resolution - qərar, icazə) - vəzifəli şəxs və ya məşvərətçi orqan, beynəlxalq təşkilat tərəfindən qəbul edilən qərar.

Mürəkkəb qeydiyyat nömrələri üçün dəstək.

Bir neçə ofisin fəaliyyətinin təmin edilməsi.

İcra intizamına nəzarət.

Yeni və əvvəllər yaradılmış sifarişlərlə bağlı sənədlərə sürətli çıxış.

Təlimatların formalaşdırılması, icraçıların siyahısının və göstərişlərin icra müddətlərinin tənzimlənməsi.

Sifarişlərin icrası üzrə işlərin yerinə yetirilməsinə və müddətlərə nəzarət.

Təlimatların icrası və sənədlərin işlənməsinin monitorinqi və statistikası. Monitorinq- bir-birinə ayrılmaz şəkildə bitişik olan vaxt intervallarında hər hansı bir obyektdə məlumatların müşahidəsi və qeyd edilməsi prosesi, bu müddət ərzində məlumatların dəyərləri əhəmiyyətli dərəcədə dəyişmir.

Şirkət və təşkilatların mürəkkəb təşkilati strukturlarına dəstək.

Tabeliyində olan şirkətlər, bölmələr və təşkilatların işçiləri haqqında məlumatların saxlanılması.

Etibarlı şəxslərin mexanizmlərinin dəstəklənməsi, səlahiyyətlərin verilməsi və birləşmələr.

İşçilərin sənədləri yaratmaq, təsdiq etmək, imzalamaq, qeydiyyata almaq hüquqlarının idarə edilməsi və s.

BOSS-Referent sisteminin funksional strukturu

Skan və mətn tanıma sistemləri

BOSS-Referent sistemi ABBYY FineReader (versiya 4.0 və ya SE 7.0) və CuneiForm (versiya 10 və daha yüksək) skan və mətn tanıma sistemləri ilə inteqrasiya olunub. . FineReader- Rusiya şirkəti tərəfindən hazırlanmış optik xarakter tanıma sistemi ABBYY. Çivi forması(ing. mixi mixi - mixi), Koqnitiv OpenOCR Rusiyanın Cognitive Technologies şirkəti tərəfindən sərbəst paylanmış açıq optik mətn tanınma sistemidir. İnteqrasiyanın mövcudluğu sənədlərin kağızdan elektron formaya sürətli avtomatik çevrilməsini və sistemə rahat daxil olmasını təşkil etməyə imkan verir. İnteqrasiya- region, ölkə, dünya daxilində siyasi, iqtisadi, dövlət və ictimai strukturların bərpası, doldurulması, toplanması, birləşdirilməsi.

BOSS-Referent elektron sənəd idarəetməsi və ofis avtomatlaşdırma sistemlərində skan alətlərindən istifadə üçün üç variant təklif edir:

Fərdi skanları təşkil etmək üçün masa üstü skanerdən istifadə edin. Az miqdarda daxil olan sənədləri olan təşkilatlarda istifadə etmək tövsiyə olunur.

İş Qrupları üçün Şəbəkə Skanerlərindən istifadə

Fasiləsiz axın rejimində sənədlərin elektron formaya sürətli avtomatik çevrilməsini təmin edən axın skan xəttinin istifadəsi. Bu cür skanlama ştrix-kod texnologiyasından istifadə etməklə həyata keçirilir və daxil olan yazışmaların böyük həcmi olan, idarəetmə aparatının coğrafi cəhətdən paylanmış strukturu olan təşkilatlarda, nazirlik və idarələrin mərkəzi aparatlarında istifadə üçün tövsiyə olunur.

Ərəb Bolqar Çin Xorvat Çex Danimarka Holland İngilis Eston Fin Fransız Alman Yunan İvrit Hind Macar İslandiya İndoneziya İtalyan Yapon Koreya Latviya Litva Malaqas Norveç Fars Polşa Portuqal Rumın Rus Serb Slovak Sloven İspan İsveç Tay Türk Vyetnam

tərif - BOSS-Referent

BOSS-Referent

Vikipediyadan, pulsuz ensiklopediyadan

Sistem BOSS-Referent idarəetmə iş axını və ofis işini avtomatlaşdırmaq üçün nəzərdə tutulmuşdur. 1996-cı ildə yaradılan BOSS-Referent EDMS bu gün ECM (Enterprise Content Management) sinfi həllərin Rusiya bazarında liderlərdən biridir. 2008-ci ildə quraşdırılmış bütün EDMS işlərinin 25%-i, yəni hər 4-cü iş BOSS-Referent sistemində həyata keçirilib (DSS Consulting tərəfindən dərc edilmiş EDMS bazar sorğusuna əsasən).

Rusiyada ən böyük EDMS Rusiya Federasiyasının Federal Vergi Xidmətində (FTS) BOSS-Referent platformasında qurulmuşdur - 85 000-dən çox istifadəçi, MTS şirkətində isə sistem 25 000-dən çox işçini birləşdirir.

EDMS BOSS-Referent kimlər üçündür?

BOSS-Referent elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin istifadəçiləri federal və regional hakimiyyət orqanları, dövlət unitar müəssisələri, kommersiya şirkətləri, o cümlədən böyük filial strukturu olan holdinqlər və kiçik təşkilatlardır.

BOSS-Referent-in köməyi ilə sənəd idarəetməsinin avtomatlaşdırılması işçilərin məhsuldarlığının artmasına, idarəetmə qərarlarının qəbulu üçün məlumatlara çıxışın asanlaşdırılmasına, fəaliyyət intizamının yaxşılaşdırılmasına və nəticədə idarəetmənin keyfiyyətinin ümumi yaxşılaşmasına səbəb olur.

BOSS-Referent EDMS hansı idarəetmə vəzifələrini həll etməyə kömək edir?

• müqavilələrlə səmərəli işi təşkil etmək;
• daxili korporativ sənəd axınını mümkün qədər sənədsiz etmək;
• federal və ya regional orqanların iş prosesini avtomatlaşdırmaq;
• rəhbərlərin əmrlərinin icrasına keyfiyyətə nəzarəti təmin etmək;
• tətbiqlərlə işin səmərəliliyini artırmaq;
• layihə sənədinin hərəkətini və komanda işinin mümkünlüyünü həyata keçirmək;
• keyfiyyət menecmenti sistemi çərçivəsində sənəd idarəetməsini qurmaq.

