Приказ о завершении действия трудового договора, в большинстве случаев, составляется по форме Т-8 или Т-8а, но иногда используются и другие формы, утвержденные организацией. В последний день работы сотрудника необходимо ознакомить с приказом под роспись. В случае если сотруднику это необходимо, ему должна быть предоставлена заверенная копия приказа. В приказе отражается следующая информация:

Уведомление

Уведомление – документ, который передается работнику, если расторжение договора происходит со стороны работодателя.

Уведомление составляется на бланке, на котором должны быть указаны :

• Дата и номер извещения.
• Реквизиты компании.

1. Наименование документа: уведомление.
2. Название уведомления («О ликвидации организации» и др.).
3. ФИО руководителя компании.
4. ФИО сотрудника.
5. Указание, когда и по какой причине будет расторгнут трудовой договор.
6. Подписи главы организации и оповещаемого сотрудника.

Более детально об уведомлении о расторжении ТД можно узнать .

Заявление

Стандартного бланка заявления не существует. Оно составляется в произвольной форме. Заявление должно содержать следующую информацию:

1. От кого и кому оно направлено: ФИО и должность руководителя и ФИО и должность сотрудника.
2. Наименование документа.
3. Просьба об увольнении с указанием даты последнего дня работы: «Прошу уволить меня с должности кладовщика по собственному желанию 20 июля 2018 года».
4. Дату составления, подпись составителя и ее расшифровка.

Подробнее о заявлении на увольнение можно узнать .

Заполнение трудовой книжки

Запись в трудовую книжку должна содержать следующую информацию:

Ниже представлен образец заполнения трудовой книжки при увольнении:

Больше нюансов о записи в трудовой книжке можно узнать .

Заполнение личной карточки

Личная карточка заполняется по форме Т-2. Заполнение данных при увольнении работника включает в себя следующее:

• В графе причина пишется: «Инициатива работника, п.3 статьи 77 ТК РФ». Либо указывается иная причина со ссылкой на Трудовой кодекс.
• В графе дата указывается последний день работы.
• Вносятся данные приказа о расторжении трудового договора с сотрудником.
• Информация заверяется работником и представителем отдела кадров.

О том, как указать основание прекращения ТД в личной карточке, читайте в .

Что необходимо подписать?

При увольнении работнику необходимо подписать следующие документы:

• Заявление об увольнении.
• Приказ. Роспись подтверждает, что сотрудник с ним ознакомлен.
• Личную карточку.
• Если была просьба выдать иные документы, сотрудник расписывается, что он их получил.

Работодатель подписывает:

1. Запись в трудовой книжке.
2. Приказ об увольнении.
3. Личную карточку.
4. Записку-расчет.
5. Справки о доходах и взносах в ПФР.

Что обязаны выдать уволенному сотруднику?

Какие документы, которые должны дать при увольнении, нужно обязательно запросить у работодателя, чтобы забрать себе?

1. Трудовая книжка. Трудовая книжка должна быть выдана в последний день службы. Работодатель не имеет права удерживать ее у себя после фактического увольнения и работник должен ее забрать.
2. . Расчет оформляется по форме Т-61. На лицевой стороне отдел кадров вносит данные о работнике и информацию об увольнении, а на обратной бухгалтерия заполняет данные о причитающейся зарплате.
3. Положенные справки (о том, какие справки выдаются при увольнении, можно узнать ). К последнему дню работы сотрудника в организации ему необходимо выдать:
   • Справку о доходах за 2 последних календарных года. Справка потребуется для расчета пособий у следующего работодателя.
   • Справку с информацией о взносах в ПФР и сведения о стаже.
4. Другие документы, выдаваемые по заявлению сотрудника , которые иногда нужно взять.
   • Копия приказа о приеме на работу.
   • Приказы о переводе на иную работу.
   • Справка о заработной плате по форме 2-НДФЛ (с начала года до дня фактического увольнения).
   • Справка о доходе за последние 3 месяца. Она пригодится для получения статуса безработного.
5. Что должно быть в заявлении:
   • В шапке указывается, кому и от кого пишется заявление.
   • Наименование документа.
   • Просьба о выдаче необходимой бумаги.
   • Дата и подпись заявителя.

Пример заявления с просьбой о выдаче документов при увольнении:

Если работодатель отказывается выдавать

Что делать если работодатель отказывается предоставлять документы, которые должен отдать? Не всегда расторжение трудового договора происходит без проблем. Бывает, что работодатель не хочет отпускать сотрудника. В такой ситуации в последний день работы необходимо подойти к работодателю и уточнить, когда будут выданы необходимые бумаги.

Если работодатель не идет на сотрудничество, нужно написать заявление с просьбой выдать трудовую, справку о доходах и расчет. Заявление регистрируется в отделе кадров.

Если документы не выданы, можно обратиться в трудовую инспекцию, в суд или в прокуратуру. Но важно не пропустить 3-месячный срок со дня, когда работник узнал о нарушении.

Ответственность за не предоставление

Если работник обратился в суд, дни удержания трудовой книжки могут расцениваться как простой. Соответственно должен быть выплачен расчет за дни простоя и компенсация за неиспользованный отпуск. Сотрудник может также потребовать компенсацию морального вреда за то, что выдающиеся документы работодатель оставил у себя.

