1.1 Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность делопроизводителя.

1.2 Делопроизводитель относится к категории технических специалистов.

1.3 Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия по представлению начальника отдела документационного обеспечения.

1.4 Взаимоотношения по должности:

1.4.1	Прямое подчинение	Начальнику отдела документационного обеспечения
1.4.2.	Дополнительное подчинение	Заведующему канцелярией
1.4.3	Отдает распоряжения	−
1.4.4	Работника замещает	лицо, назначаемое приказом директора предприятия
1.4.5	Работник замещает	−

1. Квалификационные требования делопроизводителя:

2.1	образование	начальное профессиональное; среднее (полное)
2.2	опыт работы	без предъявления требований к стажу работы
2.3	знания	Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства. Структуру предприятия и его подразделений. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов. Основы организации труда. Правила эксплуатации вычислительной техники Законодательство о труде. Правила внутреннего трудового распорядка. Правила и нормы охраны труда.
2.4	навыки	−
2.5	дополнительные требования	специальную подготовку по установленной программе

1. Документы регламентирующие деятельность делопроизводителя

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия (непосредственного руководителя); Положение об отделе документационного обеспечения, Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии, Должностная инструкция делопроизводителя, Правила внутреннего трудового распорядка.

1. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель:

4.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

4.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

4.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

4.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

4.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

4.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

4.8. Принимает документы на подпись начальника отдела документационного обеспечения, заведующего канцелярией; проверяет правильность их составления и оформления.

4.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

4.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

1. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

5.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

5.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

В пределах своей компетенции сообщать начальнику отдела документационного обеспечения, заведующему канцелярией о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.

5.4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

5.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

1. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

1. Условия работы делопроизводителя

7.1. Режим работы делопроизводителя определяется в соответствии с
Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

1. Условия оплаты труда

Условия оплаты труда делопроизводителя определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

9 Заключительные положения

9.1 Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой - у работника.

9.2 Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.

9.3 Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.

Руководитель структурного подразделения
		(подпись)	(фамилия, инициалы)
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(подпись)	(фамилия, инициалы)
00.00.0000
С инструкцией ознакомлен:
		(подпись)	(фамилия, инициалы)
		00.00.00

Делопроизводитель

Делопроизводитель - это работник, который отвечает за документооборот в организации. В его обязанности входит, как правило, принятие, обработка, отправка и хранение документов.

В квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, который утвержден постановлением Минтруда РФ 21.08.1998 № 37, указано, что к делопроизводителю при трудоустройстве не должны предъявляться требования о наличии определенного уровня образования и стажа работы по профессии. Соискателю достаточно иметь начальное профессиональное или среднее полное образование и пройти специальную подготовку.

Делопроизводитель в своей работе может использовать различные технические средства. Речь идет как о компьютерах, принтерах и сканерах, так и о телефонии. За все вверенное имущество работник несет материальную ответственность.

Отличие делопроизводителя от секретаря заключается в том, что секретарь, как правило, отвечает за документацию определенного руководителя, в то время как делопроизводитель занимается бумагами всей компании. В последнее время набирает обороты тенденция объединения этих двух профессий в одну - секретарь-делопроизводитель. Как правило, это явление наблюдается в небольших организациях, где документооборот небольшой.

Ниже мы рассмотрим пример составления должностной инструкции секретаря и особенностей работы секретаря-делопроизводителя.

Как утверждается должностная инструкция делопроизводителя?

Должностная инструкция делопроизводителя разрабатывается служащим отдела кадров или работником, отвечающим за охрану труда на предприятии. Документ обязательно должен быть согласован с непосредственным начальником сотрудника; при необходимости начальник вправе вносить в текст изменения. Инструкция утверждается руководителем учреждения и представляется делопроизводителю на ознакомление в момент заключения с ним трудового договора. Работник должен поставить на документе свою подпись: это будет означать, что он уведомлен о своих правах и обязанностях и дает согласие на то, что будет их исполнять. Если по каким-то причинам уполномоченное лицо не ознакомит служащего с инструкцией, то потребовать с него выполнения каких-либо прописанных в бумаге пунктов будет невозможно, так как окажется, что он о них не знал.

При необходимости в текст документа можно внести изменения. Однако сотрудник должен быть уведомлен об этом; без его согласия никакие новшества должностной инструкции не будут иметь юридической силы.

Важно! Если делопроизводитель по каким-либо причинам отказывается подписывать документ, об этом за подписью сотрудника отдела кадров составляется соответствующий акт, в котором отражается нежелание сотрудника знакомиться с должностной инструкцией. Копия акта подшивается в личное дело служащего.

Должностная инструкция делопроизводителя состоит из следующих разделов.