EDMS BOSS-Referent tətbiqinin nəticələri hansılardır

Hakimiyyət orqanlarında:

• dövlət xidmətlərinin keyfiyyətinin yüksəldilməsi;
• performans intizamının təkmilləşdirilməsi, idarəolunmanın artırılması;
• fəaliyyətin şəffaflığının və açıqlığının artırılması;
• dövlət orqanlarının işinin təmin edilməsi xərclərinin azaldılması;
• “elektron hökumət” kimi inteqrasiya olunmuş informasiya sisteminin əsasının yaradılması (idarələrarası sənəd dövriyyəsi, EAR-lar, arxivlər, dövlət xidmətləri portalları).

Kommersiya şirkətləri üçün:

• artan idarəetmə;
• dəyişikliklərə operativ reaksiya;
• şirkətin bazarda rəqabət qabiliyyətini artırmaq.

Sistemin geri ödəmə müddəti altı aydan 2 ilə qədərdir.

Avtomatlaşdırılmış proseslər

BOSS-Referent sistemi iş axını və idarəetmə proseslərinin avtomatlaşdırılması üçün nəzərdə tutulmuşdur.

Sistemə aşağıdakıları həyata keçirməyə imkan verən funksionallıq daxildir:

Təsdiq proseslərinə dəstək

• standartdan istifadə etməyə və ixtisaslaşdırılmış proseslər yaratmağa imkan verir;
• təsdiq edənlərin siyahısını, təsdiqləmə növünü və şərtlərini dəyişdirmək imkanını təmin edir;
• təsdiqləmə prosesinə nəzarət etməyə imkan verir;
• sənəd versiyaları və təsdiq tarixçəsi haqqında məlumat verir.

Sifarişin icrasına nəzarət

• bütün verilmiş sifarişlərin uçotunu təmin edir;
• göstərişlərin vaxtında yerinə yetirilməsini və mütəxəssislərin yüklənməsini izləməyə imkan verir;
• göstərişlərin icrası və sənədlərin işlənib hazırlanması üzrə statistik məlumatları yaradır.

Daxil olan və gedən məktubların idarə edilməsi

• müxtəlif formalarda daxil olan yazışmaların qeydiyyatını təmin edir;
• istənilən mürəkkəbliyin qeydiyyat nömrələrini dəstəkləyir;
• sənədləri bir-biri ilə əlaqələndirməyə imkan verir;
• qərarların verilməsinə və qərar layihələrinin hazırlanmasına imkan verir;
• vahid informasiya məkanında bir neçə ofisin işini təmin edir.

Sistemin imkanları haqqında daha ətraflı məlumatı istehsalçının saytında tapa bilərsiniz.

Üstünlüklər

BOSS-Referent EDMS sistemi Rusiya sənəd idarəetmə həlləri bazarında liderliyi təmin edən bir sıra unikal kommersiya və texnoloji üstünlüklərə malikdir.

Sistem istənilən sənayenin həm iri, həm də kiçik təşkilatlarının ehtiyaclarını ödəyir, dövlət orqanlarına mürəkkəb informasiya sistemləri, o cümlədən EAR, portallar, hüquqi əhəmiyyətli sənəd dövriyyəsi, arxivlər yaratmağa imkan verir.

BOSS-Referent EDMS-in üstünlükləri IBM Lotus platformasının geniş imkanları, yüksək texnologiyalı arxitektura və zəngin tətbiq təcrübəsi ilə müəyyən edilir. Həllin aşağıdakı üstünlüklərini ayırd etmək olar:

Rahat interfeys

BOSS-Referent EDMS bütövlükdə təşkilatın, xüsusən də onun işçilərinin səmərəliliyini artırmaq üçün nəzərdə tutulmuşdur. İşçilərin yeni proqramla işləməyə nə qədər tez cəlb olunmasına, elektron sənəd dövriyyəsi sistemində standart əməliyyatların nə qədər tez həyata keçirilməsinə təsir edən mühüm amil praktiklik adlanan şeydir - işləyən istifadəçi üçün maksimum psixoloji və estetik rahatlığı təmin etməyə yönəlmiş istifadəçi interfeysi. tətbiqi ilə. BOSS-Referent rahat və istifadəsi asandır

BOSS-Referent sisteminin interfeysi bu gün adi istifadəçilər üçün intuitiv olaraq başa düşüləndir və oxşar sistemlər arasında istifadə üçün ən əlverişlidir.

"Gündəlik" və "vizit kartı"

3.2.1 versiyasından başlayaraq sistemdə işdə daim istifadə olunan elementləri - gündəlik və vizit kartı sahibi olan başlanğıc səhifəsi var.

Konseptual olaraq başlanğıc səhifəsi fərdi iş stansiyasıdır (AWP). Bu o deməkdir ki, hər bir istifadəçi səhifə komponentlərini elə konfiqurasiya edə bilər ki, onun işləməsi rahat olsun və əsas sistem alətləri həmişə əlində olsun.

Yalnız sizə lazım olan məlumat

BOSS-Referent sisteminin interfeysi elə qurulub ki müxtəlif qruplar istifadəçilər yalnız ehtiyac duyduqları alətləri və məlumatları təmin etməklə daha sürətli və daha rahat işləyə bilərlər.

İstifadəçiləri sistemlə işləyərkən həll etməli olduqları vəzifələrə uyğun olaraq şərti olaraq aşağıdakı qruplara bölmək olar:

• icraçılar - sənəd kartoçkalarını doldurmaq, sənədləri təsdiq üçün göndərmək, imzalamaq, sənədlərin gedişatına nəzarət etmək, rəhbərlikdən göstərişlər üzrə hesabat vermək;
• menecerlər - sənədlər üzrə qərarlar qəbul etmək (sənədləri əlaqələndirmək və imzalamaq), göstərişlərin icrasına nəzarət etmək;
• katiblər - sənədləri qəbul edir, qeydiyyata alır, göndərir, icra intizamına nəzarət edir.

Hər bir istifadəçi qrupu üçün hətta eyni sənədin interfeysi fərqli olacaq.

Tam veb girişi

BOSS-Referent bütün istifadəçi funksiyalarını dəstəkləyən tam funksional veb versiyasına malikdir. Beləliklə, EDMS BOSS-Referent ilə istifadəçilərin tam hüquqlu işi həm Lotus Notes müştərisində, həm də veb brauzer vasitəsilə mümkündür.

İstifadəçi dostu

İnternetdə BOSS-Referent EDMS ilə işləmək Lotus Notes müştərisində işləməkdən praktiki olaraq fərqlənmir.