Кроме того, работодателя может ждать штраф за административное правонарушение. При увольнении работодатель обязан рассчитать сотрудника и выдать ему необходимые . Уклонение от этого обязательства является нарушением законодательства. Работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

Видео по теме

Предлагаем посмотреть видео о том, что работодатель должен выдать при увольнении:

Обычно сотрудники запрашивают у нанимателей справки о заработной плате.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Справки при увольнении в 2019 году следующие:

• О заработной плате.
• Справка о средней зарплате.
• 2-НДФЛ.
• Справка о взносах и начислениях в ПФР.
• Справка по форме СЗВ-М.

Если сотрудник увольняется на основании выхода на пенсию, то необходимо выдать справку о стаже по форме СПВ-2.

Общие правила

Процесс увольнения регламентируется законодательством РФ, а конкретно .

Чтобы работник прекратил трудовую деятельность, необходимо , документ подписывается:

• кадровым сотрудником;
• начальником;
• самим увольняемым.

На основе Приказа осуществляется запись в трудовой работника и осуществляется расчет. При этом запись в трудовую вносится согласно точной формулировке ТК РФ.

Трудовой договор прекращает свое действие тогда, когда осуществляется последний день деятельности сотрудника.

Согласно порядку увольнения, сотрудник должен получить не только трудовую и расчет, но и справки.

Законодательная база

Оформление документов

В соответствии с правилами Законодательства РФ, любая компания должна предъявлять отчеты в Пенсионный фонд, а также обязательно выдавать своим сотрудникам копии документах об индивидуальных сведениях, согласно статье 11 ФЗ-27.

Оформление документов в ПФР осуществляется согласно определенным законодательством нормам:

• СЗВ-6-1, СЗВ-6-4 – о отчислениях до 2019 г;
• РСВ – 1, если предоставляются данные о начислениях, осуществляемых после 2019.

Дата 2019 проставлена не случайно, это связано с тем, что многие компании не предоставляют отчетность в ПФР постоянно.

Справки при увольнении в 2019 году

Какие справки выдаются работнику при увольнении 2019 уже известно, теперь стоит разобраться в нюансах процесса.

Процесс предоставления справок в любом случае осуществляется согласно следующим правилам:

• каждый документ должен предъявляться сотруднику под роспись;
• все справки выдаются даже тогда, когда сотрудник не успел осуществить возврат всех материальных ценностей компании;
• все справки должны быть выданы в течение 3-х дней;
• даже в случае, когда сотрудник не успел посетить кадровый отдел нанимателя, все бумаги должны быть отправлены заказным письмом.

По собственному желанию

Также в ней обозначается, сколько дней сотрудник использовал для больничного, отпуска по уходу за несовершеннолетним, почему заработок неполный.

Иногда работодатель оформляет 2 справки:

• по годовой прибыли и по размеру отчислений в ФСС;
• сколько дней осуществлялась неполная выплата зарплаты.

О пенсионных отчислениях

В ПФ РФ осуществляется учет каждого сотрудника любой компании. Когда работника увольняют, ему обязаны предоставить справку об отчислениях в фонд.

Документ не требует заявления от сотрудника и выдается в обязательном порядке.

2-НДФЛ

Данная справка выдается на основании пункта 3 статьи 230 НК РФ. Выдается на основании заявления сотрудника. Поэтому, если работодатель не выдал документ, то принять какие-либо меры по его наказанию невозможно.

Чтобы справку получить, нужно всего лишь составить заявление. Смысл выдачи документа состоит в том, что сотрудник сможет получать непрерывно вычет по налогам на протяжении календарного года.

Для службы занятости

Справка для центра занятости необходима в случае, если сотрудника не планирует некоторое время трудоустраиваться, а хочет встать на учет в ЦЗ.

Гражданин может быть признан безработным не позже, чем через 11 дней после предъявления в ЦЗ документов. Необходимо предъявить справку о средней величине зарплаты за последние 3 месяца.

Все документы выдаются при увольнении в любом случае.

Если работодатель откажет в этом, то это может повлечь за собой определенные последствия.

Это остановка деятельности сроком на 3 месяца, штрафные санкции на следующие суммы:

• 1000-5000 для должностных лиц и индивидуальные предпринимателей;
• 30 000 – 50 000 для лиц юридических.

Сроки выдачи

В течение 3-х рабочих дней после ухода с места осуществления трудовой деятельности наниматель должен предоставить сотруднику ряд обязательных справок. При этом работник не должен составлять заявление.

Согласно Приказу Минтруда – это справка о зарплате за предыдущие 2 года. Данную бумагу сотрудник предъявляет на новое место работы.

Справки о доходах выдаются также без написания заявления сотрудника на протяжении 3-х рабочих дней с момента увольнения.

Учет

При увольнении работника кадровик и бухгалтер должны подготовить более 10 документов. Порядок увольнения и полный список документов при увольнении в 2019 году мы привели в статье.

Обратите внимание, что статья написана для бухгалтеров и кадровиков с учетом последних изменений 2019 года.

Порядок увольнения в 2019 году по шагам

Шаг 1. Получите от работника или самостоятельно (либо совместно с работником) оформите документ, которым будет обоснована причина увольнения.

Шаг 2.  Издайте приказ об увольнении по и подпишите его у руководителя.

Шаг 3.  На основании вышеперечисленных документов сделайте запись в личной карточке сотрудника.

Шаг 4.  Предоставьте работнику приказ и личную карточку. Работник должен ознакомиться с полученными документами и заверить факт ознакомления своей подписью.