1. Общие положения.
   В этой части документа указывается наименование должности и структурного подразделения - места работы делопроизводителя в соответствии с утвержденным в организации штатным расписанием. Еще здесь нужно прописать квалификационные требования к соискателю на вакансию и порядок назначения и снятия с должности, а также варианты замещения сотрудника в случае его отсутствия.
2. Функции и задачи.
   Раздел содержит перечисление основных направлений деятельности делопроизводителя. Как правило, к таковым относится прием и обработка документации. Помимо этого речь может идти об организации хранения и учета бумаг.
3. Должностные обязанности.
   Должностные обязанности делопроизводителя зависят в большинстве своем от размеров предприятия и наличия/отсутствия автоматизированных систем, технических средств и т. д. Чем организация больше по размерам, тем вероятнее, что в ее штате несколько должностей делопроизводителей, за каждым из которых закреплена своя сфера деятельности. Например, один отвечает только за входящую документацию, второй за архивирование и т. д. Мы обобщим обязанности служащего с учетом того, что такая должность в учреждении одна.

   К основным обязанностям делопроизводителя, на наш взгляд, относятся:

   • прием и регистрация входящей корреспонденции;
   • исполнение резолюции руководителя на документе;
   • оформление регистрационных карточек на бумаги или ведение базы предприятия;
   • ведение картотеки учета документации и выдача справки по вопросу нахождения конкретного документа;
   • рассылка корреспонденции по адресатам;
   • организация хранения и архивирования документов;
   • обеспечение сохранности всей проходящей через него документации.
4. Права.
   Для реализации возложенных на него обязанностей делопроизводитель наделяется комплексом прав. В частности, сотрудник имеет право на:
   • требование от работников организации исполнения резолюций руководителя в срок;
   • запрос необходимой информации;
   • получение доступа ко всем информационным системам учреждения, необходимым для осуществления его деятельности;
   • ознакомление с проектами решений руководителя, которые тем или иным образом касаются направления работы сотрудника;
   • иное содействие со стороны руководителей и сотрудников предприятия.
5. Ответственность.
   В этом разделе указываются виды ответственности, к которым может привлекаться работник в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения должностных обязанностей. Речь, в частности, идет о дисциплинарной и материальной ответственности, административной, а в некоторых случаях даже уголовной.

Важно! В связи с тем, что делопроизводитель работает практически со всеми документами компании, при трудоустройстве с ним может быть заключено соглашение о неразглашении коммерческой тайны, которая станет ему известна. Несоблюдение пунктов этого документа может привести к тому, что служащий будет наказан вплоть до применения мер уголовной ответственности.

Для справки: законодательство РФ не содержит обязательных требований к составлению должностных инструкций делопроизводителя относительно количества и названия разделов документа. Именно поэтому уполномоченные лица вправе вносить изменения в текст инструкции, убирая или добавляя различные его части по своему выбору.

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя

Организации, осуществляющие широкий спектр деятельности, как правило, могут себе позволить содержать в штате и секретаря, и делопроизводителя. Однако небольшие предприятия, которые не отличаются большим количеством работников, как правило, объединяют эти две должности в одну - секретарь-делопроизводитель.

Секретарь - это служащий, основной обязанностью которого является обеспечение работы руководителя предприятия с организационной и документационной точки зрения. Здесь прослеживается конкретика в должностных обязанностях. Если к работе секретаря прибавить функции делопроизводителя, то круг деятельности расширится: сотрудник должен будет отвечать за обработку документации всего учреждения.

В должностной инструкции секретаря-делопроизводителя, помимо основных обязанностей в сфере делопроизводства, которые были перечислены нами в предыдущем пункте, указываются также следующие направления деятельности:

• прием и обработка входящих звонков;
• работа с резолюциями руководителя;
• составление рабочего плана начальника;
• решение организационных вопросов и т. д.

Секретарь-делопроизводитель должен знать основы архивного дела, так как в его обязанности будет входить учет и сохранность документации, а также ее последующая передача в архив. Если в организации нет работника, ответственного за эту сферу, то заниматься архивированием придется именно секретарю-делопроизводителю.

Таким образом, должностная инструкция делопроизводителя является документом организационно-распорядительного характера, которая после ознакомления с ней становится обязательной для исполнения сотрудником. Мы рекомендуем прописать должностные обязанности служащего самым подробным образом, охватив все направления его деятельности, для того чтобы в процессе работы не возникало вопросов относительно правильности действий сотрудника.

При подготовке должностной инструкции для делопроизводителя организации необходимо обратить внимание на некоторые особенности его деятельности и отразить определенные ключевые моменты. Типовой бланк должностной инструкции делопроизводителя 2018 года предлагаем скачать внизу статьи бесплатно в формате word.

Должностная инструкция делопроизводителя. Как правильно составить?

В разделе “Общие положения” необходимо указать требования к образованию делопроизводителя.

Например, это может быть высшее образование или среднее образование, сочетающееся со специальной подготовкой по определенной утвержденной программе.