Hər iki versiyanın interfeysi eynidir - alətlər, sənəd kartları, sistem vasitəsilə naviqasiya prinsipləri eynidir. İstifadəçi hər iki versiya ilə işləyirsə, məsələn, ofisdə giriş üçün Lotus müştərisi və evdən daxil olmaq üçün veb brauzer istifadə olunursa, o zaman versiyaların hər biri ilə işləmə qaydalarını öyrənməyə ehtiyac yoxdur. - onlar hər iki versiya üçün eynidir.

Sistemə veb girişindən nə vaxt istifadə etmək məqsədəuyğundur?

Təşkilatın aşağıdakı şərtlər daxilində veb interfeysi vasitəsilə BOSS-Referent ilə işləməsi daha düzgün olardı:

• təşkilat Lotusdan başqa poçt müştərisini korporativ standart kimi qəbul etdikdə, əlbəttə ki, onu əvəz etmək məqsədəuyğun deyil və sənədlərlə işləmək sistemin İnternet versiyası vasitəsilə həyata keçirilə bilər;
• mobil istifadəçilər EDMS istifadəçilərinin əhəmiyyətli hissəsini təşkil etdikdə, onlar üçün İnternetə çıxışla təchiz edilmiş istənilən nöqtədən sistemə daxil olmaq daha rahatdır;
• təşkilatın sahədə siyasəti varsa informasiya texnologiyaları mümkün olan yerlərdə veb-interfeys vasitəsilə mövcud olan proqramların istifadəsini nəzərdə tutur;
• təşkilatın coğrafi cəhətdən uzaq ofislərdə çox sayda istifadəçisi varsa, veb versiyasından istifadə etmək EDMS-nin həyata keçirilməsini sürətləndirməyə və layihənin dəyərini azaltmağa imkan verir.

Texniki xüsusiyyətlər

BOSS-Referent sisteminə veb-girişi konfiqurasiya etmək üçün əlavə server tələb olunmur: istifadəçilər Lotus Domino serverini əlavə olaraq konfiqurasiya etməklə veb versiyası ilə işləyə bilərlər. Eyni server Lotus müştərisində işləyən istifadəçiləri dəstəkləmək üçün də istifadə olunur.

İnternetdə işləyərkən sistem istifadəçilərinin autentifikasiyası üç üsuldan biri ilə həyata keçirilir:

• Lotus Domino vasitələri (internet və "qalın" müştəri vasitəsilə işi birləşdirən istifadəçilər üçün yeganə mümkün seçim);
• Active Directory vasitəsilə (Winlogon komponentindən istifadə etmək mümkündür);
• LDAP-a uyğun qovluqdan istifadə etməklə.

Vebdə işləyərkən istifadəçilərin poçtu ilə alınan bildirişlər html keçidlərinə bənzəyir (Lotus poçt müştərisində işləyərkən istifadə olunan Lotus keçidləri əvəzinə).

Veb girişi ActivX nəzarətlərinin və ya Java proqramlarının endirilməsini tələb etmir. İstifadəçinin internetdə işləmək imkanını açdıqdan sonra o, sadəcə administratorun göstərdiyi linkdən istifadə edərək daxil olur, autentifikasiyadan keçir, bundan sonra o, dərhal sistemin tam versiyası ilə işləyə bilər.

Sürətli proseslərin avtomatlaşdırılması

EDMS-ni tez bir zamanda tətbiq etmək üçün nə lazımdır? Bunun üçün qısa müddətdə sənədlərlə işləmək üçün sistemdə prosesləri (reqlamentləri) qurmaq lazımdır.

Buna görə də, BOSS-Referent standart sənədlərlə işləmək üçün əvvəlcədən konfiqurasiya edilmiş proseslər dəsti ilə gəlir və yalnız müəyyən bir müştəri üçün uyğunlaşdırılmalıdır. Sistem həmçinin “kublar”dan (məsələn, kredit müraciətinin təsdiqi prosesi kimi) ixtisaslaşdırılmış sənədlərin işlənməsi proseslərini tez qurmaq üçün nəzərdə tutulmuş konstruktor elementlərini ehtiva edir. Bu, sistemin tətbiqi və müştəri tələblərinə uyğunlaşma müddətini əhəmiyyətli dərəcədə azaltmağa imkan verir.

İstənilən təşkilatda sənədlərlə işləmək qaydaları var ki, onlar tənzimləmə (və ya nizamnamə) şəklində müəyyən edilə bilər və ya olmaya bilər və biznesin avtomatlaşdırılması zamanı nəzərə alınmalıdır. Reqlament sənədin həyat dövrünün müxtəlif mərhələlərində nə baş verdiyini müəyyən edir. İdarəetmənin avtomatlaşdırılması sistemi tətbiq edilərkən tənzimləmə elektron inzibati reqlament (EAR) şəklində həyata keçirilir. BOSS-Referent EDMS-də elektron qaydalar “qərar vermə prosesi” adlanır (məsələn, “müqavilə qərarlarının qəbulu prosesi” və ya “memo qərar qəbuletmə prosesi”).

İstənilən “Qərar Qəbul Prosesi”nin elementləri (tənzimləmə)

Sənəd kartından və sənədin marşrutundan “qərar vermə prosesi” formalaşır.

Sənəd kartı administrator tərəfindən konfiqurasiya edilən və sənədin atributlarını və sənədin özünü skan edilmiş elektron şəkil və ya sənəd layihəsi şəklində, məsələn, Microsoft Word formatında ehtiva edən ekran formasıdır.

Sənəd marşrutu sistem administratoru tərəfindən sənəd növləri üçün konfiqurasiya edilən sənədlərin işlənməsi mərhələlərinin ardıcıllığıdır. Marşrut sənədlərin işlənməsinin aşağıdakı mərhələlərini əhatə edə bilər:

• Hazırlıq;
• razılaşma;
• imzalama;
• bəyanat;
• qeydiyyat;
• icra;
• arxivə köçürün.

Təsdiq mərhələsi bir və ya bir neçə mərhələdən ibarət ola bilər. Hər bir mərhələ aşağıdakı uyğun bloklardan biri ilə yaradılır:

• paralel;
• ardıcıl;
• şərtlərə uyğun keçidlərlə.