Шаг 5.  Оформите запись об увольнении в трудовой книжке сотрудника, указав при этом причину увольнения и сделав ссылку на соответствующую статью ТК РФ.

Шаг 6.  Заверьте запись в трудовой книжке подписью руководителя или работника, занимающегося кадрами. После этого запись визирует увольняемый работник.

Шаг 8. В последний день работы сотрудника произведите с ним расчет, а также выдайте ему:

• справку о сумме заработной платы и других вознаграждений за время работы по форме 182н
• иные документы (по письменному заявлению сотрудника), например форму 2-НДФЛ

Об обязанности работодателя выдать все перечисленное в последний день работы сотрудника говорится в части 5статьи 80 ТК РФ.

Шаг 8.  Если сотрудник является плательщиком алиментов, сообщите о его увольнении в течение трех рабочих дней судебному приставу-исполнителю, а также лицу, получающему алименты. Сообщение нужно составить в произвольной форме, указав в нем, помимо факта самого увольнения, новое место работы или место жительства бывшего сотрудника. Конечно, новое место работы следует указывать только в случае, когда оно вам известно. Данный порядок следует из пункта 1 статьи 111 Семейного кодекса РФ и статей 190 и 191 Гражданского кодекса РФ. Обратите внимание, что за несообщение сведений об увольнении без уважительной причины должностных лиц организации могут привлечь к ответственности (п. 3 ст. 111 Семейного кодекса РФ).

Готовить кадровые документы онлайн вы можете в нашей программе . Она позволяет вести налоговый, бухгалтерский и кадровый учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 30 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Какие документы выдавать работникам

1. Заявления работника и приказ на увольнение

Увольнение сотрудника по собственному желанию - наиболее часто встречающийся способ прекращения трудовых отношений. Работнику нужно написать заявление на имя руководителя не позднее чем за две недели до даты предполагаемого увольнения (ст. 80 ТК РФ). Однако если увольняется руководитель, срок составляет месяц. А вот сотруднику, находящемуся на испытательном сроке, подать заявление о своем увольнении можно за три дня (ст. 71 ТК РФ). Также за три дня оформить заявление могут лица, с которыми трудовой договор заключен на срок менее двух месяцев (ст. 292 ТК РФ), а также те, кто занят на сезонных работах (ст. 296 ТК РФ).

Заявление работник может подать лично либо направить его заказным письмом или иным способом, позволяющим определить факт и дату получения заявления организацией.

Отметим, что в течение двух недель (месяца либо трех дней) сотрудник может отозвать свое заявление и продолжить работу (ст. 80 ТК РФ). Но только если на вакантное место не приглашен другой сотрудник, которому согласно законодательству нельзя отказать в приеме на работу. Это может быть, например, сотрудник, приглашенный из другой организации в порядке перевода. Ведь с таким сотрудником организация обязана оформить трудовые отношения в течение месяца со дня его увольнения с прежнего места работы (ст. 64 ТК РФ).

На основании заявления работника, которое подписано руководителем организации, сотрудник отдела кадров либо бухгалтер, если на него возложен кадровый учет, оформляет приказ об увольнении по . Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. 

При увольнении по соглашению сторон инициатором расторжения трудового договора может быть как сотрудник, так и работодатель. Особенность процедуры в том, что нужно оформить специальный документ - соглашение. В нем указывают дату увольнения и основание - соглашение сторон. Эти пункты в документе должны быть обязательно, остальные - по личному усмотрению.

• Статья по теме:

Например, дополнительно в соглашении можно прописать условие о предоставлении отпуска перед увольнением, порядок выплаты и размер компенсации и т. п. Составляют такой документ в двух экземплярах. Первый - для работника, второй остается у организации. Специальной формы для соглашения не установлено, можно использовать любую. Предлагаем вам следующий образец.

Документ № 2. Трудовая книжка

Трудовая книжка необходима работникам в двух случаях. Первый - при увольнении, чтобы потом отдать новому нанимателю. Второй - для оформления пенсии в ПФР. В остальных случаях трудовые книжки на руки подчиненным не выдавайте ( п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

При увольнении трудовую книжку выдавайте в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). А по запросу для оформления пенсии - в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

Если сотрудник просит трудовую книжку для оформления пенсии, выдайте документ по письменному заявлению.

У подчиненного, который собирается оформлять пенсию, попросите заявление о выдаче трудовой книжки. Здесь же пусть сотрудник напишет: «Трудовую книжку получил», дату, ФИО и проставит свою подпись.

Сообщите будущему пенсионеру, чтобы он вернул книжку в течение трех рабочих дней после того, как ему вернет документ ПФР (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

При увольнении работника внесите в трудовую книжку запись о прекращении трудового договора, попросите работника расписаться. Сведения о работе заверяет кадровик своей подписью. Печать ставьте, если используете ее в работе (приказ Минтруда России от 31.10.2016 № 589н).

Документ № 3. Справка о среднем заработке для расчета пособий

Данные персонифицированного учета нужны сотруднику для назначения пенсии. Также работник может запросить сведения, чтобы убедиться, передаете ли вы данные персучета о нем в ПФР.

По запросу работника - в течение пяти календарных дней (абз. 1 п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). Тем, кто увольняется, - в последний день работы ( абз. 2 п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ сформируйте только на сотрудника, которому выдаете документы. Остальной персонал в выписки из отчетов не включайте (письмо Отделения ПФР по г. Москве и Московской области от 03.04.2019 № В-4510-08/7361).