Необходимо обозначить основные нормативные документы, которыми должен владеть делопроизводитель, отметив среди прочих Единую государственную систему делопроизводства. Также необходимо отметить, на основании чего и кем назначается (освобождается) на должность, кому подчиняется в своей трудовой деятельности делопроизводитель.

В разделе “Обязанности делопроизводителя” должностной инструкции следует обратить внимание на весь процесс оформления документации в организации, последовательно отразить, что:

• делопроизводитель принимает и регистрирует входящую корреспонденцию,
• оформляет карточки регистрации документов,
• в соответствии с резолюцией начальника передает корреспонденцию на исполнение,
• производит учет прохождения документов,
• контролирует исполнение резолюции начальника и сроков подготовки ответов,
• осуществляет рассылку исполненную корреспонденции адресатам.

К должностным обязанностям делопроизводителя, которые нужно внести в бланк должностной инструкции, необходимо отнести также систематизацию и хранение дел архива в целях осуществления возможности оперативного поиска документов, подготовки справок по делам архива. Делопроизводитель ответственен за сохранность проходящей служебной корреспонденции.

Раздел “Права делопроизводителя” оформляется стандартно, указывается право на ознакомление с решениями руководства, относящихся к деятельности делопроизводителя, право на оборудование рабочего места и обеспечение необходимым инвентарем, в целях исполнения своих обязанностей право запрашивать необходимую информацию и документацию.

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2019 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.

На представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать делопроизводитель. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

— законодательством РФ,

— Уставом организации,

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________ (заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, др.)

6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель:

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

9. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

10. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

11. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

12. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

— по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей.

3. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция делопроизводителя - образец 2019 года. Должностные обязанности делопроизводителя, права делопроизводителя, ответственность делопроизводителя.

Секретарь-делопроизводитель на предприятии - довольно востребованная должность, вакансию которой довольно часто размещают в объявлениях работодатели. Данный работник выполняет довольно важные функции по обработке больших объёмов различной документации. На каждом предприятии существует документооборот, который требует порядка учёта и хранения документов.

Специфическое направление каждого отдельно взятого предприятия зависит от видов его деятельности и количества проходящих внутренних и внешних документов. Виды деятельности предприятия определяются в его Уставе. В государственных структурах - в юридической и муниципальной сферах, даже в области образования (детские сады, школы) и медицины (поликлиники, больницы) присутствует огромный объём документооборота. Подобным образом это касается научной и кадровой деятельности.

Для организации важной стороной в её деятельности является ведение деловой переписки, проведение переговоров, подписание договоров. От этих факторов зависит внутренний объём документооборота. Поэтому востребованность и степень важности работы секретаря-делопроизводителя достаточно высоки.

Чего требует профессия секретаря-делопроизводителя?

На первый взгляд, эта профессия является достаточно скучной и рутинной. Однако, непосредственные обязанности секретаря делопроизводителя - это занятие не только работой с документами, но и коммуникация с партнёрами, клиентами и сотрудниками. Более того, на крупных фирмах объём документооборота достаточно велик и справиться с ним качественно и быстро сможет только профессионал . Поэтому практически любое предприятие содержит штатную единицу секретаря-делопроизводителя. Главные его задачи:

• структурировать, обрабатывать и вести учёт документооборота;
  совершать и принимать звонки, вести переговоры с клиентами;
  заниматься входящей и исходящей корреспонденцией;
• контролировать документацию, оформленную другими сотрудниками;
• отправлять документацию на хранение в архив.

К соискателю, претендующему на должность секретаря-делопроизводителя, предъявляют следующие квалификационные требования:

• иметь соответствующее образование - начальное профессиональное либо среднее полное образование, специальную теоретическую подготовку, знать нормы и правила делопроизводства;
• обладать профессиональными навыками по ведению документооборота;
• уметь обращаться с оргтехникой, свободно владеть компьютером, знать офисные программы;
• вежливо и грамотно общаться с клиентами, партнерами и сотрудниками.

Такие требования касаются делопроизводителя. Обязанности для резюме обычно выставляет работодатель в объявлении для замещения вакантной должности.

Кроме знаний и умений, претендент на должность секретаря-делопроизводителя должен обладать личными качествами, подходящими для данной работы. Идеальным вариантом может быть человек, по характеру и качествам удовлетворяющий следующим требованиям:

• аналитический склад ума, который позволит с максимальной скоростью разбирать большой объем документации и принимать правильные решения;
• способность к концентрации на одной проблеме в течение длительного времени;
• способность к выполнению одновременно нескольких поручений, например, совершать звонки клиентам и обрабатывать документы;
• хорошая память для запоминания большого объёма информации;
• высокое чувство ответственности;
• доброжелательность;
• коммуникабельность;
• грамотная чёткая речь;
• спокойный характер и стрессоустойчивость, на случай если работа требует быстрого темпа и больших объёмов;
• спокойное восприятие критики в свою сторону.

Похожие статьи