“Qərar Qəbul Proseslərinin” qurulması (qaydalar)

Hər hansı bir təşkilat tərəfindən işlənən bütün sənədlər axını şərti olaraq təşkilatların böyük əksəriyyəti üçün xarakterik olan sənədlərə və bir qayda olaraq sənaye xarakterli ixtisaslaşdırılmış sənədlərə bölünə bilər (banklarda bunlar kredit müraciətləri, konsaltinq şirkətlərində - hesabatlar). və s.).

BOSS-Referent standart sənədlərlə işləmək üçün əvvəlcədən konfiqurasiya edilmiş prosesləri ehtiva edir və həmçinin sistemə quraşdırılmış konstruktor "kublarından" ixtisaslaşdırılmış prosesləri toplamağa imkan verir.

Tipik proseslərin qurulması

BOSS-Referent sisteminin əsas versiyasına standart sənədlər üçün (təşkilatların böyük əksəriyyətində istifadə olunur) əvvəlcədən konfiqurasiya edilmiş 5 "Qərar Qəbul Prosesi" daxildir:

• müqavilələr;
• təşkilati və inzibati sənədlər;
• gedən sənədlərin layihələri;
• qeydlər;
• tətbiqlər.

Bu proseslər üçün BOSS-Referent sistemi sənədlərin və standart sənəd kartlarının hərəkəti üçün standart marşrutları həyata keçirir. Quraşdırılmış proseslər universaldır və sadə parametrlərlə idarəçi tərəfindən dəyişdirilə bilər.

5 tipik prosesdən hər hansı birinin kartının strukturu sistem administratoru tərəfindən konfiqurasiya edilir. Bu halda, bəzi sahələr standart olaraq doldurula bilər, bəzi sahələr sistem qovluqlarından istifadə etməklə doldurula bilər.

Əvvəlcədən konfiqurasiya edilmiş proseslər üçün marşrutlar sistemdə artıq müəyyən edilmişdir və yuxarıda təsvir olunan sənədlərin işlənməsi və təsdiq bloklarının mərhələlərindən ibarətdir. Sistem inzibatçısı təsdiqləmə bloklarından istifadə edərək təsdiqləmə prosesini qura bilər, həmçinin sənədlərin təsdiqi, imzalanması və təsdiqi ilə məşğul olan işçiləri müəyyən edə bilər.

Xüsusi proseslərin yaradılması

BOSS-Referent-də ixtisaslaşdırılmış sənədlərdən (məsələn, kredit müraciətləri) istifadə edən şirkətlər üçün lazımi ixtisaslaşdırılmış marşrutları və sənəd kartlarını tez bir zamanda tərtib etmək mümkündür.

İxtisaslaşdırılmış marşrutun yaradılması Lotus Workflow Architeсt vasitəsilə sistemə daxil edilmiş sənədlərin işlənməsi və təsdiq bloklarının standart mərhələlərindən (yuxarıda təsvir edilmişdir) həyata keçirilir.

Sahələrin hər hansı tələb olunan tərkibini ehtiva edən ixtisaslaşdırılmış sənədlər üçün kartlar yaratmaq üçün Lotus Domino Designer alətlərindən istifadə olunur.

Kart və marşrut yaratdıqdan sonra proses tipik proseslər üçün edildiyi kimi konfiqurasiya edilir.

Paylanmış mühit üçün optimaldır

BOSS-Referent, coğrafi cəhətdən paylanmış struktura malik təşkilatlarda effektiv sənəd idarəetməsini təşkil etmək üçün Rusiya bazarında ən yaxşı həllərdən biridir və bu, bir sıra uğurlu layihələrlə sübut edilmişdir, o cümlədən:

• Rusiyada ən böyük EDMS BOSS-Referent platformasında qurulmuşdur - Rusiya Federasiyasının Federal Vergi Xidmətində (FTS) elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin istifadəçilərinin sayı 85.000-dən çoxdur, sistem Rusiya Federasiyasının ərazi orqanlarında tətbiq edilmişdir. Rusiya Federasiyasının bütün subyektlərinin Federal Vergi Xidməti, sistem 350-dən çox server tərəfindən dəstəklənir;
• Kommersiya sektorunda ən böyük EDMS MTS-də BOSS-Referent-də yaradılmışdır - sistem şirkətin Rusiyadakı və bir sıra MDB ölkələrindəki bölmələrindən olan 25 000-dən çox işçini vahid informasiya məkanında birləşdirir və onun işini 100-dən çox insan dəstəkləyir. serverlər.

Paylanmış mühitdə elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin səmərəliliyi sənədlərin bir-birindən uzaqda yerləşən istifadəçilərə çatdırılmasının nə dərəcədə düzgün təşkil olunmasından asılıdır. Yəni, EDMS-də işləyən bütün istifadəçilər, yerləşdikləri yerdən asılı olmayaraq, işləri üçün lazım olan bütün sənədlərə çıxış əldə etməlidirlər. BOSS-Referent-də sistemin bütün funksiyaları ərazi bölgüsü şəraitində düzgün işləyə biləcək şəkildə həyata keçirilir.

Paylanmış mühitdə işləmək üçün BOSS-Referent sistemi Lotus Domino platformasının bütün üstünlüklərindən, həmçinin özünün daşıma mexanizmindən istifadə edir. Onların köməyi ilə sistemdə aşağıdakı funksiyalar təmin edilir:

• “Elektron sənəd yalnız istifadəçilərə iş üçün lazım olan yerə çatdırılır” prinsipi həyata keçirilir. Bu o deməkdir ki, əgər sənəd şirkətin mərkəzi ofisində və onun filiallarından birində işlənirsə, o zaman sənəd başqa yerdə deyil, bu iki saytda yerləşməlidir;
• Sənədi (məsələn, təsdiq altında) başqa bir sayta köçürərkən, bütün əlaqəli sənədlər onunla birlikdə göndərilir;
• Sənədlərin, sifarişlərin və məlumatların çatdırılması paketdə həyata keçirilir və demək olar ki, dərhal baş verir. Eyni zamanda, server hüquqları və replikasiya üçün mürəkkəb parametrləri yerinə yetirməyə ehtiyac yoxdur;
• BOSS-Referent daşıma mexanizmi sənəd paketlərinin zəmanətli çatdırılması funksiyasına malikdir - bağlama tam çatdırılmadıqda sistem yenidən göndərir, paketi çatdırmaq mümkün olmadıqda isə administratora məlumat verir. İdarəçi çatdırılmanın niyə uğursuz olduğunu öyrənmək üçün nəqliyyat prosesinin diaqnostikasını aparmaq üçün alətdən istifadə edə bilər;