В форме СЗВ-СТАЖ отразите периоды работы с 1 января 2017 года до дня увольнения или по дату запроса сведений (образец отчета - ниже).

Образец с ведений о стаже работника

На каждого работника вы заполняете отдельный раздел 3 расчета по взносам. Если работник увольняется в середине квартала, то сформируйте раздел 3 за неоконченный отчетный период. В поле 020 запишите код периода: 21 - для I квартала; 31 - для полугодия; 33 - для 9 месяцев; 34 - для года.

• Статья по теме: Образец расчета по взносам для передачи работникам на руки в 2019 году

Образец с ведений о выплатах и начисленных взносах

Получите от работника подтверждение того, что он получил персонифицированные сведения. Например, сотрудник может расписаться на ваших экземплярах отчетов. Или заведите отдельный журнал выданных сведений.

Образец журнала выдачи сведений персучета

Документ № 5. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ

Чаще всего справку 2-НДФЛ сотрудники берут, чтобы заявить вычет по НДФЛ в ИФНС или оформить кредит в банке. Еще одна причина - увольнение работника. Выдайте справку в день увольнения.

В поле «Признак» укажите:

1 - если удержали НДФЛ со всех доходов ( п. 2 ст. 230 НК РФ);

2 - если у сотрудника был доход, с которого не удержали налог (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Документ № 6. Расчетный листок

В расчетном листке вы конкретизируете составные части зарплаты подчиненных (ст. 136 ТК РФ). Здесь же отражаете размер и основания удержаний из выплат, а также общую сумму к выплате.

Расчетный листок вы обязаны выдавать ежемесячно каждому сотруднику независимо от того, просит ли он документ (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). При этом неважно, как вы выдаете зарплату - наличными из кассы или перечисляете на счет работника. Обычно листок выдают в день зарплаты за вторую половину ме­сяца. При увольнении расчетный листок нужно выдать в день увольнения.

Унифицированной формы расчетного листка нет. Бланк компания вправе разработать сама или взять готовый образец из своей бухгалтерской программы . Выбранную форму утвердите приказом . Убедитесь, что в ней есть все необходимые реквизиты: ФИО работника, период начислений, начисленные суммы (оклад, надбавки, премии и др.), удержания (НДФЛ, алименты и т. п.), итоговая сумма к выплате.

Если не выдаете расчетные листки, вас могут оштрафовать. Сумма штрафа для фирмы от 30 000 до 50 000 руб., для бизнесмена - от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Расчетный листок выдавайте на бумаге или по «электронке». Минтруд это разрешает (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Судьи тоже не видят нарушения в рассылке листков через Интернет (апелляционное определение Красноярского краевого суда от 13.08.12 № 33-6671/2012). Порядок выдачи выберите сами и закрепите в положении об оплате труда или отдельном приказе руководителя (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).

Если выдаете на бумаге, ведите отдельный журнал учета выдачи или просите работников расписываться в отрывной части листка. Трудинспекторы на проверке могут потребовать документ, который подтвердит выдачу расчетных листков.

Еще три документа при увольнении

О чем справка	Для чего нужна	По какой форме составлять	Что указывать в справке
Справка с места работы	Чаще всего нужна для получения визы	Образец бланка можно взять на сайте визового центра. Но чаще всего можно составить справку в свободной форме на фирменном бланке	Название, адрес и телефон работодателя, должность, доход, стаж сотрудника. Некоторые визовые центры требуют указать, что на время поездки работодатель предоставляет сотруднику отпуск
Справка о среднем заработке для службы занятости	Чтобы служба занятости посчитала пособие по безработице		Средний заработок за три календарных месяца, предшествующих месяцу увольнения. Считайте заработок в порядке, который установил Минтруд в постановлении от 12.08.2003 № 62
Справка второму родителю ребенка о том, что он не получал пособие	Нужна второму родителю, чтобы получить пособия при рождении ребенка или по уходу за ребенком	В произвольной форме на бланке компании или ИП	Укажите, кому выдали справку и что она подтверждает: - отец не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает пособие по уходу; - отец не получал пособие при рождении ребенка. Основание - подп. «в» п. 28, подп. «ж» п. 54 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1012н

Среди работодателей распространено мнение, что при увольнении работнику достаточно выдать трудовую книжку и произвести с ним расчёт. Но это неверно: только возвратом трудовой книжки обязательства работодателя не исчерпываются. Есть набор обязательных документов, которые работник должен получить при расчёте. Кроме того, по его запросу работодатель будет обязан выдать и дополнительные бумаги как при увольнении, так и в любой момент после него.

Какие документы нужны сотруднику, чтобы уволиться

Если работник покидает компанию по собственному желанию, единственным документом, который от него для этого потребуется, будет заявление об уходе, поданное за две недели до планируемой даты увольнения. В отдельных случаях, предусмотренных ТК РФ, например, увольнение по собственному желанию в связи с уходом на пенсию, по состоянию здоровья, в связи с переездом в другой город и др., выдерживать двухнедельный срок не требуется, можно увольняться хоть прямо в день подачи заявления.

Если инициатором увольнения выступает сам сотрудник, от него требуется только заявление

А после издания работодателем приказа об увольнении от уходящего сотрудника потребуется расписаться под ним в подтверждение, что с документом ознакомился.

Если работник выступает инициатором своего увольнения по соглашению сторон, он может адресовать работодателю либо заявление об уходе с изложением всех условий, на которых хочет уволиться, либо приложить свой проект такого соглашения в качестве отдельного документа. После урегулирования всех вопросов, связанных с содержанием соглашения, ему предстоит подписать этот документ, а затем - приказ о своём увольнении.

При увольнении по соглашению сторон заявление работника необязательно. А вот если оно написано, то равнозначно его подписи на соглашении. Известен случай, когда работник после предложения расстаться по соглашению сторон написал заявление об увольнении по этому основанию. А позже отказался подписывать соглашения, потому что изложенные в нём условия его не устроили. Но когда дело дошло до суда, тот принял сторону работодателя. Судья решил, что работник выразил своё согласие с условиями увольнения, написав заявление и своих предложений в нём не изложив.

При увольнении по другим основаниям подготовка всех необходимых документов ложится на плечи работодателя. К числу таких документов относятся:

1. Предупреждение о предстоящем увольнении по сокращению штатов, в связи с ликвидацией организации или истечением срока трудового договора.
2. Соглашение об увольнении, если инициатором выступает работодатель. При этом закон не запрещает работнику предложить свой вариант такого соглашения или изложить приемлемые для себя условия в заявлении на руководителя компании-работодателя.
3. Приказ об увольнении, с которым работник должен ознакомиться и подтвердить это личной подписью.

Какие документы выдаются работнику при увольнении

При увольнении независимо от его основания работодатель должен выдать увольняемому такие документы:

• трудовую книжку;
• справку формы 2НДФЛ;
• справку о среднем заработке за последние три месяца;
• справку формы 182Н о зарплате за последние два года перед увольнением или весь фактически отработанный период, если тот составляет меньше двух лет;
• выписки из отчётности по страховым взносам:
  • формы СЗВ-СТАЖ;
  • формы СЗВ-М;
• медицинскую книжку, если она есть;
• дополнительные документы по требованию увольняемого.

Выдача трудовой книжки

Трудовая книжка с записью об увольнении выдаётся работнику в последний рабочий день.

В подтверждение факта её выдачи увольняемый должен расписаться в своей личной карточке и журнале учёта трудовых книжек.

Страницы трудовой книжки с записью об увольнении по собственному желанию в связи с выходом на пенсию

Если работник в последний рабочий день отсутствовал на рабочем месте, например, заболел и из-за этого выдать ему трудовую книжку вовремя оказалось невозможным, работодатель должен направить ему на домашний адрес письменное уведомление о необходимости забрать трудовую книжку с предложением в качестве альтернативы дать согласие на её пересылку по почте.

Когда трудовая книжка высылается почтой, подтверждением её выдачи служит опись вложений в почтовое отправление.

Выдача справки 2НДФЛ

Справка 2НДФЛ выдаётся налоговым агентом, в том числе и работодателем, и подтверждает доход налогоплательщика (в случае трудовых отношений - работника) и сумму уплаченного с этого дохода налога.

Этот документ пригодится в таких ситуациях:

• для налоговой инспекции, в частности, при оформлении налоговых вычетов, которые предоставляются через ИФНС;
• для подтверждения доходов при подаче заявки на кредит в банк;
• для подтверждения доходов и удержаний с них у нового работодателя.

На новой работе справка 2НДФЛ пригодится, когда работнику потребуется:

• рассчитать оплату больничного;
• оформить стандартный налоговый вычет, в том числе на детей;
• начислить другие компенсации или предоставить льготы.

Возможны и другие ситуации, когда эта справка может пригодиться. Поэтому для увольняемого будет оптимальным сразу её получить. А если он знает, что она пригодится ему неоднократно, например, и у нового работодателя, и в налоговой инспекции, то вправе сразу затребовать нужное количество экземпляров или взять несколько справок, охватывающих разные расчётные периоды. Надо учитывать, что нового работодателя интересуют доходы и налоги за текущий год, банку достаточно предыдущих трёх месяцев или полугодия, налоговой, если справка входит в комплект документов для предоставления вычета, важен календарный год, за который предоставляется вычет. Если на такой год пришлась смена работы или были параллельные источники дохода, облагаемого НДФЛ, справки предоставляются ото всех налоговых агентов.

Составить справку 2НДФЛ поможет образец .

Незаполненный бланк формы 2НДФЛ

Особый случай представляет собой ситуация, когда налогоплательщик получил право на налоговый вычет за приобретение жилья и реализует его через работодателя, получая на руки весь начисленный доход без удержания из него налога. После увольнения документ из налоговой, подтверждающий право на вычет и передаваемый в бухгалтерию по месту работы, нужно оформить уже на нового работодателя. Для этого в ИФНС подаётся полный комплект документов, включая справки 2НДФЛ ото всех налоговых агентов.

Справки 2НДФЛ сотрудникам и в налоговый орган (видео)

Выдача справки о среднем заработке за последние три месяца

Справка о среднем заработке за последние три месяца пригодится увольняемому, если он планирует встать на учёт в центре занятости населения. В конкретном регионе для такой справки может быть предусмотрена своя форма. Уточнить этот момент лучше в своём центре занятости до увольнения. Для этого надо туда обратиться, сообщить, что вам предстоит увольнение, и попросить бланк справки, который затем передать работодателю.