Paylanmış mühitdə fəaliyyət göstərən BOSS-Referent sisteminin idarə edilməsi tək saytın idarə edilməsi qədər sadədir. Eyni zamanda, uzaq ofislərin idarə edilməsi bir nöqtədən, məsələn, mərkəzi ofisdən mümkündür. Beləliklə, sistemin yeni buraxılışa yenilənməsi bütün MTS EDMS saytlarında bir gecədə baş verir və şirkətin mərkəzi ofisindən idarəçilər tərəfindən həyata keçirilir;

• İstifadəçi miqrasiyasına dəstək funksiyası istifadəçilərin və onların sənədlərinin bir saytdan digərinə köçürülməsi problemini həll etməyə imkan verir. İstifadəçi, məsələn, filialdan təşkilatın mərkəzi ofisinə köçürüldükdən sonra istifadəçinin köçürmədən əvvəl işlədiyi bütün sənədlər paketi bir surət kimi filial serverindən mərkəzi ofis serverinə göndərilir.

Sürətli icra

EDMS BOSS-Referent üç unikal üstünlüyün birləşməsi ilə seçilir:

• bir tərəfdən sistem dizaynerin elementlərini özündə birləşdirir və bunun sayəsində sənəd idarəetmə proseslərini çox tez avtomatlaşdırmaq mümkündür;
• digər tərəfdən, o, həlli müştərinin hər hansı xüsusi ehtiyaclarına uyğunlaşdırmağa imkan verən platformanın bütün xüsusiyyətlərini saxladı;
• Bundan əlavə, sistemin arxitekturası və həyata keçirilməsi metodologiyası prosesləri addım-addım avtomatlaşdırmağa imkan verir, məsələn, təşkilatın sistemdə işləməyə başlaması üçün əvvəlcə müqavilələrin işlənməsini qurun, sonra isə digər prosesləri qurun.

BOSS-Referent EDMS-nin kommersiya fəaliyyətinə başlaması 2 ay çəkir.

Bu, sistemin aşağıdakı xüsusiyyətləri və həyata keçirmə metodologiyası sayəsində mümkündür:

• Demək olar ki, istənilən təşkilatda eyni qaydada işlənən sənədlər var. Belə sənədlərin 5 növü üçün artıq BOSS-Referent-də standart proseslər yaradılmışdır. Buna görə də, sistemi quraşdırdıqdan dərhal sonra standart sənədlərlə, məsələn, müqavilələrlə işə başlaya bilərsiniz.
• Sistemin tətbiqi zamanı bir təşkilatın işində istifadə olunan ixtisaslaşdırılmış sənədlərin işlənməsi üçün proseslərin yaradılması zərurəti yaranarsa, bu da tez bir zamanda edilə bilər. Proses artıq sistemdə həyata keçirilən prosesin elementlərindən formalaşır - konstruktor kimi "kublardan" ibarətdir.
• BOSS-Referent tam funksiyalı veb girişinə malikdir və bu, istifadəçilərə həm Lotus Notes müştərisində, həm də veb brauzer vasitəsilə tam işləməyə imkan verir. Əgər təşkilatın strukturuna coğrafi cəhətdən uzaq olan bir çox filial və bölmələr daxildirsə, o zaman filiallardakı bütün istifadəçilərin sistemə veb-girişini təmin etməklə həyata keçirilməsi layihəsinin müddəti əhəmiyyətli dərəcədə azaldıla bilər.
• BOSS-Referent EDMS tətbiqi metodologiyası müxtəlif ölçülü uğurlu layihələrin illəri ərzində işlənib hazırlanmışdır və layihənin qısa müddətdə həyata keçirilməsinə yönəlmişdir. Məsələn, standart sənədlərlə işin avtomatlaşdırılması zamanı təşkilatda mövcud iş prosesinin yoxlanılması və həyata keçirilməsinə hazırlanması üçün 1 ay vaxt tələb olunur, ikinci ay sistemin quraşdırılmasına, standart proseslərin qurulmasına və istifadəçilərin təliminə sərf olunur. Yəni, 2 aydan sonra təşkilat EDMS-nin sınaq fəaliyyətinə başlayır.

Etibarlılıq və performans

BOSS-Referent sisteminin etibarlılığı və performansı Lotus Domino platformasının imkanları ilə təmin edilir: etibarlılıq göstəricisi 24x7-dir və bir serverdə 1000-ə qədər istifadəçi işləyə bilər.

Sistem Etibarlılığı

24x7 göstərici ilə BOSS-Referent EDMS-nin etibarlılığı iki (və ya daha çox) serverdən ibarət Lotus Domino proqram klasterində işin təşkili ilə əldə edilir. Klasterdəki serverlərdə məlumat identifikasiyası Lotus Domino klaster replikasiyası ilə təmin edilir. Lotus Domino klasterindən istifadə aşağıdakıları təmin edir:

• sistemin nasazlığına dözümlülük - istifadəçilərin işlədiyi əsas server nasaz olduqda, onlar avtomatik olaraq ehtiyat serverlərə keçirlər;
• serverlərdə yük balansı - istifadəçilər mütənasib olaraq müxtəlif serverlərə paylanır ki, bu da sistemin işini yaxşılaşdırmağa kömək edir.

Sistem performansı

Yüksək sistem performansı bir sıra texniki həllərlə təmin edilir, məsələn:

• Lotus Domino proqram klasterində yük balansı;
• işlənmiş sənədlərin müvafiq modulların arxivinə avtomatik ötürülməsi - sənədlərlə iş başa çatdıqdan sonra onlar müvafiq modulların arxivinə köçürülür, eyni zamanda bütün modullarda, o cümlədən arxiv modullarında avtomatik arxivləşdirmə və axtarış üçün çevik parametrlər mövcuddur. ;
• sənəd kartlarının və əlavə faylların müxtəlif modullarda saxlanması (xüsusilə böyük həcmli fayllar üçün qoşmalar “elektron arxiv” tipli sistemdə saxlanıla bilər - IBM Content Manager və ya Saperion), halbuki saxlama yeri istifadəçi üçün aydın deyil və “qoşma karta əlavə olunur” effekti saxlanılır sənəd”;
• ötürülən informasiyanın həcmi baxımından optimallaşdırılan və “sənədlər yalnız iş üçün lazım olan serverlərə saxlanılır və ötürülür” prinsipi ilə işləyən paylanmış nəqliyyat mexanizmi.