Актуальный бланк справки о зарплате за последние три месяца работнику лучше взять в центре занятости, где он хочет встать на учёт

Особенно это актуально, если увольнение связано с ликвидацией организации: после полного завершения этого процесса запросить справку будет не у кого.

Даже если работник не планирует становиться официальным безработным, справку взять не помешает. Нельзя исключить, что она пригодится впоследствии при назначении пенсии в качестве дополнительного подтверждения стажа и заработка.

Выдача справки формы 182Н о зарплате за два последних года

Справка 182Н с 2013 года заменяет справку формы 4Н и служит для подтверждения доходов работника, на которые были начислены страховые взносы на социальное страхование. Отражаются в ней и периоды, за которые взносы не начислялись: когда работник болел, находился в отпуске по беременности и родам или уходу за ребёнком.

Эта справка понадобится при расчёте больничных и выплат в период отпуска по беременности и родам или ухода за ребёнком, для назначения пенсии и различных социальных выплат по линии соцзащиты населения.

С 2013 года вместо формы 4Н используется 182Н

Во время кризиса 2008 года автор этих строк попал под сокращение, работая в московском филиале компании, головной офис которой располагался в Санкт-Петербурге. Справка о зарплате, выданная мне при увольнении, была оформлена петербургскими специалистами из головного офиса по стандартам, принятым в Северной столице, и для московского центра занятости не годилась. Пришлось взять в центре занятости их бланк и отнести в офис, а потом ждать, пока из Петербурга передадут справку, которая нужна. А вот с ней проблем уже не было.

Фотогалерея: образец заполнения справки по форме 182Н

Образец заполнения справки 182Н, часть 1 Образец заполнения справки 182Н, часть 2 Образец заполнения справки 182Н, часть 3 Образец заполнения справки 182Н, часть 4

Выдача выписки из сведений персонифицированного учёта

Выписка из форм СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М отражают страховой стаж, полученный у конкретного работодателя, и сумму отчислений в Пенсионный фонд, сделанных тем за него.

Поскольку эти документы представляют собой групповую форму отчётности, для работника делаются выписки, в которых содержится персональная информация о нём.

Форма СЗВ-М охватывает последний месяц работы, но по желанию работника может распространяться и на любой другой период вплоть до всего фактически отработанного у работодателя времени. Но с оговоркой: поскольку эта форма появилась в 2016 году, охватывать более ранние периоды она не может.

Образец заполнения формы СЗВ-М

Форма СЗВ-СТАЖ оформляется за период с начала текущего года по день увольнения, а если работник был принят в штат в текущем году - со дня его трудоустройства. Можно запросить её и за более ранние сроки, но не раньше 2017 года, в котором она была введена. По периодам работы до 2017 увольняемому предоставляются справки по форме РСВ-1.

Образец заполнения формы СЗВ-СТАЖ

Выписки из сведений персонифицированного учёта получают и те, кто сотрудничает с организациями по гражданско-правовым договорам. В этом случае документы выдаются в день окончания такого договора.

Возврат медицинской книжки

Если работник при поступлении в штат предъявил или оформил медицинскую книжку, в день увольнения работодатель обязан ему вернуть и этот документ.

Выдача документов об образовании

Аналогично обстоит дело с документами об образовании, если те хранились у работодателя. Дипломы о профессиональном образовании остаются у сотрудника на руках, работодатель только знакомится с ними и делает копии. А вот в отношении сертификатов о прохождении различных программ дополнительного образования, курсов, тренингов и т. п., особенно оплаченных работодателем, такая практика допускается.

Документы об образовании, хранящиеся у работодателя, при увольнении выдаются работнику

Известны случаи, когда работодатель при увольнении не отдавал работнику документы о квалификации, полученной за счёт компании: окончании курсов водителей погрузчика в супермаркете, инструкторов по туризму на турбазе и т. п. Такая практика незаконна, и работник вправе обратиться за защитой своих интересов в суд, прокуратуру и трудовую инспекцию.

Выдача прочих документов по требованию работника

Как при увольнении, так и в любое другое время, включая несколько лет после ухода из организации, работник вправе потребовать копии или выписки из любых внутренних документов, где фигурируют его персональные данные. Если в таком документе идёт речь только о конкретном работнике, делается копия. Когда в интересующем документе упоминаются его коллеги, оформляется выписка, где содержатся данные только о запросившем её работнике.

Приказ об увольнении входит в число документов, которые работодатель обязан выдавать работнику по первому требованию

Чаще всего востребованными оказываются такие документы:

• копии приказов о приёме на работу, увольнении, переводе на другую должность или в другое структурное подразделение;
• справки о зарплате за разные периоды;
• копии приказов об изменении зарплаты;
• выписки из отчётности в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования.

При увольнении лучше по максимуму взять у работодателя все документы, подтверждающие работу, карьерный рост, если он был, размер зарплаты, уплаченные налоги и отчисления во внебюджетные фонды. Они могут пригодиться при оформлении будущей пенсии, если сведения персонифицированного учёта вдруг окажутся неполны.

В 2018 году третьими по значимости документами, подтверждающими трудовой и страховой стаж для пенсии, считаются архивные справки о работе и зарплате. Однако нет гарантий, что данные по конкретному работодателю, давно прекратившему существование, имеются в нужном архиве. Недавно с такой проблемой столкнулся автор этих строк. За дополнительными подтверждениями сведений о своей работе в 2001 году я обратился в архив города Москвы. И в положенный срок получил оттуда отписку, что данных о такой организации у них нет, а где они могут быть, там не знают.