Həll inkişafı

BOSS-Referent elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin vahid layihə çərçivəsində inkişafı iki istiqamətdə mümkündür:

• sistemin genişləndirilməsi yolu ilə;
• funksionallığın genişləndirilməsi yolu ilə.

Vahid informasiya məkanını saxlayaraq sistemin miqyasını artırmaq üçün BOSS-Referent sizə imkan verir:

• Çox sayda yeni istifadəçiləri birləşdirin. BOSS-Referent sisteminin imkanları Federal Vergi Xidmətində (istifadəçilərin ümumi planlaşdırılmış sayı 100.000-dən çox olmalıdır) və MTS-də (sistemdə 25.000-dən çox işçi işləyir) Rusiyada ən böyük EDMS-nin qurulması layihələri üzrə sınaqdan keçirilmişdir.
• Yeni saytları (təşkilatın ərazi baxımından uzaq bölmələri və filialları) serverləri ilə birləşdirin. Hazırda Federal Vergi Xidmətinin və MTS-in EDMS-nin işi 100-dən çox server tərəfindən dəstəklənir.

BOSS-Referent aşağıdakı vasitələrlə sistemin keyfiyyətcə inkişafı üçün geniş imkanlar təqdim edir - yeni funksiyalar əlavə edir:

• Sistem təşkilatda istifadə olunan bütün növ idarəetmə sənədləri ilə işi avtomatlaşdıra bilir. Standart sənədlərin işlənməsi prosesləri əvvəlcədən konfiqurasiya edilmiş proseslərdən asanlıqla "klonlaşdırıla bilər" - qaydalar kopyalanır və lazımi parametrlər dəyişdirilir. Təşkilatın ixtisaslaşmış sənədləri üçün (məsələn, kredit müraciətləri kimi) Lotus platformasının alətlərindən istifadə edərək ixtisaslaşdırılmış proseslər yaradılır.
• Digər məhsullarla inteqrasiya BOSS-Referent sisteminin imkanlarını əhəmiyyətli dərəcədə genişləndirməyə, həmçinin EDMS-ni təşkilatın vahid informasiya sisteminin bir hissəsinə çevirməyə imkan verir. BOSS-Referent platformasında EDMS qurulması təcrübəsi HR, ERP, CRM sinif sistemləri ilə uğurlu inteqrasiya nümunələrini, habelə hüquqi əhəmiyyətli elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin yaradılmasını;
• BOSS-Referent tərəfdaşları sistemin əsas funksionallığını genişləndirmək üçün nəzərdə tutulmuş EDMS BOSS-Referent ilə uyğun modullar işləyib hazırlayıblar.

Qərarın açıqlığı

BOSS-Referent EDMS Rusiya EDMS bazarında açıq mənbə ilə gələn bir neçə sistemdən biridir. Bu, müştərilərə aşağıdakı üstünlükləri təqdim edir:

• BOSS-Referent-dən istifadə edən təşkilatlar sistemi öz işlərinin xüsusiyyətlərinə uyğunlaşdırmaq və öz əlavə EDMS modullarını inkişaf etdirmək imkanına malikdirlər. Bu, BOSS-Referent sisteminin çevikliyinin unikal üstünlüyüdür.
• Müştəri təhlükəsizlik xidmətləri kodun və sistemin özünün təhlükəsizliyini yoxlaya, həmçinin daxili təhlükəsizlik tələblərinə uyğunluğunu təsdiqləyə bildi.

Məlumatların qorunması

BOSS-Referent sistemi Rusiya FSTEC-in Rəhbər Sənədlərinin tələblərinə uyğunluğu üçün sertifikatlaşdırılmışdır:

• «İnformasiya texnologiyalarının təhlükəsizliyi. İnformasiya texnologiyalarının təhlükəsizliyinin qiymətləndirilməsi meyarları”. Qiymətləndirmə Təminatı Səviyyəsi 4 (EL4).
• “İnformasiyaya icazəsiz girişdən qorunma. 1-ci hissə. Proqram təminatı informasiyanın mühafizəsi vasitələri. Elan edilməmiş imkanların olmamasına nəzarət səviyyəsinə görə təsnifat” (NDV4).

EAL4 sertifikatı sistemin təhlükəsizliyi səviyyəsinə və məxfi məlumatlarla işləmək üçün zəruri olan təhlükəsizlik funksiyalarının düzgün işləməsinə zəmanət verir.

NDV4 sertifikatı proqram kodunda "arxa qapıların" olmamasına zəmanət verir.

FSTEC sertifikatlarının olması BOSS-Referent əsasında qurulmuş informasiya sistemlərini fərdi məlumatların məlumat sisteminin (ISPD) təhlükəsizlik sinfinə uyğun olaraq "1G"-ə qədər və IS-də "fərdi məlumatların mühafizəsi sinfinə" uyğun olaraq sertifikatlaşdırmağa imkan verir. K2" daxil olmaqla.

BOSS-Referent sistemləri Rusiya FSB tərəfindən sertifikatlaşdırılmış kriptoqrafik məlumatların mühafizəsi alətləri üçün daxili dəstəyə malikdir. Bu vasitələrin köməyi ilə BOSS-Referent aşağıdakıları həyata keçirir:

• elektron sənədlərin müəllifliyinin, bütövlüyünün və hüquqi əhəmiyyətinin təsdiqini təmin etməyə imkan verən elektron rəqəmsal imzadan (EDS) istifadə;
• elektron sənəddə olan məlumatların əlavə qorunmasına imkan verən məlumatların şifrələnməsi.

Sistem arxitekturası

BOSS-Referent əsasında qurulmuş elektron sənəd idarəetmə sistemi bir neçə səviyyədən ibarətdir:

• aparat (serverlər, müştəri iş stansiyaları, şəbəkələr və s.) və bütün avadanlıqları vahid kompleksdə birləşdirən platforma (Windows / Linux / Sun əməliyyat sistemi və nəqliyyat protokolları);
• şəbəkə əməliyyat sistemi üzərində "əlavə" olan və Domino server komponenti və müştəri Qeydləri ehtiva edən IBM Lotus texnoloji platforması;
• nsf formatlı modullardan (verilənlər bazalarından) ibarət Lotus Domino proqramı olan BOSS-Referent sistemi;
• Lotus Notes müştəri və Veb brauzerindən istifadə etməklə işləyə bilən müştəri müştəri yerləri.

IBM Lotus sənəd yönümlü platformadır ki, bu da onu EDMS tapşırıqları üçün əlaqəli DBMS-dən daha üstün edir.

Modullar

BOSS-Referent modul arxitekturasına malikdir. BOSS-Referent sisteminə daxil olan modullar Lotus Notes/Domino mühitində işləyən bir-biri ilə əlaqəli verilənlər bazalarıdır (DB). Bu verilənlər bazalarını üç qrupa bölmək olar:

Funksiya modulları

İdarəetmə məlumatlarının emalı və qərarların qəbulu üçün nəzərdə tutulmuşdur.

"Ofis" modulu

Daxil olan və gedən sənədlərlə təşkilatın tam iş dövrünü təmin edir. Yazışmaları idarə etməyə, qeyd etməyə və qeyd etməyə imkan verir.

Qərar vermə modulu

İki məcburi elementdən: sənəd kartı və sənədin hərəkət marşrutundan formalaşan “Qərar Qəbul Prosesləri” şəklində sistemdə həyata keçirilən biznes prosesləri avtomatlaşdırmaq üçün nəzərdə tutulmuşdur. Sistemin çatdırılmasına standart sənədlər (müqavilələr, təşkilati və inzibati sənədlər, çıxış sənədlərinin layihələri, qeydlər, ərizələr) üçün əvvəlcədən konfiqurasiya edilmiş "qərar vermə prosesləri" daxildir. İxtisaslaşdırılmış sənədlər (məsələn, kredit müraciətləri) üçün proseslər əlavə olaraq tez bir zamanda fərdiləşdirilə bilər.

"Sifarişlər" modulu

Sənədlər və ya müstəqil sifarişlər üçün sifarişlər yaratmaq və onların icrasını izləmək yolu ilə təşkilat daxilində işçilər üçün tapşırıqlar təyin etməyə imkan verir. Əmrlərin “ağacını” təşkil edən əlaqəli əmrlər yaratmaq və onların icrasına nəzarət etmək imkanı verir.

Sifarişlər bütün səviyyəli menecerlər tərəfindən verilə bilər. Podratçılar tərəqqi hesabatlarını Tapşırıqlar modulunda saxlaya bilərlər. Modul sistemin digər əsasları ilə sıx bağlıdır ("Qərar qəbulu", "Ofis"). Sifarişlər həm “Sifarişlər” məlumat bazasının özündə, həm də sistemin digər modullarında (“Qərarların qəbulu”, “Ofis”) yaradıla bilər, bütün sifarişlər isə “Sifarişlər” modulunda saxlanılır.

Ümumi sistem lüğətləri və istinad kitabları

İstinad məlumatlarının saxlanması üçün nəzərdə tutulub.

Təşkilat kataloqu modulu

Müəssisənin strukturu və işçiləri haqqında məlumatları saxlamaq və yeniləmək üçün nəzərdə tutulmuşdur. Verilənlər bazasında təşkilatın tərkibinə daxil olan bölmələr və filiallar, onların qarşılıqlı tabeliyi, habelə təşkilatın işçiləri haqqında məlumatlar, o cümlədən vəzifələrin birləşməsi, səlahiyyətlərin verilməsi və sənədlərin işlənməsi rolları (təsdiq, əlaqələndirmə, s.) .). Xidmət məlumatları da burada saxlanılır: saytlar (işlərin aparıldığı serverlər), əlaqələr, qovşaqlar, ofislərin adları və s. haqqında. Təşkilatın kataloqu modulundan olan məlumatlar BOSS-Referent sisteminin əksər modulları tərəfindən istifadə olunur.

"Xarici alıcılar" modulu

Qarşı tərəf təşkilatları (müştərilər, tərəfdaşlar, müştərilər) və onların nümayəndələri haqqında məlumatları saxlamaq üçün nəzərdə tutulmuşdur. "Xarici Əlaqələr" çox müxtəlif məlumatları saxlaya bilər - təşkilatın bank rekvizitlərindən tutmuş mobil telefon onun nümayəndəsi.

Sistemdə "Xarici ünvançılar" modulundan olan məlumatlar, qarşı tərəflərin müəyyənləşdirilməsi tələb olunduğu yerdə istifadə olunur, məsələn, müqavilələr, daxil olan və gedən sənədlərlə işləyərkən və s.

"Lüğətlər" modulu

Siyahıları yaratmaq və saxlamaq üçün nəzərdə tutulmuşdur açar sözlər sistem verilənlər bazası kartlarında giriş sahələrini doldurmaq üçün istifadə olunur. O, BOSS-Referent sisteminin əksər modulları tərəfindən lüğət dəyərlərinin lüğəti kimi istifadə olunur. Yeni girişlərin əlavə edilməsi və köhnələrin redaktəsi idarəçilər və ya xüsusi işçilər tərəfindən həyata keçirilir.

Geniş Sistem Xidmətləri

Bunlar funksional alt sistemlərin çevik parametrlərinə imkan verən və köməkçi funksiyalar üçün dəstək verən modullardır.

Keçid modulu

Tətbiqin konfiqurasiya olunduğu mərkəzi bazadır. O, BOSS-Referent sisteminin digər verilənlər bazalarının serverlərdə yerləşməsi haqqında texnoloji məlumatları ehtiva edir. "Switchboard" verilənlər bazası aşağıdakı vəzifələri həll etmək üçün nəzərdə tutulmuşdur:

İstifadəçi naviqasiyası - modul verilənlər bazası naviqasiyasını təmin edir, istifadəçilər üçün sistemə vahid giriş nöqtəsi kimi çıxış edir.Sistem modulunun kommutasiyası - sistem verilənlər bazaları ilə lüğət və istinad modulları ilə əlaqə qurur.İstifadəçi iş stansiyalarının konfiqurasiyası.istifadəçilər üçün giriş nöqtəsi.

Kabinet modulu

İstifadəçi xidmətləri qrupuna istinad edir. İstifadəçiləri öz vəzifələri haqqında məlumatlandırmaq üçün nəzərdə tutulmuşdur: BOSS-Referent sisteminin bütün xidmət mesajları burada çatdırılır. Verilənlər bazası bütün istifadəçilər üçün əlçatandır, hər bir istifadəçi yalnız ona ünvanlanan bildirişləri alır. Sistem istifadəçinin poçt qutusuna “Kabinet”ə gələn mesajları dublikat etməyə,

Axtarış modulu

“Kanser”, “Qərarların qəbulu” verilənlər bazalarının və onların arxivlərinin sənəd kartlarının atributları toplusu üzrə axtarış aparmağa imkan verən köməkçi modul.