Обязанность работодателя выдать увольняемому работнику рекомендацию законом в 2018 году не предусмотрена. Взять такое обязательство и отразить его в трудовом договоре при желании может сам работодатель, но делать это он не обязан.

Но даже если такого пункта в трудовом договоре нет, ситуация небезвыходная. Договориться об этом можно в любой ситуации. И если рекомендацию не хочет давать сам руководитель организации (например, обижен, что работник от него уходит), это может сделать любой другой руководящий работник: ваш непосредственный начальник или заместитель руководителя, курирующий ваше подразделение. Главное - только попросить его оставить личные, а не корпоративные координаты под документом. Ведь рекомендатель тоже в любой момент может сменить работу, а те, кому вы предъявите впоследствии рекомендацию, скорее всего, захотят связаться с ним лично для её подтверждения.

Из всех моих мест работы только на одном в трудовом договоре было прописано обязательство работодателя в любой момент выдать мне рекомендации на русском, а по желанию и английском языках. Это был проект, в котором участвовали иностранные инвесторы. В остальных случаях я брал рекомендации по возможности у первого лица организации, а если до того было проблематично достучаться - у его замов или своих непосредственных руководителей. Так, при увольнении с очередного места работы главный редактор, обидевшись на меня из-за желания уволиться, о рекомендации и слышать не хотел, а вот его заместитель, с которым я был и остаюсь в приятельских отношениях, дал её без проблем и уже не раз подтверждал.

Сроки выдачи документов при увольнении

Требование законодательства о выдаче в последний рабочий день распространяется не только на трудовую книжку, но и на все остальные документы, которые работник должен получить при увольнении.

Если работник берёт отпуск с последующим увольнением или в последний рабочий день не выходит на работу по другим причинам, например, дата увольнения выпадает на выходной или отгул, документы выдаются в последний день, когда он фактически выходит на работу.

В ситуации, когда сделать это оказалось невозможным по независящим от работодателя причинам, например, работник неожиданно заболел или решил последний рабочий день прогулять, все полагающиеся документы должны быть выданы в течение трёх дней после подачи работником соответствующего заявления.

Если работник неуверен, что получит документы в положенный срок, ему есть смысл подстраховаться: попросить представителя работодателя сделать отметку о принятии на втором экземпляре заявления или отправить его по почте с уведомлением о вручении и описью вложений.

Как подтвердить факт выдачи документов увольняемому работнику

Вовремя позаботившись о подтверждении того, что выдал работнику положенные документы в полном объёме и в положенный срок, работодатель страхует себя от возможных проблем в будущем. Если уволенный затем обвинит его в невыдаче тех или иных бумаг, доказать несостоятельность этих претензий не составит труда.

Поскольку закон не содержит жёстких требований к процедуре подтверждения, допускаются несколько вариантов:

Ответственность работодателя за задержку выдачи документов увольняемому работнику

Несвоевременная выдача документов о работе при увольнении считается нарушением трудового законодательства и карается штрафом:

• от одной до пяти тысяч рублей для должностного лица (обычно это генеральный директор, главный бухгалтер или начальник отдела кадров);
• от 30 тыс. до 50 тыс. рублей для организаций.

Кроме того, деятельность организации может быть приостановлена на срок до трёх месяцев, а при повторном нарушении - от одного до трёх лет.

Несвоевременная выдача трудовой книжки чревата также оплатой вынужденного прогула: днём увольнения в таком случае будет считаться дата, когда работник фактически получит свою трудовую на руки, а работодателю придётся выплатить ему средний заработок за всё время между этим днём и датой увольнения.

Работнику за защитой своих прав надо обращаться в трудовую инспекцию или прокуратуру, а денежных компенсаций добиваться через суд.

При задержке выдачи документов после увольнения работник может обратиться в суд

Чтобы избежать дополнительного удара по бюджету, работодатель должен не позже следующего дня после увольнения работника, не забравшего трудовую книжку, послать ему почтой уведомление о необходимости получить документы. С этого момента ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки он уже не несёт. Но дату отправки уведомления надо будет документально подтвердить. Поэтому нужно отправлять его заказным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении.

При всей внушительности списка документов, которые полагаются работнику при увольнении, ситуация не так страшна для работодателя, как кажется на первый взгляд. Ведь все они типовые и легко делаются на основе шаблонов.

Помимо понимания того какие документы должен отдать на руки работодатель при увольнении важно также уложить данный процесс в рамки следующего алгоритма:

Подобный порядок действий можно по праву считать идеальным, и придерживаться его стоит, несмотря на то, какую должность занимал сотрудник, и какое основание для увольнения имеет место быть. Однако даже эта четкая последовательность действий в некоторых ситуациях может быть нарушена.

В некоторых случаях процесс осложняется теми или иными обстоятельствами, которые требуют корректного ответа на вопрос: Какие документы выдаются работнику при увольнении?

Так, например, в тупик может поставить ситуация, когда работник, для которого ваша организация – первое место работы, увольняется до того, как им получены документы из Пенсионного фонда.