Qeydiyyatçı modulu

Sənədin qeydiyyat nömrələrini yaradan bir sıra sayğaclar (proqram sayğacları) və siyahıyaalıcı formatları ehtiva edir. Müxtəlif növ sənədlər üçün qeydiyyat nömrələrinin formalaşdırılması üçün təşkilatda qəbul edilmiş prosedura uyğun olaraq, sayğacın müxtəlif formatlarını çevik şəkildə konfiqurasiya etməyə imkan verir. “Sayğac”a əlavə olaraq formatda müxtəlif parametrlər ola bilər, məsələn: İmzalayanın tam adı, qeydiyyat tarixi, ayırıcılar, işin indeksi və s. Bir sayacı üçün bir neçə format yaradıla bilər.

Arxiv modulları

“Ofis”, “Tapşırıqlar”, “Qərarların qəbulu” modullarından və “Elektron şəkillər” modullarından arxiv sənədlərinin saxlanması üçün nəzərdə tutulmuşdur. Hər bir modul üçün ayrıca arxiv verilənlər bazası yaradılır. “Kanser” və “Qərarların qəbulu” modullarından arxivə ötürülən sənədlər “Olduğu halda” statusunu alır, sifarişlərin statusu dəyişmir.

Qərar Parametrləri Modulu

Qərar vermə verilənlər bazasındakı sənədlərə uyğun olaraq standart proseslərin yaradılması üçün istifadə olunan köməkçi modul. Standart proses kartı sənədlərin işlənməsinin mərhələlərini və mərhələlərini, sənəd sahələri üçün standart parametrləri, emalda iştirak edən işçiləri (koordinasiya, imzalama, təsdiqləmə, qeydiyyat), habelə sənədləri yaratmaq hüququ olan işçiləri müəyyən edir.

Protokol modulu

BOSS-Referent sistemində sənədlərlə işləyərkən istifadəçi hərəkətlərini qeyd etmək üçün istifadə olunur. Verilənlər bazasından məlumat Protokol yalnız baxmaq üçündür və informasiya təhlükəsizliyinə cavabdeh olan xidmət tərəfindən istifadə olunur.

Boss-Referent elektron sənəd dövriyyəsi sistemi 1996-cı ildə yaradılmışdır və hələ də Rusiya bazarında ECM sinifli tətbiqlər bazarında lider mövqe tutur. EDMS BOSS-Referent şirkətin sənəd dövriyyəsini avtomatlaşdırır və ofis işini optimallaşdırır. Bu sistem dövlət qurumlarının və iri özəl şirkətlərin, holdinqlərin, orta müəssisələrin iş axınının avtomatlaşdırılması üçün əlverişlidir.

BOSS-Referent əsasında elektron sənəd dövriyyəsi Rusiya Federasiyasının Federal Vergi Xidmətində (130 mindən çox istifadəçi) işləyir, MTS-də 25 mindən çox işçi sistemə qoşulub.

İdarəetmə prosesində BOSS-Referent EDMS-dən istifadə korporativ sənədlərin hərəkətinin optimallaşdırılmasına, təşkilat rəhbərliyi tərəfindən qərarların qəbulunun sürətləndirilməsinə və idarəetmənin keyfiyyətinin yüksəldilməsinə, icra intizamının və kadr işinin səmərəliliyi. Boss-Referent elektron sənəd dövriyyəsi sistemi 6 aydan 2 ilə qədər öz bəhrəsini verir.

BOSS-Referent proqramı keyfiyyət idarəetmə sisteminin standartlarına uyğun olaraq sənəd axınını təşkil etməyə kömək edir və idarəetmə tapşırıqlarının həllində etibarlı köməkçidir.

Sistem İstifadəsi:

• kağız iş axınından maksimum dərəcədə imtina etməyə imkan verir;
• müqavilələr, ərizələrlə işi optimallaşdırmağa kömək edir;
• təşkil edir effektiv idarəetmə layihələr;
• rəhbərliyin tapşırıq və göstərişlərinin icrasına nəzarəti təkmilləşdirir.

Dövlət və hökumət strukturlarında “BOSS-Referent” elektron sənəd dövriyyəsi sistemi tətbiq edilərkən “elektron hökumət” növü üzrə kənar istifadəçilərlə məlumat mübadiləsinin qurulması və dövlət xidmətləri portallarının işinin təşkili üçün zəmin yaradılır. BOSS-Referent proqram məhsulu fəaliyyətlərin şəffaflığını təmin edir və dövlət tərəfindən göstərilən xidmətlərin keyfiyyətini artırır. Sistem dövlət orqanlarının saxlanması üçün büdcə xərclərini azaltmağa, idarəetmənin məhsuldarlığını və səmərəliliyini artırmağa, icra intizamına daha yaxşı nəzarət etməyə imkan verir. Özəl təşkilatlarda sistemin yaradılması idarəetmə qərarlarının qəbulunun səmərəliliyini, sənədin işlənməsi və lazımi məlumatların axtarışına sərf olunan vaxtı azaltmaqla işçilərin məhsuldarlığını artırır.

EDMS BOSS-Referent bir sıra danılmaz üstünlüklərə malikdir, yəni:

Şirkətdə elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin yaradılması tələb olunan sayda lisenziyaların alınmasını, sistemin qurulması və tətbiqi üzrə işləri, kadrların hazırlanmasını, sistemin dəstəklənməsini və texniki xidmətini təşkil edir. BOSS-Referent tərəfdaşları son istifadəçilərə lisenziya satırlar. Sistemdəki istifadəçilərin sayına uyğun olaraq BOSS-Referent proqramı üçün lisenziyalar və IBM Lotus Notes/Domino platforması üçün lisenziyalar almaq lazımdır.

Elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiqi nəticəsində təşkilat sənəd dövriyyəsində işləri qaydaya salmaq, sənədlərin işlənməsi vaxtını azaltmaq, sənədlərin icrasına nəzarəti təkmilləşdirmək imkanı əldə edir. Şirkət rəhbərliyi tərəfindən qərarların qəbul edilməsinin səmərəliliyi zəruri məlumatların sürətli axtarışı hesabına artır. Rəqabətdə vacib bir cəhət BOSS-Referent EDMS-nin tam şəkildə təmin etdiyi məlumatın təhlükəsizliyidir. Vahid informasiya məkanının yaradılması hakimiyyət orqanları arasında qarşılıqlı əlaqəni təkmilləşdirir, dövlət strukturlarının fəaliyyətini daha şəffaf edir.

Oxşar məqalələr