И нужно ли передавать на руки документы об образовании и медицинские книжки, если они были получены за счет организации? Подобных тонкостей огромное количество…

Какие документы выдают при увольнении

Страховое пенсионное свидетельство

В процессе устройства на работу сотрудник предоставляет компании-работодателю перечень документов, среди которых в обязательном порядке должно быть свидетельство об обязательном пенсионном страховании (согласно требованиям статьи 65 ТК РФ). Если же работник впервые заключает трудовой договор, то комплекс мер по оформлению данного свидетельства ложиться на плечи работодателя. После того, как свидетельство оформлено и выдано Пенсионным Фондом, оно хранится у сотрудника. Страховое свидетельство содержит в себе персональную информацию о сотруднике: индивидуальный страховой пенсионный счет, дату регистрации сотрудника и его анкетные данные.

В процессе оформления страхового свидетельства вновь прибывшего сотрудника специалист отдела кадров обязан предоставить заполненную работником анкету в отделение Пенсионного Фонда не позднее, чем в течение двух недель. Оформление же страхового свидетельства в самом фонде, открытие лицевого счета занимает около трех недель.

Затем, в течение не более чем одной рабочей недели с момента получения документа, сотрудник отдела кадров обязан выдать его на руки работнику. Следовательно, период получения новым сотрудником страхового свидетельства укладывается в рамки четырех-шести недель с момента его трудоустройства в компанию. Если сотрудник увольняется в данный период, не стоит забывать, что его страховое свидетельство получить в Пенсионном Фонде все же придется.

В подобной ситуации необходимо будет связаться с сотрудником и уведомить его о возможности получить на руки готовый уже документ. Наиболее оптимальным способом известить его является письмо, отправленное по оставленному адресу с уведомлением о возможности получения пенсионного свидетельства.

Медицинская книжка

Вопрос «Какие документы должны выдать при увольнении работодатели?»зачастую становится камнем преткновения во многих организациях, связанных непосредственно с бытовым, коммунальным обслуживанием граждан, со сферой общественного питания или педагогической деятельностью. Дело в том, что подобные организации обязаны соблюдать четко установленные санитарно-эпидемиологические нормы.

Одним из главных требований при трудоустройстве в данные организации является наличие медицинской книжки, непосредственно в которую вносятся данные о регулярных обследованиях и осмотрах сотрудника. Соответственно, оформление её стоит денег. Оплата этих расходов, в соответствии со статьями 213 и 266 ТК РФ, ложиться на работодателя.

Что же следует знать о медицинской книжке? В первую очередь важно отметить, что этот документ хранится у работодателя, но может быть выдан на руки сотрудника по его требованию. После прекращения трудовых взаимоотношений между работодателем и сотрудником медицинская книжка остается у работника и переходит с ним на следующее место работы.

p style="text-align: left;">Посему, вне зависимости от затрат, понесенных организацией на оформление медкнижки, выдача ее на руки уволившемуся сотруднику – необходима.

Но, в том случае, если работодатель задерживает выдачу данного документа, он ничем не рискует. Претензии от бывших сотрудников о том, что без данного документа не возможно их дальнейшее трудоустройство, совершенно безосновательны.

Справки при увольнении

При увольнении сотрудник вправе потребовать получение документов, непосредственно связанных с работой. Для того, чтобы получить требуемые документы ему необходимо оформить письменное заявление о выдаче справок.

Работодатель обязан предоставить сотруднику заверенные должным образом копии документов на безвозмездной основе.

Перечень включает в себя:

При увольнении справки выдаются единоразово и получить их можно в период одного календарного года с момента увольнения. Копии всех выданных работнику справок сохраняются в рамках его личного дела, а выдача фиксируется в специализированном журнале. Выдаются же данные документы либо на руки сотруднику, либо почтой – посредством заказного письма.

Справка о доходах

Отдельного внимания заслуживает справка о доходах, которая выдается работнику за период последних 24 месяцев, проработанных на данном предприятии, предшествующих году увольнения. Также вкупе со справкой о доходах сотруднику предоставляется справка формы 2-НДФЛ, в которой зафиксированы налоговые, страховые и пенсионные отчисления. Естественно, обе эти справки должны быть заполнены без помарок и исправлений.

Справка о среднем заработке

Одним из тех документов, которые работодатель обязан выдать сотруднику в случае увольнения, является справка о среднем заработке. Выдается этот документ, как правило, непосредственно в день прекращения трудовой деятельности в организации.

В случае, если сотруднику начислялось пособие в связи с нетрудоспособностью, носящей временный характер (в частности в связи с беременностью и родами), при расчете учитывается средний доход за период 24 месяцев, предшествующих данному отпуску.

Чаще всего в процессе приема на работу сотрудники отдела кадров выдвигают необходимый список документов для приема на работу. Хотя предоставление справки о среднем заработке не регламентировано ТК РФ, оно может быть вполне оправдано и логично. В соответствии со статьей 65 ТК РФ при приеме на работу обязательный список состоит из следующих документов:

• Трудовая книжка (необходима при трудоустройстве сотрудников всех мастей и рангов, за исключением совместителей и тех, кто впервые заключает трудовой договор);
• Удостоверяющий личность документ – чаще всего паспорт;
• Для мужчин призывного возраста и военнообязанных – военный билет;
• Свидетельство об обязательном пенсионном страховании;
• Справки об отсутствии судимостей, в случае приема на работу, несовместимую с какими бы то ни было нарушениями закона;
• Документы об образовании: средне-специальном или высшем, а также дополнительном (повышении квалификации, наличии специальных знаний);

Таким образом, отсутствие у соискателя справки о среднем доходе с предыдущего места работы не является основанием, для отказа в вакансии.

Похожие статьи